tiểu luận môn logistics thực trạng và giải pháp tối ưu hóa kho thường cho công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ tràng an

Trong bài tiểu luận “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU HÓA KHO THƯỜNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ TRÀNG AN”, chúng em sẽ chỉ ra những vấn đề cụ thể của công ty Tràng An, so sánh

Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏcòn đang gặp nhiều khó khăn và bất cập trong việc xây dựng, quản lí và vận hànhlogistics Với mong muốn vận dụng các kiến thức chuyên môn đã học tại trường Đại họcNgoại thương để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề thực tế, chúng em đã tiến hành

đi thực tế tại công ty Tràng An và quyết định chọn “Dịch vụ kho bãi” là chủ đề nghiên

cứu Trong bài tiểu luận “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU HÓA KHO THƯỜNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ TRÀNG AN”,

chúng em sẽ chỉ ra những vấn đề cụ thể của công ty Tràng An, so sánh với các doanhnghiệp khác và đưa ra những giải pháp khắc phục cho doanh nghiệp

I Tổng quan về vai trò của kho hàng trong lĩnh vực y tế

Cùng với sự tăng trưởng của kinh tế và tốc độ gia tăng của việc lưu thông hàng hóa, nhàkho ngày càng được sử dụng như một nơi ‘trung chuyển’ hơn là một nơi ‘giao hàng’ nhưtrước đây Các tổ chức ngày càng tích cực thu thập, cập nhật thông tin, tổ chức tốt hoạtđộng logistics để giảm, tiến tới không phải lưu kho, mua hàng với số lượng thích hợp, và

sử dụng nhà kho như một địa điểm để gom, tách, ghép đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, đểphục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụkhác

1 Đối với nền kinh tế nói chung

Kho là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi logistics Để phục vụ cho các nhu cầucủa đời sống xã hội thì trên trái đất ở đâu cũng có kho, từ những kho rất hiện đại, chuyênmôn hoá cao của các công ty logistics, các công ty giao nhận - kho vận, các cảng biển, sânbay, đến các kho riêng của các tập đoàn, công ty, xí nghiệp sản xuất, cho đến các khochứa dụng cụ làm vườn…

Kho hàng logistics hỗ trợ cho luồng trung chuyển các giao dịch kinh tế Nền kinh tế chỉ

có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ khi dây chuyền logistics trong đó có kho hoạt độngliên tục, nhịp nhàng

2 Đối với lĩnh vực y tế

Dịch vụ logistics y tế là logistics của dược phẩm, vật tư y tế và phẫu thuật, thiết bị y tế vàcác sản phẩm khác cần thiết để hỗ trợ bác sĩ, y tá, và các nhà cung cấp dịch vụ chăm sócsức khoẻ và chăm sóc nha khoa khác Bởi vì khách hàng cuối cùng của dịch vụ logistics

là những người chịu trách nhiệm về cuộc sống và sức khoẻ của bệnh nhân, logistics trong

y tế độc đáo ở chỗ nó tìm cách tối ưu hóa hiệu quả hơn là năng suất Các chức năng củalogistics y tế là một phần quan trọng của hệ thống chăm sóc sức khoẻ: sau nhân viên chiphí, vật tư y tế chính là yếu tố đắt nhất trong việc chăm sóc sức khoẻ

Vai trò của kho hàng trong logistics y tế vô cùng to lớn như vai trò của chính ngành y tếđối với xã hội Sự phát triển của công nghệ đã giúp ngành y ngày càng lớn mạnh vớinhiều chủng loại sản phẩm Khi lượng sản phẩm ngày càng lớn, việc đảm bảo chất lượng

của chúng trong hành trình trước khi đến tay các nhà thuốc hay bênh viện là điều vô cùngbức thiết

II Công ty Cổ phần Sản xuất và dịch vụ Tràng An

1 Tổng quan Công ty Cổ phẩn sản xuất và dịch vụ Tràng An

Công ty Cổ phần Sản xuất và Dịch vụ Tràng An, nằm ở lô 06-9B, Khu TTCN Hoàng Mai,

Hà Nội, được thành lập năm 1996 với loại hình kinh doanh là Công ty Dịch vụ Công tyhiện có 2 cơ sở, một cơ sở ở khu Công nghiệp Hoàng Mai, Quận Hoàng Mai và một cơ sở

ở Phường Định Công, Quận Hoàng Mai Hiện tại, công ty hiện có khoảng 20 nhân viên

2 Thực trạng quản lý kho thường của công ty Tràng An

II.1 Cơ sở hạ tầng

Nhà kho của Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An nằm ở Khu Công nghiệpHoàng Mai, Hà Nội đảm bảo điều kiện thông thoáng, thuận tiện giao thông Kho hànggồm có 4 tầng, được tận dụng từ tòa nhà văn phòng cũ công ty mua lại Tại nhà kho có 2thang máy, tuy nhiên, chất lượng của thang máy không được tốt và tần suất sử dụngkhông nhiều Nhà kho của công ty bao gồm 1 phòng quản lý giấy tờ ở tầng 1, các khu vựccòn lại được sử dụng để làm khu vực chứa dược phẩm, không có phòng chuyên dụng.Tuy khu vực bên ngoài có diện tích khá hẹp nhưng bên trong kho hàng, công ty hiện nay

đã tối đa hóa sử dụng các không gian còn trống để thuận tiện cho việc lưu trữ hàng hóa.Nguyên tắc bảo quản dược phẩm, các thiết bị y tế là phải bảo quản nguyên liệu, dượcphẩm theo điều kiện phù hợp được ghi trên nhãn Với điều kiện bảo quản đặc biệt sẽ đòihỏi nhiệt độ và độ ẩm cụ thể tùy theo đối tượng, cần phải sử dụng kho lạnh, kho mát, kho

có máy điều hòa không khí hay kho có máy khử độ ẩm Điều kiện bảo quản thường là khômát, nhiệt độ 15-25°C (có thể lên đến 30°C ), tránh ánh sáng trực tiếp hay nguồn gâynhiễm (mùi) Độ ẩm không quá 60% Các thiết bị theo dõi nhiệt độ và độ ẩm phải đượckiểm định trước khi dùng và kiểm tra lại định kỳ Đồng thời, phải lưu các hồ sơ theo dõinhiệt độ và độ ẩm một năm sau khi nguyên liệu hay dược phẩm hết hạn dùng

Nhìn chung, công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An đảm bảo được các tiêu

Công ty hiện nay chưa lắp đặt thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, không có hệ thống điềuhòa không khí, quạt thông gió, dẫn tới tình trạng không nắm bắt được nhiệt độ cũng như

độ ẩm hiện tại của kho hàng để có các biện pháp phòng tránh kịp thời Kho hàng hiện tạikhông đủ điều kiện để bảo vệ hàng hóa khỏi các điều kiện tự nhiên như mưa, nắng, độ ẩmcao, Hàng hóa ở một số khu vực vẫn có tình trạng để ở gần cửa sổ không che chắn, tiếpxúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời hoặc bị nước mưa phả vào làm ẩm hàng hoá Bên cạnh

đó, kho hàng vẫn chưa lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, tạo sự không an toàn cho

cả người và hàng hóa Ngoài ra, kho hàng của Công ty hiện tại gần bãi rác, gây ảnh hưởng

về mùi đến hàng hóa được xếp ở tầng 1 của kho

Ngoài các điều kiện cơ bản của một kho hàng, cơ sở vật chất của kho được trang bị thêmcác palét và các xe nâng hàng để thuận tiện cho việc di chuyển và sắp xếp hàng hơn Tuynhiên, do thực trạng dù hàng hóa được phân theo phòng và khu vực nhưng chưa có các kệhàng nên đôi khi vẫn xảy ra tình trạng lẫn lộn khu vực hàng hóa

Tuy Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tràng An có sử dụng hệ thống để quản lýkho nhưng hệ thống quản lý kho của công ty chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý khochưa đáp ứng được hầu hết các nhu cầu thực tế của kho mà hiện tại vẫn phải thực hiệntrên giấy tờ nhiều

II.3 Hàng hoá

II.3.1 Sắp xếp hàng hóa trong kho

Hàng hóa sau khi được chuyển từ container vào kho tại tầng 1 để tiến hành bàn giao vàkiểm kê Sau đó được chuyển lên tầng 2, sắp xếp theo sơ đồ tại các phòng riêng biệt

Hình 1: Sơ đồ kho tầng 2 công ty Trường An

Tuy nhiên khi quan sát thực tế, nhóm nhận thấy hàng hóa tại phòng chứa Hemosol chưađược xếp đúng như sơ đồ Cụ thể:

- Thứ nhất, một số kiện hàng sau khi được nhập vào kho không được xếp theo trật

tự, theo lô, theo hạn dùng Khi xếp hàng lên pallets để đóng gói sẽ mất công chọn lọc lại,nếu không chú ý sẽ bị xếp nhầm

- Thứ hai, một số kiện hàng bị hư hỏng đã được lấy ra, nhưng vị trí xếp chưa hợp lí:

để ở gần cửa ra vào, một số kiện thì để ở dưới mặt đất, một số lại đặt ở trên những kiện

hàng nguyên khác, dễ gây nhầm lẫn khi bốc dỡ hoặc có thể lây lan sự hỏng hóc trongtrường hợp hư hỏng do nhiệt độ, độ ẩm, nước mưa … gây ra

II.3.2 Bảo quản

Trên thực tế, hàng hóa trong kho được bảo quản thô sơ, không có bạt che, đồng thời diệntích kho còn hạn chế, và nguyên nhân chính là kho không phù hợp nên nhiều kiện hàngphải để gần cửa sổ, khi ánh sáng mặt trời chiếu vào làm thay đổi nhiệt độ, độ ẩm hoặc dễ

có nguy cơ bị ngấm nước mưa

II.3.3 Quy trình dán tem cảnh báo và tem phụ

Từ các kiện hàng được sắp xếp sau khi nhập kho, các nhân viên sẽ tiến hành dán tem Đốivới mặt hàng tại kho vào ngày quan sát, ta dán 2 loại tem: tem cảnh báo và tem phụ Quátrình này hoàn toàn được làm thủ công bằng tay Trong lúc dán có xảy ra một số sơ suấtnhỏ cần chú ý: Một số tem bị dán lệch, dán chưa đúng mặt, dán ngược chiều

II.3.4 Quy trình xếp hàng vào pallet

Hàng sau khi được dán đầy đủ tem sẽ được xếp lên pallets theo quy chuẩn nhất định 12thùng hàng/lớp/pallet Không được xếp quá 5 lớp/pallet Các thùng hàng được xếp vừakhít với diện tích pallet và đều phải lộ ra ngoài mặt có dán tem phụ (tem chứa thông tin)

để phục vụ quá trình kiểm tra hàng hóa

II.3.5 Cách xử lý hàng hỏng

Hàng hoá bị hỏng có thể do nhiều nguyên nhân, có thể bị hỏng trong quá trình bốc hàng ởnơi đi, hỏng trong quá trình vận chuyển, cơ sở vật chất của container không đủ để bảoquản hàng hoá Trên thực tế, ở công ty Tràng An, khi nhận hàng để nhập kho, người giámsát phải kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá Khi mở container đang còn niêm phong, kẹp chì đầy

đủ, nếu người giám sát phát hiện ra hàng hoá bị hỏng thì sẽ từ chối tiếp nhận hàng hoá đó.Hàng hoá bị hỏng là do chủ hàng hoặc do người chuyên chở Lúc này, nhân viên tiếpnhận hàng hoá của công ty sẽ lập biên bản mô tả tình trạng của hàng hoá, dưới sự chứngkiến của người chuyên chở và người giám định (nếu có), xác nhận lỗi không phải ở công

ty Tràng An

Bên cạnh đó, trong quá trình nhập kho và lưu trữ hàng hoá, dưới sự bảo quản của công tyTràng An, có xảy ra hiện tượng hàng hoá bị hỏng Việc đầu tiên khi phát hiện hàng hoá

hỏng, người nhân viên phụ trách sẽ giữ nguyên hiện trạng, chụp ảnh hàng bị hỏng Sau đóthùng hàng bị hỏng sẽ được di chuyển sang một khu vực khác, cụ thể là ở cửa ra vào củanhà kho bên trái, để tránh gây ảnh hưởng đến các thùng hàng khác Tiếp theo người nhânviên sẽ xác định mức độ hỏng hóc của thùng hàng Nếu thùng hàng bên ngoài bị ẩm ướtnhưng không gây thiệt hại đến hàng hoá bên trong thì có cách giải quyết là nhập hàng lẻcho bệnh viện nào cần Nếu hàng hoá bên trong bị hỏng toàn bộ, sẽ lập biên bản để làmviệc với công ty bảo hiểm và chủ hàng

II.3.6 Thiết bị trong kho

- Pallet: Pallet mới, chắc chắn Số lượng pallet lớn Tuy nhiên vẫn gặp tình trạngkhông đủ pallet cùng loại để xếp hàng Nguyên nhân là do thiếu pallet; nhân viên bốc dỡkhông nắm được vị trí cất trữ pallet

- Camera: K ho và các phòng được trang bị camera Màn hình theo dõi đặt tại phòngbảo vệ Tuy nhiên số lượng camera ở các phòng còn hạn chế

- Thang máy: Kho có 2 thang máy, đã cũ Nhóm chưa quan sát và kiểm tra trực tiếpnên chưa thể đưa ra đánh giá cụ thể

- Thiết bị nâng đỡ: Có xe di chuyển để nâng đỡ pallet

giấy tờ khác Bảo vệ kho luôn trực 24/24h, đảm bảo an toàn cho kho và giải quyết các vấn

đề phát sinh

III Mô hình kho thường trong lĩnh vực bảo quản dược phẩm thiết bị vật tư y tế

1 Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á

1.1 Giới thiệu chung

Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á (Dong A Pharma) là nhà cung cấp dịch

vụ phát triển thị trường trong lĩnh vực Chăm sóc sức khỏe Công ty cung cấp những dịch

vụ như Logistics, Sales, Marketing và các dịch vụ khác theo yêu cầu Lĩnh vực chính củacông ty Dược phẩm Đông Á là Dược phẩm, Thiết bị y tế và Thực phẩm chức năng

1.2 Mô hình kho thường của công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Đông Á 1.2.1 Cơ sở hạ tầng

Hiện nay, tại Cụm Công nghiệp Từ Liêm, Hà Nội, công ty TNHH Thương mại Dượcphẩm Đông Á có 03 kho hàng tiêu chuẩn GSP với tổng diện tích 3.010m2, sức chứa là2.890 pallet Độ ẩm trong kho luôn được duy trì dưới 70%, nhiệt độ < 25 độ C với khothường; kho có lắp đặt thiết bị để kiểm tra định kì nhiệt độ và độ ẩm Tầng của kho cao9m, giá chứa hàng cao 5 tầng; có đầy đủ xe nâng phục vụ việc xếp dỡ hàng hóa Nhà kho

có hệ thống sàn nâng thủy lực (dock leveler) hiện đại; hệ thống mái được lắp vật liệu cáchnhiệt, giúp nhiệt độ luôn đạt chuẩn GSP Bên cạnh đó, nhà kho lắp đặt hệ thống phunsương tự động, phòng cháy chữa cháy hiện đại An ninh cũng được đảm bảo tuyệt đối vớicamera và bảo vệ túc trực 24/24h Khu vực bên ngoài kho có diện tích lớn, thuận tiện choviệc ra vào của các phương tiện cơ giới (xe hàng, xe cứu hỏa) Ngoài ra, công ty còn sởhữu một kho GSP tại Tp Hồ Chí Minh (diện tích 1.400 m2, sức chứa 1.404 pallet); khoGSP tại KCN Hòa Khánh - Đà Nẵng (diện tích 3516m2, sức chứa 3900 pallets)

Hình 2:Toàn cảnh bên ngoài kho GSP 1 của Dược phẩm Đông Á

Hình 3: Toàn cảnh bên trong nhà kho của Dược phẩm Đông Á

Hình 4:Thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm trong kho của Dược phẩm Đông Á

Hình 5: Nhân viên kho đang dỡ hàng bằng xe nâng trong kho của Dược phẩm Đông Á

1.2.2 Hệ thống quản lý

Công ty sử dụng phần mềm quản lý FAST (trên nền tảng SAP), dễ dàng trong việc quản

lý tồn kho và lập kế hoạch hàng hóa

1.2.3 Hệ th ố ng nhân sự

Nhân viên Logistics (kho, giao hàng, phân phối) của công ty Dược phẩm Đông Á gồm 48người (theo số liệu năm 2014), tất cả đều được đào tạo bài bản về quy trình xuất nhậphàng hóa và quy trình phòng cháy chữa cháy

2 Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO)

2.1 Giới thiệu chung

Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) là công ty nhậpkhẩu và phân phối dược phẩm thiết bị y tế có trụ sở chính ở Số 2 Hàng Bài, Hoàn Kiếm,

Hà Nội và chi nhánh ở Nhóm CN1 Đường CN13 – KCN Tân Bình – Phường Sơn Kỳ Quận Tân Phú - TPHCM

-2.2 Mô hình kho thường của công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO)

2.2.1 Cơ sở hạ tầng

Tại nhóm CN1 Đường CN13 – KCN Tân Bình – Phường Sơn Kỳ Quận Tân Phú TPHCM, Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội (HAPHARCO) có kho bảo quảnvới quy mô là 1.100 m2, bao gồm các hạng mục: Kho thường, kho mát (8ºC-15 ºC), Kholạnh ((2ºC-8ºC) với trang thiết bị đồng bộ, hiện đại, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, tiêuchuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP- Good Storage Practices) của Tổ chức Y tế thếgiới (WHO – World Health Organization).Tại kho, các thông số nhiệt độ, độ ẩm,… luônđược theo dõi và quản lý theo thời gian thực và có thể theo dõi, quản lý trực tiếp thôngqua các hình thức: Trực quan (đèn cảnh báo, Chuông cảnh báo), Emai cảnh báo, và gửi tinnhắn ngay lập tức tới 05 số điện thoại tùy chọn

-Hình 6: Mặt ngoài công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội

Hình 7: Trong kho công ty Cổ Phần Dược Phẩm Thiết Bị Y Tế Hà Nội

Hình 8: Các giá kệ được sắp xếp trong kho

2.2.2 Hệ thống quản lý

Hệ thống quản lý của kho có khả năng lưu trữ số liệu, thông tin tới 1 năm và được tríchxuất ra file (dạng file exels) Đặc biệt, số liệu phân tích và biểu đồ nhiệt độ, độ ẩm đượclập theo thời gian thực Tại bất kỳ thời điểm nào, người quản lý cũng có thể theo dõi, càiđặt thông qua mạng Internet (Máy tính, Máy tính bảng, Smartphone) hoặc thông qua nhắntin điện thoại

3 Công ty TNHH DKSH Việt Nam

3.1 Giới thiệu chung

DKSH là nhà cung cấp Dịch vụ Phát triển Thị trường giúp cho các công ty muốn pháttriển kinh doanh tại Việt Nam Có trụ sở chính ở Tầng 10, Tòa nhà CEO, Lô HH2-1,KDC Mới Mễ Trì Hạ, Phạm Hùng, Quận Từ Liêm, Hà Nội, mạng lưới của công ty hiệnnay đã bao gồm 19 địa điểm kinh doanh, gồm có văn phòng, trung tâm phân phối và trạmtrung chuyển và 5.300 nhân viên Lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm cung cấp dịch

vụ kho bãi, vận chuyển và dịch vụ tiếp thị các sản phẩm dinh dưỡng, sản phẩm chăm sócsức khoẻ con người, dược phẩm, hoá chất, thuốc thú y,

3.2 Mô hình kho thường của Công ty TNHH DKSH Việt Nam

3.2.2 Hệ thống quản lý

Trung tâm là một tòa nhà "thông minh" được trang bị Hệ thống BAS (BuildingAutomation System) giám sát các thông số quan trọng của các thiết bị xây dựng, độ ẩm,nhiệt độ phòng, thông gió, và hệ thống điện dự phòng Hơn nữa, TTĐP có hệ thống lưutrữ đặc dụng và các thiết bị xử lý vật liệu hiện đại bao gồm hệ thống xe nâng, hệ thống kệsâu hai lớp, hệ thống nâng san bằng, hệ thống giá đỡ hai tầng,…

3.2.3 Hệ thống nhân sự

Cơ cấu tổ chức kho của công ty DKSH bao gồm Giám đốc kho vận, Giám đốc bộ phậnhàng dược, Điều hành hoạt động kho vận, Giám sát bộ phận kế hoạch, Trưởng nhóm kiểmsoát dữ liệu tồn kho, Giám sát bộ phận hàng hư hỏng Mỗi bộ phận đều đảm nhận nhữngnhiệm vụ riêng Bộ phận Điều hành hoạt động kho vận chịu trách nhiệm Nhập hàng,Đóng gói & dán nhãn, Di dời & soạn hàng, Xuất hàng, Kiểm soát hàng tồn Bộ phậnGiám sát bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm lên kế hoạch chuyển hàng, vận chuyển, kiểmsoát hàng khuyến mãi và báo giá Bộ phận Kiểm soát dữ liệu tồn kho sẽ kiểm soát hàngtồn và cập nhật vào hệ thống quản lý tồn kho (WMS) Bộ phận giám sát hàng hư hỏng