TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU LÀ BIỆN PHÁP CƠ BẢN ĐỂ GIẢM CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một công việc nào đó trong những điều kiện nhất định về tổ chứcvà kỹ thuật

TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU LÀ BIỆN PHÁP CƠ BẢN ĐỂ GIẢM CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP

1 VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1 Khái niệm

Nguyên vật liệu là cách gọi tắt của nguyên liệu và vật liệu Cả nguyên liệu và vật liệu là

bộ phận quan trọng chủ yếu của tư liệu sản xuất Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm Chúng là đối tượng lao động đã trải qua lao động của con người để khai thác và sản xuất ra chúng Hay nói cách khác có sự kết tinh lao động của con người trong nguyên vật liệu.

Nghiên cứu sự khác nhau giữa nguyên vật liệu và đối tượng lao động nói chung có ý nghĩa rất quan trọng Để có cơ sở nguyên vật liệu phát triển thì phải phát triển các ngành khai thác và chế biến tài nguyên thiên nhiên Nếu không thì tài nguyên thiên nhiên chỉ là tiềm năng Ta lấy ví dụ như, ở một số địa phương của nước ta có chứa những khoáng sản kim loại quý, nhưng chúng ta vẫn chưa có điều kiện khai thác Như vậy thì chúng vẫn chưa trở thành nguyên vật liệu cho ngành luyện kim hoặc hoá chất,

Trong sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu được vận động theo một quá trình liên tục qua nhiều khâu Còn trong phạm vi một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bắt đầu từ kho và kết thúc cũng tại kho dưới dạng kết tinh trong thành phẩm qua một quá trình chế biến trên dây chuyền công nghệ

Phế liệu phế phẩm

Huỷ bỏ

- Đứng trên phương diện kinh doanh nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng từ 60-80% trong cơ cấu giá thành Điều này có nghĩa là, để phấn đấu hạ giá thành thì phải sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu.

Nói tóm lại, nguyên vật liệu có thể làm gián đoạn sản xuất, rút ngắn chu kỳ sống của sản phẩm cũng như làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh bị thua lỗ, hoặc tạo ra một kết quả hoàn toàn ngược lại với những điều vừa kể trên

Dựa trên tiêu chí này chúng ta có thể phân thành hai loại sau:

- Nguyên liệu: là những loại mà mức độ tác động của con người còn thấp, chỉ dừng lại ở khai thác và sơ chế, ví dụ như các loại quặng,

- Vật liệu: là loại đã qua những công đoạn chế biến của con người Nó có thể là đầu vào của quá trình sản xuất tiếp theo hoặc là sử dụng ngay cho một số mục đích, ví dụ như vải có thể tiêu dùng ngay hoặc trở thành vật liệu cho ngành may

1.3.2 Căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm

1.3.3 Căn cứ vào nguồn tạo thành

Dựa trên tiêu thức này chúng ta có:

- Nguyên vật liệu "công nghiệp": bao gồm nguyên vật liệu khoáng sản với hai đặc điểm

cơ bản không có khả năng tái sinh và thường phân bố trong lòng đất, và nguồn nguyên vật liệu tổng hợp nhân tạo có khả năng mở rộng vô hạn cả về quy mô và đặc tính kỹ thuật dựa trên cơ sở của thành tựu khoa học công nghệ.

- Nguyên vật liệu "động thực vật ": do các ngành nông lâm, ngư nghiệp sản xuất ra, chúng có khả năng tái sinh, song tốc độ tái sinh phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên và khả năng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các ngành này.

Ngoài ba cách phân loại chủ yếu trên, chúng ta còn có thể phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu trong nước và nguyên vật liệu nhập khẩu, Nghiên cứu các loại nguyên vật liệu này sẽ giúp chúng ta hoạch định cho mình những kế hoạch nguồn nguyên vật liệu thích hợp.

2 QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao NVL

Khi nói đến sử dụng nguyên vật liệu thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Vì lẽ này mà trước khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu, chúng ta sẽ xem xét vấn đề định mức và công tác xây dựng định mức qua một số nội dung sau.

2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức

2.1.1.1 Khái niệm

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một công việc nào đó trong những điều kiện nhất định về tổ chức

và kỹ thuật của kỳ kế hoạch

- Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, tính toán giá thành, nhu cầu vốn lưu động và huy đông nguồn vốn một cách chính xác, hiệu quả.

- Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa những lãng phí có thể xảy ra.

- Ngoài ra nó còn là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào cải tiến kỹ thuật,

Tóm lại, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có một vai trò vô cùng quan trọng Hơn thế nữa nó còn là một chỉ tiêu động, đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo

sự tiến bộ của kỹ thuật, công tác quản lý, tổ chức sản xuất, trình độ tay nghề của công nhân,

2.1.2 Công tác quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2.1.2.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau:

Phương pháp thống kê kinh nghiệm: là phương pháp dựa vào hai căn cứ: các số liệu thống

kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức Phương pháp này có ưu nhược điểm sau:

- Ưu điểm: đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất.

- Nhược điểm: tính chính xác và khoa học không cao.

Phương pháp thực nghiệm: là phương pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán, hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định mức cho kỳ kế hoạch.

- Ưu điểm: có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê.

- Nhược điểm: chưa phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào điều kiện phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất Ngoài ra chi phí cả về mặt vật chất lẫn thời gian đều tương đối cao

Phương pháp phân tích: thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế

kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu Chính

vì vậy nó phải được tiến hành qua ba bước sau:

Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức, đặc biệt là các tài liệu về thiết kế sản phẩm, đặc tính nguyên vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân, và số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, và các nhân tố ảnh hưởng để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.

Phương pháp này có những ưu nhược điểm sau:

- Ưu điểm: Có tính khoa học và chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn luôn nằm trong trạng thái được cải tiến.

- Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin đương đối lớn, toàn diện và chính xác Điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải được tổ chức tốt Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ

xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao Nhưng dù nói thế nào thì đây vẫn là phương pháp tiên tiến hiệu quả nhất.

2.1.2.2 Đưa định mức vào sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện

Kết quả của bước công việc trên sẽ được đưa vào áp dụng trong thực tế Nhưng trước hết nó phải được thông qua hội đồng định mức và được giám đốc chuẩn y Việc giao định mức cho công nhân trực tiếp sản xuất được tiến hành khi có sự chứng kiến của thủ trưởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện định mức Sau khi người công nhân nhận định mức thì các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện thuận lợi cho họ tiến hành như: cung cấp đúng đủ kịp thời nguyên vật liệu, đảm bảo tình trạng của trang thiết bị,

Trong khi người công nhân tiến hành sản xuất thì cán bộ định mức phải có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện và tiến hành phân tích tình hình thực hiện theo định kỳ Việc phân tích này phải tìm ra được cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan của việc vượt mức, đạt mức và không đạt mức và đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời Kết quả của công tác này sẽ là căn cứ cho công tác điều chỉnh định mức.

2.1.2.3 Sửa đổi định mức

Như đã nói ở trên, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên đổi mới và hoàn thiện theo tình hình mới Để tiến hành được công tác này phải dựa vào các căn cứ sau:

- Các điều kiện sản xuất thay đổi: ví dụ như đổi mới công nghệ, đổi mới sản phẩm,

- Kết quả của các bước công việc như đã nói ở phần trên Đây là căn cứ quan trọng nhất Nếu kết quả phân tích không chính xác và không có tính thuyết phục thì sẽ không sửa đổi được,

- Thời gian đưa mức vào sản xuất ít nhất phải được ba tháng trừ trường hợp có lệnh đặc biệt của giám đốc Nếu như thời gian áp dụng chưa lâu mà đã sửa đổi thì sẽ gây tâm lý hoang mang và đặc biệt khó hiệu quả vì chưa đánh giá mức cũ một cách toàn diện.

Qua những phần trên ta có thể rút ra rằng định mức là một trong những công cụ quản

lý rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu

2.2 Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

2.2.1 Nguyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu

2.2.1.1 Nguyên tắc

Chúng ta hiểu rằng kế hoạch nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trọng hệ thống kế hoạch phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy khi xây dựng phải đảm bảo tính khoa học và thực tế, dựa trên những căn cứ sau:

- Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách.

- Đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất, đồng thời không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ

- Dựa vào kết cấu sản phẩm, khi tính toán lập kế hoạch phải tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu

- Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn

2.2.1.2 Căn cứ

Để đảm bảo các nguyên tắc trên khi xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu phải trên các căn

cứ sau:

- Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tố khác

- Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm nguyên vật liệu,

- Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường nguyên vật liệu

- Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng.

- Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch

- Hệ thống kho tàng hiện có của doanh nghiệp,

2.2.2 Các chỉ tiêu cần xác định khi xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu

2.2.2.1 Xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch

Trên cơ sở phân tích và dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến cầu nguyên vật liệu cũng như

sự thoả hiệp của các bộ phận, việc xác định cầu về nguyên vật liệu bao gồm các nội dung cụ thể là:

- Xác định số nguyên vật liệu cần thiết cho một thời kỳ kế hoạch nào đó cũng như từng thời điểm mua sắm với số lượng cụ thể Dựa theo những căn cứ đã xem xét

ở trên thì về nguyên tắc, cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ không được đáp ứng một lần mà được chia nhỏ và được cung ứng làm nhiều lần khác nhau.

- Xác định người cung ứng cũng như giá cả nguyên vật liệu trong từng thời điểm mua sắm.

Trong thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu dưới đây để xác định cầu

về nguyên vật liệu cho thời kỳ kế hoạch:

1. Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý đến việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong kỳ kế hoạch.

2. Các thống kê của các cơ quan thống kê, các phân tích và dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu, các số liệu thu thập được từ các hội chợ triển lãm,

3. Thống kê về tiêu thụ sản phẩm ở các thời kỳ trước đó và các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phảm trong kỳ kế hoạch.

4. Các định mức tiêu hao nghuyên vật liệu hoặc phân tích số liệu tiêu hao nguyên vật liệu của thời kỳ trước đó.

5. Thẻ (sổ) kho theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm loại cụ thể để biết được các thông tin về lưu kho mỗi loại

6. Thẻ (sổ) theo dõi lượng đặt hàng từ nhiều người cấp hàng khác nhau vào các thời điểm khác nhau

2.2.2.2 Xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu

Cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ kế hoạch không được cung ứng một lần mà phải chia ra làm nhiều lần cung ứng với số lượng xác định Về nguyên tắc, số lần và lượng cung ứng nguyên vật liệu cụ thể do tốc độ sản xuất sản phẩm, các thông số về kho tàng và lưu kho nguyên vật liệu, diễn biến và dự báo về cung ứng nguyên vật liệu, giá cả nguyên vật liệu trên thị trường, qui định

Vì vậy, vấn đề đặt ra là phải xác định được lượng đặt hàng và dự trữ đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất (lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu) Các nhân tố khác cần xem xét khi xác định lượng đặt hàng và dự trữ tối ưu là: tổng cầu về nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, thời gian, mua sắm, khả năng cung ứng từng phần, năng lực kho tàng, giới hạn về tài chính

Đồ thị.1 Mô hình đặt hàng tối ưu

AC

AVC

AFC

AVC ACmin

TCmin

AFC

Vì chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch là tổng của chi phí kinh doanh mua sắm, đặt hàng và kho (cả tiền trả lãi cho số vốn tương ứng với giá trị nguyên vật liệu lưu kho) nên nếu gọi:

Dn là số cầu về nguyên vật liệu của thời kỳ kế hoạch (một năm)

P là giá mua 1 đơn vị nguyên vật liệu

VCms là chi phí kinh doanh mua sắm trực tiếp

FCdh là chi phí kinh doanh cố định đặt hàng, gắn với từng lần đặt hàng

VCi là chi phí kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi tương ứng với số vốn liên quan

đến nguyên vật liệu lưu kho trong kỳ kế hoạch

i là tỷ lệ lãi suất phải trả và chi phí kinh doanh lưu kho so với lượng chi phí

kinh doanh lưu kho và tiền trả lãi trong kỳ kế hoạch

TC là tổng chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho trong kỳ kế hoạch

Q là lượng đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng

Qopt là lượng hàng đặt tối ưu cho mỗi lần đặt hàng

Ta sẽ thiết kế được hàm chi phí kinh doanh mua sắm và lưu kho sau:

VCms + FCđh + VCi =TC Hàm này phải tiến tới cực tiểu: TC→min

Có : Dn.P + FCđn.Dn/Q + Q.P.i/2 = TC

dTC/dQ = - FCđh.Dn/Q 2 + P.i/2

Với mục tiêu TC → min sẽ phải thoả mãn điều kiện:

Thứ nhất, nếu tính đến khả năng kết hợp cung ứng và lưu kho nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau có thể nhóm các đơn đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu do cùng một người cung cấp vào một đơn đặt hàng Khi đó mô hình đặt hàng tối ưu sẽ có dạng:

Qopt =

i P FC

D i dh/ i

Với : Di là cầu loại nguyên vật liệu, thứ i

Pi là giá cả loại nguyên vật liệu i.

Thứ hai, nếu tính đến trường hợp được giảm giá do mua hàng với số lượng lớn, vượt qua mức được người bán hàng giảm giá có thể xảy ra các trường hợp cụ thể sau:

✾ Tổng chi phí mua sắm và lưu kho giảm do giá cả nguyên vật liệu giảm;

✾ Chi phí cố định đặt hàng bình quân giảm vì giảm số lần đặt hàng và tăng lượng đặt cho mỗi lần đặt hàng;

✾ Thay đổi chi phí lưu kho nguyên vật liệu.

Thứ ba, nếu xét đến các giới hạn về vốn hoặc năng lực kho tàng thì phải đưa các ràng buộc này vào mô hình để giải quyết

2.2.2.3 Xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

2.2.2.3.1 Lượng dự trữ thường xuyên

Lượng dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn

ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường.

Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau:

DTTX = tcư ĐMTH

Trong đó : DTTX - Lượng dự trữ thường xuyên

tcư - Thời gian (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thường ĐMTH - Định mức sử dụng (tiêu thụ) trong một ngày đêm.

Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn trong các điều kiện cung ứng bình thường.

2.2.2.3.2 Lượng dự trữ bảo hiểm

Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường

Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa trên các cơ sở sau:

 Mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu gây ra.

 Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung ứng không cung ứng đúng hạn.

 Các dự báo về biến động trong tương lai.

Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau: DTBH = t sl ĐMTH

Trong đó : DTBH - Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên

t sl - Thời gian (ngày) cung ứng sai lệch so với dự kiến

ĐMTH - Định mức sử dụng trong một ngày đêm

Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống

kê kinh nghiệm và xác suất xảy ra trong thực tiễn.

Cũng có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê đã có với lý thuyết phân bố xác suất của lượng dự trữ bảo hiểm là một đại lượng ngẫu nhiên.

Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể hoạt động liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường.

2.2.2.3.3 Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

Để hoạt động sản xuất tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và lượng dự trữ bảo hiểm.

DT = DTTX + DTBH Trong đó : Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết