Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng thăng long, thành phố hà nội

- Ý nghĩa thực tiễn: Đối với văn phòng công chứng: Bài khóa luận này giúp cho Văn phòng Công chứng Thăng Long thấy được tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý văn phòng một cách

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : VŨ TRÀ MY

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Ths Đặng Văn Phong Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kì hình thức nào trước đây

Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số quan điểm nhận xét, đánh giá của các tác giả, cơ quan tổ chức và đều có trích dẫn, chú thích nguồn rõ ràng Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung

khóa luận

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Người cam đoan

Vũ Trà My

LỜI CẢM ƠN

Một cây lớn khởi đầu từ cái mầm nhỏ, cuộc đời mỗi con người không có thầy

cô thì không thể trưởng thành Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo của các thầy cô giáo trong Trường, của gia đình, bạn bè và các cán bộ nghiệp vụ tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên hướng dẫn Ths Đặng Văn Phong – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội trong quá trình nghiên cứu đề tài đã hướng dẫn nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo tôi

và cho tôi những ý kiến quý báu để tôi hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo và các cô chú, các anh chị đồng nghiệp Văn phòng Công chứng Thăng Long, Hà Nội đã cung cấp thông tin, tài liệu thực tế bổ ích và dành thời gian tham gia giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành bài khóa luận này

Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài khóa luận này còn có nhiều thiếu sót Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy Cô giáo

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Sinh viên

Vũ Trà My

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động văn phòng công chứng Thăng Long 36 Bảng 2.2: Cơ cấu phân cấp nguồn nhân lực phòng hành chính tổng hợp 38 Bảng 2.3: Trang thiết bị tại phòng Hành chính tổng hợp 42

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Đóng góp mới của đề tài 4

9 Bố cục đề tài 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.1 Khái niệm văn phòng 6

1.1.2 Khái niệm về tổ chức văn phòng 7

1.1.3 Khái niệm về quản lý văn phòng 8

1.2 Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn phòng 9

1.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng 9

1.2.2 Tổ chức nhân sự văn phòng 11

1.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT 13

1.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị 13

1.2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng 14

1.2.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 15

1.2.4.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức 15

1.2.4.2 Tổ chức và quản lý công tác hội họp 16

1.2.4.3 Tổ chức các chuyến đi công tác 17

1.2.4.4 Tổ chức quản lý văn bản 18

1.2.4.5 Công tác lễ tân 19

1.2.5 Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch 20

1.2.6 Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế 21

1.2.7 Thực hiện giao quyền, ủy quyền 22

1.2.8 Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp 23

1.2.9 Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng 24

1.2.10 Khen thưởng và kỷ luật 27

1.3 Nguyên tắc tổ chức và quản lý văn phòng 29

Tiểu kết 30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG 31

2.1 Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long và phòng Hành chính tổng hợp 31

2.1.1 Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long 31

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 31

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 32

2.1.1.3 Lĩnh vực hoạt động 32

2.1.1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi 32

2.1.2 Khái quát về phòng hành chính tổng hợp 33

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 33

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 34

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long 34

2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng 34

2.2.2 Tổ chức nhân sự văn phòng 36

2.2.2.1 Đặc điểm nguồn nhân lực tại văn phòng Công chứng Thăng Long 36 2.2.2.2 Thực trạng công tác nguồn nhân lực tại Văn phòng Công chứng Thăng Long 38

2.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT 42

2.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng 42

2.2.3.2 Ứng dụng Công nghệ thông tin 45

2.2.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 46

2.2.5 Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch 49

2.2.6 Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế 51

2.2.7 Thực hiện giao quyền, ủy quyền 54

2.2.8 Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp 54

2.2.9 Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng 56

2.2.10 Khen thưởng và kỷ luật 57

2.3 Nhận xét đánh giá 58

2.3.1 Ưu điểm và nhược điểm 58

2.3.1.1 Ưu điểm 58

2.3.1.2 Nhược điểm 60

2.3.2 Nguyên nhân 61

Tiểu kết 61

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG 62

3.1 Định hướng phát triển trong tương lai của văn phòng công chứng Thăng Long 62

3.2 Một số giải pháp 63

3.2.1 Nhóm giải pháp trước mắt 64

3.2.2 Nhóm giải pháp lâu dài 64

3.2.2.1 Nhóm giải pháp về đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ thông tin 64

3.2.2.2 Nhóm giải pháp về tổ chức lao động khoa học văn phòng 65

3.2.2.3 Nhóm giải pháp tin học hóa công tác văn phòng 65

3.2.2.4 Nhóm giải pháp về kiểm tra giám sát công tác văn phòng 66

Tiểu kết 66

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

PHỤ LỤC 70

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lúc sinh thời, khi đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc nhân dịp Tết Nguyên đán Canh Dần năm 1950, Bác Hồ kính yêu của chúng ta đã căn dặn: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” Trong tình hình hiện nay, câu nói trên của Người càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán

bộ Văn phòng Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,

là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Nếu văn phòng được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản

lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị Do vậy, Công tác tổ chức và quản lý văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung cũng như văn phòng công chứng nói riêng Các

cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, khâu đầu tiên là phải tổ chức và quản lý văn phòng sao cho hợp lý, khoa học

Trong những năm qua hoạt động của các văn phòng công chứng đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế, xã hội của đất nước, thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế thị trường, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức,

cá nhân trong và ngoài nước Công chứng nước ta đang có nhiều cơ hội được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước Thể chế về công chứng và liên quan đến công chứng đã được hoàn chỉnh một bước lớn Văn phòng Công chứng Thăng Long muốn tồn tại, muốn

thành công và phát triển bền vững, đòi hỏi phải biết tổ chức và quản lý văn phòng khoa

học Do vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng công chứng, em đã quyết

định chọn đề tài “Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng

Thăng Long, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng tổ chức quản lý văn phòng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng Long

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề hoàn thành mục tiêu nghiên cứu, đề tài tập trung giải quyết một số nhiệm

vụ cơ bản sau:

-Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức và quản lý văn phòng

- Làm rõ thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế cần khắc phục và nguyên nhân của những hạn chế đó

- Đề xuất được các giải pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng Công chứng Thăng Long

4 Lịch sử nghiên cứu

Công tác tổ chức và quản lý văn phòng là một trong những đề tài mang tính thực tiễn cao Đề tài này này đã thu hút không ít sự quan tâm của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước Đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu ở các góc độ tiếp cận khác nhau, có thể chia thành các nhóm như sau:

- Các công trình nghiên cứu về tổ chức văn phòng

Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của Tp Hồ Chí Minh” do TS Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài được tiến

hành nghiên cứu Đề tài được nghiệm thu xếp loại “Khá” và đóng góp rất có hiệu quả cho đổi mới hoạt động văn phòng ở UBND các cấp ở Thành phố và khu vực phía Nam

Đỗ Văn Học, “Đào tạo Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) và hợp tác giữa các trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học về hợp tác nghiên

cứu và đào tạo về quản trị văn phòng do Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ chức năm 2011

Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp - từ lý luận đến thực tiễn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội,

2013)

Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư và

Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013

- Các công trình nghiên cứu về quản lý văn phòng

Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị văn phòng”, Kỷ yếu Tọa đàm khoa học về hợp tác nghiên cứu và đào tạo về quản trị

văn phòng do Trường Đại học KHXH & NV Hà Nội tổ chức, 2011

Nghiêm Hồng Kỳ, “Văn phòng trong các cơ quan HCNN với cải cách hành chính NN ở nước ta”, Kỷ yếu Hội thảo Hội thảo khoa học Đánh giá 10 năm thực hiện

Chương trình tổng thể Cải cách hành chính ở Việt Nam do Học viện Hành chính tổ chức, 5/2011

Đỗ Văn Học, Trịnh Việt Dũng (2013), “Vài nét về đào tạo ngành Quản trị văn phòng ở nước ta hiện nay và một số vấn đề thực tế đang đặt ra”, Tạp chí Văn thư và

Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.23-27, 2013

- Các công trình nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng

Giáo trình: Quản trị văn phòng, năm 2003, Trường Trung học Lưu trữ và

Nghiệp vụ văn phòng I, của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Trần Như Nghiêm

Giáo trình: Quản trị văn phòng, năm 2015, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia

thành phố Hồ Chí Minh của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ

Giáo trình : Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, năm 2003, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia của tác giả Nghiêm Hồng Kỳ

Một số các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội:

Đề tài “Mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam” do sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ

nhiệm đề tài

Đề tài “ Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ -

Số hóa tài liệu HT” do sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh – Lớp 1205QTVD làm chủ

nhiệm đề tài

Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm văn hóa thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng” do sinh viên Lê Bảo Trân – Lớp 1405QTVD

làm chủ nhiệm đề tài

Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ LĐTB và XH” do

sinh viên Ngô Thị Diên – Lớp 1205QTVB làm chủ nhiệm đề tài

Hầu hết các đề tài này đã cung cấp cơ sở lý luận về văn phòng, vai trò quan trọng của công tác tổ chức quản lý văn phòng Tuy nhiên đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại văn phòng công chứng Thăng long Do vậy đề tài khóa luận này không mang tính trùng lặp

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng

Công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Văn phòng Công chứng Thăng Long – Hà Nội

- Thời gian: từ năm 2016-2018

6 Giả thuyết nghiên cứu

Trong bối cảnh còn nhiều cơ hội và thách thức, đứng trước sự cạnh tranh gay gắt giữa các tổ chức công chứng, nếu văn phòng công chứng Thăng Long tổ chức và quản lý văn phòng một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và thích nghi cao trước những biến động của xã hội Bên cạnh đó hoàn thành tốt nhiệm vụ mà nhà nước ủy nhiệm đó là cung cấp dịch vụ công, bảo đảm

an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; bảo

vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội

7 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng những phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử; phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp quan sát và ghi chép, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, phương pháp hệ thống hòa tài liệu

- Phương pháp phân tích – tổng hợp: nghiên cứu các tài liệu, sách báo, tạp chí chuyên ngành lĩnh vực công chứng, các báo cáo tổng hợp của văn phòng công chứng Trên cơ sở đó có cái nhìn khái quát về thực tiễn công tác tổ chức và quản lý tại văn phòng Công chứng Thăng Long, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm và đề ra các giải pháp phù hợp

- Phương pháp quan sát và ghi chép: khảo sát thực tế tại Văn phòng Công chứng Thăng Long để nắm được cách thức tổ chức và quản lý ở đây, ghi chép lại những ưu nhược điểm, những bất cập còn tồn tại

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: phương pháp này giúp chúng tôi có thêm kiến thức sâu rộng về lĩnh vực nghiên cứu, làm rõ các vấn đề nêu trong bài tiểu luận, tránh trùng lặp

- Phương pháp hệ thống hóa tài liệu để có một cách nhìn tổng quan nhất về công tác tổ chức và quản lý tại văn phòng công chứng Thăng Long

8 Đóng góp mới của đề tài

- Ý nghĩa lý luận:

Bài khóa luận này giúp cho sinh viên có thể hiểu được tầm quan trọng trong công tác tổ chức và quản lý văn phòng doanh nghiệp nói chung và của Văn phòng Công chứng Thăng Long nói riêng Từ đó làm cơ sở cho nhận thức vấn đề, có căn cứ vững chắc cho chuyên môn nghiệp vụ sau này khi làm việc

Bài khóa luận này là nguồn cung cấp thông tin, nguồn tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu sau này

- Ý nghĩa thực tiễn:

Đối với văn phòng công chứng: Bài khóa luận này giúp cho Văn phòng Công

chứng Thăng Long thấy được tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý văn phòng một cách khoa học sẽ thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của văn phòng, góp phần không nhỏ trong việc xây dựng giá trị thương hiệu của văn phòng công chứng

Đối với cá nhân: Bài khóa luận này giúp chúng tôi nhận thức sâu sắc hơn về

công tác tổ chức và quản lý văn trong việc áp dụng vào thực tiễn công việc, cụ thể là việc tổ chức và quản lý sao cho khoa học nhất để đảm bảo cho hoạt động của văn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ

QUẢN LÝ VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Ở bất kì một cơ quan, đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý, cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, bộ phận đó được gọi là văn phòng Khái niệm văn phòng có rất nhiều cách hiểu khác nhau

Trong các từ điển Tiếng Việt phổ thông, khái niệm văn phòng thường được giải

thích là “bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” 1

Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao

tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định

Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức

năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong

cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo

Ngoài ra còn có thể hiểu văn phòng theo các cách tiếp cận sau:

- Về phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức chung của cơ quan, tổ chức

- Về chức năng, văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu mang tính tổng hợp cho nhà quản lý

- Về tính chất, văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động điều hạnh của nhà quản lý

Phát triển khái niệm trên, Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) đưa ra khái niệm

“Văn phòng là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc

tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội nào đó”

Tác giả Nguyễn Thành Độ đã đưa ra khái niệm về văn phòng một cách khái

quát như sau “văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”2

Như vậy chúng ta có nhể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, do

1 Hoàng Phê, (2000), Từ điển tiếng việt,, Viện ngôn ngữ học,NXB Hà Nội – Đà Nẵng, tr.1101

2 Nguyễn Thành Độ, (2012), Giáo trình quản trị văn phòng , NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, tr.9

đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này Trong đó có một khái niệm với tầm khái quát cao, được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng cũng

như những người làm công tác văn phòng thừa nhận: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức”3

Từ những khái niệm văn phòng được nêu ở trên, trong đề tài này tôi tiếp cận theo hướng là văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp đó

1.1.2 Khái niệm về tổ chức văn phòng

“Tổ chức” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến Nguyên nghĩa của "tổ chức" “organon” theo tiếng Hy lạp là để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người

Theo sự tiến bộ của xã hội, khái niệm tổ chức được mở rộng và được đưa vào

trong đời sống xã hội Tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội, coi “tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đó”4

Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa: tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”5

Tuy nhiên, cần phải nhìn nhận rõ đặc trưng mang tính phổ biến của "tổ chức" là việc tập hợp, kết hợp, liên kết lại bao giờ cũng theo hình thức cơ cấu và quy luật vận

động đã định hình Qua đó giúp cho “một hệ thống gồm nhiều phân hệ, có những mối quan hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn nhau trong một tổng thể, phát sinh một lực tổng hợp tác động cùng chiều lên một đối tượng nhằm đạt những mục tiêu chung đã định”6

Do vậy, Chúng ta có thể đi đến một cách hiểu thống nhất về Tổ chức như sau:

Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản thân nhóm đó

3

Đào Xuân Chúc, “văn phòng và quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn”, Kỷ yếu thội thảo khoa học “Quản

trị văn phòng-Lý luận và thực tiễn”, do Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế khác

Từ các phân tích, dẫn giải nêu trên về khái niệm tổ chức chúng ta có thể hiểu tổ chức văn phòng là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.1.3 Khái niệm về quản lý văn phòng

Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển

Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau

- Cách định nghĩa thứ nhất: F.W Taylor (1856-1915) là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo

khoa học”, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng:“Quản lý là hoàn thành công việc của người chỉ huy thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc tốt nhất và rõ nhất” 7

Cách định nghĩa thứ hai, coi trọng tính hệ thống công việc trong tổ chức Tiêu biểu là định nghĩa của H Fayol (1886-1925) là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình ,là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ

cận - hiện đại tới nay và được phát triển bởi J Stoner và S Robbins: “ Quản lý là tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và việc sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”8

Cách định nghĩa thứ ba nhấn mạnh đến phương pháp kĩ thuật quản lý tác động vào con người, điển hình là M.P Follet (1868-1933) tiếp cận quản lý dưới góc độ quan

hệ con người, khi nhấn mạnh tới nhân tố nghệ thuật trong quản lý đã cho rằng: “Quản

lý là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua người khác” 9

Ở Việt Nam, cũng có rất nhiều tác giả đưa ra các khái niệm quản lý khác nhau như:

- Vũ Dũng đưa ra khái niệm: “Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó”.10

- Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc cho rằng: “Hoạt động quản

lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt mục đích của tổ chức”11

7 Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Tr.12

8

Phan Huy Đường (2017), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12

9 Phan Huy Đường, (2017), Giáo trình Kho học quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.12

10 Vũ Dũng, (2011), Giáo trình Tâm lý học quản lý, NXB Đại học sư phạm, tr.47

11

Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học quản lý, NXB Đại học giáo dục, Đại

học quốc gia Hà Nội, tr.16

Kế thừa những nhân tố hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về quản lý trong lịch sử tư tưởng quản lý cho đến nay, có thể tổng hợp và rút ra định nghĩa về quản

lý như sau: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi

Từ định nghĩa này, có thể thấy rằng:

- Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan hệ giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình, là phối hợp các nguồn lực, nhằm thực hiện mục tiêu chung và quản

lý tồn tại trong một môi trường luôn biến đổi

Như vậy, quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: chủ thể quản

lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản lý, cách thức quản lý (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý Những nhân tố đó có quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lý

Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu quản lý văn phòng là sự tác động của nhà quản trị văn phòng lên các đối tượng trong văn phòng (cơ sở vật chất, con người, thông tin ) nhằm hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả

1.2 Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn phòng

1.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng

Tổ chức bộ máy văn phòng là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy văn phòng và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó

Bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Các bước xây dựng bộ máy văn phòng cụ thể như sau:

Bước 1: xác định chức năng nhiệm vụ

Chức năng có thể được hiểu là những khả năng, năng lực của một chức vụ, vị trí hay bộ phận được tạo ra để thực thi một mục đích nào đó của tổ chức Thông thường, một tổ chức có hai loại chức năng: chức năng nghiệp vụ và chức năng quản trị Chức năng quản trị là chức năng hoạch định, tham mưu và giám sát nhằm quản trị công việc của tổ chức Trong thực tế, chức năng được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ

Để xác định nhiệm vụ, người ta sẽ đặt câu hỏi: chức năng đó cụ thể là làm những nhiệm vụ gì? Thí dụ một trong những chức năng của bộ phận nhân sự là tuyển dụng nhân viên đáp ứng nhu cầu lao động cho doanh nghiệp Chức năng này được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ: thống kê tình hình sử dụng và biến động nhân sự; đánh giá năng lực nhân sự; xây dựng kế hoạch tuyển dụng; tuyển dụng; đánh giá nhân sự sau

tuyển dụng

Bước 2: xác lập các quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ phải thực hiện, cần xác định quy trình tiến hành nhiệm vụ đó ra sao Để xây dựng các quy trình, người ta thường dùng công

cụ 4W1H (what-who-when-where-how) và được diễn tả bằng một lưu đồ (flow chart) Nghĩa là cần xác định các bước thực hiện theo thứ tự: việc gì (what), ai thực hiện (who), thứ tự và thời gian giải quyết (when), địa điểm thực hiện (where), cách thức tiến hành (how)

Quy trình có mục đích rõ ràng giúp mọi người trong tổ chức hiểu và thống nhất một cách làm Đồng thời, nó cũng là công cụ giám sát và chẩn đoán hoạt động của tổ chức có đồng bộ hay không

Bước 3: lập sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự

Khi đã hình dung rõ văn phòng có những chức năng gì và được cụ thể hóa bằng các nhiệm vụ gì thì tùy tình hình thực tế, có thể gom các nhiệm vụ đó lại thành từng nhóm có mối liên quan với nhau về con người, nghiệp vụ chuyên môn để hình thành một sơ đồ tổ chức hay còn gọi là bộ máy

Khi thiết kế sơ đồ, cần lưu ý bộ máy phải đảm bảo chuyển tải thông tin thông suốt, không bị sai lệch giữa các cấp Do vậy, sơ đồ càng có nhiều cấp thì nguy cơ sai lệch hoặc tắc nghẽn thông tin càng cao

Ngoài ra, cần chú ý xác định tầm hạn quản trị cho phù hợp Tầm quản trị là khả năng quán xuyến hoặc quản lý hệ thống của người quản lý Công việc đơn giản thì tầm quản trị rộng; càng phức tạp thì càng phải hẹp

Sau khi xác định được mô hình tổ chức, tùy theo khối lượng công việc và tính chất nghiệp vụ đòi hỏi mà xác định cần bao nhiêu người và trình độ ra sao

Bước 4: xác định bảng mô tả công việc cho từng vị trí

Sơ đồ đã được định biên và quy trình nghiệp vụ được xác định ở bước 2 sẽ giúp xác định yêu cầu về trình độ hiểu biết, kỹ năng nghiệp vụ, trách nhiệm xử lý những loại nghiệp vụ nào của từng vị trí và cả việc phải báo cáo cho ai Đây là cơ sở để hình thành bảng mô tả công việc cho từng vị trí

Bước 5: bố trí nhân sự

Có sơ đồ tổ chức, có bảng mô tả công việc, có hồ sơ nhân sự, vấn đề còn lại là xác định nhân sự hiện tại có đảm đương được vị trí này hay không Để làm được điều này, cần tiến hành đánh giá sự phù hợp Nếu phù hợp trên 70% thì có thể bố trí vào vị trí đó và lên kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo bổ sung Nếu dưới 70% thì nên bố trí sang vị trí khác và thay người khác

Ngoài ra, nếu công việc chỉ mang tính thời vụ, ngắn hạn hoặc cần độ chuyên nghiệp cao thì phương án thuê ngoài đôi khi là phương án tối ưu

1.2.2 Tổ chức nhân sự văn phòng

Lực lượng nhân sự trong cơ quan văn phòng được hiểu là tất cả những người tham gia vào hoạt động của văn phòng, bất kể họ làm gì, giữ vị trí hay cương vị gì trong cơ quan văn phòng đó

Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn Bất kỳ tổ chức nào cũng cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động Lao động vừa là một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại trong tổ chức) Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lượng sức lao động hiện

có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể

Do có vai trò quan trọng như vậy nên các cơ quan, đơn vị luôn chú trọng đến công tác tổ chức nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng

Muốn phát huy được sức mạnh của mỗi nhân sự trong việc thực hiện thắng lợi mục tiêu của tổ chức thì cần phải xếp đặt phối hợp các nhân sự theo một trật tự nào đó, việc làm đó gọi là công tác tổ chức nhân sự trong cơ quan, đơn vị

Từ đó, đã có rất nhiều những quan điểm khác nhau về quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự: là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng vì: "Mọi quản trị nhân sự suy cho cùng là quản trị con người" Chính vì vậy, mà nội dung của quản trị nhân sự rất phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề

Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức”12

Theo PGS PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố trí, sử dụng những người lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phương pháp công nghệ, công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất trong

cơ quan, đơn vị"13

Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ, một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty"14

Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đưa ra một khái niệm ngắn gọn và đầy

đủ về quản trị nhân sự như sau: "Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức

12 Nguyễn Hữu Thân (2012 ),Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê, Tr.36

NXB Khoa học và Kĩ thuật

14

Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống Kê

và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc"

Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì công tác quản trị văn phòng gồm dự thảo chiến lược, chính sách, thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp thời chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu quả các quyết định của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị

Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong văn phòng

Hoạt động quản trị nhân sự có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của mỗi một cơ quan, đơn vị Vì thế mà hoạt động quản trị nhân sự trong văn phòng rất phức tạp đòi hỏi phải có sự quan tâm thích đáng của các nhà quản trị Hoạt động quản trị nhân sự bao gồm 5 nội dung chủ yếu sau:

- Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và thủ tục) nhằm

xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc

đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc đó là gì? phức tạp hay đơn giản, chức trách đảm đương công việc đó là gì? công việc đó đòi hỏi những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có

- Tuyển dụng nhân sự: Là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng

nhu cầu lao động của đơn vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một thời

kỳ nhất định

- Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình

giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình

độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với mỗi người nhân viên trong văn phòng Mỗi nghiệp vụ văn phòng đều cần đến lao động có trình độ, chuyên môn vững vàng Do vậy phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với công việc, đúng chuyên môn, sở trường và thích nghi với công việc được giao Hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận hành chính nhân sự phải bố trí hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về người làm công tác văn phòng ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan, đơn vị cần coi trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề nhân sự trong công tác văn phòng

- Đãi ngộ nhân sự

Trong văn phòng, đãi ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái hay không của người lao động và qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc văn phòng Đãi ngộ nhân sự có thể được thông qua bằng đãi ngộ về vật chất (tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi xã

hội ), đãi ngộ bằng tinh thần (thoả mãn nhu cầu tinh thần của con người như: có niềm vui trong công việc, được tôn trọng và quý trọng, được thăng tiến trong công việc, được quan tâm giúp đỡ, khuyến khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra đối với bản thân và gia đình họ)

- Đánh giá kết quả thực hiện công việc: Trước công việc được giao, Lãnh đạo

văn phòng cần đánh giá đúng mực, trung thực công bằng những thành tích mà người lao động đạt được, động viên khuyến khích kịp thời, đồng thời rút ra những tồn tại yéu kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh nghiệm làm tốt hơn

1.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT

1.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị

Trang thiết bị văn phòng là những công cụ, dụng cụ, phương tiện phục vụ trực tiếp cho công việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị Hay nói cách khác trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết

Văn phòng là nơi tập hợp mọi nhu cầu về trang thiết bị, phương tiện làm việc từ các bộ phận, phòng ban

Văn phòng là đơn vị rà soát, chủ trì việc mua sắm, quản lý trang thiết bị của cơ quan, đơn vị Tuy nhiên tại một số doanh nghiệp có bộ phận chuyên môn quản lý sẽ có nhiệm vụ tham gia phối hợp mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn hoặc kỹ thuật phức tạp

Trang thiết bị văn phòng: bao gồm máy vi tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy fax, máy chiếu, máy hủy hồ sơ, máy ghi âm ghi hình, thiết bị hội nghị, thiết bị dân dụng điều hoà, tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm, tài sản cố định như ô tô… phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

Tổ chức mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng cần phải xác định nhu cầu mua sắm trang thiết bị; phê duyệt kế hoạch mua sắm; đánh giá, chọn lựa nhà cung cấp;

ký hợp hợp đồng mua tài sản, làm thủ tục thanh toán; kiểm tra, nhận hàng và bàn giao cho đơn vị sử dụng;

Trong quá trình sử dụng cần phải sử dụng đúng cách, đúng mục đích và bảo dưỡng định kì các máy móc thiết bị: lập bảng danh mục các thiết bị; lập kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị; duyệt kế hoạch tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa; nghiệm thu thiết bị; lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị đi vào hoạt động

Đối với trường hợp khi máy móc thiết bị xảy ra sự cố, cần phải kiểm tra và tiến hành lập biên bản đánh giá mức độ hỏng hóc, sau đó làm công văn đề xuất sửa chữa hoặc mua mới thay thế kịp thời bảo đảm tiến độ công việc của các phòng ban

Cần kiểm kê tài sản định kì hàng năm Đối với các thiết bị đã cũ, hỏng hoặc

không còn phù hợp với điều kiện và hoạt động của cơ quan, đơn vị, cần phải lập kế hoạch thanh lý trình lãnh đạo văn phòng xét duyệt

1.2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

Văn phòng thực hiện chức năng thông tin thông qua hàng loạt các hoạt động như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin (bao gồm phân tích, so sánh, hệ thống hóa, tổng hợp…); cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo để ban hành các quyết định quản lý; phổ biến thông tin và lưu giữ thông tin

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng (Information Technology) là việc con người sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, thu thập thông tin và cung cấp giải pháp xử lý thông tin trên nền công nghệ để thực hiện công tác văn phòng một cách phù hợp và tối ưu nhất, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao của văn phòng

Ngày nay với sự phát triện của CNTT thì việc thực hiện những công việc thu thập và xử lý thông tin của văn phòng trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều CNTT đã góp phần giải phóng cho cán bộ, nhân viên văn phòng giảm bớt nhiều thao tác mang tính sự vụ để có thể tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng khá, giúp hoạt động quản lý và điều hành văn phòng đạt hiệu quả cao hơn

Để ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng yêu cầu:

Vấn đề nhân lực: cần phải có đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng có trình độ

tin học cao, sử dụng thông thạo máy vi tính và các phần mềm ứng dụng cùng những kiến thức cơ bản về mạng máy tính, internet vv…

Vấn đề trang thiết bị tin học: cần phải trang bị hệ thống trang thiết bị tin học

như máy ví tính, máy in, máy scan… có kết nối mạng Internet và hệ thống cơ sở hạ tầng mạng bao gồm đường truyền, server, các thiết bị mạng

Vấn đề xây dựng và sử dụng phần mềm máy tính: xây dựng phần mềm chuyên

biệt để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể do công tác văn phòng đặt ra Các phần mềm phải tích hợp để sử dụng chung một đầu mối truy cập qua “Cổng thông tin điện tử”; và

có kế hoạch bảo mật dữ liệu, thường xuyên bảo trì, nâng cấp phần mềm cho phù hợp với nhu cầu công việc thực tế

Ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng, giúp xử lý lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, kịp thời.Văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu bằng việc thực hiện theo dõi các chương trình công tác, sắp xếp lịch làm việc thông qua các phần mềm theo dõi công việc, phần mềm nhắc nhở Trong công tác hành chính, tổ chức, ứng dụng công nghệ thông tin đảm

bảo quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu; sử dụng biểu mẫu văn bản có sẵn tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai.Trong công tác quản trị, tài vụ: ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý cở sở vật chất kỹ thuật một cách khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát tài sản cơ quan, doanh nghiệp trách thất thoát

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trước hết giúp cho công việc văn phòng được giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và tiết kiệm Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là sự cần thiết, tất yếu trong hoạt động tổ chức và quản lý văn phòng

1.2.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

Các nghiệp vụ văn phòng cần được xây dựng với quy trình chặt chẽ, khoa học kết hợp trang thiết bị văn phòng hiện đại để thúc đẩy hoạt động văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm:

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức

- Tổ chức và quản lý công tác hội họp

- Tổ chức các chuyến đi công tác

- Tổ chức quản lý văn bản

- Công tác lễ tân

Để tổ chức và quản lý nghiệp vụ văn phòng cần phải đảm bảo các vấn đề sau:

Thứ nhất, Hình thành các bộ phận nghiệp vụ

Thứ hai, Bố trí nhân sự thực hiện nghiệp vụ

Thứ ba, Xây dựng quy trình nghiệp vụ

Thứ tư, Kiểm tra đánh giá thực hiện nghiệp vụ

Tất cả các nghiệp vụ đều được xây dựng các quy trình nghiệp vụ riêng cụ thể ở từng nghiệp vụ:

1.2.4.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cơ quan tổ chức

Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam, vấn đề sử dụng thông tin trong lãnh đạo quản lý đã trở thành đòi hỏi tất yếu của sự phát triển đối với cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt chức năng thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và có hiệu quả, văn phòng phải tổ chức công tác thông tin một cách khoa học

Khi tổ chức thông tin phải kịp thời, chính xác, đầy đủ; có tính hệ thống và tổng hợp, thông tin phải đơn giản, dễ đọc, dễ hiểu, dễ tiếp nhận, phù hợp; bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả

Quy trình tổ chức công tác thông tin

Bước 1: Xây dựng và tổ chức nguồn tin

Bước 2: Thu thập thông tin

Bước 3: Phân tích và xử lý thông tin

Bước 4: Cung cấp, phổ biến thông tin

Bước 5: Lưu trữ, bảo quản thông tin

Hệ thống thông tin chính là phương tiện quan trọng để văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và chức năng tổng hợp, tham mưu giúp cho lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành công việc

1.2.4.2 Tổ chức và quản lý công tác hội họp

Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, một cách thức giải quyết công việc Thông qua, nhà quản lý, lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo điều hành để giải quyết các công việc cần thiết, quan trọng Tổ chức khoa học công tác hội họp của cơ quan, đơn

vị có tác động rất lớn đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức và nó gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Họp thường có họp tham mưu tư vấn, họp làm việc, họp chuyên môn, họp giao ban, hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết tổng kết

Ngoài việc họp để chỉ đạo, điều hành công việc, trao đổi thông tin, kiểm soát công việc của các phòng ban, cá nhân; hội họp còn nhằm tạo ra sự phối hợp hành động, đề cao tinh thần tập thể, phát huy sự tham gia rộng rãi của các bộ phận, cá nhân góp phần tăng năng suất hiệu quả công việc Trong cuốn “Tổ chức làm việc theo khoa học của Kerry Gleeson có đưa ra quan điểm rất sâu sắc: “Mọi người đều phải nhờ đến nhau để giải quyết công việc nên hội họp là điều kiện lý tưởng nhất để mọi người có thể trao đổi và phổ biến những cái mới, nhiệm vụ mới”15

Nguyên tắc tổ chức hội họp

Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm nguyền và phạm vi trách nhiệm được phân công

Chỉ tiến hành họp khi thật sự cần thiết

Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, trách nhiệm trong từng công việc

Điều hành họp theo chương trình kế hoạch, đảm bảo hiệu quả tiết kiệm

Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau

Quản lý việc tổ chức hội họp

Ban hành các quy định pháp lý về hội họp Nhà quản lý lãnh đạo cần phải ban hành các quy chế, quy định về chế độ hội họp tại cơ quan, đơn vị mình Các quy chế, quy định đó có thể là một văn bản riêng hoặc là một phần trong quy chế hoạt động chung của cơ quan, đơn vị

15

Kerry Glesson (2003), Tổ chức làm việc theo khoa học, NXB Thanh Niên, tr.106”

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp thường kỳ của cơ quan, đơn vị Đây là công việc cần thiết trong quản lý hội họp, giúp cho việc tổ chức hội họp được hoạch định một cách khoa học, đảm bảo tính chủ động và mang lại hiệu quả thiết thực

Các cơ quan, đơn vị cần tăng cường đôn đốc kiểm tra việc tổ chức hội họp theo đúng quy định của pháp luật, chống lãng phí

Thực hiện quy trình tổ chức hội họp

Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc họp ( lập kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp;

soạn thảo và gửi giấy mời họp; chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp)

Bước 2: Tiến hành cuộc họp (đón tiệp đại biểu, điều hành cuộc họp, ghi biên

bản họp)

Bước 3: Kết thúc cuộc họp (tổng hợp các văn bản, tài liệu trong cuộc họp để lập

hồ sơ công việc; hoàn thiện biên bản họp gửi các bộ phận, các nhân liên quan triển khai công việc; thông báo kết quả cuộc họp, các văn bản quyết định được thông qua; tổng kết rút kinh nghiệm; thanh quyết toán và lập hồ sơ cuộc họp)

Hội họp là hình thức hoạt động phổ biến và rất quan trọng nhằm phục vụ công việc điều hành và quản lý của người lãnh đạo Do vậy mỗi cơ quan đơn vị, cá nhân và nhất là bộ phận văn phòng cần trau dồi nâng cao kỹ năng tổ chức hội họp, giúp cho công tác tổ chức hội họp đạt chất lượng, hiệu quả

1.2.4.3 Tổ chức các chuyến đi công tác

Văn phòng với chức năng nhiệm vụ của mình là bộ phận tham mưu, giúp việc trong hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, trong đó có việc tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan, đơn vị Đây là một hình thức hoạt động được tổ chức phổ biến, thường xuyên và rất cần thiết với mục đích để giải quyết công việc, kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo công việc của đơn vị cấp dưới hoặc nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng Do vậy văn phòng cần tích cực, chủ động, chuẩn bị chu đáo cho quá trình tổ chức chuyến đi công tác được hiệu quả, thiết thực

Để tổ chức chuyến đi công tác cần lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác có nghĩa là dự kiến các công việc cần chuẩn bị và các công việc phải làm như: mục đích chuyến đi, nội dung chuyến công tác, thành phần tham dự, hồ sơ tài liệu, thời gian chuyến đi, địa điểm đến, kinh phí cho chuyến công tác

Bên cạnh đó văn phòng cần xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan đến việc chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác Kế hoạch phải được lập chi tiết cụ thể và gửi sớm trước tới các bộ phận, cá nhân có liên quan để nắm bắt và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết Văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận, cá nhân

có liên quan để lường trước những khó khăn, phát sinh, lên phương án dự trù và sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời

Tổ chức và quản lý chuyến đi công tác

Liên hệ với cơ quan, tổ chức nơi đến công tác: đây là yêu cầu bắt buộc trừ các chuyến đi kiểm tra đột xuất Liên hệ bằng điện thoại trước nếu đối tác chấp nhận thì gửi văn bản tới sau Trong văn bản cần đảm bảo thông tin một cách chính xác, đầy đủ

để tạo điều kiện cho phía cơ quan tiếp nhận có sự chuẩn bị đón tiếp cũng như chuẩn bị

về mặt nội dung công việc

Nếu trường hợp chuyến đi công tác bị hủy hoặc thay đổi một số nội dung, văn phòng cần thông báo kịp thời cho cơ quan tiếp nhận được biết

Đối với những chuyến công tác nước ngoài, văn phòng cần sớm thực hiện các thủ tục cấp hộ chiếu, giấy phép xuất nhập cảnh và liên hệ cơ quan nước sở tại

Trước khi đoàn xuất phát cần kịp thời thông báo bằng điện thoại hoặc email về ngày giờ đoàn sẽ đến cho cơ quan tiếp nhận công tác biết

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính: Việc chuẩn bị hồ

sơ, tài liệu phải kỹ càng, cẩn thận và tránh sai sót

Sử dụng phương tiện phục vụ chuyến công tác: văn phòng phải nắm vững các chặng dừng chân và các hệ thống dịch vụ để lựa chọn phương tiện cho phù hợp, an toàn

Chuẩn bị kinh phí phục vụ chuyến đi công tác: Khi lập dự trù kinh phí phải lưu

ý đến chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh Cần nắm vững các quy định của nhà nước về công tác phí Khi đi công tác, các thành viên tham gia cần lưu ý về việc lưu giữ chứng từ hóa đơn để quyết toán tài chính sau chuyến đi

Kiểm tra lại công việc chuẩn bị: Trước ngày chuyến đi công tác diễn ra văn phòng cần kiểm tra lại lịch trình chuyến đi, thời gian khởi hành kết thúc, phương tiện vận chuyển, các tài liệu quan trọng và các giấy tờ cần thiết mang theo

Khi đoàn công tác trở về, văn phòng cần báo cáo tóm tắt hoạt động của cơ quan đơn vị trong thời gian lãnh đạo đi công tác Chuyển các văn bản, thư từ văn phòng nhận, báo cáo lãnh đạo tiến độ giải quyết công việc trong quá trình lãnh đạo đi công tác Văn phòng cần nhận lại các chứng từ chi phí từ chuyến công tác để làm thủ tục thanh toán Văn phòng tập hợp các văn bản, hồ sơ về chuyến đi công tác để lập hồ sơ lưu trữ

1.2.4.4 Tổ chức quản lý văn bản

Văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy và chính xác cao, gắn liền với hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

Tất cả các văn bản đi và văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị

Văn bản đi và văn bản đến vào ngày nào phải đăng ký, phát hành và chuyển

giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến phải đóng dấu đến, tùy theo mức độ khẩn như Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, Thượng khẩn và Khẩn, phải được đăng ký trình và chuyển giao tới bộ phận, cá nhân liên quan ngay sau khi nhận được

Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến bằng sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản Trình và chuyển giao văn bản đến Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng năm của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc bằng phần mềm quản lý văn bản; làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi

Lập hồ sơ hiện hành: là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành các hồ sơ theo những nguyên tắc nhất định như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự

Lập hồ sơ giúp cán bộ, nhân viên giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, hiệu quả; giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu tránh tình trạng mất mát thất lạc văn bản, bảo vệ bí mật của cơ quan đơn vị; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Lập kế hoạch giao nộp tài liệu hàng năm bao gồm các nội dung chính: yêu cầu giao nộp tài liệu, danh sách các đơn vị nộp tài liệu, thành phần, khối lượng, thời gian của tài liệu, lịch tiếp nhận tài liệu của từng đơn vị và các thủ tục giao nộp tài liệu

Chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập biên bản giao nhận tài liệu vào lưu trữ cơ quan Ký giao nhận trong bản mục lục và biên bản là người phụ trách đơn vị có hồ sơ nộp lưu và người phụ trách lưu trữ cơ quan

Tổ chức khoa học công tác quản lý văn bản, lưu trữ văn bản sẽ góp phần đảm bảo thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho quản lý, điều hành mọi công việc của

cơ quan, đơn vị

1.2.4.5 Công tác lễ tân

Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các tổ chức cá nhân; là người trực tiếp ảnh hưởng nhiều nhất đến ấn tượng của công ty trong lòng khách hàng Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người

hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ giải đáp thắc mắc của đối tác, khách hàng về những vấn đề xoay quanh công ty Ngoài những am hiểu về kiến thức nghề nghiệp, một lễ tân chuyên nghiệp cần biết rộng về văn hóa ứng xử giao tiếp, ngoại ngữ, sử dụng công nghệ thông tin Một lễ tân chuyên nghiệp cần phải phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết tốt các tình huống phát sinh

Hoạt động lễ tân thường được tổ chức nhân dịp hội nghị, đón khách đến thăm,

lễ kỷ niệm, lễ bổ nhiệm vv….Công tác lễ tân văn phòng bao gồm các việc như: tiếp khách, đón khách; tổ chức các cuộc hẹn gặp; giao tiếp qua điện thoại, tổ chức tiệc chiêu đãi

Tổ chức tốt công tác lễ tân giúp tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách, tạo thuận lợi cho quan hệ đối tác

Lễ tân không chỉ có tầm quan trọng nhất định trong bộ máy văn phòng mà còn

có tác động không nhỏ trong việc tạo nên tinh thần làm việc, bầu không khí làm việc cho mỗi người trong văn phòng

1.2.5 Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch

Chương trình, kế hoạch công tác có thể hiểu là sự định hình dự kiến về mục tiêu định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đã đề ra của một cơ quan tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định

Chương trình kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan tổ chức nhằm đảm bảo cho những hoạt động diễn ra một cách liên tục thống nhất đúng yêu cầu mục đích đã đặt ra

Chương trình, kế hoạch là căn cứ, cơ sở để người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa bảo đảm tính chủ động, quán xuyến toàn bộ các mặt công tác vừa thực hiện được những công việc trọng tâm, không bị sa vào những công việc trước mắt, không bị hút vào những công việc mang tính sự vụ, đảm bảo thực hiện công việc đúng tiến độ đề ra

Chương trình, kế hoạch được xây dựng có tính khoa học, tính thực tiễn cao, sẽ

là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra

Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác

Lập chương trình, kế hoạch công tác của một cơ quan tổ chức phải tuân thủ theo quy trình cụ thể sau:

Bước 1: Nghiên cứu chọn việc và dự kiến nội dung công việc để đưa vào

chương trình kế hoạch công tác

Thu thập đầy đủ các thông tin, các dữ liệu có liên quan đến việc lập chương trình, kế hoạch công tác

Rà soát lại các hồ sơ, văn bản về hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm xác định

rõ những công việc còn tồn tại, trình tự ưu tiên giải quyết những công việc đó trong

thời gian tới

Tham khảo ý kiến của trưởng đơn vị có liên quan về chương trình, kế hoạch bằng cách đặt ra với những câu hỏi gợi ý cụ thể: sự cần thiết về công việc dự kiến phải làm, tính khả thi của những công việc đề ra, định hướng những công việc phải làm, những nhiệm vụ phải làm cần bàn bạc cụ thể, chi tiết

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch

Xác định rõ tên gọi của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức, phạm vi thời gian, đối tượng thực hiện, tên của các công việc được giải quyết, hình thức giải quyết (họp, văn bản, đề án, tổ chức hội thảo, đi cơ sở ), thời gian thực hiện

Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt ban hành chính thức để tổ chức thực hiện

Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, kiểm tra

định kì (kiểm tra đột xuất, kiểm tra thường xuyên nhằm đánh giá tiến độ thực hiện và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết)

Quản lý thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

Nhìn chung lại chương trình, kế hoạch sau khi đã được lãnh đạo cơ quan thông qua và ban hành, theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch là việc làm rất quan trọng

và khó khăn, phức tạp đối với văn phòng mà trực tiếp là chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính Vì vậy đòi hỏi văn phòng phải bám sát chương trình kế hoạch công tác, một mặt theo dõi đôn đốc các đơn vị được phân công chuẩn bị đề án đã ghi trong chương trình, kế hoạch, mặt khác giúp lãnh đạo cơ quan,

tổ chức điều chỉnh xử lý, điều hành theo chương trình, kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế nhưng phải bám sát các mục tiêu (đề án) chủ yếu

Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan xác định rõ yêu cầu, nội dung cụ thể của từng

đề án để giúp đơn vị, người được phân công chuẩn bị đề án trong quá trình xây dựng, khởi thảo đề án không bị lạc đề bảo đảm đúng yêu cầu nội dung quy trình và tiến độ đã quy định

Thông thường văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch một cách nghiêm túc, thường xuyên báo cáo lãnh đạo kết quả tiến độ thực hiện chương trình, kế hoạch, kiến nghị những vấn đề cần kịp thời xử lý bổ sung, uốn nắn, đôn đốc thực hiện, kip thời bổ sung, điều chỉnh chương trình, kế hoạch cho sát, phù hợp với tình hình thực tế

Hằng năm, sáu tháng cần có sơ kết, tổng kết kiểm điểm, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trước hội nghị toàn thể cơ quan

tổ chức

1.2.6 Xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế

Mọi cơ quan, đơn vị khi thành lập đều được xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Để cơ quan, đơn vị hoạt động đúng khuôn khổ pháp luật,

thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, đơn vị đó phải xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy quy chế Nội quy quy chế giúp điều chỉnh chủ yếu mối quan hệ trong nội bộ cơ quan đơn vị, có tính chất bắt buộc thi hành đối với các cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị Nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị tạo nên

nề nếp làm việc, là nền tảng của văn hóa công sở, giúp hạn chế các tiêu cực, tham

nhũng lãng phí trong cơ quan, đơn vị

Theo Hoàng Phê (2016) Từ điển tiếng Việt, khái niệm quy chế: “Tổng thể nói chung những điều quy định thành chế độ để mọi người thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó”

Vài trò của quy chế hoạt động:

Đưa hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào lề lối làm việc có tổ chức và kỷ luật; Phát huy được tính sáng tạo, chủ động trong công việc;

Nâng cao vai trò trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm;

Nâng cao tinh thần đoàn kết, tinh thần phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân trong cơ quan, đơn vị;

Là nguyên tắc cơ bản để quản lý, điều hành hoạt động trong cơ quan, đơn vị Nội dung của quy chế hoạt động gồm 4 phần

Phần I: Những quy định chung: Trong phần này thường nêu vị trí, vai trò của văn phòng trong cơ quan, đơn vị

Phần II Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:

Phần III Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng

Phần IV Tổ chức bộ máy và công tác tổ chức quản lý

Văn phòng là một bộ phận của cơ quan nên cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng ở từng cơ quan sẽ khác nhau Những điểm khác nhau đó sẽ được thể hiện trong quy chế hoạt động và tổ chức của văn phòng Xây dựng và thực hiện tốt nội quy quy chế làm việc là việc làm quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan, đơn vị

1.2.7 Thực hiện giao quyền, ủy quyền

Ủy quyền là việc cán bộ quản lý cấp trên cho phép cán bộ cấp dưới có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm Ủy quyền là một phạm trù quan trọng, là một công cụ quản trị sắc bén, là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới Sự ủy quyền có thể thể hiện dưới hai hình thức là ủy quyền chính thức và không chính thức

Khi ủy quyền cho cấp dưới, người lãnh đạo văn phòng có điều kiện giải phóng bớt cho công việc cụ thể để tập trung vào những công việc cụ thể để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng và bao quát của doanh nghiệp Mặt khác tạo ra được

môi trường rèn luyện cán bộ để từ đó chọn lọc đề bạt người xứng đáng vào vị trí quản trị cần thiết

Để việc ủy quyền được thành công trước hết phải tiến hành một cách có ý thức từ hai phía: người ủy quyền và người được ủy quyền Người ủy quyền phải rất hiểu biết bản thân và cấp dưới thì mới thực hiện được sự ủy quyền Cấp dưới được ủy quyền phải xác định được trách nhiệm trước cấp trên khi được giao quyền và phải thấy rõ những giới hạn trong quyền lực của mình để không vượt qua giới hạn đó Người được ủy quyền một mặt đòi hỏi hệ thống chỉ huy phải rõ ràng, nhưng không nên đòi hỏi sự tuân thủ máy móc của người được ủy quyền, phải cho họ được linh hoạt để giải quyết công việc, thậm chí được phép điều chỉnh sửa đổi nội dung công việc khi cần thiết

Người ủy quyền phải biết chấp nhận một vài thất bại do người được ủy quyền phạm phải Nếu họ phạm sai lầm là do muốn học hỏi và muốn tiến bộ trong công tác ở doanh nghiệp khi việc ủy quyền được thực hiện tốt, nó sẽ tăng năng suất của doanh nghiệp lên mức không gì sánh kịp Nói chung, người ta đã kết luận rằng việc ủy quyền

có hiệu quả thường mang lại thu nhập còn cao hơn so với việc bỏ vốn đầu tư vào trang thiết bị mới

1.2.8 Xác định và thực hiện cơ chế phối hợp

Theo nghĩa đơn giản, phối hợp có nghĩa là tổ chức hoạt động cho hai hoặc nhiều cơ quan đơn vị Cũng có thể hiểu phối hợp là một phương thức, một hình thức, một quy trình kết hợp hoạt động của các cơ quan, đơn vị lại với nhau để đảm bảo cho các cơ quan, đơn vị này thực hiện được đầy đủ, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao, nhằm đạt được các lợi ích chung

Phối hợp tồn tại trong suốt quá trình quản lý, từ hoạch định chương trình kế hoạch, xây dựng bộ máy, đến việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ, ở đâu có quản lý thì ở đó nhu cầu phối hợp

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và

hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tơi những mục tiêu chung

Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức Phạm vi cần thiết của phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính của các nhiệm vụ và mức độ độc lập của con người trong các bộ phận thực hiện nhiệm vụ

Như vậy có thể nói rằng, cơ chế phối hợp chính là phương thức tổ chức hoạt động giữa các bộ phận trong một cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cơ quan đơn vị với nhau để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao nhằm thực hiện mục tiêu chung

Trong văn phòng doanh nghiệp, đặc biệt là văn phòng tại những doanh nghiệp có

quy mô lớn thường được tổ chức thành nhiều bộ phận chuyên môn hóa Mỗi bộ phận đảm nhiệm những mảng công việc khác nhau Tuy nhiên, để hoàn thành công việc chung của văn phòng, của cơ quan cần có sự phối, kết hợp chặt chẽ của các bộ phận

Đề các bộ phận phối hợp được với nhau một cách nhuần nhuyễn, có trình tự cần

có một người nhạc trưởng đó là nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng có vai trò truyền đạt ý tưởng, phương thức thực hiện, nhu cầu cần đạt cũng như phân công rõ ràng vai trò, trách nhiệm tới từng bộ phận, trưởng các bộ phận phân công nhiệm vụ cụ thể tới từng chuyên viên trong bộ phận

Xuyên suốt quá trình phối hợp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thường xuyên tiến hành kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc cũng như khả năng phối hợp của các bộ phận để có sự đánh giá và điều chỉnh kịp thời

Để làm tốt công tác phối hợp trong văn phòng, cần phải đảm bảo tính kịp thời hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp luật nhằm phát huy sức mạnh và hiệu quả hoạt động của văn phòng; đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ để phát huy tối đa hiệu quả làm việc; thực hiện đúng theo kế hoạch, quy trình được lãnh đạo văn phòng phê duyệt

và chủ trì đúng chức năng nhiệm vụ được giao

Nội dung phối hợp

Phối hợp trong việc tham mưu, đề xuất phương án giải quyết công việc Cung cấp, trao đổi thông tin nhằm nâng cao hiệu quả công việc chung của văn phòng;

Phối hợp thực hiện kế hoạch hoạt động của văn phòng, những công việc đột xuất nhằm nâng cao chất lượng công việc để hoàn thiện mục tiêu chung của văn phòng nói riêng, cơ quan đơn vị nói chung

Phát hiện những sai sót, bất cập trong quá trình thực hiện công việc chung để cùng tìm phương hướng giải quyết

Công cụ phối hợp

Các kế hoạch: với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, quy chế, quy tắc, quy trình nghiệp vụ… hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động

Hệ thống các tiêu chuẩn: chuẩn hóa các kết quả, các quy trình và các kỹ năng tạo ra tính thống nhất trong công việc

Văn hóa tổ chức: hệ thống nhận thức, những giá trị, chuẩn mực… có khả năng gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng khả năng phối hợp để đạt mục đích chung

1.2.9 Thực hiện kiểm tra, đánh giá trong văn phòng

Có nhiều định nghĩa khác nhau về hoạt động kiểm tra, theo Giáo sư Hoàng Phê trong Từ điển Tiếng Việt “Kiểm tra là xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét”

Theo PGS.TS Hà Văn Hội định nghĩa: “Kiểm tra (hay còn gọi là kiểm soát) là

quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực tổ chức”16

Kiểm tra được định nghĩa là tiến trình mà nhà quản trị đảm bảo được các hoạt động thực tiễn đang diễn ra đúng với các hoạt động đã hoạch định Định nghĩa này giải thích nội dung chủ yếu của kiểm tra là nhằm giúp nhà quản trị biết được những mục tiêu và những hoạt động hướng tới mục tiêu đang diễn ra như thế nào Nói cách khác,

nó trả lời được câu hỏi kiểm tra là gì Qua đó, nếu có những sai lệch nhà quản trị sẽ có những điều chỉnh cần thiết

Theo GS.TS Phan Huy Đường định nghĩa: “Kiểm tra là quan sát, đo lường, phân tích việc thực hiện trên thực tế so với kế hoạch đề ra và từ đó tiến hành các điều chỉnh để cho hệ thống hoạt động theo đúng kế hoạch và thực hiện mục tiêu đề ra” 17

Các loại kiểm tra: kiểm tra phòng ngừa (lường trước), kiểm tra đồng thời,

kiểm tra phản hồi

Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả

Tính khách quan: thể hiện ở mưc độ công bằng trong đánh giá của hệ thống và

nó không để cho bất cứ ai có thể tác động nhằm thu lợi cá nhân

Tính toàn diện: là mức độ bao quát đối với các hoạt động và kết quả mong

muốn của hệ thống kiểm soát

Tính thời điểm: thể hiện tính kịp thời, đúng lúc trong việc hệ thống kiểm soát

cung cấp thông tin cho tổ chức

Quá trình kiểm tra

Thứ nhât, Xây dựng các tiêu chuẩn và phương pháp đo lường sự thực hiện:

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể

đo lường và đánh giá kết quả thực tế và mong muốn của hoạt động

Thứ hai, Đo lường và đánh giá sự thực hiện:

Đo lường sự thực hiện: Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu, để rút ra được những kết luận đúng đắn về kết quả thực hiện và nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường thường được lặp đi lặp lại

Đánh giá thực hiện: xem xét sự phù hợp của các kết quả đã được đo lường so với các tiêu chuẩn Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, thì không cần sự điều chỉnh Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh là cần thiết

Để hoạt động điều chỉnh mang lại hiệu quả cần trả lời các câu hỏi: mục tiêu điều chỉnh, nội dung điều chỉnh, ai tiến hành điều chỉnh, sử dụng biện pháp công cụ

nào điều chỉnh, thời gian điều chỉnh, hiệu quả sau điều chỉnh mang lại

Phương pháp kiểm tra:

Kiểm tra trước hành động: được tiến hành để đảm bảo rằng mọi nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được chuẩn bị đầy đủ đúng quy định

Kiểm tra lường trước: được tiến hành để phát hiện những sai lệch của sự thực hiện so với các tiêu chuẩn và mục tiêu để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi sảy ra hậu quả nghiêm trọng

Kiểm duyệt: là hình thức kiểm tra các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải được phê chuẩn hay thoải mãn những điều kiện nhất định trước khi sự vận hành được tiếp tục

Kiểm tra sau hoạt động: là sự đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động Hình thức này còn được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán

bộ, nhân viên

Ngoài ra còn có các phương pháp kiểm tra khác như kiểm tra toàn bộ, kiểm tra

bộ phận Hoặc xét theo tần suất của các cuộc kiểm tra bao gồm có kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất và tự kiểm tra

Nội dung kiểm tra, giám sát của văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp và văn phòng

Văn phòng kiểm tra, giám sát các hoạt động chung của doanh nghiệp, văn phòng theo kế hoạch của doanh nghiệp (kế hoạch năm, quý, tháng, tuần, ngày) Việc thực hiện thành công các kế hoạch giúp doanh nghiệp cũng như văn phòng đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp Nếu có bất cứ sự vỡ kế hoạch, thất bại trong việc thực hiện các loại kế hoạch, văn phòng và các phòng ban sẽ giúp lãnh đạo tìm ra nguyên nhân để có thể điều chỉnh kịp thời

Văn phòng kiểm tra, giám sát các nguồn lực trong doanh nghiệp, văn phòng: Văn phòng có vai trò trong việc kiểm tra, quản lý, giám sát các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp, văn phòng (nguồn lực con người, nguồn lực cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin, nguồn lực tài chính) Trong đó, với tầm quản lý toàn cơ quan về 03 nguồn lực (con người, cơ sở vật chất, thông tin) và tầm quản lý bộ phận với cả 04 nguồn lực Việc kiểm tra, giám sát các nguồn lực giúp cho cơ quan luôn chủ động trong việc kiểm sát các nguồn lực phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và văn phòng

Văn phòng kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế, văn hóa doanh nghiệp của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp Việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong việc xây dựng và giữ gìn hình ảnh, bản sắc của doanh nghiệp trong lòng khách hàng và đối tác Góp phần tạo thuận lợi cho việc kinh doanh, phát triển chung của toàn doanh nghiệp

Văn phòng kiểm tra, giám sát nội dung các hoạt động nằm trong chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được giao Với ba chức năng chính (tham mưu, tổng hợp; đảm bảo hậu cần và đối ngoại) Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nhà quản trị văn phòng xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát theo tiến trình nêu trên Nội dung kiểm tra, giám sát là các hoạt động, nguồn lực, quy trình, nghiệp vụ hành chính trong văn phòng

1.2.10 Khen thưởng và kỷ luật

Khen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành tích trong việc xây dựng và phát triển tổ chức

Trong công việc, nhiệm vụ của nhân viên là phải hoàn thành được công việc mà mình được giao Tuy nhiên, bên cạnh các công việc đó họ còn những áp lực từ cuộc sống đời thường, nhà quản lí chỉ chăm lo tới kết quả công việc mà không để ý tới các nhu cầu bình thường khác của nhân viên sẽ dẫn đến những bất mãn trong công việc

Vì vậy, bên cạnh các phúc lợi mà công ty đưa ra cho nhân viên thì việc khen thưởng cho những nhân viên hoàn thành xuất sắc, là điểu quan trọng để cổ vũ tinh thần

và khích lệ động viên Điều này cũng khiến nhân viên cảm thấy mình được trân trọng

và công sức bỏ ra được cơ quan, đơn vị ghi nhân, và nó cũng là một trong các nhu cầu của tầng thứ 4 tháp Maslow

Hơn thế nữa, việc khen thưởng hợp lí sẽ tạo ra nguồn độc lực để các nhân viên

cố gắng làm việc, hoàn thiện công việc, mong muốn đóng góp vào sự phát triển chung của cơ quan, đơn vị Từ đó nâng cao năng suất cho cơ quan, đơn vị và hiệu quả cao trong công việc

Mỗi lời động viên, khích lệ đúng lúc của người lãnh đạo sẽ có tác dụng tích cực, làm cho người được khen có tâm trạng phấn khởi hơn và kết quả công việc đương nhiên sẽ tốt hơn Trong một tập thể có nhiều người như thế sẽ tạo không khí vui tươi đoàn kết, hỗ trợ nhau để hoàn thành nhiệm vụ

Việc khen thưởng không nhất thiết phải đến kỳ sơ, tổng kết phong trào thi đua mới đưa ra bình xét mà cần phải tiến hành hàng ngày; thực chất của việc khen thưởng nặng về yếu tố tinh thần

Làm tốt công tác khen thưởng là góp phần làm tốt công tác quản lý con người, giữ chân được người tài do đó, công tác thi đua, khen thưởng và kỉ luật phải song hành với nhau Nếu khen thưởng không đúng người, đúng việc thì phong trào thi đua

sẽ không có hiệu quả Bên cạnh việc khen thưởng cho các tập thể cũng cần quan tâm khen thưởng thích hợp đến những người trực tiếp lao động, đến những cán bộ, nhân viên cụ thể

Khi thực hiện công việc quản lý đòi hỏi người lãnh đạo phải có cả khen thưởng

và kỉ luật Đừng vì bất kỳ một lý do nào mà quên đi sự khen thưởng Những lần quên như vậy sẽ làm sự nhiệt tình của cấp dưới nguội đi Mặt khác, cần hiểu rằng “là người, không ai không mắc lỗi”, từ đó có thái độ khoan dung hơn với lỗi lầm của nhân viên Luôn nhớ trong bất kỳ hoàn cảnh nào cũng phải dựa trên lợi ích chung, coi trọng công bằng khi dùng người

Khi kỉ luật, khiển trách, người lãnh đạo phải đứng trên lợi ích của tập thể, của doanh nghiệp, không đứng trên cương vị cá nhân để kỉ luật Làm được như vậy, cấp dưới sẽ không chống đối mà vui vẻ tiếp thu Việc phê bình, chê trách nhân viên cũng đòi hỏi phải có nghệ thuật Hãy thực hiện theo các bước: Bước đầu bằng khẳng định, chê trách, cuối cùng là khích lệ

Việc xử lý kỷ luật lao động, ngưởi lãnh đạo phải chứng minh được lỗi của người lao động Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện nơi người lao động làm việc Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa và việc xử lý kỉ luật phải được lập thành biên bản

Không được xử lý kỉ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, đang bị tạm giam tạm giữ, lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi và người bị mắc bệnh tâm thần, mất năng lực hành vi dân sự

Khen thưởng và kỉ luật đều cần thiết trong mỗi cơ quan đơn vị, bởi nếu rơi vào tình trạng người làm giỏi cũng như người làm kém đều hưởng thụ như nhau thì những người có cường độ lao động nhiều hơn, chất lượng công việc tốt hơn sẽ trở nên chán nản

Việc tuân thủ kỷ luật lao động có ý nghĩa cả về mặt kinh tế, chính trị và xã hội,

cụ thể:

Thông qua việc duy trì kỷ luật lao động, người sử dụng lao động có thể bố trí sắp xếp lao động một cách hợp lý để ổn định sản xuất, ổn định đời sống người lao động và trật tự xã hội nói chung

Nếu xác định được nội dung hợp lý, kỷ luật lao động còn là một nhân tố quan trọng để tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu

Tuân thủ kỷ luật lao động, người lao động có thể tự rèn luyện để trở thành người công nhân của xã hội hiện đại, có tác phong công nghiệp, là cơ sở để họ đấu tranh với những tiêu cực trong lao động sản xuất

Trật tự, nề nếp của một doanh nghiệp và ý thức tuân thủ kỷ luật của người lao động là những yếu tố cơ bản để duy trì quan hệ lao động ổn định, hài hòa Đó cũng là điều kiện để thu hút vốn đầu tư nước ngoài, xuất khẩu lao động, giúp cho người lao động không bị bỡ ngỡ khi làm việc trong các điều kiện khác biệt

1.3 Nguyên tắc tổ chức và quản lý văn phòng

Nguyên tắc công khai

Nguyên tắc này được thể hiện: công tác tổ chức và quản lý văn phòng cần phải công khai trước mọi đơn vị cá nhân trong văn phòng Mọi thành viên trong văn phòng đều phải nắm được các công việc của mình, của nhóm mình, của đơn vị mình Việc công khai các công việc được thực hiện bằng nhiều biện pháp khác nhau như xây dựng chương trình kế hoạch, thông qua việc kiểm tra đánh giá công việc, công khai trong việc xây dựng bản mô tả vị trí công việc, công khai trong xây dựng các tiêu chí đánh giá kiểm tra, khen thưởng, kỉ luật, Công khai trong tuyển dụng đào tạo, công khai trong chi tiêu tài chính vv Công khai trong hoạt động văn phòng là cơ sở tạo sự hiểu biết và phối hợp trong công việc, kịp thời ứng biến với những thay đổi trong quy trình thực hiện các nhiệm vụ chung, nội bộ văn phòng đoàn kết

Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục

Tính liên tục trong hoạt động văn phòng được hiểu là các công việc văn phòng được tổ chức, quản lý một cách thường xuyên đều đặn, không bị ngắt quãng Cần phải đảm bảo công tác điều hành của nhà quản lý không bị ngắt quãng, giúp các nhà quản

lý truyền đạt kịp thời nhanh chóng chính xác các mệnh lệnh quản lý xuống cấp dưới Các công việc trong văn phòng cần phát triển liên tục sao cho đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội Phải thường xuyên kiểm tra đánh giá các hoạt động nghiệp vụ văn phòng để kịp thời bổ sung, điều chỉnh để nâng cao chất lượng, năng suất lao động Muốn đảm bảo tác văn phòng hoạt động liên tục, có hiệu quả thì phải làm tốt công tác kiểm tra

Nguyên tắc phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong văn phòng

Dựa trên tính chất, nội dung công việc khác nhau, để đảm bảo hiệu quả quản lý cần sự phân công đúng người đúng việc, rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong văn phòng để tránh chồng chéo trong thực hiện công việc Nguyên tắc này cho phép nhóm và cá nhân phát huy được năng lực của bản thân và chủ động trong công việc Nguyên tắc này giúp cho quá trình tổ chức quản lý văn phòng của nhà lãnh đạo được khoa học hơn và giảm bệnh quan liêu, mệnh lệnh của người quản lý

Nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành

Tính dân chủ hóa trong quá trình điều hành là yêu cầu cần thiết trong quản lý Đối với mọi quyết định, chương trình, kế hoạch, cần lấy ý kiến tập thể Các vấn đề được đưa ra bàn bạc một cách dân chủ công khai Nguyên tắc này giúp tạo nên sự nhất trí cao, mọi thành viên cùng tự giác thực hiện, tính khả thi cao trong thực tế

Nguyên tắc tuân thủ pháp luật

Mọi hoạt động tổ chức và quản lý văn phòng của nhà lãnh đạo cũng nhưng các

hoạt động văn phòng của các bộ phận, cá nhân phải tuân thủ theo quy định pháp luật, không dược làm những điều trái pháp luật Nguyên tắc này nhằm đảm bảo được pháp chế, kỉ luật văn phòng, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong văn phòng, tạo được

sự đồng bộ, thống nhất trong các hoạt động văn phòng

Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày cơ sở lý luận chung nhất về tổ chức và quản lý văn phòng, từ đây có cái nhìn khái quát và rõ nét về vấn đề này Đây chính là cơ sở giúp tôi định hướng và triển khai nhiệm vụ nghiên cứu trong quá trình khảo sát thực tế tại Văn phòng công chứng Thăng Long, Hà Nội

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÕNG TẠI

VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG THĂNG LONG 2.1 Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long và phòng Hành chính tổng hợp

2.1.1 Khái quát chung về văn phòng Công chứng Thăng Long

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Văn phòng Công chứng Thăng Long (Thang Long Notary Office) là một trong những Văn phòng công chứng được thành lập đầu tiên tại Thủ đô Hà Nội, được thành lập theo Quyết định số 2692/QĐ-UBND ngày 09/7/2008 của Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội và Giấy phép đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng số 04/TP-ĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp ngày 21/07/2008 Văn phòng Công chứng Thăng Long có trụ sở tại Số 54 Trần Nhân Tông, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 26/07/2008 theo mô hình công ty hợp danh

Đến nay sau hơn mười năm hoạt động, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã khẳng định được thương hiệu của mình trên địa bàn thành phố Hà Nội cũng như cả nước, với mục tiêu cũng và tôn chỉ hoạt động là cung cấp các dịch vụ toàn diện trong lĩnh vực công chứng, đảm bảo an toàn về tính pháp lý với chất lượng cao, thuận tiện

và nhanh chóng

.Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc hiện đại đạt tiêu chuẩn, Văn phòng Công chứng Thăng Long đặc biệt quan tâm đầu tư vào đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất với quy mô hiện đại đủ điều kiện phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất

Tháng 12/2009, Văn phòng Công chứng Thăng Long đã trở thành tổ chức hành nghề công chứng đầu tiên trong cả nước có hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO do Tổ chức WQA của Vương quốc Anh chứng nhận Ngoài ra, Văn phòng Công chứng Thăng Long trong nhiều năm liền được nhận bằng khen, giấy khen của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội, UBND quận Hai Bà Trưng về thành tích trong hoạt động dịch vụ công chứng và hoạt động bổ trợ tư pháp Đặc biệt tháng 04/2011, Văn phòng Công chứng Thăng Long được vinh dự đón tiếp đoàn đại biểu của Hiệp hội công chứng Pháp ghé thăm và trao đổi kinh nghiệm về lĩnh vực công chứng của một số nước trên Thế giới

Văn phòng Công chứng Thăng Long cũng là một trong những tổ chức hành nghề công chứng đầu tiên thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp ở mức cao cho Công chứng viên với mức trách nhiệm bảo hiểm tương đương 1.000.000 USD (Một triệu USD)

Cùng với quá trình phát triển, đến nay Văn phòng Công chứng Thăng Long đã thực sự trở thành Văn phòng công chứng có uy tín trên địa bàn, ngày càng đáp ứng được các nhu cầu công chứng và tạo dựng được uy tín cho mọi đối tượng khách hàng

Một số hình ảnh về Văn phòng Công chứng Thăng Long – Phụ lục 1

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

Văn phòng Công chứng Thăng Long là một tổ chức có tư cách pháp nhân hoạt động theo Luật Công chứng, do các thành viên là cá nhân, tổ chức tham gia sáng lập, góp vốn thành lập và cùng chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình trong phạm

vi góp vốn, cùng nhau quản lý, điều hành văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ: Văn phòng Công chứng Thăng Long thông qua hoạt động công chứng góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Cơ cấu tổ chức gồm: Hội đồng thành viên, Ban điều hành, Phòng nghiệp vụ 1, phòng nghiệp vụ 2, phòng nghiệp vụ 3, phòng quan hệ khách hàng, phòng kế toán - tài chính - nhân sự (phòng HCTH) và phòng lưu trữ hồ sơ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức – Phụ lục 2

Tầm nhìn: văn phòng công chứng Thăng Long phấn đấu trở thành một Tổ chức

hành nghề công chứng chuyên nghiệp cung cấp các sản phẩm & dịch vụ công chứng toàn diện với chất lượng cao và an toàn về pháp lý phục vụ khách hàng

Sứ mệnh: với mục tiêu và chiến lược cung cấp dịch vụ công chứng một cách

chuyên nghiệp, đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng, văn phòng công chứng Thăng Long đã lập các bộ phận nghiệp vụ chuyên trách với sự tư vấn hỗ trợ của các

Công ty luật, Văn phòng luật sư liên kết để nghiên cứu sâu về chuyên môn, trong đó chú trọng đến các vấn đề liên quan đến hoạt động thế chấp, cầm cố, bảo lãnh của ngân hàng

Giá trị cốt lõi: văn phòng công chứng Thăng Long chú trọng tạo dựng giá trị

bền vững; xây dựng hệ thống, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao; xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đề cao giá trị văn hoá doanh nghiệp; áp dụng công nghệ và khoa học quản lý tiên tiến vào hoạt động của văn phòng để tạo ra các sản phẩm & dịch vụ tốt nhất và an toàn về pháp lý, bảo vệ quyền

và lợi ích của khách hàng, người lao động

2.1.2 Khái quát về phòng hành chính tổng hợp

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Phòng Hành chính tổng hợp là bộ phận thuộc Văn phòng Công chứng Thăng Long, thực hiện chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc tổng hợp, điều phối mọi hoạt động của cơ quan theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các nhiệm vụ; tổ chức cán bộ, hành chính, quản trị và pháp chế

Nhiệm vụ cụ thể của phòng hành chính tổng hợp:

- Tham mưu cho Ban Giám đốc việc tổng hợp kế hoạch làm việc chung theo chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công chứng Thăng Long;

- Rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật (văn bản hết hiệu lực, văn bản thay thế văn bản hết hiệu lực, văn bản mới ban hành, các quy định mới …) thuộc lĩnh vực công chứng; tuyên truyền, phổ biến và cập nhật các quy định mới của pháp luật thuộc lĩnh vực công chứng

- Đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, nội quy, quy chế của cơ quan

- Quản lý tài sản chung, mua sắm và cấp phát vật dụng hành chính, kỹ thuật, tài liệu, các trang thiết bị vật dụng khác của cơ quan và quản lý, theo dõi hoạt động xe ô

tô của cơ quan

- Là đầu mối trong việc xây dựng mối quan hệ, hợp tác giữa các tổ chức, cá nhân đến làm việc với văn phòng công chứng; phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…

- Thực hiện công tác tiếp công dân, giải đáp mọi thắc mắc, giải quyết khiếu nại,