Quyền này được cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư ➢ Xem tất cả hồ sơ công việc toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ hồ sơ đã được lưu trữ kể cả hồ sơ
Trang 1TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ĐIỀU HÀNH - TDOFFICE
(Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)
Tan Dan JSC
Trang 2MỤC LỤC
I ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH 3
1 Địa chỉ truy cập 3
2 Giao diện Trang chủ 3
3 Chức năng Quản trị 3
II QUẢN TRỊ NGƯỜI SỬ DỤNG 4
1 Người sử dụng 4
1.1 Tạo người sử dụng mới 4
1.2 Đặt mật khẩu 6
1.3 Sửa, xoá người sử dụng có sẵn 7
1.4 Tìm kiếm người sử dụng 8
1.5 Quyền sử dụng 8
2 Nhóm người sử dụng 13
2.1 Tạo mới nhóm 13
2.2 Sửa, xóa nhóm có sẵn 13
2.3 Quyền sử dụng 14
3 Reset mật khẩu cho người sử dụng 15
III QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 16
1 Thông tin hệ thống 16
2 Thiết lập lại tham số hệ thống khi kết thúc một năm làm việc 21
3 Thông tin tra cứu dữ liệu 22
4 Thiếp lập hòm thư công 23
5 Quản trị banner 24
6 Quản trị nội dung form đăng nhập 25
7 Quản trị các module tích hợp 26
IV CÔNG CỤ HỆ THỐNG 27
1 Tạo index cho hệ thống 27
2 Kết thúc xử lý văn bản đến quá hạn 28
3 Sửa dữ liệu đang xử lý 28
4 Kết thúc xử lý văn bản 29
5 Làm mới dữ liệu 29
6 Hiệu chỉnh dữ liệu 29
7 Hiệu chỉnh DL hỗ trợ tìm kiếm 30Tan Dan JSC
Trang 3Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình
2 Giao diện Trang chủ
3 Chức năng Quản trị
Tan Dan JSC
Trang 4Giao diện Quản trị hệ thống:
II QUẢN TRỊ NGƯỜI SỬ DỤNG
Trong phần Quản trị người sử dụng có hai nhóm chức năng chính: Quản trị người
1 Người sử dụng
1.1 Tạo người sử dụng mới
Để tạo mới người sử dụng, quản trị chương trình chọn vào chức năng “Quản trị người sử dụng/ Người sử dụng” và nháy chuột vào nút “Nhập mới” Sau đó nhập các thông tin người sử dụng và phân quyền cho người sử dụng đó Nhấn nút “Lưu” để ghi lại các thay đổi Sau khi Lưu, nhấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩu để đặt
mật khẩu và tạo tài khoản cho người dùng trong Domino
Tan Dan JSC
Trang 5Một số thông tin cần chú ý khi thêm người sử dụng mới:
➢ Tên đăng nhập: Phần này cho phép chọn từ danh sách có sẵn Việc khai
báo này xác định tên đăng nhập (login) vào chương trình của người sử dụng.Trường hợp hệ thống sử dụng ldap hoặc active directory thì danh sách và tên đăng nhập này là chọn từ ldap hoặc active directory
➢ Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng Tên đầy đủ này sẽ được dùng là
tên hiển thị của người sử dụng trong toàn bộ Module
➢ Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh Ở tất cả các phần
trong chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đó nhấn phím tắt (đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thị tại ô nhập dự liệu thay thế cho tên tắt vừa nhập
➢ Điện thoại: Điện thoại của người sử dụng được khai báo
➢ Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo
➢ Thuộc đơn vị nội bộ cấp I: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơn
vị nào là rất cần thiết Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã được
khai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ cấp I” và trong phần khai báo này thì có thể được chọn từ listbox
➢ Thuộc đơn vị nội bộ cấp II: Khi chọn đơn vị nội bộ cấp I, thì các phòng
ban thuộc đơn vị đó sẽ được lọc ở đây Và các phòng ban cũng đã được
khai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ cấp II”
➢ Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọn
trong listbox nhóm lãnh đạo đó Nếu không thuộc thì chọn Không
Tan Dan JSC
Trang 6➢ Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọn
quyền Có, nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không
➢ Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng Tại các phần
nhập dữ liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng, chương trình sẽ tự động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tương ứng của người sử dụng và sẽ tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ
Danh sách chức vụ cũng được khai báo sẵn tại “Quản trị danh mục/ Danh sách chức vụ”
➢ Ưu tiên hiển thị: Cho phép đặt mức độ ưu tiên hiển thị (Lãnh đạo cơ
quan được xếp trên cùng, Độ ưu tiên hiển thị = 0 là không được ưu tiên,
Độ ưu tiên = 1 là lớn nhất)
➢ Địa chỉ nhận văn bản qua mail – in: Địa chỉ nhận văn bản
➢ Ý kiến thường dùng: Tạo lập sẵn danh sách ý kiến để lựa chọn khi
quyền hạn cho người sử dụng bằng cách chọn thêm những quyền sử dụng được cụ thể hóa ở phần dưới
➢ Quyền sử dụng: Tên các quyền sử dụng đã phản ánh rõ quyền hạn của
người sử dụng trong các chức năng trong chương trình Tùy theo nhu cầu của người sử dụng mà người quản trị sẽ cấp thêm quyền cho những người này
1.2 Đặt mật khẩu
Sau khi điền thông tin người dùng và phân quyền, nhấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩu để đặt mật khẩu cho người dùng
Tan Dan JSC
Trang 7Giao diện cho phép gõ mật khẩu
Sau khi đặt mật khẩu, quản trị cung cấp lại cho người sử dụng
1.3 Sửa, xoá người sử dụng có sẵn
➢ Sửa người sử dụng
Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”
Nháy chuột vào bất ký người sử dụng nào muốn Sửa:
Bước 2: Giao diện của người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho sửa Sửa những thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới
– Xoá một hay nhiều người sử dụng
Tan Dan JSC
Trang 8Đánh dấu vào người sử dụng cần xoá và nháy chuột vào nút Xoá (Alt+X)
1.4 Tìm kiếm người sử dụng
Gõ tên người dùng và ấn Enter
1.5 Quyền sử dụng
Để giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng với chương trình theo đúng nghiệp vụ
và chuyên môn của mình, thì người quản trị phải biết cách phân quyền cho mỗi người
sử dụng một cách hợp lý Sau đây là ý nghĩa của mỗi quyền sử dụng khi người sử dụng được cấp:
➢ Quản trị hệ thống: Quyền này cho phép thay đổi thông tin tại phần
Quản trị người dùng và Quản trị hệ thống trong chương trình (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá, phân quyền cho người sử dụng, thiết đặt thông tin và các
tham số hệ thống) (Quyền này được cấp cho người Quản trị chương trình)
➢ Quản trị danh mục hệ thống: Quyền này co phép cập nhật, tổ chức các
thông tin trong phần Danh mục (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá) tạo sự thuận tiện trong quá trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của văn bản và hồ
sơ (Quyền này được cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư)
➢ Xem tất cả hồ sơ công việc toàn cơ quan: Quyền này cho phép người
sử dụng xem toàn bộ hồ sơ đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác)
trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của cơ quan (Quyền này được
cấp cho Lãnh đạo cơ quan)
➢ Xem tất cả hồ sơ công việc của đơn vị:Quyền này cho phép người sử
dụng xem toàn bộ hồ sơ của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác) trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của đơn vị (Người
Tan Dan JSC
Trang 9sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ hồ sơ của đơn vị đó)
(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)
➢ Xem tất cả văn bản đi, đến, dự thảo, hồ sơ công việc có tính mật của
cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ văn bản đi,
đến, dự thảo, hồ sơ có tính mật của cơ quan đã được lưu trữ (kể cả văn
bản và hồ sơ mật của người khác) trong hệ thống (Quyền này được cấp
cho Lãnh đạo cơ quan)
➢ Xem tất cả văn bản đi toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử
dụng được quyền xem toàn bộ văn bản đi của cơ quan đã được lưu trữ
(trừ các văn bản mật, quan trọng) trong hệ thống (Quyền này được cấp
cho Lãnh đạo cơ quan)
➢ Xem tất cả văn bản đi của đơn vị: Quyền này cho phép người sử dụng
xem toàn bộ văn bản đi của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đi của người khác) trong hệ thống trừ các văn bản đi có tính mật của đơn vị (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đi của
đơn vị đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)
➢ Xem tất cả văn bản đến toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử
dụng được quyền xem toàn bộ văn bản đến của cơ quan đã được lưu trữ
(trừ các văn bản mật, quan trọng) trong hệ thống (Quyền này được cấp
cho Lãnh đạo cơ quan)
➢ Xem tất cả văn bản đến của đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụng
xem toàn bộ văn bản đến của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đến của người khác) trong hệ thống trừ các văn bản đến có tính mật của đơn
vị (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đến
của đơn vị đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)
➢ Xem văn bản gửi nhận nội bộ: Quyền này cho phép người sử dụng
xem toàn bộ văn bản gửi nhận trong nội bộ của cơ quan, đơn vị đã được
lưu trữ trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị(Lãnh đạo đơn vị nào thì xem được văn bản nội bộ của
đơn vị đó))
➢ Xem tất cả văn bản dự thảo và phiếu trình: Quyền này cho phép
người sử dụng xem toàn bộ các loại văn bản dự thảo và toàn phiếu trình
đã được lưu trữ (kể cả văn bản dự thảo và phiếu trình của người khác)
trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan)
Tan Dan JSC
Trang 10➢ Cập nhật văn bản đến của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin của
các loại văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo
đường mạng (văn bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người có quyền vào sổ các văn bản đến của cơ quan)
➢ Cập nhật văn bản đến của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của
các loại văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo
đường mạng (văn bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc
người có quyền vào sổ các văn bản đến của đơn vị)
➢ Cập nhật văn bản đi của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin của
các loại văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo
đường mạng (văn bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc
người có quyền vào sổ các văn bản đi của cơ quan)
➢ Cập nhật văn bản đi của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của các
loại văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đường
mạng (văn bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người
có quyền vào sổ các văn bản đi của đơn vị)
➢ Tạo mới văn bản dự thảo: Cho phép người sử dụng tự tạo mới văn bản
dự thảo (Quyền này thông thường được cấp cho các cán bộ, chuyên viên
chuyên soạn thảo văn bản)
➢ Tạo mới hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng tự lập (tạo mới) hồ
sơ công việc (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên chuyên
trách )
➢ Phân phối văn bản đến của cơ quan: Khi văn bản đến cơ quan, văn thư
cơ quan có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phân phối văn bản của cơ quan để phân phối đến các đơn vị hay phòng ban, cá nhân giải quyết Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này
(Thông thường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng (Chánh
văn phòng) có quyền phân phối văn bản của cơ quan)
➢ Phân công xử lý văn bản đến cho đơn vị: Cho phép lãnh đạo cơ quan
có thể phân công cho đơn vị nào đó thực hiện xử lý văn bản đến (Quyền
này thông thường được cấp cho Lãnh đạo cơ quan)
➢ Phân phối văn bản đến của đơn vị: Khi văn bản đến đơn vị, văn thư
đơn vị có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phân phối văn bản của đơn vị để phân phối đến các phòng ban, cá nhân giải
quyết Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này (Thông
Tan Dan JSC
Trang 11thường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng của đơn vị có
quyền phân phối văn bản của đơn vị)
➢ Cho ý kiến chỉ đạo và phân công xử lý văn bản đến của đơn vị: Khi
lãnh đạo đơn vị nhận được văn bản đến của đơn vị thì lãnh đạo có thể cho ý kiến chỉ đạo và phân công cho phòng ban hay cá nhân nào đó thực
hiện xử lý văn bản đến (Quyền này thông thường được cấp cho Lãnh
đạo đơn vị)
➢ Phân công xử lý văn bản đến của phòng: Lãnh đạo phòng có trách
nhiệm phân công cho một hoặc vài cá nhân trong phòng thực hiện xử lý
văn bản đến (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng hoặc người có
quyền phân công công việc trong phòng ban)
➢ Duyệt văn bản dự thảo: Quyền này cho phép người sử dụng có thể
duyệt được tất cả văn bản dự thảo của cơ quan (Quyền này được cấp cho
Lãnh đạo cơ quan)
➢ Duyệt văn bản dự thảo của toàn đơn vị:Quyền này cho phép người sử
dụng có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của toàn đơn vị (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của đơn vị
đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)
➢ Duyệt văn bản dự thảo của phòng: Quyền này cho phép người sử dụng
có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của phòng (Người sử dụng thuộc phòng nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của phòng đó)
(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng)
➢ Xử lý văn bản đến và hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng có thể
xử lý được văn bản đến và hồ sơ công việcnếu người sử dụng nhận được
văn bản hay hồ sơ (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên )
➢ Gửi nhận văn bản điện tử: Cho phép gửi nhận văn bản trên mạng diện
rộng với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác nếu các cơ quan, tổ chức,
các nhân đó có cùng một hệ thống và địa chỉ gửi nhận văn bản (Quyền
này là quyền mở rộng được cấp cho văn thư)
➢ Quyền lập báo cáo và in sổ văn bản: Có quyền in sổ văn bản đến, văn
bản đi theo các loại tiêu thức để dễ dàng lưu trữ theo cả cách thủ công (trên giấy tờ) hay tin học hoá (kho dữ liệu điện tử), và thuận tiện cho quá trình báo cáo đột xuất hay định kỳ (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì
lập báo cáo và in sổ văn bản của đơn vị đó) (Quyền này được cấp cho
văn thư cơ quan và văn thư đơn vị)
Tan Dan JSC
Trang 12➢ Quyền sao y: Cho phép người sử dụng sao y các văn bản đến để chuyển
đi các đơn vị bên ngoài cơ quan, hoặc đi đến các cơ quan khác (Quyền này là quyền mở rộng được cấp cho người có quyền Sao y văn bản trong
cơ quan, đơn vị (Người đó có thể là Văn thư hoặc người Đóng dấu Sao y,
ký Sao y )
➢ Quyền sửa hạn & tình trạng xử lý văn bản: Mỗi loại văn bản đều có
khoảng thời gian xử lý nhất định, nhưng tuỳ vào tính chất văn bản mà thời hạn đó được thay đổi (rút ngắn hoặc kéo dài thời gian xử lý), thời hạn này cũng do Lãnh đạo phân công xử lý văn bản xác định, vì thế mỗi văn bản khi cần thay đổi thời gian thì người được cấp quyền này sẽ thay
đổi được thời gian xử lý văn bản đó (Thông thường quyền này được cấp cho người Lãnh đạo phân phối xử lý văn bản, Lãnh đạo phân công xử lý
văn bản)
➢ Quyền phân xử lý thay lãnh đạo: Trong trường hợp người lãnh đạo
phân xử lý văn bản không tham gia vào hệ thống mà chỉ tham gia chỉ đạo, phân xử lý văn bản theo cách thông thường (thủ công), thì quyền này được phân cho người được giao trách nhiệm phân xử lý thay lãnh đạo trên hệ thống, người này sẽ cập nhật thông tin phân xử lý của lãnh
đạo vào hệ thống thay cho lãnh đạo (Quyền này là quyền mở rộng thông thường cấp cho người Văn thư để cập nhật thông tin, ý kiến phân xử lý của Lãnh đạo phân xử lý và chuyển cho người tiếp nhận xử lý tiếp theo hoặc thư ký lãnh đạo)
➢ Quyền xoá toàn bộ văn bản đến: Có quyền xoá toàn bộ văn bản đến
mà không cần thiết trong chương trình, tránh tình trạng dữ liệu thừa, không thống nhất và đồng bộ, làm ảnh hưởng đến kho dữ liệu và cả tốc
độ của chương trình (Quyền này được cấp cho người có quyền Xoá văn
bản và hồ sơ, phải lưu ý khi đã xoá văn bản và hồ sơ nào thì các thông
tin về văn bản và hồ sơ đó sẽ không còn, nên quyền này thông thường
cấp cho người Quản trị hoặc văn thư và những người này được chỉ thị của lãnh đạo thì mới được phép Xoá, hoặc do Văn thư nhập nhầm hay có những văn bản “rác” (Văn bản nhập thử) thì có thể Xoá)
➢ Quyền xoá toàn bộ văn bản đi: Tương tự như Quyền xoá toàn bộ văn bản đến
➢ Quyền xoá toàn bộ hồ sơ công việc, văn bản dự thảo và phiếu trình:
Tương tự như Quyền xoá toàn bộ văn bản đến và văn bản đi (Quyền này
thông thường chỉ cấp cho Người Quản trị)
Tan Dan JSC
Trang 132 Nhóm người sử dụng
2.1 Tạo mới nhóm
Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức năng
“Quản trị người dùng/ Nhóm người sử dụng”
Nháy chuột vào nút "Nhập mới" và nhập các thông tin Nhóm người sử dụng và
phân quyền cho nhóm người sử dụng đó Các quyền sử dụng được trình bày phần
Người sử dụng bên trên Sau đó nháy chuột vào nút Lưu (Alt+L) để ghi lại thông tin
mới cập nhật
Muốn ghi lại thông tin vừa cập nhật và thêm mới nhóm khác thì nháy chuột vào nút
Tiếp mới (Alt+T) (Nút chức năng này vừa ghi lại thông tin vừa mở ra giao diện nhập
Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào
chức năng “Quản trị người sử dụng/ Nhóm người sử dụng”
Nháy chuột vào bất ký nhóm người sử dụng nào muốn Sửa:
Bước 2: Giao diện của nhóm người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho Sửa Sửa
những thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới
– Xoá một hay nhiều nhóm người sử dụng
Tan Dan JSC
Trang 14Đánh dấu vào nhóm người sử dụng cần Xoá và nháy chuột vào nút Xoá(Alt+X) 2.3 Quyền sử dụng
Khi tạo mới người sử dụng, cho người sử dụng vào trong nhóm người sử dụng (Một người sử dụng có thể thuộc nhiều nhóm), khi đó người sử dụng sẽ được các quyền mặc định của nhóm người sử dụng Tại giao diện thông tin của người sử dụng
đó, các quyền mặc định của nhóm sẽ mờ đi, không thay đổi được, các quyền không mặc định cho nhóm vẫn hiển thị để có thể thêm quyền cho người sử dụng đó
Tan Dan JSC
Trang 15Ghi chú: Với đối tượng sử dụng là văn thư và máy tính có kết nối với máy scan,
người dùng tích chọn cho nhóm văn thư quyền Quét văn bản
Lưu ý người dùng chỉ đánh dấu chức năng này đối với Văn thư có sử dụng máy tính cá nhân kết nối với máy scan Đối với người dùng là văn thư nhưng máy tính không có kết nối với máy scan thì không đánh dấu chức năng này để hạn chế làm chậm tốc độ sử dụng chương trình
3 Reset mật khẩu cho người sử dụng
Chức năng này dùng trong trường hợp người sử dụng quên mật khẩu, Quản trị vào thực hiện cấp lại mật khẩu cho người sử dụng
Bước 1: Mở thông tin người sử dụng cần cấp lại mật khẩu
Bước 2: Ấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩu
Bước 3: Gõ mật khẩu mới và nhấn OK Sau đó cung cấp cho người sử dụng mật khẩu
mới
Tan Dan JSC
