Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam: thực trạng và giải pháp hoàn thện

Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũ

HOÀN THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp Hồ Chí Minh – Năm 2015

HỒ MINH HẢI

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM-THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN” là của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các hình vẽ

Danh mục các sơ đồ

Danh mục các bảng biểu

Phần mở đầu

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1

1.1 Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP 1

1.1.1 Định nghĩa 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP 1

1.1.3 Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP 3

1.1.4 Lợi ích và hạn chế của ERP 5

1.1.5 Phân loại phần mềm ERP 7

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.2.1 Tổ chức thông tin đầu vào 8

1.2.2 Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin 11

1.2.3 Tổ chức thông tin đầu ra 15

1.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán 15

1.3.1 Tác động về quy trình và nội dung thông tin 18

1.3.2 Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin 19

1.3.3 Tác động đến bộ máy kế toán 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG I 24

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP VÀ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM 25

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Silk Việt Nam 25

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH Silk Việt Nam 25

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của công ty TNHH Silk Việt Nam 25

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Silk Việt Nam 29

2.1.4 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Silk Việt Nam 32

2.2 Quá trình triển khai hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH Silk Việt Nam 32

2.2.1 Quá trình triển khai thực hiện SAP tại Công ty TNHH Silk Việt Nam 33

2.2.2 Hệ thống SAP Bussiness One B1 34

2.3 Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống SAP Business One B1 39

2.3.1 Phân hệ Kế toán Sổ Cái - General Ledger (FI-GL) 40

2.3.2 Phân hệ kế toán Công nợ phải trả - Accounts Payable (FI-AP) 41

2.3.5 Mối quan hệ giữa phân hệ Kế toán tài chính với các phân hệ khác 42

2.4 Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Silk Việt Nam sau khi áp dụng hệ thống SAP 44

2.4.1 Đặc điểm hoạt động của công ty 44

2.4.2 Câu hỏi khảo sát 45

2.4.3 Phân tích 47

2.4.4 Một số đánh giá 57

KẾT LUẬN CHƯƠNG II 61

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VẬN DỤNG HỆ THỐNG SAP BUSINESS ONE B1 TẠI CÔNG TY TNHH SILK VIỆT NAM 62

3.1 Quan điểm hoàn thiện 62

3.2 Giải pháp hoàn thiện 63

3.2.1 Giải pháp về mặt công nghệ 63

3.2.2 Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống 64

3.2.3 Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống 65

3.2.4 Giải pháp về quy trình 68

3.2.5 Giải pháp về chất lượng người làm kế toán 69

3.2.6 Giải pháp về xây dựng cơ cấu nhân sự của bộ phận kế toán tài chính

69

3.2.7 Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán 70

3.3.2 Đối với công ty Vinasystem 73 KẾT LUẬN CHƯƠNG III 74 KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO

AA Asset Accounting (Kế toán tài sản cố định)

AP Accounts Payable (Công nợ phải trả)

AR Accounts Receivable (Công nợ phải thu)

ERP Enterprise Resource Planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp)

FI Financial Accounting (Kế toán tài chính)

GL General Ledger (Sổ cái)

MRP Material Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu nguyên vật

liệu)

MRP II Manufacturing Requirement Planning (Hoạch định nhu cầu sản

xuất) TSCĐ Tài sản cố định

Việt Nam 33

Hình 2.2: SAP xây dựng nền tảng cho toàn bộ quy trình nghiệp vụ tại công ty 35

Hình 2.3: Giao dịch được tự động kết sổ vào hệ thống sổ cái 40

Hình 2.4: Phân hệ Kế toán tài sản cố định 42

Hình 2.5: Mô hình tích hợp giữa các phân hệ trong hệ thống SAP Business One B1 44

Hình 2.6: Tính linh hoạt của hệ thống tài khoản 51

Hình 2.7: Chứng từ nhận hàng 52

Hình 2.8: Hóa đơn 52

Hình 2.9: Chứng từ ban đầu 53

Hình 2.10: Chứng từ reserve 53

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 32

Bảng 2.2: Các chức năng cơ bản của SAP 35 Bảng 2.3: Hệ thống thiết bị để triển khai SAP 38 Bảng 2.4: Kết quả khảo sát thực tế tại Doanh nghiệp 45

Trong những năm trở lại đây, khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã trở nên ngày càng phổ biến không chỉ trong giới công nghệ thông tin mà cả cộng đồng doanh nghiệp Không ít tập đoàn, nhà quản lý hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp Các công ty lớn của nước ta như Petrolimex, Vinamilk, FPT… đều đã ứng dụng thành công hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình

Trên thế giới có nhiều nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng ERP, tuy nhiên ở Việt Nam các nghiên cứu này còn rất ít, đặc biệt

là những nghiên cứu tại một công ty cụ thể

Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này chưa nhiều, cho nên em đã chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại công ty TNHH Silk Việt Nam – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”

để thực hiện luận văn thạc sĩ của mình

2 Tổng quan những nghiên cứu trước đây

2.1 The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice – The Australian experience (Ảnh hưởng của ERP đến công tác kế toán – Kinh nghiệm của các công ty Úc)

Nguồn: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 năm 2000 Tác giả: Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder

Nội dung: Bài báo đã trình bày những ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp (ERP) đến công tác kế toán như sau:

- Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: hỗ trợ hoạch định chiến lược tổng thể/ra quyết định, lập kế hoạch/ra quyết định, báo cáo thông tin tổng quát, bố cục linh hoạt và hiệu quả ERP còn hỗ trợ cho việc xử lí các giao

dịch, báo cáo, hỗ trợ ra quyết định cho bộ phận tài chính, kế toán

- Ảnh hưởng đến công tác kế toán: ERP giúp ích cho việc tích hợp và tiếp cận thông tin Vì thế, công tác kế toán được hỗ trợ và trở nên đơn giản, nhanh

Nội dung: Trong hơn một thập kỉ qua, nhiều công ty trên thế giới đã bắt đầu áp dụng hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình Nghiên cứu này đã tìm hiểu tác động của hệ thống ERP đến thông tin và công tác kế toán thông qua khảo sát các kế toán viên và các chuyên gia công nghệ thông tin Kết quả cho thấy lợi ích

kế toán bắt nguồn từ hệ thống ERP, giúp cho người sử dụng ERP cảm thấy hài lòng Nghiên cứu xác định các lợi ích kế toán có ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của người sử dụng ERP là: lợi ích kế toán về công nghệ thông tin, về hoạt động, về tổ chức kế toán, về kế toán quản trị và về chi phí Tuy nhiên, nghiên cứu cũng có một

số hạn chế tồn tại là chỉ điều tra tại các công ty của Hy Lạp, số lượng kế toán viên tham gia nghiên cứu nhiều hơn những chuyên gia công nghệ thông tin Vì thế, cần

2.3 Enterprise resource planning systems’s impact on accounting processes (Tác động của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đến quy trình kế toán)

Nguồn: Business Process Management Journal, Vol 10, Iss: 2, trang 234 – 247, năm 2005

Tác giả: Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki,

Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK)

Nội dung: Spathis và Constantides đã thực hiện điều tra 26 doanh nghiệp với các loại hình công nghiệp (chiếm 50%), thương mại (31%), còn lại là doanh nghiệp dịch

vụ và các loại hình doanh nghiệp khác tại Hy Lạp và kết quả cho thấy các phương pháp và xử lý kế toán được sử dụng nhiều hơn sau khi áp dụng ERP như: Hỗ trợ các quản lý phi tài chính (18/26 doanh nghiệp, 69%); Phân tích lợi nhuận theo hoạt động kinh doanh hoặc vùng hoạt động (17/26 doanh nghiệp, 66%); Phân tích lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm (15/26, 58%); Phân tích tỷ số tài chính (14/26, 54%); Kiểm soát tiền (13/26, 50%); Xây dựng kế hoạch chính (13/26, 50%); Trung tâm lợi nhuận (13/26, 50%); Quản lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích lợi nhuận theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo vốn đầu tư (10/26, 39%); ABC (7/26, 27%); Chi phí theo mục tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo biến phí, định phí (5/26, 19%)

2.4 Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam

Nguồn: Luận án tiến sĩ năm 2012

Tác giả: Nguyễn Bích Liên

Nội dung:

khả năng làm giảm sút chất lượng tin cậy thông tin: về tính chính xác và kiểm soát nếu người quản lý quá lạm dụng khả năng can thiệp của mình vào các hoạt động xử lý điều chỉnh khóa sổ cuối kỳ kế toán

- Quan điểm của 3 nhóm: người tư vấn, triển khai ERP; doanh nghiệp sử dụng ERP; và nhóm người nghiên cứu giảng dạy ERP về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán là khác nhau

- Có 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam

2.5 Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam

Nguồn: Luận văn thạc sĩ năm 2011

Tác giả: Trần Thanh Thúy

Nội dung: Qua nghiên cứu cho thấy, khuynh hướng ứng dụng ERP được quan tâm chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô lớn và các doanh nghiệp này thường lựa chọn giải pháp ERP nước ngoài Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ưu thế đối với các doanh nghiệp quy mô vừa Một số lượng lớn các doanh nghiệp có quy mô nhỏ chưa có sự hiểu biết về ERP và cũng chưa có một nhu cầu quan tâm đến công cụ này Nhìn chung, ở các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán là cao

Tóm lại: Qua những bài nghiên cứu ở các công ty của Úc, Hy Lạp và Việt Nam,

các tác giả đều cho thấy việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, tạo nên sự hài lòng đối với người sử dụng Ở Việt Nam, ERP thường được ứng dụng thành công ở các công ty lớn (sử dụng phần mềm nước ngoài), các công ty vừa sử dụng phần mềm

Việc ứng dụng ERP là cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, là xu hướng của thời đại Như vậy với một công ty cụ thể đã ứng dụng thành công hệ thống ERP thì hệ thống ERP đã ảnh hưởng như thế nào đến thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty đó? Còn những hạn chế gì của hệ thống cần phải khắc phục?

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng hệ

thống SAP Business One B1 tại Công ty TNHH SILK Việt Nam

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt

Nam

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP Business One B1 được áp dụng tại công ty TNHH Silk Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty TNHH Silk Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp định tính, cụ thể là khảo sát, phân tích, tổng hợp và so sánh đối chiếu được sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu của luận văn

Nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu đề tài chủ yếu là thông tin từ khảo sát thực tế ở Doanh nghiệp Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và một số website có

uy tín trên internet

6 Những đóng góp mới của đề tài

 Về mặt lý luận:

 Về mặt thực tiễn:

Thứ nhất, từ kết quả nghiên cứu và khảo sát thực tế, đề tài đã làm rõ thực trạng tổ

chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty TNHH SILK Việt Nam

Thứ hai, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là một tham khảo hữu ích giúp cho ban

lãnh đạo công ty hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong môi trường ứng dụng ERP từ đó giúp cho bộ phận kế toán tài chính hoạt động hiệu quả hơn

7 Kết cấu của đề tài

Đề tài gồm 3 chương như sau:

- Chương 1: Một số vấn đề chung về ERP và tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp

- Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH SILK Việt Nam

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong hệ thống SAP Business One B1 tại công ty TNHH SILK Việt Nam

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG

TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan lý thuyết (cơ sở lý luận) về ERP

1.1.1 Định nghĩa

Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERP, tùy theo quan điểm tiếp cận

Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng

kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon and Laudon, 1995) Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật

và tổ chức để giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và

tổ chức doanh nghiệp cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là

nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp

Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005)

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 14-15)

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP

Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo cáo hàng tồn kho

Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu Lợi ích của MRP giúp

doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ MRP Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất MRP II

đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất

Giữa những năm 1990 là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở

dữ liệu chung Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực

Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch trình khách hàng một cách năng động Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa MRP II và ERP

Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp

Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh

Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính,

từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các

máy tính PC với giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các

xử lý kinh doanh điện tử

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 13-14)

1.1.3 Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP

Nói tới hệ thống ERP, người ta nói tới hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Một hệ thống ERP bao gồm các thành phần cơ bản sau:

- Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh

- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau:

- Tính phân hệ và tích hợp Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử

lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ

sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được Ở mức độ cơ bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động

như sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005)

o Tài chính, kế toán

o Nguồn nhân lực

o Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất

o Quản trị chuỗi cung ứng

o Quản trị quan hệ người cung cấp

o Quản trị quan hệ với khách hàng

o Thông minh kinh doanh

- Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin Tất cả các dữ liệu

của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system) Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này

- Hoạch định toàn bộ nguồn lực của Doanh nghiệp Nguồn lực của Doanh

nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng được luân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh

- ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh

Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ

để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện

- ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và

quy trình kinh doanh Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo

quy trình Muốn ứng dụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi quy trình hoạt động kinh doanh gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý hoạt động (thực hiện hoạt động theo xét duyệt); và xử lý thông tin (thu thập

và xử lý dữ liệu về xét duyệt và thực hiện hoạt động) phải được xây dựng thành quy trình hoàn chỉnh và ổn định

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 15-19)

1.1.4 Lợi ích và hạn chế của ERP

1.1.4.1 Lợi ích

- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với

hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân

hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

- Công tác kế toán chính xác hơn

Phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

- Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

- Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất

- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

- Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh

để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

1.1.4.2 Hạn chế của ERP

- Việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các Doanh nghiệp lớn nhiều hơn và gây một số hạn chế đối với Doanh nghiệp quy mô nhỏ như chi phí cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm) và đòi hỏi Doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa Doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp

- Một khó khăn khác liên quan tới ứng dụng ERP là chưa có một chuẩn đầy đủ cho các phần mềm ERP Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau

- Một khó khăn nổi bật khác của việc ứng dụng ERP là sự không phù hợp hay nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin

- Khó khăn khác cũng rất quan trọng trong việc thực hiện ERP là tỷ lệ giữa tái cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tùy chỉnh (sửa chữa theo yêu cầu khách hàng) Không phải quy trình xử lý và kinh doanh nào của ERP viết sẵn cũng phù hợp với Doanh nghiệp sử dụng nó Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh doanh

- Ngoài ra trong môi trường ERP, người sử dụng có thể lợi dụng kỹ thuật công nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin, với tài sản của doanh nghiệp

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 23-24)

1.1.5 Phân loại phần mềm ERP

Các loại phần mềm ERP như sau:

- Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm lập trình viên trong công ty hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu cầu riêng của công ty

- Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết

Đây là loại phần mềm ERP được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng

- Phần mềm kế toán/ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003 Ngoài phân hệ kế toán, một số các công ty phần mềm trong nước cũng đã phát triển một vài phân hệ

ERP khác nhưng thường họ không phát triển đầy đủ tất cả các phân hệ ERP mà các nhà cung cấp nước ngoài thường có

- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp thấp

Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động

ở một địa điểm Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản

- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp trung bình

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty nhỏ và vừa Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình hoạt động kinh doanh Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000…

- Phần mềm kế toán/ERP nước ngoài cấp cao

Bao gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh và nhiều người sử dụng cùng lúc Ví dụ bao gồm: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp

(Sách: Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản Phương Đông)

1.2.1 Tổ chức thông tin đầu vào

1.2.1.1 Tổ chức thu thập dữ liệu

Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động phải thu thập các dữ liệu đầu vào phục

vụ cho quá trình xử lý kế toán, tuy nhiên dữ liệu đầu vào ở các doanh nghiệp thì tùy

thuộc vào nhu cầu thông tin, yêu cầu quản lý và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp

Do đó điều đầu tiên trước khi thực hiện việc thu thập dữ liệu đầu vào là phải xác định yêu cầu thông tin

Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp

là thông tin tài chính theo luật định Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin

kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó

Để có thể cung cấp các thông tin hữu ích thì phải có quá trình tổ chức và thu thập

dữ liệu đầu vào tốt Vì vậy phải có phương pháp hữu hiệu để có thể tổ chức thu thập

dữ liệu trên cơ sở các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đã phân tích

Có ba nhóm nội dung cần phải tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đó là xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.1.2 Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán

Để cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời, kế toán phải thu thập đầy đủ các dữ liệu của hoạt động Các hoạt động nếu xét về khía cạnh xử lý cung cấp thông tin kế toán thì kế toán phải thu thập dữ liệu và phản ánh các đối tượng kế toán Căn

cứ để xây dựng danh mục đối tượng kế toán là yêu cầu thông tin đã được xây dựng, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Việc xác định đối tượng kế toán là cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán cũng như vận dụng các phương pháp kế toán thích hợp trong quá trình vận hành hệ thống kế toán sau này Đối tượng kế toán được xác định dựa trên

cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Ví dụ: để có được thông tin đánh giá tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, cần phải theo dõi, ghi chép và cung cấp thông tin về công nợ phải thu Như vậy, nợ phải thu là đối tượng kế toán Phân cấp thấp hơn, nợ phải thu bao gồm phải thu của khách hàng, phải thu của nhà cung cấp, phải thu của nhà nước, phải thu của nhân viên, phải thu khác… Tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Do đó, khi phân tích các đối tượng kế toán, cần xác định các đối tượng quản

lý chi tiết có liên quan Đối tượng quản lý chi tiết là các đối tượng ở hệ thống tác nghiệp phải theo dõi, ở mức hạch toán nghiệp vụ

Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế toán có thể được theo dõi theo một hay nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể không cần theo dõi chi tiết – tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Đồng thời một đối tượng quản lý chi tiết có thể được dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán Để tránh tình trạng một đối tượng kế toán theo dõi nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng quản lý kế toán đến cấp thấp nhất

1.2.1.3 Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết

Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động, thông thường là các hoạt động trong cùng chu trình Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra

Các bước (quy trình) cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết:

- Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh

- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết

- Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi tiết cho từng chu trình

- Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó Các nội dung cần thu thập bao gồm: mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác cho đối tượng và các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra

- Mã hóa các đối tượng chi tiết: một mã số của một đối tượng quản lý chi tiết được xem là một cách thức biểu diễn ngắn gọn theo quy ước về những thuộc tính và các cách thức quản lý của đối tượng được mã hóa

- Xác định cách thức mã hóa: xác định các đối tượng quản lý chi tiết cần mã hóa, xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa, xác định nội dung thể hiện trên bộ mã, lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp, xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức

1.2.1.4 Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều hoạt động kinh tế phát sinh Một hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên gọi, nội dung và tính chất Như vậy khi thu thập các nội dung dữ liệu cho từng hoạt động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, tên gọi hoạt động, hoạt động đó liên quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động? Và

để thu thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động, thì phải tổ chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế khác nhau

1.2.2 Tổ chức hệ thống phân loại, xử lý thông tin

Sau khi tổ chức hệ thống thông tin đầu vào, công việc tiếp theo cần phải thực hiện

là xử lý dữ liệu Việc tổ chức phân loại, xử lý thông tin bao gồm các nội dung sau:

1.2.2.1 Xây dựng hệ thống chứng từ

Hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp bao gồm:

- Nếu phân loại chứng từ theo vật mang thông tin: chứng từ bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử

- Nếu phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế: chứng từ bao gồm chứng từ lao động tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ tiền và chứng từ tài sản cố định

- Nếu phân loại chứng từ theo tính chất pháp lý: chứng từ bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ có tính chất hướng dẫn

- Nếu phân loại chứng từ có công dụng: chứng từ bao gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

- Ngoài ra, hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp cũng có thể được chia thành hai nhóm là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành

Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ là các văn bản pháp lý về chứng từ, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh Trong mỗi chu trình kinh doanh, việc phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, sẽ giúp xác định các chứng từ cần được lập và xây dựng danh mục chứng từ kế toán

Khi toàn bộ hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp đã được xác định rõ ràng, chúng

ta cần ban hành các chính sách về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ

1.2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng Do vậy

hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Căn cứ để xây dựng hệ thống tài khoản:

- Hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của chế độ kế toán

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết

Về cách thức thực hiện, khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, các công việc cần tiến hành như sau:

- Căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định của Chế độ kế toán, xác định các tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 cần được sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần thiết hay không phù hợp đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

- Tương ứng với từng tài khoản kế toán được sử dụng xác định các nội dung quản lý của nó

Đối với các tài khoản kế toán không có yêu cầu quản lý chi tiết: sử dụng tài khoản

kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán

Đối với các tài khoản kế toán có yêu cầu quản lý chi tiết:

- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan

hệ của chúng

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, xác định yêu cầu quản lý nào sẽ được theo dõi chi tiết tức trở thành đối tượng theo dõi chi tiết cho tài khoản kế toán, yêu cầu quản lý nào trờ thành đối tượng quản lý chi tiết của tài khoản kế toán đó, và yêu cầu quản lý nào có thể được theo dõi

gián tiếp thông qua bộ mã đối tượng chi tiết, hay thông qua từng chứng từ cụ thể của nghiệp vụ liên quan đến tài khoản kế toán

- Mã hóa tài khoản kế toán

1.2.2.3 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán

Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán sau:

- Phương pháp kê khai hàng tồn kho

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho

- Phương pháp tính giá tài sản cố định

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ

- Các chính sách tín dụng

- Chính sách về hợp nhất báo cáo tài chính

1.2.3 Tổ chức thông tin đầu ra

Báo cáo là phương pháp được kế toán sử dụng để trình bày các nội dung thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối tượng sử dụng thông tin kế toán thuộc bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo kế toán được chia thành hai hệ thống: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản lý

Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo quản lý (báo cáo nội bộ): báo cáo quản lý được lập theo nhu cầu thông tin cung cấp của các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp để ra các quyết định kinh doanh Các báo cáo này không dựa trên các nguyên tắc, chuẩn mực hay chế độ

kế toán như hệ thống báo cáo tài chính mà tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin và trình độ của các nhà quản trị

1.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc (phần hành) cho từng

kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phòng kế toán (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp, bao gồm: tổ chức nhân sự, tổ chức các phần hành kế toán, tổ chức mối quan hệ giữa các phần hành kinh tế và tổ chức mối quan

hệ giữa phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Kiểm soát nội bộ:

Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này sẽ tránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau

- Tính đồng bộ trong công việc:

Tính đồng bộ trong công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổ đều cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác Tính đồng

bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin

kế toán

- Đảm bảo năng lực của nhân viên:

Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ

và khả năng thành thạo công việc của những người này Ngoài việc tuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời thường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên

1.2.5 Tổ chức đánh giá – lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm kế toán trong quá trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kế toán hữu ích theo

yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Lựa chọn và tổ chức sử dụng một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là một công việc rất quan trọng khi tổ chức công tác kế toán

Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng ERP trong nỗ lực tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ

Để đánh giá một phần mềm kế toán, cách thức tốt nhất là thử nghiệm phần mềm hoặc sử dụng các dịch vụ tư vấn bên ngoài Một số tiêu chuẩn tổng quát để đánh giá phần mềm kế toán như sau:

- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

- Phần mềm phải có tính kiểm soát cao

- Tính linh hoạt của phần mềm

- Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao

- Tìm hiểu cách thức khởi động và khởi tạo dữ liệu của phần mềm

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phần mềm

- Tìm hiểu khai báo ban đầu trên phần mềm kế toán

- Nhập số dư đầu kỳ

- Tìm hiểu tổ chức khai báo màn hình nhập liệu

- Tìm hiểu tổ chức phân quyền truy cập

- Nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Thực hiện các công việc cuối kỳ

- Khai thác thông tin kế toán

1.3 Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp

1.3.1 Tác động về quy trình và nội dung thông tin

xử lý Đặc điểm này giúp việc thu thập dữ liệu được kịp thời và chính xác ngay tại nguồn dữ liệu

- Truy lại nguồn gốc dữ liệu dễ dàng Vì hệ thống ghi nhận dữ liệu ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên hệ thống có thể truy ngược lại người và nguồn gốc ghi nhận thông tin xử lý nghiệp vụ kinh doanh cũng như xử lý cập

nhật thông tin đầu vào cho kế toán Điều này giúp việc kiểm soát tính chính xác của dữ liệu và hoạt động kinh tế thông qua việc dễ dàng tìm kiếm và kiểm chứng dữ liệu hoạt động kinh tế

- Phương pháp thu thập dữ liệu đã thay đổi thông qua việc sử dụng hệ thống mạng internet giữa các hệ thống dữ liệu khách hàng và người cung cấp Điều này giúp giảm bớt sai sót về việc nhập liệu

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 43-44)

1.3.1.2 Về xử lý dữ liệu

ERP là hệ thống gồm nhiều phân hệ xử lý tự động tích hợp với nhau và cùng sử dụng chung cơ sở dữ liệu Vì vậy thay đổi lớn nhất khi áp dụng ERP với xử lý kế toán là doanh nghiệp đã có thể áp dụng thêm nhiều phương pháp xử lý và phân tích

dữ liệu mà trước đó hệ thống kế toán bằng tay hay xử lý bằng phần mềm kế toán riêng biệt đều khó thực hiện

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 44-45)

1.3.2 Tác động đến kiểm soát và cung cấp thông tin

1.3.2.1 Về kiểm soát

- ERP giúp doanh nghiệp tăng tính kiểm soát hoạt động kinh doanh và do đó tăng kiểm soát thông tin do thông tin được thu thập và đưa vào hệ thống theo trình tự qui trình hoạt động kinh doanh Vì vậy dữ liệu thu thập được đối chiếu tự động nhằm đảm bảo tính xét duyệt, tính có thực, đầy đủ, chính xác

và kịp thời về hoạt động kinh doanh

- Do việc tính toán và xử lý tự động theo chương trình lập sẵn nên ERP giúp hạn chế những sai sót, nhầm lẫn trong tính toán

- Phương pháp thu thập dữ liệu đã loại bỏ nhiều chứng từ bằng giấy nên ảnh hưởng tính kiểm soát dữ liệu thu thập Nội dung và tính chính xác của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu phụ thuộc duy nhất vào lần nhập dữ liệu nghiệp vụ

kinh tế Ngoài ra, do dữ liệu tập trung, nhiều người cùng truy cập vào hệ thống nên ảnh hưởng tới phương pháp kiểm soát dữ liệu của hệ thống

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 46-47)

1.3.2.2 Cung cấp thông tin

- ERP giúp phân tích và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng thông tin Do đặc thù của ERP là sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh được thu thập nhiều chi tiết hơn về cả thông tin tài chính và phi tài chính

- Rút ngắn thời gian tạo thông tin và người sử dụng có thể tạo thông tin trực tiếp từ cơ sở dữ liệu Một số thủ tục xử lý liên quan tới kế toán được lập trình

tự động trong hệ thống ERP, ví dụ phân bổ, khóa sổ nên thời gian lập báo cáo được rút ngắn lại Một số báo cáo tài chính có thể được tạo ra từ những người sử dụng chứ không nhất thiết phải do kế toán tài chính tạo ra vì các thủ tục xử lý kế toán cơ bản đã được mã hóa vào qui trình xử lý của hệ thống ERP

- Kỳ thời gian lập báo cáo có tính chất liên tục Thông thường báo cáo bằng tay được lập định kỳ nhưng trong môi trường ERP vì thông tin được cập nhật liên tục theo quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh và qui trình lập báo cáo tương đối tự động nên việc lập báo cáo tài chính có thể được lập liên tục

và thời gian nhận thông tin tài chính được rút ngắn lại, chẳng hạn thay vì cuối mỗi tháng báo cáo kế toán mới được lập 1 lần thì hệ thống có thể lập báo cáo sau 15 ngày hoạt động

(Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 45-46)

1.3.3 Tác động đến bộ máy kế toán

1.3.3.1 Cơ cấu nhân sự

Việc tổ chức cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản

lý của toàn công ty, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp

Việc ứng dụng ERP có thể đưa ra yêu cầu mới đối với nhân sự trong bộ máy kế toán Có 4 trường hợp có thể xảy ra đối với vấn đề này:

- Thứ nhất, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và không tuyển nhân viên mới Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cho rằng nhân viên cũ có thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên, cần huấn luyện và nâng cao trình độ của nhân viên để có thể thích ứng với môi trường mới

- Thứ hai, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới Đối với trường hợp này, có thể do tính chất công việc phức tạp và khối lượng công việc nhiều nên doanh nghiệp phải gia tăng số lượng nhân viên để đáp ứng yêu cầu tuân thủ về mặt quy trình, tiến độ hoàn thành công việc từ

đó đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin

- Thứ ba, doanh nghiệp sẽ sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới Môi trường ERP đòi hỏi cả nhân viên và người quản lý cần có kiến thức nhất định về tổ chức, kỹ năng và trình độ sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc

- Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển nhân viên mới Trường hợp này có thể xảy ra là do trong môi trường ERP, quá trình thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu liên quan đến các bộ phận khác, kế toán chỉ tham gia vào quá trình xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát

Sự thay đổi về cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp là vấn đề lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt Cho dù nhân sự có thể thay đổi nhưng trình

độ, kiến thức và kỹ năng của họ cần được nâng cao Đây cũng là thách thức về yếu

tố con người mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai và ứng dụng ERP

1.3.3.2 Phân chia trách nhiệm

Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện căn cứ vào khối lượng công việc, đặc điểm hoạt động của tổ chức, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của nghiệp vụ Các phần hành kế toán có thể được xây dựng theo các chu trình kinh doanh

Trong môi trường ERP, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát, không trùng lắp và không bỏ sót nghiệp vụ Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc trình bày đầy đủ các nội dung sau: phạm vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá

1.3.3.3 Phân quyền truy cập

Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế toán

là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin

- Khai báo: bao gồm khai báo thông tin chung và khai báo danh mục các đối tượng Danh mục đối tượng thường được cập nhật thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng… Việc khai báo này thường được phân quyền cụ thể cho từng cá nhân chịu trách nhiệm, ảnh hưởng của nó có thể liên quan đến một hoặc nhiều phần hành kế toán và cả các phân hệ khác

- Nhập liệu: bao gồm nhập số dư và nhập số phát sinh Trong hệ thống ERP, công việc nhập liệu số phát sinh của kế toán được giảm đáng kể do việc kế thừa dữ liệu của các phân hệ khác Một số dữ liệu cần nhập liệu nhưng cũng

có một số dữ liệu đã có sẵn không được quyền sửa đổi

- Cung cấp thông tin: Đối với từng phần hành kế toán, phân quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xóa Chính vì thế, ngay bản thân trong phân hệ kế toán, nếu không được cấp quyền thì phần hành kế toán này không thể xem được phần hành kế toán khác Tương tự, phân hệ mua hàng, bán hàng… có thể không xem được thông tin của phân hệ

kế toán và ngược lại nếu không được cấp quyền trên hệ thống