tiểu luận môn logistics ứng dụng giải pháp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp logistics

Nhận thấy tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ như một giải pháp hàngđầu cho các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, bài tiểu luận sẽ đi sâu nghiên cứu đềtài: Ứng dụng giải pháp h

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại toàn cầu hóa, các doanh nghiệp logistics Việt Nam không chỉphải cạnh tranh với nhau mà còn phải đối đầu với những “ông lớn” quốc tế thâm nhậpvào thị trường tiềm năng này Vì vậy, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này luôn luôntìm những giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh

Trong những thập kỷ qua, thế giới đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ củalĩnh vực logistics với vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) như là xương sống củatoàn bộ chuỗi dịch vụ logistics Ứng dụng CNTT không chỉ nâng cao hiệu quả hoạtđộng của các công ty logistics mà còn góp phần đáp ứng yêu cầu ngày càng gia tăngcủa khách hàng

Nhận thấy tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ như một giải pháp hàngđầu cho các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, bài tiểu luận sẽ đi sâu nghiên cứu đềtài: Ứng dụng giải pháp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp logistics Bài tiểu luận sẽphân tích những lợi ích của ERP trong việc giải quyết những khó khăn của các doanhnghiệp logistics từ đó đề xuất ứng dụng hệ thống SAP ERP logistics (là một hệ thốngERP của công ty SAP)

Cấu trúc bài tiểu luận gồm 3 chương: chương 1 nêu những kiến thức cơ bản vềdoanh nghiệp logistics và hệ thống ERP; Chương 2 sẽ nêu lợi ích của ERP đến doanhnghiệp logistics cũng như quy trình áp dụng hệ thông ERP; Chương 3 bàn luận cáchthức áp dụng hệ thống SAP ERP cũng như quy trình quản lý vận tải qua SAP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP

LOGISTICS VÀ HỆ THỐNG ERP

1.1 Doanh nghiệp Logistics

Dịch vụ logistics nước ta bắt đầu phát triển từ những năm 1990 trên cơ sở củadịch vụ giao nhận vận tải, kho vận Hiện nay, cả nước có khoảng 1.200 doanh nghiệpcung cấp dịch vụ logistics (so với con số 700 trước năm 2005) như dịch vụ giao nhậnvận tải, kho bãi, bốc dỡ , đại lý vận tải, đại lý giao nhận, dịch vụ logistics… chủ yếutập trung tại khu vực TP Hồ Chí Minh và Hà Nội

1.1.1 Một số khái niệm về doanh nghiệp logistics

a Doanh nghiệp

Theo luật doanh nghiệp 2005 (Điều 4), doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có tàisản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật,nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

b Logistics

Trước hết về từ “logistics”, Logistics có người dịch ra là hoạt động “hậu cần” bởi

nó bắt nguồn từ quân sự, hay lại nói đó lafdichj vụ giao nhận kho vận Tuy nhiên tất cảcác cách dịch đó đều chưa thỏa đáng, không phản ánh đúng bản chất của logistics, bởi

nó là mộ từ bao hàm nghĩa quá rộng, giống như trường hợp nghĩa của từ marketingvậy cách tốt nhất là giữ nguyên “logistics”

Trong luật thương mại Việt Nam 2005 (điều 233-mục 4-chương VI) : “Dịch vụlogistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một haynhiều công đoạn bao gồm: Nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hảiquan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu,giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận của kháchhàng để hưởng thù lao”

c Doanh nghiệp logistics

Doanh nghiệp logistics là những đơn vị tổ chức và cung ứng dịch vụ vận chuyểnhàng hóa, nguyên vật liệu… Không chỉ hoạch định kế hoạch, giúp thực hiện và kiểmsoát quá trình lưu thông, lưu trữ các loại hàng hxóa, nguyên vật liệu…theo nhu cầu củakhách hàng, các doanh nghiệp vận chuyển logictics còn đảm nhận luôn nhiệm vụ quản

lý các thông tin có liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốtchuỗi logistics, xử lý các giấy tờ, các vấn đề phát sinh trong lô hàng mà mình đảmnhận vận chuyển…

1.1.2 Phân loại doanh nghiệp logistics

Phân loại theo hình thức khai thác hoạt động logistics:

 Logistics bên thứ nhất (1PL – First Party Logistics hay Logistics tự cấp)

Logistics bên thứ nhất là hoạt động logistics do doanh nghiệp sở hữu sảnphẩm/hàng hoá tự mình tổ chức và thực hiện để đáp ứng nhu cầu của bản thân doanhnghiệp

Đây là logistics tự cung cấp, nghĩa là các công ty sẽ tự thực hiện các hoạt độnglogistics của mình Các công ty này có thể là người cung cấp, gửi hàng hóa hoặc làngười nhận hàng Để làm được việc này thông thường các công ty này phải thực sự lớnmạnh và sở hữu nhiều trang thiết bị phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ,nhân công thực hiện các hoạt động logistics … Trên thế giới số doanh nghiệp làmđược việc này rất ít, chủ yếu chỉ là những tập đoàn Logistics lớn với mạng lưới toàncâu và có quy trình hoạt động phù hợp với từng địa phương

 Logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics - Cung cấp dịch vụlogistics bên thứ hai):

Logistics bên thứ hai là hoạt động logistics do nhà cung cấp logistics thực hiệncho một/một vài hoạt động nhỏ trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của chủhàng

Đây chính là những công ty quản lý các hoạt động logistics truyền thống như vậntải hay kho vận có thể kể đến như các hãng xe tải, hãng tàu, hãng hàng không… Hìnhthức này thường dành cho những doanh nghiệp kinh doanh không sở hữu đủ phươngtiện di chuyển và cơ sở hạ tầng để giúp cắt giảm chi phí và vốn đầu tư…

 Logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics hay logistics theo hợpđồng):

Logistics bên thứ ba là hoạt động logistics do một doanh nghiệp độc lập thay mặtchủ cửa hàng tổ chức thực hiện và quản lý các dịch vụ logistics cho từng bộ phận chứcnăng

Đây chính là những công ty logistics cung cấp giải pháp tổng thể cho dịch vụ vậnchuyển hàng hóa của khách hàng, họ có thể đảm nhiệm oàn bộ quá trình quản lýLogistics hoặc chỉ một số hoạt động của chuỗi cung ứng Các công ty này có thể hoạtđộng trên danh nghĩa khách hàng của họ, bao gồm việc quản lý và thực hiện hoạtđộng vận tải và kho vận ít nhất trong vòng 1 năm

 Logistics bên thứ bốn (4PL – Four Party Logistics hay Logistics chuỗi phânphối):

Trong dịch vụ logistics bên thứ tư, bên cung cấp dịch vụ tích hợp, gắn kết cácnguồn lực tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình và các tổ chức khác

để thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi cung ứng

Thuật ngữ này được sử dụng lần đầu tiên bởi công ty Accenture và là một kháiniệm dựa trên nền tảng của TPL FPL có nhiệm vụ rộng hơn với vai trò quản lý nguồnlực, trung tâm điều phối kiểm soát và các chức năng kiến trúc và tích hợp các hoạtđộng logictics… Các công ty FPL cũng có nhiều lĩnh vực hoạt động hơn như: các dịch

vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh

 Logistics bên thứ năm (5PL – Fifth Party Logistics)

Logistics bên thứ năm là các dịch vụ logistics được cung cấp trên cơ sở thươngmại điện tử Các nhà cung cấp 5PL sử dụng các hệ thống quản lý (hệ thống quản lýđơn hàng, hệ thống quản lý kho hàng và hệ thống quản lý vận tải) tích hợp trong một

hệ thống chung, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý các bên trong chuỗi phânphối

5PL là dịch vụ logistic phổ biến và phát triển nhất hiện nay dành cho Thươngmại điện tử 5PL quản lý và điều phối hoạt động của các 3PL, 4PL thông qua các giảipháp thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường dịch vụ giao hàng thương mạiđiện tử Điểm đặc trưng của 5PL là các hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS),

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS) Cả ba hệthống này có liên quan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống thống nhất và công nghệthông tin

5PL là giải pháp dành cho các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thể tíchhợp dễ dàng hệ thống quản lý/ ứng dụng của 5PL khi vận hành hệ thống chuyênnghiệp

Kết luận

1PL là các doanh nghiệp tự đầu tư vào những phương tiện vận chuyển, các công

cụ hỗ trợ và nguồn nguyên nhiên liệu, nhân lực có sẵn để tổ chức và thực hiện các hoạtđộng logistics nhằm đáp ứng nhu cầu cho bản thân

2PL tập trung cung cấp các dịch vụ đơn lẻ, góp phần vào một khía cạnh nhỏtrong toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng Thường 2PL là những nhà vận tảiđường biển, đường bộ hay đường hàng không

Về 3PL và 4PL, nhìn một cách khái quát thì cả hai hoạt động này đều tham giahoạt động trong chuỗi cung ứng từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra, thựchiện việc vận chuyển đến tay người nhận

Vậy có sự khác nhau nào giữa 3PL và 4PL?

3PL đơn giản là một dịch vụ được thuê với mục đích để cắt giảm chi phí bằngviệc lưu thông dòng chảy nguyên vật liệu và thiết bị từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất,đưa thành phẩm đến các kênh phân phối và nơi tiêu thụ, nó không mang lại giá trị cốtlõi cho toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng 3PL chỉ cung cấp dịch vụ mang tầmchiến thuật hoặc hơn một chút, thường vào một số mắt xích nào đó trong chuỗi cungứng.

Còn 4PL là người đảm nhận vai trò quản trị chiến lược và chuyên sâu trong toàn

bộ chuỗi cung ứng của khách hàng, nghĩa là tập chung cải tiến hiệu quả quy trình vàvận hành toàn bộ chuỗi cung ứng và logistics 4PL cầu nối giữa khách hàng với cácnhà cung cấp dịch vụ khác, mọi phương diện trong chuỗi cung ứng của khách hàngđều được quản lý bởi công ty 4PL

Như vậy, 4PL có liên quan với 3PL và được phát triển trên nền tảng của 3PLnhưng bao gồm lĩnh vực hoạt động rộng hơn (gồm cả các hoạt động của 3PL), các dịch

vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh 4PL được coi như mộtđiểm liên lạc duy nhất, là nơi thực hiện việc quản lý, tổng hợp tất cả các nguồn lực vàgiám sát các chức năng 3PL trong suốt chuỗi phân phối nhằm vươn tới thị trường toàncầu, lợi thế chiến lược và các mối quan hệ lâu bền

Phân loại theo tính chuyên môn hóa của các doanh nghiệp logistics:

 Các công ty cung cấp dịch vụ bao gồm:

- Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đơn phương: Là những công ty chỉ cungcấp một phương tiện vận tải Ví dụ công ty cung cấp dịch vụ đường bộ, đườngbiển, đường hàng không

- Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức: Là những công ty cungcấp dịch vụ vận tải khác nhau từ hai phương tiện trở lên trong cả quá trình vậnchuyển

- Các công ty cung cấp dịch vụ khai thác cảng

- Các công ty môi giới

 Các công ty cung cấp dịch vụ phân phối bao gồm:

- Các công ty môi giới khai thuê hải quan

- Các công ty thu nhận, gom hàng rẻ

- Các công ty chuyên ngành hàng nguy hiểm

- Các công ty chuyên dịch vụ đóng gói vận chuyển

 Các công ty cung cấp dịch vụ logistics chuyên ngành bao gồm:

- Các công ty công nghệ thông tin

- Các công ty viễn thông

- Các công ty cung cấp giải pháp tài chính, bảo hiểm

- Các công ty cung cấp dịch vụ giáo dục và đào tạo

1.1.3 Tầm quan trọng của doanh nghiệp Logistic

Nếu người ta xem Marketing là vũ khí chiến lược, trong cạnh tranh vào nhữngnăm của thế kỉ XX, thì trong thế kỉ XXI, vai trò này đã nhường lại cho hoạt độnglogistics Do vậy dịch vụ logistics hoàn hảo sẽ là vũ khí quan trọng rong thời đại ngàynay Sau đây là vai trò hay tầm ảnh hưởng quan trọng của doanh nghiệp logistics:

a Doanh nghiệp logistics góp phần làm giảm chi phí lưu thông, chi phí sản xuất và chiphí cơ hội cho doanh nghiệp sản xuất, và doanh nghiệp thương mại

- Chi phí lưu thông: Dịch vụ logistics không chú trọng đến tiết kiệm chi phí chomột khâu nhất định mà chú trọng đến tính hiệu quả trong cả quá trình, nghĩa làcung cấp dịch vụ với chi phí nhỏ nhất

 Với chi phí vận chuyển:

Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tự khai thác phương tiện vận tải củachính mình thường không đạt được hiệu quả do lượng hàng không cho phép khai tháctốt nhất trong tất cả các ngày làm việc hoặc xe chỉ chở một chiều Trong khi đó thôngqua doanh nghiệp logistics xe sẽ chạy 2 chiều đi và về đều có hàng, conteiner sẽ đầyhơn do việc ghép chung hàng của các đơn vị thuê ngoài dịch vụ khác nhau

Ngoài ra , dựa vào phương thức vận chuyển đa phương thức, người cung cấpdịch vụ logistics giúp người gửi hàng giảm chi phí bằng cách kết hợp các phương tiệnvận tải khác nhau như máy bay, xe lửa, tàu biển…

Các dịch vụ đóng gói và lắp ráp tại nơi tiêu thụ cũng giảm được trọng lượng và thểtích chuyên chở

 Với chi phí lưu kho:

Với việc thiết kế và bố trí kho hợp lý , quản lý lượng hàng tồn kho bằng máy tính

để cập nhật thông tin hàng ngày, các doanh nghiệp có thể giảm hoàn toàn chi phí lưukho

 Chi phí và lãi suất ngân hàng:

Với việc giảm lượng hàng tồn kho cũng như các chi phí vận tải và các ch phíkhác, doanh nghiệp cần một lượng vốn ít hơn phục vụ vào đầu tư cho những lĩnh vực

là thế mạnh của mình do đó nhu cầu vay vốn giảm, chi phí cho lãi suất tiền vay cũnggiảm

- Chi phí sản xuất: Thông qua dịch vụ logistics, hàng hóa sẽ có dòng chảy đầuvào đảm bảo và chất lượng Một dịch vụ logistics tốt sẽ cung ứng dịch vụ ngay

đúng lúc thị trường cần Và trong mối liên hệ trong sản xuất là đầu ra của một

tổ chức này chính là một đầu của tổ chức khác Hơn nữa dịch vụ logistics tốt sẽđảm bảo nguyên vật liệu đi đúng theo lịch trình và đáp ứng kịp thời cho kếhoạch sản xuất do thiếu nguyên vật liệu

- Chi phí cơ hội: Thay vì việc các danh nghiệp đầu tư dàn trải vào các lĩnh vực kinhdoanh mà mình không có nhiều lợi thế cạnh tranh và chiếm nhiều vốn như nhà kho,đội vận tải, họ có thể tập trung vào việc tạo ra sản phẩm độc đáo để tăng sức cạnhtranh

b Logistics là công cụ markrting hiệu quả giúp các doanh nghiệp sản xuất thâm nhậpthị trường

Không gì thuận lợi hơn cho các nhà sản xuất khi có một căn cứ phân phối hàng ngaytại khu vực tiêu thụ Tại đây hàng hóa sẽ được phân phối theo yêu cầu của khách hàngtheo đúng chất lượng và số lượng, việc in ấn nhãn hiệu theo tiếng bản xứ, thậm chí cóthể mua thêm nguyên liệu tại chỗ để gia công thêm cho hàng nhập khẩu mà không bịđánh thuế, sẽ giảm chi phí rất lớn cho nhà nhập khẩu, và tạo thuận lợi rất lớn cho việccung cấp cho khách hàng các dịch vụ đa dạng khác nhau

c Doanh nghiệp logistics tạo thêm giá trị gia tăng và cung cấp dịch vụ khách hàng Ngày nay người mua hàng không chỉ mua một sản phẩm, vì công dụng của nó mà cònmua cả dịch vụ kèm theo sản phẩm đó

Với những dịch vụ giá trị gia tăng logistics, như dãn nhãn, đóng gói, lắp ráp, dịch vụkhách hàng đã tạo thêm giá trị gia tăng cho hàng hóa giúp cho doanh thu của nhà sảnxuất được tăng lên Hơn nữa các dịch vụ như gom và phân hàng lẻ, xé lẻ các lô hànglớn, chuẩn bị các lô hàng hỗn hợp, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đáp ứng tốthơn nhu cầu của khách hàng và giảm được chi phí phát sinh

Với những vai trò của doanh nghiệp logistics trên đây đã làm cho các doanh nghiệpsản xuất, doanh nghiệp thương mại dần chuyển sang thuê ngoài dịch vụ logistics phục

vụ cho chuỗi hoạt động logistics của doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về ERP

1.2.1 Khái niệm về ERP

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hệ thống hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việcquản lí, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác Thay vì thựchiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động

giúp doanh nghiệp quản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh saisót hơn.

Các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP baogồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo

và theo dõi các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty…

1.2.2 Chức năng giải pháp hệ thống ERP

Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban hay một bộ phận lại có cáchquản lí dữ liệu khác nhau, không thống nhất Cách này có thể hiệu quả trong nội bộ,nhưng khi bước ra kết hợp các bô phận khác và tiến hành chuẩn hóa, nó lại mang đếnnhiều khó khăn khi không thực sự thống nhất Thứ nhất là việc kết nối các dữ liệu vớinhau, đặc biệt là các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích Từ đóviệc phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thờigian

ERP xuất hiện với mục đích giải quyết vấn đề này bằng cách thay thế hết tất cảnhững hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý Tấtnhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, góinhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không

bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủquyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giámđốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanhchóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời giandài Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu củamình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn nhữngnăm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắttiền

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗidoanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau Và không chỉcác gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khuvực điền số liệu cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất Nhưng khái quát, hệthống ERP cơ bản bao gồm những chức năng sau:

• Quản lí quan hệ khách hàng (Customer relationship management CRM)

• Quản lí mua hàng (Purchase functionalities)

• Quản lí bán hàng (Sales functionalities)

• Quản lí kho (Warehouse functionalities)

• Quản lí sản xuất,vận chuyển (Manafacturing and shipping functionalities)

• Tài chính kế toán, quản lí chi phí (Financial accounting and expensemanagement)

• Quản trị nhân sự (Human resources management)

Hình 1: Chức năng của một hệ thống ERP cơ bản

1.2.3 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũngnhư những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứđược gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi

là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng Trong thời gian khoảng 10 năm trở lạiđây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉtập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sảnxuất

Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả nhữngthông tin cần thiết để hoàn tất order Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liênquan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kìkhi nào ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh

hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạtđộng khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.

Cụ thể, ERP mang lại những lợi ích cho công ty như sau:

Ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng: Với hệ thống ERP, các đơn

hàng của khách hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho đến khigiao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn Trên cơ sở này, Hệthống ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng hơn

Kiểm soát thông tin khách hàng: Như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở

một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin kháchhàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ kháchhàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEOcũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ

như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việcchuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói vànhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiếtkiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Ngườiquản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất,không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo

dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhânlực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở

dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án,người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,

người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cáiđúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thìtổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiênbản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý vềhiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chínhtheo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam(công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP

LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu

hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công tygiảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ

Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động củamình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăngnhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Chức năng quản lý nhân sự và tính lươngcủa ERP giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hợp lý Bên cạnh đó còn thực hiện cácqui trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót vàgian lận trong việc tính lương như trước đây

Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của

hệ thống ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt được những sai sót mà nhân viên thườngmắc phải so với khi thực hiện các tác vụ này một cách thủ công Chức năng hỗ trợ kếtoán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tratính chính xác thông tin của từng tài khoản Hơn nữa, một hệ thống quản lí kế toánđược thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ chất lượng hơn

1.2.4 Các loại ERP

Hiện nay có nhiều công ty đang áp dụng ERP trong công việc của mình Ví dụnhư Thế Giới Di Động Trong một bài phỏng vấn hồi năm 2009, công ty này chia sẻrằng họ đã tự xây dựng ERP của mình với nhiều chức năng, từ hành chính, nhân sựcho đến quản lý các món hàng cũng như việc bảo hành

Nếu không xài giải pháp tự xây dựng như TDGĐ thì các công ty có thể tìm kiếmnhững giải pháp được xây dựng sẵn, sau đó tùy nhu cầu mà tùy biến lại cho thích hợp(hoặc đi thuê một công ty bên thứ ba tùy biến) Chúng ta có thể kể đến một số phầnmềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite Đây là 3tên tuổi ERP “lừng danh” và bộ phần mềm của họ nhắm đến những công ty vừa vàlớn Mình được biết Boeing có xài Infor ERP LN và nhờ hệ thống này mà họ có thểsản xuất và kinh doanh thành công mẫu máy bay 787 Dreamliner Infor cũng đang cóhơn 4500 khách hàng, từ các công ty tầm trung cho đến TOP500

Doanh nghiệp nhỏ hơn thì có thể dùng Dynamics ERP của Microsoft, ERP củaIBM và một số những thương hiệu khác Một vài công ty phần mềm Việt Nam cũng cóbán ERP cho các công ty bên ngoài Tuy nhiên, những giải pháp nói trên đòi hỏi phảichi khá nhiều tiền, dao động từ vài chục nghìn cho đến cả triệu USD Chính vì thế, nếunhững công ty nhỏ hay cửa hàng muốn xài ERP thì có thể dùng những ERP mã nguồn

mở miễn phí trên mạng, ví dụ như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP… Tấtnhiên việc tùy biến cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu doanhnghiệp không có đủ kiến thức chuyên môn

Ngoài phần mềm cài trên PC và nền web, các hãng ERP cũng có làm thêm phiênbản di động cho ứng dụng của mình SAP, Infor ERP LN và một số hãng lớn khác đềucung cấp ứng dụng giúp nhân viên công ty xem xét thông tin mọi lúc mọi nơi, ngay cảkhi đang ở ngoài đường và không mang laptop bên cạnh Bạn chỉ cần có smartphone là

có thể nắm được hoạt động của công ty hay cửa hàng của mình

Về quy trình đưa ERP vào công ty, các hãng như Microsoft, SAP, Infor cũng cóđại diện để đi bán triển khai và tùy biến phần mềm tùy theo nhu cầu của khách hàng.Tuy nhiên đó chỉ là một phần rất nhỏ, còn hầu hết các hãng sẽ bắt tay với những đốitác (là công ty bên thứ ba) để bán, tinh chỉnh ERP cũng như tích hợp ERP vào quátrình hoạt động thường ngày của doanh nghiệp Thời gian để triển khai ERP có thể chỉmất vài tháng, nhưng cũng có khi lên đến cả năm trời.

Hình 2: Top 10 giải pháp ERP cho năm 2018 do PCmag bình chọn

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP VÀO DOANH NGHIỆP

LOGISTICS

2.1 Cơ sở áp dụng ERP vào doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi hoạt động trên thị trường lâu năm cần có những giải phápquản lý về lâu dài để tránh những rủi ro đến với mình Nếu chỉ dựa vào nguồn nhânlực sẵn có, e rằng việc xử lý thông tin sẽ không kịp và khiến doanh nghiệp lâm vào thếkhó ERP ra đời như một giải pháp toàn diện và thiết thực, nhưng các doanh nghiệpnên sử dụng ERP vào lúc nào?

+ Doanh nghiệp đang bị cạnh tranh nghiêm trọng

Mọi doanh nghiệp khi hoạt động thành công, sẽ có một giai đoạn đứng trên đỉnhdanh vọng và có thể sớm xuất hiện đối thủ cạnh tranh gay gắt Đây không phải là điềumới trên thị trường, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ để có cách giải quyết tốt nhất.Nhiều doanh nghiệp khi thấy xuất hiện đối thủ cạnh tranh dễ rơi vào thế bí và trở nên

có phần yếu thế Để vượt qua khoảng thời gian này dễ dàng, doanh nghiệp nên sử dụngERP – một giải pháp vô cùng hiệu quả Khi sử dụng ERP, mọi thông tin về sản phẩmđối thủ mang đến thị trường hay chiến lược bên đó sử dụng, bạn hoàn toàn có thể nắmđược và tìm cách ứng phó

+ Bộ máy quản lý công ty cồng kềnh, yếu kém

Đây là trường hợp điển hình cho việc quản lý chồng chéo – tư duy về quản lý sailệch khá nhiều của nước ta Trong các doanh nghiệp mới thành lập hoặc thành lập saunày, đều vướng phải lỗi không tổ chức bộ máy quản lý một cách khoa học, phù hợp,đúng năng lực Mọi người đều chăm chăm vào việc thực hiện công việc mà quên đi vịtrí, nhiệm vụ của mình Lúc này, thực hiện ERP sẽ giúp bạn cắt giảm nhân lực hiệuquả, vị trí bộ máy trong công ty sẽ được sắp xếp một cách khoa học hơn, đảm bảo chocông việc được tiến hành hiệu quả

+ Quá nhiều thông tin cần xử lý

Khi doanh nghiệp trên đà phát triển, công việc ngày càng thuận lợi hơn là lúckhách hàng kéo đến nhiều hơn, nhưng nhân lực hiện tại trong công ty không thể xử lýtriệt để được điều này Đơn hàng ngày càng nhiều lên, thông tin về khách hàng cầnđược xử lý luôn tồn đọng, hệ thống quản lý xuất/ nhập kho hàng hóa bị lẫn lộn Nếukhông giải quyết dứt điểm khách hàng sẽ kêu ca, chán nản Trường hợp xấu nhất là vìphát triển mà bạn mất hết khách hàng thì thật là phiền phức và thất bại Nếu sử dụngERP kịp thời, mọi khó khăn sẽ được xóa bỏ Lượng công việc được xử lý đều đặn hơn,

báo cáo kịp thời cho lãnh đạo, vấn đề của khách hàng kịp thời giải quyết ERP mới làgiải pháp quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải biết tới.

2.2 Lợi ích khi sử dụng ERP vào doanh nghiệp logistics

Tối ưu hóa kiểm soát hàng tồn kho

Với ERP, các công ty vận tải quản lý hàng tồn kho trên một bảng điều khiển cánhân, cho phép họ xem đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng từ một địa điểm tậptrung Điều này giúp cho việc đưa ra quyết định tốt hơn: các công ty có thể đưa ra dựđoán về các đơn hàng trong tương lai dựa trên các xu hướng bán hàng trước đó ERPcũng thúc đẩy thời gian phân phối Nghiên cứu cho thấy rằng phần mềm này tăng tốc

độ thời gian đặt hàng đến nhà phân phối bởi 23 phần trăm

Các chương trình ERP đi kèm với phân tích dữ liệu thời gian thực (real-time dataanalytics) giúp cung cấp cho các công ty những thông tin kinh doanh có giá trị Cáccông ty sử dụng ERP để xác định kho hàng tồn kho, xử lý các đơn đặt hàng trong nước

từ nhà cung cấp, và thực hiện các đơn đặt hàng ra nước ngoài cho khách hàng Điềunày có thể được thực hiện trên máy tính hoặc điện thoại thông minh (ERP di độngngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây)

Cải thiện việc phân phối

ERP cho phép các công ty vận tải cải thiện dòng quản lý phân phối (distributionmanagement flow), từ việc hoàn thành sản phẩm cho đến khi vận chuyển Các chươngtrình này thu thập các bộ dữ liệu từ nhiều nguồn - hồ sơ trong nhà, internet, truyềnthông xã hội - và hiển thị thông tin thông qua các bản đồ, biểu đồ và đồ thị Người

sử dụng ERP tham khảo dữ liệu này để cải thiện việc xử lý vật lý và phân phối hànghóa từ trung tâm phân phối của họ và đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng thờigian Nhiều công cụ ERP thúc đẩy giao tiếp giữa các nhà cung cấp (suppliers), các nhàphân phối (distributors), và các nhà bán lẻ (retailers); từ đó có thể gửi thông tin trựctiếp tới người lái xe, như các báo cáo về giao thông và địa chỉ khách hàng

ERP có thể tiết kiệm tiền cho các công ty vận chuyển Nghiên cứu cho thấy dữliệu chính xác, thời gian thực (accurate and real-time data) về quy trình kinh doanh củacông ty làm giảm chi phí hoạt động là 23% và chi phí hành chính là 22% Các công tythấu hiểu về các phương thức phân phối của họ có thể tùy chỉnh các chương trình ERPsao cho phù hợp và tối ưu 90% số người dùng ERP chỉnh sửa cho phù hợp phần mềm

để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý nhân viên hiệu quả

ERP là một nguồn lực hữu ích để quản lý nhân viên Các công ty logistics quản

lý giờ lao động và nghỉ ngơi thông qua phần mềm và thu thập thông tin về hoạt độngcủa nhân viên ERP dựa trên đám mây (cloud-based ERP) cung cấp cho các công tymột lớp bảo mật bổ sung Phần mềm này sẽ sao lưu dữ liệu nhân viên -tiền lương, hợpđồng, thông tin ngày đi làm, v.v để người dùng có thể truy cập thông tin sau khi bịmất điện, thiên tai hoặc lỗ hổng về an ninh Cloud ERP cũng mã hóa dữ liệu để ngănchặn tin tặc truy cập thông tin nhạy cảm

Theo Hiệp hội Vận tải Đường bộ Mỹ, kinh doanh vận tải và logistics có mức độnhân viên rời ngành cao so với các ngành khác, với tỷ lệ rời ngành hàng năm là 97%trong quý III năm 2014 ERP có lợi cho các công ty muốn duy trì nhân viên ổn định,phân phối hợp đồng Các công ty khai thác vận tải cũng có thể quản lý việc vắng mặt

và tìm nhân viên thay thế một cách nhanh chóng

ERP đã trở thành công cụ cần thiết cho các hãng vận chuyển muốn kiểm soáthàng tồn kho, cải tiến quy trình phân phối và quản lý nhân viên hiệu quả hơn Thịtrường ứng dụng ERP dự kiến sẽ đạt 84,1 tỷ đô la vào năm 2020 khi nhiều ngành côngnghiệp logistics và vận tải ứng dụng đầy đủ công nghệ này

2.3 Triển khai ERP cho doanh nghiệp logistics

Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch

- Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm

- Thiết kế các mẫu thửu cho các nghiệp vụ chính

Bước 2: Thiết kế hệ thống

Các công đoạn gồm:

- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ

- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện

- Thiết lập và thử cấu hình hệ thống

- Huấn luyện người dùng

Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu

Các công đoạn gồm:

- Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu

- Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi