Xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh

Luận văn “Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh dịch vụ và xuất nhập khẩu quận 1” của Đinh Thị Phương Vy 2007 cũng đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thốn

-

Trần Thị Thanh Huyền

XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH

XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2013

-

Trần Thị Thanh Huyền

XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH

XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS ĐOÀN NGỌC QUẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn Thạc sỹ Kinh Tế “Xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh” là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi dưới sự cố vấn của Tiến sỹ Đoàn Ngọc Quế

Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào trong bất

kỳ công trình nào khác Tất cả các nguồn tài liệu tham khảo đã được công bố đầy đủ

Trần Thị Thanh Huyền

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Các nội dung về dự toán 5

1.1.1 Khái niệm về dự toán 5

1.1.2 Vai trò của dự toán 5

1.1.3 Phân loại dự toán 8

1.1.3.1 Phân loại theo chức năng 8

1.1.3.2 Phân loại theo phương pháp lập 12

1.1.3.3 Phân loại theo mức độ phân tích 13

1.1.4 Quy trình lập dự toán 15

1.1.4.1 Giai đoạn chuẩn bị 15

1.1.4.2 Giai đoạn soạn thảo 16

1.1.4.3 Giai đoạn theo dõi và quản lý 16

1.2 Kỹ thuật phân tích trong lập dự toán 17

1.2.1 Phân tích chí phí cố định và biến đổi 17

1.2.2 Kỹ thuật dự báo 21

1.2.3 Đường cong kinh nghiệm 23

1.3 Kỹ thuật lập dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động 24

1.3.1 Khái niệm về dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity based Budgeting) 24

1.3.2 Các nguyên tắc liên quan đến ABB 25

1.3.3 Các ưu điểm và nhược điểm của ABB 26

1.3.4 Các bước liên quan đến việc lập TABB 27

 Bước 1 – Xem xét toàn bộ chi phí như là biến phí 27

 Bước 2 – Xác định các hoạt động tại doanh nghiệp 28

 Bước 3 – Ước tính chi phí nguồn lực định mức theo thời gian 28

 Bước 4 – Tính toán thời gian của từng nguồn lực – hoạt động phục vụ cho từng sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng 28

 Bước 5 – Tính toán tổng chi phí dự toán 29

 Bước 6 – Đánh giá nhu cầu nguồn lực tại doanh nghiệp 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 30

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI GILIMEX 31

2.1 Tổng quan về GILIMEX 31

2.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển 31

 Lịch sử ra đời 31

 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 31

 Định hướng phát triển 32

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 32

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán quản trị tại GILIMEX 33

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 33

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán quản trị 34

2.2.2.1 Chức năng 34

2.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 35

2.3 Thực trạng về việc áp dụng hệ thống dự toán tại GILIMEX 36

2.3.1 Phương pháp lập dự toán và mô hình dự toán áp dụng tại GILIMEX 36

2.3.2 Quá trình lập dự toán 38

2.3.3 Định mức chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC 40

2.3.4 Các dự toán đã xây dựng được tại GILIMEX 44

2.3.4.1 Dự toán tiêu thụ 45

2.3.4.2 Dự toán sản xuất 47

2.3.4.3 Dự toán chi phí NVLTT và dự toán mua NVLTT 48

2.3.4.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 50

2.3.4.5 Dự toán chi phí sản xuất chung 51

2.3.4.6 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán 52

2.3.4.7 Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 55

2.3.4.8 Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 55

2.3.4.9 Dự toán tiền 56

2.3.4.10 Dự toán bảng cân đối kế toán 58

2.4 Đánh giá về ưu, nhược điểm của hệ thống dự toán đang tồn tại 60

2.4.1 Ưu điểm 60

2.4.2 Những vấn đề còn tồn tại 60

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 63

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG TẠI GILIMEX 64

3.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại công ty GILIMEX 64

3.1.1 Phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị 64

3.1.2 Phân bổ nguồn lực hợp lý 65

3.1.3 Gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp 66

3.2 Hoàn thiện Dự toán tiêu thụ và cập nhật Dự toán sản xuất 66

3.2.1 Dự toán tiêu thụ 67

3.2.1.1 Nguyên nhân lựa chọn mô hình mới 67

3.2.1.2 Áp dụng mô hình mới 67

3.2.2 Cập nhật dự toán sản xuất 70

3.3 Xây dựng dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động 71

3.3.1 Dự toán chi phí NVLTT và dự toán mua NVLTT 71

3.3.2 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 73

3.3.3 Dự toán chi phí sản xuất chung 73

3.3.3.1 Xác định các hoạt động 74

3.3.3.2 Xác định chi phí nguồn lực định mức 75

3.3.3.3 Xác định thời gian và chi phí đơn vị từng nguồn lực – hoạt động định mức từng sản phẩm 76

3.3.3.4 Xác định chi phí sản xuất chung dự toán 80

3.3.3.5.Đánh giá việc sử dụng các nguồn lực 81

3.3.4.Cập nhật Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán 82

3.3.5 Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 84

3.4 Cập nhật các dự toán tổng hợp 85

3.4.1 Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 85

3.4.2 Dự toán tiền 85

3.4.3 Dự toán bảng cân đối kế toán 86

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 88

KẾT LUẬN LUẬN VĂN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Tên đầy đủ tiếng Anh Tên đầy đủ tiếng Việt

Hiệp định đối tác chiến lược xuyên Thái Bình Dương

doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Doanh số qua các năm 2008-2012 (Đvt: đồng) 21

Bảng 2.1 Chi tiết định mức giá của nguyên vật liệu cấu thành sp Túi vải nhẹ 40

Bảng 2.2 Định mức tiêu hao NVLTT của sp Túi vải nhẹ 41

Bảng 2.3 Định mức giá một giây lao động sp Túi vải nhẹ (Đvt: đồng) 42

Bảng 2.4 Thời gian cắt may sp Túi vải nhẹ (Đvt: giây) 42

Bảng 2.5 Bảng định mức biến phí SXC sp Túi vải nhẹ 43

Bảng 2.6 Định mức biến phí cho sp Túi vải nhẹ 43

Bảng 2.7 Định mức biến phí của tất cả các sản phẩm (Đvt: đồng) 44

Bảng 2.8 Dự toán số lượng tiêu thụ các mặt hàng theo từng quý 2014 (Đvt: sp) 46

Bảng 2.9 Dự toán doanh thu các mặt hàng theo từng quý năm 2014 (Đvt: đồng) 47

Bảng 2.10 Dự toán sản xuất từng quý 2014 (Đvt: sp) 48

Bảng 2.11 Dự toán chi phí NVLTT năm 2014 (Đvt: đồng) 49

Bảng 2.12 Dự toán giá trị NVLTT mua trong năm 2014 (Đvt: đồng) 50

Bảng 2.13 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 2014 (Đvt: đồng) 51

Bảng 2.14 Dự toán chi phí sản xuất chung khả biến 2014 (Đvt: đồng) 51

Bảng 2.15 Dự toán chi phí sản xuất chung tổng hợp 52

Bảng 2.16 Tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh (Đvt: đồng) 52

Bảng 2.17 Giá thành định mức đơn vị từng sản phẩm 53

Bảng 2.18 Dự toán giá vốn hàng bán 2014 (Đvt: đồng) 53

Bảng 2.19 Dự toán thành phẩm cuối kỳ 2014 (Đvt: đồng) 54

Bảng 2.20 Dự toán thành phẩm cuối kỳ 2014 điều chỉnh (Đvt: đồng) 54

Bảng 2.21 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (Đvt: đồng) 55

Bảng 2.22 Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Đvt: đồng) 56

Bảng 2.23 Dự toán thu tiền 2014 (Đvt: đồng) [1] 57

Bảng 2.24 Dự toán tiền 2014 (Đvt: đồng) 58

Bảng 2.25 Dự toán bảng cân đối kế toán 2014 (Đvt: đồng) 59

Bảng 3.1 Số lượng túi đeo chéo qua các năm 68

Bảng 3.2 Kết quả dự báo số lượng tiêu thụ túi đeo chéo 69

Bảng 3.3 Số lượng tiêu thụ các mặt hàng theo từng quý 2014 (Đvt: sp) 69

Bảng 3.4 Dự toán doanh thu từng quý năm 2014 (Đvt: đồng) 70

Bảng 3.5 Dự toán sản xuất từng quý 2014 (Đvt: sp) 70

Bảng 3.6 Dự toán chi phí NVLTT năm 2014 (Đvt: đồng) 71

Bảng 3.7 Dự toán giá trị NVLTT mua trong năm 2014 (Đvt: đồng) 72

Bảng 3.8 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp 2014(Đvt: đồng) 73

Bảng 3.9 Chi phí cho một đơn vị nguồn lực trên một đơn vị thời gian (đ/s) 76

Bảng 3.10 Thời gian tiếp nhận nguyên phụ liệu cho từng loại sản phẩm (Đvt: giây) 77

Bảng 3.11 Thời gian tiếp chuyển nguyên phụ liệu cho sản xuất của từng loại sản phẩm (Đvt: giây) 77

Bảng 3.12 Dự toán chi phí sản xuất chung tổng hợp (Đvt: đồng) 80

Bảng 3.13 Dự toán chi phí sản xuất chung tổng hợp (Đvt: đồng) 81

Bảng 3.14 Giá thành đơn vị định mức 82

Bảng 3.15 Dự toán giá vốn hàng bán (Đvt: đồng) 83

Bảng 3.16 Dự toán tồn kho cuối kỳ2014(Đvt: đồng) 83

Bảng 3.17 Dự toán tồn kho cuối kỳ điều chỉnh 2014(Đvt: đồng) 84

Bảng 3.18 Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp(Đvt: đồng) 84

Bảng 3.19 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Đvt: đồng) 85

Bảng 3.20 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Đvt: đồng) 85

Bảng 3.21 Dự toán thu tiền 2014 (Đvt: đồng) 85

Bảng 3.22 Dự toán tiền (Đvt: đồng) 86

Bảng 3.23 Dự toán bảng cân đối kế toán (Đvt: đồng) 87

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỔ THỊ

Hình 1.1 Chuỗi thời gian thể hiện số lượng khách hàng 20X0-20X3 23

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 33

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 34

Hình 2.3 Mô hình thông tin từ dưới lên 37

Hình 2.4 Các dự toán mà Công ty đã xây dựng 45

Hình 3.1 Cơ chế hoạt động của dự toán 64

Hình 3.2 Số lượng túi đeo chéo quá khứ 68

Hình 3.3 Ước lượng yếu tố xu thế 68

Hình 3.4 Dự báo số lượng tiêu thụ 69

Hình 3.5 Các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất sp 74

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Từ nhiều năm qua, ngành dệt may luôn là ngành có kim ngạch xuất khẩu chủ lực của Việt Nam chủ yếu theo hình thức gia công cho nước ngoài hoặc sản xuất hàng từ nguyên liệu nhập khẩu Hiệp định đối tác chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP) đang trong vòng đàm phán cuối cùng, dự kiến sẽ hoàn tất vào cuối năm 2013 đã đặt ra nhiều cơ hội và thách thức cho ngành dệt may Việt Nam Chính vì vậy, hướng phát triển của ngành dệt may trong những năm sắp tới ngoài việc tập trung vào việc giải quyết vấn đề quy mô và công suất còn phải tập trung vào việc gia tăng giá trị cho từng sản phẩm

Trong bối cảnh cạnh đấy, việc lập dự toán cũng trở thành một phần trong công tác chuẩn bị cho TPP với vai trò dự báo tình hình hoạt động, tình hình sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp Do đó, công tác dự toán phải đảm bảo tính liên tục, hợp lý, phục vụ tốt cho lên kế hoạch và kiểm soát nguồn lực của doanh nghiệp

Với vai trò là trung tâm cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp, kế toán quản trị tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh (GILIMEX) là bộ phận kết nối dữ liệu được cung cấp từ các bộ phận, lập dự toán tổng hợp và chuyển tải các thông tin kế toán quản trị liên quan

Tuy nhiên, hiện nay việc tổ chức vận dụng hệ thống dự toán tại GILIMEX vẫn còn mang tính truyền thống, chưa hướng đến giá trị thực của từng ngành hàng, từng hoạt động và từng sản phẩm Tác giả đã tìm hiểu thực trạng và nguyên nhân khiến doanh nghiệp chưa thể vận dụng được kế toán quản trị một cách bài bản và tối ưu trong công tác dự toán Từ đó, đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống dự toán phù hợp hơn với môi

trường cạnh tranh gay gắt trong giai đoạn hiện tại, cụ thể đi sâu vào vấn đề xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động

2 Các công trình nghiên cứu có liên quan đã công bố

Vấn đề dự toán đã được đề cập rất nhiều trong các luận văn Thạc sỹ tại Việt Nam Các công trình nghiên cứu tập trung ở việc lập và hoàn thiện dự toán truyền thống tại các công ty thông qua việc hoàn thiện quy trình và phân công công việc hoặc các công trình đưa ra các giải pháp chung như hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị tại một doanh nghiệp, trong đó bao gồm việc hoàn thiện

hệ thống dự toán Cụ thể, luận văn “Hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại Công ty phân bón miền Nam” của tác giả Nguyễn Bích Liên (2007) cũng đã đề cập đến dự toán như là một thành phần của hệ thống kế toán quản trị và đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán truyền thống bằng cách hoàn thiện quy trình và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự toán

Luận văn “Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh dịch vụ và xuất nhập khẩu quận 1” của Đinh Thị Phương Vy (2007) cũng đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán như một phần trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị tại doanh nghiệp bằng việc áp dụng các nguyên tắc để xây dựng dự toán như: linh hoạt, liên tục và nhất quán việc tuân thủ quy trình dự toán

Luận văn “Vận dụng kế toán quản trị vào các trường chuyên nghiệp” của Dương Thị Cẩm Vân (2007) đã tiếp cận dự toán như là một nội dung mới của kế toán quản trị cần phải vận dụng tại các trường học chuyên nghiệp

Một số ít các đề tại đề cập chi tiết hơn về công tác dự toán như luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh “Hoàn thiện công tác lập dự toán tại viễn thông Quảng Nam” của tác giả Nguyễn Thị Cúc (2011) đã tiếp cận việc hoàn thiện dự toán theo hướng hoàn thiện mô hình, quy trình và các dự toán có liên quan, đồng thời hoàn thiện hệ thống đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý

Tóm lại, các công trình nghiên cứu trong nước đã đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống dự toán truyền thống với việc thực hiện đúng và đầy đủ các nguyên tắc lập dự toán, chưa đi sâu vào việc xây dựng một giải pháp hướng đến việc xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu cốt lõi của luận văn là tập trung xây dựng hệ thống

dự toán trên cơ sở hoạt động, ứng dụng tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh Vì vậy, luận văn sẽ tập trung vào các mục tiêu nghiên cứu như sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến hệ thống dự toán bao gồm: các loại

dự toán, các kỹ thuật phân tích trong dự toán và lập dự toán chi phí trên cơ

4 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả đã tiến hành thu thập các tài liệu liên quan đến lý thuyết về dự

toán và dữ liệu về thực trạng của hệ thống dự toán tại doanh nghiệp Trên cơ sở

đó, tác giả đã tiến hành phân tích dữ liệu thực tế nhằm đánh giá về mô hình dự

toán doanh nghiệp đang áp dụng và phương pháp cũng như kỹ thuật dự báo phù

hợp với thực trạng của doanh nghiệp Cuối cùng, tác giả đã tổng kết dữ liệu và

mô tả dữ liệu bằng số liệu, đồ thị và bảng biểu để thiết lập hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty, đi từ dự toán bộ phận đến dự toán tổng hợp

5 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Nghiên cứu hệ thống dự toán tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh, tập trung vào các bước lập dự toán, phương pháp lập dự toán, các dự toán đã lập, và tập trung nghiên cứu ở nhà máy chuyên may các sản phẩm hàng gia dụng để ứng dụng phương pháp lập dự toán trên cơ sở hoạt động vào thực tiễn doanh nghiệp

Về thời gian: Dữ liệu dùng để thực hiện luận văn được thu thập từ dữ liệu năm 2013 và các số liệu dự báo ước tính trong năm 2014

6 Bố cục luận văn:

Luận văn bao gồm 84 trang, với các chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống dự toán trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng về hệ thống dự toán tại GILIMEX Chương 3: Các giải pháp nhằm xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại GILIMEX

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Các nội dung về dự toán

1.1.1 Khái niệm về dự toán

Nhiều học giả trên thế giới định nghĩa về hệ thống dự toán như sau:

Hệ thống dự toán được xem là hệ thống lập kế hoạch, sử dụng, phân bổ và kiểm soát nguồn lực của doanh nghiệp hiệu quả Hệ thống này đảm bảo việc thông tin, kết hợp và kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp, đảm bảo cho quá trình thực hiện

mục tiêu của doanh nghiệp (BPP, 2011)

Theo Maher, Stickney và Weil, có thể nói, hệ thống dự toán cũng giống như một “bản vẽ”1 các hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạch định các hoạt động, phối hợp các hoạt động với nhau, đảm bảo các phương tiện đạt được mục tiêu

của doanh nghiệp và thiết lập các tiêu chuẩn để đo lường kết quả thực hiện (Maher,

Stickney & Weil, 2012, tr.300)

Dự toán là kế hoạch tài chính cho tương lai và là thành tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch Nó giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và kế hoạch hành động để

đạt được mục tiêu (Moven, Hansen, Height, Gekas, Mcconomy, 2011)

Như vậy, có thể nói dự toán là hệ thống được duy trì nhằm cân đối nguồn lực trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, kiểm soát và đánh giá được hoạt động trong doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò của dự toán

Dự toán là công cụ hữu hiệu của nhà quản trị doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch và kiểm soát, cung cấp thông tin để cải thiện việc ra quyết định, cung cấp tiêu chuẩn để đánh giá và cải thiện thông tin cũng như gia tăng sự phối hợp giữa các bộ

1

“blueprint”

phận trong doanh nghiệp (Moven, Hansen, Height, Gekas, Mcconomy, 2011) Nói một

cách cụ thể nhất, dự toán có các vai trò như sau:

 Đảm bảo đạt được mục tiêu công ty

Mục tiêu của công ty có thể được thiết kế cho cả một doanh nghiệp, cho từng phòng ban hay từng hoạt động trong doanh nghiệp Mục tiêu được thể hiện trong ngân sách và cần phải đạt được nó sau một khoản thời gian dự toán

 Đảm bảo kế hoạch được triển khai

Đây được xem là đặc tính quan trọng nhất của hệ thống dự toán Bởi vì, quá trình lập kế hoạch tổng quát đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp phải luôn có cái nhìn hướng về phía trước, từ đó lên được kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu cho từng phòng ban, từng hoạt động, từng nhà quản lý cấp trung và dự báo các vấn đề có thể xảy

ra

Vì vậy, hệ thống cũng đồng thời giúp ngăn ngừa được việc nhà quản lý phụ thuộc quá nhiều vào các kế hoạch không phù hợp có khả năng ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động của doanh nghiệp

 Đảm bảo tính thông suốt từ ý tưởng đến kế hoạch

Cần thiết phải thiết lập một hệ thống dự toán chính thống để đảm bảo rằng mỗi thành phần trong kế hoạch nhận biết được họ cần làm gì, trong đó thông tin có thể là một chiều, từ nhà quản lý xuống nhân viên hoặc cũng có thể là hai chiều

 Gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp lại với nhau đi từ kinh

doanh – kế hoạch – sản xuất – giao hàng

Hoạt động của các phòng ban hay cơ sở khác nhau của một tổ chức cần phải được kết hợp lại để phát huy tối đa hiệu quả công việc vì mục tiêu chung

Ví dụ về sự gắn kết này như sau: để lên dự toán về lượng nguyên vật liệu cần mua, phòng mua hàng phải dựa vào dự toán sản xuất và dự toán sản xuất này lại được xây dựng trên cơ sở dự toán số liệu doanh thu

Đây là nguyên lý tương đối đơn giản, dễ hiểu, tuy nhiên trong quá trình tác nghiệp rất khó để đạt được sự kết hợp tốt nhất Các phòng ban vẫn vì mục tiêu của phòng ban mình hoặc bản thân các mục tiêu này mâu thuẫn với dự toán chung, chính vì vậy, các mục tiêu không được kết hợp một cách tối ưu nhất trong việc đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp

 Cung cấp khung chuẩn để hoạt động cho các trung tâm trách nhiệm

Hệ thống dự toán và kiểm soát yêu cầu trưởng các trung tâm dự toán phải chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo đạt được mục tiêu dự toán trong quá trình hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của cá nhân người quản lý

 Thiết lập được hệ thống kiểm soát

Có thể nói, dự toán giống như “một cây thước” dùng để “căn ke” những gì mà doanh nghiệp đã đạt được Kiểm soát hiệu suất hoạt động bằng cách so sánh giữa dự toán và kết quả thực tế Từ đó, tìm ra được nguyên nhân và tiến hành phân tích để tìm

ra các yếu tố có thể kiểm soát và các yếu tố không thể kiểm soát được

 Động viên, khích lệ nhân viên nâng cao hiệu quả hoạt động

Lợi ích và cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống đánh giá kết quả, cung cấp cho người lao động biết được họ đã làm tốt hay không tốt như thế nào Việc xác định các yếu tố có thể kiểm soát được ngay từ đầu của

dự toán cùng quy chế thưởng phạt phân minh sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động

1.1.3 Phân loại dự toán

Hiện tại, có nhiều cách phân loại dự toán như: phân loại dự toán ngân sách theo chức năng (dự toán hoạt động và dự toán tài chính), phân loại dự toán theo phương pháp lập (dự toán linh hoạt và dự toán cố định), phân loại theo mức độ phân tích (dự toán ngân sách từ gốc và dự toán ngân sách cuốn chiếu)

1.1.3.1 Phân loại theo chức năng

Theo Hermanson, Ewards và Ivancevich, hệ thống dự toán tổng (master budget) bao gồm 2 thành phần: dự toán hoạt động (operating budget) và dự toán tài chính

(financial budget) (Hermanson, Edwards, Ivancevich, 2006)

Dự toán hoạt động (operating budget) thông thường bao gồm 8 dự toán thành phần có mối liên hệ với nhau để tạo thành kết quả cuối cùng là dự toán kết quả sản xuất kinh doanh 8 dự toán thành phần có thể kể ra như sau: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp,

dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả sản xuất kinh doanh

Dự toán tài chính (financial budget) bao gồm 3 dự toán thành phần: dự toán dòng tiền, dự toán bảng cân đối kế toán và dự toán vốn của doanh nghiệp

 Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải lập trong hệ thống dự toán vì đa phần các dự toán còn lại đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ này Số lượng hàng tiêu thụ dự báo trong năm sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất,

kế hoạch mua và tồn trữ nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng lao động, kế hoạch sử dụng

các chi phí chung (Grossman & Livingstone, 2009)

Dự toán tiêu thụ bắt đầu từ việc dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ Tại bước đầu tiên của dự toán, số lượng tiêu thụ của năm ngoái được sử dụng và điều

chỉnh các yếu tố thị trường, sử dụng mô hình dự báo thích hợp để ước tính sản lượng bán năm dự toán Sau khi dự toán phần số lượng, doanh thu dự báo sẽ được tính toán bằng cách nhân sản lượng với giá bán ước tính

 Dự toán sản xuất

Dự toán sản xuất được lập trên cơ sở xem xét số lượng sản phẩm tiêu thụ và chính sách hàng tồn kho của doanh nghiệp Dự toán sản xuất cần phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng, giúp doanh nghiệp chủ động được kế hoạch tồn kho sản phẩm, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết Mặt khác, cũng để tránh tình trạng thiếu sản phẩm dẫn đến nhu cầu sản phẩm cần sản xuất vào năm sau quá lớn, có thể vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp

(Hermanson, Ewards & Ivancevich, 2006)

 Dự toán chi phí NVLTT

Dự toán chi phí NVLTT bao gồm 2 dự toán con: dự toán nhu cầu NVLTT phục

vụ sản xuất và dự toán mua NVLTT Trong đó, dự toán được thể hiện vừa bằng số lượng vừa bằng giá trị

Dự toán nhu cầu NVLTT phục vụ sản xuất có mối liên hệ với dự toán sản xuất

để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn trong suốt kỳ hoạt động Trong khi

đó, dự toán mua NVLTT ước tính số lượng NVLTT mua trong kỳ phục vụ cho nhu cầu

NVLTT cần cho sản xuất và mức tồn trữ hàng tồn kho cho phép (Warren, Reeve,

NCTT cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp thông tin về tình hình sử dụng nguồn lực lao động trong doanh nghiệp và chi phí tương ứng mà doanh nghiệp phải chuẩn bị trong giai đoạn sắp tới

Chi phí NCTT có liên quan mật thiết đến việc cải tiến các quy trình sản xuất vì

nó phản ảnh các định mức về thời gian của lao động trực tiếp, và định mức này phải liên tục được điều chỉnh và cải tiến trong suốt quá trình sản xuất

 Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung tập trung vào ước tính chi phí cho từng khoản mục chi phí sản xuất chung phục vụ cho kế hoạch sản xuất dự toán Chi phí sản xuất chung có thể sẽ khác nhau theo các phương pháp dự toán khác nhau (dự toán truyền thống và dự toán trên cơ sở hoạt động)

 Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có mối liên hệ mật thiết với

dự toán tiêu thụ Thông thường, ở mức doanh thu cao thì chi phí bán hàng tương ứng cũng sẽ cao Ngược lại, chi phí quản lý doanh nghiệp và các thành phần khác lại ít phụ thuộc vào doanh số vì phần lớn các thành phần chi phí trong chi phí này là chi phí cố định

 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán

Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán được lập dựa vào các

dự toán như sau: Dự toán chi phí NVLTT, dự toán chi phí NCTT và dự toán chi phí SXC

Từ 3 dự toán thành phần, ta có được tổng chi phí phát sinh trong kỳ Tổng chi phí phát sinh trong kỳ và số liệu hàng tồn kho đầu kỳ (bao gồm thành phẩm và chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ) chính là nguồn tạo ra hàng tồn kho cuối kỳ (bao gồm thành phẩm và chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ) và giá vốn hàng bán Vì vậy, tổng chi phí

phát sinh cộng số dư đầu kỳ sẽ được phân bổ cho thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá

vốn hàng bán (Warren, Reeve, Ducha, 2012)

 Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính là kết quả cuối cùng của các dự toán hoạt động Tổng hợp các thông tin về doanh số, thông tin về giá vốn hàng bán và các chi phí hoạt động dự toán, ta sẽ tính toán được lãi lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải dự báo được doanh thu tài chính, chi phí tài chính, doanh thu khác và chi phí khác, chi phí thuế TNDN (nếu có) có liên quan đến doanh nghiệp Từ đó, tổng hợp ra thành kết quả lợi nhuận ròng trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Dự toán tiền

Dự toán thu chi tiền thể hiện dự toán các dòng tiền thu và chi chủ yếu tại doanh nghiệp, giúp nhà quản trị doanh nghiệp điều tiết mức tiền tồn quỹ hợp lý, tránh tiền nhàn rỗi hoặc thiếu hụt tiền Dự toán tiền bao gồm 4 phần chính như sau:

- Phần dòng tiền thu: bao gồm số dư tiền đầu kỳ, tiền thu từ doanh thu bán hàng và các khoản tiền thu khác

- Phần dòng tiền chi: bao gồm tất cả các khoản chi tiền có mục đích

- Phần thặng dư hay thiếu hụt tiền: thể hiện sự khác biệt giữa tiền thu và tiền chi

- Phần tài chính: cung cấp thông tin chi tiết về các khoản vay và trả trong kỳ

Trong đó, ngoài các thông tin về các dự toán có liên quan, doanh nghiệp khi lập

dự toán thu chi tiền cần chú ý đến các thông tin như sau:

- Chính sách tín dụng áp dụng đối với khách hàng và nhà cung cấp

- Việc tài trợ dòng tiền tài chính bằng các khoản vay

- Các kế hoạch đầu tư có liên quan như đầu tư tài sản cố định, đầu tư tài chính

 Dự toán bảng cân đối kế toán

Đây là dự toán được lập từ số dư các tài khoản trong quá khứ sau đó điều chỉnh các ảnh hưởng của các hoạt động hoạch định đến từng tài khoản Nhiều tài khoản sẽ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh dự toán và nhiều tài khoản sẽ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố trong bảng dự toán tiền

Sự phức tạp của việc lập dự toán bảng cân đối kế toán thể hiện ở việc phải có những kế hoạch chi tiết, chẳng hạn như kế hoạch thu tiền và số dư tài khoản phải thu,

kế hoạch mua NVLTT, chi tiền và dự báo số dư tài khoản phải trả, số dư tài khoản hàng tồn kho, những ảnh hưởng chi tiết của chi phí hoạt động lên từng số dư tài khoản

trên bảng cân đối kế toán (Hermanson, Edwards, Ivancevich, 2006)

1.1.3.2 Phân loại theo phương pháp lập

Dự toán cố định là dự toán không quan tâm đến mức độ hoạt động trong khi đó

dự toán linh hoạt lại được thiết kế linh động đối với từng mức độ hoạt động

 Dự toán cố định (Fixed Budgeting 2

2

Static Budget

- Khi số lượng sản xuất và số lượng bán thực tế trong giai đoạn dự toán đã đạt được, dự toán cố định không được điều chỉnh về mức độ hoạt động mới

 Dự toán linh hoạt

Dự toán linh hoạt là dự toán mà có rất nhiều mẫu ứng xử chi phí thiết kế cho

từng sự thay đổi số lượng bán ra (Grossman & Livingstone, 2009)

Dự toán linh hoạt có được sử dụng theo một trong 2 cách sau:

- Ở giai đoạn lập kế hoạch: Ví dụ, công ty dự tính sẽ bán được 10.000 sản phẩm trong năm kế tiếp Dự toán tổng thể (dự toán cố định) sẽ được xây dựng dựa trên số liệu này Tuy nhiên, công ty cho rằng doanh số thực tế có thể cao hơn 12.000 sản phẩm hoặc thấp hơn 8.000 sản phẩm, và vì thế cần phải lập dự toán linh hoạt, tại các mức doanh số: 8.000, 9.000, 11.000 và 12.000 và đánh giá tất cả các tình huống có thể xảy ra

- Ở giai đoạn xem xét lại: Vào cuối mỗi tháng hoặc cuối giai đoạn kiểm soát, kết quả đạt được chính là tình huống thực tế mà dự toán linh hoạt trước đó

đã xây dựng Vì vậy, có thể nói dự toán linh hoạt là nhân tố quan trong trong

hệ thống dự toán

1.1.3.3 Phân loại theo mức độ phân tích

 Dự toán từ gốc (Dự toán bắt đầu từ số 0: Zero-based Budgeting)

Đây là phương pháp lập dự toán cho từng trung tâm dự toán bắt đầu đi từ con số

0, có nghĩa là từng khoản mục chi phí sau đó sẽ được điều chỉnh toàn diện trong dự toán của năm sau

Dự toán từ gốc từ chối việc kế thừa luận điểm của dự toán truyền thống rằng hoạt động của năm nay sẽ tiếp tục cùng mức độ hoặc cùng số lượng với năm sau, và vì thế dự toán năm sau có thể được xây dựng dựa trên cơ sở cộng thêm chi phí, chi phí

mở rộng hoặc lạm phát

Trong thực tế, nhà quản lý không lập dự toán bắt đầu từ số 0, mà họ có thể bắt đầu từ mức độ chi tiêu hiện tại và bắt đầu làm ngược, bằng cách giả sử tình huống loại

bỏ bớt hoạt động hoặc chi phí nào đó của doanh nghiệp Bằng cách này, toàn bộ các mục trên dự toán sẽ được xem xét chi phí và lợi ích nhằm lựa chọn những cách thay thế tốt hơn

Việc áp dụng ZBB bao gồm 3 bước:

- Bước 1: Xác định các hoạt động tạo ra doanh thu và chi phí

- Bước 2: Đánh giá và xếp hạng từng hoạt động

- Bước 3: Phân bổ nguồn lực

Trong đó, điều quan trọng hơn cả vẫn là việc chúng ta cần phải xây dựng một thái độ hoài nghi đối với tất cả các khoản mục trong dự toán Các câu hỏi thường phải

tự đặt ra là: “Hoạt động này có cần thiết hay không? Kết quả là gì nếu hoạt động đó không được thực hiện? Các chi phí hiện tại đã hợp lý hay chưa? Có phương án nào thay thế để vẫn đảm bảo chức năng hoạt động của bộ phận? Chi phí hoạt động tốt nhất

nên là bao nhiêu? Chi phí bỏ ra có xứng đáng với lợi ích thu về?” (BPP, 2011, trang

220)

 Dự toán cuốn chiếu (Dự toán liên tục: Rolling Budgeting)

Dự toán liên tục là dự toán được cập nhật liên tục bằng cách tiếp tục dự toán cho các kỳ kế toán tiếp theo sau kỳ kế toán trước đó

Dự toán liên tục nỗ lực để làm cho các mục tiêu và kế hoạch mang tính thực tế

và chắc chắn hơn, cụ thể là các yếu tố liên quan đến giá, bằng cách rút ngắn thời gian lập dự toán

Thay vì lập dự toán tổng hàng năm, doanh nghiệp có thể lập dự toán cho từng tháng, 2 tháng, 3 tháng hay 4 tháng (tổng cộng 3 đến 6 hoặc thậm chí là 12 dự toán mỗi năm) Mỗi dự toán sẽ lên kế hoạch cho 12 tháng tiếp theo, do đó, dự toán hiện tại sẽ

được nới rộng qua thêm một kỳ nữa khi kỳ hiện tại kết thúc và vì vậy nó có tên là dự toán liên tục

Chẳng hạn, dự toán liên tục được lập mỗi 3 tháng một lần, 3 tháng đầu tiên của

dự toán sẽ được chuẩn bị chi tiết nhất và 9 tháng còn lại sẽ ít chi tiết hơn, vì có rất nhiều những nhân tố không chắc chắn về tương lai Sau khi 3 tháng đầu tiên kết thúc,

dự toán sẽ tiếp tục được chuẩn bị cho 12 tháng tiếp theo, trong đó 3 tháng đầu sẽ được lập một cách chi tiết và 9 tháng còn lại sẽ ít chi tiết hơn

1.1.4 Quy trình lập dự toán

Quá trình lập dự toán trải qua 3 giai đoạn, được trình bày như bên dưới đây:

1.1.4.1 Giai đoạn chuẩn bị

 Xác định mục tiêu và tập hợp dữ liệu

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của doanh nghiệp là gì? Đó có phải là mục tiêu khả thi hay không, doanh nghiệp cần phải làm gì để đạt được mục tiêu này và trong điều kiện kinh tế nhiều biến động, doanh nghiệp có gặp phải những cản trở gì trong quá trình hoàn thành mục tiêu không

Mục tiêu trong dự toán thiên về con số, giả sử doanh nghiệp đặt mục tiêu doanh thu trong năm sắp tới phải đạt mức 1.000 tỷ đồng hoặc tỷ lệ lãi gộp trong năm sau sẽ tăng lên 40% chẳng hạn Sau khi chắc chắn về mục tiêu và thể hiện bằng những con số, với những công cụ dự báo, công ty cũng dễ dàng trả lời được câu hỏi về tính khả thi của mục tiêu

Ngoài ra, khi lập dự toán, doanh nghiệp còn phải tiến hành thu thập thông tin quá khứ, đây là nguồn dữ liệu có ích trong quá trình dự báo kết quả năm tới

 Thiết lập mong đợi và đối chiếu mục tiêu và dữ liệu

Trong các trường hợp dự báo, doanh nghiệp cần tiến hành cân đong đo đếm khả năng xảy ra của các tình huống và kết quả trong các tình huống đó là thế nào, tổng hợp hai yếu tố này lại ta có giá trị mong đợi và giá trị này cần được đối chiếu với mục tiêu

và dữ liệu ban đầu nhằm so sánh và lưu ý hoặc loại trừ các yếu tố khiến doanh nghiệp không đạt được mục tiêu hoặc các yếu tố có khả năng giúp doanh nghiệp hoàn thành xuất sắc mục tiêu đề ra

Thiết lập giá trị mong đợi thực chất chính là quá trình xem xét các khả năng xảy

ra các tình huống

1.1.4.2 Giai đoạn soạn thảo

Sau khi xem xét đầy đủ các yếu tố về giá trị mong đợi, mục tiêu và dữ liệu, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập dự toán, trong đó các dự toán được lập như là: dự toán hoạt động, dự toán vốn và các dự toán về tình hình tài chính và kết quả tài chính của doanh nghiệp

Dự toán có thể được lập theo nhiều phương pháp đi từ truyền thống đến dự toán liên tục và sử dụng nhiều mô hình thông tin khác nhau như: thông tin từ dưới lên hoặc thông tin từ trên xuống

1.1.4.3 Giai đoạn theo dõi và quản lý

 Theo dõi số liệu thực tế và phân tích chênh lệch

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong dự toán vì nó thể hiện việc kiểm soát

dự toán được thực hiện cùng với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Các số liệu thực tế cần phải được thu thập một cách đáng tin cậy trước khi tiến hành phân tích các chênh lệch

Việc phân tích các chênh lệch giúp tìm ra nguyên nhân, trong đó có các nguyên nhân tác động đến lượng và những nguyên nhân tác động đến giá trị, giúp nhà quản trị

tập trung đúng và giải quyết triệt để các nhân tố cản trở quá trình hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp Tại bước phân tích chênh lệch, vai trò kiểm soát của dự toán được phát huy tối đa

 Điều chỉnh dự toán, mong đợi và mục tiêu

Đây là bước được tiến hành sau khi phân tích chênh lệch, nếu xét thấy có quá nhiều nhân tố gây nên sự khác biệt mà doanh nghiệp không thể tránh khỏi trong các kỳ sắp tới thì buộc lòng doanh nghiệp phải tiến hành điều chỉnh dự toán, cả giá trị mong đợi và thậm chí là cả mục tiêu

Có như vậy, dự toán mới phản ánh tốt hơn những gì sắp diễn ra mà còn giúp thể hiện tốt hơn những gì mà doanh nghiệp đã đạt được sau quá trình kinh tế trước đó

Đây là bước mà thông thường nhóm lập dự toán cần phải tham mưu cho nhà quản lý sau khi có được kết quả của việc phân tích chênh lệch

1.2 Kỹ thuật phân tích trong lập dự toán

1.2.1 Phân tích chí phí cố định và biến đổi

Hai phương pháp quan trọng trong việc phân tích định phí và biến phí là: phương pháp cực tiểu – cực đại và phương pháp hồi quy tuyến tính

 Phương pháp cực tiểu – cực đại

Phương pháp này dùng để xác định định phí và các thành phần biến đổi trong chi phí, gọi là chi phí hỗn hợp Các bước để áp dụng phương pháp cực tiểu, cực đại có thể được tóm tắt như sau:

Bước 1: Xem xét chi phí của các giai đoạn trước tại mức hoạt động cao

nhất và thấp nhất

Bước 2: Nếu có lạm phát, thì chúng ta tiến hành điều chỉnh bằng cách

tăng hoặc giảm các chi phí này

Bước 3: Xác định các yếu tố sau đây

- Tổng chi phí tại mức hoạt động cao nhất

- Tổng chi phí tại mức hoạt động thấp nhất

- Tổng số lượng sản phẩm tại mức hoạt động cao nhất

- Tổng số lượng sản phẩm tại mức hoạt động thấp nhất

Bước 4: Tính toán chi phí biến đổi trên một đơn vị sản phẩm

Bước 5: Chi phí cố định có thể được xác định như sau:

Phương pháp cực tiểu – cực đại là một phương pháp tương đối đơn giản và dễ

sử dụng để xác định định phí và biến phí Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số hạn chế nhất định:

(Tổng CP tại mức hoạt động cao nhất - Tổng CP tại mức hoạt động thấp nhất) (Tổng SLSP tại mức hoạt động cao nhất - Tổng SLSP tại mức hoạt động thấp nhất)

Tổng CP tại mức hoạt động cao nhất – (Tổng SLSP tại mức hoạt động cao nhất x

Chi phí biến đổi trên một đơn vị sản phẩm)

Phương pháp này chỉ quan tâm đến số lượng liên quan đến mức độ hoạt

động cao nhất và thấp nhất, không hề quan tâm đến các thông tin có khả năng đại diện rất tốt cho tất cả các mức độ hoạt động

Các ước tính về chi phí có thể trở nên không chính xác khi giả định rằng

mối liên hệ giữa mức độ hoạt động và chi phí là bất biến

Ước tính dựa trên thông tin quá khứ và trong thực tế các điều kiện có thể

thay đổi

 Phương pháp hồi quy tuyến tính

Phân tích hồi quy tuyến tính là một phương pháp thống kê ước lượng chi phí, sử dụng dữ liệu quá khứ từ một số các kỳ kế toán trước Mối quan hệ tuyến tính giữa chi phí và mức độ hoạt động có thể được thể hiện dưới dạng một phương trình có dạng tổng quát y = a + bx

Trong đó: y = tổng chi phí

x = mức độ hoạt động

a = chi phí cố định

b = chi phí biến đổi trên một đơn vị sản phẩm

Đồ thị của phương trình tuyến tính là một đường thẳng và được xác định bởi hai yếu tố: độ dốc của đường thẳng (b) và giao điểm với trục y (a)

Trong đó: b = (y2 - y1) / (x2 - x1) trong đó (x1, y1), (x2, y2) là hai điểm trên đường thẳng

Điều kiện cần áp dụng khi phân tích hồi quy tuyến tính để ước tính chi phí:

- Hàm chi phí tuyến tính nên được giả định Giả định này có thể được kiểm tra bằng các biện pháp đo lường độ tin cậy, chẳng hạn như hệ số tương quan và hệ số xác định (phải được hợp lý gần bằng 1)

- Khi tính toán một đường thẳng phù hợp nhất, sẽ có một loạt các giá trị cho x Tùy thuộc vào mức độ tương quan giữa x và y, chúng ta có thể ước tính một đường thẳng phù hợp nhất để dự báo giá trị của y

- Các dữ liệu quá khứ cho chi phí và đầu ra phải được điều chỉnh đến một mức giá chung (để tránh sự khác biệt chi phí do lạm phát gây ra) và các

dữ liệu quá khứ phải thể hiện được kỹ thuật hiện tại, mức độ hiệu quả hiện tại và hoạt động hiện tại

- Dữ liệu quá khứ cần phải được ghi chép chính xác để chi phí biến đổi là khớp đúng với các mặt hàng được sản xuất hoặc bán, và chi phí cố định khớp đúng với khoảng thời gian có liên quan

- Quản lý phải tự tin rằng điều kiện đã tồn tại trong quá khứ sẽ tiếp tục trong tương lai hoặc sửa đổi dự toán chi phí sản xuất bằng cách phân tích hồi quy tuyến tính để cho phép thay đổi dự kiến trong tương lai

- Giống như bất kỳ quá trình dự báo nào, số lượng dữ liệu có sẵn là rất quan trọng Ngay cả khi tương quan là cao, nếu chúng ta có ít hơn mười cặp dữ liệu thì phải coi một dự báo bất kỳ là không đáng tin cậy

- Phải được giả định rằng giá trị của một biến (y), có thể dự đoán hoặc ước tính từ giá trị của một biến khác (x)

phí Nhược điểm của phương pháp này là đường thẳng chi phí được vẽ từ sự suy luận trực quan nên được xem gần như là chủ quan

1.2.2 Kỹ thuật dự báo

Kỹ thuật dự báo là những ước lượng dựa trên các phương pháp: Sự phán đoán

và kinh nghiệm, Mô hình tăng trưởng trung bình đơn giản, và Chuỗi thời gian

Trong đó, Sự phán đoán và kinh nghiệm chính là những ước tính có thể dễ dàng thu thập được qua những đánh giá và nhận xét của các nhân viên kinh doanh Mô hình tăng

trưởng trung bình đơn giản và Chuỗi thời gian là hai phương pháp định lượng được

phản ánh như sau:

 Mô hình tăng trưởng trung bình đơn giản

Là một công cụ dùng để dự báo, trung bình đơn giản dùng để dự báo tỷ lệ tăng trưởng thông qua phân tích về sự tăng trưởng qua các năm

Ví dụ: Doanh số qua các năm như Bảng 1.1

Bảng 1.1 Doanh số qua các năm 2008-2012 (Đvt: đồng)

Gọi g là tốc độ tăng trưởng từ 2008-2012 Ta có:

(1+g)4 = Doanh thu 2012 / Doanh thu 2008 = 262,35tỷ đồng / 150 tỷ đồng

Suy ra: g = 15%, đây chính là tốc độ tăng trưởng dùng để dự báo cho năm 2013

 Phương pháp chuỗi thời gian

Một chuỗi thời gian bao gồm 4 nhân tố: xu hướng, biến động thời vụ, biến

động chu kỳ và biến động ngẫu nhiên, được biểu diễn qua công thức theo 2 mô hình

(Nguyễn Trọng Hoài, Phùng Thanh Bình, Nguyễn Khánh Duy, 2009)

R = biến động ngẫu nhiên

Xu hướng là sự chuyển động dài hạn cơ bản theo thời gian trong các giá trị của

dữ liệu được ghi chép

Biến động thời vụ là những biến động ngắn hạn trong những giá trị được ghi

lại, do hoàn cảnh khác nhau mà ảnh hưởng đến kết quả tại thời những điểm khác nhau trong năm, vào những ngày khác nhau trong tuần, vào các thời điểm khác nhau trong ngày

Ví dụ: Đồ thị biểu hiện biến động thời vụ của lượng khách hàng của một công ty

du lịch lữ hành trong 4 năm như sau:

Hình 1.1 Chuỗi thời gian thể hiện số lượng khách hàng 20X0-20X3 4

Biến động chu kỳ là sự thay đổi trung hạn trong các kết quả do các tình huống

lặp lại trong chu kỳ Trong kinh doanh, chênh lệch chu kỳ thường liên kết với chu kỳ kinh tế Chu kỳ kinh tế có thể kéo dài một vài năm Do đó, biến động chu kỳ dài hạn hơn so với biến động thời vụ

Trong thực tế một chuỗi thời gian có thể kết hợp tất cả trong bốn nhân tố nói trên Tuy nhiên, để thực hiện dự báo chính xác, bốn tính năng thường phải được cô lập

Nhằm cố gắng loại bỏ những biến động thời vụ (hoặc chu kỳ) từ một chuỗi thời

gian, ta sử dụng phương pháp Trung bình động Phương pháp này được thực hiện bởi

một quá trình của việc trung bình các khoảng dữ liệu, để lại một tập hợp các con số đại diện cho xu hướng này

1.2.3 Đường cong kinh nghiệm

Đường cong kinh nghiệm có thể được áp dụng để dự báo thời gian sản xuất và chi phí nhân công trực tiếp trong các trường hợp nhất định

4

Đồ thị được trích từ BPP, Performance Management, 2011, trang 244

Lý thuyết về đường cong kinh nghiệm được giải thích như sau: khi một người công nhân bắt đầu những công việc có tính chất lặp đi lặp lại và tốc độ công việc không phụ thuộc vào hiệu suất của máy móc thiết bị thì người công nhân dĩ nhiên sẽ trở nên tự tin và am hiểu hơn về công việc của mình và vì thế công nhân sẽ làm việc hiệu quả và nhanh hơn

Tuy nhiên, đến cuối cùng, khi kinh nghiệm không thể tiếp thu thêm nữa thì ta nói rằng đường cong kinh nghiệm sẽ đứng yên tại điểm này

Đường cong kinh nghiệm sử dụng để:

- Tính toán chi phí biên của một sản phẩm

- Chào giá cho khách hàng trong trường hợp giá được chào theo kiểu chi phí cộng lợi nhuận Sự nhận biết về sự tồn tại của đường cong kinh nghiệm có nhiều khả năng sẽ được đánh giá cao bởi khách hàng

- Lập dự toán sản xuất thực tế hơn và kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn

- Sử dụng trong việc kiểm soát chi phí

1.3 Kỹ thuật lập dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động

1.3.1 Khái niệm về dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity based Budgeting)

Dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động có thể được áp dụng tại các doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn như sau:

- Sản phẩm được sản xuất có sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã, phức tạp

về kỹ thuật Quy trình chế tạo sản phẩm đòi hỏi phải có sự kết hợp nhiều giai đoạn công nghệ, nhiều hoạt động

- Chi phí sản xuất chung chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và ngày càng có xu hướng tăng lên

- Tính không chính xác của mô hình mà doanh nghiệp đang áp dụng khá lớn làm cho thông tin được cung cấp ít có tác dụng đối với các quản trị trong việc ra quyết định

Trong đó, ta có 2 kỹ thuật là dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động truyền thống (ABB) và dự toán chi phí trên cơ hoạt động thời gian (TABB) Sự khác nhau giữa hai phương pháp này chính là cách thức tiến hành và tiêu thức phân bổ được lựa chọn Nếu như ABB đi từ việc ước tính chi phí của nguồn lực định mức, phân bổ chi phí này vào trong các hoạt động và phân bổ chi phí hoạt động cho từng đối tượng giá thành thì mô hình TABB sẽ đi trực tiếp từ việc phân bổ chi phí nguồn lực ước tính vào từng đối

tượng giá thành của doanh nghiệp (Kaplan & Anderson, 2008)

Dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB) là công cụ hoạch định và kiểm soát hiệu quả hơn dự toán theo phương pháp truyền thống – dự toán theo chức năng chi phí Đây còn là dự toán có thể sử dụng để tiến tới việc cắt giảm chi phí thông qua việc cắt giảm các hoạt động không cần thiết và nâng cao hiệu quả của các hoạt động cần thiết

(Hansen & Moven, 2007)

ABB bao gồm việc định nghĩa các hoạt động dưới những con số cho mỗi hoạt động và sử dụng mức độ hoạt động để quyết định phân bổ bao nhiêu nguồn lực và các hoạt động được kiểm soát như thế nào thông qua việc phân tích chênh lệch trên dự toán

Để thực thi được ABB, nhìn chung các doanh nghiệp cần phải quản lý tốt hơn nữa cách ứng xử của chi phí và các trung tâm chi phí được đã được xác định Ví dụ, trong hệ thống dự toán truyền thống, nhà quản trị sẽ trở nên có trách nhiệm hơn với những hoạt động và các tiêu thức phân bổ có liên quan

1.3.2 Các nguyên tắc liên quan đến ABB

ABB được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các hoạt động trong ABB phải là các hoạt động phát sinh chi phí, được phân loại với mục tiêu kiểm soát nguyên nhân gây ra chi phí hơn là bản chất của những chi phí này Trong dài hạn, việc phân loại chính xác sẽ giúp doanh

nghiệp hiểu rõ từng loại chi phí và kiểm soát tốt hơn từng hoạt động phát sinh chi phí

- Không phải tất cả các hoạt động đều tạo ra giá trị tăng thêm, vì vậy, các hoạt động còn phải được xem xét và chia tách dựa vào khả năng tạo ra giá trị tăng thêm của nó

- Hầu hết hoạt động của các phòng ban đều phát sinh chi phí và kể cả các quyết định nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý đều được vào trong ngân sách của từng phòng ban

- Các phương pháp đo lường truyền thống không thể hoàn tất được mục tiêu cải tiến liên tục, do đó, các phương pháp khác tập trung đến nguyên nhân của chi phí, chất lượng của hoạt động được thực hiện và phản ứng với những

sự thay đổi

1.3.3 Các ưu điểm và nhược điểm của ABB

ABB cũng có những ưu và nhược điểm được kể ra như sau:

- Các nhân tố chính dẫn đến thành công sẽ được xác định và tất cả các hoạt động sẽ được điều khiển để hướng tới các nhân tố này

- ABB tập trung đối với toàn bộ hoạt động, không phải với bất cứ một phần riêng biệt nào, vì vậy có nhiều khả năng hoạt động của doanh nghiệp sẽ đi đúng ngay từ đầu

- ABB chỉ thích hợp cho doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống ABC

- ABB không thích hợp cho những doanh nghiệp có tỷ lệ chi phí cố định đáng

kể

1.3.4 Các bước liên quan đến việc lập TABB

Cụ thể, các bước liên quan đến TABB được trình bày như sau:

 Bước 1 – Xem xét toàn bộ chi phí như là biến phí

Doanh nghiệp thường xem các nguồn lực tại doanh nghiệp mình bao gồm: nhân công, máy móc thiết bị, nhà xưởng, v.v như là những nguồn lực cố định phát sinh chi phí cho dù doanh nghiệp có sử dụng các nguồn lực này hay không Đây là góc nhìn của

kế toán truyền thống và cũng chính là góc nhìn của hệ thống dự toán truyền thống Thực ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem tất cả các chi phí nguồn lực đều là chi phí biến đổi và nó phụ thuộc vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp Trong trường hợp

đó, ta có thể tính toán lại nhu cầu sử dụng các nguồn lực nhằm xem xét các nguồn lực

dư thừa hoặc thiếu hụt tại doanh nghiệp

Vì vậy, có thể nói bước đầu tiên trong TABB là cần phải xem tất cả các chi phí đều là biến phí Các bước tiếp theo đều liên quan đến việc xây dựng mô hình TABC dựa vào kinh nghiệm gần nhất bao gồm:

 Bước 2 – Xác định các hoạt động tại doanh nghiệp

Có thể nói, quá trình xây dựng TABB chính thức được bắt đầu bằng việc phân tích quá trình sản xuất tại doanh nghiệp thành hệ thống các hoạt động tạo ra sản phẩm Các hoạt động thông thường sẽ được chia nhỏ theo trình tự thời gian tạo ra sản phẩm hoặc nhóm lại theo các trung tâm hoạt động, trung tâm chi phí

Các hoạt động được xác định, phân loại đúng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp

dự báo chính xác chi phí trong tương lai Ngoài ra, việc xác định các hoạt động này là rất quan trọng vì các hoạt động đã được xác định sẽ liên kết với việc phân tích nguồn lực sử dụng để tiến hành dự báo chi phí nguồn lực liên quan đến hoạt động

 Bước 3 – Ước tính chi phí nguồn lực định mức theo thời gian

Cũng tương tự như ABB, việc ước tính chi phí cho từng đơn vị nguồn lực trong TABB cũng sẽ được thực hiện dựa vào kinh nghiệm sử dụng nguồn lực trong quá khứ, chẳng hạn muốn ước tính chi phí của nguồn lực nhân viên kho định mức cho một đơn

vị thời gian, ta sẽ lấy chi phí lương quá khứ của nhân viên kho trong năm chia cho tổng thời gian hữu ích nguồn lực này làm việc trong năm

Tùy vào tình hình thực tế mà chi phí nguồn lực định mức này có thể được điều chỉnh tăng hoặc giảm so với quá khứ

 Bước 4 – Tính toán thời gian của từng nguồn lực – hoạt động phục vụ cho từng sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng

Đây chính là điểm khác biệt giữa TABB và ABB Như chúng ta đã biết, hệ thống ABB đòi hỏi phải sử dụng các các tiêu thức phân bổ như là: số giờ chạy máy, số lượng đơn đặt hàng nhà cung cấp, số lượng yêu cầu mua hàng từ khách hàng, v.v với giả định các hoạt động này tiêu hao cùng một lượng thời gian như nhau

Trong TABB, người ta phải tiến hành dự báo thời gian cần thiết từng nguồn lực phục vụ cho từng đối tượng giá thành, thời gian định mức này chính là dùng để thay thế các tiêu thức phân bổ nguồn lực khác cho từng hoạt động truyền thống

 Bước 5 – Tính toán tổng chi phí dự toán

Căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất tương ứng mức độ hoạt động tại doanh nghiệp, ta tính toán được tổng nguồn lực cần thiết, đồng thời áp với định mức chi phí nguồn lực, ta sẽ tính toán được tổng chi phí dự toán

Chi phí dự toán sau khi tính toán sẽ mặc nhiên trở thành chi phí biến đổi phân

bổ trực tiếp cho từng đối tượng giá thành – sản phẩm Giá thành định mức và mức lợi nhuận định mức trên từng đơn vị sản phẩm theo đó cũng thay đổi so với phương pháp lập dự toán truyền thống khi chi phí sản xuất được phân bổ theo chi phí biến đổi

 Bước 6 – Đánh giá nhu cầu nguồn lực tại doanh nghiệp

Các nguồn lực được sử dụng phục vụ cho từng hoạt động tương ứng với số lượng sản phẩm sản xuất ra phải được thống kê lại và so sánh với nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp để biết được sự thiếu hụt hay dư thừa nguồn lực