Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố hà nội

Trong quá trình hoạt động và thực hiện chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà nội phải ban hành một số lượng các văn bản hành chính rất lớn để

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN

ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn: THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện: PHAN HUỆ DƯƠNG

Mã số sinh viên: 1405QTVA010

Khoá: 2014 – 2018

Lớp: ĐH QTVP14A

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo ThS Đỗ Thị Thu Huyền, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với

đề tài:“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số

trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội”

Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên cứuvà hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS Đỗ Thị Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực soạn thảo

và ban hành văn bản để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp của trường đại Học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Đối ngoại của trường đại học Khoa học Tự Nhiên đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trình điều tra, khảo sát, thuthập dữ liệu có liên quan đến đề tài

Mặc dù tôi đã có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận này song khóa luận này vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế.Chính vì vậy, kính mong quý thầy cô, các nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệpcủa tôi được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua Những số liệu trong

đề tài phục cụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau và hoàn toàn trung thực

Ngoài ra, trong khoá luận còn sử dụng một số thông tin của tác giả khác,

cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Tôixin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongcông trình nghiên cứu này./

Hà Nội,ngày…tháng 3 năm 2018

Sinh viên

Phan Huệ Dương

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 6

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Kết cấu của đề tài 7

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 9

1.1 Một số khái niệm 9

1.1.1 Khái niệm văn bản 9

1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính 10

1.2 Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính 11

1.2.1 Đặc điểm văn bản hành chính 11

1.2.2 Chức năng của văn bản hành chính 12

1.2.3 Các loại văn bản hành chính 14

1.3 Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 17

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền 17

1.3.2 Yêu cầu về nội dung 18

1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày 20

1.3.4 Yêu cầu về ngôn ngữ 21

1.3.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 23

Tiểu kết 27

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 28

2.1 Khái quát về tổ chức hoạt động của một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội 28

2.1.1 Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 28

2.1.2 Trường đại học Nội vụ Hà Nội 30

2.1.3 Trường Đại học Khoa học Tự nhiên 34

2.2 Phân công trách nhiệm, các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 36

2.2.2 Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 37

2.3 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội 39

2.3.1 Số lượng văn bản ban hành 39

2.3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 41

2.3.3 Nội dung văn bản 42

2.2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 44

2.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày 50

2.3.5 Ngôn ngữ trong văn bản 59

Tiểu kết 60

CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 61

3.1 Nhận xét, đánh giá 61

3.1.1 Ưu điểm 61

3.1.2 Nhược điểm 64

3.1.3 Nguyên nhân 66

3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội 68

3.2.1 Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 68

3.2.2 Xây dựng và ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ 69

3.2.3 Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự 70

3.2.4 Tiêu chuẩn hoá văn bản 71

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản 71

3.2.6 Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72 3.2.7 Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất 74

Tiểu kết 75

KẾT LUẬN 76

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

PHỤ LỤC 81

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại phát triển và hội nhập kinh tế, xã hội hiện nay, việc trao đổi thông tin diễn ra hàng ngày giữa các cơ quan tổ chức ngày càng được cải thiện và dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng các máy móc hiện đại như điện thoại, máy tính, máy fax Nhưng, để đảm bảo hiệu quả thông tin cũng như tiến độ công việc hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức, thì không thể thiếu những văn bản, hay nói cách khác là những văn bản hành chính Bên cạnh đó, bộ máy hành chính nhà nước ngày càng được hoàn thiện và nâng cao, kéo theolà sự phát triển về kỹ năng chuyên môn của cán bộ cũng như chất lượng của các văn bản hành chính nhà nước

Trong đó, công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm đúng mức Bởi vì trong công tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành văn là bước đầu tiên cũng như căn bản nhất để cán bộ văn thư có thể thực hiện được nghiệp vụ của mình cũng như có thể soạn thảo và ban hành những văn bản truyền đạt được đúng nội dung cũng như trình bày đúng thể thức, thẩm quyền ban hành Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động tất yếu để để có thể điều hành và quản lý được

cơ quan tổ chức một cách dễ dàng

Hiện nay, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội là những

cơ sở đào tạo nguồn nhân lực uy tín trên cả nước Trong quá trình hoạt động

và thực hiện chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà nội phải ban hành một số lượng các văn bản hành chính rất lớn để truyền đạt thông tin cũng như thực hiện các công việc, nhiệm vụ theo tính chất của cơ quan tổ chức Để hoạt động giảng dạy và đào tạo của trường được diễn ra một cách tốt nhất thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cũng cần phải được coi trọng, nâng cao và không ngừng hoàn thiện

Từ yêu cầu thực tiễn trong quá trình học tập cũng như được tiếp xúc trực tiếp với công việc qua thời gian học tập, thực tập tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia Hà Nội); Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi nhận thấy việc nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại những trường đại học trên là vô cùng cấp bách Qua quá trình khảo sát thực tiễn cho thấy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội còn tồn tại một số hạn chế nhất định Chính vì vậy, cần phải đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở một số trường đại học, để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong thời điểm hiện nay cũng như là trong tương lai

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tôi quyết định chọn đề tài:

“Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường

đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của

mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Cho đến nay, tình hình nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều công trình nghiên cứu có thể kể đến như: giáo trình, sách, bài viết có liên quan, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, hay các bài khoá luận tốt nghiệp

Danh mục các công trình đã nghiên cứu có liên quan:

Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên giảng dạy trong các trường đại học hiện nay như:

- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản

quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia

Thành phố Hồ Chí Minh Giáo trình nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và

phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản khác cho sinh viên Bên cạnh đó Giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản” được biên soạn từ yêu cầu giảng dạy môn học rất quan trọng có cùng tên trong chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;

- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà

Nội, 2009 Giáo trình được các tác giả nghiên cứu về lý luận và thực trạng công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã có sự tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung của những cuốn giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao

thông Vận tải, Hà Nội Cuốn sách tập trung nghiên cứu những lý luận về văn bản hành chính, đồng thời hướng dẫn các kỹ năng cần thiết để soạn thảo các văn bản hành chính thông thường;

- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản

Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh;

- PGS Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) (2011), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Cuốn sách đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng ngày cũng như trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn

bản và công tác văn thư là tập hợp các văn bản gồm: Quyết định của Bộ

Chính trị, Quyết định của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, Luật của Quốc hội, Nghị định của Chính phủ, có hiệu lực thi hành trên cả nước

Bên cạnh đó còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp khoá luận tốt nghiệp của sinh viên các trường đại học như:

- Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Trung tâm Đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ: Thực trạng và Giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lưu Thị Hà Giang (2016), Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản

Quản lý tại Cục Trông trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông Thôn: Thực trạng và Giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phạm Thị Loan (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

tại Cục Công nghiệp địa phương – Bộ Công Thương, Khoá luận tốt nghiệp,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương để có thể đánh giá được một cách tổng quan nhất về tình hình soạn thảo và ban hành văn bản hiện nay tại Cục và đưa ra những giải pháo để góp phần làm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan

- Đinh Thị Kim Cúc (2016), Soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề tài đã khái quát được những vấn đề chung

liên quan đến văn bản hành chính nhà nước và từ đó đánh giá được thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình, đồng thời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này

Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu của công trình này đã đề cập một cách tương đối đầy đủ, trực tiếp hoặc gián tiếp và hầu hết chủ yếu tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan hành chính nhà nước như: UBND, các cục, bộ Tuy nhiên, hiện nay chưa có hoặc có nhưng nghiên cứu chưa sâu đề tài một cách tổng hợp về

soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

- Nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Nhận xét đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ như sau:

- Đưa ra cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.Từ đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà nước tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bàn hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

5.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội như: Trường đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường đại học Khoa học Tự nhiên và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Về thời gian: Vì đối tượng của đề tài nghiên cứu tương đối rộng, nên

đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về công tác công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học công lập gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên trong năm 2016 và năm 2017

6 Giả thuyết nghiên cứu

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội còn diễn ra một số hạn chế về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, về nội dung, cũng như quy trình soạn thảo và ban hành văn bản…

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Đề tài sử dụng trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, lấy duy vật biện chứng là phương pháp xuyên suốt và là cơ sở hình thành nhận thức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đưa ra được những nhận xét, đánh giá khách quan và chân thực nhất để tìm ra những giải pháp mang tính thực tiễn, khả thi

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Phương pháp phỏng vấn: thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ trong văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn abnr tại cơ quan nhằm bổ dung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được

- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: nguồn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, bài viết, sách có liên quan,… nghiên cứu kế thừa các nguồn tài liệu này và thu thập chính tài liệu, thông tin

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi sử dụng các phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt

để để đánh giá thực trạng và đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được chia làm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương này trình bày những lý luận chung về văn bản hành chính như các khái niệm, đặc điểm, chức năng, phân loại và nghiên cứu về những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương II: Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

Dựa trên nền tảng lý luận đã được trình bày ở chương 1, chương 2 sẽ đi vào nghiên cứu tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

Sau khi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, trên cơ

sở đó sẽ đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

1.1.1 Khái niệm văn bản

Như chúng ta đã được biết, văn bản là một công cụ mang tin vô cùng quan trọng và cần thiết đối với mọi hoạt động của các cơ quan tổ chức Chính

vì vậy, văn bản luôn là một trong những đề tài nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau.Với mỗi ngành khoa học đó, văn bản lại được nhìn nhận dưới một góc độ khác nhau trên một phương diện nhất định

Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang

Ninh và Hồng Dân năm 1996 có viết: “Văn bản là một thế hoàn chỉnh về hình

thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết” [10;15]

Một góc nhìn khác về văn bản trong cuốn Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị kinh doanh của tác giả Lương Văn Úc có đề cập:

“Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ

chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo”.[20;14]

Bên cạnh đó, tác giả Bùi Khắc Việt của cuốn sách Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có nêu lên quan điểm của mình về

khái niệm văn bản: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng

hình thức viết Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.” [21;10]

Chưa dừng lại ở đó, văn bản còn được nhìn nhận dưới góc độ hành chính học như trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác

giả Vương Đình Quyền có đề cập: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công

văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức” [17;57]

Còn đứng dưới góc độ văn bản học: “Văn bản là vật mang tin được ghi

bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người)” [9;23]

Từ những khái niệm được nghiên cứu và đề cập ở trên, ta có thể rút ra một khái niệm chung cho văn bản đó là: Văn bản là một vật mang tin được trình bày bằng chữ viết mang những ý nghĩa, mục đích, thông tin của chủ thể muốn truyền đạt nhằm đảm bảo mục đích giao tiếp, truyền đạt thông tin cũng như biểu đạt những yêu cầu nhất định đối với đối tượng giao tiếp

1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính

Cũng như văn bản, văn bàn hành chính cũng là một đề tài luôn được quan tâm và nghiên cứu từ rất nhiều các tác giả khác nhau Từ đó mỗi khái niệm của văn bản hành chính lại được đề cập với mức độ và phạm vi khác nhau

Theo TS Đoàn Thị Tâm tác giả của cuốn sách Soạn thảo và ban hành

văn bản hành chính có trình bày: “Văn bản hành chính là văn bản mang tính

thông tin, điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật (văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan quản lý hành chính ban hành) hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao địch, trao đổi, ghi chép công việc… của các cơ quan hành chính nhà nước.”[18;7]

Bên cạnh đó, khái niệm văn bản hành chính được thể hiện theo khía cạnh phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo của tác giả Ngô Sĩ Trung trong

cuốn Soạn thảo văn bản hành chính có viết: “Văn bản hành chính là các

thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội”.[19;6]

Một khía cạnh khác về khái niệm văn bản hành chính của tác giả Nguyễn Minh Phương trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính có đề cập: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ

quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị phản ánh một vấn đề một công việc nào đó theo quy định của pháp luật” [15;7]

Từ những khái niệm về văn bản hành chính ở trên ta có thể hiểu được văn bàn hành chính là: văn bản mang tính thông tin, cụ thể hoá việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý Bên cạnh đó, văn bản hành chính còn truyền đạt các thông tin quản lý được hình thành trong quá trình hoạt động cũng như hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tham gia quản lý xã hội

1.2 Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính

Đặc điểm về thẩm quyền này mang tính đối lập với đặc điểm về ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vì rằng văn bản quy phạm pháp luật mang tính bắt buộc chung trong phạm vi toàn quốc hoặc mỗi cấp địa phương, thể

hiện ý chí của giai cấp thống trị mà công cụ thực hiện là bộ máy nhà nước, cho nên, chỉ có một số cơ quan nhà nước mới được trao quyền ban hành văn bản vi phạm pháp luật [19;7]

Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành Trên thực tế, việc ban hành văn bản hành

chính chủ yếu là để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công, văn bản đó coi như hết giá trị Do đó,

có thể thấy, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

Tuy nhiên, cũng không thể không khẳng định trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và gồm nhiều đối tượng thi hành Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hoá công sở, v.v.) Việc đặt ra các quy chế, quy định này mặc dù mang tính nội bộ nhưng lại là văn bản điều chỉnh mọi hành vi có liên quan đến từng lĩnh vực hoạt động, mang tính bắt buộc thực hiện và thực hiện lặp lại nhiều lần đối với tất cả các thành viên của cơ quan, tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định trong mỗi cơ quan, tổ chức [19;7-8]

1.2.2 Chức năng của văn bản hành chính

Thứ nhất, chức năng thông tin: Với vai trò là phương tiện truyền đạt

thông tin, mọi văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên chức năng thông tin là chức năng vốn có của văn bản Trên phương diện lịch sử, việc truyền đạt thông tin bằng văn bản chỉ xuất hiện khi con người sáng tạo ra chữ viết, tức là khi xã hội đã phát triển đến mức độ nhất định, khi các mối quan hệ xã hội ngày càng nhiều và phức tạp mà con người

không thể lưu giữ lại thông tin một cách đầy đủ, chính xác bằng lời nói, từ đó,

họ phải sáng tạo ra hình thức khác để lưu giữ lại thông tin trong các hoạt động giao tiếp – hình thức viết.Mặc dù các nhà lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao dịch, nhưng việc truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan trọng hàng đầu, bởi vì, việc văn bản hoá thông tin không chỉ tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, nó còn là bằng chứng hiện hữu cho những thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo Các thông tin trong VBHC gồm 3 dạng với những đặc điểm riêng:

- Thông tin quá khứ, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Thông tin hiện tại, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc đang diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

- Thông tin tương lai, đó là các thông tin mang tính dự báo, cần thiết cho lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương lai) nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thứ hai, chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản được thể

hiện ở vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng quản lý Nhờ việc văn bản hoá thông tin, quyết định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động của

cơ quan, tổ chức một cách thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian

Thứ ba, chức năng pháp lý: Đối với các tổ chức khác trong hệ thống xã

hội, sự tồn tại và hoạt động của nó là do nhà nước cho phép, cho nên quá trình hoạt động, nếu các tổ chức này có đặt ra các quy định bắt buộc thực hiện để quản lý nội bộ của mình, thì tính pháp lý của nó suy cho cùng vẫn là sự cho phép của nhà nước Do đó, đối với VBHC, khi đề cập đến chức năng pháp lý

cần đặt nó trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước Chức năng này được thể hiện như sau:

- VBHC thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động, để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên của cơ quan trong lĩnh vực hoạt động nhất định và thường được thể hiện dưới các dạng quy chế như: Quy chế văn hoá công sở, quy chế chi tiêu nội bộ,…

-VBHC là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực hiện như: Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng,…

1.2.3 Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm: Văn bản hành chính (cá biệt) và văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính (cá biệt): Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết

định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt Bao gồm: Quyết định cá biệt, nghị quyết cá biệt

- Nghị quyết (cá biệt): Nghị quyết là hình thức văn bản ghi lại những kết luận của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ thể đã được thảo luận, nhất trí thông qua ở đại hội, hội nghị

- Quyết định (cá biệt): Quyết định là hình thức văn bản chứa các quy định về chủ trương, chính sách, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác,

tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan, tổ chức, cá nhân ra quyết định, có tính bắt buộc đối với đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục đích

Văn bản hành chính thông thường: Văn bản hành chính thông thường

là văn bản được hình thành trong quá trình của hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý Văn bản hành chính thông thường được sử dụng để ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý, không được sử dụng để đưa ra các quyết định quản lý Vì vậy không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt Văn bản hành chính thông thường bao gồm:

- Quy chế: Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế

độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của

cơ quan, tổ chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo

- Quy định: Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về một lĩnh vực công tác của cơ quan, tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ

- Thông cáo: Thông cáo là hình thức văn bản dùng để công bố về một

sự kiện, sự việc quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền

- Thông báo: Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện

- Hướng dẫn: Hướng dẫn là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động cụ thể

- Chương trình:Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định để thực hiện trong một thời gian nhất định

- Kế hoạch: Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng

- Phương án: Phương án là hình thức văn bản dùng để trình một cách

có hệ thống về một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ, kết cấu…) được đưa ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối

ưu

- Đề án: Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó trong một thời gian nhất định

- Dự án: Dự án là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể nào đó

- Báo cáo: Báo cáo là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của tổ chức hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; sơ kết, tổng kết công tác Có thể chia báo cáo thành các loại:Báo cáo tổng kết; Báo cáo sơ kết; Báo cáo tổng hợp; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo định kỳ; Báo cáo đột xuất; Báo cáo nhanh

- Biên bản: Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng

- Tờ trình: Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác,…

- Hợp đồng: Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên

- Công văn: Công văn là hình thức văn bản hành chính không có tên gọi cụ thể được dùng để giao dịch chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra công việc…

- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): Giấy chứng nhận là văn bản dùng để cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật

- Giấy mời: Giấy mời là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan

để giải quyết một vấn đề có liên quan

- Giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên

cơ quan khi đi giao dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng của cá nhân

- Giấy đi đường: Giấy đi đường là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác

Bên cạnh đó còn một số loại như: Thư công; chỉ thị; phiếu chuyển; phiếu gửi; giấy biên nhận hồ sơ; giấy nghỉ phép; bản thoả thuận; giấy uỷ quyền; công điện; bản ghi nhớ; bản cam kết

1.3 Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được xem xét trên cả hai phương diện: thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản và thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức - thể loại văn bản được luật pháp quy định Thẩm quyền về nội dung yêu cầu văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quy định, không có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan, bộ phận, cá nhân

Văn bản đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của văn bản Trong đó, được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực

1.3.2 Yêu cầu về nội dung

Văn bản hành chính là một thể thống nhất mang một nội dung, ý nghĩa trọn vẹn, cho nên, trong quá trình soạn thảo, yêu cầu về nội dung của văn bản phải được đảm bảo, thể hiện ở các khía cạnh khác nhau:

Thứ nhất, nội dung văn bản hành chính phải làm rõ được mục đích ban hành Trước khi bắt tay vào soạn thảo, cần xác định được mục tiêu và giới

hạn điều chỉnh của văn bản, tức là cần trả lời được các vấn đề: Văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì?Mức độ giải quyết đến đâu?Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Do đó, nội dung văn bản cần thiết thực, đáp ứng các yêu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi Để đảm bảo sự chính xác về nội dung, các thông tin đưa vào văn bản phải được kiểm tra về tính trung thực và

độ tin cậy của các thông tin đó

Thứ hai, nội dung văn bản phải hợp pháp Sự hợp pháp thể hiện ở chỗ,

nội dung văn bản ban hành không được trái với pháp luật (hiến pháp và các văn bản pháp luật khác của nhà nước), các quy định của cấp trên và các quy định do chính cơ quan, tổ chức ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà nội dung văn bản dự định soạn thảo đề cập Đây là một yêu cầu hết sức nghiêm khắc, điều đó là bởi vì, hoạt động quản lý xã hội nói chung được thực

hiện trên cơ sở nguyên tắc quản lý bằng pháp luật và theo pháp luật Các cơ quan, tổ chức đều phải lấy pháp luật và các quy định của cơ quan, tổ chức cấp trên và của cơ quan, tổ chức mình làm công cụ để điều chỉnh các mối quan hệ giữa các thành viên nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ

Thứ ba, Nội dung văn bản phải đảm bảo tính khoa học Một văn bản có

tính khoa học phải đảm bảo: có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết; các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử

lí và đảm bảo chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời; Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ, trong một văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo các quy đinh; sử dụng ngôn ngữ hành chính công cụ chuẩn mực, ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông; đảm bảo tính

hệ thống của văn bản; nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao; nội dung

và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hoá ở mức độ thích hợp

Thứ tư, Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản Yêu cầu

này đòi hỏi người soạn thảo văn bản cần phải nắm được đặc điểm, công dụng của mỗi hình thức VBHC để lựa chọn hình thức văn bản ban hành phù hợpvới từng trường hợp cụ thể, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, từ đó, lựa chọn được cách bố cục nội dung sao cho phù hợp với mỗi hình thức văn bản đó

Thứ năm, Nội dung văn bản phải có tính khả thi.Tính khả thi là một

yêu cầu quan trọng đối với việc soạn thảo và ban hành VBHC Để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội

tụ được các điều kiện như: Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực khẳ năng vật chất của chủ thể thi hành; khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm

theo các điều kiện đảm bảo thực hiện các quyền; đồng thời, phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể

Có thể nói, nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản bởi nó thể hiện mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành tới đối tượng thi hành Chính vì vây, việc thực hiện đúng các yêu cầu của nội dung văn bản là một yếu tố không thể thiếu trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng và công tác hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói chung

1.3.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

Đây là một yêu cầu mang tính hình thức, nhưng lại rất quan trọng, góp phần đảm bảo tính thống nhất về hình thức đối với mọi cơ quan tổ chức trong quá trình soạn thảo và ban hành VBHC Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản

Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 của Chính phủ sủa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm những thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận

Ngoài ra còn có 7 yếu tố thể thức bổ sung gồm:

- Dấu chỉ mức độ mật;

- Dấu chỉ mức độ khẩn;

- Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử;

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;

- Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;

- Đánh số trang

Các yếu tố này sẽ được trình bày chi tiết trong phần chương II thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

1.3.4 Yêu cầu về ngôn ngữ

1.3.4.1 Sử dụng từ ngữ

VBHC là tiếng nói chính thức của cơ quan tổ chức, do đó, để vừa đảm bảo sự chuẩn mực, vừa trang trọng trong việc văn bản hoá thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo, một số yêu cầu cơ bản đối với người soạn thảo về việc sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính là:

- Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác: Tức là việc dung từ ngữ

phải tuân theo những chuẩn mực đã được quy định Đó là việc tuân thủ quy tắc tiếng việt, gồm có: Chuẩn về hình thức và cấu tạo, chuẩn về nghĩa

+ Chuẩn về chính tả: Tuân thủ các quy định về cách viết âm, vần, tiếng, viết thường, viết hoa, thanh điệu…

+ Chuẩn về nghĩa: Từ ngữ được sử dụng trong văn bản phải phản ánh đúng thực tế, đúng bản chất của đối tượng và đúng trong từng trường hợp sử dụng

- Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa: Trong hoạt động quản lý, để

cho các thông tin quản lý thành văn được thực hiện nghiêm chỉnh, mọi đối tượng đều thống nhất cách hiểu về nội dung văn bản, việc sử dụng từ ngữ trong VBHC phải đơn nghĩa, tức là sử dụng những từ ngữ dùng chung cho mọi đối tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng lóng hoặc những từ ngữ dễ phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau

- Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán:Sử dụng từ ngữ nhất quán

trong văn bản hành chính có nghĩa là, khi sử dụng từ ngữ để thay cho một hoặc một nhóm đối tượng được nói đến trong văn bản thì phải được chú thích lần đầu và sử dụng từ ngữ đó thường xuyên suốt nội dung văn bản

- Cuối cùng, sử dụng từ ngữ phải dễ hiểu: Một trong những yếu tố quan

trọng đảm bảo cho văn bản rõ ràng, dễ hiểu là việc sử dụng từ ngữ Do vậy phải dùng ngôn ngữ phổ thông, có sẵn và được dùng phổ biến trong dân chúng, không được dùng từ ngữ địa phương

1.3.4.2 Sử dụng văn phong hành chính – công vụ

Văn phong HC-CV được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các

cơ quan nhà nước trong công tác điều hành – quản lý, chính vì vậy cần phải

có những yêu cầu nhất định khi thực hiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC

- Tính chính xác, rõ ràng: VBHC phải được viết sao cho mọi người có

thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, nội dung văn bản muốn truyền đạt Để đảm bảo tính chính xác rõ ràng, cần viết câu gọn gàng, mạch lạc, diễn tả ý dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác

- Tính phổ thông đại chúng: VBHC phải được viết bằng ngôn ngữ dễ

hiểu, bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá một cách tối ưu Bên cạnh đó, cần phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học

- Tính khách quan, phi cá nhân: Nội dung trong VBHC phải được trình

bày trực tiếp, không thiên vị, phải mang tính khách quan, đại diện cho cơ quan tổ chức chứ không mang tiếng nói riêng của bất cứ một cá nhân nào Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền bới chuẩn mực, kỉ cương,

vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có thể nói tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý

- Tính trang trọng, lịch sự: Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng

đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn bản Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện rõ sự tôn trọng, sử dụng các mẫu câu mang tính lịch sự sẵn có

- Tính khuân mẫu: Tính khuân mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính

khoa học và tính văn hoá của VBHC Chính vì vậy, VBHC cần được trình bày, sắp xếp, tổ chức bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định

và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào Quan trọng hơn hết VBHC phải được trình bày theo đúng quy định của nhà nước về thể thức, và kỹ thuật trình bày

1.3.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trong cuốn Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính có đề cập: “Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình” [14;70]

Cũng theo Giáo trình kỹ Thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính có viết, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 06 bước sau:

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

Bước 3: Thẩm định dự thảo

Bước 4: Xem xét, thông qua

Bước 5: Công bố

Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Theo quy định của Pháp luật tại Nghị định 110/2004/NĐ ngày 06 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và kết hợp giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Ngô Sỹ Trung trình tự của việc soạn thảo

và ban hành văn bản được thực hiện lần lượt theo trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Trong bước 1 cần thực hiện những công việc sau:

- Xác định mục đích ban hành văn bản: Người soạn thảo cần xác định

được mục đích ban hành văn bản là để giao dịch, để thông tin về những vấn

đề có liên quan hay đặt ra các quy tắc bắt buộc thức hiện đối với những đối tượng cụ thể, trong trường hợp cụ thể của hoạt động quản lý…

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần

soạn thảo: Khi xác định được rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ

dàng xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội dung của từng hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn thảo đề đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản

- Thu thập, xử lý thông tin: Đối với những văn bản có nội dung đơn

giản, ít đối tượng thi hành, việc thu thập và xử lý thông tin sẽ dễ dàng, có thể chỉ là xử lý thông tin của văn bản đã nhận được trước đó Tuy nhiên, đối với những văn bản có nội dung dài, liên quan đến tất cả các bộ phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, việc thu thập và xử lý thông tin sẽ phức tạp, có thể sẽ phải thu thập nhiều văn bản, tài liệu có liên quan; tổng hợp và mã hoá các văn bản, tài liệu thu thập được để xác định những mâu thuẫn, chồng chéo hoặc

những nội dung không còn phù hợp trong các văn bản, tài liệu đó nhằm lựa chọn nội dung phù hợp cho văn bản sắp soạn thảo

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, ít đối tượng thi hành, việc soạn thảo văn bản sẽ tương đối dễ dàng Tuy nhiên đối với những văn bản có nội dung dài, liên quan đến tất cả các bộ phận trong cơ quan tổ chức thì công tác soạn thảo sẽ có những yêu cầu cao hơn:

- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản: đề cương là bản trình bày những

điểm chính, cốt lõi sự định thể hiện trong nội dung văn bản Việc xây dựng đề cương nhằm mục đích tạo sự chủ động trong việc soạn thảo các phần nội dung văn bản

- Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản: Đó là việc gửi dự thảo

đến các đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức lấy ý kiến góp ý Mục đích của công việc này nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động quản lý bằng văn bản, nhất là đối với những vấn đề có liên quan đến quyền và lợi ích của mỗi cá nhân, đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức

- Hoàn thiện dự thảo: Sau khi có ý kiến góp ý về dự thảo văn bản,

người soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến hoàn thiện dự thảo văn bản

Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản

Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người phân công soạn thảo để duyệt dự thảo.Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật

- Trường hợp người soạn thảo là cá nhân được thủ trưởng cơ quan, tổ

chức trực tiếp phân công: Trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức thông qua bộ

phận hành chính Bộ phận hành chính có trách nhiệm duyệt, nếu có phát hiện

sai sót về thể thức và nội dung dự thảo, bộ phận này có quyền yêu cầu người soạn thảo xem xét lại Khi bộ phận hành chính duyệt xong, dự thảo văn bản sẽ được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản.Thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký Trong trường hợp không đạt yêu cầu, người soạn thảo

sẽ phải làm lại theo quy trình từ đầu

- Trường hợp người soạn thảo là cá nhân do trưởng đơn vị bộ phận

được giao chủ trì soạn thảo phân công: Trình trưởng bộ phận chủ trì soạn

thảo duyệt Nếu được duyệt, dự thảo văn bản sẽ tiếp tục được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản thông qua bộ phận hành chính theo trình tự như trên

Việc ký văn bản được quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 10 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Bước 4: Ban hành văn bản

- Làm thủ tục ban hành văn bản: Dự thảo văn bản sau khi được duyệt

và có chữ ký của người có thẩm quyền, sẽ được duyệt và có chữ ký của người

có thẩm quyền, sẽ được chuyển qua bộ phận văn thư để làm thủ tục ban hành như: lấy số, vào sổ, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, nhân bản và đóng dấu văn bản)

- Phát hành văn bản: Sau khi làm thủ tục ban hành văn bản thì chuyển

văn bản đến các đối tượng trực tiếp thi hành và những đối tượng có liên quan được đề cập trong văn bản

- Lưu văn bản: Bản gốc và hồ sơ kèm theo được lưu trữ tại văn thư cơ

quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về lưu trữ

- Theo dõi văn bản phát hành: Nhằm kịp thời khắc phục những lỗi kỹ

thuật không lường hết trong quá trình soạn thảo hoặc những vấn đề phát sinh khác

Tiểu kết

Trong chương đầu tiên tác giả đã cung cấp những cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính một cách khái quát và tương đối đầy đủ Từ những kiến thức cũng như nghiên cứu được cung cấp ở chương 1 sẽ là nền tảng lý thuyết cho tác giả áp dụng vào thực tế để nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội sẽ được trình bày ở chương 2

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN

có lịch sử lên đến hàng chục năm Chính vì đối tượng khảo sát của đề tài tương đối rộng, cho nên tác giả chỉ tập trung nghiên cứu 03 trường Đại học công lập để làm rõ đề tài nghiên cứu của mình

2.1.1 Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

2.1.1.1 Chức năng

Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc sự quản lý của Đại học Quốc Gia Hà Nội; là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao, được Nhà nước ưu tiên đầu tư phát triển

Trường đại học KHXHNV có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; là đầu mối được giao các chỉ tiêu về ngân sách và kế hoạch

- Quản lý, điều hành, sử dụng và chia sẻ các nguồn lực, cơ sở vật chất dùng chung trong ĐHKHXHNV, bảo đảm tính hữu cơ, đồng bộ và hiệu quả; huy động nguồn lực của xã hội để xây dựng Đại học quốc gia nói chung và ĐHKHXHNV nói riêng thành cơ sở giáo dục đại học từng bước đạt chuẩn quốc tế, khu vực

- Được quyền tự chủ cao trong các hoạt động về đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, quan hệ quốc tế và tổ chức bộ máy theo Quy chế tổ chức

và hoạt động của Đại học quốc gia và các cơ sở giáo dục đại học thành viên

và có cơ chế tài chính đặc thù do Thủ tướng Chính phủ quy định

- Được phê duyệt chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ tổ chức tại Đại học quốc gia theo quy định của pháp luật

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức Trường ĐHKHXHNV:

- Đảng Uỷ

- Ban Giám hiệu Nhà trường:

+ Hiệu trưởng, GS.TS Phạm Quang Minh: Phụ trách chung, công tác

Tổ chức cán bộ, công tác Đối ngoại

+ Phó Hiệu trưởng, GS.TS Nguyễn Văn Kim: Phụ trách công tác Nghiên cứu khoa học, công tác Thanh tra - pháp chế, các Trung tâm và Viện thuộc Trường

+ Phó Hiệu trưởng, PGS.TS Trần Thị Minh Hoà: Phụ trách công tác Hành chính - Tổng hợp, cơ sở vật chất, công tác Kế hoạch - Tài chính, công tác kiểm định chất lượng giáo dục

+ Phó Hiệu trưởng, PGS.TS Hoàng Anh Tuấn: Phụ trách công tác Đào tạo đại học, sau đại học, Chính trị và công tác sinh viên

- Các tổ chức đoàn thể;

- Hội đồng Khoa học đào tạo;

- Các phòng, ban;

- Các Khoa, bộ môn;

- Các viện, trung tâm trực thuộc

Xem cơ cấu tổ chức bộ máy Trường ĐHKHXH tại [Phụ lục 01]

2.1.2 Trường đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2.1 Chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền;

Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên;

Tuyển sinh và quản lý người học;

Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy định của pháp luật;

Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa; Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy - học phục vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội;

Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục và đào tạo;

Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội;

Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường;

Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật;

Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với

sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường;

Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường;

Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường;

Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức và người học của trường;

Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác;

Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật;

Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc;

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Bộ Nội vụ;

Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật;

Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường [Phụ lục 02]

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau: +Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng;

+ Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác;

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

+ 09 khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

+ 06 tổ chức khoa học-công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

+ 03 Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường ĐHKHTN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;

là đầu mối được giao các chỉ tiêu về ngân sách và kế hoạch

2.1.3.2 Nhiệm vụ