LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

động sống phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động, sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh, ngược lại việc tính đúng thù lao lao động thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lư

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC

KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

I-/ VAI TRÒ CỦA LAO ĐỘNG VÀ CHI PHÍ VỀ LAO ĐỘNG SỐNG TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT.

Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định nhất Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do đơn vị sản xuất ra Sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất là tiết kiệm chi phí về lao động sống Do đó góp phần làm hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng thêm thu nhập cho đơn vị và là điều kiện cải thiện, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, người lao động trong Viện.

Tiền lương là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của công nhân viên, người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà công nhân viên, người lao động đã thực hiện Do đó tiền lương là một yếu tố quan trọng kích thích vật chất đối với người lao động trong việc phấn đấu và hoàn thành nhiệm vụ được giao và tăng năng suất lao động.

Ngoài tiền lương để đảm bảo tái tạo sức lao động và cuộc sống lâu dài của người lao động, theo chế độ tài chính hiện hành Viện còn phải trích vào chi phí hoạt động một bộ phận chi phí gồm các khoản trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn (KPCĐ), BHXH được trích lập để tài trợ cho trường hợp công nhân viên tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu

BHYT để tài trợ cho việc phòng chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ quyền lợi của người lao động KPCĐ chủ yếu để cho hoạt động tổ chức của giới lao động chăm sóc, bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Cùng với tiền lương, các khoản trích lập quỹ nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong giá thành sản phẩm Việc tính toán chi phí về lao

động sống phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động, sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh, ngược lại việc tính đúng thù lao lao động thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động, một mặt kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng của người lao động mặt khác thúc đẩy việc sử dụng lao động hợp

lý có hiệu quả.

II-/ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN LIÊN QUAN.

Để tạo điều kiện cho quản lý, huy động, sử dụng lao động cần thiết phải phân loại công nhân viên của doanh nghiệp Lực lượng lao động tại doanh nghiệp bao gồm công nhân viên trong danh sách của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý trả lương và CNV làm việc tại doanh nghiệp nhưng do các ngành khác quản lý và trả lương như: CB - CNV chuyên trách làm công tác đoàn thể, học sinh thực tập, Lực lượng CNV trong danh sách thường chia làm

2 bộ phận chính theo tính chất công tác của họ là: CNV - SXKD, học nghề, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính.

Loại công nhân thuộc các loại hoạt động khác bao gồm: Số lao động hoạt động trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp như dịch vụ, căng tin, nhà ăn Căn cứ vào đó để doanh nghiệp xác định mức tiền lương của người lao động Có thể căn cứ vào quan hệ cung cầu sức lao động hoặc căn cứ vào số lượng

và chất lượng lao động tiêu hao mà áp dụng các hình thức trả lương thích hợp.

1-/ Các hình thức tiền lương.

Thực chất hình thức trả lương là các quy phạm được thừa nhận để xác định tiền lương phải trả cho người lao động dựa trên số lượng sức lao động đã hao phí.

Theo Nghị định số 197/CP ngày 31/12 của Chính phủ có 3 hình thức tiền lương sau đây:

a Hình thức tiền lương thời gian.

Hình thức tiền lương thời gian là hình thức tiền lương tính theo một thời gian làm việc, theo ngành nghề, trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn và thăng lương của người lao động Theo hình thức này thì:

= x

(áp dụng đối với từng bậc lương).

Hình thức tiền lương này thường áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất hoặc các nhân viên gián tiếp ở các đơn vị sản xuất như: Nhân viên QLXN, QLPX Những nhân viên này không có điều kiện xác định được khối lượng công việc hoàn thành, lương thời gian có 2 loại đó là: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng.

- Hình thức lương thời gian giản đơn: Doanh nghiệp trả CNV theo mức lương và thời gian làm việc của họ.

= +

Các khoản phụ cấp khác có thể là phụ cấp trách nhiệm, độc hại, phụ cấp khu vực Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà tính các loại phụ cấp phù hợp theo quy định của nhà nước.

=

Lương ngày thường được áp dụng để tính lương trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm nhiệm vụ khác hoặc để trả lương cho người lao động làm theo hợp đồng.

=

Lương giờ áp dụng cho những công việc mang lại kết quả trong khoảng thời gian ngắn và đòi hỏi chất lượng cao.

Nhìn chung hình thức tiền lương này đơn giản, dễ theo dõi nhưng lại không khuyến khích được người lao động có trình độ tay nghề, chưa phát huy hết khả năng tiềm tàng của họ.

- Hình thức lương thời gian có thưởng.

= + Tiền thưởng

Đây là tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho CNV căn cứ vào mức lương và thời gian làm việc có kết hợp khen thưởng khi đạt và vượt mức các chỉ tiêu đã quy định như: Tiết kiệm thời gian lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng xuất lao động, đảm bảo nhu cầu sản xuất Hình thức trả lương này là một trong những biện pháp kích thích vật chất đối với người lao động, tạo cho họ gắn bó với công việc.

Việc tính trả lương theo thời gian chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó chưa tính đến một cách đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh

tế của tiền lương trong việc kích thích phát triển sản xuất, chưa phát huy khả năng sẵn có của người lao động để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Vì vậy khi

áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cần phải thực hiện một số biện pháp phối hợp như khuyến khích sản xuất kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động, nhằm tạo cho người lao động thực sự tự giác làm việc có kỷ luật, có kỹ thuật và năng suất cao.

b Hình thức tiền lương sản phẩm.

Hình thức tiền lương sản phẩm là hình thức tính theo khối lượng (số luợng) sản phẩm, công việc đã hoàn thành, đảm bảo yêu cầu chất lượng quy định và đơn giá tiền lương tính cho 1 đơn vị sản phẩm, công việc đó.

Tuỳ theo mối quan hệ giữa người lao động với kết quả lao động, với yêu cầu kích thích và tăng nhanh sản lượng chất lượng sản phẩm mà thực hiện hình thức trả lương theo sản phẩm dưới đây.

- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế Theo hình thức này tiền lương phải trả cho người lao động được tính:

= x

Hình thức trả lương này được áp dụng đối với những lao động trực tiếp sản xuất hàng loạt sản phẩm, đã đánh giá đúng nhất kết quả lao động của người lao động.

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp:

Đây là tiền lương trả cho công nhân viên phụ cùng tham gia sản xuất với công nhân chính đã hưởng lương theo sản phẩm, được xác định căn cứ vào hệ

số giữa mức lương của công nhân phụ sản xuất ra với sản lượng sản phẩm đã định mức công nhân chính và nhân với SPCN chính sản xuất ra Hoặc trên cơ

sở thang lương và bậc lương của công nhân phụ trả theo tỉ lệ phần trăm (%) hoàn thành các định mức sản xuất quy định cho công nhân chính.

- Trả lương theo sản phẩm có thưởng, phạt:

Hình thức này thực chất là một trong hai hình thức trên nhưng có sử dụng trong chế độ thưởng phạt cho người lao động Có thể thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về tăng năng suất lao động, thưởng về tiết kiệm vật tư Và phạt trong những trường hợp người lao động làm ra những sản phẩm hỏng hao phí vật tư, không đảm bảo đúng ngày công quy định không hoàn thành kế hoạch được giao

Theo hình thức này tiền lương của người lao động được tính:

= + -

- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến.

Tiền lương trả theo hình thức này gồm 2phần:

+ Phần thứ nhất, căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động tính

ra tiền lương trả theo sản phẩm trong định mức.

+ Phần thứ hai, căn cứ vào mức độ vượt định mức tính ra tiền lương phải trả cho người lao động theo tỷ lệ luỹ tiến Tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì hiệu xuất luỹ tiến càng nhiều.

Hình thức trả lương này có tác dụng khuyến khích nâng cao năng xuất lao động và thường được áp dụng đối với những nơi sản xuất còn chậm, nhằm tăng sản lượng sản phẩm đó.

c Hình thức tiền lương khoán.

Hình thức này áp dụng đối với những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong một thời gian nhất định.

Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp

mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm Song tuỳ vào từng doanh nghiệp mà vận dụng cách tính chia lương phù hợp là chia theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật kết hợp với bình điểm hoặc là phân loại A,B,C Trong đó, các ngành thương nghiệp dịch vụ có thể chia lương theo khoán tỷ lệ doanh thu bán hàng.

* Các thủ tục, chứng từ thanh toán.

Thủ tục chứng từ thanh toán lương thời gian, chứng từ ban đầu làm cơ

sở cho việc trả lương là bảng chấm công, dùng để theo dõi ngày công thực tế, công phí sản xuất như ốm đau, thai sản, nghỉ phép, Bảng chấm công này do cán bộ phụ trách hoặc tổ trưởng ghi theo quy định chấm công vào cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế quy ra công và những ngày nghỉ được hưởng lương theo chế độ quy định để trả lương.

Thời gian làm thêm giờ, phụ cấp ca đêm ghi vào bảng thanh toán thêm giờ và phụ cấp ca đêm để thanh toán.

- Thủ tục chứng từ để thanh toán lương sản phẩm: là bảng kê khối lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, doanh số bán hàng, bảng này phải được ghi chi tiết theo từng đối tượng tính trả lương theo sản phẩm có xác nhận của

người kiểm tra nghiệm thu trên cơ sở bảng chấm công và bảng kê khai sản lượng sản phẩm, kế toán lập bảng thanh toán lương theo từng nhóm, sau đó

kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn xí nghiệp và làm thủ tục rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt để trả lương cho CNVC.

Việc tính toán lương được thực hiện hàng tháng và thường được chia làm 2 kỳ.

- Kỳ 1: Tạm ứng lương.

- Kỳ 2: Thanh toán phần còn lại sau khi đã khấu trừ các khoản phải trừ vào lương của người lao động là những khoản theo chế độ cho phép hoặc những khoản nợ đã được cơ quan pháp lý quyết định cho khấu trừ vào lương như tiền nhà, điện nước,

2-/ Quỹ tiền lương.

Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng, bao gồm các khoản sau:

- Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương khoán.

- Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa

vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học,

- Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ,

- Các khoản tiền lương có tính chất thường xuyên.

Ngoài ra trong quỹ tiền lương kế hoạch còn được tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho CNV trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,

Về phương tiện hạch toán, tiền lương CNV trong doanh nghiệp được chia làm 2 loại:

Tiền lương chính: là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ chính của họ, bao gồm: tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ kèm theo như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực,

Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho CNV trong thời gian CNV thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ, và thời gian CNV nghỉ được hưởng lương theo quy định của chế độ như: nghỉ phép, nghỉ vì ngừng sản xuất Cách phân loại như trên có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm.

Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất

và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm, nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm.

3-/ Quỹ BHXH, BHYT, và KPCĐ.

a Quỹ BHXH.

Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp, khoản chi phí BHXH theo quy định của Nhà nước Theo chế

độ quy định, việc trích lập quỹ BHXH được thực hiện hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV trong tháng.

Quỹ BHXH được thiết lập để tạo ra nguồn còn để tài trợ cho CNV trong trường hợp ốm đau, thai sản, nghỉ hưu,

Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng Một bộ phận được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để chi phí cho các trường hợp quy định Một bộ phận được để lại để chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp cho những trường hợp nhất định.

Việc sử dụng chi quỹ BHXH dù ở cấp quản lý nào vẫn phải thực hiện theo chế độ quy định.

b Kinh phí công đoàn.

Kinh phí công đoàn cũng được hình thành do việc trích lập tính vào kinh phí sản xuất kinh doanh và doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV của doanh nghiệp trong tháng Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp trích lập cũng được phân cấp quản

lý và chi tiêu theo chế độ quy định Một phần nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên và một phần để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.

c Bảo hiểm y tế.

Phần theo chế độ quy định doanh nghiệp phải gánh chịu, sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỉ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV trong tháng Phần BHYT người lao động phải chịu thông thường phải gánh chịu thông thường trừ vào tiền lương CNV BHYT được nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ của CNV.

III-/ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.

1-/ Nhiệm vụ của công tác tổ chức kế toán.

Tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động không chỉ là vấn

đề quan tâm riêng của CNVC và người lao động mà còn là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt chú ý Vì vậy nhiệm vụ kế toán làm công tác tiền lương và BH có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh chính xác đầy đủ sự biến động về số lượng chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian và kết quả lao động của CNV, người lao động tính toán đúng, thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho CNV và người lao động, quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ lương.

- Tính toán phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương và trích BHXH, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng có liên quan.

- Định kỳ phân tích tình hình sử dụng lao động và quản lý quỹ lương, cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả về lao động, ngăn chặn những vi phạm

về chính sách tiền lương.

2-/ Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo.

2.1 Kế toán tiền lương.

Để theo dõi tình hình thanh toán tiền công và các khoản khác của người lao động, kế toán sử dụng tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của đơn vị về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ Tính chất tài khoản là tài khoản phản ánh nguồn Kết cấu tài khoản:

Bên Nợ: - Tiền lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức, cán bộ hợp đồng.

- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền thưởng, học bổng, Bên Có:Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, và các khoản khác thực

tế phải trả cho người lao động.

Số dư Có: Phản ánh các khoản tiền lương, thưởng, còn phải trả cho người lao động.

Số dư Nợ: Phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho CNV.

TK 334 phải được hạch toán chi tiết theo hai nội dung thanh toán lương

và thanh toán các khoản khác Để hạch toán 2 khoản này kế toán sử dụng 2 tài khoản cấp 2:

- TK 3341 : Phải trả viên chức Nhà nước Phản ánh tình hình thanh toán với các công nhân viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản khác.