THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG CHI NHÁNH THÁI BÌNH

• Quyền hạn: − Yêu cầu các bộ phận liên quan phải cung cấp đầy đủ các loại chứng từ, số liệu có liên quan theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty quy định.. − Kế toán

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

CAO SU SAO VÀNG CHI NHÁNH THÁI BÌNH

I TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

1.Phương thức xây dựng bộ máy kế toán.

Tại công ty CSSV - chi nhánh Thái Bình, bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành mà không thông qua khâu trung gian nhận lệnh và có mối quan

hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan

hệ chỉ đạo trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu như thanh tra, tin học trong kế toán…

2 Mô hình kế toán

Chi nhánh tổ chức kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp Tức là chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán.

Phòng kế toán của Chi nhánh thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, sử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.

Trưởng phòng kế toán

Kế toán thanh toánKế toán NVL – công cụ lao động Kế toán thành phẩm – tiêu thụTHỦ QUỸ

NHÂN VIÊN KINH TẾ PHÂN XƯỞNG

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ tác nghiệp

Quan hệ báo sổ

3 Cơ cấu lao động kế toán

Bộ máy kế toán của chi nhánh bao gồm

 01 trưởng phòng kế toán

 01 kế toán thanh toán

 01 kế toán nguyên vật liệu, công cụ lao động

 01 kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm

 01 thủ quỹ

 02 nhân viên kinh tế phân xưởng

4 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán

Là một nhánh của công ty Cao su Sao Vàng nhưng có quy mô hoạt động lớn, phức tạp Do vậy, khi xây dựng bộ máy tổ chức kế toán, ban lãnh đạo Chi nhánh đã phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:

 Nguyên tắc song song: là sự đảm bảo công việc giữa các kế toán viên (kế toán thanh toán, kế toán nguyên vật liệu – công cụ lao động…) một cách đồng thời nhằm rút ngắn thời gian, tăng năng suất lao động.

 Nguyên tắc tiết kiệm: nhằm tiết kiệm thời gian làm việc, chi phí lao động sống, lao động vật hoá.

 Nguyên tắc liên tục: đảm bảo cho quy trình công việc phải được thực hiện liên tục.

 Nguyên tắc phối hợp phục vụ nơi làm việc.

 Nguyên tắc phù hợp: đảm bảo phù hợp giữa nhân viên kế toán và các công việc được giao.

 Nguyên tắc tối ưu cường độ lao động và tối ưu hiệu suất trang thiết bị.

II PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG KẾ TOÁN

1 Kế toán trưởng (hay trưởng phòng kế toán)

− Kế toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ và tính khấu hao.

− Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo tình hình hoạt động chung.

• Quyền hạn:

− Theo đúng điều lệ kế toán trưởng của Nhà nước và quy chế quản

lý tài chính của công ty, Chi nhánh.

− Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý, hợp pháp của chứng từ gốc.

− Phân loại định khoản trên chứng từ gốc.

− Lập phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu với thủ quỹ, ngân hàng.

− Cập nhật hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản tăng, giảm, xác định số dư của tiền mặt, tiền gửi cuối ngày, cuối tháng, cuối quý, lập báo cáo.

• Quyền hạn:

− Yêu cầu các bộ phận liên quan phải cung cấp đầy đủ các loại chứng từ, số liệu có liên quan theo đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty quy định.

− Lập các định mức tiêu hao nguyên liệu sản phẩm.

− Lập biểu báo cáo vật tư cho các phân xưởng sản xuất.

− Thống kê sản lợng, giá trị sản lượng, doanh thu Chi nhánh, doanh thu vào từng loại hàng tiêu thụ của các đại lý, các khu vực và lập báo cáo.

− Lập các chứng từ ban đầu, nhập kho vật tư sản phẩm hàng hoá, xuất vật tư cho các đối tượng sử dụng.

• Quyền hạn:

− Kiểm tra sơ bộ, kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các hoá đơn đầu vào.

− Lấy số liệu chính xác theo đối tượng sử dụng và bán hàng.

− Kiểm tra vật tư sử dụng cho các đối tượng, đặc biệt các vật tư không có định mức.

− Các tài liệu hướng dẫn của công ty và Chi nhánh.

4 Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, theo dõi công nợ với người mua.

Cụ thể:

− Kế toán kho thành phẩm tương tự như kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

− Kế toán tiêu thụ: tiếp nhận hoá đơn, chứng từ do khách hàng hoặc phòng thị trường cung cấp, phân loại và cập nhật vào sổ chi tiết tiêu thụ, kiểm tra tính chính xác của số liệu.

− Mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng, từng lần nhập, xuất hàng theo số thực tế, từng lần trả tiền.

− Cuối tháng, tổng hợp lập bảng kê, xác định số thuế đầu ra phải nộp Định khoản và lập báo cáo chi tiết tiêu thụ, báo cáo chi tiết công nợ, đối chiếu xác nhận, đôn đốc thu hồi công nợ, tránh để tồn đọng, dây dưa.

− Lập và nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 10 tháng sau cho trưởng phòng.

5 Kế toán thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

• Chức năng, nhiệm vụ:

− Căn cứ vào những số liệu tài liệu pháp lý của các bộ phận: lao động – tiền lương, bảng chấm công, bảng thanh toán lương của các phân xưởng, phiếu nghỉ ốm đau, thai sản.

− Căn cứ vào các loại định mức tiêu hao: nguyên, nhiên vật liệu, công cụ lao động để xác định giá mua, bán vật tư cho từng loại sản phẩm

− Tính toán, ghi chép đầy đủ, chính xác, phản ánh kịp thời số tiền lương thực trả cho từng công nhân, từng bộ phận trong Chi

nhánh, phân bổ chính xác tiền lương, bảo hiểm xã hội và các

khoản phụ cấp vào từng đối tượng sản phẩm.

− Qua việc tính toán ghi chép và kiểm tra tình hình: quản lý lao động

và tiền lương, chấp hành chính sách, chế độ…, cung cấp số liệu, tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác.

• Quyền hạn:

− Làm thủ tục thanh toán lương hàng tháng, báo cáo lao động tiền lương định kỳ.

− Làm các thủ tục về chế độ chính sách đối với người lao động.

• Tài liệu sử dụng:

− Các quy định về lao động tiền lương mà Nhà nước đã ban hành.

− Các nghị định hướng dẫn thực hiện mà Chính phủ đã ban hành.

− Thoả ước lao động tập thể của công ty.

5 Thủ quỹ:

• Chức năng, nhiệm vụ:

− Kiểm nhận chính xác tiền thu bán hàng theo từng loại, đúng loại chứng từ.

− Thu chi tiền mặt theo chứng từ kế toán.

− Nhật ký quỹ, số dư quỹ hàng ngày, báo cáo quỹ hàng ngày.

− Nộp tiền vào tài khoản tiền gửi.

− Bảo quản kho tài liệu, tiền khỏi mục nát.

• Tài liệu sử dụng:

− Tất cả tài liệu, quy chế của công ty và chi nhánh.

6 Nhân viên kinh tế phân xưởng:

• Chức năng, nhiệm vụ:

− Chịu trách nhiệm về chế độ hạch toán trong công đoạn sản xuất của dây chuyền.

− Thực hiện công tác chuyên môn theo ngành dọc.

− Quản lý kinh tế của phân xưởng, tính toán, hạch toán, cân đối trong phân chia tiền thưởng, năng suất, tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên phân xưởng.

− Tính toán chuẩn bị nguyên liệu, vật tư cho sản xuất theo kế hoạch được giao.

− Quản lý chất lượng bán thành phẩm và thành phẩm giữa các công đoạn trong dây chuyền sản xuất.

− Các sổ thẻ kế toán chi tiết.

− Sổ cái.

Trong đó, các sổ thẻ kế toán chi tiết gồm có:

− Sổ tài sản cố định.

− Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

− Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá).

Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, tổng số tiền phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái Căn cứ vào Sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.

3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “chứng từ ghi sổ” của Công ty cao su Sao Vàng – chi nhánh Thái Bình.

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

Sổ, thẻ kếtoán chi tiết

CHỨNG TỪ GỐC

Bảng tổng hợpchứng từ gốc

Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “chứng từ ghi sổ”

Quy trình hạch toán từng phần hành tại Công ty cao su Sao Vàng – chi nhánh Thái Bình

Tại Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình, công việc kế toán trong toàn chi nhánh được chia thành các phần hành:

 Kế toán tài sản cố định.

 Kế toán tiền mặt

 Kế toán thanh toán.

 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ lao động.

 Kế toán thành phẩm, tiêu thụ.

 Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội.

 Kế toán chi phí – tính giá thành sản phẩm.

 Kế toán báo cáo kết quả kinh doanh.

Phân loại TSCĐ theo các phương pháp phân loại đã quy định trong các báo cáo thống kê để mở sổ kế toán chi tiết theo dõi tình hình hiện có và tình hình tăng, giảm từng loại TSCĐ phục vụ cho yêu cầu quản lý và tổng hợp chỉ tiêu của Nhà nước.

1 Các tài khoản chuyên dùng của Chi nhánh Cao su Sao Vàng Thái Bình

TK 211: Tài sản cố định hữu hình.

TK 213: Tài sản cố định vô hình.

TK 214: Hao mòn Tài sản cố định.

Công ty Cao su Sao Vàng - Chi nhánh Thái Bình là đơn vị hạch toán trực thuộc nên nguồn hình thành TSCĐ chủ yếu là do Công ty Cao su Sao Vàng cấp, Chi nhánh rất ít khi đi vay TSCĐ hoặc đầu tư mua sắm Cách xác định nguyên giá, giá trị còn lại và giá trị hao mòn đã tuân thủ theo đúng nguyên tắc của chế

độ Nhà nước quy định.

1.1 Tiêu chuẩn TSCĐ:

 Về mặt giá trị phải từ 10 triệu đồng trở lên

 Về mặt thời gian: phải có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.

 Có khả năng đem lại thu nhập cho doanh nghiệp.

+ Chi phí lắp đặt, chạy thử

Đối với TSCĐ mua sắm(nếu có)

Nguyên

giá TSCĐ

= Giá mua

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

+ Chi phí lắp đặt chạy thử

- Giảm giá (nếu có)

1.4 Nguyên tắc thủ tục nhập kho, xuất kho TSCĐ:

Khi có TSCĐ tăng do nhập (mua ngoài, cấp trên cấp, đánh giá lại TSCĐ) phải có Quyết định của Giám đốc Công ty:

− Biên bản giao nhận của TSCĐ.

− Biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của TSCĐ.

− Biên bản nghiệm thu TSCĐ.

Ví dụ: Ngày 25 tháng 01 năm 2003, Công ty Cao su Sao Vàng đã cấp cho phân xưởng lốp của chi nhánh cao su Sao Vàng Thái Bình một máy nén khí, giá trị bàn giao: 160.000.000 đồng Thủ tục bàn giao gồm có:

- Quyết định số 75 ngày 25 tháng 01 năm 2003 của Giám đốc Công ty Cao su Sao Vàng về việc điều chuyển máy nén khí từ công ty về Chi nhánh.

- Biên bản bàn giao TSCĐ.

- Phiếu xác định tình trạng kỹ thuật của thiết bị của phòng kỹ thuật.

- Kế toán TSCĐ xác định nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ.

- Biên bản nghiệm thu TSCĐ.

Khi phát sinh nghiệp vụ nhập hay xuất TSCĐ, kế toán phải mở sổ TSCĐ theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ Phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ Thẻ TSCĐ lập thành 1 bản để tại phòng kế toán để theo dõi, ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ.

2 Danh mục TSCĐ:

a Máy móc thiết bị

9 2000 200 1 200 2

3 Phương pháp hạch toán tăng, giảm TSCĐ:

3.1 Phương pháp hạch toán tăng TSCĐ:

Đối với TSCĐ qua xây dựng cơ bản được hạch toán trên cùng hệ thống

sổ kế toán của đơn vị Khi nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sản xuất, kinh doanh, ghi:

Nợ TK 211

Có TK 241 Đồng thời, căn cứ vào nguồn vốn đầu tư ghi:

Nợ TK 411,336

Nợ TK 414

Có TK 411

Khi mua sắm đầu tư TSCĐ

Nợ TK 211, 213

Nợ TK 133

Có TK 11, 112, 331 đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh:

Nợ TK 441

Nợ TK 414

Có TK 411 Đối với TSCĐ được cấp trên cấp (cấp vốn bằng TSCĐ), được biếu tặng, viện trợ, ghi:

Nợ TK 211

Có TK 411, 336 Trường hợp TSCĐ phát hiện thừa phải xác định nguyên nhân để giải quyết:

• Trường hợp TSCĐ thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán đã căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng.

• Nếu TSCĐ thừa đang sử dụng thì ngoài nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ phải căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mòn làm căn cứ tính, trích bổ sung khấu hao vào chi phí kinh doanh:

Nợ TK 642

Có TK 214

• Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì phải báo cho đơn vị chủ tài sản đó biết Nếu chưa xác định được chủ tài sản đó, trong thời gian chờ xử lý, kế toán đã tạm thời theo dõi phản ánh vào TK ngoài bảng cân đối kế toán Khi có quyết định của Nhà nước, của cấp trên về đánh giá lại TSCĐ tăng, kế toán ghi:

Nợ TK 211

Có TK 412

3.2 Phương pháp hạch toán giảm TSCĐ:

TSCĐ của Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình giảm do các nguyên nhân là thanh lý và nhượng bán Khi thanh lý, nhượng bán cần căn cứ vào phiếu xác định hiện trạng kỹ thuật của TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập và biên bản đề nghị thanh lý Ngoài ra, còn phải có Bảng kê, Bảng tổng hợp danh

mục tài sản cần thanh lý và quyết định thanh lý tài sản của cấp có thẩm quyền Khi đó, kế toán TSCĐ ghi bút toán:

Nợ TK 811

Nợ TK 214

Có TK 211 Phản ánh số tiền thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 711 TSCĐ thiếu khi kiểm kê:

Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ và kết luận của Hội đồng kiểm kê để hạch toán chính xác, kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể:

4 Khấu hao TSCĐ:

Để hạch toán khấu hao TSCĐ, Chi nhánh Cao su Sao Vàng Thái Bình đã

sử dụng TK 214 – Hao mòn TSCĐ Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sản xuất do trích khấu hao và những khoản tăng – giảm hao mòn khác của TSCĐ.

Tài khoản 214 ở Chi nhánh Cao su Sao Vàng Thái Bình có 2 TK cấp 2:

TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình.

TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình.

Mọi TSCĐ của Chi nhánh Cao su Sao Vàng Thái Bình đều được huy động vào sử dụng và đều phải trích khấu hao để thu hồi đủ vốn trên cơ sở tính đúng, tính đủ nguyên giá của TSCĐ.

Chi nhánh Cao su Sao Vàng Thái Bình tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đều theo thời gian và dựa theo Thông Tư 166 của Bộ tài chính ban hành và dựa vào yêu cầu quản lý của Chi nhánh để lựa chọn phương pháp khấu hao cho từng loại TSCĐ.

Ví dụ: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 20 ngày 25 tháng 1 năm 2003,

kế toán TSCĐ vào sổ TSCĐ, sau đó lên chứng từ ghi sổ.

Số liệu tập hợp từ chứng từ ghi sổ, cuối tháng vào Sổ cái Cuối tháng cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có trên Sổ cái Căn cứ vào Sổ cái để lập Bảng cân đối

số phát sinh.

6 Trình tự ghi sổ.

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tóan ghi sổ theo trình tự sau:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

Bảng cân đối số phát

sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ CÁI TK 211, 213, 214 CHỨNG TỪ GHI SỔ

CHỨNG TỪ TĂNG, GIẢM TSCĐ,KHẤU HAO TSCĐ

Thẻ TSCĐ

Sổ chi tiếtTSCĐ

II KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN:

Trong mỗi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình nói riêng, tiền là một loại tài sản lu động, tuy nhiên đây lại là loại tài sản có tính “lỏng” cao, nó có thể dễ dàng chuyển sang một hình thái khác mà vẫn giữ nguyên giá trị ban đầu Vì vậy, tiền đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh: tiền được sử dụng để tạo ra các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, tiền còn là phương tiện thanh toán giữa các bên trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh Cũng như các đơn vị khác, tại Công ty Cao su Sao Vàng - Chi nhánh Thái Bình tiền tồn tại dới hai hình thức là tiền mặt và tiền gửi (gửi Ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác).

1 Hạch toán tiền mặt:

1.1 Hệ thống tài khoản sử dụng:

Tại Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình, để theo dõi tình hình biến động tăng giảm lượng tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng tài khoản 111 – Tiền mặt Việt nam.

1.2 Hệ thống chứng từ sử dụng:

Theo chế độ quy định hiện hành của Bộ tài chính và theo quy định quản

lý của Chi nhánh, mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu và phiếu chi Kèm theo phiếu thu, phiếu chi còn có các chứng từ gốc để chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như:

 Giấy đề nghị tạm ứng.

 Giấy đề nghị nộp tiền.

 Hoá đơn giá trị gia tăng.

 Hoá đơn bán hàng.

1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ:

1.3.1 Các nghiệp vụ thu tiền:

Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ

đề nghị nộp Lập phiếu thu Ký duyệt Thu tiền Ghi sổ, bảo quản

Tại Công ty Cao su Sao Vàng - chi nhánh Thái Bình, tiền mặt tại quỹ tăng lên là do các nguyên nhân chủ yếu: thu tiền hàng, thu hoàn ứng, thu do đi vay của cán bộ công nhân viên, của các tổ chức khác…

Sự luân chuyển chứng từ thu tiền theo sơ đồ sau:

Sơ đồ: Quy trình luân chuyển phiếu thu

• Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế…người nộp tiền (khách hàng, người tạm ứng…) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi lên phòng kế toán tài chính.

• Kế toán thanh toán sẽ xem xét, lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán ởng ký duyệt Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 kế toán thanh toán lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp, liên 3 giao thủ quỹ giữ.

trư-• Sau khi phiếu thu được kế toán trưởng, giám đốc chi nhánh ký duyệt, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu, đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới kế toán thanh toán.

1.3.2 Các nghiệp vụ chi tiền

Kế toánthanhtoán