Phân tích tình hình khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại văn phòng 7 công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex giai đoạn 2003 2007

Nhìn trênbảng số liệu ta thấy năm 2006 các chỉ tiêu trên đều giảm mạnh, tuy nhiên phíthu từ bảo hiểm gốc giảm ít hơn so với chi bồi thường bảo hiểm gốc điều nàygiúp cho lợi nhuận của côn

Phân tích tình hình khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại văn phòng 7 công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex giai đoạn 2003

2007.

I Giới thiệu về công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO).

1 Giới thiệu về PJICO.

1.1 Quá trình thành lập và phát triển

Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex ( PJICO) là doanh nghiệp cổ phầnđược thành lập theo giấy phép số 1873/GP-UB ngày 08 tháng 06 năm 1995 dochủ tịch uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp với thời gian hoặt động là 25năm Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 55 tỷ đồng Ngày 15 tháng 04 năm

2004, PJICO nhận giấy phép điều chỉnh số 06/GPĐC12/KDBH của Bộ TàiChính cho phép công ty bổ sung vốn điều lệ lên 70 tỷ đồng Ngày 26 tháng 04năm 2007, PJICO nhận giấy phép điều chỉnh số 06/GPĐC19/KDBH của Bộ TàiChính cho phép công ty bổ sung vốn điều lệ lên 140 tỷ đồng

Là công ty cổ phần bảo hiểm đầu tiên được thành lập tại Việt Nam năm

1995 theo chính sách đổi mới phát triển kinh tế của Nhà nước, là sự tập hợp sứcmạnh kinh tế và uy tín của các công ty lớn của Nhà nước trong đó cổ đông sánglập chi phối là Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, và các cổ đông sáng lập khác

là Tổng công ty thép Việt Nam, Ngân hàng ngoại thương Việt Nam,… Công tybảo hiểm PJICO đã phát triển nhanh chóng về mọi mặt và được đánh giá là mộttrong những công ty bảo hiểm có chất lượng dịch vụ hàng đầu trên thị trườngbảo hiểm Việt Nam

PJICO hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm và Điều lệ hoặt động đãđược Đại hội cổ đông thông qua Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính củaPJICO gồm kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ, tái bảo hiểm và đầu tư tài chính

Sau 12 năm hoạt động, với phương châm phục vụ tận nơi, đáp ứng nhucầu bảo hiểm ngay tại chỗ, Công ty đã xây dựng được một đội ngũ trên 1.000cán bộ nhân viên năng động, được đào tạo cơ bản, có trình độ chuyên môn tốt

Đai hội Đồng Cổ Đông

1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex ( PJICO)

Hình 3: Cơ cấu tổ chức của công ty

Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của PJICO Đại

hội cổ đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị; Thôngqua, bổ sung, sửa đổi điều lệ; Quyết định tăng giảm vốn điều lệ; Thông quađịnh hướng phát triển trung và dài hạn; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội đồngquản trị, Ban kiểm soát và quyết định bộ máy tổ chức của công ty

Hội đồng quản trị Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn

quyền nhân danh PJICO để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đếnmục đích, quyền lợi của PJICO, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội

cổ đông Hội đồng quản trị PJICO gồm 9 thành viên: 3 thành viên đại diện cổ

đông Petrolimex, 5 thành viên đại diện cho 5 cổ đông lớn (Vietcombank,Vinare, VSC, Matexim, Hanel), 1 thành viên đại diện cho các cổ đông thể nhân.

Ban kiểm soát Ban kiểm soát của PJICO do Đại hội cổ đông bầu ra có

chức năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồngquản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng giám đốc; Kiểm soát, giámsát việc chấp hành điều lệ và nghị quyết Đại hội cổ đông Ban kiểm soát PJICOgồm 5 thành viên

Ban Tổng Giám đốc Tổng giám đốc PJICO do Hội đồng quản trị bổ

nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông về điềuhành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ban Tổng Giámđốc điều hành PJICO gồm 4 thành viên: trong đó có 1 Tổng giám đốc, và 3 PhóTổng giám đốc

1.3 Tình hình hoặt động kinh doanh của PJICO giai đoạn 2005-2007

Sau 10 năm hình thành phát triển và đi vào hoạt động, PJICO đã có cácbước phát triển đáng kể, thành công cũng có nhiều , kinh nghiệm rút ra từ cácthất bại thực tiễn cũng đáng kể Chính vì thế, PJICO đã ngày càng lớn mạnh trởthành một tập đoàn tài chính có uy lực và có một vị thế ngày càng vững chăctrên thị trường bảo hiểm nói chung và bảo hiểm phi nhân thọ nói riêng Để hểu

rõ hơn về tình hình hoặt động kinh doanh trong các năm gần đây của công ty, ta

đi tìm hiểu bảng số liệu sau:

Bảng 1: Kết quả hoặt động kinh doanh của PJICO giai đoạn 2005-2007

% tăng trưởng

Giá trị

% tăng trưởng

Tổng thu kinh doanh

trong đó phí BH gốc

840,29

726

20.7 20,4

831,37

670

(-1,06) (-7,7)

1.040

880

25 31

Tổng chi kinh doanh

trong đó chi bồi thường gốc

805,3

376,4

26 33

800,47

323,6

(-0,6) (-14,02)

910

352

13 9

Lợi nhuận trước thuế 12,5 (-64,3) 30.9 147,2 50 62

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp của PJICO 2005-2007) Nhìn váo bảng số liệu ta thấy tình hình hoặt động kinh doanh của PJICO

giai đoạn 2005-2007 có nhiều biến động Cụ thể:

Đối với năm 2005: mặc dù vẫn đạt tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểmgốc, tổng doanh thu phí ở mức khoảng 20%, cao hơn mức tăng trưởng chung

của toàn thị trường (16,5%) nhưng hiệu quả kinh doanh và chất lượng tăng

trưởng trong năm lại không tốt, cụ thể chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế - có thể nóiđây là chỉ tiêu quan trọng lại có sự tăng trưởng âm so với năm 2004, điều nàyđòi hỏi công ty phải có các chiến lược cụ thể để nâng cao hiệu quả trong kinhdoanh hơn

Năm 2006: Các chỉ tiêu tổng thu, tổng chi kinh doanh, thu từ phí bảohiểm, chi bồi thường bảo hiểm gốc luôn có sự thay đổi qua các năm Nhìn trênbảng số liệu ta thấy năm 2006 các chỉ tiêu trên đều giảm mạnh, tuy nhiên phíthu từ bảo hiểm gốc giảm ít hơn so với chi bồi thường bảo hiểm gốc điều nàygiúp cho lợi nhuận của công ty năm 2006 tăng trưởng mạnh so với năm 2005

(147,2%), cùng với sự tăng lên của lợi nhuận thì dự phòng nghiệp vụ cũng tăng

lên so với năm 2005 điều này cũng là động lực giúp cho công ty có thể nâng caohiệu quả kinh doanh trong năm 2007

Năm 2007: Có thể nói đây là một năm kinh doanh có hiệu quả đối với công ty Nhìn vào bảng số liệu có thể nói các chỉ tiêu đã được khắc phục đáng

kể, với tổng thu kinh doanh và thu từ phí bảo hiểm gốc tăng lên mạnh, tổng chi kinh doanh và chi bồi thường bảo hiểm gốc cũng tăng lên nhưng với mức độ tăng chậm hơn so với mức độ tăng trưởng của tổng thu và doanh thu từ phí Đây

là một dấu hiệu đáng mừng chứng tỏ công ty ngày càng kinh doanh có hiệu quả hơn, tính chính xác, chuyên nghiệp hơn Điều này giúp cho lợi nhuận trước thuếcũng như dự phòng nghiệp vụ năm 2007 tăng lên mạnh, càng thể hiện sự vững mạnh cũng như vị thế của công ty trên thị trường

Ngay từ khi thành lập, PJICO đã triển khai và cung cấp trên 50 sản phẩmbảo hiểm trên toàn quốc, trong đó các sản phẩm bảo hiểm đóng góp chủ yếutrong tổng phí bảo hiểm gốc của PJICO bao gồm: Bảo hiểm xe cơ giới; Bảohiểm con người; Bảo hiểm hàng hải (bao gồm tàu thuyền và hàng hoá vậnchuyển); Bảo hiểm xây dựng lắp đặt công trình và bảo hiểm tài sản hoả hoạn.

Có thể thấy, đây là những sản phẩm có tỷ trọng doanh thu phí bảo hiểm gốc caotrong tổng doanh thu toàn Công ty và cũng là các nghiệp vụ bảo hiểm có tốc độtăng trưởng cao trong những năm gần đây Vậy trong các sản phẩm bảo hiểm đãnói trên thì nghiệp vụ nào đang giữ vai trò chủ đạo đối với công ty, đê hiểu rõhơn tình hình hoặt động kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm đó ta đi tìm hiểu vàphân tích bảng số liệu sau:

Bảng 2: Cơ cấu doanh thu bảo hiểm gốc của PJICO qua các năm 2005 2007.

Giá trị (tỷ đồng)

( Nguồn: Báo cáo tài chính PJICO 2005-2007)

Qua bảng tình hình kinh doanh các nghiệp vụ BH của công ty giai đoạn2005-2007, ta thấy nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới luôn giữ vị trí quan trọngtrong công ty, qua 3 năm ta thấy nghiệp vụ BH này luôn giữ trên 40% doanh thutoàn công ty, đặc biệt năm 2007 nghiệp vụ này chiêm tới 463 tỷ đồng, tươngđương 52,6% doanh thu của công ty Qua đây có thể khẳng định nghiệp vụ BH

xe cơ giới là nghiệp vụ mũi nhọn của công ty về mặt doanh số, đây cũng lànghiệp vụ giúp PJICO giữ vững thị thị phần ngay cả trong sức ép hội nhập và là

nghiệp vụ tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động và đại lý Chính vì thế cầnphải có những chính sách, biện pháp phù hợp để ngày càng nâng cao hiệu quảnghiệp vụ nay trong các năm tiếp theo.

Tuy nhiên các nghiệp vụ bảo hiểm khác cũng đóng góp vai trò khôngkém phần quan trọng vào doanh thu chung của toàn PJICO (chiếm khoảng 1/2doanh thu), vì thế bên cạnh nghiệp vụ BH xe cơ giới thì cũng cần phải có nhữngchiến lược kinh doanh cụ thể giúp cho các nghiệp vụ còn lại kinh doanh ngàycàng có hiệu quả hơn

2 Giới thiệu về văn phòng bảo hiểm 7 – công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO).

2.1 Quá trình thành lập, phát triển và có cấu tổ chức của văn phòng 7.

Để thực hiện mục tiêu chiến lược phát tiển của công ty là ngày càng mởrộng địa bàn hoạt động kinh doanh nhằm khai thác tối đa tiềm năng của thịtrường, tăng vị thế và thị phần của công ty cũng như để thuận lợi cho vấn đềtriển khai bảo hiểm như khai thác, giám định bồi thường,… thì PJICO đã quyết

định mở thêm các chi nhánh khắp Hà Nội (trong đó có văn phòng 7)

Văn phòng 7 được thành lập năm 2003 Văn phòng có vị trí địa lý kháthuận lợi trong hoặt động kinh doanh của mình Khi mới thành lập văn phòngchỉ có 7 nhân viên, hiện tại văn phòng đã có 11 nhân viên và hầu hết các nhânviên này đều tốt nghiệp chuyên ngành bảo hiểm của các trường đại học Trong

11 người này thì có một trưởng phòng – là một người quản lý có kinh nghiêm,gương mẫu, và đặc biệt rất hiểu và tâm lý đối với nhân viên của mình, còn lại là

10 người khai thác viên Trong 10 người khai thác viên này thì có 6 người làkhai thác chuyên nghiệp, còn lại 4 người cụ thể có một phó phòng, một kế toán,một thống kê, một giám định viên, 4 người này bên cạnh làm các công việcchính trên họ còn kiêm cả khai thác

Bên cạnh các cán bộ văn phòng thì văn phòng cũng có khoảng 14 Đại lýbảo hiểm trong đó có 6 Đai lý chuyên nghiệp và 8 Đại lý đang học việc Tuymới thành lập được hơn 5 năm nhưng tình hình kinh doanh của văn phòng 7 đãngày càng phát triển và đi vào ổn định, tính chất nghiệp vụ ngày càng đượcnâng cao cho nên việc kinh doanh ngày càng hiệu quả vì thế văn phòng đã đónggóp một phần đáng kể vào thành công chung của toàn PJICO.

2.2 Tình hình kinh doanh của văn phòng BH khu vực 7 – PJICO giai đoạn

2005 – 2007

Sau 5 năm thành lập và đi vào hoạt động, tình hình kinh doanh của vănphòng 7 đã có nhiều thay đổi, cụ thể có nhiều bước phát triển mới về mọi mặt

Để hiểu rõ hơn về điều này ta đi phân tích bảng số liệu sau:

Bảng3 Kết quả hoặt động kinh doanh của văn phòng 7 – PJICO giai đoạn

( Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – văn phòng BH 7)

KQKD : Kết quả kinh doanh

Trong giai đoạn 2005 – 2007 ta thấy:

Năm 2005 là năm có doanh thu phí bảo hiểm cao nhất đối với toànvăn phòng 7 với doanh thu đạt 7122 triệu đồng tăng 3022 Tr đồng, tươngđương tăng 73,7% so với năm 2004 Tuy nhiên năm 2005 cũng là năm có tổng

chi phí cao nhất với 6481 triệu đồng tăng 41,8% so với năm 2004, tổng chi tăngcao bởi vì năm 2004 toàn công ty thực hiện đợt khuyến mại bảo hiểm ô tô vàtriển khai mạnh bán bảo hiểm ô tô qua hệ thống ngân hàng, theo đó đa phần bảohiểm ô tô bán ra trong các chương trình này để thu phí bảo hiểm 3 năm, chưaphát sinh bồi thường trong năm 2004, tới năm 2005 mới phát sinh bồi thường,cho nên chi bồi thường năm 2005 là 468 Tr đồng, chiếm khoảng 72% tổng chiphí Tuy nhiên nhìn trên bảng số liều ta thấy, tốc độ tăng của tổng chi vẫn thấp

hơn tốc độ tăng của tổng doanh thu ( cụ thể 41,8% và 73,7%) phí bảo hiểm so

với năm 2004 cho nên kết quả kinh doanh của năm 2005 là 641 Tr đồng, tươngđương tăng 58,2% so với năm 2004

Năm 2007 cũng là năm thành công đối với toàn văn phòng 7 vớidoanh thu phí nghiệp vụ là 6620 Tr đồng tăng 1918 triệu đồng, tương đươngtăng 41% so với năm 2006 Tổng chi phí bảo hiểm năm 2007 là 6196 triệu đồngtrong đó chi bồi thường bảo hiểm gốc là 3553 triệu đồng chiếm tới 57,3% so vớitổng chi

Năm 2006 là năm kinh doanh kém hiệu quả nhất trong giai đoạn 2005– 2007 với doanh thu chỉ đạt 4702 triệu đồng và tổng chi là 4405 triều đồng, cảhai chỉ tiêu này đền giảm đi khoảng 34% so với năm 2005 cho nên kết quả kinhdoanh thu được trong năm này chỉ là 297 triệu đồng, tương đương giảm 30,8%

so với năm 2005

Cùng với lộ trình phát triển của công ty, văn phòng 7 hiện đang cung cấp hơn 50 sản phẩm bảo hiểm Trong số đó, các nghiệp vụ bảo hiểm như BH xe cơ giới, BH hàng hóa, BH xây dựng và lắp đặt,… là các nghiệp vụ bảo hiểm chính đóng góp phần lớn vào trong doanh thu phí bảo hiểm của văn phòng Cụ thể như sau:

Bảng 4 Cơ cấu doanh thu bảo hiểm gốc qua các năm 2005 – 2007 của văn

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – văn phòng BH 7)

Qua bảng số liệu trên ta thấy: nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới luon lànghiệp vụ kinh doanh chủ đạo đối với văn phòng BH 7 Qua 3 năm nghiệp vụ

BH này luôn chiếm trên 80% doanh thu phí của toàn văn phòng Cụ thể:

Năm 2005, doanh thu phí bảo hiểm xe cơ giới là 5995,6 triệu đồngchiếm 84,18% so với tổng doanh thu, còn các nghiệp vụ còn lại chiếm khoảng15,8% tổng doanh thu phí

Đến năm 2006, doanh thu phí bảo hiểm xe cơ giới giảm xuống chỉcòn 3997,4 triệu đồng giảm 1998,2 triệu đồng, tương đương giảm khoảng 33%

so với năm 2005 Tuy vậy nghiệp vụ này vẫn chiếm tới 85% tổng doanh thu phí.Đối với các nghiệp vụ còn lại thì doanh thu phí chỉ chiếm khoảng 15% tổngdoanh thu phí, cũng như đối với nghiệp vụ BH xe cơ giới thì doanh thu cácnghiệp vụ còn lại đều giảm so với năm 2005

Năm 2007, đối với nghiệp vụ BH xe cơ giới thị đây là năm hoặt độngthành công nhất trong giai đoạn 2005 – 2007; nghiệp vụ này chiếm tới 5752,2triệu đồng, tương đương 86,89% tổng doanh thu phí Đối với các nghiệp vụ cònlại doanh thu phí cũng đều tăng so với năm 2006 nhưng tỷ lệ phí nghiệp vụ /

tổng doanh thu phí của các nghiệp vụ này lại giảm ( tỷ lệ đó chỉ là 13,1%).

Chính điều này đã khẳng định vai trò ngày càng quan trọng đối với BH xe cơgiới, từ đó cần phải có biện pháp khắc phục để nâng cao hơn kết quả kinh doanhnghiệp vụ này cũng như có thể tận dụng ngày càng nhiều hơn các tiềm năng củathị trường đối với nghiệp vụ này Tuy nhiên cũng không được coi thường cácnghiệp vụ bảo hiểm còn lại vì thế cũng cần phải có chiến lược cụ thể để khaithác hiệu quả đối với các nghiệp vụ bảo hiểm khác

II Thực trạng khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại văn phòng BH

khu vực 7 – công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex giai đoạn 2003 – 2007.

1 Vài nét về tình hình khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PJICO giai đoạn 2003 – 2007.

Để biết tình hình kinh doanh Bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PJICO giaiđoạn 2003 - 2007 như thế nào chúng ta đi tìm hiểu bảng số liệu sạu:

Bảng 5 Kết quả khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại PJICO và văn

phòng 7 giai đoạn 2003 – 2007.

Doanh thu PJICO (1) Tr đ 104.160 130.300 156.340 140.200 161.000

Doanh thu văn phòng 7 (2) Tr đ 2051 3077 4410 2970 4517

% tăng trưởng doanh

thu của PJICO

% tăng trưởng doanh

thu của văn phòng 7

( Nguồn: Báo cáo tổng hợp PJICO giai đoạn 2003 -

2007)

Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu BH vật chất xe cơ giới của PJICO

và của văn phòng 7 liên tục tăng từ năm 2003 đên 2005, trong đó đối với PJICOtăng mạnh nhất đó là năm 2004, cụ thể toàn công ty tăng 25,1% so với năm

2003 và văn phòng 7 tăng 50,02% so với năm 2003 Đây là một bước đột pháđối với PJICO và văn phòng 7 vì trong năm này PJICO nói chung và văn phòng

7nói riêng đã bắt đầu triển khai bán bảo hiểm ô tô qua hệ thống ngân hàng đây

là một kênh khai thác đem lại hiệu quả cao cho nên doanh thu nghiệp vụ năm

2004 đã tăng mạnh Giai đoạn 2003 – 2005 sự đóng góp doanh thu phí BH vậtchất xe cơ giới của văn phòng 7 vào doanh thu phí nghiệp vụ của toàn công tycũng liên tục tăng từ 1,97% đến 2,82% Tuy đây là các con số khá khiêm tốnnhưng nó cũng phần nào đánh giá được sự phát triển của văn phòng trong vấn

đề kinh doanh nghiệp vụ này

Đến năm 2006, doanh thu nghiệp vụ của cả công ty và văn phòng 7 lại bịgiảm xuống Cụ thể đối với PJICO doanh thu chỉ còng 140200 triệu đồng giảm10,3% so với năm 2005; còn đối với văn phòng 7 doanh thu cũng giảm xuốngchỉ còn 2970 triệu đồng, tương đương giảm đi 32,65% Ta có thể thấy, sự giảm

đi của văn phòng 7 lớn hơn so với sự giảm đi của toàn công chính vì thế mànăm 2006 sự đóng góp doanh thu phí BH vật chất xe cơ giới của văn phòng 7vào toàn công ty cũng giảm mạnh chỉ còn có 2,12%

Tuy nhiên, đến năm 2007 việc kinh doanh nghiệp vụ này của cả PJICO

và văn phòng 7 lại bắt đầu phục hồi và đi vào bước phát triển mới Đối vớiPJICO doanh thu nghiệp vụ lên tới 161000 triệu đồng, tương đương tăng 14,8%

so với năm 2006, văn phòng 7 doanh thu nghiệp vụ là 4517 triệu đồng, tăng52,09% so với năm 2006 và chiếm tới 2,81% doanh thu nghiệp vụ toàn công ty

2 Thực trạng hoạt động khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới tại văn phòng 7 – PJICO giai đoạn 2003 – 2007

2.1 Thực hiện quy trình khai thác

Khâu khai thác là khâu đầu tiên trong quy trình kinh doanh tất cả cácnghiệp vụ bảo hiểm trong đó có cả bảo hiểm vật chất xe cơ giới Vì thế có thểkhẳng định vai trò cực kỳ quan trọng của khâu khai thác, nó là một bước khởiđầu quyết định tới sự thành công hay thất bại trong kinh doanh nghiệp vụ này,

nó tạo tiền đề cho các khâu công việc còn lại Vì thế đê khai thác đạt được kết

quả mong muốn, cũng như để tránh các thiếu sót trong khi khai thác BH vậtchất xe cơ giới thì đòi hỏi phải có một quy trình khai thác cận thận, chính xác

Đối với PJICO: thực hiện theo quy trình sau:

Hình 4 Quy trình khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới.

Bước 1.Tiếp thị, tìm kiếm, xử lý thông tin từ khách hàng:

Nhận thông tin từ khách hàng, phân tích, tìm hiểu, đánh giá rủi ro

Xem xét đề nghị bảo hiểm

Đàm phán, chào phí

Tiếp thị, tìm kiếm thông tin về khách

hàng

Cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm

Theo dõi thu phí, trả hoa hồng, tái tục, giải quyết mới

Quản lý Đơn bảo hiểm, Hợp đồng bảo hiểm

Chăm sóc khách hàng

Xử lý trên phân cấp

Kết thúc, thông báo cho khách hàng

I

II

A (B)

C

Đây là bước đầu tiên vì thế đòi hỏi Khai thác viên có trách nhiệm cungcấp thông tin cho khách hàng, tiếp nhận thông tin từ khách hàng và xử lý thôngtin, tất cả phải được cập nhật vào Sổ ghi thông tin khách hàng theo mẫu củatừng công ty bảo hiểm.

Khi khách hàng cung cấp thông tin thì khai thác viên cần yêu cầu kháchhàng nêu rõ: Ngành nghề của Người yêu cầu bảo hiểm; thành phần kinh tế màngười yêu cầu bảo hiểm tham gia: Nước ngoài, liên doanh, nhà nước hay tưnhân; đối tượng cần được bảo hiểm: loại xe, loại hàng hoá chuyên chở, giá trịcủa xe, tình trạng kỹ thuật của xe; loại hình bảo hiểm cần mua; mức tráchnhiệm, Số tiền bảo hiểm yêu cầu; công ty bảo hiểm khác hiện đang tham gia( nếu có); tình hình tổn thất trong các năm trước đó;…

Nếu khách hàng đồng ý thì khai thác viên phải cung cấp giấy yêu cầubảo hiểm cho khách hàng và các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng nhưcác điều khoản bổ sung, quy tắc bảo hiểm Khai thác viên cần lưu ý cho kháchhàng về việc Hợp đồng bảo hiểm/ Giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ không có giá trịtrong trường hợp khách hàng cung cấp hoặc kê khai sai hoặc không khai báocác chi tiết quan trọng có liên quan đến rủi ro yêu cầu bảo hiểm và người đượcbảo hiểm

Bước 2 Phân tích tìm hiểu và đánh giá rủi ro

Sau khi đã có các thông tin cần thiết về đối tượng bảo hiểm đã được khaibáo ở bước 1 thì khai thác viên hoặc đại lý phải đánh giá rủi ro trên cơ sở tiếpxúc trực tiếp với đối tượng được bảo hiểm đặc biệt là vật chất xe Khi kháchhàng yêu cầu bảo hiểm theo những điều kiện bổ sung hoặc trong một số trườnghợp đặc biệt các khai thác viên, đại lý cần phải chú ý hơn đến việc đánh giá rủi

ro trước khi chấp nhận bảo hiểm

Khi có số liệu của khách hàng thì có thể trực tiếp kiểm tra các thông tin,

số liệu liên quan đến các rủi ro yêu cầu bảo hiểm và người được bảo hiểm

Một điểm cần lưu ý là: Giấy yêu cầu bảo hiểm là căn cứ thông tin ban đầurất quan trọng trong công tác khai thác bảo hiểm xe cơ giới, do đó các khai thác

viên phải hiểu rõ nội dung để hướng dẫn khách hàng ghi chép đầy đủ chính xáccác thông tin trong Giấy yêu cầu bảo hiểm làm cơ sở cho việc đánh giá rủi ro từ

đó có thể đưa ra mức chào phí bảo hiểm phù hợp cho khách hàng

Các khai thác viên có thể từ chối chao phi đối với các khách hàng không

có quyên lợi có thể được bảo hiểm; hoặc với những khách hàng kê khai khôngtrung thực các thông tin về rủi ro yêu cầu bảo hiểm và người được bảo hiểm khiđối chiếu với các thông tin đã thu được trong quá trình kiểm tra xe trực tiếp.Tất

cả các thông tin khai thác viên khi đánh giá rủi ro đêu được điền vào mẫu giấyyêu cầu bảo hiểm Trong bước này thời gian thực hiện: không qua 1 ngày kể từkhi thu thập đầy đủ các thông tin

Bước 3 Xem xét đề nghị bảo hiểm

Sau khi có đầy đủ thông tin khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáođánh giá rủi ro và các số liệu thống kê,… sẽ tiến hành cung cấp mức phí hợp lýcho khách hàng Trường hợp phải tham khảo phí bảo hiểm của các công ty khácthì cần giải thích rõ cho khách hàng biết với mức phí, mức trách nhiệm, thìquyền lợi cho khách hàng như thế nào là tốt nhất Trường hợp có những dịch vụđặc biệt lớn, khách hàng lớn trên phân cấp, tính chất phức tạp các khai thác viên

đề xuất với lãnh đạo phòng, chi nhánh, hoặc công ty để có phương án đàm phántheo quy trình trên phân cấp Thời gian thực hiện: không quá 1/2 ngày kể từ khithực hiện đầy đủ các bước

Bước 4 Đàm phán chào phí

Sau khi phương án bảo hiểm đã được lãnh đạo đơn vị duyệt, khai thácviên tiến hành chào phí bảo hiểm theo mẫu chào phí bảo hiểm của công ty.Trong quá trình thực hiện sẽ có những phản hồi của khách hàng khi nhận đượcbản chào phí bảo hiểm và các khai thác viên sẽ tiến hành các bước sau:

Trường hợp 1: Nếu sau khi khách hàng chấp nhận bản chào phí bảo

hiểm tiến hành theo bước A ( trên sơ đồ 3)

Trường hợp 2: Nếu khách hàng không chấp nhận bản chảo phí bảohiểm thì khai thác viên và lãnh đạo tiến hành thảo luận và đàm phán với khách

hàng để sửa đổi bản chào phí theo bước B ( trên sơ đồ 3).

Trường hợp 3: Nếu trường hợp sau khi tiến hành bước B mà vẫnkhông thoả mãn được khách hàng thì khai thác viên, lãnh đạo có thể thông báo

bằng văn bản từ chối nhận bảo hiểm theo bước C ( trên sơ đồ 3).

Bước 5 Cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (GCNBH)

Sau khi đã thống nhất nội dung trong GCNBH ( hợp đồng bảo hiểm),khai thác viên hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết để cấp GCNBH ( hợpđồng bảo hiểm)

Khai thác viên phải căn cứ vào nội dung ghi trên giấy yêu cầu bảo hiểm(GYCBH) để viết giấy chứng nhận bảo hiểm Vì vậy khi nhận được GYCBHcủa chủ xe, khai thác viên, đại lý phải kiểm tra các điều kiện, điều khoản trongGYCBH đã được ghi đầy đủ và hợp lệ chưa GYCBH được coi là hợp lệ bảogồm các mục sau:

- Tên người được bảo hiểm

- Biển kiểm soát, số khung, số máy

- Chức năng sử dung ( xe con, xe khách, xe tải…)

- Thời hạn tham gia bảo hiểm

- Giá trị xe tham gia bảo hiểm

- Điều kiện tham gia bảo hiểm

- Điều kiện mở rộng, phụ phí, mức miễn thường

- Cấp bản sửa đổi bổ sung (nếu có)

- Thông báo thu phí: yêu cầu ghi rõ tên chủ xe, biển kiểm soát, sốphí, diễn giải cách tính phí cho khách hàng bảo gồm: phí gốc từng mục, thuế giátrị gia tăng…

Trường hợp khai thác viên cần phải lưu ý khi cấp GCNBH: Đối với cáctrường hợp Người được bảo hiểm tham gia các điều khoản bổ sung yêu cầu khaithác viên phải ghi rõ trong mục điều khoản bảo hiểm bổ sung của GCNBH

Thời gian thực hiện: không qua 1/2 ngày kể từ khi nhận được thông tinchấp nhận bảo hiểm của khách hàng.

Bước 6 Theo dõi thu phí tiếp nhận giải quyết mới

Khai thác viên vào sổ phát sinh, lập bảng kê, chuyển 1 bản phòng kếtoán, 1 bản lưu tại phòng nghiệp vụ trong hồ sơ khai thác

Sau khi phát thông báo thu phí cho khách hàng, khai thác viên và cán bộthống kê phối hợp cùng kế toán viên của phòng kế toán theo dõi đôn đốc nộpphí của chủ xe, phí bảo hiểm phải thu đầy đủ ngay khi cấp đơn bảo hiểm

Sau khi thu phí tiến hành cấp hoá đơn VAT để thuận tiện cho việc kiểmtra nộp thuế, trả hoa hồng cho đại lý

Khai thác viên có trách nhiệm làm các công tác tuyên truyền, đề phònghạn chế tổn thât… nhằm phục vụ khách hàng sau khi bán hàng và chuẩn bị nắmthông tin phục vụ cho các nhu cầu bảo hiểm tiếp theo của khách hàng, hoặc táitục bảo hiểm sau này

Bước 7 Quản lý đơn bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm

Quản lý bản chào phí bảo hiểm; quản lý bản thông báo thu phí bảo hiểm,Giấy yêu cầu bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm; ngoài ra còn quản lý: Bảncopy Giấy kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (trường hợp xetham gia bảo hiểm lần đầu)

Bảng kê danh sách xe tham gia bảo hiểm Lưu trữ : 01 bộ tại phòngNghiệp vụ ( gồm cả hồ sơ trên phân cấp); 01 bộ tại Phòng Tài chính kế toán đểtheo dõi công nợ Bên cạnh đó còn phải thống kê theo chương trình quản lýnghiệp vụ của Công ty

Thời gian thực hiện: Tuỳ thuộc vào hiệu lực bảo hiểm của đơn, hợpđồng

Bước 8 Chăm sóc khách hàng

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, khai thác viên phải thường xuyênquan tâm tìm hiểu nhu cầu, mong muốn cũng như các ý kiến của khách hàng để

có thể đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời

Đối với văn phòng 7 – PJICO Trên đây là quy trình khai thác BH vật

chất xe cơ giới mà PJICO đã thực hiện và được phổ biến cho các phòng banchức năng, các chi nhánh,… trong ISO năm 2006 Chính vì thế, khi khai thácnghiệp vụ bảo hiểm này văn phòng 7 cũng theo quy trình đó Tuy nhiên khi thựchiện quy trình đó thì văn phòng đã gặp phải các vướng mắc sau:

Đối với bước 1 (tiếp thị, xử lý thông tin từ khách hàng), trong bước nàythường hay xảy ra các trường hợp: Thứ nhất, khi Khai thác viên cung cấp thôngtin cho khách hàng thì trong một số trường hợp có một số Khai thác viên đặcbiệt là Đại lý khai thác do trình độ còn thấp, khả năng truyền đạt còn hạn chếnên khi cung cấp thông tin cho khách hàng nhưng khách hàng vẫn không hiểucho nên mất rất nhiều thời gian Thứ hai, ngược lại khi khách hàng cung cấpthông tin cho khai thác viên, có những người đã không cung cấp đầy đủ thôngtin, thậm chí còn cung cấp thông tin không đúng cho các khai thác viên dẫn đếnviệc xử lý thông tin bị sai lệch

Đối với bước 2 (Phân tích tìm hiểu đánh giá rủi ro), trong bước này vănphòng 7 gặp rất nhiều khó khăn trong đó tiêu biểu là: Có một số khai thác viên

cụ thể là hầu hết các đại lý khai thác gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiếp xúctrực tiếp với đối tượng được BH, do sự am hiểu của họ về kỹ thuật xe cơ giớicòn hạn hẹp cho nên việc đánh giá rủi ro đôi lúc còn chưa đúng Ngoài ra, vẫn

có trường hợp do chủ quan hoặc thậm chí còn chưa hiểu rõ các nội dung ghitrong GYCBH để cho khách hàng đã ghi không đủ hoặc ghi không đúng cácthông tin vào trong giấy yêu cầu bảo hiểm ảnh hưởng đến chất lượng khai thác,

… Để khắc phục điều này, thường hàng quý trưởng phòng có cử các khai thácviên lên công ty để học các lớp đào tạo nâng cáo ngắn hạn về khâu khai thác đểnâng cao trình độ nghiệp vụ, hoặc đối với các KTV chưa hiểu các nội dungtrong GYCBH thì sẽ giải thích trực tiếp ngay cho các khai thác viên nhữngthông tin đó để họ hiểu rõ hơn

Đối với bước xem xét đề nghị BH, văn phòng 7 cũng gặp không ít khókhăn, cụ thể: Do hành động sai của các bước trước mà làm cho việc đánh giá rủi