HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Ở Việt Nam, cũng đã có một số công trình nghiên cứu về hệ thống ERP, về hệ thống thông tin kế toán như là của Trần Thanh Thúy, 2011, “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

- -

LỮ THỊ KIM PHỤNG

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP

TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

- -

LỮ THỊ KIM PHỤNG

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ

TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP

TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

Chuyên Ngành : Kế toán

Mã ngành : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học

PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2012

Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học

Đây là đề tài thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán Đề tài này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ

TP HCM, Ngày tháng năm

Tác giả

Lữ Thị Kim Phụng

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt

Danh mục các bảng biểu

Danh mục các hình vẽ, đồ thị

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP 5

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 5

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 5

1.1.2 Các chu trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán 6

1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 8

1.2 HỆ THỐNG ERP 8

1.2.1 Khái quát về hệ thống ERP 8

1.2.2 Ảnh hưởng của hệ thống ERP đến hệ thống thông tin kế toán 10

1.2.2.1 Dữ liệu đầu vào 10

1.2.2.2 Hệ thống xử lý 11

1.2.2.3 Lưu trữ 12

1.2.2.4 Thông tin kết xuất 12

1.2.3 Các lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa 13

1.3 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 14

1.3.1 Rủi ro hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP 14

1.3.2 Phân loại hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 15

1.3.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa 17

1.3.3.1 Kiểm soát chung 17

1.3.3.2 Kiểm soát ứng dụng (Kiểm soát chu trình nghiệp vụ) 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 23

DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 24

2.1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 24

2.1.1 Các tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa 24

2.1.2 Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế 25

2.1.3 Công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa 27

2.1.3.1 Đặc điểm công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa 27

2.1.3.2 Đối tượng sử dụng và nhu cầu thông tin kế toán 28

2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 28

2.2.1 Tình hình chung về ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh 28

2.2.2 Khảo sát tình hình hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh 31

2.2.2.1 Đối tượng và phương pháp khảo sát 31

2.2.2.2 Kiểm soát chung 31

2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 33

2.2.2.4 Hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 36

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 38

2.3.1 Ưu điểm 38

2.3.2 Nhược điểm 39

2.3.3 Nguyên nhân hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa hữu hiệu 40

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 41

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 43

ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 43

3.1.1 Thiết kế, chọn lọc và áp dụng hoạt động kiểm soát phù hợp với mục tiêu, điều kiện của doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đã và đang ứng dụng ERP 43

3.1.2 Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 43

3.1.3 Tối ưu hóa hệ thống ERP 44

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 45

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 46

3.2.1.1 Mục tiêu kiểm soát 46

3.2.1.2 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 46

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 50

3.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát 51

3.2.2.2 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 51

3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHUNG VỀ MẶT CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT 57

3.4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP 60

3.5 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 61

3.5.1 Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa 61

3.5.2 Đối với nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn và triển khai ERP 62

3.5.3 Đối với cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 63

KẾT LUẬN CHUNG 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Chữ viết

AIS : Hệ thống thông tin kế toán

(Accounting Information System)

BOM : Định mức nguyên vật liệu

(Bill of Material)

CNTT : Công nghệ thông tin

(Information Technology)

COBIT : Kiểm soát các vấn đề đối với thông tin và kỹ thuật liên quan

(Control objected for information and related technology)

COSO

: Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính

(Committee of Sponsoring Organizations)

ERP : Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(Enterprise Resources Planning)

MIS : Hệ thống thông tin quản lý

(Management Information System)

SME : Doanh nghiệp nhỏ và vừa

(Small and Medium Sized Enterprise)

SOX : Đạo luật Sabanes- Oxley

(Sarbanes- Oxley Act) TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh

UPS : Bộ lưu điện

(Uninterruptible Power System)

Bảng 2.1: Tiêu thức phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa 25Bảng 2.2: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME 29

31

32 33

3336

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán 6Hình 2.1: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME năm 2011 29

PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình doanh thu

Phụ lục 2 Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình chi phí

Phụ lục 3 Danh sách các doanh nghiệp khảo sát

Phụ lục 4 Kết quả khảo sát về thông tin chung của doanh nghiệp

Phụ lục 5 Mẫu bảng hỏi khảo sát về các hoạt động kiểm soát trong môi trường ứng dụng ERP

Bảng 2.3: Kiểm soát phân chia chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ

Bảng 2.4: Kiểm soát truy cập hệ thống ERP Bảng 2.5: Kiểm soát lưu trữ dữ liệu và kế hoạch khôi phục sau thiệt hại

Bảng 2.6: Bảng hỏi Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu Bảng 2.7: Bảng hỏi Hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí

MỞ ĐẦU

1) Lý do chọn đề tài

Với nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, nhất là tại Thành phố

Hồ Chí Minh là cần có một giải pháp quản lý toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc ra các quyết định, cũng như mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giải pháp đáp ứng được hầu hết yêu cầu trên và được nhiều nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn đó là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning - Viết tắt là ERP) ERP giúp thông tin của doanh nghiệp được tập trung, và có khả năng chia sẻ cho tất cả bộ phận, phòng ban theo nhu cầu cập nhật và truy xuất thông tin Hơn thế nữa, ERP giúp cho doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hoạt động kinh doanh Hệ thống ERP mang lại khả năng đáp ứng thông tin cho cả yêu cầu bên trong (kế toán quản trị) lẫn bên ngoài doanh nghiệp (kế toán tài chính) Đồng thời, ERP giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng hơn, cung cấp thông tin kịp thời

Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP có trung thực, hợp lý và đáng tin cậy không Điều này phụ thuộc vào hệ thống kiểm soát

hệ thống thông tin kế toán tốt hay không, đặc biệt là hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí Do đó, việc kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP là yêu cầu cần thiết hiện nay của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Ở Việt Nam, cũng đã có một số công trình nghiên cứu về hệ thống ERP, về hệ thống thông tin kế toán như là của Trần Thanh Thúy, 2011, “Tình hình ứng dụng ERP

và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam”, hoặc là của Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, “Kiểm soát và đảm bảo an toàn hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa”, Tạp chí khoa học và công nghệ, Đại học Đà Nẵng – Số 3 Tuy nhiên, trong các công trình trên, chưa có đề tài nghiên cứu nào về kiểm soát hệ thống thống tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa, mà các doanh nghiệp này ứng dụng ERP

Với tinh thần đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”

2) Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

 Hệ thống hóa các lý luận về kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu trong nước, các tài liệu nước ngoài về AIS, về ERP

 Phân tích, nhận xét hoạt động kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP, chủ yếu là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME trên địa bàn

TP HCM Dựa trên kết quả khảo sát, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí và từ đó phân tích nguyên nhân khách quan cũng như nguyên nhân chủ quan dẫn đến hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí chưa hữu hiệu

 Định hướng và đề xuất một số giải pháp để hướng SME đến việc thiết lập,

áp dụng và hoàn thiện các chính sách kiểm soát, thủ tục kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP, chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí sao cho hữu hiệu nhất Các định hướng và giải pháp này dựa trên cơ sở nghiên cứu các lý luận

và nghiên cứu thực tế

3) Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào nghiên cứu các thủ tục kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP, chủ yếu là trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME

4) Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề cập bên trên, đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Ngoài ra, đề tài đã sử dụng những phương pháp kỹ thuật chủ yếu như phương pháp thống kê mô tả, thống kê phân tích, phân tích so sánh và tổng hợp

 Phương pháp nghiên cứu định tính chủ yếu được sử dụng trong đề tài là để nghiên cứu lý luận về hệ thống ERP, phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát hệ thống

thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa, chủ yếu là chu trình doanh thu và chu trình chi phí

 Phương pháp nghiên cứu định lượng được sử dụng để trình bày, mô tả, phân tích tình hình ứng dụng ERP và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP của doanh nghiệp nhỏ và vừa

Những thông tin dùng trong phân tích được thu thập từ những nguồn cụ thể sau:

 Nguồn thông tin thứ cấp: Những vấn đề lý luận đã được đúc kết trong sách giáo khoa chuyên ngành trong nước và nước ngoài Các số liệu thống kê đã được xuất bản, các báo cáo tổng hợp từ các tổ chức, cơ quan quản lý có liên quan Kết quả các nghiên cứu trước đây được công bố trên các tạp chí khoa học trong nước và quốc tế

 Nguồn thông tin sơ cấp:

 Phương pháp thu thập số liệu là phỏng vấn có cấu trúc, hệ thống Đối tượng được phỏng vấn là các bộ phận, phòng ban và các nhân viên đã và đang tham gia triển khai ERP tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP.HCM Số liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp kỹ thuật phỏng vấn bằng thư điện tử

 Cỡ mẫu khảo sát là 15 doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc các ngành nghề sản xuất, thương mại, dịch vụ và xây dựng (Xem Phụ lục 3 Danh sách các doanh nghiệp khảo sát)

 Thông tin thu thập được tổng hợp, phân tích dựa vào phần mềm excel

5) Kết cấu của đề tài

Kết cấu của đề tài bao gồm:

 Chương 3 Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa Thành phố Hồ Chí Minh

 Kết luận

 Tài liệu tham khảo

6) Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

 Về mặt lý luận

Hiện tại ở Việt Nam có ít giáo trình đề cập sau về hệ thống ERP dưới góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán, nhất là việc kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP, đặc biệt là đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí Với mục đích làm rõ vấn đề kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP, đặc biệt là đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí, đề tài hệ thống hóa lại những kiến thức nền tảng và có căn cứ để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành

kế toán và doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề này

 Về mặt thực tiễn

Đề tài giúp cho các nhà quản lý SME ở TP.HCM có cái nhìn khái quát

về hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán khi ứng dụng ERP

Bên cạnh đó, đề tài đưa ra định hướng và một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP, chủ yếu là chu trình doanh thu và chu trình chi phí phù hợp với điều kiện của SME ở TP.HCM Từ đó giúp nhà quản lý SME có giải pháp điều chỉnh các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát mang tính thực tế, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và hữu hiệu nhất

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI

TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với

nhau nhằm thu thập các dữ liệu đầu vào, lưu trữ, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - Viết tắt là AIS) là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan

đến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng

Theo Ulric J Gelinas và Richard Dull, các thành phần của hệ thống thông tin kế toán bao gồm:1

 Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung được đưa vào AIS gọi là dữ liệu

đầu vào, bao gồm:

 Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh

 Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán

 Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp

 Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp các yếu tố tham gia vào quá trình xử lý

dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích

 Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh

 Hình thức ghi sổ, cách thức nhập liệu, khai báo và cập nhật dữ liệu

 Quy định về phân tích và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

 Phương thức xử lý: Bằng máy tính hay ghi chép thủ công

 Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập, luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán

1 Ulric J Gelinas and Richard Dull, Accounting Information System 9e, P.18-19

 Tổ chức công tác kế toán

 Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý được lưu trữ để phục vụ cho các quá

trình xử lý, cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

 Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán

 Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường tin học hóa

 Kiểm soát: Những quy định, thủ tục và chính sách được thiết lập trong hệ

thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống

kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

 Thông tin kết xuất: Thông tin của AIS thể hiện trên nội dung của các báo

cáo kế toán (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và hệ thống sổ sách kế toán

Dữ liệu đầu

vào

Thông tin kết xuất

· Báo cáo quản trị

Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán 1.1.2 Các chu trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán

Các doanh nghiệp khác biệt về loại hình hoạt động, lĩnh vực hoạt động Vì thế

mà AIS của các doanh nghiệp cũng sẽ có chu trình xử lý nghiệp vụ kế toán khác nhau Tiếp cận AIS theo quy trình hoạt động kinh doanh (Chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp) thì chu trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gồm có bốn chu trình cơ bản: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính.2

 Chu trình doanh thu (Chu trình bán hàng): Là tập hợp các hoạt động

2 Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống

thông tin kế toán Tập 2, NXB Phương Đông

kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ và (4) Thu tiền của khách hàng

 Chu trình chi phí (Chu trình mua hàng): Là tập hợp các hoạt động kinh

doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán với nhà cung cấp Hoạt động mua hàng và thanh toán tiền gồm bốn hoạt động chính: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ từ các bộ phận, phòng ban có nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp và đặt mua hàng hóa, dịch vụ, (2) Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp, (3) Ghi nhận nợ phải trả và (4) Thanh toán với nhà cung cấp

 Chu trình sản xuất (Chu trình chuyển đổi): Là tập hợp theo trình tự các

hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm Quá trình sản xuất, chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm hoàn thành sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Thiết kế sản phẩm, (2) Lập kế hoạch sản xuất, (3) Tiến hành sản xuất và (4) Tập hợp chi phí, tính giá thành

 Chu trình tài chính: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại liên quan

đến các nghiệp vụ giữa đơn vị cổ đông hay chủ nợ dài hạn3 Chu trình này bao gồm các hoạt động chính: Dự báo nhu cầu tiền, bán cổ phiếu cho nhà đầu tư, vay mượn tiền, chi trả cổ tức và lãi vay, thanh toán các khoản nợ và chuẩn bị các báo cáo

Ngoài ra còn có thêm Chu trình báo cáo tài chính và Chu trình nhân sự

 Chu trình báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính giữ vai trò

chủ đạo trong AIS của doanh nghiệp Chu trình báo cáo tài chính không phải là chu trình hoạt động mà là chu trình thu thập và xử lý dữ liệu tổng hợp từ các chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất và chu trình tài chính, sau đó cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Thông tin trên báo cáo tài chính được cung cấp phải tuân thủ theo yêu cầu của chuẩn mực kế toán và các quy định hiện hành của chế độ kế toán

 Chu trình nhân sự: Là một chuỗi các hoạt động lặp đi, lặp lại bao

gồm các hoạt động: Tuyển dụng, thuê, huấn luyện nhân viên mới, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tính toán tiền lương, ghi nhận nghiệp vụ tiền lương, thanh toán tiền lương, chi trả các khoản thuế, bảo hiểm và chuẩn bị các báo cáo

 Giữa các chu trình có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Đầu ra của chu trình này

3 Robert L.Hurt, Accounting Information Systems- Basic Concepts and Current Issues, P.253

chính là đầu vào của chu trình khác

 Trình tự thực hiện các hoạt động trong mỗi chu trình có thể thay đổi tùy theo

đặc thù của từng doanh nghiệp

1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

Tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý mà mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp rất khác nhau

Các mức độ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán: 4

 Xử lý bán tự động: Doanh nghiệp làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của

hệ thống xử lý bảng tính như Excel, Access Với phương thức xử lý bán tự động thì hầu hết chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy Doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ để

hỗ trợ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, các lệnh trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định của luật, của các cơ quan chức năng ( cơ quan thuế,…)

 Tự động hóa công tác kế toán: Doanh nghiệp làm kế toán với phần mềm

kế toán Một số chứng từ có thể in ra từ phần mềm kế toán, các chứng từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập đều phải in ra giấy, ký duyệt và kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để nhập liệu vào phần mềm kế toán Phương thức tự động hóa công tác kế toán này hoàn toàn không có sự khai thác, chia sẻ dữ liệu của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác

 Tự động hóa công tác quản lý toàn doanh nghiệp: Doanh nghiệp ứng

dụng tin học cho tất cả bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là chứng từ bằng giấy, hoặc là dữ liệu, chứng

từ điện tử do các bộ phận, phòng ban khác chuyển đến kế toán Doanh nghiệp tổ chức

hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có sự khai thác, truy xuất, chia sẻ dữ liệu và cung cấp thông tin lẫn nhau

Quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có sự liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban Xu hướng hiện nay là đa số các doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý bằng cách sử dụng phần mềm ERP - Hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp

1.2 HỆ THỐNG ERP

1.2.1 Khái quát về hệ thống ERP

Trong những năm trở lại đây, khái niệm Hệ thống hoạch định nguồn lực

4 Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Hệ thống

thông tin kế toán Tập 2, NXB Phương Đông

doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- Viết tắt là ERP) đã ngày càng trở

nên phổ biến

Theo Gartner Group of Stamford, ERP là thuật ngữ nhằm mô tả hệ thống phần mềm doanh nghiệp được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Hay theo CIO5, ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh vào một gói

ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng, gồm nhiều phân hệ, tích hợp các chức năng hoạch định và quản lý kinh doanh như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất,

kế toán, tài chính,… của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm như: Phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất, thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất

mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.6

Các phân hệ cơ bản của ERP

Theo tài liệu chính thức của CIBRES - Cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning - Chứng chỉ chuyên viên triển khai ERP), các phần mềm ERP có thể khác nhau về hình thức nhưng về cơ bản thì một hệ thống ERP đều có các phân hệ sau:

 Phân hệ quản lý bán hàng

 Phân hệ quản lý mua hàng

 Phân hệ sản xuất

 Phân hệ kế toán tài chính

 Phân hệ quản lý kho

 Phân hệ quản lý nhân sự

 Hệ thống báo cáo

Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu, xử

lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Trong đó phân hệ kế toán là nền tảng của phần mềm ERP

5 Nguồn: www.cio.com

6 Nguồn: http://vi.wikipedia.org/wiki/ERP

Đặc điểm của hệ thống ERP

Theo Zeng et al (2003)7, một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:

 Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ

chức trong tương lai

 Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh

nghiệp như: Bán hàng, mua hàng, sản xuất, kế toán - tài chính…

 Tính liên kết: Đây là một trong những đặc điểm nổi bật của ERP Với đặc

điểm này, các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp được gắn kết chặt chẽ và chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Khi sử dụng ERP, thông tin được phản ánh theo thời gian thực, liên tục và mang tính kịp thời

Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ

có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ, góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định một cách kịp thời và chính xác của nhiều đối tượng khác nhau Trong hệ thống ERP, quy trình làm việc được thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng

1.2.2 Ảnh hưởng của hệ thống ERP đến hệ thống thông tin kế toán

Ứng dụng hệ thống ERP được xem là mức độ ứng dụng CNTT cao nhất vào trong công tác kế toán cho đến hiện nay Khi doanh nghiệp ứng dụng ERP sẽ dẫn ảnh hưởng đến công tác kế toán, cụ thể như sau:

1.2.2.1. Dữ liệu đầu vào

 Hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện

trong môi trường ứng dụng ERP: Nội dung, quy trình xét duyệt chứng từ; hình thức chứng từ (chỉ hiển thị trên màn hình hoặc in ra từ hệ thống ERP), số liên chứng từ được lập

 Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán Hệ thống

ERP sử dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ

Ví dụ trong quy trình mua hàng hóa, dịch vụ có bút toán nhận hàng, tương ứng với việc nhận hàng hóa vào kho, bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,

 Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn Doanh

7 Y.Zeng, R.H.L.Chiang and D.C.Yen (2003), “Enterprise integration with advanced information technologies:

ERP and data warehousing”, Information Management & Computer Security, Vol 11, Issue 3, P.115-122

nghiệp có thể định nghĩa theo nhiều phân đoạn như lĩnh vực kinh doanh, vùng địa lý hoạt động, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý

Ví dụ: cấu trúc phân đoạn của tài khoản trong hệ thống ERP: 111-XX-XXX Trong đó, 111 là tài khoản tiền mặt, 2 ký tự kế tiếp đại diện cho lĩnh vực kinh doanh, 3

ký tự kế tiếp đại diện cho chi nhánh

mà chúng được thực hiện đồng thời cùng một lúc Công việc nhập liệu có thể không

do nhân viên kế toán thực hiện mà dữ liệu được tự động chuyển đến AIS từ nhiều bộ phận chức năng Dữ liệu được các bộ phận chức năng khác nhập và xử lý, sau đó được chuyển vào cơ sở dữ liệu kế toán một cách tự động thông qua hệ thống mạng máy tính

để kế toán tiếp tục theo dõi, hạch toán

Trong môi trường ứng dụng ERP, bộ phận kế toán chỉ thực hiện kiểm tra chứ không không nhập lại các nghiệp vụ, kế toán trở thành người kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh Việc xử lý dữ liệu của kế toán trên hệ thống ERP chỉ là khâu cuối cùng, mang tính kết quả từ các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng

 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ nhập một lần vào phần mềm là tất cả

các tập tin liên quan đến nghiệp vụ đều được cập nhật Hệ thống ERP được thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức trong việc nhập liệu, giúp cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng

 Việc xét duyệt và phê chuẩn có thể được thực hiện trực tuyến Nghiệp

vụ được thực hiện tự động và không lưu lại phê duyệt trên chứng từ Trong trường hợp này, các nhà quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi thiết kế chương trình phần mềm

 Nhiều nghiệp vụ, bút toán được phần mềm ERP sinh ra và xử lý một cách tự động theo chương trình đã thiết lập sẵn, và được kiểm soát thông qua quá

trình phê duyệt Các bút toán thường được thực hiện một cách tự động trong hệ thống như: Bút toán ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn, khấu hao hàng tháng, kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh, v.v

 Cách thức sửa chữa nghiệp vụ bị sai Với ý nghĩa là một hệ thống phản

ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng thay đổi hay xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống Người dùng chỉ có thể làm bút toán điều chỉnh Bút toán điều chỉnh này có thể là bút toán đảo, bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm

 Dấu vết kiểm toán: Mọi hoạt động của kế toán đều được ghi nhận vào hệ

thống bao gồm người dùng nào thao tác, nội dung, thời gian và phân hệ thao tác Dấu vết kiểm toán được lưu giữ dưới những dạng chỉ máy tính mới có thể đọc được

1.2.2.3. Lưu trữ

 Hình thức thu thập dữ liệu ngoài cách thức thu thập thông qua điện thoại, chứng từ, fax, có thể sử dụng thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch, chứng từ điện tử

 Lưu trữ dữ liệu tập trung

 Dữ liệu được chia sẻ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp

 Sự biến mất dần của các tài liệu kế toán giấy

1.2.2.4. Thông tin kết xuất

 Nội dung: Nội dung thông tin cung cấp bao gồm thông tin tài chính và phi

tài chính Đặc biệt, số liệu kế toán là bức tranh trung thực về hoạt động của doanh nghiệp Chính vì đặc điểm của hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên

hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng phân hệ trên hệ thống

 Hình thức: Trong hệ thống ERP, do ứng dụng nhiều công nghệ mới và quản

lý cơ sở dữ liệu tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau:

từ mức độ chi tiết đến mức độ tổng hợp Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức (in ra giấy, trên màn hình, có thể ở dạng bảng biểu, biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau

 Thời gian: Khi ứng dụng ERP, doanh nghiệp có thể biết được thông tin theo

từng thời điểm Bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên cơ sở thống nhất

về quy trình

 Đối tượng cung cấp thông tin và đối tượng sử dụng thông tin: Người

dùng chỉ có thể cung cấp, truy xuất thông tin đã được phân quyền

Việc ứng dụng ERP cũng đặt ra nhiều thách thức cho công tác kiểm soát AIS Điều này thể hiện qua:

 Phần lớn chứng từ gốc được lập đều do phần mềm in ra và chuyển giao trong nội bộ doanh nghiệp, thông qua hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử

 Các dữ liệu làm cơ sở để ghi chép kế toán được hình thành và xử lý trước ở các bộ phận, phòng ban khác trong doanh nghiệp

 Hầu hết quá trình xử lý được thực hiện tự động

 Các đặc tính kiểm soát, bảo mật, an toàn hầu hết đều do toàn hệ thống ERP quyết định

Ngoài ra, bộ phận kế toán cũng như các bộ phận trong doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thách thức trong việc thay đổi quy trình làm việc

1.2.3 Các lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa

Không ít nhà quản lý doanh nghiệp coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học

Việc ứng dụng ERP vào công tác kế toán nói riêng và công tác hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp nói chung nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp Đặc biệt là đối với SME, việc tiếp cận giải pháp ERP sẽ là công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời ERP cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các phương thức quản trị tiên tiến của thế giới, hướng các nhân viên SME làm việc tuân thủ theo quy trình chuyên nghiệp, Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp, xây dựng một nền tảng vững chắc, tạo bước đệm cho sự phát triển cũng như mở rộng quy mô của doanh nghiệp về sau

Ngoài lợi ích giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh tích hợp, dễ thích nghi, giúp tự động hoá các quy trình kế toán, quan hệ với khách hàng, chuỗi cung ứng, tổng hợp dữ liệu quan trọng và quản lý tốt hơn các mối quan hệ trọng yếu của doanh nghiệp, giải pháp còn trang bị cho doanh nghiệp những công cụ hữu hiệu, linh hoạt như tạo ra website nội bộ, diễn đàn để các thành viên của doanh nghiệp và nhà triển khai cùng chia sẻ thông tin cũng như vướng mắc, giúp nhà quản lý có cái nhìn khách quan, xử lý công việc hiệu quả, ra những quyết định sáng suốt và tự tin theo đuổi mục tiêu kinh doanh

Các nhà quản lý SME có thể sử dụng một giải pháp phần mềm ứng dụng duy nhất để có thể hỗ trợ tự động hóa toàn bộ các quy trình hoạt động của mình, đồng thời

có cái nhìn chân thực - toàn diện - theo thời gian thực mọi hoạt động của doanh nghiệp

về các nghiệp vụ quản lý tài chính, quản lý sản xuất và quản lý quan hệ khách hàng

Dưới góc độ công tác kế toán, hệ thống ERP mang lại các lợi ích sau:

 Việc ứng dụng ERP tạo ra mối liên kết chặt chẽ bên trong doanh nghiệp Mỗi hoạt động kinh doanh không còn là một quá trình độc lập mà được tái cấu trúc và chuẩn hóa Việc phối hợp và chia sẻ nguồn lực giúp quản lý các hoạt động, chi phí và cải thiện năng suất lao động

 Các báo cáo phân tích theo nhiều chiều được thực hiện một cách dễ dàng

Giới hạn về không gian và thời gian không còn là rào cản lớn đối với bài toán quản lý của doanh nghiệp

 Cho phép tạo ra hệ thống kiểm soát tài chính hiệu quả thông qua việc kiểm tra chéo Việc phân tích, tổng hợp và xử lý số liệu cũng được thực hiện một cách nhanh chóng Trên cơ sở phân chia trách nhiệm rõ ràng trên hệ thống, việc quản lý kho, công nợ khách hàng…cũng được cập nhật theo từng thời điểm

 Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy Công tác kế toán chính xác hơn nhờ phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp nhân viên giảm bớt những sai sót thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công

 Cải tiến quản lý hàng tồn kho, Kiểm soát chi phí hiệu quả, Theo dõi công nợ chặt chẽ, làm giảm thiểu nợ quá hạn

 Giảm chi phí lưu trữ chứng từ, sổ sách

 Quy trình kế toán được xác định rõ ràng

1.3 KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

1.3.1 Rủi ro hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP

Đối với doanh nghiệp, việc nhận diện ra các rủi ro đối với AIS trong môi trường tin học hóa nói chung, và trong môi trường ứng dụng ERP nói riêng là việc làm hết sức cần thiết và vô cùng quan trọng Vì điều này giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc thiết kế các thủ tục kiểm soát hiệu quả

Bên cạnh những lợi ích có được từ việc ứng dụng ERP, vẫn còn đó những rủi

ro Những rủi ro có thể tóm lược như sau:

 Xung đột liên quan đến chia sẻ và sở hữu dữ liệu dẫn đến việc nhập liệu và

Xét theo quy trình xử lý, bao gồm:

 Sai sót và gian lận về nhập liệu: sai sót về đối tượng hạch toán (tài khoản, khách hàng, hàng hóa- dịch vụ, ), nhập trùng hay bỏ sót nghiệp vụ, cố tình nhập sai

dữ liệu,

 Sai sót và gian lận về xử lý nghiệp vụ: sai sót trong cài đặt các công thức, các tham số,

 Sai sót và gian lận về thông tin đầu ra: thiết kế các biểu mẫu báo cáo không

dự liệu được các trường hợp đặc biệt như: Số quá lớn, số lượng các khoản mục tăng lên bất thường,

 Sai sót và gian lận về lưu trữ và bảo mật thông tin

Xét trên góc độ kỹ thuật, các gian lận liên quan đến tập tin và chương trình

ứng dụng, liên quan đến hệ thống như: Cố tình thay đổi các dữ liệu trong quá trình nhập liệu, cài đặt chương trình bất hợp pháp,

1.3.2 Phân loại hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Theo báo cáo COSO năm 2011, hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách

và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trọng một đơn

vị Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một đơn vị có thể thiết kế và áp dụng để đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của AIS

Xét về mục đích thì hoạt động kiểm soát được chia thành ba loại: Kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát hiệu chỉnh

(i) Kiểm soát phòng ngừa

Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

(ii) Kiểm soát phát hiện

Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã thực hiện Thông thường, người ta có thể kết hợp giữa kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của kiểm soát

(iii) Kiểm soát hiệu chỉnh

Sau khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải thay thế những hoạt động kiểm soát đã bị “qua mặt” này bằng những hoạt động kiểm soát khác hữu hiệu hơn hay phải tăng cường thêm các hoạt động kiểm soát Việc tăng cường thêm thủ tục kiểm soát nhằm bổ sung cho một thủ tục kiểm soát khác chính là kiểm soát hiệu chỉnh

Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến bao gồm:

(i) Soát xét của nhà quản lý cấp cao

Là việc soát xét của nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp như so sánh kết quả thực tế với dự toán, với kỳ trước hay với các đối thủ khác Các chương trình quan trọng phải được soát xét để xác định mức độ hoàn thành

(ii) Quản trị hoạt động

Người quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét các báo cáo về hiệu quả của từng

bộ phận mà mình phụ trách so với dự toán hoặc kế hoạch đã đề ra

(iii) Phân chia trách nhiệm hợp lý

Một hành vi sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội hay điều kiện thuận lợi Do vậy, để hạn chế các sai sót và gian lận cần phải hạn chế tối đa những cơ hội này Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và được coi như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả Bởi lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý

sẽ làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện ra các sai sót, gian lận này trong quá trình tác nghiệp

Việc phân chia trách nhiệm dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phân nhiệm

và bất kiêm nhiệm:

 Không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc

 Phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt, phê chuẩn nghiệp

vụ, chức năng bảo vệ tài sản và chức năng kế

(iv) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Nhiều hoạt động kiểm soát cần được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát Các hệ thống thông tin ngày nay được xử lý phần lớn bằng các chương trình máy tính kết hợp với một số thủ tục xử lý thủ công bằng con người Kiểm soát quá trình xử

lý thông tin có thể chia ra hai loại chính đó là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng là hai bộ phận có mối quan hệ mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Kiểm soát chung đảm bảo cho sự vận hành của kiểm soát ứng dụng Nếu kiểm soát chung yếu kém thì không thể dựa vào kiểm soát ứng dụng để ngăn chặn rủi ro AIS được Tuy nhiên, kiểm soát ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đưa ra các đề xuất để sửa đổi và hoàn thiện hệ thống,

từ đó làm cho kiểm soát chung đầy đủ hơn và hữu hiệu hơn Những ưu điểm của kiểm soát ứng dụng sẽ khắc phục nhược điểm của kiểm soát chung

(v) Kiểm soát vật chất

Kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu và các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ

Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu sổ sách Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần

được giải trình và xử lý thỏa đáng Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh

ổn định của doanh nghiệp

(vi) Phân tích rà soát

Đây là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán hay giữa các thông tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra các biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Ngoài ra, xét về phạm vi thì hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin trong môi trường tin học hóa được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Trong đó, kiểm soát ứng dụng bao gồm: kiểm soát tự động, kiểm soát thủ công và kết hợp giữa kiểm soát tự động và thủ công

1.3.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

Khi ứng dụng ERP, SME cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp

Các hoạt động kiểm soát chính trong các SME không khác biệt nhiều so với các doanh nghiệp lớn, tuy nhiên thủ tục chi tiết có thể khác biệt Bên cạnh đó, một số hoạt động kiểm soát chính không phải luôn luôn thích hợp trong các SME

Đối với doanh nghiệp lớn, “Ủy quyền và xét duyệt” là hoạt động kiểm soát rất hữu hiệu để giảm thiểu các hoạt động kiểm soát chi tiết hơn Trong khi đó, việc phân công trách nhiệm đầy đủ thường khó khăn trong những SME vì doanh nghiệp chỉ có vài nhân viên

Kiểm soát AIS là một vấn đề đối với SME bởi vì trong các doanh nghiệp này, quy trình và các thủ tục kiểm soát thường không được quy định chính thức Giải pháp thông thường là người quản lý cấp cao phải tham gia nhiều hơn vào việc kiểm soát Thông qua việc sử dụng thông tin hàng ngày của hệ thống, đối chiếu chúng với hiểu biết của mình về hoạt động của doanh nghiệp, người quản lý có thể phát hiện các sai phạm phát sinh trong hệ thống

1.3.3.1. Kiểm soát chung

Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo môi trường kiểm soát của doanh nghiệp được ổn định, vững mạnh

Mục đích thiết kế thủ tục kiểm soát chung là để đảm bảo độ tin cậy và trung thực của quá trình xử lý thông tin trong môi trường ứng dụng ERP Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động kiểm soát còn lại, và là nền tảng kiểm soát quan

trọng và tăng tính hữu hiệu cho các hoạt động kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung có các nhóm thủ tục kiểm soát quan trọng sau:

Phân chia chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ rõ ràng, đầy đủ

Trong môi trường ứng dụng ERP, doanh nghiệp cần phân chia chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ cho từng bộ phận, phòng ban và nhân viên một cách khoa học

để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, làm giảm khả năng sai số và sai phạm

Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện trên căn cứ khối lượng công việc, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của SME, mức độ phức tạp của nghiệp vụ

Cần tách biệt các chức năng sau: Phân tích, thiết kế hệ thống; Lập trình; Vận hành hệ thống máy tính; Phân quyền người thực hiện, nhập liệu nghiệp vụ; Quản lý thư viện dữ liệu AIS; Kiểm soát dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra

Kiểm soát truy cập hệ thống ERP

(i) Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý

Các thủ tục kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý nhằm đảm bảo an toàn cho máy tính, hạn chế thiệt hại vật chất cho máy tính, thiết bị phần cứng, đồng thời hạn chế truy cập hệ thống bất hợp pháp, hạn chế tiết lộ thông tin bí mật

Một số các thủ tục kiểm soát cần xác lập:

 Hạn chế tiếp cận tài sản: Máy tính, thiết bị phần cứng cần phải đặt trong phòng được khóa, bảo vệ, được giám sát sử dụng, người được cấp quyền mới được sử dụng; Có các thiết bị giám sát và cảnh báo; Giới hạn sử dụng các phương tiện có thể truy cập từ xa

 Huấn luyện đầy đủ cho người dùng bao gồm huấn luyện sử dụng, vận hành máy tính, phần mềm, cách phòng chống virus máy tính, nâng cao ý thức bảo vệ an toàn máy tính

 Sử dụng phần mềm và các giải pháp bảo mật, an ninh mạng máy tính

 Thông tin thường xuyên và đầy đủ về an ninh và tăng cường các hoạt động giám sát việc sử dụng máy tính

(ii) Kiểm soát truy cập

Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng, nhằm đảm bảo người dùng hợp pháp, tăng cường an ninh cho hệ thống và dữ liệu

Kiểm soát truy cập hệ thống là một nội dung quan trọng của công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP Bởi vì ERP sử dụng cơ sở dữ liệu chung và mang tính liên kết, nên việc truy cập trái phép, dữ liệu bị sửa đổi, đánh cắp thông tin, phá hủy hệ thống, dữ liệu và phần mềm sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp Do

đó, cần thiết lập các thủ tục kiểm soát truy cập hệ thống để người dùng chỉ được truy cập, sử dụng hệ thống, dữ liệu đã được cấp quyền

Sau đây là một số thủ tục kiểm soát truy cập hệ thống cơ bản:

 Các chính sách, quy định về bảo mật, về quyền truy cập phải được trình bày bằng văn bản, quy định và hướng dẫn cụ thể

 Phân quyền cho người dùng quyền truy cập, sử dụng hệ thống, dữ liệu:

 Xác định người dùng, xác định chương trình, chức năng hay dữ liệu được phép sử dụng hay truy cập Người dùng chỉ có thể truy cập đến hệ thống, dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đã được cấp quyền sử dụng

 Sử dụng các giải pháp bảo mật, nhận dạng người dùng

 Sử dụng mật khẩu và thay đổi mật khẩu trong một thời gian nhất định

 Sử dụng phương tiện nhận dạng cá nhân như thẻ từ, hay cũng có thể kết hợp giữa phương tiện nhận dạng cá nhân và mật khẩu

 Ngoài ra, còn có thủ tục kiểm soát nhận dạng đặc điểm sinh học như: nhận dạng dấu vân tay, giọng nói Các hệ thống này có tính bảo mật và an toàn cao Tuy nhiên chi phí cho hệ thống cũng rất lớn Do đó, thủ tục này thường không được các SME sử dụng

 Sau khi phân quyền truy cập, cần đánh giá và kiểm tra lại thủ tục kiểm soát truy cập hệ thống bằng cách sử dụng hộp lưu, lập ma trận kiểm soát truy cập để kiểm tra tính tương thích chức năng

Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

Mục tiêu của việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu Khi ứng dụng ERP, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các quy định bằng văn bản hướng dẫn cách thức lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu

Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:

(i) Kiểm soát trang thiết bị lưu trữ dữ liệu

Máy tính, các thiết bị phần cứng, thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén hay đĩa CD là thiết bị khá nhạy cảm, không đáp ứng tốt nếu mất ổn định của nguồn điện, nhiệt độ khắc nghiệt, bụi bẩn, độ ẩm cao, Do đó, trang thiết bị chứa và lưu trữ

dữ liệu cần được đảm bảo an toàn vật lý và môi trường vận hành an toàn

(ii) Kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu

Hàng ngày, hệ thống phải xử lý và cập nhật nhiều dữ liệu Do đó, ngoài việc lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy tính cũng cần có những lưu trữ đồng thời ở các thiết bị

khác như USB, đĩa CD, để hạn chế sự mất dữ liệu do các nguyên nhân khách quan hay chủ quan

 Các nhà quản lý cần ban hành các chính sách, thủ tục kiểm soát lưu trữ dữ liệu Những chính sách này phải mô tả phương pháp, thời gian sao lưu, quy trình sao lưu, phục hồi cũng như trách nhiệm, nhiệm vụ, các cá nhân có liên quan đến việc sao lưu, bảo dưỡng và phục hồi dữ liệu Tùy theo phương thức tổ chức xử lý dữ liệu mà doanh nghiệp lựa chọn giải pháp, phương thức sao lưu dự phòng phù hợp

 Tiến hành thực hiện các thủ tục sao lưu dự phòng các tập tin dữ liệu

 Thực hiện kiểm tra định kỳ hiệu quả của việc sao lưu dữ liệu bằng cách chuyển dữ liệu từ trạng thái lưu trữ sang trạng thái sử dụng chính thức để kiểm tra lại

dữ liệu còn vận hành được hay không

(iii) Kiểm soát truyền tải dữ liệu

Việc lưu trữ dữ liệu còn phụ thuộc vào đường truyền dữ liệu; cho nên cần phải kiểm tra thường xuyên đường truyền để đảm bảo đường truyền dữ liệu luôn ổn định, không bị nghẽn mạch giúp cho việc lưu trữ dữ liệu được diễn ra suôn sẻ

Trong quá trình truyền tải dữ liệu, có rất nhiều nguy cơ dẫn đến rủi ro Các doanh nghiệp phải giám sát thường xuyên mạng máy tính để phát hiện những điểm yếu về an ninh, tăng cường các thủ tục sao lưu dữ liệu

Kế hoạch phục hồi sau thiệt hại

Hoạt động của một doanh nghiệp có thể gặp phải các thiệt hại do cháy, nỗ, lũ lụt, động đất hay khủng bố gây ra Khi xảy ra những trường hợp này, AIS sẽ bị phá hủy Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch phục hồi sau thiệt hại nhằm đẳm bảo hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại hoặc những bất trắc xảy ra

Một số thủ tục kiểm soát:

 Xác định các ứng dụng phải có để hệ thống vận hành, trang bị phần cứng, thứ tự ưu tiên của các hoạt động phục hồi hệ thống

 Sao lưu dự phòng toàn bộ hệ thống, bao gồm cả dữ liệu và chương trình

 Xác định trách nhiệm cho một cá nhân hay một nhóm tiến hành các hoạt động phục hồi hệ thống bao gồm chuẩn bị địa điểm, mua sắm, cài đặt trang bị, cài đặt phần mềm, phục hồi và chuyển giao dữ liệu

 Lập và hoàn chỉnh tài liệu hướng dẫn về hệ thống, về phục hồi hệ thống sau thiệt hại Các tài liệu nên có nhiều phiên bản và cất giữ an toàn ở nhiều nơi khác nhau

 Mua bảo hiểm trang thiết bị

 Sử dụng dịch vụ sao lưu và phục hồi hệ thống

Chuẩn hóa các tài liệu hệ thống

Tài liệu là nguồn thông tin tốt nhất về các tính năng kiểm soát chương trình Tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét và đánh giá AIS Các tài liệu hệ thống này còn được sử dụng để cập nhật, bảo trì hoặc tái phát triển hệ thống

Tài liệu hệ thống bao gồm các nhóm sau:

 Tài liệu quản trị: Bao gồm các tài liệu mô tả các thủ tục, quy định của quá

trình xử lý dữ liệu, các thủ tục và quyền truy cập hệ thống

 Tài liệu ứng dụng: Bao gồm các tài liệu mô tả về hệ thống ứng dụng trong

AIS Các tài liệu này trình bày việc nhập liệu, các bước xử lý, kết xuất và các hướng dẫn sửa lỗi của mỗi hệ thống ứng dụng

 Tài liệu vận hành hệ thống: Bao gồm các yêu cầu về cấu hình phần cứng

danh sách, mô tả các tập tin chương trình, tập tin dữ liệu, các lưu ý về các nguy cơ dẫn đến lỗi chương trình và các hướng dẫn khắc phục các thiệt hại nếu có sự cố

Dấu vết kiểm toán

AIS trong điều kiện ứng dụng ERP phải hỗ trợ các thủ tục tạo ra các dấu vết kiểm toán Điều này đòi hỏi phần mềm phải được thiết kế sẵn các thủ tục này

 Không được xóa hay sửa số liệu trực tiếp trên hệ thống như là các số liệu đã ghi sổ, kết chuyển sau khi khóa kỳ kế toán

 Điều chỉnh số liệu kế toán phải tuân thủ theo các quy định: Phải nhập bút toán đảo, các bút toán ghi bổ sung, các bút toán ghi số âm

 Phần mềm hỗ trợ tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu vào một tập tin riêng Tập tin này phải được bảo mật tối đa, không được xóa hay sửa Người dùng có quyền cao nhất trong hệ thống cũng chỉ được quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tập tin này bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa

1.3.3.2. Kiểm soát ứng dụng (Kiểm soát chu trình nghiệp vụ)

Là các chính sách, biện pháp, hoạt động kiểm soát thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo quy trình nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác Ví dụ như: quy trình doanh thu, quy trình chi phí, chu trình sản xuất,…

Mục tiêu của kiểm soát ứng dụng là ngăn ngừa, phát hiện, hạn chế và sửa chữa sai sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ Ngoài ra kiểm soát ứng dụng còn nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng đối tượng sử dụng Kiểm soát ứng dụng bao gồm:

 Kiểm soát đầu vào: Kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu

 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

 Kiểm soát thông tin đầu ra

Các thủ tục kiểm soát quan trọng gồm: Tổ chức xét duyệt, xây dựng quy trình thực hiện, thiết lập kiểm soát cho từng màn hình nhập liệu, kiểm tra kết quả xử lý

Hoạt động kiểm soát ứng dụng được thực hiện thông qua các thủ tục kiểm soát được lập trình sẵn trên phần mềm và các thủ tục kiểm soát được thiết lập và thực hiện bên ngoài phần mềm bởi con người Do đó, cần có sự kết hợp hài hoà giữa các thủ tục này sao cho đạt được các mục tiêu kiểm soát ứng dụng đề ra

Chu trình doanh thu

(i) Mục tiêu kiểm soát

 Tất cả các nghiệp vụ đều được xét duyệt

 Các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng đắn

 Các nghiệp vụ ghi chép đều có thực

 Ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ hợp lệ

 Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

(ii) Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:

 Nhận đặt hàng của khách hàng

 Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng

 Lập hoá đơn và ghi nhận doanh thu

 Nhận tiền thanh toán

(iii) Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình doanh thu

Xem Phụ lục 1 Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình doanh thu

Chu trình chi phí

(i) Mục tiêu kiểm soát

 Kiểm soát nghiệp vụ: Kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí

 Tất cả các hoạt động đều được xét duyệt

 Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng nhà cung cấp, mặt hàng, giá mua

 Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

 Kiểm soát ghi nhận, xử lý thông tin

 Ghi chép, nhập liệu đầy đủ nội dung các hoạt động hợp lệ

 Ghi chép, nhập liệu chính xác các hoạt động

 Cập nhật thông tin đúng nhà cung cấp, hàng hóa

(ii) Các hoạt động kin tế tron c u tr n c p

 Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ

 Nhận hàng hay dịch vụ từ nhà cung cấp

 Nhận hóa đơn, ghi nhận nợ phải trả

 Doanh nghiệp thanh toán tiền cho nhà cung cấp

(iii) Một số hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí

Xem Phụ lục 2 Một số hoạt động kiểm soát trong Chu trình chi phí

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trên cơ sở tìm hiểu những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP và sự ảnh hưởng của hệ thống ERP đối với AIS, tác giả giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về việc kiểm soát AIS tại doanh nghiệp trong môi trường ứng dụng ERP

ERP có khả năng tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong doanh nghiêp, thông tin cung cấp liên tục và kịp thời, giới hạn không gian và thời gian không còn là rào cản lớn đối với doanh nghiệp Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mà ERP đem lại thì cũng còn các rủi ro ảnh hưởng đến tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của AIS Đề tài trình bày những thủ tục cơ bản để kiểm soát những rủi ro mới phát sinh do đặc điểm riêng của môi trường ứng dụng ERP, chủ yếu là hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM

SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI

DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ

CHÍ MINH

2.1 TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

2.1.1 Các tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa

Hiện nay ở các nước trên thế giới, khái niệm SME chỉ mang tính chất tương đối

về thời gian lẫn không gian Mỗi nước có những tiêu chí riêng để xác định quy mô SME, do đó quy mô SME ở các nước có thể khác nhau

Theo quan niệm của Ngân hàng thế giới (WB), SME là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé về phương diện vốn, lao động, doanh thu SME có thể chia thành ba loại Cũng căn cứ vào quy mô đó là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa Trong đó, doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có số lượng lao động dưới 10 người; doanh nghiệp nhỏ có số lượng lao động từ 10 đến dưới 50 người, còn doanh nghiệp vừa có số lượng lao động từ 50 đến 300 người

Theo quan niệm Việt Nam, Nghị định số 90/2001/NĐ-CP ban hành ngày 23 tháng 01 năm 2001 xác định SME là cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng hoặc có số lao động trung bình hàng năm không quá 300 người Như vậy, theo quan niệm của Việt Nam SME là tập họp những doanh nghiệp không phân biệt lĩnh vực kinh doanh, các doanh nghiệp có số vốn đăng ký dưới 10 tỷ đồng hoặc số lượng lao động trung bình hàng năm dưới 300 người được coi là SME và không có tiêu chí xác định cụ thể chi tiết doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa

Ngoài ra, theo Nghị định 56/2009/ NĐ-CP ngày 30/6/2009 về việc trợ giúp phát triển SME, tại điều 3 của Nghị định này định nghĩa như sau: “Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh, đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc

số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên)”

Bảng 2.1: Tiêu thức phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa

Quy mô Khu vực

Tổng nguồn vốn

(tỷ đồng)

Số lao động

(người)

Tổng nguồn vốn

(tỷ đồng)

Số lao động

(người)

I Nông, lâm nghiệp và thủy sản < = 20 10  200 20  100 200  300

II Công nghiệp và xây dựng < = 20 10  200 20  100 200  300 III Thương mại và dịch vụ < = 10 10  50 10  50 50  100

Đối tượng áp dụng Nghị định này áp dụng đối với các SME bao gồm: Các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp; Các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Nhà nước; Các Hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã; Các Hộ kinh doanh cá thể đăng ký theo Nghị định số 02/2000/ NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2000 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh

2.1.2 Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế

SME đang góp phần làm năng động nền kinh tế và đảm bảo an sinh xã hội Trong nền kinh tế thị trường, và bước vào thời kỳ hội nhập của nền kinh tế quốc tế hiện nay, các SME có vai trò quan trọng đối với sự tăng trưởng của nền kinh tế, ổn định kinh tế, chính trị và xã hội ở cả thành thị và nông thôn, trên khắp các vùng, miền của đất nước, phát huy các nguồn nội lực đa dạng, tài năng kinh doanh, tiền vốn, tài nguyên, lao động… tận dụng mọi cơ hội để phát triển, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa đất nước Những vai trò quan trọng của SME được tổng hợp

cụ thể như sau:8

 Tạo được nhiều việc làm cho người lao động, góp phần xóa đói giảm nghèo

 Đóng góp vào tăng trưởng của tổng sản phẩm trong nước (GDP) Ở Việt Nam, SME ngày càng khẳng định rõ vị thế và vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của nền kinh tế Việt Nam Đến nay, loại hình doanh nghiệp này đã phát triển rộng khắp tại tất cả các vùng miền trong cả nước và tham gia vào hầu hết các ngành nghề trong nền kinh tế quốc dân Trong năm 2011, cả nước hiện có trên 500.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa, chiếm tới 98% số lượng doanh nghiệp với số vốn đăng ký lên gần 2.313.857 tỷ đồng (tương đương 121 tỷ USD) Ngoài ra, cả nước còn có khoảng 3 triệu hộ kinh doanh thương mại Doanh nghiệp vừa có số vốn từ 20 - 100 tỷ đồng (tương đương 1 - 5 triệu USD) sử dụng cao nhất 300 lao động; còn doanh nghiệp nhỏ chỉ có vốn nhiều nhất 20 tỷ đồng, sử dụng nhiều nhất 200 lao động… Dù vậy, các

8 Viện nghiên cứu kinh tế phát triển, (2008- 2009), DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VÀ VẤN ĐỀ TÀI TRỢ TÍN

DỤNG MỘT NGHIÊN CỨU THỰC NGHIỆM TẠI KHU VỰC TP.HCM 2008- 2009

SME, đặc biệt ở khu vực tư nhân có hiệu quả đầu tư khá cao so với các khu vực khác Các SME đóng góp hơn 40% GDP cả nước Nếu tính cả 133.000 HTX, trang trại và các hộ kinh doanh cá thể thì khu vực này đóng góp vào tăng trưởng tới 60% GDP Hiện các doanh nghiệp này sử dụng trên 50% lao động xã hội Vì thế, đóng góp của SME vào tổng sản lượng và tạo việc làm là rất đáng kể

 Góp phần thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế, cơ cấu lao động và phân công lao động giữa các vùng - địa phương: Xuất phát từ nền kinh tế nông nghiệp yếu kém, sự phát triển của SME đã góp phần đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động trong nước, thu hút được ngày càng nhiều lao động ở nông thôn cũng như một số lượng lớn lao động bắt đầu tham gia vào thị trường việc làm, lược lượng lao động này chủ yếu tập trung vào các ngành phi nông nghiệp, công nghiệp và đã giúp chuyển đổi cơ cấu kinh tế địa phương, cơ cấu ngành, cơ cấu các thành phần kinh tế, góp phần chuyển dịch cơ cấu chung kinh tế đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa

 Góp phần đào tạo lực lượng lao động cơ động, linh hoạt và có chất lượng: Các SME đã tham gia góp phần vào công việc đào tạo, nâng cao tay nghề cho người lao động và phát triển nguồn nhân lực, một bộ phận lớn lao động trong nông nghiệp và

số lao động bắt đầu tham gia vào thị trường việc làm đã được thu hút vào các SME và

đã dần thích ứng với nề nếp tác phong công nghiệp và một số ngành dịch vụ liên quan

 Góp phần tạo môi trường kinh doanh, tự do cạnh tranh và giảm độc quyền, đẩy nhanh tiến trình hội nhập quốc tế

 Phát huy tiềm lực trong nước trong điều kiện nền kinh tế có xuất phát điểm với nguồn vốn thấp, trình độ khoa học kỹ thuật lạc hậu, kỹ năng lao động còn yếu,…

 Góp phần tạo lập sự phát triển cân bằng giữa các vùng, miền trong một quốc gia Với sự tạo lập dễ dàng, SME có thể phát triển rộng rãi ở mọi vùng lãnh thổ và tạo

ra những sản phẩm phong phú, đa dạng, đồng thời tạo ra sự phát triển cân bằng giữa các vùng trong mỗi nước, góp phần tích cực trong khâu phân phối hàng hóa bảo đảm nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội và bình ổn giá cả giữa các vùng và các địa phương

Ở những nước khác như nước Mỹ, SME cũng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Điều này thể hiện ở con số 40% GDP của nước Mỹ là nhờ sự đóng góp của các doanh nghiệp thuộc khu vực này Những doanh nghiệp lớn như Boeing hay Microsoft cũng không thể hoạt động đơn lẻ mà phải có sự hợp tác với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.9

9 Nguồn: http://www.vnexpress.net/Vietnam/Kinh-doanh/Duong-vao-WTO/2005/12/3B9E4DFB/

Ở mỗi nền kinh tế quốc gia hay lãnh thổ, các SME có thể giữ những vai trò với mức độ khác nhau, song nhìn chung doanh nghiệp nhỏ và vừa luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế

2.1.3 Công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

2.1.3.1. Đặc điểm công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

SME có những đặc điểm sau:

 Chủ SME thường là một hoặc một vài cá nhân

 Phạm vi hoạt động của doanh nghiệp hẹp và chỉ kinh doanh một hoặc một

số mặt hàng nhất định, vì vậy không thể chi phối toàn bộ thị trường hàng hoá

 Tổ chức công tác kế toán đơn giản, bộ máy kế toán chỉ có một vài nhân viên (nhiều doanh nghiệp chỉ có một người làm kế toán)

Hạn chế trong hệ thống kế toán SME. 10

Bộ máy kế toán của các SME được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa

có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh Vì vậy, trong bộ máy của SME chưa có bộ phận kế toán quản trị

Trình độ về công nghệ thông tin của kế toán trong các SME chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập,

xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin còn nhiều hạn chế Có rất ít chủ doanh nghiệp đã qua trường lớp đào tạo Do đó, chủ SME chưa đủ trình độ chuyên môn để xây dựng một hệ thống quản lý xuyên suốt từ cấp quản lý đến cấp thực hiện dẫn đến tổ chức công việc bị trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau, tốn kém chi phí nhưng không hiệu quả

Bên cạnh đó, nhiều SME chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiêp vụ cũng như yêu cầu quản lý Một số chứng từ kế toán còn chưa đảm bảo đầy

đủ tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đầy

đủ các chứng từ, (không được duyệt, thiếu nội dung,…) ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính Đặc biệt, quá trình luân chuyển chứng từ còn yếu Khi số liệu không rõ ràng mạch lạc, tẩy xoá số liệu không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định

SME chưa quan tâm đến tính trung thực (chất lượng) của báo cáo tài chính Các doanh nghiệp đều muốn áp dụng những phương pháp tính toán và hạch toán đơn giản

10 TH.S NGUYỄN HỮU HOẢN_Cao đẳng Tài nguyên và môi trường Hà Nội, web Tạp chí Kế toán

để xử lý số liệu kế toán, mà chưa để ý đến sự thay đổi hàng ngày của thị trường để vận dụng các phương pháp hạch toán và tính toán cho phù hợp với tình hình thực tế Với những doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán thì việc ghi chép rất chính xác và đúng quy định nhưng thông tin kế toán không đáp ứng tính kịp thời do thông thường, các kế toán dạng này chỉ nhận chứng từ vào cuối ngày hoặc cuối tháng để tổng hợp Do vậy, báo cáo tài chính của các doanh nghiệp này hầu như không đáp ứng được thông tin như công nợ, tồn kho…Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc không có thông tin sẽ dẫn đến việc giám đốc đưa ra những quyết định thiếu chính xác, sai lầm

2.1.3.2. Đối tượng sử dụng và nhu cầu thông tin kế toán

Việc xác định người sử dụng thông tin là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì báo cáo được lập ra nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng thông tin

Đối với SME, người sử dụng thông tin thường chỉ giới hạn ở hai đối tượng là nhà quản lý và cơ quan thuế Để phục vụ cho hai đối tượng sử dụng thông tin trên, hệ thống kế toán của SME thường đơn giản, các báo cáo tài chính thường không phức tạp, ít chỉ tiêu

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và cần mở rộng quy mô thì nhu cầu về vốn ngày càng cao Lúc này, các báo cáo đơn giản không thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu huy động vốn từ các chủ nợ hoặc nhà đầu tư bên ngoài Khi đó, doanh nghiệp buộc phải xây dựng một hệ thống kế toán mới mà có thể lập được các báo cáo tài chính cung cấp nhiều thông tin hơn nhằm đáp ứng được nhu cầu đa dạng của các đối tượng sử dụng thông tin này

2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU

VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.2.1 Tình hình chung về ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh

Năm 2011, Cục Thống kê TP HCM tiến hành điều tra tình hình ứng dụng CNTT và thương mại điện tử trên địa bàn TP.HCM, thời điểm cung cấp thông tin là cuối năm 2010 Tổng số doanh nghiệp tham gia điều tra là 12.852, trong đó có 2.441 doanh nghiệp quy mô lớn (19%) và 10.411 doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (81%) Theo kết quả điều tra của Cục Thống kê TP.HCM, phần mềm ERP có ít SME

sử dụng nhất, chỉ có 4%

(Nguồn: Bộ Côn t ươn _Cục t ươn mạ đ ện tử và CNTT- Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011)

Hình 2.1: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME năm 2011

(Nguồn: Bộ Côn t ươn _Cục t ươn mạ đ ện tử và CNTT- Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011)

Riêng tại Tp Hồ Chí Minh có 83% doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm trong hoạt động sản xuất kinh doanh Trong đó, tỷ lệ các SME sử dụng ERP là 6%

SME ở Việt Nam đang phát triển rất mạnh về số lƣợng, nhƣng hiệu quả kinh doanh và quy trình hoạt động vẫn còn nhiều hạn chế Do đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động

 Khó khăn về tài chính

Tuy nhiên, quy mô vốn của các doanh nghiệp này thường nhỏ, hạn chế nên các doanh nghiệp này thường gặp phải khó khăn trong vấn đề tài chính khi đầu tư cho các giải pháp công nghệ thông tin Sự hạn chế về khả năng tài chính luôn đặt SME đứng trước sự chọn lựa xem vấn đề nào cần ưu tiên, giải quyết trước Việc đầu tư cho việc ứng dụng ERP luôn bị xếp hàng thứ yếu

 Sự thiếu kinh nghiệm về ứng dụng ERP

Ứng dụng ERP vào các SME mới được chú trọng những năm gần đây Nhìn chung thì các SME Việt Nam vẫn mới ở giai đoạn bắt đầu triển khai các giải pháp này, kiến thức của các nhân viên về ứng dụng này chưa cao, và các SME cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong triển khai ERP

Tại Việt Nam, từ khi ERP bắt đầu được chú trọng đưa vào ứng dụng tới nay, các doanh nghiệp triển khai ERP hầu hết là các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực lớn về tài chính và nhân sự, chưa có nhiều SME triển khai và ứng dụng thành công, do đó chưa tạo ra được những “mô hình”, đúc kết kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác

 Nhận thức và trình độ quản lý của nhà quản lý

Một số nhà quản lý chỉ thấy khoảng chi phí phần mềm và dịch vụ phải bỏ ra khi ứng dụng ERP, chứ chưa thấy được những lợi ích do ERP mang lại

Ngoài ra, SME cho rằng quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, mà ERP thì chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, và việc ứng dụng ERP quá phức tạp

Hơn thế nữa, chủ doanh nghiệp còn cho rằng hệ thống ERP chưa phải là tác nhân chủ chốt trong hoạt động kinh doanh, SME vẫn có thể hoạt động hiệu quả mà không cần ứng dụng ERP

SME Việt Nam không hiểu rõ về ERP, trình độ quản lý và các quy trình hoạt động của các doanh nghiệp ở Việt nam hiện nay còn nhiều hạn chế, nên khi áp dụng ERP, các doanh nghiệp có thể sẽ chưa vận dụng hết các ứng dụng của hệ thống, gây ra

sự giảm thiểu trong hiệu quả ứng dụng và lãng phí vốn đầu tư của doanh nghiệp

 Bất lợi đến từ nhà cung cấp, nhà tư vấn

Một nguyên nhân quan trọng là thiếu hụt nguồn nhân lực triển khai, tư vấn giải pháp ERP có kiến thức, có kinh nghiệm Phần lớn trình độ nhân viên tư vấn triển khai còn rất thấp, thiếu kiến thức, không có kinh nghiệm, chưa thể hiểu được quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

Khi triển khai ERP vào doanh nghiệp, các nhân viên tư vấn chỉ chú trọng đến đào tạo người sử dụng về cách thức sử dụng, cách nhập liệu vào phần mềm mà không được đào tạo những kiến thức về ERP, những thay đổi trong quy trình làm việc, những

điểm mới khi sử dụng hệ thống ERP Do đó, khi có những phát sinh những lỗi trong quá trình sử dụng, người sử dụng không thể xử lý được, và yêu cầu bên cung cấp sửa chữa lỗi bằng cách chỉnh sửa lại phần mềm giống như những gì người sử dụng đang làm hoặc những gì mà phần mềm đang sử dụng có

2.2.2 Khảo sát tình hình hoạt động kiểm soát chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.2.1. Đối tượng và phương pháp khảo sát

Để hiểu rõ hơn và đánh giá thực trạng kiểm soát AIS trong môi trường ứng dụng ERP tại SME ở TP.HCM, tác giả đã tiến hành chọn 15 doanh nghiệp nhỏ và vừa

đã và đang ứng dụng ERP trên địa bàn TP.HCM là đối tượng khảo sát và gửi bảng hỏi bằng thư điện tử Tác giả lựa chọn các doanh nghiệp SME tại thành phố Hồ Chí Minh

vì nơi đây tập trung nhiều loại hình doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, có thể đại diện mẫu

Trong đó có:

 9 doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn; chiếm 60%

 4 doanh nghiệp cổ phần; chiếm 26.67%

 2 doanh nghiệp thuộc loại hình khác; chiếm 13.33%

Tham khảo Phụ lục 3 Danh sách các doanh nghiệp khảo sát

Từ kết quả khảo sát, tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng, kết hợp giữa thực tế

và lý thuyết trên cơ sở từ báo cáo COSO, SOX 404, COBIT để đưa ra những nhận xét, đánh giá, phân tích và các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề đã đề cập trong mục tiêu nghiên cứu của đề tài Bảng hỏi được thiết kế dựa trên cơ sở báo cáo COSO dành cho SME Nội dung bảng hỏi là tập trung chủ yếu vào hoạt động kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại SME đã và đang ứng dụng ERP và bảng hỏi được trả lời trực tiếp bởi các bộ phận, phòng ban và nhân viên tham gia triển khai ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP.HCM

Tiếp theo dưới đây là phần chi tiết khảo sát về các vấn đề liên quan đến các hoạt động kiểm soát AIS tại SME trong môi trường ứng dụng ERP

2.2.2.2. Kiểm soát chung

Bảng 2.3: Kiểm soát phân chia chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ

(%)

Q1.1.1 Có văn bản về quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận,

Q1.1.2 Có các văn bản, các quy định cụ thể và có hướng dẫn thực 2 13%

CÂU HỎI Có Tỷ trọng

(%)

hiện an toàn dữ liệu không?

Q1.1.3

Có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên, cụ thể hóa

nhiệm vụ, bao gồm các thủ tục kiểm soát có liên quan đến

trách nhiệm không?

Q1.1.4 Nhân viên trong doanh nghiệp có kiểm tra và giám sát lẫn

nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau không? 3 20% Q1.1.5 Có phân quyền người dùng theo phân hệ (vd: phân hệ mua

(Nguồn: Theo thống kê của tác giả)

 Kết quả thu thập được từ bảng hỏi khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều quan tâm đến độ chính xác và an toàn dữ liệu, thông tin kế toán khi ứng dụng ERP Nhận thức về gian lận, sai sót trong AIS khi ứng dụng ERP sẽ giúp cho SME có biện pháp hữu hiệu để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy Tuy nhiên, chỉ có 20% SME nhận biết được các rủi ro hệ thống thông tin

kế toán khi ứng dụng ERP

 Kết quả trả lời từ các doanh nghiệp được khảo sát cho thấy có rất ít SME thực hiện việc ủy quyền và phân chia trách nhiệm

 Gần 80% các doanh nghiệp trả lời các nhiệm vụ giữa các phòng ban bị trùng lắp, tuy nhiên đã có sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm, nhất là việc phân chia trách nhiệm xử lý và thực hiện công tác kế toán của nhân viên kế toán chưa được rõ ràng Phần lớn các doanh nghiệp đều để cho nhân viên mình kiêm nhiệm giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

 Theo khảo sát hơn 80% SME có phân chia nhiệm Tuy nhiên chỉ có khoảng 13% SME là có các văn bản, các quy định cụ thể và có hướng dẫn thực hiện đảm bảo

an toàn dữ liệu, thông tin và yêu cầu về kiểm soát, có bảng mô tả công việc cụ thể trong điều kiện ứng dụng ERP

Bảng 2.4: Kiểm soát truy cập hệ thống ERP

Tỷ trọng (%)

Q1.2.1

Có hạn chế đối tượng tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý?

(thông qua nhân viên bảo vệ, khóa địa điểm, có trang thiết

bị nhận dạng vân tay hay thẻ từ khi ra vào khu vực làm

việc,…)?