MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT GIẢM CHÍ PHÍ LƯU THÔNG TẠI CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHẾ BIẾN THAN HÀ NỘI

- Đảm bảo nộp thuế và các khoản khác mà Nhà nước, cấp trên giao xuống, cố gắng bảo toàn được vốn và kinh doanh có lãi, chủ động tìm nguồn nhập trong tổng công ty than Việt Nam, đảm bảo c

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT GIẢM CHÍ PHÍ LƯU THÔNG TẠI CÔNG TY

KINH DOANH VÀ CHẾ BIẾN THAN HÀ NỘI

I-/ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CÔNG TY.

- Tiếp tục kinh doanh than trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Sơn La, Lai Châu, Hoà Bình và các tỉnh phụ cận.

- Đẩy mạnh sản xuất than chế biến đảm bảo tốt chất đốt phục vụ nhân dân nội thành và các tỉnh phụ cận.

- Kinh doanh đa dạng mặt hàng khác chiếm khoảng 40% doanh thu Như cho thuê văn phòng làm việc và tận dụng các cơ sở vật chất khác để tăng hiệu quả và nâng cao đời sống CBCNV.

- Đảm bảo nộp thuế và các khoản khác mà Nhà nước, cấp trên giao xuống, cố gắng bảo toàn được vốn và kinh doanh có lãi, chủ động tìm nguồn nhập trong tổng công ty than Việt Nam, đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp với nhu cầu thị trường của công ty đang quản lý.

- Công ty giao cho các trạm trực tiếp xuống nhận than tại đầu nguồn để dảm bảo số lượng, chất lượng theo hợp đồng của công ty đã ký Thường xuyên nắm chắc tình hình diễn biến của khách hàng nhất là các hộ trọng điểm của công ty.

- Đối với thị trường từng khu vực thì phải thường xuyên nắm vững giá cả

để điều chỉnh cho phù hợp Tiếp tục mở rộng cơ chế khoán bán than tại các cửa hàng, trạm Giao số lượng bán và kế hoạch tài chính cho các trạm thực hiện Thực hiện dần dần việc kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống của CBCNV.

- Đối với than chế biến sinh hoạt phải chú trọng đến chất lượng chủng loại phù hợp, ổn định Phấn đấu hạ giá thành tăng sản lượng bán để kinh doanh có hiệu quả.

BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG QUÍ I NĂM 2000 CHO CBCNV KHỐI TRẠM CỦA CÔNG TY

STT Tên đơn vị lương Hệ số lương Tiền Ca 3 số tiền Tổng nhận Ký

1 Trạm Vĩnh Tuy 23.77 3.565.500 31.000 3.596.500

2 Cửa hàng số 1-VT 14,19 2.128.500 31.000 2.159.500

3 Trạm Ô Cách 1,98 297.000 0 297.000

4 Cửa hàng Ô Cách 7,36 1.104.000 0 1.104.000

5 Trạm Cổ Loa 11,74 1.761.000 0 1.761.000

6 Cửa hàng Liên Hà 2,36 354.000 0 354.000

7 Cửa hàng Đông Anh- Cổ Loa 6,64 996.000 0 996.000

8 Xưởng I Giáp Nhị 19,20 2.880.000 0 2.880.000

9 Xưởng II A Giáp Nhị 14,88 2.232.000 0 2.232.000

10 Xưởng II B Giáp Nhị 10,10 1.515.000 0 1.515.000

11 Tổ bán hàng xưởng I Giáp Nhị 6,72 1.008.000 0 1.008.000

Tổng 118,9 4 17.841.00 0 62.00 0 17.903.00 0

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ

Tháng 4 năm 2000

STT Chỉ tiêu Tỷ lệ KH năm % Nguyên giá Tiền khấu hao Tiền KH phân bổ phí bán hàng

Đơn vị: Công ty vận tải đường sông Đông Anh.

Địa chỉ:Thị trấn Đông Anh

HOÁ ĐƠN CƯỚC VẬN CHUYỂN

Ngày 10 tháng 4 năm 2000

Liên: 2

Quyển số 56

Số 7

Nợ: TK 131 Có: TK 511 Có: TK 3331

- Họ và tên khách hàng : Ông Nguyễn Văn Quân.

- Địa chỉ: Trạm than Ô Cách - Công ty KD & CB than Hà Nội.

- Phương tiện vận chuyển : Sà lan.

- Loại đường : Đường sông.

- Khoảng cách vận chuyển : 17km.

- Đi từ: Trạm than Ô Cách đến: Bến Phà Đen.

- Ngày đi: 7/4/2000 ngày đến : 8/4/2000

- Hình thức thanh toán : Tiền mặt.

- Số hiệu tài khoản.

STT hàng vận chuyển Tên, quy cách vị tính Đơn Số lượng (cái) Đơn giá

(đồng)

Thành tiền (đồng)

Than các loại tấn 300 1.760 528.000

Tổng số tiền (bằng chữ): Năm trăm hai tám ngàn đồng chẵn.

Trong đó thuế VAT: Bốn tám ngàn đồng chẵn.

PHIẾU CHI

Ngày 11 tháng 4 năm 2000

Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Quân

Địa chỉ : Nhân viên trạm than Ô Cách.

Lý do chi : Thanh toán phí vận chuyển.

Số tiền : 528.000 đồng

(bằng chữ: năm trăm hai tám ngàn đồng) Kèm theo : 01 chứng từ gốc.

BIỂU 3: BÁO CÁO CHI PHÍ BÁN HÀNG

Tháng 4 năm 2000

STT Khoản mục Tổng số doanh than Kinh doanh Kinh

khác

Tổng cộng 341.702.01 1 341.702.01 1

I Chi phí nhân viên 175.924.867 175.924.867

1 Thu nhập CBCNV 167.098.583 167.098.583

II Công cụ lao động 7.645.050 7.465.050

III Khấu hao TSCĐ 15.378.389 15.378.389

IV Dịch vụ mua ngoài 89.057.429 89.057.424

1 Vận chuyển 62.634.150 62.634.150

4 Thuê kho bãi 2.422.400 2.422.400

7 Sửa chữa thường xuyên 491.255 491.255

V Chi phí khác 53.876.281 53.876.281

BÁO CÁO CHI PHÍ KHÁC BẰNG TIỀN

Tháng 4 năm 2000

STT Nội dung Số tiền Ghi chú

1 Các loại phí nộp cấp trên 4.500.000

2 Phòng chống bão lụt 110.000

4 Đào tạo thêm nâng bậc 18.233.309

5 An toàn bảo hộ lao động 1.396.000

6 Khám sức khoẻ định kỳ 120.000

7 Công tác phí tàu xe đi phép 7.483.138

11 Huấn luyện quân sự 2.263.000

12 Bảo hiểm xe, hàng hoá 248.450

14 Kiểm tra xe định kỳ 248.200

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

Tháng 4 năm 2000

Ghi có các TK

Đối tượng sử dụng

ghi nợ TK

TK 334 phải trả CBCNV TK 338 - phải trả - phải nộp khác TK 335 Tổng cộng Lương Các khoản phụ cấp Cộng có TK 334 KPCĐ 338.2 BHXH 338.3 BHYT 338.4 Cộng có TK 338 phải trả Chi phí

TK 641 chi phí bán hàng 167.098.538 167.098.538 3.142.363 4.716.057 967.909 8.826.329 175.924.86 7

Tổng cộng 167.098.53 8 167.098.538 3.142.36 3 4.716.05 7 967.90 9 8.826.329 175.924.86 7

TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG TK 641 THÁNG 4 NĂM 2000

T

T

TK ghi Có

TK ghi Nợ

sinh

Tổng cộng 1.040.2 24 11.224.30 9 7.465.0 50 15.378.38 9 167.098.38 9 845 1 8.826.329 2.500.000 138.448.17 8 21.158.297 373.180.1 60

V Chi phí khác 227.035 11.224.309 845 1 2.500.000 47.148.756 3.753.214 53.876.281

II-/ CÁC BIỆN PHÁP GIẢM CHÍ PHÍ LƯU THÔNG.

1-/ Các biện pháp giảm chí phí vận tải, bốc xếp.

Như chúng ta đã biết việc giảm chí phí lưu thông không có nghĩa là tổng chí phí lưu thông giảm xuống càng ít là càng tốt Mà phải tính đến hiệu quả của đồng vốn mà mình đã bỏ ra kinh doanh hay nói cách khác là việc chí phí đó

có phù hợp, có khoa học đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Có những khoản chí phí vẫn phải chi nhưng những khoản không cần thiết thì phải phấn đấu giảm xuống tới mức có thể Trong chí phí lưu thông chí phí vận tải là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn do đó việc tiết kiệm chí phí vận tải là rất cần thiết Dưới đây là một số biện pháp áp dụng tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội.

- Công ty phải luôn tính toán, phân tích lựa chọn các phương án vận chuyển tối ưu Muốn vậy mỗi phòng và mỗi trạm phải có ít nhất một cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn để lập và lựa chọn phương án.

- Lên kế hoạch mua, bán chuyên chở hàng hoá phải hợp lý: thể hiện sự ăn khớp hàng hoá mua và bán kể cả về thời gian, khối lượng, phương tiện chuyên chở Từ các kế hoạch mua, bán tổ chức thực hiện chuyên chở tới từng địa bàn, từng địa điểm hợp lý khoa học Giảm tới mức thấp nhất lượng hàng hoá qua kho và chí phí vận chuyển trong việc lựa chọn phương án vận chuyển cần phải chú ý tới phương tiện, con đường vận chuyển, để lựa chọn có hiệu quả Muốn vậy công ty phải:

+ Có kế hoạch mua hàng, giao hàng rõ ràng Người lập phương án vận chuyển cần phải nắm vững các kế hoạch tránh tình trạng thời gian quá cấp kíp

mà không sử dụng được các phương tiện rẻ tiền kinh tế nhất.

+ Phải nắm vững giá cước, hành trình đi lại của phương tiện trên mỗi tuyến + Như tính toán chí phí phải tính đủ, tính đúng từng chi phí hao hụt, bốc

dỡ, bảo quản, không được bỏ qua các chi phí phát sinh và thêm những khoản chí phí bất hợp lý trong quá trình chuyển giao phương tiện.

+ So sánh các phương án vận chuyển đề ra về chí phí, thời gian, sự thuận tiện, an toàn để chọn phương án có hiệu quả nhất.

- Công ty nên áp dụng việc vận chuyển hai chiều để giảm chi phí khấu hao, vận chuyển xuống.

- Nên quan hệ chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển lâu dài của công ty như công ty vận tải đường sông số 1,2,3,4, các xí nghiệp vận tải đường bộ.

- Phấn đấu tăng tốc độ chu chuyển vốn bằng các biện pháp tăng doanh số bán, thanh lý các phương tiện vận tải bốc xếp đã cũ tiêu thụ nhiều nhiên liệu.

2-/ Các biện pháp thu mua, bảo quản, tiêu thụ.

- Luôn theo dõi hàng nhập, xuất, tồn mỗi trạm, cửa hàng trong toàn công

ty bằng cách thực hiện khai báo hàng kỳ, hàng ngày.

- Phân tích nguồn hàng nhập, dự đoán nhu cầu trên cơ sở thực tế Từ đó cân đối nhập, xuất để giảm bớt tồn kho không cần thiết và đáp ứng tốt nhu cầu thị trường.

- Sắp xếp bố trí lại lao động hợp lý hơn, tiếp tục tinh giảm những cán bộ công nhân viên không có năng lực Mở rộng nhu cầu, phạm vi kinh doanh cho công ty.

- Cần chú trọng đảm bảo chất lượng hàng mua vào Tạo nguồn đảm bảo

cơ cấu hợp lý, phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng Đặc biệt công ty cần chú trọng công tác tạo nguồn muốn vậy công ty cần phải tổ chức mạng lưới thu mua hợp lý để có thể thu mua được đầy đủ kịp thời, đúng số lượng, chất lượng, thời gian, đó là tổ chức thực hiện thu mua trực tiếp đến tận những nơi tập trung nguồn hàng, những thị trường nguồn hàng chính như là Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng để vừa tập trung nguồn hàng vừa hạ thấp được chi phí thu mua Mặt khác để khuyến khích hoạt động tạo nguồn hàng và thu mua hàng hoá theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá cả, hạ chi phí hao hụt, đúng thời gian, công ty cần áp dụng các biện pháp kinh tế để khuyến khích bộ phận thu mua bằng các hình thức như khoán theo doanh số mua hàng, bán nhanh có thưởng, và phân bố lại lợi nhuận hợp lý giữa công ty và các bạn hàng, phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người Từng kỳ chỉ để một lượng dự trữ nhất định, với cơ cấu hợp lý và phải thường xuyên thay đổi Luôn quy hoạch lại kho bãi vừa đảm bảo chất lượng, chống hao hụt, tăng nhanh hệ số quay kho của hàng hoá, giảm bớt hàng hoá ứ đọng lâu ngày chậm tiêu thụ, kém phẩm chất Các kho bãi không sử dụng đến công ty nên mở dịch vụ cho thuê văn phòng hoặc cho các đơn vị khác sử dụng với mục đích riêng của mình nhằm giảm bớt các khoản khấu hao, chuyên tu sửa chữa hàng năm.

- Cần quản lý chặtc hẽ hơn trong công tác bảo quản, nhập, xuất nhằm giảm bớt các chí phí tiêu cực Để làm được điều này công ty cần phải tuyển chọn các cán bộ có năng lực chuyên môn hơn hoặc đào tạo thêm nhằm bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý cho CBCNV.

- Cần quan tâm hơn nữa để phấn đấu giảm các khoản lãi vay ngân hàng Muốn vây công ty cần phải tiến hành tổng hợp nhiều biện pháp trong đó có biện pháp quan trọng nhất là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động bằng tăng năng suất lao động, làm cho khối lượng vốn nằm trong lưu thông ngày càng ít đi Luôn chấp hành tốt kỷ luật thanh toán, đặc biệt là thanh toán công

nợ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng công nợ dây dưa gây tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn kinh doanh Muốn làm được như vậy kế toán phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ, tiền mặt tồn quỹ để kịp thời

đề xuất với ban lãnh đạo có hướng giải quyết.

- Chú trọng chi phí xúc tiến bán hàng, để khải thác các nguồn hàng và mở rộng phạm vi kinh doanh tăng doanh số bán hàng Phân định rõ ràng hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các trạm, phòng ban và từng cán bộ trong công ty nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tạo tính chủ động sáng tạo trong công việc cho cán bộ công nhân viên.

3-/ Các biện pháp giảm chí phí hao hụt:

Như chúng ta đã biết mặt hàng kinh doanh chính của công ty là than các loại, trong đó chia làm 3 chủng loại chính: than cục, than cám, than chế biến sinh hoạt Đây là những mặt hàng rời, việc bảo quản thường đề ngoài trời là chính cho nên tỷ lệ hao hụt thường rất cao, đặc biệt vào mùa mưa Vì vậy nếu không có biện pháp bảo quản rõ ràng thì dẫn đến chất lượng than kém, khối lượng hao hụt lớn Muốn giảm được tỷ lệ hao hụt thì công ty nên:

- Cải tiến kỹ thuật bảo quản, củng cố kho tàng bến bãi về các vật liệu che đậy, thiết bị bảo quản.

- Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản kho bãi cho các thủ kho, nhân viên kho, nhân viên bảo quản.

- Kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng, vật tư từ khi nhập kho đến khi bốc xếp lên phương tiện.

- Có kế hoạch phòng chống bão lụt trước mùa mưa bão xảy ra, tránh tình trạng bị bất ngờ.

4-/ Các biện pháp giảm chí phí quản lý hành chính.

Giảm các thủ tục phiền hà cho khách hàng, các thông tin khách hàng phải được cập nhật hàng ngày.

Giảm tối đa các khoản tiêu cực phí trong quản lý, tiết kiệm đúng mức trong việc thực hiện các cuộc họp, hội nghị chi phí điện nước.

Giảm biên chế khối gián tiếp đặc biệt là tại văn phòng công ty và lựa chọn các cán bộ có năng lực trình độ thường xuyên nâng cao bồi dưỡng trình độ quản lý, chuyên môn cho cán bộ bằng cách thanh lý kịp thời các tài sản đã khấu hao hết, hoặc sử dụng kém hiệu quả thay bằng các thiết bị máy móc mới, giảm bới khối lượng nhân viên văn phòng kế toán vì thực tế cho thấy phòng kế toán của công ty có 8 người trong khi công việc chỉ cần đến 3 người, phòng kế hoạch kinh doanh còn thiếu nhiều cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nhanh nhẹn sáng tạo do vậy hiệu quả mà phòng kế hoạch kinh doanh đem lại kém hiệu quả, chi phí nhiều.

- Áp dụng các tiến bộ khoa học mới vào việc quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc.

phần kết luận chung Trong nền kinh tế thị trường đối với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, thuộc mọi thành phần kinh tế muốn tồn tại được thì phải kinh doanh có hiệu quả mà chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh đó là lợi nhuận Muốn đạt được lợi nhuận cao thì việc giảm chí phí đóng vai trò quyết định Hiện nay chi phí lưu thông chiếm một tỷ trọng tương đối lớn đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại.

Vì vậy giảm chí phí lưu thông đang là mục tiêu phấn đấu của công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội Bản thân công ty vừa được công nhận là một trong 27 doanh nghiệp tiêu biểu của thủ đô Hà Nội Cũng như nhiều công ty khác công ty đã giã từ cơ chế bao cấp từng bước chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường (cơ chế thị trường) Qua việc phân tích tình hình giảm chí phí lưu thông và các chí phí khác tại công ty chúng ta thấy rằng công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc quản lý, thực hiện tiết kiệm và giảm chí phí lưu thông trong đó chủ yếu là chí phí vận tải, bảo quản, hành chính nhằm góp phần tăng lợi nhuận.

Trong bài viết này tôi mạnh dạn đưa ra một số biện pháp giảm chi phí lưu thông ở công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội bằng kiến thức được học trên ghế nhà trường cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo PGS-TS Lê Văn Tâm và các cô chú tại phòng kinh doanh công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội, tuy nhiên do năng lực trình độ có hạn nên không tránh khỏi thiếu xót và hạn chế cần khắc phục Em mong nhận được ý kiến đóng góp cho đề tài này để hoàn thiện hơn.