Báo cáo thực tập tốt nghiệp- Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin (CNTT) đã phát triển khá nhanh và mạnh trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. CNTT đã có mặt ở hầu hết các ngành và các lĩnh vực. Mỗi lĩnh vực đều có những sản phẩm mang tính ứng dụng cho lĩnh vực đó. Quản lý bán hàng cũng vậy, nhờ có các sản phẩm quản lý bán hàng mà giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp tra cứu thông tin, kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý bán hàng trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Để quản lý kho hàng, quản lý doanh số bán hàng, quản lý công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp,… không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp thủ công truyền thống. Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. CNTT đã đi vào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Trên cơ sở những kiến thức đã học trong nhà trường và thực tế, em đã lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” nhằm ứng dụng những kiến thức công nghệ thông tin đã được học. Nội dung chính của báo cáo bao gồm: Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập - Giới thiệu chung về công ty mà em tham gia thực tập và một số lĩnh vực hoạt động chính của công ty, các sản phẩm phần mềm đã và đang được ứng dụng trong thực tế . - Phát biểu đề tài, mục đích nghiên cứu và phạm vi của đề tài. Chương 2: Các công cụ thực hiện - Giới thiệu công cụ thực hiện triển khai đề tài: Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000. Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống - Phân tích và thiết kế hệ thống. - Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. Chương 4: Nghiệp vụ và giao diện chính của phần mềm - Giới thiệu một số giao diện với các nghiệp vụ cơ bản trong phần mềm. Kết luận: - Đánh giá, phân tích các ưu điểm, nhược điểm và hướng phát triển của chương trình.

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 7

1.1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập: 7

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 7

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty CP Tin Học Trẻ Việt Nam: 8

1.1.3 Chức năng của các bộ phận: 8

1.2 Phát biểu đề tài: 9

1.2.1 Lí do chọn đề tài 9

1.2.2 Mục đích nghiên cứu: 10

1.3 Nghiệp vụ của hệ thống: 10

1.3.1 Khảo sát hệ thống bán hàng cũ: 10

1.3.2 Xây dựng hệ thống bán hàng mới: 13

CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ THỰC HIỆN 17

2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000: 17

2.1.1 Giới thiệu chung 17

2.1.2 Lịch sử phát triển của SQL Server 2000: 17

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0: 18

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20

3.1 Phân tích hệ thống về chức năng: 20

3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng: 20

3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức khung cảnh: 22

3.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức đỉnh: 23

3.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức dưới đỉnh: 24

3.2 Phân tích hệ thống về cơ sở dữ liệu: 28

3.2.1 Xác định các thực thể: 28

3.2.2 Mô hình quan hệ giữa các thực thể: 30

3.2.3 Danh sách các bảng dữ liệu: 31

3.2.4 Mô tả chi tiết các bảng: 32

3.2.5 Sơ đồ quan hệ giữa các Bảng: 39

CHƯƠNG IV: GIỚI THIỆU MỘT SỐ SƠ ĐỒ THUẬT TOÁN VÀ GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM 40

4.1 Giới thiệu một số sơ đồ thuật toán sử dụng trong phần mềm: 40

4.2 Một số giao diện chính của phần mềm: 45

KẾT LUẬN 54

1 Đánh giá về chương trình Quản lý bán hàng (QLBH): 54

2 Hướng phát triển trong tương lai: 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 57

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 58

PHỤ LỤC 59

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong bộmôn công nghệ thông tin trường Đại học Kinh tế Quốc Dân đã nhiệt tìnhgiảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức trong thời gian qua

Em xin được gửi lời cảm ơn đến Thầy giáo Th.s Đào Phan Vũ đã tận tìnhgiúp đỡ, hướng dẫn và chỉ bảo cho em trong suốt quá trình thực tập tốtnghiệp Bên cạnh những kết quả khiêm tốn mà em đạt được, chắc chắn khôngtránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện báo cáo của mình, kính mong thầy côthông cảm Sự góp ý của thầy cô sẽ là những kinh nghiệm quý báu cho côngviệc của em sau khi tốt nghiệp ra trường

Em cũng xin được tỏ lòng biết ơn của mình tới Công ty cổ phần Tin HọcTrẻ Việt Nam đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ và hướng dẫn em trong suốt quátrình thực tập vừa qua

Kính chúc các thầy cô luôn mạnh khoẻ, đạt được nhiều thành công

trong sự nghiệp trồng người của mình.

Hà Nội, tháng 12 năm 2012 Sinh viên

Nguyễn Trọng Thuấn

LỜI MỞ ĐẦU

Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thìngành công nghệ thông tin (CNTT) đã phát triển khá nhanh và mạnh trên thếgiới nói chung và Việt Nam nói riêng CNTT đã có mặt ở hầu hết các ngành

và các lĩnh vực Mỗi lĩnh vực đều có những sản phẩm mang tính ứng dụngcho lĩnh vực đó

Quản lý bán hàng cũng vậy, nhờ có các sản phẩm quản lý bán hàng màgiúp cho nhà quản lý doanh nghiệp tra cứu thông tin, kết quả kinh doanh mộtcách nhanh chóng, chính xác Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra các kế hoạch

và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng caokết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Quản lý bán hàng trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi

bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp Để quản lý khohàng, quản lý doanh số bán hàng, quản lý công nợ khách hàng, công nợ nhàcung cấp,… không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp thủcông truyền thống

Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ côngtruyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời CNTT đã đi vào cácnghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanhchóng mà không mất đi sự chính xác

Trên cơ sở những kiến thức đã học trong nhà trường và thực tế, em đã lựa

chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” nhằm ứng dụng

những kiến thức công nghệ thông tin đã được học.

Nội dung chính của báo cáo bao gồm:

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập

- Giới thiệu chung về công ty mà em tham gia thực tập và một số lĩnhvực hoạt động chính của công ty, các sản phẩm phần mềm đã và đangđược ứng dụng trong thực tế

- Phát biểu đề tài, mục đích nghiên cứu và phạm vi của đề tài

Chương 2: Các công cụ thực hiện

- Giới thiệu công cụ thực hiện triển khai đề tài: Visual Basic 6.0,Microsoft SQL Server 2000

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống

- Phân tích và thiết kế hệ thống

- Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 4: Nghiệp vụ và giao diện chính của phần mềm

- Giới thiệu một số giao diện với các nghiệp vụ cơ bản trong phầnmềm

Kết luận:

- Đánh giá, phân tích các ưu điểm, nhược điểm và hướng phát triển củachương trình

Tài liệu tham khảo:

- Danh sách các tài liệu sử dụng để hoàn thiện chương trình

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

Vấn đề đặt ra cho chúng ta trước khi xây dựng phần mềm là: Khảo sát hệthống hiện tại của đối tượng cần nghiên cứu để có những thông tin chính xác

về hệ thống để chúng ta xây dựng một hệ thống mới với cơ cấu thích hợp, vớicác chức năng yêu cầu dành cho một chương trình quản lý

1.1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập:

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Cơ sở thực tập : Công ty Cổ Phần Tin Học Trẻ Việt Nam

Địa chỉ : A3P2 Khu TTGV – Đại Học Quốc Gia – Cầu Giấy – Hà NộiĐiện thoại : 04.37549350 Fax: 04.37549350

Website : http://www.tinhoctrevietnam.com

Công ty Cổ Phần Tin Học Trẻ Việt Nam tiền thân là Trung tâm Tin họcNgoại Ngữ Sư phạm được thành lập từ năm 1996 Chuyên hoạt động tronglĩnh vực: Đào tạo Tin học, Ngoại ngữ, Kế toán, Nghiệp vụ sư phạm,…

Sau 2 năm hoạt động, với đội ngũ giáo viên tận tụy có trình độ chuyênmôn cao, chuyên sâu về các ngôn ngữ lập trình, có bề dày kinh nghiệm vàlòng đam mê nghề nghiệp, Trung tâm đã thành lập một phòng CNTT chuyênnghiên cứu và phát triển về các sản phẩm công nghệ, mã vạch mã số, phầnmềm quản lý bán hàng siêu thị, phần mềm quản lý Nhà hàng, Khách sạn,…

Để phù hợp với nền kinh tế thị trường cùng với sự trưởng thành vữngmạnh của Trung tâm Năm 2004 Ban lãnh đạo đã quyết định đổi tên Trung

tâm thành CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC TRẺ VIỆT NAM, Số Đăng ký

0103005468 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Hà nội cấp

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty CP Tin Học Trẻ Việt Nam:

Sơ đồ công ty:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty CP Tin Học Trẻ Việt Nam

1.1.3 Chức năng của các bộ phận:

- Ban Giám đốc: Trực tiếp giao nhiệm vụ và tiếp nhận các thông tin, báo

cáo của các phòng ban

- Công nghệ phần mềm: nghiên cứu, phát triển và cung cấp các giải

pháp phần mềm ứng dụng cho các doanh nghiệp

CÁC TRUNG TÂM TRỰC THUỘC

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

- Phòng phân tích – thiết kế: Sau khi tiếp nhận các yêu cầu của khách

hàng, phòng này có nhiệm vụ phân tích nghiệp vụ và thiết kế dữ liệu đểchuyển sang phòng lập trình

- Phòng lập trình: Từ các yêu cầu nghiệp vụ sẵn có từ phòng phân tích

– thiết kế, phòng lập trình có nhiệm vụ tạo ra sản phẩm có ứng dụngtrong thực tế đáp ứng yêu cầu của khách hàng

- Phòng kiểm thử (Testing): Kiểm tra chất lượng sản phẩm từ phòng

lập trình chuyển đến trước khi bàn giao sản phẩm phần mềm cho kháchhàng

- Phòng Kinh doanh: được phát triển dựa trên đòi hỏi từ thực tiễn và

phải đáp ứng, giải quyết ngay lập tức các yêu cầu của khách hàng cũngnhư các yêu cầu về phát triển, mở rộng của khách hàng trong tương lai

- Phòng triển khai: Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, cài đặt phần

mềm, hướng dẫn cách sử dụng cho khách hàng

- Phòng hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ sau bán hàng là một bộ phận không

thể thiếu của một đơn vị cung cấp phần mềm Trong quá trình sử dụngsản phẩm, nếu có vướng mắc hoặc phần mềm phát sinh lỗi kỹ thuật,khách hàng có thể liên hệ với phòng này để được hỗ trợ

1.2 Phát biểu đề tài:

1.2.1 Lí do chọn đề tài

Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người, đểđáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và hoàn thiệnhơn Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnhcủa các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lý sao cho

chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp Lĩnh vực quản lý bánhàng trong các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu cao, vì số lượng hànghoá được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính xác,ngoài ra thời gian cũng là yếu tố quan trọng.

Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lớn quản lý hàng hoá bằngphương pháp thủ công và bán thủ công Như vậy em nhận thấy nếu có mộtphần mềm quản lý bán hàng đáp ứng được các yêu cầu, nghiệp vụ của doanhnghiệp thì đây sẽ là một thị trường tiềm năng

1.2.2 Mục đích nghiên cứu:

Mục đích của đề tài là tổ chức lại một số bộ phận của doanh nghiệp cũngnhư của tổ chức theo một quy trình chung Đồng thời nâng cao hiệu quả củacông việc cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn Việc quản lý cũng trởnên tốt hơn, không mất nhiều thời gian và việc quản lý theo một thể thốngnhất

Đề tài “Quản lý Bán hàng” là một đề tài rộng, có ứng dụng cao trong

thực tế Song do kinh nghiệm chưa nhiều vì vậy không tránh khỏi những saisót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo trongkhoa và các bạn sinh viên để đề tài được hoàn thiện hơn

1.3 Nghiệp vụ của hệ thống:

1.3.1 Khảo sát hệ thống bán hàng cũ:

Qua khảo sát hệ thống bán hàng của một số cửa hàng và siêu thị emthấy nổi lên mốt số đặc điểm như sau:

Thực tế khi công tác bán hàng chưa được tin học hoá thì công tác bánhàng, quản lý hàng hoá hàng ngày trong các nơi bán hàng vẫn diễn ra hoàntoàn bằng phương pháp thủ công:

+ Khi khách hàng có nhu cầu mua một số lượng hàng hoá nào đó, bộphận bán hàng sẽ xem những mặt hàng yêu cầu của khách hàng sau đó kiểmtra xem mặt hàng đó có còn trong kho hàng của cửa hàng hay không, với sốlượng có đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không Trường hợp nhân viênbán hàng không nhớ giá bán thì phải liên hệ với người quản lý để biết giá bán.Nếu khách hàng bằng lòng mua hàng của cửa hàng thì nhân viên bán hàngphải viết hóa đơn bán hàng bằng tay, tự tính cộng tiền,… Cuối ngày ngườiquản lý phải cộng trừ để tính tiền ở sổ sách do nhân viên bán hàng chép lại

+ Với những mặt hàng mới không có trong kho của cửa hàng mà nhucầu của khách hàng cao thì bộ phận bán hàng sẽ trực tiếp đề xuất lên ban quản

lý để có kế hoạch kinh doanh mặt hàng đó

+ Bộ phận bán hàng thông báo cho bộ phận quản lý kho phải cập nhậtlại số lượng hàng vừa bán và nếu thấy lượng hàng hóa trong kho còn ít thì bộphận này phải báo cáo với người quản lý để lên kế hoạch nhập thêm hàng bổsung

+ Bộ phận quản lý tài chính có trách nhiệm quản lý toàn bộ tình hình tàichính của cửa hàng Nếu thấy nguồn tài chính hạn hẹp không đáp ứng chonhu cầu kinh doanh của siêu thị thì bộ phận này trình lên ban điều hành để có

kế hoạch tăng cường vốn đầu tư vào hoạt động kinh doanh

+ Bộ phận nhập hàng nhận được trực tiếp lệnh điều hành của ban quản lý

về nhập hàng, bổ sung hàng mới Sau mỗi lần nhập hàng bộ phận này phảimang hoá đơn nhập hàng giao cho bộ phận quản lý tài chính và bộ phận quản

lý kho hàng để hai bộ phận này thực hiện các công việc của mình, bộ phậnquản lý kho hàng cập nhật lại mặt hàng còn bộ phận quản lý tài chính viết hoá

đơn thu chi Hàng tháng, hàng quý các bộ phận trong hệ thống trong hệ thốngquản lý bán hàng sẽ thống kê, kiểm toán tình hình sản xuất kinh doanh, tìnhhình tài chính, tình hình hàng hoá, tình hình giá cả thị trường đệ trình lên banquản lý để đưa ra phương án hoạt động sản xuất kinh doanh cho quý tới.

Ưu nhược điểm của hệ thống bán hàng cũ:

* Ưu điểm:

Hệ thống quản lý bán hàng theo kiểu cũ chỉ phù hợp với quá trình kinhdoanh của đơn vị trong những ngày đầu mới thành lập, khi mà quy mô kinhdoanh còn nhỏ, mức độ chưa lớn và lượng giao dịch mua hàng thấp

* Nhược điểm:

Hiện nay cửa hàng quản lý quá trình bán hàng theo kiểu cũ (Quản lýbằng phương pháp thủ công) đã là một đơn vị lớn mạnh nên lượng giao dịchlớn, số liệu cần được xử lý là rất đồ sộ, hơn nữa để giữ uy tín với khách hàng,các đối tác làm ăn và do nhu cầu cạnh tranh trên thị trường nên việc xử lý các

số liệu lại càng đòi hỏi sự tuyệt đối chính xác và nhanh chóng hơn gấp bội.Chính vì thế mà hệ thống bán hàng cũ đã bộc lộ những nhược điểm của nótrong công tác quản lý như:

- Khi nhận được đơn hàng của khách, do rất nhiều khách hàng còn nợđọng tiền của cửa hàng nên phải kiểm tra đơn hàng xem khách là khách cũhay mới Để kiểm tra được điều này người quản lý cửa hàng lại phải tìm trongđống sổ sách với số liệu lớn nên rất lâu

- Đối với việc quản lý các kho hàng do hàng ngày lượng hàng xuất,nhập vào kho là liên tục đưa ra nên mỗi ngày bộ phận quản lý kho lại phải lậpmột sổ sách thống kê hàng hoá, rồi đơn giao nhận hàng trong kho riêng Khicần tổng hợp, in số liệu lại phải huy động tất cả các số liệu thống kê vừa vất

vả lại tốn nhiều thời gian và nhân lực

- Đối với bộ phận quản lý kế toán công đoạn tính toán tiền hàng, lậphoá đơn thanh toán đều bằng thủ công nên việc nhầm lẫn là không thể tránhkhỏi Đặc biệt là công tác hoạch toán thu chi, hàng ngày cửa hàng có hàngtrăm hàng nghìn cái hóa đơn thu chi do đó cần rất nhiều kế toán để làm việcnày Những sai sót, tốn nhiều thời gian là điều khó tránh khỏi,…

- Phần lớn việc lưu trữ hoá đơn, số liệu, danh sách khách hàng, danhsách nhà cung cấp là trên sổ sách chứng từ nên đơn vị có một số lượng đồ hóađơn, chứng từ Điều này rất dễ dẫn đến thất lạc dữ liệu và tìm kiếm rất khó vàlâu mặc dù cũng đã được sắp xếp một cách khoa học

- Nhân lực của cửa hàng để phục vụ cho việc quản lý là rất nhiều Cùngmột công việc mà phải dùng đến nhiều người dẫn đến cửa hàng có nhiều gianhàng, nhiều khu vực,…

1.3.2 Xây dựng hệ thống bán hàng mới:

Nguồn hàng của đơn vị được đặt mua từ các nhà cung cấp bởi bộ phậnnhập hàng Bộ phận này có nhiệm vụ nhập hàng vào kho hàng khi có hàng từnhà cung cấp Đối tượng mua hàng của đơn vị là các khách hàng Khách đếnmua hàng được bộ phận chăm sóc khách hàng tư vấn lựa chọn sản phẩm Saukhi chọn xong sản phẩm, hàng sẽ được mang đến quầy thu ngân để tính tiền

Hàng

Bộ phận chăm sóc KH,

thu ngân

Khách Hàng

+ Nhập hàng: Khi có nhu cầu cần nhập hàng (Theo nhu cầu của thị

trường hoặc theo nhu cầu dự trù hàng hoá trong kho theo mùa vụ …) mà bộphận kinh doanh căn cứ vào các thông tin nhà cung cấp, giá cả để lập kếhoạch nhập hàng, từ kế hoạch mà bộ phận kinh doanh đưa ra mà đơn vị sẽ lựachọn nhà cung cấp để nhập hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhận hàng phải có trách nhiệmkiểm tra hàng hoá có đúng như các danh mục hàng ghi trong hóa đơn haykhông Nếu không đúng thì loại hoặc những sản phẩm bị lỗi hỏng … thì yêucầu nhà cung cấp trả lại hàng hoặc đổi lại những mã không đạt yêu cầu Nếuđúng yêu cầu thì chủ kho cho hàng nhập vào kho hàng và lập phiếu nhập hàng

từ phần mềm Tiền hàng có thể thanh toán ngay hoặc công nợ theo sự thoảthuận giữa nhân viên giao nhận với nhà cung cấp

+ Bán Hàng : Bộ phận bán hàng phải có trách nhiệm xem xét đơn hàng

nhằm đảm bảo tính hợp lệ của đơn hàng Các danh mục hàng mà khách hànglựa chọn có còn trong danh mục hàng hiện tại của công ty còn có hay không,

số lượng có còn đủ cung cấp cho đơn hàng đó hay không, cập nhật giá cả để

có thể tính đúng giá thành cho khách hàng

Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận khách hàng sẽ nhận hàng thông quaphiếu Trong phiếu xuất hàng phải có đầy đủ thông tin về khách hàng địa chỉ,

số điện thoại, để đơn vị tiện tra cứu dữ liệu về sau

Khi lập hóa đơn cho khách hàng giữa nhân viên bán hàng và khách hàngphải thống nhất về hình thức thanh toán Sau khi hoá đơn được lập bộ phậnbán hàng sẽ chuyển 1 hoá đơn cho thủ kho để thủ kho xuất đúng số hàng ghitrong hoá đơn Cuối ngày, người quản lý xem báo cáo doanh số bán hàngtrong ngày từ phần mềm một cách nhanh chóng, chính xác mà không phảicộng sổ thủ công

Vào cuối tháng, thủ kho sẽ tiến hành thống kê các mặt hàng còn tồn trongkho, và so sánh với báo cáo tồn kho từ phần mềm, để đưa cho bộ phận quản

lý xử lý trong trường hợp có chênh lệch giữa tồn thực tế với tồn trong phầnmềm

- Bộ phận quản lý : Có trách nhiệm phân công công việc đưa ra giá bán

thống nhất cho toàn bộ đơn vị đối với từng sản phẩm Theo dõi sát sao cáchoạt động của đơn vị, sẽ xử lý các tình huống có thể xảy ra , đôn đốc các bộphận làm việc theo đúng kế hoạch

- Bộ phận tài chính : Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng và đã có phiếu

thu tiền của bộ phận bán hàng thì bộ phận tài chính có trách nhiệm thu đúng

và đủ số tiền đã ghi trong hoá đơn Báo cáo số hàng tồn kho và doanh thucũng như lợi nhuận của công ty có được hàng tháng Thống kê doanh số củatừng nhân viên để dựa vào bảng quy định thưởng theo doanh thu của công ty

để tính lương và thưởng theo doanh số cho nhân viên

Ưu nhược điểm của hệ thống bán hàng mới:

- Do có báo cáo nhanh chóng, chính xác nên đơn vị không cần nhiềunhân viên như hệ thống cũ, giảm chi phí lương cho nhân viên.

* Nhược điểm:

Khi áp dụng hệ thống mới, đơn vị phải bỏ ra chi phí khá lớn về thiết bịnhư: Máy tính, máy in hóa đơn cho khách, thiết bị mã số mã vạch,…

CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ THỰC HIỆN

2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000:

2.1.1 Giới thiệu chung

SQL là viết tắt của Structured Query Language và là một ngôn ngữ sử dụng rộng rãi cho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ để tạo cơ sở dữ liệu và

xử lý dữ liệu (lưu trữ, truy xuất, cập nhật, xóa)

2.1.2 Lịch sử phát triển của SQL Server 2000:

SQL tiền thân là ngôn ngữ SEQUEL (Structured English Query Language tạm dịch là “Ngôn ngữ truy vấn tiếng Anh có cấu trúc”) được một nhóm các nhà phát triển của trung tâm nghiên cứu IBM tại San Jose phát triển để quản

lý và truy lục dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống cơ sở dữ liệu "Hệ thống R" dựa trên mô hình của tiến sĩ Edgar F Codd vào những năm 1970 Tác giả chính của SEQUEL là Donald D Chamberlin và Raymond F Boyce tại IBM tuy nhiên nó vẫn bị ảnh hưởng to lớn của công trình mà Codd đã nghiên cứuSau này tên SEQUEL được rút gọi lại thành SQL nhằm phân biệt và tránh

vi phạm bản quyền với từ SEQUEL đã được một công ty máy bay của UK

SQL dựa trên nguyên mẫu Hệ thống R bao gồm System/38 (Hệ thống/38) (được công bố năm 1978 và được thương mại hóa tháng 8 năm 1979,

SQL/DS (được giới thiệu vào năm 1981) và DB2 (năm 1983)

SQL được thừa nhận là tiêu chuẩn của ANSI (American National

Standards Institute) vào năm 1986 và ISO (International Organization for Standardization) năm 1987

Tiêu chuẩn SQL đã trải qua một số phiên bản:

1986 SQL-86 SQL-87 Được công bố đầu tiên bởi ANSI Được

phê chuẩn bởi ISO năm 1987

1999 SQL:1999 SQL3

2003 SQL:2003

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0:

Visual Basic (viết tắt VB) là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện driven) và môi trường phát triển tích hợp (IDE) kết bó được phát triển đầutiên bởi Alan Cooper dưới tên Dự án Ruby (Project Ruby), và sau đó đượcMicrosoft mua và cải tiến nhiều Visual Basic đã được thay thế bằng VisualBasic NET Phiên bản cũ của Visual Basic bắt nguồn phần lớn từ BASIC và

(event-để lập trình viên phát triển các giao diện người dùng đồ họa (GUI) theo môhình phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development, RAD); truycập các cơ sở dữ liệu dùng DAO (Data Access Objects), RDO (Remote Data

Objects), hay ADO (ActiveX Data Objects); và lập các điều khiển và đốitượng ActiveX.

Một lập trình viên có thể phát triển ứng dụng dùng các thành phần(component) có sẵn trong Visual Basic Các chương trình bằng Visual Basiccũng có thể sử dụng Windows API, nhưng làm vậy thì phải sử dụng các khaibáo hàm bên ngoài

Trong lĩnh vực lập trình thương mại, Visual Basic có một trong nhữngnhóm khách hàng lớn nhất Theo một số nguồn, vào năm 2003, có 52% lậptrình viên sử dụng Visual Basic, làm nó trở thành ngôn ngữ lập trình phổ biếnnhất vào lúc đó

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Phân tích hệ thống về chức năng:

3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

- Biểu đồ phân cấp chức năng toàn hệ thống quản lý bán hàng:

Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

- Biểu đồ phân cấp chức năng: Quản lý nhập xuất hàng hóa:

Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý nhập xuất hàng

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Quản lý Nhập

xuất hàng hoá

Quản lý sổ quỹ tiền mặt

Quản lý kho hàng

Báo Cáo

Bán Hàng Nhập hàng

Quản lý Nhập xuất hàng hoá

- Biểu đồ phân cấp chức năng: Quản lý Sổ quỹ tiền mặt:

Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý sổ quỹ tiền mặt

- Biểu đồ phân cấp chức năng: Quản lý Kho hàng:

Hình 3.3: Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý Kho hàng

Quản lý sổ quỹ tiền mặt

Lập phiếu Thu - ChiBáo Cáo Công Nợ

Quản lý kho hàng

Thống kê hàng nhậpThống kê hàng xuấtThống kê Nhập- Xuất- Tồn hàng hóa

3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức khung cảnh:

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Nhà

cung

Quản lý bán hàng

HĐ t.toánThanh toán

3.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức đỉnh:

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý Nhập xuất

Quản lý kho hàng

Quản lý

Sổ quỹ tiền mặt

Tìm kiếm Khách hàng, NCC Hàng hóa

Phiếu Thu- chi Phiếu Nhập- Xuất Ban quản lý

Nhận hàngGiao hàng

NCC

Đặt hàng

Đặt hàng

Trả lờiTr.lời

BC Kho

Khách

hàng

3.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức dưới đỉnh:

- Chức năng quản lý Nhập- Xuất:

Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh, chức năng Nhập – xuất

Cập nhật khách hàng

Hàng hóaKhách hàng, NCC

Chứng từ

T.tin NCC

Nhận hàng

Trả lờiĐơn đặt hàng

T.tin khách hàng

- Chức năng quản lý kho hàng:

Thống kê

hàng nhập

Thống kê hàng tồn

Thống kê hàng bán

Ban quản lý

Bán hàng

Hàng hóa

Nhập hàngYêu cầu

Báo cáo tồn kho

Yêu

cầu

Báocáo

Hàng hóa

Báo cáo hàng bánYêu cầu

Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh, chức năng quản lý Kho hàng

- Chức năng quản lý sổ quỹ tiền mặt:

Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh, chức năng quản lý Sổ quỹ tiền mặt

Báo cáo công nợ

Hóa đơnThanh toán

- Chức năng Tìm kiếm:

Hình 3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh, chức năng Tìm kiếm

Xuất hàng

Chứng từ

Chứng từ

Trả lời

Yêucầu

Yêucầu

Yêu cầu

Yêu cầuTrả lời

Trả lời

3.2 Phân tích hệ thống về cơ sở dữ liệu:

- Thực thể SoCai

SoCai (Chung_Tu, LoaiCT, Ngay, Kho, NhanVien,

KhachHang, TienHang, KhuyenMai, PSNo, PSCo, ThanhToan,

ConLai, BangChu, VanChuyen)

- Thực thể SoCai_ChiTiet

SoCai_ChiTiet (SoCai_ChiTiet, Chung_Tu, DVT, HangHoa,

SoLuong, DonGia, KhuyenMai, ThanhTien)

3.2.2 Mô hình quan hệ giữa các thực thể:

TienHangKhuyenMaiPSNo

PSCoThanhToanConLaiBangChu

3.2.3 Danh sách các bảng dữ liệu:

1 DM_Kho Lưu trữ các kho hàng có trong hệ thống

2 DM_ChungTu

Lưu trữ các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ

có đặc trưng là làm tăng hay giảm kho, dựa vào đây để truy vấn dữ liệu tính toán nhập – xuất – tồn kho

3 DM_NhanVien Lưu trữ thông tin nhân viên của đơn vị sử

dụng phần mềm

4 DM_KhachHang

Lưu trữ thông tin Khách hàng và Nhà cung cấp của đơn vị sử dụng phần mềm Mục đích nhập Khách hàng và Nhà cung cấp lưu trong

1 bảng: Dễ quản lý công nợ hơn khi có nghiệp vụ Nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm A, nhưng có thể mua sản phẩm B của đơn vị

Lưu trữ nhóm khách hàng, nhằm mục đích gộp các nhà cung cấp hay khách hàng vào 1 nhóm để tiện cho các báo cáo về sau

6 DM_HangHoa

Lưu trữ thông tin hàng hóa, là danh mục rất quan trọng, nhằm quản lý nhập – xuất – tồn hàng hóa

7 DM_NhomHang Lưu trữ nhóm hàng, nhằm mục đích gộp các

hàng hóa vào 1 nhóm để tiện cho các báo cáo