tiểu luận môn logistics đánh giá năng lực logistics của công ty giao nhận quốc tế trường thành

Đặc biệt là ở các quốc gia đang phát triển - nơi sự mởcửa thị trường đang là xu thế tất yếu, logistics được các nhà quản lý coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác

Lời Mở Đầu

Thị trường toàn cầu đang ngày càng phát triển với sự tiến bộ không ngừng củangành vận chuyển giao nhận Đặc biệt là ở các quốc gia đang phát triển - nơi sự mởcửa thị trường đang là xu thế tất yếu, logistics được các nhà quản lý coi như là công

cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp.Tại Việt Nam, kinh doanh vận tải giao nhận đang trở nên vô cùng đa dạng vàphong phú với nhiều dịch vụ được cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu giao nhận hànghóa trong và ngoài nước Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là, với sự đa dạng và phong phú

về thành phần và dịch vụ, ngành logistics tại Việt Nam đã thực sự đem lại sự hiệuquả trong hoạt động hay chưa?

Xuất phát từ lí do đó, nhóm chúng em xin chọn đề tài „‟ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰCLOGISTICS CỦA CÔNG TY GIAO NHẬN QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH” làm

đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình Chúng em hi vọng rằng, với nhữngnghiên cứu và tìm hiểu dưới đây, công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành

sẽ có cái nhìn tổng quan về cung cách hoạt động của công ty trong suốt 11 năm kể

từ ngày thành lập, đồng thời có được những phương án, giải pháp thích hợp nhằmtiết kiệm tối đa các chi phí phát sinh và có thể phát sinh trong quá trình giao nhận,

từ đó mang lại hiệu quả tối đa trong kinh doanh và thúc đẩy hoạt động logistics tạiViệt Nam

I TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH

1 Giới thiệu chung

● Tên gọi đầy đủ: Công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành

● Tên tiếng Anh: Truong Thanh Logistics

● Trụ sở chính: Số nhà 16 ngõ 41, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội

Trường Thành Logistics là thành viên chính thức của các tổ chức giao nhận vận tải

uy tín trong và ngoài nước như:

● Hiệp hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt nam (VLA)

● Phòng công nghiệp thương mại Việt nam (VCCI)

● Hiệp hội giao nhận vận tải thế giới (FIATA)

● Hiệp hội giao nhận vận tải hàng không quốc tế (IATA)

2 Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu

● Dịch vụ hải quan, xuất nhập khẩu

✓ Xin giấy phép xuất, nhập khẩu

✓ Dịch vụ khai báo hải quan

✓ Dịch vụ xin cấp CO- giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

✓ Dịch vụ khái báo hóa chất

✓ Dịch vụ khai VNACCS

✓ Tra mã HS miễn phí

✓ Dịch vụ thủ tục hải quan và các dịch vụ liên quan đến giao nhận hànghóa xuất nhập khẩu như là: tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, kiểm kiện,giám định

● Dịch vụ vận tải

✓ Vận tải đường biển

✓ Vận tải đường hàng không

✓ Vận chuyển nội địa

4.Quy mô công ty

BAN GIÁM ĐỐC TRƯỜNG

THÀNH LOGISTICS

Khối giao nhận Khối hỗ trợ Khối hành chính Khối chi nhánh

nhận đường nhà kho hoạch &

● Phòng giaonhận đường Đội xe Phòng nhânsự Hồ Chí Minh

 Quy mô công ty:

● Chi nhánh Hà Nội: có 40 nhân viên, đặt trụ sở tại tòa nhà Sông Đà, PhạmHùng, Từ Liêm, Hà Nội

● Chi nhánh Hồ Chí Minh: có 20 nhân viên

● Chi nhánh Đà Nẵng: 5-7 nhân viên

● Chi nhánh Hải Phòng: 7 nhân viên

● Chi nhánh Lạng Sơn: 2 nhân viên

II ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC LOGISTICS CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH

1 Ưu điểm của Trường thành

Logistics ● Tuyến đường

Thế mạnh của công ty là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển qua nhữngtuyến đường ở Châu Á Tại đây, công ty có thể book tàu với mức cước tươngđối tốt và ổn định Cước phí vận chuyển là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đếnlợi nhuận cuối cùng trong mỗi hợp đồng, bởi giảm được 1 đồng trong chi phí

sẽ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với tăng 1 đồng trong doanh thu

● Văn hóa kinh doanh:

Với 11 năm hoạt động trong lĩnh vực Logistics, công ty TNHH giao nhậnquốc tế Trường Thành có một ưu thế là am hiểu rất rõ thị trường Việt Nam,hiểu luật lệ, phong tục tập quán từng vùng và văn hóa kinh doanh Việt Nam.Trong khi đó, đây được coi là một trong những rào cản lớn đối với các doanhnghiệp nước ngoài khi xâm nhập thị Việt Nam Bởi mỗi quốc gia đều cónhững đặc điểm, phong tục tập quán và văn hóa kinh doanh riêng

● Chính sách hợp lý cho người lao động

Công ty thực hiện nguyên tắc trả lương theo lao động kết hợp với việc trảlương theo kết quả công việc Công ty cũng xác định tiền lương là đòn bảy

để tăng năng suất lao động và tăng cường hiệu quả công tác Chính sách tiềnlương được xây dựng trên cơ sở đảm bảo hài hòa các lợi ích của nhà nước,của người lao động và của nhà đầu tư Bên cạnh đó, hằng năm công ty đều

có chế độ tham quan, nghỉ mát cho nhân viên và có chế độ thăm hỏi ốm đau,hiếu hỉ

● Uy tín thương hiệu

Trên thị trường giao nhận Việt Nam, công ty TNHH giao nhận quốc tế

Trường Thành được nhìn nhận là một doanh nghiệp tẻ có uy tín, chất lượng dịch vịcao trong lĩnh vực giao nhận, là thành viên chính thức của các tổ chức giao nhậnvận tải uy tín trong và ngoài nước:

- Hiệp hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt nam (VLA)

- Phòng công nghiệp thương mại Việt nam (VCCI)

- Hiệp hội giao nhận vận tải thế giới (FIATA)

- Hiệp hội giao nhận vận tải hàng không quốc tế (IATA)

● Chất lượng đội ngũ nhân sự

Trường Thành Logistics có một đội ngũ nhân viên trẻ trung, có trình độ, giỏichuyên môn, nghiệp vụ, thạo ngoại ngữ, vi tính, linh hoạt trong kinh doanh, có khảnăng nắm bắt cơ hội

Bên cạnh đó, Trường Thành Logistics cũng luôn chú trọng vào việc đào tạođội ngũ nhân viên mới nhằm trang bị đầy đủ kiến thức, nghề nghiệp vận tải quốc tế

2 Nhược điểm về dịch vụ logistics của Trường Thành

Như đã so sánh ở trên, Trường Thành Logistics tuy là một công ty trẻnhưng lại có nhiều ưu điểm so với các công ty giao nhận kho vận khác quy

mô vừa và nhỏ ở Việt Nam Tuy nhiên trong bối cảnh hội nhập hóa toàn cầu,thời đại công nghệ 4.0, đối thủ của Truong Thanh Logistics không chỉ là cáccông ty forwarder trong nước mà còn cả ở nước ngoài Khi so sánh với cáccông ty này, Trường Thành Logistics lộ những nhược điểm sau:

● Tuyến đường

Đối với những tuyến đường mà Trường Thành Logistics không thườngxuyên chuyên chở thì khi làm việc với bên đại lý chuyên chở, công ty sẽkhông thương thảo được giá tốt so với các đối thủ cạnh tranh là các công tyforwarder khác

● Vẫn tập trung vào các hoạt động giao nhận truyền thống

Thực tế ở Việt Nam hiện nay, dịch vụ logistics mới bắt đầu phát triển.Các công ty giao nhận Việt Nam nói chung mới bước đầu áp dụng nhưngchưa đạt mức độ hoàn thiện mà chỉ thực hiện vài quy trình của logistics Cụthể tại Truong Thanh Logistics, mảng hoạt động logisctics bao gồm nhữnghoạt động chủ yếu sau:

✓ Dịch vụ vận chuyển hàng hóa: Vận tải đa phương thức, vận tải hànghóa bằng đường biển, đường không, đường bộ trong và ngoài nước

✓ Dịch vụ kho bãi: Kinh doanh kho bãi, bốc xếp, bảo quản và vận tải

✓ Dịch vụ giao nhận: Dịch vụ làm thủ tục hải quan cho các chủ hàng,đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, đại lýlàm thủ tục hải quan.

Các dịch vụ Logistics của Trường Thành Logistics chủ yếu được thựchiện trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam và các quốc gia láng giềng như: Lào,Campuchia, Trung Quốc Trường Thành Logistics chỉ mới tập trung ở vậnchuyển nội địa và sang một số nước láng giềng, khai thuế quan và cho thuêkho bãi Trong vấn đề vận tải đa phương thức: các hình thức vận tải như biển,

bộ, hàng không, sông, vẫn chưa kết hợp 1 cách hiệu quả, chưa tổ chức tốtcác điểm vận chuyển

● Về dịch vụ chuyên chở hàng háo và giao nhận vận tải

Trường Thành chỉ cung cấp dịch vụ vận tải nội địa và quá cảnh sang 1

số quốc gia lân cận, trong khi các công ty khác trong nước đơn cử nhưVINATRANS, Công ty cổ phần giao nhận miền Nam SOTRANS Logistics,Công ty Giao nhận kho vận Ngoại thương TRANSIMEX Saigon hay các ônglớn trong ngành như APL Logistics hay Maersk Logisctics, ngoài các dịch vụnhư của Trường Thành Logistics, họ còn cung cấp thêm dịch vụ quá cảnhđến rất nhiều quốc gia trên thế giới Mặt hạn chế này của Trường Thành donhiều yếu tố tác động Trường Thành mới chỉ là một doanh nghiệp trẻ trongnước, chưa đủ tài và lực để hoạt động trên toàn thế giới như các công ty đaquốc gia (APL, Maersk)

● Dịch vụ kho bãi

Nếu như Trường Thành chỉ cung cấp dịch vụ kho bãi, bốc xếp, bảoquản và vận tải các loại hàng hóa, cùng với một số dịch vụ gia tăng như: dánnhãn, bọc gói lại hàng, tùy theo nhu cầu của khách hàng thì Maersk vàAPL đã làm thêm được các dịch vụ như: scan hàng hóa, in và kiểm tra mãvạch, đóng pallet, phân loại hàng, phát hành chứng từ cho hàng hóa, truyền

số liệu hàng hóa qua hệ thống điện tử, quản lýơn hàng, logistics ngược, Cóthể thấy Trường Thành mới chỉ cung cấp được 1 số dịch vụ gia tăng cơ bảntại kho bãi khi có yêu cầu của khách hàng trong khi Maersk và APL đã cung

cấp dịch vụ này 1 cách bài bản và đầy đủ và áp dụng công nghê thông tin vàodịch vụ này.

● Hoạt động logistics của Trường Thành chưa tập trung mở rộng mạng lưới

đại lý và chi nhánh trên thế giới

Trường Thành Logistics chưa tập trung mở rộng mạng lưới đại lý vàchi nhánh trên thế giới để chuẩn bị điều kiện cho phát triển logistics Đại lý

và chi nhánh trên thế giới là điều kiện tất yếu để hoạt động logistics toàn cầu.Hiện tại Trường Thành Logisctics mới có một vài văn phòng đại diện củamình ở các tỉnh khác trong cả nước, như: Hà Nội, Lạng Sơn, Hải Phòng, TP

Hồ Chí Minh, Đà Nẵng Như vậy công ty chưa có khả năng mở rộng hoạtđộng để đưa dịch vụ logistics của mình ra quốc tế

● Hạn chế về việc áp dụng công nghê thông tin trong dịch vụ logistics

Có thể nói hệ thống thông tin là trái tim của hoạt động logisctics, quản

lý chuỗi logistics là quản lý cả dòng vật chất lẫn thông tin Nếu thiếu 1 trong

2 thì hoạt động đó chưa phải là hoạt động logistics thật sự Công ty chủ yếuvẫn sử dụng hệ thống thông tin truyền thống (điện thoại, fax, email) để traođổi thông tin, gửi và nhận chứng từ với khách hàng, hải quan Trong khi đócác nước xung quanh ta như Singapore, Thái Lan, Malaysia, đã áp dụng hệthống trao đổi thông tin điện tử cho phép các bên liên quan liên lạc với nhaubằng kĩ thuật mạng tin học tiên tiến, thông quan bằng các thiết bị điện tử.Hầu như chưa có công ty Việt Nam nào nói chung và Trường Thành nóiriêng, chưa có công ty nào có phần mềm hay hệ thống thông tin kết nối vớicác đối tác của riêng mình Nếu xét trên khía cạnh xây dựng website thìwebsite Công ty TNHH Trường Thành chỉ mang tính giới thiệu đơn thuần vềdoanh nghiệp, về dịch vụ của doanh nghiệp mà chưa cung cấp được các tiệních mà doanh nghiệp cần như: công cụ theo dõi đơn hàng (track and trace),lịch tàu, đăng kí điện tử (e-booking), theo dõi chứng từ,

Một trong những nguyên nhân chính cho việc áp dụng công nghệthông tin vào dịch vụ cung cấp dịch vụ logistics của Trường Thành Logistics

là vốn đầu tư Để áp dụng bất kì chương trình quản trị hay hoạt động hỗ trợ

nhân viên tiếp quản và triển khai các ứng dụng đó Đây không phải là vấn đề

dễ thực hiện đối với công ty Tuy nhiên, việc ứng dụng nhiều hơn nữa nhữngthành tựu trong lĩnh vực công nghệ thông tin vào việc cung cấp dịch vụ củacông ty là cấp thiết, và để ứng dụng thành công phải có kế hoạch lâu dài

● Chưa chú trọng đến khâu marketing, quảng bá thương hiệu

Công ty thiếu hẳn môt chiến lược đầu tư dài hạn, liên tục cho thươnghiệu, bố trí sơ sài nhân sự cho việc quản lý phát triển thương hiệu cũng nhưkhông đầu tư tài chính cho việc quảng bá thương hiệu thể hiện qua việc công

ty không hề hoạch định ngân sách cho quảng cáo thương hiệu hay việc trangweb vô cùng sơ sài và không được chăm chút

● Hoạt động logistics của Trường Thành Logistics chỉ mới bó hẹp trong nước

và các quốc gia lân cận mà chưa vươn ra được thế giới

Việc ứng dụng logistics trong các lĩnh vực đời sống, kinh tế, sản xuấtcủa nước ta là chậm hơn so với các nước trong khu vực và trên thế giới nhiềunăm Mặt khác xuất phát điểm của nước ta cho logistics là thấp Đây là lý dokhiến cho quy mô hoạt động logistics của các doanh nghiệp Việt Nam nóichung và Trường Thành Logistics nói riêng trong lĩnh vực này là nhỏ, màcòn kém khả năng cạnh tranh trên thị trường nội địa chứ chưa nói tới thịtrường quốc tế

Một hạn chế nữa là Trường Thành Logistics mới chỉ cung cấp một sốdịch vụ riêng lẻ trong toàn bộ chuỗi logistics, trong khi nhu cầu quốc tế đòihỏi phải tiến hành tổng thể toàn bộ hoạt động của chuỗi này Trên thế giớihiện nay có một số nước đã có những thương hiệu logistics không chỉ trongnước mà còn lan ra toàn thế giới VD: Maersk Logistics của Đan Mạch đượcbiết đến hơn 60 quốc gia, APL Logistics của Singapore đã được trên 100quốc gia biết đến

● Chiến lược kinh doanh ngắn hạn

Các chiến lược kinh doanh do công ty đề ra và thực hiện cũng mangđến cho công ty những thành công nhất định, tuy nhiên đây chỉ là nhữngchiến lược kinh doanh ngắn hạn, quan tâm nhiều đến doanh số và lợi nhuận,

về các số liệu kinh doanh, theo đuổi “hiệu quả hoạt động trong kinh doanh”

và “sự hợp lý hóa trong kinh doanh” hơn là việc xây dựng một chiến lượccạnh tranh lâu dài.

● Hệ thống thông tin liên lạc nội bộ lỗi thời

Với một hệ thống mạng lưới các chi nhánh toàn quốc nhưng hệ thốngthông tin liên lạc của Trường Thành vẫn mang phong cách của các doanhnghiệp Nhà nước cũ Thiếu bộ phận IT giỏi Các thông tin đăng lên websitecủa công ty hầu hết đều là thông tin cũ, thiếu sự quan tâm, cập nhật thườngxuyên

III QUY TRÌNH LÀM VIỆC TRONG VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1 Phân loại hàng hóa

Công ty TNHH Trường Thành chủ yếu làm về 2 mảng hàng hóa sau:

● Hàng xuất khẩu/ Hàng nhập khẩu

● Hàng nguyên container (FCL)/ Hàng lẻ container (LCL)

2 Quy trình làm việc của nhân viên sales logistics trong Công ty TNHH Trường Thành

● Xác định lợi thế cạnh tranh

Công ty TNHH Trường Thành mạnh về các tuyến Châu Á, hàng nguyêncontainer Thế nên đây là thế mạnh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh.Nhân viên sales logistics của công ty cần nắm rõ điều này, sau đó vạch rađâu

là khách hàng tiềm năng để sale hiệu quả hơn

● Xác định khách hàng mục tiêu

Sales Logistics trong Thường Thành Logistics chia ra 2 bộ phận:

✓ Sales FCL (Full Container Load)– Sales hàng nguyên cont: Đối tượng chủyếu là các công ty xuất nhập khẩu lớn, ví dụ như các công ty XNK gạo, gỗ,may mặc, thủy hải sản,…

✓ Sales LCL (Less than Container Load)– Sales hàng lẻ: Các công ty XNK nhỏthuộc TNHH một thành viên, các cá nhân có hàng gửi đi, nhập về từ nướcngoài và các FCL forwader

● Tìm kiếm khách hàng

Sau khi vạch ra thế mạnh và khách hàng tiềm năng của công ty, công tycần xoay quanh và khai thác triệt để nguồn khách hàng của mình, nhữngkhác hàng mà Trường Thành tự tin rằng dịch vụ Logistics của mình sẵn sàngđáp ứng nhu cầu của họ

Nhân Viên của công ty thường tìm kiếm thông tin doanh nghiệp quawebsite của các hiệp hội logistics

● Xác định thông tin khách hàng

✓ Loại hàng, tính chất hàng hoá: Hàng gì? Khô hay lạnh?

✓ Lượng hàng (Volume): Nếu hàng container thì là container bao nhiêu? Sốlượng thường xuất (nhập); Nếu hàng lẻ thì cần hỏi số khối (CBM), kíchthước, hàng biển hay hàng hàng không?

✓ Địa chỉ cảng Xuất – Nhập hàng : POL, POD

✓ Các yêu cầu về thời gian vận chuyển : ETD

✓ Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất

✓ Đối với lô hàng mua giá EXW thì phải biết chính xác địa chỉ của shipper đểthông báo cho đại lý nước ngoài và yêu cầu báo giá FOB charges hoặc giávận chuyển (trong trường hợp sử dụng giá của đại lý).

✓ Khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ

✓ Một số nhu cầu đặc biệt về thủ tục và giấy tờ trong quá trình xuất nhập hàng

Ví dụ : Sau cuộc trò chuyện bạn tóm lại được thông tin khách hàng như sau :Công ty TNHH ABC, sắp có một lô hàng mùn cưa nén, nguyên cont 20′, dựkiến XK qua Busan (Hàn Quốc) vào tháng 8 tới, xuất giá CIF, cần báo giávận chuyển và giá làm thủ tục hải quan

● Phân loại khách hàng

✓ Khách hàng tiềm năng: là những khách hàng đang thật sự có nhu cầu, vàthuộc trong vùng khách hàng mục tiêu của bạn, thậm chí khách hàng có lôhàng chuẩn bị xuất hoặc nhập thì càng tốt

✓ Khách hàng không tiềm năng: những khách hàng không có nhu cầu, đã cóđối tác, những khách hàng xuất nhập khẩu một số mặt hàng không nằm trong

sự hiểu biết và khó kiểm soát rủi ro đối với bạn Ví dụ những khách hàngxuất nhật khẩu một số mặt hàng nguy hiểm như : than sọ dừa, thủy hải sản,trái thanh long, … những mặt hàng mà thường rất khó tìm được hãng tàunhận vận chuyển Hàng đi tuyến qua những nước vùng xa xôi, ít hoạt động,hoặc những nước đang có hỗn loạn, chiến tranh

● Liên hệ hãng tàu

Tùy thuộc vào từng loại hàng, từng vào phương thức vận chuyển đườngbiển hay đường hàng không, tùy tuyến vận chuyển nhân sale logistics sẽ liên

hệ với nhà vận chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lô hàng

● Báo giá theo nhu cầu

Sau khi có giá từ hãng tàu về tuyến và lượng hàng theo nhu cầu củakhách hàng Nhân viên tiến hành báo giá cho khách hàng Những nội dungcần báo :

✓ Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến ( cảng tại nước đến,kho của người nhận,…) : Tùy thuộc vào lượng lợi nhuận của công ty và tùyvào kiểu khách hàng, mà công ty có thể báo chênh lệch với giá mà công ty

nhận được từ hãng tàu Đối với khách hàng chú trọng chất lượng dịch vụ, giá

có thể chênh lệch so với giá hãng tàu rất cao bù vào đó chất lượng sẽ đượcnâng cao, và ngược lại

✓ Thời gian vận chuyển hàng : Đối với những chuyến khác nhau sẽ có thờigian vận chuyển khác nhau Và tùy vào hãng tàu sẽ có sự chênh lệch thờigian, tuy nhiên chênh lệch không đáng kể

✓ Địa điểm trung chuyển: Hàng vận chuyển đến những nơi xa như Châu Mỹ,Châu Phi,… sẽ phải có nơi trung chuyển giữa đường, hoặc đối với những lôhàng LCL trong cùng container không phải lúc nào cũng đi đến cùng mộtcảng đích Nhiều khi, chúng chỉ được vận chuyển chung container trên mộtchặng đường nào đó, sau đó lại được dỡ ra và sắp xếp vào những containerkhác (reload) trước khi đi tiếp Điều này gây mất thời gian và tổn hại đếnhàng hóa, khách hàng cần phải biết điều này để chuẩn bị bảo quản hàng hóatốt hơn, đặc biệt đối với hàng tươi sống và hàng dễ vỡ

✓ Lịch tàu : Hàng hóa sẽ được vận chuyển theo lịch cố định của hãng tàu hoặcsân bay Có tuyến đi thứ 2, thứ 4, có tuyến đi thứ 3, thứ 5, … Tùy thuộc vàolịch mà hãng tàu và hãng hàng không đưa ra

✓ Phụ phí liên quan : Phụ phí biến động giá nhiên liệu, Phụ phí biến động tỷgiá ngoại tệ, Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí xếp dỡ tại cảng,…

● Theo dõi hàng hóa

Vì là người đứng giữa nên công ty phải theo dõi cả 2 phía, theo dõi kháchhàng để kịp thời xử lý hàng đúng ngày, kịp thời điểm không làm trễ hẹn củakhách gây mất uy tín của công ty và theo dõi hãng tàu để book tàu kịp thờichuyến gần nhất, vì thường khách hàng sẽ tham khảo giá trước 20 ngày thậmchí 1 tháng so với ngày xuất nhập hàng hóa Do đó, khi khách hàng đã đồng

ý thuê công ty vận chuyển lô hàng sắp tới thì cần phải theo dõi để book tàukịp thời

Chuyển giao công việc

Công việc của Sales Logistics đã hoàn thành 80%, các phần còn lại bộphận chứng từ và giao nhận sẽ đảm nhiệm để đưa hàng đến nơi quy định,theo đúng những nhu cầu mà khách đã đề nghị

Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với người gửi hàng hoặc người nhập hàng

để lấy một số chứng từ liên quan như packing list, invoice, giấy chứng nhậnxuất xứ, … Và sẽ phát hành một số chứng từ như House bill, D/O, … phục

vụ cho quá trình làm việc giữa bộ phận giao nhận với hải quan, và giữa công

ty với khách hàng

Bộ phận giao nhận : Đến ngày xuất, nhập hàng, cầm tất cả các giấy tờ,chứng từ liên quan ra cảng, kho, bãi, tiến hành làm thủ tục xuất, nhập hàng,chuyển giao hàng cho người nhận hàng

● Chăm sóc khách hàng

20% còn lại đối với công ty đó là làm cách nào để giữ chân khách hàngsau đó Công ty có nhiệm vụ chăm sóc họ thật tốt , đưa họ trở thành kháchhàng trung thành của công ty Ở nhiều doanh nghiệp sẽ có dịch vụ tư vấnnghiệp vụ miễn phí giúp cho đối tác của mình khi gặp khó khăn trục trặc vớihải quan, thông quan, giảm thuế,…

3 Quy trình làm một lô hàng vận chuyển bằng đường biển của công ty

TNHH Trường Thành

● Nhận booking từ khách hàng và book tàu

Khi nhận được booking từ khách hàng, công ty sẽ book tàu bằng cách liên hệ vớihãng tàu để hỏi thông tin có còn chỗ vào ngày cần gửi hàng không Sau đó hãng tàu

sẽ gửi cho công ty một booking để xác nhận lại một lần nữa, đồng thời yêu cầucông ty phải giao hàng ở càng trước một khoảng thời gian nhất định, thông thường

sẽ rơi vào từ 1 đến 2 ngày trước ngày tàu chạy

● Chuẩn bị trước khi làm thủ tục hải quan

✓ Đầu tiên, trước khi tàu cập cảng, công ty phải liên hệ với đại lý của mình ởnước ngoài hoặc người nhận hàng để được cung cấp các thông tin cần thiết

về lô hàng, bao gồm: thông tin về tàu và bản khai lược hàng hóa (Cargomainfest) Tiếp theo đó, công ty cũng cần lấy vận đơn gốc và các chứng từkhác của hàng hóa

✓ Khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi fax giấy báo hàng đến (Arrival note) chocông ty Khi nhận giấy báo hàng đến, công ty sẽ kiểm tra xem số liệu trêngiấy báo hàng có khớp với vận đơn, nếu đã khớp thì làm giấy báo hàng gửicho người nhận hàng (Consignee- C'nee) Sau đó công ty sẽ mang Arrivalnote, giấy giới thiệu và BL (có thể là bản gốc hoặc bản sao tùy loại vận đơn)

tàu sau khi nhận giấy giới thiệu sẽ kiểm tra xem đã có thông báo giao hànghay chưa và kiểm tra các nội dung trong giấy báo hàng đến, với mỗi kháchhàng sẽ nhận được của hãng tàu ít nhất 3 bộ lệnh giao hàng Khi nhận lệnhgiao hàng, công ty sẽ kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng, lúc đó trên

bộ lệnh sẽ có chữ PAID nghĩa là đã thu đủ phí và chữ kí của hãng tàu

✓ Sau khi nhận lệnh giao hàng, công ty phải làm thủ tục hải quan rồi đến kho

để nhận hàng Thủ tục hải quan bao gồm:

➢ Bước 1: Chuẩn bị chứng từ

➢ Bước 2: Mở tờ khai

o Với hàng nguyên container

➢ Bước 3: Đối chiếu manifest

➢ Bước 4: Chuyển bãi kiểm hóa

➢ Bước 5: Kiểm hóa

➢ Bước 6: Nhận lại tờ khai

➢ Bước 7: Thanh lý qua cổng

o Với hàng lẻ

➢ Bước 3; Nhận kiểm hóa

➢ Bước 4; Nhận lại tờ khai

➢ Bước 5: Rút hàng

➢ Bước 6: Thanh lý qua cổng

Kiểm tra hồ sơ, tính thuế

Trả thuế tại kho bạc nhà nước Kiểm hóa

Trả hồ sơ

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ

Công ty khai báo điện tử tại văn phòng công ty với các loại hình trừ hàng phi mậudịch sau đó in tờ khai nhập khẩu hàng hóa và lấu số tiếp nhận ghi lên hồ sơ Tiếptheo công ty phải chuẩn bị bộ tờ khai bằng giấy bao gồm:

● 01 bộ tờ khai hải quan: 02 tờ khai gồm 01 bản lưu hải quan và 01 bản lưungười khai hải quan (có phụ lục tờ khai nếu hàng nhiều), 02 tờ khai GATT(có phụ lục tờ khai GATT nếu hàng nhiều)

● 01 giấy tiếp nhận tờ khai (với hàng phi mậu dịch thì phải có thêm lệnh hìnhthức)

● 01 bản sao hợp đồng ngoại thương

● Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc, 01 bản sao, 01 Bản kê khai chi