Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên

Lời nói đầu .1 Chương I: Khảo sát hệ thống 3 1.1 Khảo sát hệ thống 3 1.1.1 Giới thiệu công ty máy tính Dương Thư 3 1.1.2 Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty 3

Lời nói đầu

Ngày nay, CNTT có một vai trò hết sức to lớn và quan trọng trongrất nhiều lĩnh vực khoa học, kinh tế, giáo dục, xã hội… Việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào các lĩnh vực ấy làm sao đạt đợc hiệu quả cũng làmột vấn đề đợc quan tâm Sự phát triển của CNTT kéo theo sự phát triểncủa các phần mềm ứng dụng Do đó ngời sử dụng cần có sự lựa chọn vàvận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt đợc kết quả tốt

Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đốivới các doanh nghiệp Ngày nay các phần mềm đã đợc ứng dụng và pháttriển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp Thế nhng yêu cầu của ngời

sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn Do đó yêucầu ngời làm phần mềm phải đáp ứng đợc yêu cầu trên

Đề tài “ Chơng trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máytính Dơng Th Thái Nguyên” đợc ra đời nhằm phục vụ cho việc quản lýbán hàng và tổng kết bán hàng của công ty máy tính Dơng Th Phần mềm

về cơ bản phải đạt đợc một số yêu cầu sau:

+ Theo dõi quá trình bán hàng hằng ngày

+ Danh sách hóa đơn

Đề tài “Chơng trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dơng Th Thái Nguyên” Đề tài đợc chia thành 5 chơng.

Chơng 1: Khảo sát và phân tích hiện trạng

Chơng 2: Lập kế hoạch dự án phần mềm

Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý máy tính.

Chơng 4: Cài đặt

Chơng 5: Kết thúc dự án

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn

và kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên việc phân tích thiết kế khôngtránh khỏi thiếu sót Vì vậy chúng em mong nhận đợc ý kiến đóng gópcủa thầy cô và bạn bè để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn

Chúng em xin gửi lời cảm ơn tới cô Lơng Thị Hồng Lan đã tận

tình chỉ bảo hết lòng giúp đỡ chúng em để chúng em hoàn thành tốt đề tàinày

Nhúm sinh viờn thực hiện:

TRẦN THỊ THANH HƯƠG HOÀNG NễNG ĐỨC TRỌNG NễNG VĂN LÂM

HỨA THỊ SANG

MA THỊ THẠCH DƯƠNG TUẤN LINH DƯƠNG QUỐC HẢI

Chơng 1 Khảo sát và Phân tích hiện trạng

1.1 Khảo sát hệ thống

1.1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Dơng Th

Công ty máy tính Dơng Th -Thái Nguyên đợc thành lập và đi vàohoạt động tại 106A, đờng Lơng Ngọc Quyến, Phờng Hoàng Văn Thụ, TPThái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên Công ty kinh doanh các chủng loại máytính, các bộ phận của máy tính, ngoài ra còn kinh doanh một số trangthiết bị phục vụ cho ngành tin học Công ty gồm có một giám đốc là ngờitrực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý trớc pháp luật mọi hoạt động kinhdoanh của công ty, hai phó giám đốc: Phó giám đốc kinh doanh và phó

giám đốc kỹ thuật, bên cạnh đó có các phòng: kỹ thuật, kinh doanh, kế

toán, các nhân viên trong phòng chịu sự quản lý trực tiếp của trởng

phòng Công ty sử dụng hai kho hàng là nơi chứa máy tính Sau đây là

một số hoạt động kinh doanh của cửa hàng:

1.1.2.Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty

Công ty máy tính Dơng Th đứng đầu là giám đốc ngời có quyền

lực cao nhất, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tình hình hoạt động kinh

doanh của công ty Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và các

Phòng kĩ thuật lý khoQuản

Quản

lý kho

+ Giám đốc là ngời điều hành hoạt động kinh doanh của công ty,chịu trách nhiệm trớc pháp luật và cơ quan cấp trên, là ngời chỉ huy caonhất.

+ Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, bao gồm:

o Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm về tình hìnhkinh doanh của công ty

o Phó giám đốc kỹ thuật: giúp giám đốc trong việc lập, đôn

đốc, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch sản xuất

Phòng kế toán:

Thu thập sử lý thông tin, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát

về hoạt động kinh tế, tài chính của công ty theo đúng chuẩn mực và chế

độ kế toán

Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp,thanh toán công nợ Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hìnhthành tài sản cố định, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phápluật kế toán

Thực hiện tham mu cho lãnh đạo về các chế độ chính sách nhà nớc,hạch toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho ra kết quả kinh doanhcủa từng tổ, đội

 Kế toán trởng: Kế toán trởng là ngời do giám đốc công ty đềnghị HĐQT bổ nhiệm, có trách nhiệm tham mu giúp việc cho giám đốccông ty hoàn thành nhiệm vụ mà hội đồng quản trị giao

Kế toán trởng có trách nhiệm giúp giám đốc công ty :

+Tổ chức phân tích kinh tế trong công ty một cách thờng xuyên, bảo

đảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càngtăng

+Tổ chức thi hành, củng cố và hoàn thiện chế độ hoạch toán kinh tếcủa công ty cổ phần theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế Trởng các phòng nghiệp vụ:

Trởng các phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm toàn bộ các mặt côngtác nghiệp vụ trong bộ phận mình quản lý trớc lãnh đạo công ty Điềuhành và phục vụ tôt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị , kiểm

tra , đôn đốc các đơn vị sản xuất, thi công xây lắp hoàn thành nhiệm

vụ

1.1.3 quy trình quản lý

 Quy trình quản lý nhập hàng :

- Phòng kinh doanh trình đơn đặt hàng lên giám đốc ký duyệt

- Nếu đơn đặt hàng đợc ban giám đốc ký duyệt thì phòng kinhdoanh sẽ lập phiếu nhập hàng theo mẫu số và nhận hàng về kho

- Phòng kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toántới bộ phận kế toán để thanh toán với công ty

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật tại cơ sở dữ liệu

 Quy trình quản lý xuất hàng :

- Đơn đặt hàng đợc gửi đến phòng kinh doanh để xem xét Nếu hàngtrong kho còn đủ thì lập phiếu xuất hàng theo mẫu phiếu và cung cấp cho

đơn vị nhận hàng theo đơn đặt hàng nếu số lợng hàng trong kho nhỏ hơn

số lợng tối thiểu thì báo cáo cho ban điều hành để kịp thời nhập hàng

- Phiếu xuất hàng bao gồm: Thông tin đầy đủ về danh sách mặthàng, số lợng, ngày xuất

 Quản lý hàng tồn kho.

Theo dõi số lợng hàng nhập, xuất theo từng sản phẩm trong từngtháng, từ đó trả lời các câu hỏi về quản lí: hiện tại số lợng hàng còn tồnkho là bao nhiêu, cụ thể cho mỗi loại sản phẩm

 Quản lý khách hàng.

Mỗi khi có một khách hàng tới mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểmtra trong file khách hàng xem đã có thông tin về khách hàng đó cha Nếucha có thì bộ phận khách hàng sẽ la các thông tin về khách hàng này vàofile khách hàng: Họ và tên, địa chỉ, điện thoại và gắn cho khách hàng đómột mã để tiện cho việc quản lý

Quản lý và tra cứu (Tìm kiếm) thông tin các khách hàng theo: Mã,tên, điện thoại, địa chỉ

Quản lý doanh thu, lợi nhuận.

Quản lý doanh thu và lơị nhuận đơn vị, từng nhân viên kinh doanh,khách hàng Cho phép xem doanh thu, lợi nhuận của các khách hàng có t-

ơng xứng không.Trả lời đợc các câu hỏi về quản lý nh: Doanh thu, lợinhuận theo khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, nhóm mặt hàng, nhómkhách hàng, nhóm nhà cung cấp, theo nhân viên bán hàng theo khoảngthời gian bất kỳ Trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm.

Quản lý hàng bảo hành.

Mỗi khi khách hàng mang sản phẩm tới bảo hành, bộ phận tiếpnhận hàng bảo hành sẽ gắn cho sản phẩm này một mã riêng (ma SPBH),sau đó nhập thông tin vào file sản phẩm bảo hành, các thông tin: maSPBH, mã khách hàng, ngày nhận, ngày trả

Cung cấp thông tin về số lợng hàng bảo hành trong từng tháng cholãnh đạo

1.2 Đánh giá hiện trạng của hệ thống

1.2.1 Phân tích hệ thống.

Hệ thống cũ nói chung có nhiều u điểm: Tính đồng nhất, chạynhanh, kích thớc dữ liệu nhỏ, không đòi hỏi cấu hình máy tính cao Tuynhiên với tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay và nhu cầungày càng cao của thị trờng thì hệ thống xuất hiện những nhợc điểm sau:

- Khả năng quản lý dữ liệu bị hạn chế, chạy chậm khi khối dữ liệulớn

- Khả năng bảo mật cha cao, độ chính xác còn hạn chế

- Giao diện cũ, cha thân thiện với ngời dùng

- Công việc tập hợp các chứng từ, các hoá đơn bán hàng, phiếu thu,phiếu chi, rồi phân loại rồi ghi chép vào sổ thống kê bán hàng Cuốitháng phải tổng kết để ghi vào sổ tổng hợp Chính công việc lặp đi lặplại này làm rất mất thời gian mà còn rất dễ nhầm lẫn, gây sai sót Vìviệc quản lý kinh doanh dới dạng sổ sách, chứng từ nên thờng gây khókhăn cũng nh không chính xác cho công việc kế toán thống kê

- Việc giới thiệu chi tiết sản phẩm, các chủng loại sản phẩm với kháchhàng cũng rất khó khăn và thiếu chính xác

- Do không chính xác trong việc thống kê các sản phẩm đã bán vànhững sản phẩm tồn nên việc nhập hàng về là không đầy đủ Ngoài ra

còn một số vấn đề thờng phát sinh trong quá trình kinh doanh nhất là đốivới ngời quản lý và nhân viên bán hàng

Chính vì thế vấn đề đặt ra là phải xây dựng đợc hệ thống thông tin mới,

có khả năng giải quyết đợc những vấn đề hạn chế trên

1.2.2 Yêu cầu của bài toán quản lý

- Phải đảm bảo những yêu cầu: Chạy nhanh, bảo mật tốt, độ chính xáccao khi khối lợng dữ liệu lớn

- Có khả năng thực hiện các chức năng mới nh: Tự động lập hoá đơnchứng từ, đa ra đợc chiến lợc kinh doanh mới

1.2.3 Tin học hóa trong công tác quản lý

Từ thực trạng đã nêu ở trên, với điều kiện ngành thông tin đang đợcứng dụng rộng rãi hiện nay thì việc xây dựng lại phần mềm phục vụ côngtác quản lý kinh doanh (thay cho hệ thống kém hiệu quả) là một yêu cầucần thiết Đảm bảo đợc thời gian và độ chính xác cao còn lu trữ đợc mộtlợng thông tin vô cùng lớn một cách gọn nhẹ

Để khắc phục những nhợc điểm của phơng pháp quản lý thủ công,

đáp ứng tốt các yêu cầu cần thiết và tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóngtrớc yêu cầu thực tế ngày càng đa dạng phong phú của công tác quản lý,thấy rằng vấn đề tự động hoá từng bớc đáp ứng đợc mục đích và yêu cầucủa Công ty và chủ trơng tin học hoá công tác quản lý trong giai đoạn xâydựng mới hiện nay Bài toán đặt ra là: công ty cần phải xây dựng mộtphần mềm Quản lý đủ mạnh để đáp ứng đợc các yêu cầu xử lý: nhanhchóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho ngời lao động, nângcao hiệu quả trong công việc Việc giải quyết bài toán đặt ra đòi hỏi phải

có quá trình phân tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt đợc một hệ thống

ch-ơng trình áp dụng đợc vào thực tế của đơn vị, có hiệu quả trong giai đoạnhiện tại đồng thời có thể kết nối, mở rộng đợc trong tơng lai

1.2.4 Yêu cầu phát sinh hệ thống mới

Để khắc phục những nhợc điểm của hệ thống quản lý nhân sự hiệntại

và đa công cụ tin học vào phục vụ công tác quản lý cụ thể là quản lýkinh doanh cần phải thiết kế một hệ thống mới những đặc trng sau :

 Có sự tham gia của máy tính, các công việc tính toán, sắp sếp, kếtxuất đợc sử lý tự động

 Dữ liệu đầu vào đợc nhập từ bàn phím, dữ liệu đầu ra là những báocáo, hóa đơn phục vụ cho công tác quản lý

Hệ thống mới đợc nghiên cứu dựa trên nền của hệ thống cũ nhngtheo hớng tin học hoá nhằm khắc phục những thiếu sót hiện tại, đáp ứngnhững nhu cầu trong tơng lai, thể hiện chiến lợc phát triển lâu dài củacông ty Nhng bên cạnh đó hệ thống mới còn phải mang tính khả thi nhất

định dựa trên hiệu quả mà nó mang lại khi đợc sử dụng, đồng thời phảixét đến khả năng tài chính, kinh tế cho phép triển khai dự án xây dựng hệthống mới Chơng trình mới cũng phải đơn giản, dễ sử dụng để phù hợpvới khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới của ngời sử dụng Hệ thốngmới tổ chức lại các hoạt động thủ công của hệ thống cũ, tự động hoá mộtphần nghĩa là có máy tính trợ giúp nhng không đảo lộn hoạt động củacông ty Các mục tiêu đợc đặt ra ở trên đối với hệ thống mới chính là th-

ớc đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này

Đây là sơ đồ chức năng của hệ thống mới:

Chơng 2

LậP Kế HOạCH Dự áN PHầN MềM

2.1.Phạm vi, đối tợng, nội dung nghiên cứu

+ Phạm vi nghiên cứu: Công ty máy tính Dơng Th

+ Đối tợng nghiên cứu: Thông tin về các mặt hàng máy tính+ Nội dung nghiên cứu: Xây dựng dự án phần mềm để quản lýbán hàng của công ty máy tính Dơng Th

Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Trợ giúp

Hàng nhậpHàng xuấtQuyết toán

Giới thiệuTrợ giúp

Thoát

Về AccessWindow

Số l ợng hàng bảo hành hàng tháng

Tổng thu hàng tháng

Hàng bảo hành

2.2 Mục tiêu lập kế hoạch dự án

2.2.1.Mục tiêu

Phần mềm của chúng tôi nhằm hớng tới mục tiêu giúp công ty máytính Dơng Th quản lý việc bán hàng

Nhóm chúng tôi thực hiện phần mềm này với mục tiêu:

- Hiểu sâu hơn về bài toán quản lý cho công ty máy tính Dơng Th liên

hệ bài toán ở mức cao hơn

- Xây dựng đợc phần mềm quản lý bán hàng máy tính của công tymáy tính Dơng Th thỏa mãn các yêu cầu của thực tiễn nh:

Lu trữ, tìm kiếm thông tin bảo đảm các yêu cầu sau:

+ Số liệu chính xác đầy đủ+ Đầy đủ thông tin và tránh d thừa dữ liệu+ Tìm kiếm thông tin nhanh

+ Lu trữ dữ liệu khoa học và an toànGiảm bớt thời gian và công sức trong công tác quản lý việcbán hàng trong công ty máy tính Dơng Th

2.2.3 Vấn đề hiệu năng.

- Dự án phần mềm quản lý việc bán hàng của công ti máy tính Dơng

Th đợc xây dựng hớng tới việc giảiw quyết ở mức nhất các vấn đề thực tếtrong quản lý việc bán hàng của công ty cũng nh theo dõi thông tin nhập,xuất, tồn kho…

-Phần mềm này đợc xây dựng dựa trên những hỗ trợ của một số phầnmềm thông dụng khác đảm bảo cho việc thực hiện ở các công ty khác nữa

- Từ dự án này ta có thể tiến hành nâng cấp xây dng tạo ra các dự áncùng loại cho các trờng khác có cùng cơ chế bán hàng cho phếp bổ sungkhi có những cơ chế thay đổi.

2.2.4 Ràng buộc quản lý kinh tế.

- Dự án phần mềm này đợc xây dựng từ thực tế, khả năng tài chínhcủa công ty máy tính Dơng Th có thể phân bố cho việc quản lý của quy môcông ty

- Dự án có thể đợc triển khai trên cơ sở vật chất hiện có của công ty

cụ thể là hệ thống máy tính của trờng, lực lợng triển khai có thể lấy từ độingũ nhân viên của công ty

2.3 Ước lợng của dự án.

2.3.1 Kỹ thuật ớc lợng.

- Việc ớc lợng cho dự án là ớc lợng những chi phí cho phần mềm baogồm ớc lơng cho hệ thống dựa trên máy tính ớc lợng về chi phí và côngsức phần mềm Quá trình tham biến cho con ngời, kỹ thuật Môi trờngchính trị có thể ảnh hởng đến chi phí chung cuộc của phần mềm có thể đợcbiến đổi từ một nghệ thuật thành dãy các bớc hệ thống để đa ra các ớc lợngvới độ rủi ro chấp nhận đợc

- Để đạt đợc các ớc lợng chi phí và công sức tin cậy, một số tùy chọnnảy sinh:

1 Trì hoãn việc ớc lợng tới giai đoạn sau trong dự án

2 Dùng các kỹ thuật phân rã tơng đối đơn giản đẻ sinh ra ớc lợng vềchi phí và công sức dự án

3 P hát triển một mô hình kinh ngiệm cho chi phí và công sức phầnmềm

4 Thu đợc một hay nhiều công cụ ớc lợng tự động

- Chính vì vậymà chúng ta cần ớc lợng từ đầu sử dụng kĩ thuật ớc lợng: kĩthuật phân rã

2.3.2 Ước lợng

`Kinh phí chi phí cho dự án: 10 triệu

Nhân lực thực hiện: 4 đến 6 ngời

Giả trị thành phần(tức là phần mềm quản lý việc bán hàng): 30 triệu

Tổng thời gian thực hiện: 35 ngày

Điều tra thực tiễn tại: 4 ngày

Phân tích đánh giá sơ bộ: 2 ngày.

Lập kế hoạch xây dựng dự án:10 ngày

Tiến hành thực hiện dự án:13 ngày

Kiểm thử:3 ngày

Triển khai hớng dẫn sử dụng:3 ngày

Phơng tiện hỗ trợ: Máy tính cá nhân có trang bị các phần mềm cần thiết.Thời gian bảo trì: 2 năm

2.4.Rủi ro của dự án

2.4.1.Phân tích rủi ro

Ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về kỹ thuật và rủi ro về mặt quản lí Rủi ro về mặt kỹ thuật: Đây là rủi ro thờng thấy của bất kì dự án phầnmềm nào không phụ thuộc vào quy mô cũng nh phạm vi ứng dụng củanó

Bởi một dự án phần mềm muốn triển khai đợc phải có một nền tảng kĩthuật hỗ trợ, đơn giản nhất là các máy tính cá nhân thông thờng Đối vớicác dự án lớn thì các phơng tiện kĩ thuật hỗ trợ không dừng lại ở mức đó

mà còn là một hệ thống máy móc và phơng tiện kĩ thuật hỗ trợ khác ví dụ

nh dự án xây dựng nhằm phục vụ cho việc rút tiền sử dụng thẻ ATM nhhiện nay, nhiều khi cơ sở kĩ thuật đó còn phải đợc tiến hành xây dựng từ

đầu và còn cần sự hỗ trợ của các chuyên gia lớn đến từ các nớc phát triển

Đây là dự án theo đánh giá chủ quan của bản thân các thành viên thamgia thì đây là dự án ở mức trung bình nhỏ, chỉ là một kế hoạch nhằm hỗtrợ và nhanh chóng hóa quá trình quản lí máy tính của công ty máy tínhDơng Th Tuy nhiên, qua xem xét thực tế về phơng tiện kĩ thuật của công

ty máy tính Dơng Th và đội ngũ nhân viên trong công ty thì còn một sốkhó khăn sau:

Phần mềm quản lí việc bán hàng cha đủ mạnh để đáp ứng đợc các yêucầu xử lý: Nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho nhânviên, nâng cao hiệu quả trong công việc Việc giải quyết bài toán đặt ra

đòi hỏi phải có quá trình phân tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt đợc một

hệ thống chơng trình áp dụng đợc vào thực tế của đơn vị, có hiệu quảtrong giai đoạn hiện tại đồng thời có thể kết nối, mở rộng đợc trong tơnglai

+ T duy quản lí cũ theo hớng thủ công đã ăn nhập vào phần đông ngờiViệt Nam nếu không có một sự chỉ dẫn cụ thể chi tiết thì việc quản límáy tính theo hình thức nh dự án xác định là vô cùng khó khăn.

2.4.2.Quản lí rủi ro

Do ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về kỹ thuật và rủi ro về mặt quản

lí, nên muốn dự án đợc tiến hành một cách đạt hiệu quả thì việc quản

lí rủi ro phảiw đợc tiến hành trên cả hai mặt: phơng tiện kĩ thuật vàmặt rủi ro về quản lí Ta tiến hành nh sau:

+ Trớc hết là xây dựng dự án phần mềm quản lí máy tính của công

ty thật cụ thể, chi tiết dựa trên tình hình cụ thể của công ty với các đốitợng khách hàng khác nhau.để giảm thiểu rủi ro phần mềm quản lí xalạ với môi trờng quản lí tại công ty máy tính Dơng Th

+ Tiếp sau đó là triển khai kế hoach xây dựng dự án, xây dựn kếhoạch hớng dãn sử dụng và bảo trì đến đội ngũ nhân viên trong công

ty nhằm giảiw quyết đợc những khó khăn trong việc quản lý máy tínhdới sự hỗ trợ của phần mềm quản lí Tức là hạn chế rủi ro về mặt quảnlí

2.5 Lập lịch

* Cấu trúc phân việc của dự án:

Các cấu trúc, kĩ thuật lập lịch đợc mô tả có thể đợc cài đặt với công

cụ lập lịch dự án tự động có sắn trên máy tính cá nhân Những công

cụ nh vậy tơng đối dễ dùng và làm cho các phơng pháp phân tích đợcmô tả thành có sẵn cho ngời quản lí dự án phần mềm.

Theo dõi và kiểm soát dự án Chúng ta biết một ngày trớc so với lịch thìhiếm khi làm hỏng cả dự án Nhng một ngày kéo dài thêm và qua toàn bộchiều dài dự án thì trậm trễ nhỏ có thể gây ra vấn đề lớn

ở đây chúng ta cần lu ý vai trò của quản lí dự án là theo dõi và kiểmsoát dự án phần mềm một khi nó đang tiến hành Việc theo dõi có thể

đợc thực hiện một trong những cách sau:

 Tiến hành các cuộc họp nhóm xem xét hiện tợng dự án

đều đặn trong đó mỗi thành viên nhóm đều báo cáo lại tiến độ vàvấn đề mà đề tài của mình đang nghiên cứu

 Đánh giá kết quả của mọi cuộc họp xem xét đợc tiếnhành qua toàn bộ tiến trình công nghệ

 Xác định xem liệu các mốc dự án chính thức đã đợc đúngtiến độ nh lập lịch cha

 So sánh ngay bắt đầu thực tế so với ngày bắt đầu theo kếhoạch cho từng nhiệm vụ dự án đợc liên kết trong bảng tài nguyên.Kiểm soát đợc nhóm sử dụng để quản trị tài nguyên dự án,giảiquyết vấn đề và chỉ huy tất cả các thành viên trong nhóm Nếu dự án theo

đúng lịch và trong phạm vi ngân sách,các cuộc họp cho thấy có tiến bộthực sự và đạt đợc những cột mốc quan trọng,thì việc kiểm soát là nhẹnhàng nhng khi vấn đề xuất hiện thì chúng ta phải biết thực thi kiểm soát

để điều tiết một cách nhanh chóng và phù hợp nhất Sau khi vấn đề đã đợcchẩn đoán, có thể tập trung thêm tài nguyên phụ vào miền có vấn đề Đểnhóm có thể bố trí lại công việc của các thành viên trong nhóm hay có thểchỉnh lại lịch biểu

2.6 Tài nguyên dự án

2.6.1 Con ngời.

Việc lập kế hoạch cho dự án bắt đầu bằng việc ớc lợng phạm vi ápdụng và lựa chọn kĩ năng, số lợng các thành viên thực hiện để hoàn thànhviệc xây dựng và phát triển dự án

Số ngời trong nhóm thực hiện dự án này là 8 thành viên.

2.7 Tổ chức đội ngũ

2.7.1 Cấu trúc nhóm

Với số lợng các thành viên tham gia nh trên đã có sự phân công,

điều chỉnh thống nhất nhằm hớng tới sự hữu ích của phần mềm hỗ trợquản lí Bao gồm một thành viên chuyên sâu về việc thu thập số liệu vàkhảo sát tình hình thực tế ở công ty về các mặt : nh số lợng nhân viên ,

địa bàn mà công ty thành lập, khả năng tài chính chung của công ty cũng

nh khả năng tài chính có thể của công ty đầu t về mặt quản lí nhân viên.một thành viên có nhiệm vụ chính là dựa vào các thông tin đã thu thậpthực tế tại công ty lên kế hoạch xây dựng phần mềm quản lí ở mức tổngthể có đánh giá phân tích về các mặt Hai thành viên có nhiệm vụ xâydựng chơng trình cụ thể Thành viên còn lại có nhiệm vụ hỗ trợ việc xâydựng và tiến hành tổng kết chung Ngoài ra tất cả các thành viên trongnhóm còn tiến hành thảo luận định hớng chung cho tất cả các phần

2.7.2 Làm báo cáo quản lí dự án

Mục đích là hớng tới hoàn thiện dự án ở từng bớc nhỏ: Xây dựng ýtởng dự án,lập kế hoạch xây dựng dự án,tiến hành xây dựng dự án và bảotrì,bổ sung cho dự án khi nó đợc đa và thực tế áp dụng tại công ty máytính Dơng Th Cũng nh chính các bớc xây dựng và hoàn thiện dự án cácgiai đoạn viết báo cáo dự án trớc triển khai đồng bộ cùng với các quátrình xây dựng dự án và đợc phân cho các thành viên thực hiện cụ thể

Giai đoạn xây dựng ý tởng dự án quản lí máy tính: Xuất phát từquá trình khảo sát thực tế nhận thấy phần mềm quản lí máy tính tại công

ty vẫn cha đợc triển khai một cách hiệu quả,và việc sử dụng phần mềmcha thực sự hữu ích

Giai đoạn lập kế hoạch dự án:

+ Dự án đợc triển khai giúp cho việc đồng bộ hóa đợc quá trìnhquản lí, làm giảm bớt công sức cũng nh nhân lực trong quá trình quản lí

+ Lên kế hoạch xây dựng dự án quản lí tiến hành các bớc ớc ợng,tính toán rủi ro,những yêu cầu cần thiết về con ngời,phơng tiện kĩthuật hỗ trợ

l-+ Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia xây dựng

dự án phù hợp với năng lực của từng ngời

 Giai đoạn xây dựng phần mềm:

Việc xây dựng tuân thủ theo các quy tắc nhằm đảm bảo đạt

đợc các mục tiêu đã đặt ra trớc khi xây dựng dự án

Giai đoạn bổ sung, kiểm thử và tiến hành bảo trì trong thực tế

Sau khi dự án đợc xây dựng tiến hành test thử trên những dữ liệu tựtạo có tính đến các khả năng khác nhau Tiếp tục tiến hành bảo trì bổsung định kì khi đa phần mềm này ra áp dụng ở công ty

2.8 Kiểm thử và bảo trì

Sau khi hoàn thành phần mềm cần phải đợc kiểm thử theo từng chu kìnhất định Giao cho một ngời hoặc hai ngời đảm nhận việc kiểm thử, bảotrì và tiến hành bổ sung, sửa đổi nếu có sai sót, thay đổi Đảm bảo sảnphẩm đúng nh yêu cầu của khách hàng Phần mềm nên bảo trì thờngxuyên, tránh để thời gian lâu sẽ khó bảo trì, dẫn đến mất uy tín với kháchhàng…

Chơng 3Phân tích và thiết kế quản lý bán hàng máy tính

Bảo Minh - thái nguyên

3.1 Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý.

Phân tích thiết kế hệ thống là phơng pháp nghiên cứu lựa chọn cácgiải pháp thích hợp cho bài toán quản lý Phân tích là công việc đầu tiêncủa quá trình xây dựng hệ thống trên máy tính Không thể đa máy tínhvào hoạt động mà không qua giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống Hiệuquả đem lại cao hay không là phụ thuộc vào kết quả phân tích ban đầu.Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý thực chất là tìm ra các thao tác đặc tr-

ng của hệ thống có tác động đến các tệp dữ liệu Để phân tích thiết kế hệthống, ta có thể sử dụng một trong hai phơng pháp hoặc dùng kết hợp cảhai phơng pháp là:

 Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu mứckhung cảnh

 Phân tích hệ thống trên cơ sở sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.Trong cả hai phơng pháp trên ta đều có thể tiến hành phân tích từ tổngthể đến chi tiết (phơng pháp Top-Down) hoặc phân tích từ chi tiết đếntổng thể (phơng pháp Button-Up)

Trên cơ sở khảo sát thực tế và dựa vào bài toán quản lý đã đặt ra, phântích hệ thống dữ liệu của bài toán quản lý Kinh Doanh của Công Ty máytính Dơng Th ta có:

3.1.1 Thông tin vào hệ thống thông tin

Thông tin đầu vào của hệ thống là các thông tin về các loại hoá đơn,chứng từ xuất, nhập, thu, chi hàng hoá tập hợp các thông tin này đợc luthành các kho dữ liệu của chơng trình :

 Xuất nhập: lu trữ các hoá đơn, chứng từ nhập hoặc xuất

 Chi tiết nhập xuất: Lu trữ các dòng chi tiết liên hệ cho mỗi hoá

đơn, chứng từ nhập hay xuất

 Các thông tin về mặt hàng và khách hàng

Việc sửa đổi bổ sung, xóa dữ liệu đợc thực hiện trong chơng trình

Các thông tin cụ thể trong từng thời gian định kỳ về các khoản nh : sốhoá đơn, số lợng nhập, số lợng xuất đợc đa vào theo từng thời điểmthích hợp trong chơng trình

3.1.2 Thông tin ra của hệ thống thông tin

Từ những yêu cầu thực tế trên và căn cứ vào chế độ báo cáo, các yêucầu của lãnh đạo và của các khách hàng mà hệ thống chơng trình phải đa

ra đợc những thông tin cần thiết, chính xác nhằm phục vụ một cách tốtnhất, nhanh gọn nhất và chính xác nhất Đó là những thông tin liên quan

đến tình hình kinh doanh của công ty :

Danh mục và số lợng xuất - nhập - tồn của các loại sản phẩm, tìnhhình thu - chi của công ty, các thông tin về các hóa đơn, chứng từ xuất -nhập, tình trạng thu nợ của khách hàng Những thông tin phục vụ chotìm kiếm, các mẫu biểu về báo cáo thống kê, tổng hợp, các báo biểu để inấn

Nh vậy hệ thống có 3 thành phần tơng tác với nhau :

(Các thành phần vào, Xử lý chế biến,Các thành phần ra)

Sơ đồ luồng thông tin ra - vào của hệ thống chơng trình

Hệ thống xử lý thông tin

Các thông tin đầu vào Các thông tin đầu ra

3.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng của công ty bao gồm 3 chức năng chính

Báo cáo xuất hàng

Báo cáo tồn kho

Báo cáo nhập hàng Danh sách

Mặt hàng

Ch ơng trình Quản lý kinh doanh

Báo cáo tình trạng Doanh thu

Hoá đơn, chứng từ

nhập hàng

Hoá đơn, chứng từ

bán hàng

Sơ đồ phân cấp chức năng

3.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

Từ việc phân tích cụ thể các yêu cầu của bài toán, nếu coi hệ thốngchỉ bao gồm một chức năng tổng thể và xét tới sự trao đổi thông tin giữacác thực thể với hệ thống và ngợc lại, ta sẽ có một mô hình chung của hệthống và gọi là biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Tiếp tục phân tíchcác chức năng của nó ta sẽ đợc biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, mức dới

đỉnh, tơng ứng với các chức năng chi tiết của chơng trình

Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động, nó thể hiện sựtrao đổi thông tin giữa hệ thông với môi trờng bên ngoài và các luồng trao

đổi thông tin trong nội bộ hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm cáctác nhân bên trong và bên ngoài hệ thống, các tiến trình xử lý thông tin,các luồng thông tin vào/ra mỗi tiến trình Mối liên quan giữa biểu đồluồng dữ liệu và biểu đồ phân cấp chức năng là các chức năng trong biểu

đồ phân cấp chức năng tơng ứng với các tiến trình của biểu đồ luồng dữ

Quản lý kinh doanh

Quản lý hàng nhập Quản lý tài chính Quản lý hàng bán

Quản lýthuchi

Quản lýhàng bán

Giao tiếp khách hàng

Giao tiếp nhà cung cấp

liệu; mỗi mức của biểu đồ phân cấp chức năng đợc mô tả bởi biểu đồluồng dữ liệu tơng ứng.

Ta tiến hành xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống này dựavào biểu đồ phân cấp chức năng đã lập ở phần trên nh sau:

3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

C.cấp hàng hoá và hóa đơn