Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam thực trạng và giải pháp

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI

VIỆT NAM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : TRỊNH VĂN DƯƠNG

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVC009, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13C

LỜI CẢM ƠN

Tên tôi là Trịnh Văn Dương, sinh viên lớp ĐH-QTVP13C, trong quá thực hiện bài khóa luận, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, giải đáp thắc mắc nhiệt tình từ phía các cán bộ, các anh, chị phòng Lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học

xã hội Việt Nam

Đồng thời, tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa nói chung, Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng

đã tạo điều kiện cho tôi được đi khảo sát tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, giúp ích rất nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu và hoàn thành bài khóa luận

Với tình cảm chân thành nhất tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, thạc

sĩ Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong suốt thời gian tôi viết khóa luận này

Cảm ơn gia đình - những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè đồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tôi có thể hoàn thành khóa luận của mình

Trong quá trình thực hiện bài khóa luận, mặc dù đã rất cố gắng nhưng

do trình độ còn nhiều hạn chế do vậy bài khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để khóa luận được hoàn thiện hơn

Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế, qua đó tôi có thêm những kinh nghiệm, những kiến thức hữu ích trên con đường theo đuổi sự nghiệp của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, tháng 4 năm 2017

Chủ nhiệm đề tài

Trịnh Văn Dương

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

TC-HC Tổ chức hành chính

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài 5

PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ 6

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 6

1.1 Cơ sở lý luận 6

1.1.1 Công tác văn thư 6

1.1.1.1 Khái niệm 6

1.1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 6

1.1.1.3 Yêu cầu về công tác văn thư 7

1.1.1.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 9

1.1.2 Công tác lưu trữ 10

1.1.2.1 Khái niệm 10

1.1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ 11

1.1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 13

1.1.3 Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ 13

1.1.3.1 Khái niệm tổ chức, quản lý 13

1.1.3.2 Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 14

1.2 Cơ sở pháp lý 15

Tiểu kết chương 1 18

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ 19

VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC 19

XÃ HỘI VIỆT NAM 19

2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19

2.1.2.1 Vị trí và chức năng 20

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 20

2.1.3.Cơ cấu tổ chức 21

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phòng hành chính) 22

2.2.1 Vị trí chức năng 22

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 23

2.2.3 Cơ cấu tổ chức 26

2.3 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 26

2.3.1 Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ 26

2.3.2 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ 27

2.3.3 Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ 27

2.3.4 Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc 30

2.3.5 Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo 30

2.3.6 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu

trữ 31

2.4 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện 31

2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 31

2.4.1.1 Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành 31

2.4.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 32

2.4.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 33

2.4.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 34

2.4.2 Quản lý văn bản đi 35

2.4.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản 35

2.4.2.2 Đăng ký văn bản 36

2.4.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn 37

2.4.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 38 2.4.2.5 Lưu văn bản đi 38

2.4.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 39

2.4.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 39

2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến 39

2.4.3.3.Trình, chuyển giao VB đến 41

2.4.3.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 43

2.4.4 Quản lý và sử dụng con dấu 43

2.4.4.1 Các loại con dấu 43

2.4.4.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 44

2.4.4.3 Bảo quản con dấu 45

2.4.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 45

2.4.5.1 Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức 45

2.4.5.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 45

2.4.5.3 Phương pháp lập hồ sơ 45

2.4.5.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 46

2.5 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Viện 46

2.5.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 46

2.5.2 Công tác phân loại tài liệu 47

2.5.3 Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị 51

2.5.4 Công tác thống kê, bảo quản tài liệu 55

2.5.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 57

Tiểu kết chương 2 60

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 61

TỔ CHỨC TÁC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 61

TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 61

3.1 Những ưu điểm về công tác tổ chức quản lý, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 61

3.2 Một số hạn chế 62

3.3 Nguyên nhân 63

3.4 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ 64

3.4.1 Một số phương hướng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 64

3.4.1 Nhóm giải pháp về phía Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 65

3.4.1.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 65

3.4.1.2 Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ 66

3.4.1.3 Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 67

3.4.1.4 Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 68

3.4.1.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,

lưu trữ 69

3.4.1.6 Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ 70

Tiểu kết chương 3 71

PHẦN KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của

cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chính

thông qua các văn bản tài liệu

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do

đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù là đơn vị nghiên cứu khoa học, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị,…là rất nhiều, đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Viện phải biết sắp xếp,

xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ

Trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung

và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng

Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh

mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ, của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong thời gian qua còn tồn tại, hạn chế: Việc

chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản vẫn còn những vấn đề bất cập; Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu quả

Thực tế này đòi hỏi phải có một sự đổi mới trong cách thức tổ chức, quản lý về văn thư lưu, lưu trữ tại đây nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho mọi hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đòi hỏi cấp thiết trong thời gian tới

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý VTLT đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; cũng như tình hình thực tế mà tôi đã khảo sát được trong thời gian qua Chính vì thế tôi quyết định chọn đề

tài : ''Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp '' làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của

mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những đề tài không còn quá mới

mẻ nhưng lại thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề của các nhà khoa học và các nhà quản lí Trong phạm vi đề tài, tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau:

- “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm

- “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” của tác giả Tiết Hồng Nga

- “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất bản Hà Nội, 1987

- “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản Hà

Nội,1990

- Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” của tác giả Nguyễn

Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992

- “Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và công tác lưu trữ” của tác giả Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998

Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số công trình nghiên cứu liên

quan như:

- Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội

- “Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ” của tác giả Hồ Thị Ngọc Hà

- “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 :

2000 vào công tác văn thư tại Chi cục thuế Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến

- Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm

Lệ, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Huỳnh Thị Hoàng Thư

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về cơ sở lý luận về tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ

Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam để thấy được những thành tựu và hạn chế

Đề xuất được một số giải pháp có thể thực thi và đem lại hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức quả lý về Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Có 3 nhiệm vụ cơ bản:

Thứ nhất: Trình bày cơ sở sở lí luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư

- lưu trữ

Thứ hai: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn

lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân những ưu điểm và hạn chế

Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác

tổ chức, quản lý lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và cả nước nói

chung

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn của Công tác tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm vẫn còn nhiều hạn chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này, từ đó góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp

- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác văn thư lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan hành

chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng

- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết

- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác lưu trữ tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được

- Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác văn thư

lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

1.1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản:

Một là, soạn thảo ( xây dựng ) và ban hành văn bản Nội dung này bao gồm:

+ Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo

+ Lựa chọn thông tin, tài liệu

+ Lựa chọn tên loại, xác định thể thức

+ Xây dựng đề cương bản thảo

+ Viết bản thảo

+ Duyệt bản thảo

+ Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo

+ Hoàn thiện văn bản

+ Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành

+ Ký văn bản và ban hành văn bản

Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Nội dung này bao gồm:

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

+ Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ba là, Quản lý và sử dụng con dấu

1.1.1.3 Yêu cầu về công tác văn thư

Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến văn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan Vì thế trong quá trình

thực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau:

+ Nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá

trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa

thủ tục giải quyết văn bản

+ Chính xác: Công tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thông

tin bằng văn bản Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiện chính xác không chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâu

nghiệp vụ

Chính xác về nội dung:

Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng

phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành

Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể

như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản

+ Bí mật:

Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn

cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

+ Hiện đại:

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư không chỉ nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con người làm công tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu

1.1.1.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

+ Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

+ Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,

phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn

bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.1.2 Công tác lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm

Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản năm 2000 thì công tác lưu trữ “là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”

Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động

của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”

Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hư hỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lý công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ Trong đó, các nhiệm vụ

cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việc thiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hành văn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kết

quả công tác lưu trữ

+ Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên không thể thiếu

đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảm nhiệm công việc này Bởi vì, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ là công việc có tính chất tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu

trữ

+ Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán

bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan

Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Để tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động lưu trữ các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phải ban hành văn bản pháp luật để làm nền tảng cho các hoạt động thực thi pháp luật về lưu trữ trên thực tiễn, đồng thời là cơ sở pháp

lý cho kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ và là căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ

+ Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu

Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trò là công cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luật nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quy định của pháp luật Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lý trong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chức

thì pháp luật là công cụ, phương tiện để quản lý điều hành

+ Kiểm tra, hướng dẫn và tổng kết báo cáo công tác lưu trữ

Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra và đánh giá tổng kết, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướng mắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giải quyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời Từ đó đưa ra được những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điều

hành

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ

+ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho

công tác tra tìm tài liệu

+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ

không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả

+ Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

1.1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống nói chung và hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói riêng Công tác lưu trữ có một số

ý nghĩa như:

Một là, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nứớc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hoạt động hệ thống thể chế hành chính nhà nước Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng, độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản

Hai là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả cao

Ba là, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho họat động quản lý nhà nước, khắc phục nạn quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

Bốn là, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phân thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân

1.1.3 Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ

1.1.3.1 Khái niệm tổ chức, quản lý

Về tổ chức, trong thực tế có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức

một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn

tại của sự vật Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật" Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người Theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó

Mặt khác, theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành

những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành

Về quản lý, Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản

lý” Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh

Theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”

Tiếp cận theo vai trò của quản lý thì “Quản lý là sự tác động có tổ chức,

có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”

Nội dung tổ chức, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm:

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư ,lưu trữ

Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ

Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư,lưu trữ

Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

1.2 Cơ sở pháp lý

 Hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

Để thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, thì việc ban hành các văn bản quản lý chúng có vị trí vô cùng quan trọng, vì đây là lĩnh vực hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chấp hành thực hiện các nguyên tắc, chế độ, quy định của nhà nước

Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành hệ thống tương đối đầy đủ các văn bản quy định về các lĩnh vực hoạt động của công tác văn thư, công tác lưu trữ và bảo mật tài liệu

Đây là hành lang pháp lý để Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện theo quy định và trên cơ sở đó xây dựng thành Quy chế, Quy định, Quy trình áp dụng triển khai phù hợp với nội dung đặc điểm, tính chất

hoạt động của cơ quan phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu khoa học xã hội

Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ

- Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ;

- Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ;

- Quyết định số 280/TTg ngày 29/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ v/v

đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính;

- Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà

nước v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ

Văn bản về công tác văn thư

- Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 22/4/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Văn bản về công tác lưu trữ

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ;

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/9/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 14/4/2006 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành danh mục một số các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;

- Quy định 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Tiểu kết chương 1

Chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Văn thư, lưu trữ là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Làm tốt công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC

XÃ HỘI VIỆT NAM

2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học

Xã hội Việt Nam

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử

- Địa lý - Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) được thành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có quá trình phát triển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau, đến ngày 22 tháng 12 năm 2013 viện chính thức mang tên Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, với trên 2000 người trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sỹ khoa học, tiến sỹ, thạc sỹ, thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội khác nhau Cùng với trụ sở nghiên cứu chính là Hà nội, Viện còn có nhiều viện nghiên cứu thành viên được đặt rải rác ở Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột…

Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, kinh nghiệm làm việc lâu năm cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại Viện luôn hoàn thành tốt công việc được giao với chất lượng cao Đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu khoa học mà Đảng và Nhà nước đề ra nhằm đẩy mạnh hợp tác quốc tế, tạo đà cho

sự nghiệp phát triển đất nước

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày

22 tháng 2 năm 2013 như sau:

2.1.2.1 Vị trí và chức năng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng chính là:

Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;

Cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh

và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa;

Thực hiện tư vấn về chính sách phát triển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ;

Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội;

Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam;

Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo

và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước, ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp;

Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của

pháp luật;

Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp;

Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật; Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí;

Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền;

Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3.Cơ cấu tổ chức

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm Chủ tịch và không quá 03 Phó Chủ tịch Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là người đứng đầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật

về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm về nhiệm vụ được phân công

Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05

đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam (phụ lục 01)

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phòng hành chính)

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH được căn cứ vào Quyết định số : 517/QĐ - KHXH của Viện Hàn lâm KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014

2.2.1 Vị trí chức năng

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( sau gọi tắt là Viện Hàn lâm ),có tên giao dịch bằng tiếng anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences

Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt động chung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ

sở vật chất ( nhà đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật

tự, an toàn cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch Viện Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định

Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định

của pháp luật

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây;

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm trình Chủ tịch Viện Hàn lâm

Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn lâm và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này

Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện Tham mưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn

vị theo lĩnh vực được phân công

Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc

Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án,dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức, thủ tục đối với văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện Hàn lâm ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến

Chủ trì, phối hợpvới các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm

vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng Chính phủ điện tử

Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện

Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn

phòng Viện Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động

của cơ quan Viện Hàn lâm, thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của chủ tịch Viện hàn Lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý

Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Công

đoàn, Đoàn thanh niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm

Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và văn hóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý, thường trực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm

Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm

Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( nếu có ), giải quyết chế độ

ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm

Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm

Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn lâm và cơ quan cấp trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác

Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết

bị phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý

Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả

Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện

nhiệm vụ được giao

Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao

2.2.3 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm

Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Viện Hàn lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hàn lâm

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công Chánh Văn phòng có trách nhiệm xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch

vụ khoa học trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( xem phụ lục 02)

2.3 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

2.3.1 Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

Tại phòng TC – HC: phòng không có biến động về mặt nhân sự, số lượng nhân sự đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư, phòng có 5 cán bộ chuyên trách Cơ cấu tổ chức Phòng TC-HC thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm có 01 Trưởng Phòng (Chuyên viên chính), 01 Phó Trưởng phòng (Chuyên viên) và 04 nhân viên (Trong đó có 03 chuyên viên)

04 nhân viên, trong đó có 01 chuyên viên quản lý và sử dụng con dấu, 01chuyên viên quản lý và giải quyết văn bản đi đến, 01 chuyên viên làm công tác chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần

Tại Văn phòng: Phòng Lưu trữ được thành lập năm 2001 Nhân sự hiện tại (năm 2017) phòng có biến động về mặt nhân sự, phòng có 03 cán bộ chuyên trách

Các đơn vị trực thuộc: Hiện tại chưa có quy định của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ Trên thực tế, Phòng Hành chính có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ tài liệu hành chính Trung tâm Thư viện có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ sản phẩm nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học) và kết quả đào tạo (luận văn, luận án)

2.3.2 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ

Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan

Tại viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam bộ phận quản lý công tác lưu trữ

có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư ,lưu trữ; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác của cơ quan trong thời gian tới

Để thực hiện chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước, trong những năm gần đây, các quy định pháp luật về lĩnh vực này cũng đã được Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành cơ quan Trung ương và địa phương xây dựng, sửa đổi, bổ sung để ban hành làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện trong thực tiễn

Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn

lâm để triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cụ thể đã ban hành được

những văn bản sau:

Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư:

- Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21/12/2007 của Văn phòng Viện KHXH Việt Nam về ban hành Quy chế về Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện KHXH Việt Nam quản lý;

- Quyết định 634/QĐ-VP ngày 25/6/2008 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về ban hành Quy trình Ban hành văn bản;

- Quyết định số 1001/QĐ-VP ngày 09/9/2008 của Chánh Văn phòng Viện khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Quản lý văn bản gửi đến Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Công văn số 147/KHXH-VP ngày 27/02/2006 v/v ban hành mẫu văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Công văn số 960/KHXH-VP ngày 21/8/2007 của Chủ tịch Viện Khoa

học xã hội Việt Nam về các mẫu và thể thức văn bản

Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ

- Quyết định số 103/QĐ-KHXH ngày 14/02/2001 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia;

- Quyết định số 983/QĐ-KHXH ngày 26/9/2001 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành Danh mục thời hạn bảo quản tài liệu kế toán;

- Quyết định số 325/QĐ-KHXH ngày 28/4/2003 của Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia;

- Quyết định số 1155/QĐ-KHXH ngày 19/7/2005 của Chủ tịch Viện

Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán;

- Quyết định số 387/QĐ-KHXH ngày 08/5/2006 của Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Quyết định số 1705/QĐ- VP ngày 21/12/2007 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về bảo quản, khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Quyết định số 857/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập Danh mục hồ sơ;

- Quyết định số 856/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập hồ sơ việc;

- Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 719/QĐ-VP ngày 28/5/2009 của Chánh Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 539/QĐ-KHXH ngày 23/4/2012 ban hành Quy chế bảo

vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Ngoài ra Viện Hàn lâm còn ban hành công văn chỉ đạo về việc thống kê

cơ sở công tác lưu trữ, hướng dẫn tiêu hủy tài liệu

Từ hệ thống văn bản quy phạm về công tác văn thư lưu trữ nói trên, chúng ta có thể thấy trong suốt thời gian qua, lĩnh vực này luôn được quan tâm, chú trọng Văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành phù hợp với pháp luật hiện hành và đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện Hàn lâm

Tuy nhiên, qua xem xét các văn bản hiện hành, chúng ta nhận thấy một

số văn bản chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới Nhiều văn bản ban hành

đã lâu, đến nay có nhiều điểm không còn phù hợp…

Như vậy, việc tiếp tục sửa đổi, bổ sung, ban hành mới để hoàn thiện hệ thống văn bản của Viện về các lĩnh vực này trong thời gian tới là hết sức cần thiết

2.3.4 Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc

- Thực hiện kiểm tra một số đơn vị trực thuộc theo kế hoạch kiểm tra

chéo định kỳ 2 năm một lần các bộ ngành cơ quan trung ương do Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước chỉ đạo (2003, 2005, 2009)

- Năm 2014 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã chủ động kiểm tra, hướng dẫn 10 đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ

- Trong những năm gần đây việc thực hiện kiểm tra chéo định kỳ vẫn được tiến hành thường xuyên và đem lại những hiệu quả thiết thực

2.3.5 Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:

+ Tổ chức, thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định

kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội

vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

+ Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (báo cáo kế hoạch 5 năm 2016-2020)

- Các đơn vị trực thuộc:

+ Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

 Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêu cầu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

2.3.6 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vô cùng cần thiết Trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan

+ Cử cán bộ tham gia thi và học các lớp đào tạo đại học, trung cấp về văn thư, lưu trữ do các Trường và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức

+ Tổ chức các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ

và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

2.4 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện

2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Soạn thảo và ban hành văn bản là khâu quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức Trong hoạt động quản lý, từ việc ban hành chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đến chỉ đạo điều hành thực hiện công việc đều phải dùng đến văn bản Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản có tầm quan trọng và các yêu cầu của công tác này đòi hỏi rất cao

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện, có chức năng giúp Lãnh đạo Viện trong việc tổ chức và ban hành các văn bản của Viện Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành văn bản mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại văn bản; văn phong và quy trình ban hành văn bản là hết sức quan trọng và cần thiết

2.4.1.1 Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành

 Hệ thống văn bản của cơ quan ban hành bao gồm:

VB hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo,