THỰC TRẠNG VỀ CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI FSC VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S

Thực trạng về cách hoạt động và quản lý tại FSC trên phương diện 5S 1.1 Thực trạng ở bộ phận kỹ thuật của công ty - Bộ phận kỹ thuật ở công ty bao gồm: Trung tâm máy tính xách tayNoteboo

THỰC TRẠNG VỀ CÁCH THỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI

FSC VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S

I Thực trạng về cách hoạt động và quản lý tại FSC trên phương diện 5S

1.1 Thực trạng ở bộ phận kỹ thuật của công ty

- Bộ phận kỹ thuật ở công ty bao gồm: Trung tâm máy tính xách tay(Notebook), Trung tâm dịch vụ khách hàng (CSC) - gồm CSC 1 và CSC 2, Trung tâmdịch vụ kỹ thuật (TSC)

- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận kỹ thuật (Xem phụ lục 2.1, 2.2,

2.3 và 2.4)

- Đặc điểm hoạt động chính của công ty là dịch vụ khách hàng, do đó bộ phận

kỹ thuật của công ty cũng mang những đặc điểm riêng, chủ yếu là sửa chữa và bảohành các loại sản phẩm cho khách hàng

- Trong khối kỹ thuật, các phòng ban tùy theo chức năng nhiệm vụ củamình mà chuyên môn hóa theo từng mảng riêng biệt Ví dụ: TT dịch vụ máy tính xáchtay thì chuyên về sửa chữa và bảo hành máy tính xách tay, TT dịch vụ kỹ thuật thìchuyên về tổ chức thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành các sản phẩm thiết bịngoại vi ( máy in, màn hình, UPS,…), TT dịch vụ khách hàng thì chuyên về tổ chứcthực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tại chỗ cho các dự án toàn quốc; thực hiệncác giao dịch giao nhận máy với khách hàng… Như vậy nhìn chung nhiệm vụ chínhcủa khối kỹ thuật ở đây là sửa chữa và bảo hành các sản phẩm, linh kiện máy tính –công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và phải sử dụng nhiều loại công cụ, dụng cụ khác nhau, đôikhi còn chiếm nhiều diện tích

- Hiện tại mỗi kỹ thuật viên có một bàn làm việc cá nhân, ngoài ra trong mỗiphòng còn có một bàn làm việc chung Nhưng nhìn chung các bàn cá nhân còn quánhỏ, bố trí lại quá sát nhau do diện tích không gian phòng có hạn Nói là có khônggian làm việc riêng nhưng trên thực tế mỗi bàn làm việc quá nhỏ, nhiều khi không đủdiện tích làm việc nếu sản phẩm cần sửa chữa bảo hành là các thiết bị lớn như mànhành, máy in,…Thường trong những trường hợp như thế, các kỹ thuật viên phải mang

cả sản phẩm xuống sàn nhà để làm việc Điều này thể hiện rõ sự sắp xếp và bố trí bừabộn trong phòng, chiếm nhiều diện tích, là mầm mống làm phát sinh các lãng phíkhông cần thiết như: mất linh kiện, tích trữ rác, mất thời gian để tìm kiếm linh kiện,dụng cụ,…

- Do tính chất của công việc bảo hành sửa chữa là liên tục, có thể sửa một sảnphẩm nhưng phải kéo dài trong nhiều ngày, nên không phải lúc nào làm xong là dọnvào ngay, mà những người làm công tác vệ sinh cũng không được thường xuyên vàodọn dẹp nên việc tích trữ các lãng phí như trên là liên tục xảy ra Cộng thêm vào đó làđôi lúc còn gây ức chế cho các kỹ thuật viên khi phải làm việc trong một môi trườngbừa bộn, khi phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm vật dụng, linh kiện, thậm chí đôikhi còn bị thương tích do dẫm phải đinh vít, linh kiện rơi vãi trên sàn nhà,…

- Mặc dù công ty cũng đã luôn khuyến khích nhân viên về ý thức gọn gàng ngăn nắptrong công việc nhưng vẫn chỉ hạn chế được phần nào Cộng thêm vào đó là thực tếkhông phải nhân viên kỹ thuật nào cũng có được ý thức giữ gìn vệ sinh riêng và chungnhư thế nên ở công ty các phòng kỹ thuật (nhất là phòng TSC) là luôn bị đánh giáphòng bừa bộn nhất, “nhiều rác nhất” và là nơi được quan tâm khi áp dụng 5S nhiềunhất

1.2 Thực trạng ở bộ phận văn phòng của công ty

- Bộ phận văn phòng ở công ty bao gồm: Ban giám đốc, phòng kế toán, phòng

chất lượng, lễ tân của phòng Notebook, lễ tân phòng CSC 2, lễ tân công ty,showroom, phòng hành chính tổng hợp (FAD)

- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận văn phòng (xem phụ lục 2.5,

2.6, 2.7 và 2.8)

- Khối văn phòng không phải là đặc trưng của công ty nhưng nhìn chung vẫnmang những tính chất chung của một văn phòng công ty Mỗi nhân viên văn phòng cómột bàn làm việc riêng, được trang bị đầy đủ các dụng cụ văn phòng cần thiết như: giáđựng tài liệu, bút, ghim giấy, kẹp tài liệu, dao kéo, băng dính,…Ngoài ra tùy theo vịtrí công việc và mục đích hoạt động mà ở một số vị trí nhân viên văn phòng còn cóthêm các vật dụng chuyên môn như: máy fax, máy bắn tem, kính lúp, máy in hóa đơn,thẻ name-card,…Đối với những vị trí công việc mà cần sử dụng và lưu trữ nhiều hồ sơtài liệu thì cá nhân có thể có thêm các tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng

- Khối văn phòng mang tính chất cá nhân nhiều hơn so với khối kỹ thuật, nênviệc tổ chức, sắp xếp vị trí làm việc mang tính chất chủ quan, phụ thuộc nhiều vàochính bản thân các nhân viên văn phòng Theo đánh giá thăm dò thì hầu hết các anhchị trong khối văn phòng của công ty đều mong muốn có một nơi làm việc sạch sẽ,gọn gàng, ngăn nắp nhưng do chưa có một phong trào chung trong công ty, lại chưa

có những hướng dẫn quy định đồng bộ nên việc làm này mới chỉ hạn chế ở một vài cánhân riêng lẻ Với tinh thần hợp tác như vậy, chắc chắn triển khai dự án 5S ở bộ phậnnày sẽ thu được những kết quả rất khả quan

1.3 Thực trạng ở khu vực kho của công ty

- Hiện tại công ty mới chỉ có một kho duy nhất với 3 thủ kho gồm 1 nam, 2 nữ

- Về cách thức bố trí vị trí làm việc của bộ phận Kho: xem phụ lục 2.9

- Chức năng nhiệm vụ của kho vật tư là kiểm tra kiểm soát các sản phẩm đến

và đi, bao gồm cả những sản phẩm mới để đổi cho khách và cả những sản phẩm đãsửa xong chuẩn bị xuất để trả cho khách

- Mỗi thủ kho có một bàn làm việc riêng để giao dịch với khách hàng, có ghếchờ cho khách, phía sau là khu vực kho có các kệ gỗ nhiều tầng để chứa hàng hóa,linh kiện; đó là chưa kể còn các thùng giấy rỗng dùng để đóng gói hàng cho khách.Với đặc thù công việc như vậy, kho luôn là nơi chật chội nhất trong công ty, với diệntích chỉ khoảng 30m2 nhưng kho luôn phải chứa một số lượng sản phẩm khá lớn.Những lúc hàng về nhập kho, không đủ chỗ, hàng hóa phải xếp ra ngay cả phía ngoàigần khu vực thủ kho ngồi, thậm chí nhiều khi chỉ còn một lối rất nhỏ chỉ đủ cho thủkho lách qua để vào trong lấy hàng

- Tuy Kho cũng luôn được dọn dẹp vệ sinh thường xuyên nhưng do đặc thùnghiệp vụ là liên tục nhập và xuất kho nên nếu có ý thức thì cũng chỉ hạn chế đượcphần nào Phòng làm việc chật chội, bụi bặm cũng là một trong những nguyên nhângây ra sự căng thẳng, ức chế cho thủ kho trong khi làm việc

- Với điều kiện làm việc như vậy nên Kho vật tư cũng là nơi phát sinh nhiềumầm mống các tích trữ lãng phí Nếu triển khai thành công dự án 5S tại đây thì sẽ tiếtkiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tài chính

1.4 Thực trạng của việc quản lý hồ sơ tài liệu tại công ty

- Như đã nói ở trên, đối với khối văn phòng, tùy theo chức năng nhiệm vụ vàđặc thù công việc của từng nhân viên văn phòng mà một số nhân viên văn phòng cóthể có thêm giá hoặc tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng Những vị trí có trách nhiệm quản lýcác hồ sơ tài liệu bao gồm: Ban Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính tổnghợp, Bộ phận lễ tân

- Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong công ty vẫn chưa được coitrọng đúng mức Mỗi bộ phận cũng đã có những quy định riêng về việc lưu trữ và hủytài liệu nhưng việc sắp xếp hồ sơ còn chưa ngăn nắp và khoa học Xuất hiện sự khônghợp lý trong việc bố trí các tủ hồ sơ tài liệu đối với từng bộ phận: không hợp lý về vịtrí đặt tủ hồ sơ, không hợp lý về kích thước các tủ,…Ví dụ như tủ đứng ở cạnh bộphận lễ tân của công ty phải lưu trữ rất nhiều tài liệu nhưng lại chỉ có 4 tầng 9 ngăntrong khi showroom mới thành lập hiện tại chưa có hồ sơ hay tài liệu gì nhiều thì lạiđược bố trí một tủ gỗ đứng khá lớn gồm 6 tầng với 60 ngăn nhỏ Bên cạnh đó còn hiệntượng các giá, tủ đựng hồ sơ còn chưa được ghi tên, đánh dấu nhãn mác để nhận biết;các hồ sơ tài liệu trong 1 ngăn còn chưa được phân loại cụ thể, gáy của hồ sơ khôngđược thiết kế và sử dụng đồng bộ với đầy đủ thông số theo quy định chung của côngty,…

Hình 2.1 Quản lý hồ sơ Hình 2.2: Quản lý hồ sơ

Hình 2.3 Quản lý hồ sơ Hình 2.4 Quản lý hồ sơ

- Việc sàng lọc định kỳ các tủ hồ sơ tài liệu còn chưa được triển khai thường

xuyên nên việc xảy ra hiện tượng một số hồ sơ quá hạn mà vẫn chưa xử lý, làm tốndiện tích lưu trữ trên kệ vẫn còn xảy ra, bên cạnh đó việc không phân loại hồ sơ cũnglàm tốn không ít thời gian và công sức cho nhân viên khi phải bỏ công tìm kiếm, gâycảm giác tức tối, bực bội, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

1.5 Thực trạng của việc quản lý an toàn và rủi ro

- Vấn đề an toàn và rủi ro được xem xét ở đây chính là những vấn đề liên quanđến an toàn điện, chảy nổ, điều kiện môi trường làm việc xung quanh của mỗi cánhân, mỗi bộ phận

- Hệ thống điện trong công ty nhìn chung là đã đảm bảo được độ chiếu sángcần thiết nhưng mức độ đảm bảo an toàn thì chưa đáp ứng được so với yêu cầu.Không phải nhân viên kỹ thuật nào cũng có một đèn làm việc và kính lúp riêng, dâyđiện dưới chân bàn mỗi nhân viên nhìn chung còn chằng chịt, chưa được buộc gọngàng và có tấm che, còn có nhiều bảng điện để trần, không có hộp kín Cá biệt ở

Phòng Notebook, Phòng TSC và phòng CSC 2 còn để dây điện, sạc máy tính, ổ điệnngổn ngang dưới sàn nhà rất nguy hiểm và vướng víu cho việc đi lại

- Hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng đã được trang bị đầy đủ nhưng do chưaxảy ra một vụ cháy nổ nào nên ý thức chung còn kém Mỗi phòng đều được trang bị 1-

2 bình cứu hỏa riêng, nhưng do chưa bao giờ sử dụng đến nên chúng không đượckiểm tra hạn sử dụng, bị di chuyển vị trí lung tung, thậm chí có nơi bình cứu hỏa cònđược đem ra chặn cửa (như ở khu vực Kho) Theo thống kê thì chỉ có 37% (21/58người) là biết cách sử dụng bình cứu hỏa, hoặc đã từng thử sử dụng – một con số quá

ít, nếu có xảy ra cháy nổ và gây thiệt hại thì đây là một nguyên nhân không nhỏ

- Bên cạnh đó việc quản lý rủi ro từ điều kiện môi trường làm việc như: khóithuốc lá, bụi bặm, ánh sáng, tiếng ồn; các rủi ro vô tình như: vật nặng cồng kềnh trêncao, vật dễ vỡ, sàn nhà trơn trượt, có đinh vít, mảnh kim loại hay tường nhà bị nứt nẻ

có thể gây nguy hiểm cho con người,…cũng đã được quan tâm nhưng chỉ dừng lại ởmức độ thấp Bằng chứng là việc ở bộ phận kỹ thuật vẫn sử dụng sàn nhà làm khu vựclàm việc, ở phòng FAD và Kho, lễ tân thì có quá nhiều hồ sơ tài liệu nên xếp tràn rangoài, trên nóc tủ trên cao, rất nguy hiểm

Hình 2.5 Quản lý an toànm rủi ro Hình 2.6 Quản lý an toàn rủi ro

Hình 2.7 Quản lý an toàn rủi ro

1.6 Thực trạng bố trí và quản lý tài sản chung của công ty

- Mỗi cá nhân đều có một bàn làm việc riêng và được trang bị những vật dụng,

thiết bị tối thiểu như: máy tính, điện thoại IP, vật dụng cá nhân như: bút, ghim, kẹp,bút,…Các phòng ban, bộ phận thì tùy theo tính chất công việc của mỗi phòng màđược trang bị các thiết bị thích hợp như: máy in, máy quét tem, máy in tem, máy fax,máy hủy tài liệu, máy hàn, mỏ hàn, máy test,…Và được trang bị các thiết bị đồ dùngkhông thể thiếu đối với bất kỳ phòng nào như: máy điều hòa, quạt điện, quạt thônggió, bình nước nóng,…

- Các trang thiết bị, công cụ dụng cụ là tài sản của công ty đều được đánh dấu

và ghi nhận cụ thể Những tài sản được trang bị riêng trên mỗi bàn làm việc cá nhânthì thuộc trách nhiệm sử dụng và bảo quản của cá nhân đó Còn các tài sản chung thìthuộc quyền sử dụng chung, không thuộc trách nhiệm cụ thể về một ai, do đó ý thứcbảo quản gìn giữ nhìn chung còn kém

II Giới thiệu về 5S

2.1 Tổng quan về 5S

• Khái niệm 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến đượcbắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại cáccông ty, trong đó có Việt nam Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại

ở việc nâng cao đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạođiều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suynghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huyvai trò của hoạt động nhóm

Phương châm hoạt động của 5S là: “Chúng ta luôn mong muốn làm cho nhàcủa chúng ta sạch sẽ và ngăn nắp, tại sao chúng ta lại không cố gắng làm cho nơi làmviệc cũng sạch sẽ và thoải mái như ở nhà.”

• 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng

xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp,

thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và

có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

2.2 5S là gì?

5S là chữ cái đầu của các từ:

- SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ

không cần thiết tại nơi làm việc Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứcho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗtrợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết

giữ lại

- SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để

dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiệntrực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức,giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thờigian

- SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để

đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều

có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh chođầy đủ và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong

tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

- SEIKETSU (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri,

Seiton và Seiso Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làmviệc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệthống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môitrường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

- SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác

tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trởthành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt

và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập,xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

Phân chia vật cần và không cần,

2S SEITON

(Sắp xếp)

Quy định chỗ để vật cần thiết để ai nhìn cũng hiểu, dễ sử dụng và dễ

Quy định chỗ để

cất dọnSắp xếp và hiển thị vật cần thiết để

Duy trì trạng thái đã seiri, seiton,

Tạo thói quen học những điều đã

Tuân thủ những điều đã được quy

Săn sóc

Sàng lọc

2.3 Ý nghĩa của hoạt động 5S

- 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dầndần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác

- 5S xuất phát từ nhu cầu:

+ Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên

+ Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

+ Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở

+ Nâng cao chất lượng cuộc sống

+ Nâng cao năng suất

- Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc,người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác củangười thực hiện các công việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhânthực sự gắn bó với công việc của mình

Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người côngnhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi” Từ đó

người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việccủa mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

2.4 Mục tiêu chính của chương trình 5S

- 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môitrường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp

Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

+ Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc

+ Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

+ Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lýthông qua các hoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

2.5 Các bước áp dụng 5S

- Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

- Bước 2: Phát động chương trình

- Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

- Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri

- Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

- Bước 6: Đánh giá định kỳ

2.6 Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công

khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành cácnhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của

5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình.Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ độngtrong các hoạt động 5S

- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S

là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người

- Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự

lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

2.7 Chứng chỉ thực hành tốt 5S