Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

2.1.1 Vai trò của kế toán bán hàng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam.. Thứ ba, cuối kỳ kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số liệu trên sổ sách để từ

Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty

Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

2.1 Đặc điểm, yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần thiết

bị y tế Việt Nam.

2.1.1 Vai trò của kế toán bán hàng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của Công

ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam.

Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam kinh doanh các loại máy móc thiết

bị y tế, hoá chất, vật tư và thiết bị phục vụ công nông ngư nghiệp Trong điềukiện kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh của hàng loạt các công ty thươngmại lớn nhỏ, việc đưa sản phẩm hàng hóa đến tay người tiêu dùng đòi hỏi phảiphù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty Để làm đượcđiều này công ty phải cố gắng đa dạng hoá các phương thức tiêu thụ và thanhtoán tiền hàng

Do đó, vai trò của kế toán bán hàng trong công ty là rất quan trọng

Thứ nhất, mỗi một nghiệp vụ bán hàng phát sinh kế toán bán hàng sẽ cótrách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ phát sinh đó

Thứ hai, kế toán bán hàng sẽ cập nhật các chứng từ phát sinh vào các sổ

kế toán chi tiết, nhật ký-sổ cái

Thứ ba, cuối kỳ kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số liệu trên sổ sách để từ

đó kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào đó lên báo cáo tài chính phản ánh tình hìnhkinh doanh của công ty trong kỳ Dựa vào đó, ban lãnh đạo công ty sẽ có hướngđiều chỉnh để công ty đạt được mục tiêu đặt ra

Hiện nay, công ty có 2 phương thức tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là bánbuôn và bán lẻ, ngoài ra Công ty còn có hình thức bán hàng nội bộ

Bán buôn hàng hóa: Công ty bán buôn hàng hóa thông qua các đơn vị đặthàng hoặc ký kết các hợp đồng kinh tế Công ty đã chủ động lập kế hoạch mua,bán hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, ở Công ty áp dụng chủ yếucác hình thức bán buôn sau:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.3681

+ Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi có đơn đặt hàng, phòng kinh doanh củaCông ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam sẽ viết hóa đơn GTGT theo mẫu do BộTài Chính quy định và chỉ đạo việc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.Thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi tiến hành giao hàng chokhách hàng Cuối ngày, thủ kho nộp hóa đơn GTGT cùng với phiếu xuất khokiêm vận chuyển nội bộ lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ.

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Hình thức này chỉ

áp dụng với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài, tương đối ổn định

và những khách hàng mua hàng nhập khẩu Hình thức bán hàng này có thể tiếtkiệm được các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi, chiphí tồn kho

- Bán lẻ hàng hóa: Bán lẻ hàng hóa thường là do các cửa hàng, chi nhánhtrực thuộc Công ty thực hiện

Để thu hút được khách hàng, Công ty có chính sách giá cả rất mềm dẻo vàlinh hoạt nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa mở rộng thị trường Việc xácđịnh giá bán của hàng hóa phải được xác định trên giá trị của hàng hóa mua vào,giá cả thị trường, các chi phí khác có liên quan và một khoản lợi nhuận nhấtđịnh Đối với khách hàng thường xuyên, khách hàng mua với khối lượng lớn,khách hàng thanh toán ngay, Công ty sẽ giảm giá cho họ như đối với khách hàngmua với số lượng lớn công ty sẽ giảm giá từ 1,5% đến 2%/ tổng giá trị lô hàng.Công ty quy định mức giá bán cụ thể cho từng mặt hàng, trên cơ sở đó các cửahàng sẽ tự linh động giá bán đối với khách hàng Nhờ chính sách này mà uy tíncủa Công ty ngày càng được nâng cao tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty

Bên cạnh đó, công ty thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng phùhợp với sự thỏa thuận giữa 2 bên theo hợp đồng đã ký Công ty luôn tạo điềukiện cho khách hàng trong việc thanh toán nhưng vẫn đảm bảo tiến độ hoạt độngkinh doanh của đơn vị Hình thức thanh toán của Công ty là thanh toán ngayhoặc thanh toán chậm trả Nhưng do đặc điểm hàng hóa của Công ty kinh doanh

để phục vụ nhu cầu khám chữa bệnh, xây dựng nên hình thức thanh toán chậmtrả là chủ yếu Để quản lý chặt chẽ các khoản công nợ, không để bị chiếm dụngvốn thì trong hợp đồng bán hàng có tính đến việc tính lãi suất quá hạn.

Tóm lại, bằng các phương pháp bán hàng và phương thức thanh toán đadạng, nhanh gọn, thuận tiện và các chính sách giá cả hợp lý, Công ty cổ phầnthiết bị y tế Việt Nam đã thu hút được số lượng lớn khách hàng trong nước cũngnhư nước ngoài Công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng được

tổ chức khoa học, phù hợp thuận tiện cho khách hàng

2.1.2 Phân công công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng

Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam là một doanh nghiệp kinh doanhnhiều loại hàng hoá với nhiều hình thức bán hàng khác nhau, nhiều khách hàngkhác nhau Do đó, để quản lý tốt nghiệp vụ bán hàng thì tại phòng kế toán có sựphân công công việc như sau:

Tại các đơn vị trực thuộc công ty, kế toán bán hàng sẽ có trách nhiệm phụtrách việc ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại đơn vị mình vào cáchoá đơn, các bảng tổng hợp cuối tháng

Sau đó, các hoá đơn này sẽ được chuyển lên phòng kế toán của công ty.Các kế toán viên sẽ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của các hoá đơn nhưchi phí bán hàng được ghi nhận có phù hợp với doanh thu tạo ra trong kỳ đókhông Sau khi xác minh được tính chính xác của các hoá đơn, kế toán tiêu thụhàng hoá sẽ có trách nhiệm cập nhật các hoá đơn này vào sổ kế toán chi tiết cáctài khoản: TK632, TK5111,

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ có trách nhiệm tổng hợp lên báo cáo tàichính và xác định khoản thuế phải nộp ngân sách nhà nước trong kỳ

Ngoài ra, trong các nghiệp vụ bán hàng sẽ phát sinh các khoản thanh toán củangười mua, các khoản thanh toán với ngân hàng, sẽ được kế toán thanh toántheo dõi thường xuyên

2.2 Tính giá hàng hoá tại công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam.

2.2.1 Tính giá hàng nhập kho.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.3683

Hàng hoá của công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau như 128 XP, Máy SA8800, Máy SA5500, Máy SONOACE 8000, Máy SONOACE 6000

Đa số những máy này đều được nhập từ mua ở nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật,Trung Quốc Do đó, giá của hàng hoá mua vào được tính theo công thức sau:Giá thực tế giá mua ghi chi phí thuế các khoảnhàng hoá = trên hoá + mua + NK - CKTM, giảm

2.2.2 Tính giá hàng xuất kho

Công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.Theo phương pháp này những mặt hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước

Ví dụ: Ngày 02/03/2008, nhập kho 10 máy SA8800 với đơn giá 179.387.445đ/ 1máy

Ngày 10/03/2008, nhập kho 10 máy SA8800 với đơn giá185.562.400đ/ 1 máy

Ngày 28/03/2008, xuất kho 5 máy SA8800 theo phương pháp này thìhàng xuất kho có đơn giá 179.387.445đ/ 1 máy

2.3 Quy trình kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam.

2.3.1 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thiết

bị y tế Việt Nam.

Lập và luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng:

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán tại đơn vị sẽ lập hoá đơn

GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL Hoá đơn được lập thành 3 liên, đặt giấy thanviết một lần và được sử sụng như sau: Liên 1 lưu tại quyển hoá đơn, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) dùng để thanh toán

Để hiểu rõ hơn trình tự lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty ta xét ví dụ sau :Ngày 09 tháng 03 năm 2008 Công ty TNHH thiết bị y tế Hồng Phát đặtmua loại máy: 10 máy SA8800 với đơn giá 200.000.000đ/1 cái, hàng bán chậmtrả, thuế GTGT 5% Công ty nhập kho loại hàng này ngày 27/02/2008, với số

lượng là 16 máy SA8800 với đơn giá 179.387.445đ/1 cái, giá vốn của lô hàngbán ra là 1.793.874.450 đ Sau khi 2 bên thỏa thuận và đồng ý, phía Công tyđứng ra lập hợp đồng kinh tế và điều khoản cụ thể như sau:

Loại hàng : máy SA8800

Số lượng, đơn giá, tổng giá trị : Ghi trong hóa đơn GTGT

Phương thức thanh toán : Thanh toán chậm (30 ngày kể từ ngày giao hàng)

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, tại thời điểm giao hàng đã ghitrong hợp đồng, công ty chuẩn bị giao hàng cho khách hàng Trước khi giaohàng, kế toán lập hóa đơn GTGT

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.3685

Biểu số 2.1

HÓA ĐƠN GTGT

Liên 3: Dùng để thanh toán

Ngày 10 tháng 03 năm 2008 Mẫu số: 01-GTKT-3LL

Ký hiệu : MS/2008N

Số: 1002345

Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

Địa chỉ : Số 08-Lô 14B-Trung Yên-Trung Hoà-Cầu Giấy-HNĐiện thoại : 04-32662063

Số tài khoản : 710A00521-Ngân hàng Công thương Cầu Giấy - Hà Nội

Mã số : 0101967971

Họ tên người mua hàng : Thu Hiền

Đơn vị : Công ty TNHH thiết bị y tế Hồng Phát

Địa chỉ : 141 Nguyễn Đình Chiểu - Phường 6 - Quận 3

Số tài khoản : 710A00689 Mã số: 010068623-1Hình thức thanh toán : chuyển khoản

S

TT Tên hàng hóa, đầu tư

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiến

Tổng cộng tiền thanh toán

100.000.0002.100.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, bốn trăm linh bốn triệu, không trăm linh sáu nghìn đồng chẵn

Người mua hàng

(Ký, Họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, Họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký , Họ tên)

Thủ kho sau khi kiểm tra hóa đơn tiến hành viết phiếu xuất kho (Biểu số 2.2) và xuất hàng theo hóa đơn.

Dưới đây là phiếu xuất kho cho lô hàng mới xuất bán

Biểu số 2.2

Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Mẫu số: 02-VT

Lô 14B – Trung Yên – Trung Hoà

PHIẾU XUẤT KHO Số : 01456956

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Xuất ngày 09 tháng 03 năm 2008

2.3.2 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng.

Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trong công ty là rất quan trọng, do đó cần có cácthông tin chi tiết theo dõi được doanh thu theo từng mặt hàng, doanh thu xuấtkhẩu, doanh thu theo từng đơn vị bán hàng…để ban lãnh đạo công ty đánh giáđược nhu cầu của thị trường từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh mới

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.3687

Do đó, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng công ty sử dụng các sổ sau:

- Sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu số 2.14): Hàng ngày, kế toán

nhập các phiếu xuất kho vào sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán của từng loạihàng hoá

- Sổ kế toán chi tiết bán hàng (Biểu số 2.3): Hàng ngày, kế toán nhập các

hoá đơn bán hàng vào sổ kế toán chi tiết bán hàng của từng loại hàng hoá

- Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán (Biểu số 2.7): Cuối kỳ, kế toán sẽ tổng

hợp số lượng hàng bán ra trong kỳ

Để làm rõ hơn ta xét ví dụ trên:

Sau khi kế toán đơn vị lập hoá đơn bán hàng thì cuối mỗi ngày gửi lênphòng kế toán của công ty Tại phòng kế toán sau khi nhận được hóa đơn GTGT(Liên 3), phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán kiểm tra tính hợp lý củaviệc hạch toán Công ty tính giá trị hàng xuất bán theo phương thức giá nhậptrước xuất trước, do đó căn cứ vào giá của từng lô hàng mua vào, kế toán tính vàghi sổ trị giá vốn hàng xuất bán.Với phần mềm kế toán được cài đặt sẵn, kế toánxác định được trị giá vốn xuất bán của lô hàng

Nợ TK632 : 1.793.874.450

Có TK1561 : 1.793.874.450Đồng thời ghi doanh thu:

Đến ngày 27 tháng 03 năm 2008, Công ty TNHH Hồng Phát thanh toántiền hàng theo hóa đơn ngày 09 tháng 03 năm 2008, kế toán ghi :

Nợ TK 112 : 2.100.000.000

Có TK131 : 2.100.000.000

Kế toán theo dõi công nợ sau khi xem hóa đơn GTGT sẽ phản ánh lên số kế

toán chi tiết công nợ để theo dõi phải thu của khách hàng trên TK131 (Biểu số 2.8) và được mở chi tiết theo từng khách hàng.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.3689

Biểu số 2.3:

Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BÁN HÀNG

Mở ngày 03 tháng 03 năm 2008

Tên hàng hóa: Máy SA8800

Chứng từ

Kế toán trưởng (K ý, Họ tên )

Biểu số 2.4 : Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HÓA

Mở sổ ngày 03 tháng 03 năm 2008

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

11

Biểu số 2.5:

Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam.

Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam Mẫu số S11-DNN

Địa chỉ: Số 08-lô 14B-Trung Yên-Trung Hoà (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG HOÁ

Biểu số 2.6:

Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam.

Địa chỉ: Số 8-Lô 14B-Trung yên-Trung Hoà-CG-HN

Biểu số 2.7

Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

Đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

Địa chỉ: Số8-Lô 14B-Trung Yên- Trung Hoà-CG- Hà Nội

Biểu số 2.8

Công ty Cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÔNG NỢ

Tài khoản 131 Khách hàng: Công ty TNHH Hồng Phát

Chứng từ

Diễn giải

TK đối ứng

-Bán máy SA8800-Thuế GTGT đầura

-Thu tiền bán hàngcủa công ty HồngPhát

-Thu tiền nợ kỳtrước

Cộng phát sinh

Dư cuối kỳ

5113331

112

111

2.000.000.000 100.000.000

Biểu số 2.9

Công ty cổ phần thiết bị y tế Việt Nam

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT CÔNG NỢ

Chứng từ ban đầu

Sổ kế toán chi tiết giá vốn, chi phí, doanh thu, kết quả

Bảng tổng hợp chi phí, doanh thu, giá vốn

Chứng từ kế toán tổng hợp

Nhật ký_sổ cái (TK155, 156, 157, 632, 131, 511, 531, 911)

Báo cáo tài chính

xác định đựơc chính xác cho từng lô hàng nên khi phát sinh chi phí này kế toánphản ánh trên TK1562-Chi phí thu mua Cuối kỳ, căn cứ vào số lượng nhập,xuất, tồn và trị giá hàng nhập, xuất bán, tồn kho, kế toán hàng hóa xác định trịgiá chi phí hàng mua phân bổ cho kỳ hạch toán và tiến hành hạch toán Ví dụ:Trong tháng 03/2008, kế toán xác định chi phí thu mua phải phân bổ trong kỳ là47.569.457đồng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 632: 8.500.200đồng

Có TK15621: 8.500.200đồng

2.3.3/Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị y

tế Việt Nam.

Quy trình hạch toán tổng hợp tại công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán tổng hợp tại công ty Cổ phần thiết bị y tế

Việt Nam.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.36817

Các nghiệp vụ phát sinh tại công ty được kết hợp ghi chép theo trình tựthời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán duy nhất làNhật ký-sổ cái

Để làm rõ ta xét ví dụ sau:

Ngày 03/03/2008 công ty điều chuyển nội bộ cho 1 đại lý kinh doanh máymóc thiết bị y tế là 5 bộ máy SA 600C, trị giá hàng là 686.427.110 đồng (đơngiá 137.285.422 đồng - trị giá hàng bằng trị giá hàng công ty nhập vào, đơn vịbán hàng được hưởng lãi 2%/ giá trị hàng bán) Trong tháng 03/2008 đơn vịkinh doanh máy móc thiết bị y tế đã bán lô máy móc trên cho các đơn vị sau (thutiền ngay, đơn vị đã xuất hóa đơn GTGT) Ngày 16/3/2008 bán cho công tyTNHH Nhật An 1 bộ máy với đơn giá bán 189.000.000đồng/bộ máy (chưa thuếGTGT) Ngày 19/03/2008 bán cho khách hàng Nguyễn Văn Nam 1 bộ máy, đơngiá bán 189.000.000 đồng / bộ máy (chưa thuế GTGT 5%)

- Kế toán tại đại lý hạch toán như sau:

+ Căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi:

Có TK3368 : 686.427.110

và tiến hành lập phiếu thu:

PHIẾU THU

Ngày: 16/03/2008

Người nộp : Phạm Anh Tuấn

Địa chỉ : Công ty TNHH Nhật An (54-Bà Triệu-Liên Bảo-Vĩnh Vĩnh Phúc)

Yên-Lý do nộp : Thu tiền máy siêu âm SA 6000C

(Biểu số 2.2), kế toán tiến hành ghi nhận tổng giá thanh toán:

Nợ TK111 : 198.450.000

Có TK511 : 189.000.000

Có TK3368 : 9.450.000+ Đồng thời phản ánh giá trị vốn hàng xuất bán:

Nợ TK632 : 137.285.422

Có TK1561 : 137.285.422Sau đó, kế toán dựa vào sổ kế toán chi tiết bán hàng của từng mặt hàng

(Biểu số 2.3), sổ kế toán chi tiết hàng hoá từng mặt hàng (Biểu số 2.4), tiến hành ghi vào Nhật ký-sổ cái (Biểu số 2.18).

từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị đại lý, ký gửi

kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.10).