Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện đại từ tỉnh thái nguyên

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ - TỈNH THÁI NGUYÊN Khoá luận tốt nghiệp

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ - TỈNH THÁI NGUYÊN

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS TRẦN THU HÀ

Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ LAN HƯƠNG

Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB026, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI – 2017

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn nhà trường và các giảng viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện để chúng em có thể được đi kiến tập và thực tập tại các cơ quan, văn phòng

Em xin chân thành cảm ơn Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND&HĐND huyện Đại Từ (tỉnh Thái Nguyên) đã tiếp nhận em đến kiến tập và thực tập, tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn em làm những công việc liên quan đến những kiến thức em đã học tại trường hàng ngày để em có thể hoàn thành khóa luận này Em cũng xin chân thành cảm ơn các giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và giảng viên hướng dẫn thực hiện khóa luận: Thạc sĩ Trần Thu Hà đã tận tình giảng dạy để em có những kiến thức quý báu, và qua đó

em có thể hoàn thành khóa luận đồng thời áp dụng được vào công việc sau khi

ra trường

Do thời gian, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm của em vẫn còn hạn chế nên bài làm của em vẫn còn những thiếu sót không thể tránh khỏi được Vì vậy em rất mong nhận được lời nhận xét, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo

để bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Lan Hương

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Tính cấp thiết của đề tài 4

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 7

3 Mục tiêu nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 8

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

6 Giả thuyết nghiên cứu 9

7 Phương pháp nghiên cứu 9

8 Cấu trúc của đề tài 10

B PHẦN NỘI DUNG 11

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 11

1 Khái niệm về văn bản, văn bản hành chính, các loại văn bản hành chính 11

2 Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính……… 12

2.1 Yêu cầu về nội dung văn bản………12

2.2 Yêu cầu về thể thức văn bản 14

2.3 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản 16

2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung 17

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN 20

1 Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 20

1.1 Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 20

1.2 Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội 23

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND

huyện Đại Từ 23

1.3.1 Chức năng 26

1.3.2 Nhiệm vụ 26

1.3.4 Nguyên tắc làm việc 28

2 Khảo sát về bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính củaUBND huyện Đại Từ 29

3 Kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ 34

4 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Đại Từ 49

5 Bố cục văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 50

6 Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ 59

7 Ứng dụng công nghệ thông tin và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ 60

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ……… 67

C PHẦN KẾT LUẬN 72

D PHẦN PHỤ LỤC 74

I PHỤ LỤC GIÁO TRÌNH 74

II PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN 74

III PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐẠI TỪ 74

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Như chúng ta đã biết: Trong mỗi cơ quan đều có văn phòng Văn phòng

là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng gồm 3 chức năng: chức năng tham mưu lãnh đạo, chức năng giúp việc điều hành và chức năng hậu cần Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năng chính của các cơ quan, tổ chức do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:

- Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản

lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

- Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, quy trình,…)

- Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v…

Theo đó, nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt sẽ đem lại hiệu quả hoạt động cao của cơ quan tổ chức, giúp mọi hoạt động của tổ chức đi theo đúng mục tiêu đã đề ra và giúp tổ chức ngày càng phát triển Ngược lại, nếu công tác văn phòng không được chú trọng thực hiện đúng hướng sẽ gây ra những hậu quả khôn lường, có thể kéo cả một tổ chức đi xuống và dẫn đến nhiều khó khăn hậu quả không mong muốn Vì vậy, công tác văn phòng luôn được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… chú trọng, nó không chỉ đem lại lợi ích to lớn cho cơ quan, tổ chức mà còn góp phần vào thúc đẩy quá trình xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội tiên tiến

Muốn thực hiện tốt công tác văn phòng đòi hỏi phải có trí tuệ, năng lực

tư duy hiệu quả nhất của con người, mà muốn làm được điều đó cần phải có quá trình trau dồi kiến thức, rèn luyện, học hỏi và có thời gian cọ sát ngoài thực tế để có kinh nghiệm

Trong văn phòng, đặc biệt là văn phòng của các cơ quan hành chính Nhà nước, công tác soạn thảo văn bản hành chính là một công tác rất quan trọng Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau Trong

đó, văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà

nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản

lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin

điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng

và phức tạp

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật

Từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, chỉ đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình công tác, đề đạt ý kiến lên trên cấp trên, trao đổi công việc với các cơ quan,

cách khác đều được văn bản hóa Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói riêng Văn bản là cầu nối giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giữa cơ quan cấp trên với cấp dưới, giữa Trung ương với địa phương và giữa các cơ quan ngang cấp, cơ quan không cùng hệ thống với nhau Văn bản còn là sản phẩm phản ánh kết quả lao động của một tập thể hoặc của một cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức…

Qua đó, chúng ta có thể thấy soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, đặc biệt là các cơ quan có chức năng hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các quyết định quan trọng như Chính phủ, các bộ , ngành, ủy ban nhân dân tỉnh, Ban chấp hành Trung ương Đảng… Đây không phải là công tác nghiệp vụ thuần túy, mà

là một công việc mang công tác chính trị cao Tóm lại, văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, vì vậy trong hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức cần coi trọng đúng mức công tác này

Để soạn thảo văn bản đúng chính xác, đảm bảo nội dung và hình thức, tính pháp lý…, người soạn thảo phải nắm vững các nội dung sau đây:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước

- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan

- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp

- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước

- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật

Qua thời gian kiến tập và thực tập tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em đã được tiếp xúc với nhiều công tác văn phòng như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội họp, Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu của công tác soạn thảo văn bản trong các cơ quan tổ chức như đã nêu ở trên, em xin chọn đề tài ”Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Đã có những tác giả nghiên cứu về vấn đề soạn thảo văn bản như:

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản Tác giả: GS TS Nguyễn Đăng Dung (Chủ biên) - PGS TS Nguyễn Hoàng Anh TS Võ Trí Hảo

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản Tác giả: ThS Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới

- Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản Biên soạn: ThS Vương Thị Kim Thanh

Đã có một số đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về UBND huyện Đại

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Đề tài nghiên cứu của em nhằm làm rõ thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm

và nhược điểm

- Những giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Bộ phận nào chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

- Những văn bản chỉ đạo về công tác soạn thảo văn bản hành chính do cơ quan ban hành

- Quy trình soạn thảo các loại văn bản hành chính tại cơ quan, ưu điểm và nhược điểm

- Số lượng văn bản hành chính do cơ quan soạn thảo và ban hành ra trong một năm

- Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục

- Công tác thanh tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính tại

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại

UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên Cụ thể là trong thời gian từ năm 2015 – tháng 2 năm 2017

Phạm vi nghiên cứu:

- Các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm trong công tác soạn thảo văn bản hành chính

- Những văn bản chỉ đạo và việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nhằm tăng cường công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên

- Quy trình soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan

- Công tác kiểm tra đánh giá về công tác soạn thảo văn bản hành chính

- Ứng dụng CNTT và lắp các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu đề tài nghiên cứu về Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên được áp dụng vào thực tế sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tránh được những sai sót, tăng cường hiệu quả quản lý và giúp các công việc được giải quyết dễ dàng hơn, phù hợp với chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Đại

Từ

7 Phương pháp nghiên cứu

Em sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau để hoàn thành bài khóa luận này:

- Phương pháp thống kê số liệu tài liệu trong 2 năm 2015 và 2016

- Phương pháp quan sát khoa học để có thể tìm ra những sai sót hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản hành chính nhằm đưa ra cách khắc phục

- Phương pháp điều tra tìm kiếm những văn bản liên quan phục vụ nội dung nghiên cứu

- Phương pháp mô tả về kỹ thuật soạn thảo văn bản và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ soạn thảo và ban hành văn bản

- Phương pháp phân tích các ưu nhược điểm trong công tác soạn thảo văn bản và tổng kết để đưa ra các giải pháp

8 Cấu trúc của đề tài

C PHẦN KẾT LUẬN

D PHẦN PHỤ LỤC

- Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà

nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

+ Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể Bao gồm:

+ Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng

để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi

chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng

và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

 Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

 Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể Ví dụ:

Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một

sự việc để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật

- Soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước phải tiến hành trong công tác soạn thảo văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động

2 Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính

2.1 Yêu cầu về nội dung văn bản

- Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ

trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

- Văn bản phải có tính khoa học Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác

+ Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề

+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước

+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản

- Văn bản phải có tính đại chúng Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu

để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp nhận được Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản

- Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền) Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương) Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở

pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác

Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp Vì vậy, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định

- Văn bản phải có tính khả thi Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có

đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó

+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian

2.2 Yêu cầu về thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể Văn bản hành chính phải được soạn

theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01) đảm bảo các tiêu chí:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác:

Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000

Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế,

sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ

cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website)

Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

2.3 Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định

rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm

từ đó

- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản

và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

Cần lưu ý một số điểm sau:

- Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện

- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau

- Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố

- Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên

dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành

- Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ

- Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được

- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo

2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp

công tác xây dựng và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau:

B1: Chuẩn bị

- Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản

- Xác định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

B2: Lập đề cương, viết bản thảo

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung đã hợp lý chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa

+ Kiểm tra về thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

B3: Trình duyệt, ký bản thảo

- Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét thông qua

- Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản

+ Bản dự thảo

+ Văn bản thẩm định (nếu có)

+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)

+ Các văn bản giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

B4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

- Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

- Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

- Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành

- Đóng dấu cơ quan

- Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN

1 Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên

1.1 Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại

Từ tỉnh Thái Nguyên

Vị trí địa lý:

Đại từ là Huyện miền núi nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Thái Nguyên, cách Thành Phố Thái Nguyên 25 Km, phía Bắc giáp huyện Định Hoá; Phía nam giáp huyện Phổ Yên và Thành Phố Thái Nguyên; Phía đông giáp huyện Phú Lương; Phía tây bắc và đông nam giáp tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Phú Thọ

Huyện Đại Từ có nhiều đơn vị hành chính nhất tỉnh: 30 xã, thị trấn, tổng diện tích đất tự nhiên toàn Huyện là 57.790 ha và 158.721 khẩu, có 8 dân tộc anh em cùng chung sống: Kinh, tày, Nùng, Sán chay, Dao, Sán dìu, Hoa, Ngái v.v ; Chiếm 16,58% về diện tích, 16,12% dân số cả tỉnh Thái Nguyên Mật độ dân số bình quân 274,65 người/km2

Là Huyện có diện tích lúa và diện tích chè lớn nhất Tỉnh ( Lúa 12.500 ha, chè trên 5.000 ha), Đại Từ còn là nơi có khu du lịch Hồ Núi Cốc được cả nước biết đến, đồng thời cũng là Huyện có truyền thống cách mạng yêu nước: Có 169 điểm di tích lịch sử và danh thắng Là đơn vị được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu anh hùng Lực lượng vũ trang

Điều kiện địa hình:

a) Về đồi núi: Do vị trí địa lý huyện Đại Từ được bao bọc xung quanh

bởi dãy núi:

- Phía Tây và Tây Nam có dãy núi Tam đảo ngăn cách giữa Huyện và tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ, độ cao từ 300 - 600m

- Phía Bắc có dãy Núi Hồng và Núi Chúa

- Phía đông là dãy núi Pháo cao bình quân 150 - 300 m

- Phía Nam là dãy núi Thằn Lằn thấp dần từ bắc xuống nam

b) Sông ngòi thuỷ văn:

- Sông ngòi: Hệ thống sông Công chảy từ Định Hoá xuống theo hướng Bắc Nam với chiều dài chạy qua huyện Đại Từ khoảng 2km Hệ thống các suối, khe như suối La Bằng, Quân Chu, Cát Nê v.v cũng là nguồn nước quan trong cho đời sống và trong sản xuất của Huyện

- Hồ đập: Hồ núi Cốc lớn nhất Tỉnh với diện tích mặt nước 769 ha, vừa là địa điểm du lịch nổi tiếng, vừa là nơi cung cấp nước cho các Huyện Phổ Yên, Phú Bình, Sông Công, Thành phố Thái Nguyên và một phần cho tỉnh Bắc Giang Ngoài ra còn có các hồ: Phượng Hoàng, Đoàn Uỷ, Vai Miếu, Đập Minh Tiến, Phú Xuyên, Na Mao, Lục Ba, Đức Lương với dung lượng nước tưới bình quân từ 40 - 50 ha mỗi đập và từ 180 - 500 ha mỗi Hồ

- Thuỷ văn: Do ảnh hưởng của vị trí địa lý, đặc biệt là các dãy núi bao bọc Đại Từ thường có lượng mưa lớn nhất Tỉnh, trung bình lượng mưa hàng năm

từ 1.800mm - 2.000mm rất thuận lợi cho phát triển sản xuất nông lâm nghiệp của Huyện ( đặc biệt là cây chè)

Điều kiện khí hậu thời tiết: Do mưa nhiều khí hậu thường ẩm ướt độ

ẩm trung bình từ 70 - 80% , nhiệt độ trung bình hàng năm từ 22 - 270 ( là miền nhiệt độ phù hợp cho nhiều loại cây trồng phát triển)

Về đất đai thổ nhưỡng: Tổng diện tích tự nhiên 57.848 ha Trong đó:

đất nông nghiệp chiếm 28,3%, đất Lâm nghiệp chiếm 48,43%; Đất chuyên dùng 10,7%; Đất thổ cư 3,4% Tổng diện tích hiện đang sử dụng vào các mục đích là 93,8%, còn lại 6,2% diện tích tự nhiên chưa sử dụng

Về tài nguyên - khoáng sản:

Tài nguyên rừng: Diện tích đất lâm nghiệp 28.020 ha, trong đó rừng tự

nhiên là 16.022 ha và rừng trồng từ 3 năm trở lên là 11.000 ha Chủ yếu là rừng phòng hộ, diện tích rừng kinh doanh không còn hoặc còn rất ít vì những năm trước đây đã bị khai thác bừa bãi và tàn phá để làm nương rẫy

Tài nguyên khoáng sản: Đại Từ được thiên nhiên ưu đãi phân bổ trên địa

bàn nhiều tài nguyên khoáng sản nhất Tỉnh, 15/31 xã, thị trấn có mỏ và điểm quặng Được chia ra làm 4 nhóm quặng chủ yếu sau:

- Nhóm khoáng sản là nguyên liệu cháy: Chủ yếu là than nằm ở 8 xã của Huyện: Yên Lãng, Hà Thượng, Phục Linh, Na Mao, Minh Tiến, An Khánh, Cát Nê Có 3 mỏ lớn thuộc Trung ương quản lý và khai thác: Mỏ Núi Hồng, Khánh Hoà, Bắc làng Cẩm Sản lượng khai thác hàng năm từ 10 đến 20 nghìn tấn/ năm

- Nhóm khoáng sản kim loại:

+ Nhóm kim loại màu: Chủ yếu là thiếc và Vônfram nằm tập trung chủ yếu ở xã Hà Thượng và rải rác ở một số xã khác trên địa bàn huyện + Nhóm kim loại đen: Chủ yếu là Titan, sắt nằm rải rác ở các điểm thuộc các xã phía Bắc của Huyện như Khôi Kỳ, Phú Lạc trữ lượng không lớn lại phân tán

- Nhóm khoáng sản phi kim loại: pyrit, barit, nằm ở rải rác các xã trong Huyện, trữ lượng nhỏ, phân tán

- Khoáng sản và vật liệu xây dựng: đất sét có trữ lượng lớn ở xã Phú Lạc, khai thác cát sỏi dọc các con sông Công và bãi bồi của dòng chảy

Về du lịch: Hiện đã hoàn thành xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển

du lịch sinh thái sườn đông dãy Tam Đảo, hoàn thành quy hoạch chi tiết khu

du lịch chùa Tây Trúc xã Quân Chu, Cửa Tử xã Hoàng Nông, quy hoạch chi tiết khu di tích lịch sử Lưu Nhân Chú nhìn chung tiềm năng phát triển dịch vụ

du lịch ở Đại Từ đã và đang được quan tâm phát triển, đây là tiềm năng lớn của Huyện cũng như của Tỉnh Thái Nguyên

Nguồn nhân lực: Dân số Đại Từ hiện có 158.721 nhân khẩu (Trong đó

dân số nông nghiệp chiếm 94%; Thành thị: 6%) Dân số trong độ tuổi lao động chiếm 56,5%.Lao động làm trong các Ngành nghề kinh tế chiếm 90,8% (Trong đó: Nông lâm nghiệp thuỷ sản chiếm 94,1%; Công nghiệp xây dựng chiếm 4,1%; Dịch vụ chiếm 1,2%)

1.2 Những lợi thế để phát triển kinh tế xã hội

- Lợi thế có tính chất quyết định và bền vững của Huyện là: Sự đoàn kết nhất trí của các dân tộc anh em trong Huyện, sự nhiệt tình cách mạng với sự lãnh đạo vững vàng của đảng bộ Huyện, nhân dân các dân tộc trong Huyện quyết tâm phấn dấu xây dựng nền kinh tế -xã hội phát triển về mọi mặt

- Có vị trí địa lý địa lý thuận lợi tạo điều kiện cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương

- Là Huyện có nhiều tài nguyên khoáng sản Đây là nhân tố quan trọng hình thành các cơ sở công nghiệp

- Tiềm năng về du lịch cũng là một lợi thế để phát triển ngành dịch vụ thương mại trên địa bàn

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND huyện Đại Từ

Ảnh 1: Một số hình ảnh về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên

1.3.1 Chức năng

UBND Huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND Huyện Đồng thời chỉ đạo hoạt động của các cơ quan thuộc UBND Huyện và UBND các

xã, thị trấn

1.3.2 Nhiệm vụ

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Đại Từ được quy định tại điều 97; 98; 99; 100; 101; 102; 103; 104; 105; 106; 107 và Điều 110 của Luật tổ chức HĐND & UBND được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 26/11/2003 Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính Phủ về việc quy định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp; Quyết định số 75/2006/QĐ-UBND ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính Phủ V/v ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND Huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh và Quyết định số 1832/QĐ-UBND ngày 10/5/2007 của UBND Huyện Đại Từ về ban hành quy chế làm việc của UBND Huyện Đại Từ

1.3.3 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Đại Từ là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

UBND huyện Đại Từ có 9 thành viên UBND trong đó có 01 Chủ tịch

và 03 Phó chủ tịch

Các cơ quan giúp việc cho UBND huyện Đại Từ gồm có các phòng, ban trực thuộc sau:

CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁC PHÒNG BAN, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

UBND HUYỆN ĐẠI TỪ

1 Phòng Nông nghiệp &PTNT

7 Phòng Tài nguyên &MT

8 Văn phòng HĐND&UBND Huyện

16 Trung tâm Chữa bệnh GDLĐXH Huyện

17 Đài Truyền thanh- Truyền hình

18 Ban Quản lý các Dự án đầu tư và XD Huyện

19 Phòng Dân tộc

20 Hội Chữ thập đỏ

21 Hạt Kiểm lâm huyện

1.3.4 Nguyên tắc làm việc

UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo

phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm

cá nhân của Chủ tịch, Phó chủ tịch và UBND huyện,

Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền, đảm bảo sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND và sự chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên Tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân

Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao cho một cơ quan, đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính Cấp trên không làm thay việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại Công việc được giao cho cơ quan đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

đó chịu trách nhiệm về công việc được giao

Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND huyện; Đồng thời thực hiện cải cách thủ tục hành chính, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời và hiệu quả

2 Khảo sát về bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính củaUBND huyện Đại Từ

Tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản là các cán bộ phòng Văn thư lưu trữ của UBND Huyện và một số cán bộ chuyên môn có liên quan

2.1 Cơ cấu cán bộ phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đại Từ:

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu cán bộ phòng lưu trữ UBND huyện Đại Từ

Phân công nhiệm vụ công tác cụ thể của từng cán bộ trong bộ phận Văn thư, lưu trữ như sau:

- Đ/c Chu Thị Lương: Làm trưởng bộ phận Văn thư, lưu trữ: Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ thuộc bộ phận Văn thư, lưu trữ Trực tiếp làm công tác văn thư, thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc đảm nhận

- Đ/c Đoàn Thị My: Cán bộ làm công tác văn thư Chịu trách nhiệm giữ con dấu của HĐND, UBND và các dấu chức danh của Lãnh đạo HĐND, UBND, Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND; Dấu của Chi bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện

Trưởng phòng (bộ phận) văn thư lưu trữ:

Chu Thị Lương

Cán bộ đánh máy

vi tính, photo copy văn bản:

- Đ/c Nguyễn Thị Liễu: Cán bộ làm công tác lưu trữ, kiêm thủ kho và phối hợp thực hiện làm công tác văn thư

- Đ/c Dương Thị Tâm: Cán bộ làm công tác đánh máy vi tính, photocopy văn bản, phối hợp thực hiện làm công tác văn thư

Ảnh 2: Một số hình ảnh về phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đại Từ

2.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng Văn thư lưu trữ:

+ Tiếp nhận đầy đủ văn bản đến, trình, chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân khi đã có ý kiến xử lý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và Chánh Văn phòng

+ Mở sổ theo dõi việc nhận, chuyển các đơn thư khiếu nại tố cáo báo cáo Chánh Văn phòng hàng tuần

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

+ Tiếp nhận và gửi đi các văn bản sau khi đã kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày Ghi số và ngày tháng, đóng dấu mức độ

Văn bản đi, đến phải được chuyển kịp thời cho người có trách nhiệm giải quyết Những văn bản có dấu mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay cho Chánh Văn phòng sau khi nhận được

+ Bảo quản sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác theo quy định tại Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ

+ Thường trực và quản lý máy điện thoại, máy FAX, không được sử dụng vào việc riêng Thông báo kịp thời các tin tức chuyển đến và đi cho Chánh Văn phòng Không được cho người không có nhiệm vụ vào trong quầy Văn thư – Lưu trữ

+ Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức

+ Thực hiện sao y, trích sao hoặc sao lục văn bản khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng (Theo đúng thể thức quy định tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP Ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Thông tư số 01/TT-BNV ngày 29/01/2011 của Bộ Nội vụ) + Lập hồ sơ tên gọi (theo quy định trong Thông tư số 33/TT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ) Văn bản trong hồ sơ tên gọi phải là văn bản chính, sắp xếp theo thứ tự đúng với số đăng ký trong sổ công văn theo từng tháng, quý, 6 tháng, cả năm và tiến hành chỉnh lý, kết thúc hồ sơ, nộp vào lưu trữ huyện

+ Thu thập, xử lý, đưa vào lư trữ hàng năm các tài liệu của HĐND, UBND và Văn phòng HĐND&UBND ban hành

+ Kiểm kê thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và lập cơ sở dữ liệu tra cứu

+ Sắp xếp bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản

+ Lập kế hoạch thu thập, xử lý đưa vào lưu trữ các nguồn tài liệu thuộc nguồn lưu trữ huyện

+ Giữ gìn bí mật nội dung các văn bản lưu trữ, chỉ được phép cho các

cá nhân, tổ chức tham khảo tài liệu khi có ý kiến của Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện

+ Phối hợp cùng văn thư thực hiện một số công việc khác khi Chánh Văn phòng phân công

+ Có nhiệm vụ đánh máy, nhân bản các văn bản của HĐNDUBND huyện và các cơ quan lien quan đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

+ Chỉ được đánh máy các văn bản đã được TT HĐND-UBND Huyện hoặc Lãnh đạo văn phòng phê duyệt Chỉ được nhân bản khi lãnh đạo cơ quan hoặc người soạn thảo trực tiếp kiểm tra đối chiếu bản thảo Văn bản được nhân bản xong chuyển phòng văn thư để vào sổ, lưu và phát hành theo chỉ đạo

+ Nhân bản đúng số lượng quy định

+ Các văn bản đánh vi tính xong phải lưu giữ vào máy, ghi ký hiệu vào

sổ theo dõi Các văn bản được duyệt đánh vi tính và nhân bản phải vào phiếu báo chuyển bộ phận tài vụ cấp phát giấy in

+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản theo đúng thời gian quy định

+ Sử dụng máy vi tính, máy photo copy đúng kỹ thuật, chủ động phát hiện những trục trặc hư hỏng để báo cáo với lãnh đạo Văn phòng sửa chữa kịp thời phục vụ công tác thường xuyên của HĐND và UBND + Bảo quản các trang thiết bị làm việc trong phòng máy vi tính, không cho người không có nhiệm vụ vào phòng máy vi tính

3 Kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản hành chính tại UBND huyện Đại

Từ

a Soạn thảo quyết định cá biệt

Bố cục nội dung của quyết định cá biệt gồm 2 phần: phần mở đầu nêu các căn cứ ban hành quyết định; phần nội dung chính: trình bày nội dung các quy định của quyết định

Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:

- Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn VB pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành VB Căn cứ pháp lý cho nội dung của VB: Viện dẫn các VB pháp luật quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung QĐ Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp về tính chất pháp lý của loại hình VB, còn đối với VB có tính chất pháp

lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian

- Căn cứ thực tiễn: Để ban hành một QĐ phải dựa trên cơ sở thực tiễn Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ yêu cầu thực tế và phù hợp với thực tế Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo cho văn bản có tính khả thi Căn cứ này gồm:

Các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…) hoặc được phản ánh trong các văn bản như: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị …

Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập

* Nội dung quy định

- Bắt đầu bằng từ “quyết định” được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau đó có dấu hai chấm

- Tiếp theo lần lượt trình bày các quy định của QĐ theo trật tự lôgíc: nội dung quy định có tầm quan trọng, khái quát thì trình bày trước Nội dung các quy định trong QĐ được trình bày thành các điều Nếu nội dung của QĐ trực tiếp có nội dung phức tạp thì có thể chia thành các khoản, điểm nằm trong các điều Còn đối với QĐ gián tiếp thì nội dung của các văn bản kèm theo (Quy định, Quy chế…) được chia thành các chương, điều, khoản, điểm

QĐ thường có từ 2-3 điều, nhiều nhất không quá 5 điều Trong đó:

Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của QĐ (là nội dung

đó được phản ánh trong trích yếu nội dung QĐ nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể hơn)

Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh chính của QĐ

Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành Có các trường hợp: Quy định

về hiệu lực VB: QĐ có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn hơn (một con số cụ thể ghi trong VB) Trường hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực sớm hơn so với ngày ban hành (hiệu lực trở về trước) nhưng phải đảm bảo hai nguyên tắc: thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý đối với hành

pháp lý; thứ hai, không quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn Quy định về

xử lý VB: Bãi bỏ VB trước có nội dung mâu thuẫn với quyết định (nếu có) Quy định về đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá nhân

có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các quy định của VB (các đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện chính, các đối tượng có trách nhiệm phối hợp thực hiện)