MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VÀ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU

Chúng ta cần có những biện pháp mới hơn, được xem xét trên những cơ sở dữ liệu nhất định nhằm đem lại những hiệu quả quản lý tốt nhất góp phần làm giảm các tác động xấu đến quá trình sản

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VÀ

SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU

Qua thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh trong 4 năm 1998 ÷ 2001 ta thấy rõ hiệu quả của các năm tăng lên rõ rệt Điều đó chứng tỏ Công ty đã từng bước có những biện pháp sản xuất kinh doanh phù hợp Trong đó những biện pháp trong công tác quản

lý nguyên vật liệu là rất có hiệu quả

Song ngoài các biện pháp quản lý nguyên vật liệu hiện nay của Công ty Chúng ta cần có những biện pháp mới hơn, được xem xét trên những cơ sở dữ liệu nhất định nhằm đem lại những hiệu quả quản lý tốt nhất góp phần làm giảm các tác động xấu đến quá trình sản xuất và giảm chi phí trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.

1. XÂY DỰNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU (MRP)

1.1 Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

* Thực chất: MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu

cầu nguyên liệu cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc, nhằm trả lời các câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu gì?

- Cần bao nhiêu?

- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?

- Khi nào nhận được hàng?

Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết,

bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng về lượng và thời gian Hệ thống

kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.

* Mục tiêu của MRP

- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu

- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng, xác định mức dự trữ hợp lý đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất.

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.

- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ, thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

* Yêu cầu

- Có đủ hệ thống máy tính để tính toán và lưu trữ thông tin.

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính.

- Đảm bảo cập nhật những thông tin mới trong:

+ Lịch trình sản xuất + Hoá đơn nguyên vật liệu + Hồ sơ dự trữ nguyên liệu.

NHỮNG THAY ĐỔI

LỊCH ĐẶT HÀNG THEO KẾ HOẠCH

XOÁ BỎ ĐƠN HÀNG

BÁO CÁO NHU CẦU NVL HÀNG NGÀY

BÁO CÁO VỀ KẾ HOẠCH

BÁO CÁO ĐƠN HÀNG THỰC HIỆN

CÁC NGHIỆP VỤ DỰ TRỮ

CHƯƠNG TRÌNH MÁY TÍNH

LỊCH TRÌNH SẢN XUẤT

HỒ SƠ NGUYÊN VẬT LIỆU

HỒ SƠ NGUYÊN VẬT LIỆU DỰ TRỮ

TIẾP NHẬNRÚT RA

THIẾT KẾ SỰ THAY ĐỔI

ĐƠN HÀNGDỰ BÁO

1.2 Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

1.2.1 Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP

Sơ đồ 4 Quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:

- Để thực hiện những quá trình đó cần biết các yếu tố đầu vào như:

+ Số lượng nhu cầu sản phẩm dự báo + Số lượng đơn đặt hàng

+ Mức sản xuất và dự trữ + Cấu trúc của sản phẩm.

+ Danh mục nguyên liệu + Thời điểm sản xuất + Thời hạn cung ứng + Dự trữ hiện có và kế hoạch.

+ Mức phế phẩm cho phép.

- Các yếu tố đầu ra là kết quả của MRP cần trả lời được những các vấn đề cơ bản sau:

+ Cần đặt hàng những loại nguyên vật liệu nào?

+ Số lượng bao nhiêu?

+ Thời gian khi nào?

Các thông tin này được thể hiện trong các tài liệu như kế hoạch đặt hàng, báo cáo dự trữ, lệnh sản xuất Các báo cáo này gồm báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp

1.2.2 Trình tự lấy kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu

Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm Bước 2: Tính tổng nhu cầu

Bước 3: Tính nhu cầu thực Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.

1.3 Xây dựng kế hoạch dự trữ tối ưu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào chính cho quá tình sản xuất

ra sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong cấu thành sản phẩm Vì vậy việc quản lý, kiểm soát tốt lượng nguyên vật liệu dự trữ có một ý nghĩa kinh tế quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, có hiệu quả Bản thân vấn đề quản lý hàng dự trữ có hai mặt trái ngược nhau là để bảo đảm sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào thì doanh nghiệp có ý định tăng lượng

dự trữ Nhưng ngược lại nếu dự trữ tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung.

Vì vậy bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức

độ đầu tư cho hàng dự trữ và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất.

Các chi phí liên quan đến kế hoạch dự trữ bao gồm:

- Chi phí đặt hàng: Là những chi phí không phụ thuộc vào khối lượng hàng cần mua mà nó chỉ phụ thuộc đến số lần đặt mua, bao gồm chi phí giao dịch, chi phí cho các nghiệp vụ khác (ký hiệu là A).

- Chi phí mua hàng: là các chi phí trực tiếp cho một đơn vị hàng hoá về đến kho bao gồm các chi phí như: Đơn giá, vận chuyển, bốc xếp… (ký hiệu là C)

- Chi phí bảo quản dự trữ: gồm các khoản chi phí liên quan đến việc bảo quản lượng hàng hoá dự trữ trong kho Chi phí này được tính cho mỗi đơn vị hàng hoá trong một khoảng thời gian Thông thường chi phí bảo quản được tính tỷ

lệ với giá hàng dựa trên một hệ số gọi là hệ số bảo quản dự trữ (Ký hiệu là I) Như vậy tổng chi phí nhỏ nhất là:

D min = CQ +

AQ x IC

2

Trong đó: D min là tổng chi phí nhỏ nhất

q là lượng đặt hàng mỗi lần

A chi phí đặt hàng

Q lượng hàng nhu cầu trong năm

C chi phí mua hàng

I chi phí bảo quản dự trữ

Khi đó lượng hàng đặt tối ưu mỗi lần được xác định:

q* = IC

AQ

2

Giả sử kế hoạch cung ứng Feldspar phong hoá cho nguyên liệu xương năm 2001 như sau:

Q = 13.050 (tấn)

A = 200.000 đ

C = 265.000 đ/tấn

I = 0,01

Như vậy lượng đặt hàng tối ưu mỗi lần là:

q* = IC

AQ

2

=

265000 01

, 0

13050 200000

2

x

x x

= 1403,5 tấn.

Số lần đặt hàng trong năm là:

r =

5 , 1403

050 13

= 9 lần.

Chi phí nhỏ nhất là:

Dmin = CQ +

xAQ IC

2

= 265.000 x 13.050 +

13050 200000

265000 01

, 0

= 3.458.250.000 + 3.719.233

= 3.461.969.233 đ

2. ĐỔI MỚI VÀ HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC

Công ty có thể sử dụng phương pháp phân tích trong xây dựng định mức Tuy phương pháp này phức tạp hơn phương pháp thống kê kinh nghiệm nhưng lại cho một kết quả chính xác hơn rất nhiều Trong điều kiện hiện nay, Công ty có khả năng áp dụng phương pháp này vì một số lý do sau:

- Không phải đầu tư nhiều khi áp dụng phương pháp mới Với phương pháp này Công ty không phải đầu tư trang bị phòng thí nghiệm hoặc là các phương pháp tiện hỗ trợ thêm,

- Cán bộ xây dựng định mức hiện nay của Công ty đảm bảo cả về trình độ lẫn kinh nghiệm nên có thể áp dụng phương pháp này mà không cần phải đào tạo lại.

- Hệ thống thông tin trong Công ty được tổ chức tốt Các phòng ban các phân xưởng được trang bị hệ thống máy tính và đã thiết lập được mạng quản lý nội

bộ Điều này giúp cho cán bộ xây dựng định mức nhanh chóng thu nhập các thông tin cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn.

Để có thể đưa ra một mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý nhất theo phương pháp này trước hết cán bộ định mức cần phải thu nhập thông tin một cách toàn diện và chính xác về những yếu tố liên quan đến mức như: đặc tính kinh tế kỹ thuật của nguyên vật liệu, của sản phẩm, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân vận hành máy móc, số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức,

Sau khi có các số liệu này thì tiến hành phân tích đánh giá tổng thể, xác định mối quan hệ ràng buộc giữa các yếu tố và ảnh hưởng của nó tới mức Để phân tích được khối lượng số liệu này một cách nhanh chóng và hiệu quả, Công ty có thể tổ chức một nhóm cán bộ gồm: cán bộ xây dựng định mức, cán bộ chuyên trách về thiết kế sản phẩm, cán bộ kỹ thuật cơ điện, cán bộ phòng KCS chuyên trách kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào Nhóm này sẽ tập trung thảo luận phân tích các yếu tố liên quan để bước đầu đưa ra một mức hợp lý nhất có thể

Kế tiếp định mức phải phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nguyên vật liệu hiện nay Công ty vẫn chưa tính toán cụ thể từng

bộ phận của mức mà chỉ đưa ra một mức chung

Do vậy khi áp dụng phương pháp này cán bộ định mức định phải xác định từ đầu Công việc này đòi hỏi một lượng thời gian tương đối lớn, nhưng không phải là không tiến hành được Sau khi xác định được lượng tiêu hao tổn thất này phụ thuộc vào tính chất công nghệ, tình trạng máy móc, tay nghề công nhân

Để giảm lượng tổn thất này thì phải cải tiến công nghệ, đảm bảo chất lượng máy móc và tay nghề công nhân ổn định,

Sau khi phân tích tất cả các yếu tố này, cán bộ định mức tổng hợp lập lại mức cho

kỳ kế hoạch và đề ra biện pháp phấn đấu giải quyết một cách cụ thể, chi tiết và khoa học.

Đó là khâu lập định mức Trong khi giao mức cho người công nhân, cán bộ lập mức phải theo dõi tình hình thực hiện được của từng phân xưởng, từng tổ sản xuất thậm chí từng người công nhân.

Cán bộ lập mức có thể lấy mẫu một số biên bản sản xuất của từng ca máy để tính toán ngay mức thực hiện trong điều kiện máy móc, con người như thế nào Nếu phát hiện thấy một số xu thế nào đó có thể tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại Sau khoảng từ 3- 6 tháng theo dõi, cán bộ lập mức tiến hành điều chỉnh lại mức cho phù hợp hơn

3. KHÔNG NGỪNG GIẢM BỚT PHẾ LIỆU, PHẾ PHẨM, HẠ THẤP ĐỊNH MỨC TIÊU DÙNG NGUYÊN VẬT LIỆU

Doanh nghiệp cần tập trung giải quyết các vấn đề như: Tăng cường công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa máy móc, thiết bị, coi trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm, áp dụng chế

độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu.

Ngoài ra cần phải đặc biệt coi trọng những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ Đây là những yếu tố rất quan trọng để làm giảm bớt phế liệu và phế phẩm, chi phí sản xuất giảm đáng kể

3.1 Đầu tư chiều sâu vào máy móc thiết bị

Hoàn thiện hệ thống định mức là một biện pháp rất quan trọng để đảm bảo sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu Tuy nhiên chúng ta cũng được biết rằng mức được xây dựng dựa trên các kết quả phân tích ảnh hưởng của máy móc và tay nghề của công nhân Chính vì vậy về mặt lâu dài mức tiêu hao nguyên liệu chỉ giảm khi trình độ tay nghề công nhân cũng như trình độ công nghệ được nâng cao Luôn luôn cải tiến, đổi mới máy móc thiết bị đào tạo nâng cấp tay nghề công nhân là một yêu cầu tất yếu.

Công ty VIGRACERA trong những năm qua đã không ngừng cố gắng đầu tư chiều sâu và đạt được những kết quả nhất định như những phần trước chúng ta đã đề cập Tuy nhiên vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết:

- Về máy móc thiết bị, chưa đồng bộ và khá lạc hậu Do đó khi muốn đổi mới trang thiết bị và máy móc sẽ phải đối mặt với rất nhiều thủ tục và khó khăn trong việc huy động vốn Hơn nữa việc đổi mới trang thiết bị cần rất nhiều vốn Nếu muốn đồng bộ hoá ngay lập tức là điều không thể Giải pháp tình thế là phải đổi mới từng phần

- Trước mắt Công ty và trực tiếp là phân xưởng cơ điện, phòng kỹ thuật cơ điện phải làm tốt công tác bảo dưỡng tu xưởng máy móc thiết bị Theo như kế hoạch tu sửa thiết bị của công ty thì dây chuyền tráng men được đặt lên hàng đầu Tất cả các máy được trung tu 3-4 lần trong năm, mỗi lần cách nhau một tháng và tập trung vào những tháng khi tốc độ tiêu thụ thấp nhất trong năm Kế hoạch này về mặt kinh doanh là hợp lý

vì trung tu cần thời gian Hàng ngày, hàng ca sản xuất tất cả các máy đều phải được theo dõi và bảo dưỡng kịp thời, đảm bảo tình trạng máy móc tốt nhất có thể.

3.2 Nâng cao hệ thống kho tàng, đảm bảo chất lượng cho nguyên vật liệu.

Mặc dù Công ty đã đầu tư không ít vào việc cải tạo, nâng cấp lại, ví dụ như năm 1997 chi 963,905 triệu đồng cho chống dột sửa mái cho kho thành phẩm, kho nguyên liệu xương, kho men mầu, hoá chất, nhưng nói chung vẫn còn nhiều bất cập Kho nguyên liệu vào mùa mưa bão vẫn còn hiện tượng hoá chất, men bị ẩm mốc, các bao bì đóng gói sản phẩm bị chuột gián gậm nhấm, Tất cả những tồn tại này cần phải giải quyết ngay lập tức Quy trách nhiệm hơn nữa cho nhân viên quản lý kho:

- Hàng tháng nhân viên quản lý kho phải tiến hành vệ sinh, kiểm tra tình trạng của kho và thông báo kịp thời cho Công ty.

- Nếu như không có kiến nghị gì về chất lượng của kho mà để xảy ra các sự cố ở trên thì phải chịu phạt ít nhất 50% giá trị thiệt hại và trừ trực tiếp vào tiền lương, thưởng.

Bên cạnh đó Công ty xúc tiến hơn nữa kế hoạch chuyển một phần mặt bằng phân xưởng sấy hồ làm kho vật tư nguyên liệu Như vậy sẽ rút ngắn được quãng đường vận chuyển nguyên vật liệu, giảm chi phí vận chuyển Về mặt lâu dài, thì các kho này đều phải được nâng cấp bố trí lại theo nguyên tắc giảm tối thiểu chi phí vận chuyển và hao hụt trên đường đặc biệt là hệ thống kho hoá chất Được biết Công ty có ý định xây dựng một kho kỹ thuật cao Đây là hướng đi đúng Để đảm bảo hiệu quả nhất thì dự án này phải được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với tổng thể bố trí các phân xưởng sản xuất,

3.3 Quản trị và nâng cao trình độ về nhân sự

Về mặt con người, tỷ lệ thợ bậc cao của Công ty hiện nay còn khá khiêm tốn Đây

là vần đề cần bàn bởi vì công nhân là những người trực tiếp tác động vào nguyên vật liệu Công ty cần triển khai chương trình đào tạo, đào tại lại một cách hiệu quả hơn.

Hỗ trợ kinh phí đào tạo cho những cán bộ công nhân trẻ tuổi và có nhu cầu nâng cao trình độ Việc hỗ trợ phải đảm bảo đem lại hiệu quả thiết thực cho Công ty Với những công nhân có nhu cầu đi đại học, cao đẳng, Công ty cần định hướng cho họ theo ngành nghề mà Công ty còn đang thiếu và có nhu cầu trong tương lai.

Với những đối tượng này, ngoài việc vận động khuyến khích, Công ty có thể hỗ trợ một phần học phí để đảm bảo cho họ yên tâm công tác cũng như cố gắng trong học hành Còn với những đối tượng đang được bố trí những công tác có tính khoa học cao như thiết kế sản phẩm, nghiên cứu thị trường, thì nên đài thọ toàn bộ chi phí cho họ.

Điều này sẽ làm cho họ gắn bó với Công ty, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác chuyên môn của họ Tuy nhiên việc quyết định đài thọ cho cán bộ công nhân viên đi học phải được tiến hành chu đáo và đảm bảo công bằng, hiệu quả Muốn như vậy lãnh đạo Công ty cần phải giải quyết vấn đề qua một số bước sau:

- Trước hết phải đánh giá tổng thể để xác định những vị trí công tác nào quan trọng hoặc quá yếu kém cần phải được đảm đương

- Sau khoá đào tạo, tiến hành đánh giá, sát hạch thực tế Nếu người cử đi học đảm bảo được yêu cầu thi mới quyết định chính thức giao công việc và điều chỉnh mức lương thưởng cho thích hợp Ngược lại, nhất định không được thăng chức, nâng lương cho những người không có khả năng thực tế.

Ngoài việc tiến hành đào tạo, đào tạo lại Công ty cần tổ chức thường xuyên những buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho cán bộ công nhân viên Trong những buổi sinh hoạt này, những cán bộ chuyên môn phải đưa ra được những chủ đề thảo luận gợi ý những đóng góp tích cực cho Công ty Cán bộ xây dựng định mức nguyên vật liệu có thể lấy ý kiến của các phân xưởng để làm cơ sở điều chỉnh mức cho hợp lý

Tuy nhiên, muốn lấy được ý kiến sát với thực tế thì lãnh đạo Công ty phải phát động phong trào tốt và có những biện pháp khen thưởng xứng đáng Có thể cho các phân xưởng tự đề ra mức tiêu dùng nguyên vật liệu và thực hiện Nếu như mức các phân xưởng đưa ra và thực hiện được tiên tiến hơn mức kế hoạch của Công ty thì phân xưởng đó sẽ nhận được phần thưởng bằng 50% số tiền tiết kiệm,

Với cách làm như vậy sẽ nâng cao được tính chủ động, sáng tạo cho các phân xưởng và đảm bảo nâng cao được mức tiết kiệm nguyên vật liệu.

Ngoài ra có một thực tế đối với các doanh nghiệp Nhà nước nói chung và VIGRACERA nói riêng đó là trong tuyển dụng lao động thì chủ yếu dành ưu tiên cho con em của những người đã từng cống hiến cho Công ty Đây là cách làm mang đậm tính truyền thống của người Việt Nam Xét trên khía cạnh nào đó thì cách thức này

có một số ưu điểm, đó là gắn bó người công nhân với Công ty, có thể có được những công nhân hoà đồng nhanh chóng vào guồng quay của Công ty do họ được lớp người