Hoàn thiện hệ thống kế toán để phục vụ công tác kiểm toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính - Trường hợp phòng giáo dục huyện Mộc Hóa

Từ những nghiên cứu trên, tác giả đã có thêm nền tảng lý thuyết và thực tế của hệ thống kế toán tại đơn vị hành chính từ đó tác giả nghiên cứu thêm để hoàn thiện nội dung kế toán tại đơn

VÕ THỊ XUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH – TRƯỜNG HỢP PHÒNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp.Hồ Chí Minh – Năm 2014

VÕ THỊ XUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỂ PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH – TRƯỜNG HỢP PHÒNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HÓA

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS TRẦN VĂN THẢO

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2014

giáo dục huyện Mộc Hóa” là do tôi thực hiện Các thông tin trình bày trong luận văn được thu thập thực tế từ phía Phòng giáo dục Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình

TP.Hồ Chí Minh, ngày… tháng……năm 2014

Tác giả

Võ Thị Xuyến

Mục lục

Danh sách các chữ viết tắt, ký hiệu

Danh mục các bảng biểu

Danh mục phụ lục

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng hợp các nghiên cứu liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp thực tiễn của đề tài 4

7 Kết cấu luận văn 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 5

1.1 Tổng quan về kế toán

1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán 5

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán và yêu cầu kế toán trong đơn vị hành chính 12

1.2 Tổng quan về đơn vị hành chính trong ngành giáo dục 13

1.2.1 Khái niệm về đơn vị hành chính 13

1.2.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục 14

1.3 Chi hoạt động trong ngàng giáo dục và nguyên tắc kế toán 20

1.3.1 Khái niệm chi hoạt động 20

1.3.2 Nội dung và phân loại các khoản chi hoạt động trong ngành giáo dục theo mục lục ngân sách nhà nước 21

1.4.1 Tổng quan quy trình lập kế hoạch và kiểm soát 25

1.4.2 Lập dự toán chi hoạt động 26

1.4.3 Kiểm soát chi hoạt động trong đơn vị hành chính 27

1.4.4 Đáng giá thành quả kiểm soát chi hoạt động 30

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI PHÓNG GIÁO DỤC HUYỆN MỘC HOÁ 33

2.1 Tổng quan về Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của phòng giáo dục huyện Mộc Hoá 33

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của phòng giáo dục huyện Mộc Hoá 34

2.1.3 Chế độ quản lý tài chính 39

2.1.4 Công tác tổ chức kế toán 39

2.2 Thực trạng công tác kế toán để phục vụ cho công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động tại phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá 42

2.2.1 Công tác xây dựng dự toán chi hoạt động 42

2.2.2 Đo lường thành quả thực hiện kiểm soát các khoản chi hoạt động 44

2.2.3 Kiểm soát tình hình thực hiện,dự toán chi hoạt động 47

2.3 Những tồn tại trong việc lập dự toán, kiểm soát và đo lường thành quả kiểm soát chi hoạt động 49

2.3.1 Tồn tại trong việc lập dự toán 49

2.3.2 Tồn tại trong đo lường thành quả 50

2.3.3 Tồn tại trong việc kiểm soát chi hoạt động 52

2.3.4 Nguyên nhân của những tồn tại 53

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 55

HUYỆN MỘC HOÁ 56

3.1 Quan điểm khi hoàn thiện hệ thống kế toán tại phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá 56

3.2 Định hướng nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá 57

3.2.1 Vấn đề lập dự toán chi hoạt động 57

3.2.2 Vấn đề đo lường thành quả 61

3.2.3 Vấn đề kiểm soát chi hoạt động 63

3.3 Các giải pháp hỗ trợ thực hiện nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa 65

3.3.1 Xây dựng mô hình bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 65

3.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 67

3.3.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, sổ kế toán 67

3.3.4 Đối với Bộ tài chính 69

3.3.5 Đối với Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa 69

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 71

KẾT LUẬN 72 Tài liệu tham khảo

Phụ lục

BTC: Bộ tài chính

UBND: Ủy ban nhân dân

BGDDT: Bộ Giáo Dục và đào tạo

BHXH: Bảo hiểm xã hội

BHYT: Bảo hiểm y tế

KPCĐ: Kinh phí công đoàn

BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp

Bảng 3.1 Dự toán chi năm học 2012 – 2013 58

Bảng 3.2 Bảng đo lường chỉ tiêu hiệu 62

Bảng 3.3 quả Định mức chi phí được xây dựng tại Phòng giáo dục huyện Mộc Hóa 65

Bảng 3.4 Bảng chi tiết chi hoạt động đề nghị của từng bộ phậncho Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá 68

Bảng 3.5 Bảng chi tiết các khoản chi hoạt động phát sinh giữa thực tế so với kế hoạch và định mức đề nghị cho Phòng Giáo dục huyện Mộc Hoá 68

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ1.1 Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát chi hoạt động 27

Sơ đồ 1.2 Quá trình kiểm soát chi phí 31

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục huyện MộcHoá 36

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ phòng kế toán 42

Sơ đồ 3.1 Trình tự lập dự toán ngân sách 60

Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa 66

Phụ lục 04: Dự toán kinh phí năm 2013

Phụ lục 05: Dự toán kinh phí quý II/2013

Phụ lục 06: Phỏng vấn đánh giá bộ phận

Phụ lục 07: Bảng câu hỏi phỏng vấn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Kế toán là công cụ phục vụ cho công tác quản lý điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính Hệ thống kế toán cần phải được tổ chức chặt chẽ, phù hợp

và phải bao gồm những bộ phận cấu thành cần thiết cho mối quan hệ tương quan lẫn nhau để hệ thống kế toán vận hành một cách trôi chảy và hợp lý Những bộ phận này hình thành và hoạt động theo những quy định chung của nhà nước vừa theo quy định cụ thể của đơn vị kế toán để phù hợp với các đặc điểm hoạt động

và yêu cầu quản lý

Là thành viên chính thức của WTO, Việt Nam thực sự hội nhập vào thị trường quốc tế Hệ thống giáo dục Việt Nam đang chuyển mình vươn lên phát triển trong tầm cao mới Hệ thống giáo dục tác động trực tiếp tới đời sống, ý thức của mỗi người dân, giúp cho nhận thức ngày càng tiến bộ, được đổi mới hơn Chính vì vậy Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa cũng góp một phần không nhỏ vào quá trình phát triển giáo dục chung của tỉnh nhà Để thích nghi với yêu cầu trong thời kỳ đổi mới, Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa đã không ngừng đổi mới công tác quản lý, trong đó có công tác quản lý tài chính Tuy nhiên, để chủ động chi tiêu trong nguồn tài chính hiện có, đơn vị cần triệt để kiểm soát các khoản chi chưa thực sự cần thiết đưa ra những thông tin quan trọng cho các nhà quản lý trong việc hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định Đặc biệt, sau khi nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 và nghị định 117/2013/NĐ-CP ngày 07/10/2013 của chính phủ về việc giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị hành

chính ra đời, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kế toán để phục vụ cho công tác kiểm

soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính – Trường hợp phòng giáo dục huyện Mộc Hóa” là một vấn đề mang tính cần thiết cả về lý luận lẫn

thực tiễn giai đoạn hiện nay

2 Tổng hợp các nghiên cứu liên quan

- Đề tài: “Định hướng cho việc hợp nhất chế độ kế toán doanh nghiệp và hành chính sự nghiệp”, Đề tài nghiên cứu khoa học của tác giả PGS.TS Võ Văn Nhị, 2009.Tác giả đã có một định hướng trong việc hợp nhất giữa hai chế độ kế toán doanh nghiệp và hành chính sự nghiệp.Những kết quả nghiên cứu của đề tài

đã xác lập những cơ sở hữu ích trong việc sửa đổi hệ thống kế toán hành chính

- Đề tài:”Hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam”, luận văn thạc sĩ kinh tế của tác giả Trần Hoàng Tâm, 2013 Đề tài đã đánh giá được thực trạng áp dụng kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu , đưa ra các nhận định nhược điểm, hạn chế mà chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu còn tồn tại Từ đó đề tài đã xây dựng những giải pháp hữu ích trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp

có thu ở Việt Nam hiện nay

Từ những nghiên cứu trên, tác giả đã có thêm nền tảng lý thuyết và thực tế của hệ thống kế toán tại đơn vị hành chính từ đó tác giả nghiên cứu thêm để hoàn thiện nội dung kế toán tại đơn vị hành chính để phục vụ công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính-trường hợp phòng giáo dục huyện Mộc Hoá

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:

- Đánh giá hiệu quả của hệ thống kế toán trong kiểm soát các khoản chi hoạt động tại đơn vị

- Đề xuất những nội dung để hoàn thiện hệ thống kế toán trong lập dự toán kiểm soát và đánh giá thành quả từ các khoản chi hoạt động tài Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại Phòng Giáo dục

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Lập dự toán,kiểm soát và đánh giá thành quả các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính

- Phạm vi nghiên cứu: Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa

- Thời gian nghiên cứu: các báo cáo kế toán trong năm 2011,2012 và 2013

5 Phương pháp nghiên cứu

Vì là đề tài thuộc dạng ứng dụng nên đề tài được thực hiện bằng phương pháp định tính kết hợp với định lượng , trong đó là định tính là chủ yếu, thông qua các công cụ: Quan sát, phỏng vấn, phân tích và tổng hợp:

- Thông qua phỏng vấn để xác định vấn đề nghiên cứu

- Tác giả sử dụng giáo trình kế toán công, kế toán tài chính, kế toán quản trị, các quy định của nhà nước về ngân sách chi hoạt động trong đơn vị hành chính để xây dựng cơ sở lý luận

- Thông qua khảo sát thực tế để thu thập dữ liệu định tính , định lượng (dữ liệu thứ cấp) phục vụ cho việc phân tích tổng hợp thực trạng từ đó đề ra các giải pháp

6 Đóng góp mới của đề tài

Đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán để có thể kiểm soát được các khoản chi hoạt động tài Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận

Kết cấu chính của luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết kế toán các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán các khoản chi hoạt động tại Phòng Giáo dục huyện Mộc Hóa

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kế toán để kiểm soát các khoản chi hoạt động trong khu vực hành chính -trường hợp Phòng giáo dục huyện Mộc Hoá

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT

ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.1 Tổng quan về kế toán

1.1.1 Kế toán và hệ thống kế toán

1.1.1.1 Bản chất của kế toán

Có nhiều quan điểm khác nhau về bản chất của kế toán và điều này ảnh

hưởng đến việc phát triển các lý thuyết về kế toán.(Trần Hoàng Tâm,2013)

Tuy nhiên ở mọi cách tiếp cận thì kế toán luôn luôn được xác định để phục

vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau Qua đó, có thể thấy bản

chất của kế toán được mô tả như sau:

- Kế toán là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận được gắn kết mật thiết

với nhau trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, cùng vận hành trong một hệ

thống

- Kế toán là một hệ thống đặc trưng riêng của từng tổ chức cụ thể, nhất định

với cơ cấu tổ chức và vận hành hệ thống phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt

động và yêu cầu quản lý của tổ chức đó

- Kế toán là một hệ thống thông tin cung cấp những thông tin có tính hệ

thống và tổng hợp về các hoạt động kinh tế - tài chính, một trong những nội dung

hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức

Hơn nữa những thông tin mà kế toán cung cấp phải có tính hữu dụng cho các đối

tượng sử dụng ở bên trong đơn vị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và cho

các đối tượng bên ngoài có thể hiểu và đánh giá đúng tình hình tài chính và tình

hình kinh doanh của đơn vị nhằm thực hiện các quyết định kinh doanh

Các đặc điểm trên cho thấy kế toán luôn luôn có sự vận động, phát triển

không ngừng để tự hoàn thiện nhằm đảm bào phù hợp với sự phát triển của nền

kinh tế- xã hội, của cơ cấu tổ chức doanh nhiệp cũng như tính đa dạng của các

đối tượng sử dụng Hơn thế nữa, kế toán là một quá trình tiếp nhận, phân phối

và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý nhằm đảm bào cho các hoạt động của đơn vị hoạt động một cách ổn định Vì vậy, cũng có thể thấy rằng kế toán vừa có chức năng thông tin vừa có chức năng kiểm tra, giám sát Với 2 chức năng này

kế toán không chỉ phản ánh được tình hình tài sản, sự vận động tài sản cũng như tình hình tài chính của đơn vị mà còn kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

Chức năng thông tin thực hiện thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin về tài sản

và sự vận động của nó cũng như cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện để phục vụ nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau Thông tin của kế toán được tổng hợp, phân loại và xử lý theo một nguyên tắc thống nhất được pháp luật công nhận và do vậy nó có tính pháp lý và trung thực

Chức năng kiểm tra thực hiện xem xét, đối chiếu và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị theo yêu cầu quản lý và việc chấp hành luật pháp, chấp hành nội quy, quy chế hoạt động của đơn vị Những quy định, nguyên tắc

kế toán và yêu cầu của kế toán chức năng kiểm tra phải được thực hiện đồng thời với quá trình phản ánh các nghiệp vụ phát sinh nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đi đúng hướng và mục đích

Và căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng nhận thông tin thì kế toán được phân biệt thành kế toán tài chính và kề toán quản trị

Kế toán tài chính thực hiện vệic cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của một tổ chức để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị

Kế toán quản trị thực hiện công việc cung cấp thông tin về quá trình hình thành, phát sinh doanh thu và chi phí thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

để phục vụ cho yêu cầu quản lý trong nội bộ đơn vị

Kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ chặt chẽ trong quá trình

tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo thông tin cung cấp phản ánh được các sự kiện

đạ, đang và sắp xảy ra trong hoạt động của đơn vị

Từ một số vấn đề lý luận trên, có thể nói rằng kế toán là khoa học và nghệ thuật trong việc ghi nhận, thu thập, đánh giá giá trị tài sản của một tổ chức và qua đó cung cấp những thông tin về nguồn hình thành và sự vận động của tài sản trong các tổ chức (bao gồm cả các tổ chức hoạt động vì lợi nhuận và các tổ chức phi lợi nhuận)… Khi nghiên cứu kế toán dưới góc độ là một hệ thống

thông tin trong hệ thống quản lý thì đó là một khoa học vế quá trình thu thấp thông tin ,xử lý, tổng hợp và chuyển tải thông tin thông qua một hệ thốgn các phương pháp mang tính đặc thù Còn khi nghiên cứu kế toán dưới góc độ là một công cụ quản lý thì đó là một nghệ thuật vận dụng công cụ này vào điều kiện cụ thể vế môi trường pháp lý và kinh doanh trong hoạt động của một tổ chức để tạo

ra những thông tin có tình hữu ích cao cho các đối tượng sử dụng Tuy nhiên cần khẳng định rằng dù nghiên cứu kế toán dưới khía cạnh khoa học hay nghệ thuật thì khi bàn đến bản chất của kế toán đều phải xác định rằng kế toán có hai chức năng là chức năng thông tin vá chức năng kiểm tra Hai chức năng này gắn kết với nhau trong quá trình thực hiện công tác kế toán và tạo cho kế toán có vai trò đặc biệt quan trong đối với quản lý hoạt động kinh tế nói chung và quản lý hoạt động kinh tế nói chung và quản lý hoạt động của từng đơn vị kế toán nói riêng

1.1.1.2 Vai trò của kế toán

Kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đối với đơn vị kế toán và các đối tượng khác có liên quan có nhu cầu sử dụng thông tin Đó là các nhà quản trị của bẩn tâan doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài như cổ đông, nhà đầu tư , người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ (các cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính) Đối với mỗi đối tượng khác nhau vai trò của thông tin được cung cấp cũng khác nhau và có thể chia làm 2 nhóm đối tượng sử

dụng là các nhóm đối tượng bên trong (đơn vị kế toán) và nhóm các đối tượng bên ngoài

- Đối với các đối tượng bên trong đơn vị kế toán:

Kế toán là công cụ quản lý giúp cho doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình; là công cụ quản lý quan trọng đối với nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau trong bản thân doanh nghiệp để thực hiện quá trình quản lý và điều hành đơn vị theo mục tiêu chung Kế toán cung cấp thông tin giúp doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ và là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp Kê toán cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong việc liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết đơn vị với môi trường bên ngoài Chất lượng các thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý và điều hành đơn vị

- Đối với các đối tượng bên ngoài đơn vị kế toán:

Kế toán là một công cụ cung cấp thông tin quan trọng cho các đối tượng bên ngoài trong việc thực hiện tổng hợp thông tin, đánh giá và ra quyết định

Đối với đơn vị kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước: thông tin kế toán là

cơ sở để đơn vị kiểm toán đánh giá việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính do Nhà nước quy định của đơn vị

Đối với các đối tượng khác (cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp…) : kế toán

là công cụ cung cấp thông tin để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và

ra các quyết định phù hợp và thông tin kế toán là cơ sở để các đối tượng trên có những quyết định nhằm bảo vệ quyền lợi kinh tế của mình hay phát triển các giao dịch kinh tế trong tương lai

Nói cách khác với vai trò tạo ra thông tin, kế toán đã biến những thông tin rời rạc gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị thành những thông tin tổng hợp có tính hệ thống về tình hình hoạt động của đơn vị Và kế toán không những cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong mà còn cả các đối tượng bên

ngoài đơn vị kế toán Qua đó kế toán tạo ra một ngôn ngữ chung làm cầu nối nơi phát sinh và nơi cần thông tin Và cầu nối này chính là cơ sở để các đối tượng hiểu biết về đơn vị kế toán từ đó đánh giá, tổng hợp thông tin và ra các quyết định cần thiết

1.1.1.3 Hệ thống kế toán- các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán

Với vai trò cực kỳ quan trọng là cung cấp thông tin về quản lý và sử dụng các nguồn lực được giao tại đơn vị Hệ thống kế toán cần phải được tổ chức chặt chẽ, phù hợp và phải bao gồm những bộ phận cấu thành cần thiết tổng mối quan

hệ tương quan lẫn nhau để hệ thống kế toán vận hành một cách trôi chảy và hợp

lý Những bộ phận này hình thành và hoạt động vừa theo những quy định chung của nhà nước vừa theo những quy định cụ thể của đơn vị kế toán để phù hợp với các đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý Các bộ phận cấu thành của hệ thống

kế toán tuy có khác nhau ở mỗi đơn vị tuỳ thuộc cách thức tổ chức và vận hành

bộ máy kế toán tại đơn vị đó nhưng chung quy tất cả các hệ thống kế toán ở các đơn vị hành chính đều được cấu thành từ những bộ phận cơ bản nhất chi phối đến toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị Với tính cách là một hệ thống thông tin nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thì hệ thống kế toán bao gồm các phân hệ có mối quan hệ qua lại với nhau, từ quá trình thu thập thông tin ban đầu đến quá trình tạo ra thông tin đầu ra:

- Hệ thống các văn bản pháp lý: Hệ thống này bao gồm hện thống các văn

bản pháp ý theo quy định của nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm soát và điều chỉnh các nội dung trong hoạt động kế toán Đó là các văn bản luật về kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, các thông tư hưỡng dẫn thực hiện hoặc bổ sung… Hệ thống các văn bản pháp lý giúp các đơn vị định hướng cho công tác

kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, xác định những thông tin cần thu thập cho công tác kế toán,cách thức xử lý và tổng hợp thành các báo cáo kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng có liên quan

- Hệ thống thông tin đầu vào: thực hiện công việc ghi nhận và thu thập

nguồn dữ liệu đầu vào liên quan tất cả các hoạt động khác nhau trong đơn vị kê toán

Hệ thống thông tin đầu vào liên quan đến chế độ chứng từ kế toán, quy định loại chứng từ , biểu mẫu chứng từ,các yếu tố phải có của chứng từ, phương pháp lập chứng từ để căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ vừ kiểm tra, trình tự luân chuyển chứng từ và nội dung việc kiểm tra chứng từ Ngoài ra, chế độ chứng từ cũng quy định việc lưu trữ chứng từ, sử dụng, quản lý,in và phát hành biểu mẫu chứng

từ kê toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán tạo nên hệ thống thông tin đầu vào, là nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý thông tin

Đặc điểm của phân hệ này là thông tin có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ kinh tế thuộc từng hoạt động khác nhau Hệ thống này hình thành nguyên liệu đầu vào cho hệ thống xử lý thông tin (hệ thống cơ sở dữ liệu)

- Hệ thống xử lý thông tin: bao gồm hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế

toán

Hệ thống xử lý thông tin thực hiện việc phân loại và xử lý thông tiin đầu vào

có tính rời rạc thành thông tin có tính hệ thống theo thời gian,theo đối tượng kế toán và theo từng loại hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống tài khoản

kế toán để phản ánh các đối tượng đó

Hệ thống tài khoản kế toán là mô hình xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán để cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình vận động các đối tượng kế toán trong quá trịnh hoạt động của đơn vị, qua đó phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán có liên quan Hệ thống tài khoản là bộ phận trọng yếu nhưng rất linh hoạt để luôn thích ứng với sự thay đổi đối tượng kế toán trong sự phát triển, thay đổi của đơn vị kế toán và của nền kinh tế quốc gia Hệ thống tài khoản

quy định số lượng , tên gọi, số hiệu, công dụng, nội dung và kết cấu ghi chép tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan

Hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống, lưu trữ toàn bộ các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị Hệ thống sổ kế toán quy định hình thức biểu mẫu của sổ kế toán trong đơn vị,quy định phương pháp ghi chép, tính toán để phản ánh các đối tượng kế toán trong đơn vị

Ngoài ra , tuỳ theo mục tiêu của thông tin được cung cấp mà hệ thống xử lý thông tin còn chọn lọc, sắp xếp và xử lý để tạo ra cơ sở dữ liệu cần thiết cho hện thống thông tin đầu ra

- Hệ thống thông tin đầu ra: được thể hiện thông qua hệ thống báo cáo tài

chính

Hệ thống thông tin đầu ra được quy định bởi các nguyên tắc lập và trình bày thông tin trên hện thống báo cáo tài chính Hệ thống thông tin đầu ra thực hiện tổng hợp thông tin tù cơ sở dữ liệu đã được ghi chép để hình thành nên hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin làm cơ sở ra quyết định Ngoài ra còn cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động cũng như một số thông tin khác liên quan đến hoạt động của đơn vị để phục vụ cho nhu cầu sử dụng, kế toán nhà nước thì còn được dùng làm căn cứ quyết toán nguồn kinh phí được cung cấp nên còn được gọi là báo cáo quyết toán ngân sách

Hệ thống này được quản lý và kiểm soát chặt chẽ để thông tin được chuyển tải đến đúng đối tượng trong thời gian quy định

Bên cạnh đó để hệ thống thông tin kế toán đảm bảo tính trung thực và thực hiện một cách hữu hiệu, hiệu quả thì việc sử dụng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa hết sức quan trọng Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận trong hệ thống quản lý của đơn vị kế toán nhưng có quan hệ mật thiết với các phân hệ thuộc hệ thống kế toán nói trên Thông qua hệ thống này, nhà quản lý sẽ thực hiện tốt việc kiểm soát tình hình chấp hành luật pháp, chấp hành nội quy,

quy chế hoạt động và tình hình thực hiện chế độ kế toán Việc kiểm soát thủ công và quy trình ghi nhận, xử lý thông tin sẽ đảm bảo tính xác thực cho thông tin được cung cấp cho các đối tượng sử dụng

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán và yêu cầu kế toán trong đơn vị hành chính:

1.1.2.2 Yêu cầu của kế toán:

Kế toán ở đơn vị hành chính cũng phải đảm bảo các yêu cầu sau: Đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu; chính xác và trung thực, kịp thời ,phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kêt thúc hoạt động ; từ khi thành lập đến khi châm dứt hoạt động của đơn vị kế toán

a.Nguyên tắc kế toán:

Nguyên tắc kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính về cơ bản cũng tương tự như áp dụng cho doanh nghiệp Tuy nhiên có 1 số đặc thù cần được lưu ý:

- Có sự kết hợp giữa nguyên tắc cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích trong đó

cơ sở tiền mặt được sử dụng rất phổ biến

- Thực tế kế toán phải phù hợp với mục lục ngân sách nhà nước

b.Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hành chính:

Bộ máy kế toán ở đơn vị hành chính được tổ chức theo ngành dọc phù hợp vơi các cấp dự toán theo quy định của luật ngân sách nhà nước

Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự thực hiện việc thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau Nội dung tổ chức

bộ máy kế toán bao gồm:xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghe nghiệp ; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giứa các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch… Nói chung , để tổ chức

bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô của đơn vị hành chính, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị hành chính được định hướng theo 2 dạng: tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán

- Tổ chức kế toán tập trung: là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin tron toàn đơn vị kế toán được thực hiện tập trung ở phóng kế toán , còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin (gọi chung là đơn vị báo sổ)

- Tổ chức kế toán phân tán: là mô hình tổ chức có đặc điểm: công việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc toàn bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng có thể

có những bộ phận chỉ thực hiện thu thập chứng cứ ban đầu) Phòng kế toán của đơn vị kế toán chỉ thực hiện những công việc kê toán đối vỡi những nội dung phát sinh liên quan đến toàn đơn vị (và cho những bộ phận chưa có điều kiện thực hiện công việc kế toán), kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực thuộc gởi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn đơn vị theo quy định

1.2 Tổng quan về đơn vị hành chính trong ngành giáo dục

1.2.1 Khái niệm về đơn vị hành chính:

Cơ quan hành chính nhà nước là một loại cơ quan trong bộ máy nhà nước được thành lập theo hiến pháp và pháp luật, để thực hiện quyền lực nhà nước, có chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

Phân loại đơn vị hành chính

* Căn cứ vào chức năng hoạt động: bao gồm các đơn vị như sau:

- Cơ quan hành chính thuần tuý: như các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp, sở, phòng, ban…)

* Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Các đơn vị dự toán được chia làm 3

cấp:

- Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trưng ương và địa phương (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục,

Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…) Đơn vị dự toán cấp 1 quan hệ trực tiếp với

cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I (Kế toán cấp II)

- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp II)

1.2.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục 1.2.2.1 Mục tiêu hoạt động:

a Mục tiêu hoạt động chung của ngành giáo dục:

Một, phải chăm lo nâng cao hơn nữa chất lượng dạy và học (bao gồm cả

đức, trí, thể, mỹ), làm tốt cả việc dạy chữ, dạy nghề, dạy người, đặc biệt là dạy người

Trong đó, không ngừng cải tiến cách dạy, cách học theo hướng khơi dậy tư duy sáng tạo của học sinh, năng lực tự học, tự tu dưỡng rèn luyện Học phải gắn với hành, gắn học kiến thức với công tác giáo dục chính trị tư tưởng, trao dồi đạo đức, lối sống, nhằm tạo ra những con người thật sự có đức, có tài, phục vụ nhân dân, phụng sự Tổ quốc;

Hai, phát động và thực hiện có hiệu quả phong trào giữ gìn nếp sống văn

hóa, văn minh, xây dựng môi trường sư phạm lành mạnh, tạo sự chuyển biến rõ nét và sâu sắc trong công tác giáo dục tri thức và truyền thống

Ba, tiếp tục hiểu đúng và thực hiện tốt hơn nữa chủ trương xã hội hóa giáo

dục

Từ đó, khai thác mọi nguồn lực, tạo ra sức mạnh tổng hợp để tăng cường cơ

sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng công tác giáo dục, giảng dạy chất lượng cao Đồng thời, gắn các hoạt động của nhà trường với hoạt động xã hội, kiên quyết chống các biểu hiện tiêu cực trong lĩnh vực giáo dục

Bốn, thường xuyên chăm lo công tác xây dựng Đảng, xây dựng Đoàn và

thực hiện quy chế dân chủ, công khai trong nhà trường; thực hiện tốt phương châm "Xây dựng nhà trường văn hóa; nhà giáo mẫu mực; học sinh thanh lịch"

b Mục tiêu hoạt động của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục:

Để thực hiện được bốn mục tiêu chung của ngành giáo dục đào tạo, thì các

cơ quan hành chính trong ngành giáo dục đào tạo cần phải thực hiện mục tiêu sau:

Một, xây dựng hệ thống hành chính thống nhất, làm cơ sở pháp lý cho mọi

hoạt động của ngành; sắp xếp lại bộ máy, kiện toàn công tác tổ chức, củng cố đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan để chỉ đạo tốt về chuyên môn, quản lý tốt về

tổ chức, nhân sự và tài chính theo phân cấp của UBND tỉnh

Hai, từng bước cải tiến công tác quản lý, công tác tổ chức cán bộ nhằm đáp

ứng yêu cầu của chuyên môn theo dịnh hướng chuyên môn phải chủ động trong công tác điều hành nhân lực

Ba, tập trung rà soát lại các văn bản đã ban hành để vừa bãi bỏ những văn

bản cũ lạc hậu, những nội dung quy định không phủ hợp, vừa điểu chỉnh và ban hành những văn bản mới để hoàn thiện hệ thống văn bản, nhằm tạo hành lang pháp lý cho việc điều hành, quản lý tập trung, thống nhất trong mọi hoạt động của ngành Đồng thời quy định những thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức

bộ máy, đến dân theo hướng tinh gọn, rõ ràng, giảm những thủ tục không cần thiết, giải quyết công việc của dân nhanh gọn, không gây trở ngại, phiền hà trên

cơ sở quy định của Pháp luật

1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hành chính trong ngành giáo dục – Phòng Giáo dục và đào tạo

Được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 47/2011/TTLT-BGD ĐT-BNV ngày 19/10/2011(Phụ lục 01)

a Chức năng của Phòng Giáo dục và đào tạo

- Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện

- Chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo; có tư cách pháp nhân và được phép sử dụng con dấu

- Phòng Giáo dục và Đào tạo làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các thành viên trong cơ quan

b Nhiệm vụ của Phòng giáo dục và đào tạo:

+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện các dự thảo , văn bản

+ Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương

+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định

+ Về công tác tổ chức, cán bộ Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo xây dựng nội dung, kế hoạch về công tác tổ chức cán bộ thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật, thống nhất với Trưởng phòng Nội vụ trình UBND huyện các nội dung cụ thể sau:

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện kế hoạch phân bổ chỉ tiêu biên chế, chỉ tiêu hợp đồng làm việc cho các cơ sở trường học trực thuộc; Hướng dẫn các cơ sở trường học trực thuộc sử dụng quỹ biên chế và hợp đồng làm việc

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng viên chức, hợp đồng làm việc thuộc sự nghiệp giáo dục hàng năm gồm: giáo viên, nhân viên thiết bị thí nghiệm, nhân viên thư viện theo giới thiệu của Hội đồng tuyển dụng viên chức tỉnh Trình UBND huyện quyết định tuyển dụng viên chức, tuyển dụng hợp đồng làm việc thuộc sự nghiệp giáo dục huyện

+ Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất đối với các đơn vị trực thuộc khi chưa phân cấp cho đơn vị tự quản lý và chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc

đã phân cấp tự quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất đơn vị theo quy định của pháp luật

………

1.2.2.3 Đặc điểm hoạt động của Phòng Giáo dục và đào tạo

* Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình UBND cấp huyện:

- Dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các quy định của UBND cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn;

- Dự thảo quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch 05 năm, hàng năm và chương trình, nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục trên địa bàn;

- Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ thông có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bán trú; trường tiểu học; trường mầm non, nhà trẻ, nhóm trẻ, trường, lớp mẫu giáo, không bao gồm nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục (gọi chung là cơ sở giáo dục mầm non) và trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và UBND cấp huyện

* Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trình Chủ tịch UBND cấp huyện: Dự thảo các quyết định thành lập (đối với các cơ sở giáo dục công lập), cho phép thành lập (đối với các cơ sở giáo dục ngoài công lập), sáp nhập, chia, tách, giải thể các cơ sở giáo dục (bao gồm cả các cơ sở giáo dục có sự đầu tư của các tổ chức, cá nhân nước ngoài): trường trung học cơ sở; trường phổ thông có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bán trú; trường tiểu học; cơ sở giáo dục mầm non; trung tâm học tập cộng đồng; các cơ sở giáo dục có tên gọi khác (nếu có) thuộc thẩm quyền quản

lý của UBND cấp huyện

* Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương, các cơ chế, chính sách về xã hội hóa giáo dục sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; huy động, quản

lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về giáo dục

* Quyết định cho phép hoạt động giáo dục, đình chỉ hoạt động giáo dục các

cơ sở giáo dục quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư liên tịch này theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

* Hướng dẫn, tổ chức thực hiện mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác

tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện

* Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

* Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương trong lĩnh vực giáo dục

* Tổ chức thực hiện công tác xây dựng và nhân điển hình tiên tiến, công tác thi đua, khen thưởng về giáo dục trên địa bàn huyện

* Phối hợp với Phòng Nội vụ hướng dẫn các cơ sở giáo dục xác định vị trí việc làm, số người làm việc; tổng hợp vị trí việc làm, số người làm việc của các

cơ sở giáo dục; quyết định vị trí việc làm, số người làm việc cho các cơ sở giáo dục sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc tuyển dụng, sử dụng, hợp đồng, điều động, luân chuyển, biệt phái

và thực hiện chính sách đối với công chức, viên chức của các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện và công chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo

* Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, cách chức, giáng chức người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các cơ sở giáo dục công lập; công nhận, không công nhận hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật và ủy quyền của UBND cấp huyện

* Hướng dẫn các cơ sở giáo dục xây dựng, lập dự toán ngân sách giáo dục hàng năm; tổng hợp ngân sách giáo dục hàng năm để cơ quan tài chính cùng cấp trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; quyết định giao dự toán chi ngân sách giáo dục cho các cơ sở giáo dục khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch xác định, cân đối ngân sách nhà nước chi

cho giáo dục hàng năm của địa phương, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước và các nguồn thu hợp pháp khác cho giáo dục đối với các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện

* Phối hợp với Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch giúp UBND cấp huyện kiểm tra, thanh tra thực hiện việc tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các cơ sở giáo dục công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện

* Thực hiện cải cách hành chính, công tác thực hành, tiết kiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí; công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị có liên quan đến giáo dục và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

* Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và hàng năm, báo cáo đột xuất về tổ chức và hoạt động giáo dục theo hướng dẫn của Sở Giáo dục

và Đào tạo và UBND cấp huyện

* Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật và của UBND cấp huyện; thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND cấp huyện giao

1.3 Chi hoạt động trong đơn vị hành chính thuộc ngành giáo dục và nguyên tắc kế toán

1.3.1 Khái niệm chi hoạt động

Chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn

và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo, nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động

1.3.2 Nội dung và phân loại các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính thuộc ngành giáo dục theo mục lục ngân sách nhà nước

Ý nghĩa của việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước

- Việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước nhằm mục đích giúp cho việc quản lý và hạch toán các khoản chi hoạt động được chính xác, đầy

đủ, chặt chẽ và có hệ thống theo hướng dẫn của các nguyên tắc kế toán các khoản chi hoạt động

- Ngoài ra, việc phân loại chi phí theo Mục lục Ngân sách Nhà nước còn có

ý nghĩa trong việc xây dựng kế hoạch lập dự toán các khoản chi hoạt động, đảm bảo kinh phí hoạt động cho đơn vị đáp ứng kế hoạch đặt ra

1.3.2.1 Nội dung các khoản chi hoạt động trong ngành giáo dục

Chi hoạt động trong ngành giáo dục bao gồm các khoản chi sau:

- Chi cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng như chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN,trợ cấp, phụ cấp theo chế độ hiện hành

- Chi quản lý hành chính: Chi điện nước, xăng dầu, vệ sinh môi trường, mua vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, hội nghị phí, thông tin liên lạc, tuyên truyền, cước phí điện thoại, fax…Phục vụ cho các nhu cầu làm việc tại đơn vị

- Chi nghiệp vụ chuyên môn trực tiếp cho hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ

- Chi nghiên cứu các đề tài khoa học cấp cơ sở

- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tư, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên

- Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho người lao động tại đơn vị

- Chi khác: chi các khoản phí và lệ phí của các ,chi tiếp khách,chi trật tự an ninh, chi trợ cấp học sinh nghèo học giỏi…

- Chi thực hiện tinh giảm biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định

- Chi đầu tư phát triển, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định…

- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do cấp có thẩm quyền giao cho…

1.3.2.2 Phân loại các khoản chi hoạt động

Phân loại chi hoạt động theo Mục lục ngân sách

Cụ thể, theo Mục lục Ngân sách thì chi hoạt động gồm các khoản sau:

- Chi cho bộ máy (Chi thanh toán cho cá nhân) bao gồm chi tiền lương, các khoản phụ cấp lương, chi khen thưởng, phúc lợi cho tập thể…

- Chi cho công tác quản lý hành chính như thanh toán dịch vụ công cộng, thiết bị văn phòng, công tác phí, thông tin liên lạc…

- Chi cho công tác mua sắm, sửa chữa tài sản cố định……

Phân loại theo tính chất

Theo phân tích ở phần trên các khoản chi hoạt động bao gồm chi thường xuyên và không thường xuyên, cụ thể như sau:

a Chi thường xuyên:

* Khái niệm:

Chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng nguồn lực tài chính của

nhà nước nhằm trang trải những nhu cầu của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội thuộc khu vực công, qua đó thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước

ở các hoạt động sự nghiệp kinh tế, giáo dục và đào tạo, y tế, xã hội, văn húa thông tin thể dục thể thao khoa học và công nghệ môi trường và các hoạt động sự nghiệp khác Nói tóm lại, thì chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng quỹ ngân sách nhà nước để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của nhà nước về quản lý kinh tế, xã hội

* Phân loại chi thường xuyên:

(1) Căn cứ vào tính chất kinh tế:

Căn cứ vào tính chất kinh tế, chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:

- Nhóm các khoản chi thanh toán cho cá nhân gồm: tiền lương; phụ cấp lương; học bổng học sinh, sinh viên; phúc lợi tập thể; chi về công tác người

có công với cách mạng và xã hội; chi lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội; các khoản thanh toán khác cho cá nhân

- Nhóm các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn gồm: thanh toán dịch vụ công cộng; vật tư văn phòng; thông tin tuyên truyền liên lạc; hội nghị; công tác phí; chi phí thuê mướn; chi sửa chữa thường xuyên; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành

- Nhóm các khoản chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏ gồm: sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ chuyên môn và các công trình cơ

sở hạ tầng; chi mua tài sản vô hình; mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn

- Nhóm các khoản chi thường xuyên khác gồm: các mục của mục lục ngân sách nhà nước không nằm trong 3 nhóm mục trên và các mục từ 147 đến mục

150 thuộc khoản chi thường xuyên trong mục lục ngân sách nhà nước

+ Chi sự nghiệp văn hóa xã hội: chi sự nghiệp giáo dục đào tạo; chi sự nghiệp y tế, sự nghiệp văn húa thông tin, thể dục thể thao, sự nghiệp phát thanh, truyền hình; sự nghiệp khoa học, công nghệ và môi trường; sự nghiệp xã hội, sự nghiệp văn xã khác

+ Chi quản lý hành chính: là các khoản chi cho hoạt động của các cơ quan HCNN thuộc bộ máy chính quyền các cấp từ trung ương đến địa phương Chi về hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam Chi về hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội: Bao gồm: mặt trận tổ quốc Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội CCB Việt Nam, Hội LHPN, Hội nông dân Việt Nam

+ Chi trợ giá theo chính sách của nhà nước

+ Chi các chương trình quốc gia

+ Chi trợ cấp cho các đối tượng chính sách xã hội

+ Chi tài trợ cho các tổ chức xã hội, xã hội nghề nghiệp theo quy định của pháp luật

+ Chi trả lãi tiền cho nhà nước vay

+ Chi viện trợ cho các chính phủ và các tổ chức nước ngoài

+ Các khoản chi khác theo quy định của Pháp luật

b Chi không thường xuyên:

* Khái niệm: Chi không thường xuyên là các khoản chi mang tính chất đột xuất, bất thường diễn ra tại đơn vị

* Phân loại: chi không thường xuyên bao gồm các khoản chi đã nêu chi tiết trong phần nội dung các khoản chi không thường xuyên

1.3.3 Nguyên tắc kế toán các khoản chi hoạt động

- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách Nhà nước

- Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán

và đảm bảo khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính Các khoản chi hoạt động phải thực hiện đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây đựng theo quy định của chế độ tài chính Trong kỳ, các đơn vị hành chính sự nghiệp được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức viên chức và

tạm trích các quỹ để sử dụng số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính

- Hạch toán những khoản chi thuộc nguồn kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và không thường xuyên như chi tinh giảm biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định…

- Đơn vị phải hạch toán theo mục lục ngân sách Nhà nước các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính

- Đơn vị không được xét duyệt kế toán ngân sách các năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định Các khoản chi hoạt động như trên chưa được xét duyệt quyết toán được phản ánh vào tài khoản riêng Đơn vị được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách để lại chi theo quy định

- Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm trước được chuyển từ tài khoản “Năm nay” sang “Năm trước”

để theo dõi đến khi báo cáo quyết toán được duyệt Riêng đối với số chi trước cho đến năm sau theo dõi ở tài khoản “Năm sau” sang đầu năm được kết chuyển sang tài khoản “Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động năm nay

1.4 Kiểm soát các khoản chi hoạt động trong đơn vị hành chính ngành giáo dục

1.4.1 Tổng quan quy trình lập kế hoạch và kiểm soát

Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát để đưa ra các thông tin hữu ích cho nhà quản trị bao gồm 5 giai đoạn: (1) Thiết lập mục tiêu của tổ chức; (2) Thiết lập kế

hoạch hoạt động; (3) Lập dự toán; (4) Kiểm soát và đo lường; (5) Báo cáo và

phân tích

(1) Mục tiêu

(2) Kế hoạch hoạt động

Duyệt lại kế hoạch hoạt động

Soát xét lại dự toán (5) Báo cáo phân tích (3) Lập dự toán ngân sách

(4) Kiểm soát và đo lường

Sơ đồ1.1 Quy trình lập kế hoạch và kiểm soát chi hoạt động

1.4.2 Lập dự toán chi hoạt động

Dự toán giữ một vai trò quan trọng trong công tác kế toán quản trị tại các

đơn vị hành chính, nhằm đảm bảo sự giám sát của cơ quan cấp trên về lĩnh vực

tài chính của đơn vị, đồng thời giúp cho đơn vị bảo đảm cân đối thu chi

Yêu cầu của việc lập dự toán

Khi lập dự toán chi cho năm kế hoạch, các đơn vị hành chính phải đảm bảo

các yêu cầu:

- Dự toán phải được lập đúng mẫu biểu và mục lục ngân sách quy định hiện

hành;

- Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản thu, chi của đơn vị, số liệu tính

toán phải có cơ sở khoa học, đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị hoàn thành

nhiệm vụ chính trị với chất lượng cao

Căn cứ lập dự toán

Khi lập dự toán chi năm kế hoạch tại các đơn vị hành chính phải dựa vào những căn cứ:

- Phương hướng và nhiệm vụ của đơn vị trong năm học;

- Các chính sách chế độ thu, chi của Nhà nước theo quy định hiện hành, cụ thể:

+ Chi con người: tính theo biên chế có mặt tại thời điểm lập dự toán và quỹ tiền lương được nâng lương thường xuyên trong năm tiếp theo;

+ Chi hoạt động thường xuyên của đơn vị: được phân bổ theo định mức học sinh của từng phân cấp sau khi đã đối chiếu số liệu thu, chi năm trước và nguồn thu hành chính của đơn vị

- Tình hình thu, chi năm báo cáo và các yếu tố khách quan tác động

1.4.3 Kiểm soát chi hoạt động trong đơn vị hành chính

1.4.3.1 Nguyên tắc kiểm soát

- Các đơn vị thực hiện chế độ tự chủ phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chi qua Kho bạc Nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước (bao gồm kinh phí ngân sách nhà nước cấp, các khoản thu, chi theo quy định đối với nguồn thu từ phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các khoản khác của ngân sách nhà nước nếu có); chịu sự kiểm tra, kiểm soát của Kho bạc Nhà nước trong quá trình tập trung và sử dụng các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước

Đối với các khoản thu, chi dịch vụ, liên doanh, liên kết, đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ có thể mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng để giao dịch, thanh toán Kho bạc Nhà nước không kiểm soát các khoản thu, chi này của đơn vị (kể cả trường hợp đơn vị mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước)

- Tất cả các khoản chi hoạt động tại đơn vị phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả, thanh toán Các khoản chi phải có trong dự toán ngân

sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao; đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theo quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị quy định; đã được thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ tự chủ hoặc người được uỷ quyền quyết định chi

- Mọi khoản chi ngân sách nhà nước được hạch toán bằng đồng Việt Nam, theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục ngân sách nhà nước hiện hành Các khoản chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán chi bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán ngoại

tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

- Trong quá trình quản lý, thanh toán, quyết toán chi ngân sách nhà nước, các khoản chi sai phải thu hồi Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nước thực hiện việc thu hồi cho ngân sách nhà nước

1.4.3.2 Các trọng tâm kiểm soát chi phí chi hoạt động

a Giảm chi phí thường xuyên

b Kiểm soát chi phí không thường xuyên

c Tiết kiệm chi phí sửa chữa lớn

d Giảm các chi phí dịch vụ mua ngoài

Thực hiện tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại trong làm việc, đặc biệt là thực hiện tiết kiệm điện trong cơ quan Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí mua ngoài và những khoản mục chi phí này hoàn toàn có thể giảm được Hạn chế tổ chức các hội nghị, hội họp tập trung để giảm chi phí

e Bóc tách chi phí quản lý như: văn phòng phẩm, sửa chữa máy in, máy tính, xăng dầu phục vụ nhận thầu thi công, sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản hạch toán đúng và đầy đủ Các khoản mục chi phí như xăng dầu đi lại để vận

chuyển vật tư, chi phí lưu kho bãi, nhân công bảo quản…, cho công tác này cũng phải tách bạch

Để tiến hành kiểm soát chi phí hoạt động, cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung va mục tiêu kiểm soát chi phí dựa trên các nguyên tắc thống nhất Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong đơn vị với những hình thức kiểm soát thích hợp, phương tiện công cụ sử dụng cho hoạt động kiểm soát và cuối cùng là

đi đến các giải pháp điều chỉnh

Sơ đồ1.2 Quá trình kiểm soát chi phí

c Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong đơn vị

Kiểm soát chi phí hoạt động bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, bao gồm nhân

tố chủ quan và nhân tố khách quan Tập trung lại bao gồm những nhân tố sau:

Quá trình kiểm soát chi phí

Mục tiêu kiểm soát chi phí

Nội dung kiểm soát chi phí

Hình thức kiểm soát chi phí

Chi phí cho hoạt động kiểm soát

Hệ thống kiểm soát chi phí

Phương tiện, công cụ

(1)

(2)

(3)

(4)

Thông tin thực tế các khoản chi phí hoạt động trong đơn vị Đây là điều kiện tiên quyết để thực hiện chức năng kiểm soát chi phí Chỉ khi nhận biết và hiểu chi phí thực tế trong đơn vị thì mới có thể xác định những khoản chi cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả

Những mục tiêu đã được số hóa trên kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị

Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải pháp, công cụ mà đơn vị áp dụng để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả

1.4.4 Đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động

1.4.4.1 Sự cần thiết phải đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động

Có nhiều nguyên nhân làm cho kiếm soát chi phí hoạt động trở thành chức năng tất yếu của quản lý chi phí Trong các đơn vị hành chính trong ngành giáo dục, kiểm soát chi phí hoạt động là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh lại

Kiểm soát chi phi hoạt động là yêu cầu cơ bản nhằm thực hiện các quy định

về việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả và đạt được tính hữu hiệu từ nguồn kinh phí của Nhà nước

1.4.4.2 Nội dung của đánh giá thành quả kiểm soát chi hoạt động

Theo Rowan Jones et al.,2010 đánh giá thành quả trong khu vực công theo

3 tiêu chí:

1.4.4.2.1 Tiết kiệm

Tiết kiệm là tiêu chí đánh giá thành quả trong khu vực công Tiêu chí này đặt ra câu hỏi : Đơn vị có sử dụng tiết kiệm các khoản chi hoạt động so với dự toán chi hay không? ; Đơn vị có sử dụng tiết kiệm các khoản chi so với các đơn

vị khác trong ngành hay không?

1.4.4.2.2 Hữu hiệu