Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Cho Người Mới Bắt Đầu

Cám ơn các bạn đã đón đọc. Chúng tôi tổng hợp những thứ cơ bản và cần thiết nhất mà những người mới bắt đầu trong lĩnh vực sự kiện cần nắm bắt. Mong rằng những chia sẻ của slide này sẽ giúp bạn tự tin theo đuổi sở thích và đam mê của mình. Chúc các bạn thành công

QUY TRÌNH TỔ CHỨC

SỰ KIỆN CHO NGƯỜI

MỚI BĂT ĐẦU

Những hoạt động quy tụ một số lượng công chúng nhất định, những người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định nhằm đạt được một mục tiêu nào đó hoặc truyền đạt một thông điệp cụ thể đều được gọi là Sự kiện (Event).

SỰ KIỆN LÀ GÌ?

TỔ CHỨC SỰ KIỆN?

Tổ chức sự kiện là một quá trình thực hiện các phần việc cho 1 sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Sự kiện từ thiện, gây quỹ

(Charitable/Fund Raising Events)

ĐÂY LÀ LOẠI SỰ KIỆN NÀO?

Xem clip đoán loại sự kiện

SƠ ĐỒ BỘ PHẬN NHÂN SỰ

TRONG SỰ KIỆN

Event Manager

Idea &

Planning Copywriter Designer

3rdParties

Event Executive

Account

TỐ CHẤT CỦA NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN

BẠN SẼ LÀM NHỮNG GÌ?

Tổ chức sinh nhật

Tổ chức Gala Dinner

Tiếp nhận và tìm kiếm thông tin Phân tích 5W-1H

Phương pháp Brainstorm Quy tắc sáng tạo

Tại sao lại phải site – check?

Những điều cần biết khi khảo sát

Bước 1 Tiếp nhận thông tin

Bước 2: Khảo sát địa điểm

Bước 3: Hình thành concept - theme

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Thiết lập kế hoạchViết bản đề xuất sự kiện

Tổ chức thực hiện, giám sát tiến độ và quản lý Kiểm soát, giải quyết vấn đề phát sinh

Thuyết trình kế hoạch nội bộ

Thuyết trình kế hoạch trước nhà đầu tư

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

LỰA CHỌN 1 CHỦ ĐỀ

VÀ PHÂN TÍCH ĐỀ BÀI DỰ ÁN CỦA BẠN?

QUY TẮC 1H

5W-Bước 2: Khảo sát địa điểm

Địa điểm có thể coi là 1 trong những vấn đề đầu tiên để xây dựng kế hoạch cho sự kiện của bạn Cách tốt nhất để tìm được 1 địa điểm thích hợp là bạn hãy đi và khảo sát thực tế.

Diện tích, kích thước, số lượng.

Kích thước, thông số cụ thể

Giao thông quanh địa điểm

Vị trí hệ thống, nguồn điện gì, những lưu ý an toàn,

hệ thống chuông báo,…

Check kỹ về việc “được phép”

setup, lối di chuyển cho thiết bị,

thời gian setup…

Các vấn đề

liên quan đến setup

Hỏi thêm các dịch vụ khác như bể bơi, F&B, phục vụ, chi

phí dọn dẹp,…

Hệ thống điện tại địa điểm tổ chức

Các dịch vụ

có sẵn tại địa điểm

Bước 3 HÌNH THÀNH

Theme

CONCEPT LÀ GÌ?

Concept có thể hiểu là ý tưởng chủ đạo xuyên suốt nội dung và hình thức của một sự kiện Nó mang một thông điệp muốn truyền tải nhất định Concept dẫn dắt các ý tưởng nhỏ bám theo thành một thể thống nhất Các ý tưởng nhỏ trong sự kiện bao gồm: ý tưởng về sân khấu, âm thanh, ánh sáng, tiết mục, trang trí, các hoạt động….

Nhận diện thương hiệu

Story telling

Âm thanh

Theme được hiểu là màu sắc,

bố cục, phong cách… tạo nên

tổng thể “phần nhìn”, “phần

nghe” cho sự kiện.

Theme giúp làm nổi bật

concept và tăng cảm xúc trải

nghiệm cho khán giả tham dự.

CÓ PHẢI

SỰ KIỆN NÀO CŨNG CÓ CONCEPT

Làm sao

để tạo ra Concept?

Phương pháp

Brainstorm

Brainstorm cá nhân

Brainstorm theo nhóm

Là quá trình sáng tạo, đưa ra thật nhiều ý tưởng dù là ngớ ngẩn hay điên rồ Các

thành viên trong nhóm (hoặc cá nhân) có thể tham gia trao đổi, phân tích, bình

luận một cách “kịch liệt” và “tự do” nhằm tìm ra giải pháp, ý tưởng tốt nhất,

hoàn thiện nhất.

“

-Lấy từ đề bài 5W-1H

và insight KH mục tiêu

- Kết hợp sáng tạo

- Hình thành ý tưởng,concept sự kiện

Xác định vấn đề

- Công ty, nhãn hàng nào?

- Mục đích, mục tiêu sự kiện?

- Loại sự kiện gì?

- Đối tượng là ai?

- Thời gian địa điểm ở đâu?

- Phong cách nổi bật?

- Budget và một số lưu ý khác?

Quan sát những

điều mới mẻ, độc đáo

thường xuyên

Hãy nhìn kỹ lại những điều bình thường mà bạn thấy hàng ngày

Kết hợp nhiều ý tưởng

đã có để tạo ra

ý tưởng mới,

Đặt ý tưởng trong những điều kiện khác thường và đối nghịch

Phương pháp hình thành sự sáng tạo

4 3

Ghép 2 hình bên dưới, để sáng tạo ra 1 đồ vật mới có công dụng!

Bước 4: LẬP KẾ HOẠCH

Kế hoạch tài chính

Kế hoạch

tổ chức

Kế hoạch Marketing

Kế hoạch mời tài trợ

05 06 07 08

Kế hoạch Rủi ro

Kế hoạch

Nhân sự

Kế hoạch Logistic

Kế hoạch Pháp lý

Xây dựng điểm nhấn sự kiện bằng cách tạo nên khoảnh khắc khó quên cho khán giả

Kịch bản flow (Agenda)

Xây dựng kịch bản chương trình (khung chương trình) để bao quát và nắm được tổng

thể sự kiện

Checklist - Timeline

Công việc

Sắp xếp thứ tự các công việc theo trình tự thời gian, có yếu tố người phụ trách và thời hạn hoàn thành

01 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

Phát triển Ideas

➢Phát triển các ideas, xây dựng các hoạt động dựa vào Concept và Theme đã tạo lập trước đó.

➢ Ráp nối, sắp xếp các hoạt động logic thống nhất với Concept, mô tả chi tiết cách thức quản lý, phương án vận hành, có kịch bản cho từng hoạt động

➢ Ý tưởng thiết kế sẽ được xây dựng trong quá trình phát triển ideas Bao gồm các ấn phẩm, cấu tạo mô hình, kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng,…

➢Kịch bản được xây dựng theo trình tự thời gian từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc chương trình

➢Kịch bản này nhằm giúp cho người quản

lý cũng như các bộ phận khác thuận tiện theo dõi và hoạt động phối hợp với nhau dễ dàng hơn

Kịch bản flow (Agenda)

Key Moment

➢Là một hoạt động đặc biệt hoặc một khoảnh khắc quan trọng nhằm truyền tải thông điệp của Concept, tạo điểm nhấn cho sự kiện và để lại ấn tượng cho người tham dự

➢Trong một sự kiện có thể có nhiều key moment phục vụ một múc đích khác nhau và mang thông điệp nhất định Tuy nhiên cũng có những sự kiện không có key moment

➢Xây dựng checklist công việc đóng vai trò quan trọng đối với người mới bắt đầu, giúp cho người làm việc theo dõi chính xác tiến độ hạng mục công việc cũng như không bỏ sót công việc nào.

➢Checklist công việc đòi hỏi tư duy logic của người lập kế hoạch, sắp xếp công việc theo trình tự thời gian, mức độ quan trọng có kèm yếu tố người phụ trách và thời hạn hoàn thành.

Checklist-Timeline công việc

7 yếu tố cơ bản có trong proposal

Sai lầm thường mắc khi làm proposal

Tips xây dựng proposal hấp dẫn

Proposal còn được hiểu như một “lời

cầu hôn” và ở đây, khách hàng chính

là những cô gái mà agency phải

chinh phục.

7 yếu tố cơ bản trong Proposal

Thông tin chung về sự

trình, vận hành tổ chức

Dành cho nhà tài trợ

Đi sâu vào ý tưởng xuyên suốt, phân tích ý nghĩa thông điệp mà thông quan theme, concept sẽ được truyền tải

Xây dựng hạng mục, quyền lợi dành cho nhà tài trợ

Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí tổng

(không vào

Đơn vị thực hiện

Giới thiệu đơn vị thực hiện kèm thông tin liên hệ

Sai lầm thường mắc khi làm Proposal

Quá tập trung vào mặt nội dung

Sắp xếp bố cục, outline không hợp lý

Lỗi trình bày slide

Một số lỗi khác

Tips xây dựng Proposal hấp dẫn

FONT CHỮ

BỐ CỤC

02 KẾ HOẠCH MARKETING

Đối tượng mục tiêu Mục đích, mục tiêu Kênh truyền thông Hình thức

Liệt kê toàn bộ hạng mục dựa theo các hoạt động trong sự kiện?

03 KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Tài trợ là việc hỗ trợ cho 1 sự kiện, dự án, tổ chức, hoạt

động hoặc con người bằng tiền mặt, hiện vật hoặc

công sức để đổi lấy quyền khai thác tiềm năng

thương mại liên quan.

Tài trợ thương hiệu

TEAM SPONSOR

5

NTT CHÍNH THỨC, NHÀ ĐỒNG TÀI TRỢ

Tài trợ Đội

4

NHÀ TÀI TRỢ THÔNG TIN

Bảo trợ truyền thông

04 KẾ HOẠCH MỜI TÀI TRỢ

LÀM PROPOSAL LÊN DỰ TRÙ KINH PHÍ CHO DỰ ÁN

cơ bản về mặt sản xuất vận hành để kếhoạch trở nên thực tế, có tính khả thi.

Nhân sự là điều quan trọng đối với việc tổ

chức event, bởi con người là tiền đề cho mọi

hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt

nguồn các ý tưởng sáng tạo và cụ thể kế

hoạch trên giấy ra thực tế Bởi vậy, có thể

nói nhân sự là yếu tố quan trọng bậc nhất

quyết định thành công của event.

SƠ ĐỒ NHÂN SỰ TRONG SỰ KIỆN

05 KẾ HOẠCH NHÂN SỰ

THEO BẠN, EVENT MANAGER

SẼ ĐỨNG Ở VỊ TRÍ NÀO?

Cần chuẩn bị những gì

để nấu mỳ cho 2000 người?

Checlist hạng mục

Liệt kê toàn bộ các hạng

mục có trong sự kiện

Danh sách được thiết

lập dựa theo khu vực

hoạt động tại sự kiện

Timeline chuẩn bị

Thời gian chuẩn bị,hoàn thành các hạngmục trong checklist, cóđính kèm người phụtrách thực hiện

Vận chuyển

Phương án cần có để

di chuyển, setuphạng mục tại địađiểm tổ chức sự kiệntheo đúng timline

Logistic team Event

Các vấn đề liên quan,đáp ứng nhu cầu vềcông việc, sức khỏecho team vận hành sựkiện

06 KẾ HOẠCH LOGISTIC

1 Liệt kê các rủi ro

Nghĩ đến tất cả các tình huống có thể xảy ra trong sự kiện, từ các vấn đề lớn đến các chi tiết nhỏ nhất (thời tiết, điện, cháy nổ, y tế,…)

2 Đánh giá mức độ xảy ra và ảnh hưởng

Có 3 mức độ để đánh giá việc xảy ra và ảnh hưởng của rủi ro

- High - Medium – Low (H-M-L)

3 Chuẩn bị phương án xử lý

Từ việc đánh giá mức độ rủi ro, người quản lý sự kiện cần

sắp xếp các rủi ro theo thứ tự ưu tiên và có các

phương án xử lý, backup cho các vấn đề phát sinh

07 KẾ HOẠCH RỦI RO

Một số rủi ro trong sự kiện

1 Sự cố về thiết bị sự kiện

4 Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển

3 Trẻ em tham gia sự kiện

2 Quản lý đám đông

5 An toàn cho nhân sự và tình nguyên viên

Một số rủi ro trong sự kiện

6 Xảy ra các vấn đề sức khỏe,

thương tích

8 Nguy cơ xảy ra cháy nổ

7 Thời tiết ngoài ý muốn

9 Vấn đề an toàn thực phẩm 10 Các hành vi gây hấn thụ động

Bảo hiểm sự kiện

Bảo vệ trước các tình huống, sự cố hoãn hủy, trách nhiệm cộng đồng, bảo hiểm tai nạn cá nhân nhân sự, khán giả,…

Hợp đồng nhân sự

Cần có thông tin đầy đủ của nhân sự hợp tác, có ký kết giữa 2 bên

08 KẾ HOẠCH PHÁP LÝ

Bước 5: THUYẾT TRÌNH KẾ HOẠCH

hồ sơ và các tài liệu liên quan

➢Chuẩn bị về con người: Người thuyếttrình phải có phong thái tự tin, vui vẻ;nên mặc trang phục lịch sự phù hợp đểgiao tiếp với khách hàng

➢Chuẩn bị tâm lý: thoải mái, nhạy bén

xử lý các tình huống, câu hỏi thắc mắccủa khách hàng, hoặc tư vấn cho kháchhàng các phương án tốt nhất

Bước 6: TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH

Triển khai sản xuất,

chuẩn bị theo kế hoạch Setup và tổng duyệt chương trình xử lý các vấn đề phát sinh nếu có Thực hiện sự kiện theo kịch bản,

Triển khai sản xuất,

chuẩn bị theo kế hoạch

Triển khai thực hiện các kế hoạch đã tạo lập (tại bước lập

kế hoạch)

Theo dõi tiến độ, chất lượng và số lượng sản xuất từ agency/ nhà cung cấp

Check kỹ các hạng mục sản xuất thực tế và có xác nhận/phê duyệt từ phía khách hàng

Setup và tổng duyệt chương trình

Các hạng mục setup phải

được check đúng thiết kế

Đảm bảo thời gian và tiến

Con người: Nhân sự chương trình, tất

cả các bên cung cấp liên quan

Setup Tổng duyệt/Rehearsal

Thực hiện sự kiện theo kịch bản,

xử lý các vấn đề phát sinh nếu có

Thực hiện sự kiện theo kịch bản đã tổng duyệt

Điều phối vận hành thông qua sự kết nối

nhân sự ở các vị trí/khu vực

Xử lý các vấn đề phát sinh (rủi ro) nếu có

Thống kê và Báo cáo tài chính

Báo cáo sự kiện

và nhận feedback

Thanh lý hợp đồng các bên liên quan

Họp team

rút kinh nghiệm

EVENT AFTER

Bước 7: TỔNG KẾT ĐÁNH GIÁ