đối tượng, nhiệm vụ và phương pháp của kế toán

đối tượng, nhiệm vụ và phương pháp của kế toán

CHƯƠNG 1

ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP CỦA KẾ TOÁN

1.1 Khái niệm về kế toán

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về kế toán; tuy nhiên cần nhận thức rằng kế toán vừa là một môn khoa học vừa là một nghề nghiệp quản lý để hiểu kế toán Theo một số tác giả nước ngoài thì:

- “Kế toán là một diễn trình ghi chép đo lường và báo cáo các tài liệu tài chính liên quan đến hoạt động kinh tế của một số tổ chức để dùng vào điều hành quyết định”

- “Kế toán là việc tập hợp những hoạt động để ghi lại, phân loại, trình bày một cách có ý nghĩa những giao dịch và công việc tài chính của một thực thể kinh tế trong một kỳ hạn tài chính, hơn nữa, kế toán cung cấp những sơ đồ phân tích và giải thích những thông tin kinh tế”

Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam: “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp”

Hay “Kế toán là công việc tính toán, ghi chép bằng con số biểu hiện giá trị tiền tệ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị cơ quan xí nghiệp” 1.2 Đối tượng của kế toán

Một doanh nghiệp khi thực hiện việc sản xuất kinh doanh của mình thì sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, các nghiệp vụ kinh tế này làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Kế toán sẽ ghi chép những phát sinh này chủ yếu bằng thước đo tiền tệ; bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng thước đo hiện vật và thước đo lao động để ghi chép

Một doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải có những tài sản nhất định như nhà xưởng, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, tiền,… những tài sản này đều tính ra giá trị bằng tiền Tất cả những tài sản của doanh nghiệp được biểu hiện bằng tiền, kế toán gọi đó là vốn kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán quan sát, đo lường, ghi chép và phản ánh biến động của tài sản biểu hiện bằng tiền tức là vốn kinh doanh của doanh nghiệp khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Như vậy, vốn kinh doanh chính là đối tượng của kế toán

1.2.1 Vốn kinh doanh

Vốn kinh doanh là toàn bộ tài sản của đơn vị được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và được biểu hiện bằng tiền Đối với một doanh nghiệp vốn kinh doanh có 2 đặc điểm sau:

Tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau và được hình thành từ nhiều nguồn gốc khác nhau

Do đó, để quản lý và sử dụng vốn kinh doanh cần phải phân loại vốn kinh doanh

1.2.2 Phân loại vốn kinh doanh

Căn cứ vào 2 đặc điểm cơ bản của vốn kinh doanh, chúng ta tiến hành phân loại vốn kinh doanh theo 2 tiêu thức: hình thái tồn tại của tài sản và nguồn gốc hình thành của tài sản

1.2.2.1Phân loại vốn kinh doanh theo hình thái tồn tại của tài sản

Theo cách phân loại này, vốn kinh doanh được chia làm 2 loại: Vốn ngắn hạn và vốn dài hạn Trong đó, vốn ngắn hạn là biểu hiện bằng tiền của tài sản ngắn hạn; vốn dài hạn là biểu hiện bằng tiền của tài sản dài hạn Cụ thể biểu hiện dưới các loại tài sản sau:

+ Nhà cửa, máy móc thiết bị, kho tàng, phương tiện vận tải…

+ Bằng phát minh, sáng chế, nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành…

+ Công cu,ï dụng cụ

+ Nguyên, nhiên, vật liệu

+ Bán thành phẩm, sản phẩm dở dang

+ Thành phẩm, hàng hóa

+ Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng

+ Các khoản đầu tư

+ Các khoản phải thu

Tài sản dài hạn là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trên 1 năm (Lưu ý: Việc phân loại và sắp xếp tài sản dài hạn còn phụ thuộïc nhiều điều kiện cụ thể theo các quy định hiện hành)

Tài sản dài hạn của doanh nghiệp bao gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, tài sản cố định đi thuê tài chính, các khoản đầu tư dài hạn và các tài

sản dài hạn khác Ví dụ như: nhà xưởng, văn phòng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thương hiệu sản phẩm,…

Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh; kể cả một số tài sản có thời gian sử dụng trên một năm nhưng chưa hội đủ các điều kiện xếp loại là tài sản dài hạn

Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp bao gồm vốn bằng tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho và các tài sản lưu động khác

Ví dụ như: công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu,…

Phân loại theo tiêu thức này cho thấy Tài sản của doanh nghiệp gồm những loại nào, mỗi loại là bao nhiêu; thông qua đó, đánh giá tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp; căn cứ vào tỷ trọng sử dụng vốn có thể nhận biết được loại hình hoạt động của doanh nghiệp

1.2.2.2Phân loại vốn kinh doanh theo nguồn gốc hình thành tài sản

Theo cách phân loại này, vốn kinh doanh bao gồm các nguồn vốn như:

+ Do Nhà nước cấp, cổ phần, liên doanh liên kết

+ Lợi nhuận chưa phân phối

+ Các loại quỹ chuyên dùng (quỹ đầu tư phát triển, …)

+ Vốn vay

+ Các khoản phải trả

Nợ phải trả là khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ; bao gồm các khoản nợ vay, phải trả người bán, phải nộp nhà nước, phải trả công nhân viên,… Đây là nguồn vốn tạm thời mà doanh nghiệp có thể sử dụng hợp pháp một thời gian nhưng sau đó bắt buộc phải thanh toán lại cho người chủ sở hữu tài sản đó Nợ phải trả được chia ra Nợ ngắn hạn và Nợ dài hạn Trong đó, Nợ ngắn hạn là khoản nợ doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán trong vòng 1 năm; Nợ dài hạn là khoản nợ doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán trên một năm

Vốn chủ sở hữu là nguồn vốn ban đầu, quan trọng do chủ sở hữu doanh nghiệp bỏ ra để tạo nên các loại tài sản nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh;ngoài ra vốn chủ sở hữu còn được bổ sung thêm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Đây là nguồn vốn sản xuất kinh doanh lâu dài của doanh

nghiệp và không phải cam kết thanh toán Vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ

Vốn chủ sở hữu bao gồm: Vốn đóng góp của các nhà đầu tư để thành lập hoặc mở rộng doanh nghiệp; Vốn được bổ sung từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Các khoản chênh lệch do đánh giá lại tài sản, chênh lệch tỷ giá chưa xử lý và các quỹ được hình thành trong hoạt động kinh doanh,…

Phân loại theo tiêu thức này cho thấy Vốn kinh doanh của doanh nghiệp được hình thành từ những nguồn nào, mỗi nguồn là bao nhiêu, phạm vi sử dụng của từng nguồn đó để thuận tiện cho việc sử dụng vốn kinh doanh

1.2.2.3 Mối quan hệ giữa hai cách phân loại trên

Phân loại như trên là dựa vào 2 tiêu thức khác nhau để phân loại cùng một đối tượng là Vốn kinh doanh, do đó, ta có:

Tổng cộng tài sản =Tổng cộng nguồn vốn

Ví dụ1: Một người có số tiền 1 000 000 đ đem đi mua sắm tài sản, trong đó:

- Nguồn hình thành: Để dành trong thời gian qua 500 000đ; Thưởng 300 000đ; Thu nhập phụ 200 000đ

- Tài sản có được: Bàn ghế 200.000đ; Chén bát 100.000đ; Nệm giường 700.000đ

Ví dụ 2: Doanh nghiệp có 100 triệu Vốn kinh doanh, trong đó:

Phân loại theo hình thái tồn tại của Tài sản Phân loại theo Nguồn gốc hình thành

Trong một doanh nghiệp đang hoạt động, vốn kinh doanh luôn biến đổi cả về hình thái và giá trị, sự biến đổi này theo một quy luật nhất định gọi là tuần hoàn vốn kinh doanh

Trong những doanh nghiệp không giống nhau, vốn kinh doanh tuần hoàn qua những giai đoạn khác nhau Quá trình tuần hoàn của vốn một mặt tạo ra sản phẩm

hoặc lưu thông hàng hóa; mặt khác lại là quá trình hao phí lao động sống và lao động vật hóa trong sản xuất và lưu thông Do đó, kế toán cần phải phản ánh được những hao phí lao động này nhằm thúc đẩy việc tiết kiệm trong kinh doanh; từ đó, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh

Tóm lại, đối tượng của kế toán là vốn kinh doanh, sự tuần hoàn vốn kinh doanh và những hao phí lao động phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc lưu thông 1.3 Nhiệm vụ kế toán

1.3.1 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

Tài sản của doanh nghiệp có thể do nhiều nguồn hình thành như của Nhà nước, tập thể hay cá nhân… do vậy, tài sản này phải được bảo vệ bằng nhiều biện pháp khác nhau, song biện pháp bảo vệ tài sản chặt chẽ và hữu hiệu nhất là sự giám đốc của kế toán Vì vậy, nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là phải “tính toán phản ánh ghi chép chính xác số thực có, tình hình luân chuyển, tình hình giữ gìn sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền…” ở doanh nghiệp

1.3.2 Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính của

doanh nghiệp

Các doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh đều phải lập kế hoạch và lập dự toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Trong quá trình hoạt động, các nhà quản lý phải thường xuyên xem xét tình hình thực hiện kế hoạch và dự toán đó Có nhiều cách để xem xét tình hình này nhưng hay nhất vẫn là thông qua số liệu kế toán, đối chiếu giữa số liệu kế toán và số liệu kế hoạch để các nhà quản lý có thể thấy được tình hình hoạt động sản xấut kinh doanh của doanh nghiệp mình; từ đó có biện pháp cụ thể cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.3 Phản ánh và giám đốc việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài

chính của Nhà nước

Các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở phải tôn trọng luật pháp, chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính của Nhà nước đặt ra Do vậy thông qua số liệu kế toán có thể thẩm tra xem doanh nghiệp có tôn trọng thực hiện đúng chính sách, chế độ kinh tế tài chính không? Từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phải tính toán tỉ mỉ, tiết kiệm các khoản chi phí, tính toán chính xác các khoản thu nhập và kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp trong từng thời kỳ; qua đó củng cố và tăng cường trách nhiệm, quyền hạn trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.4 Phát hiện khả năng tiềm tàng trong doanh nghiệp

Số liệu kế toán cung cấp được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của doanh nghiệp ở một thời kỳ nào đó, qua số liệu này các nhà quản lý phân tích được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh đó thấy được những mặt mạnh, mặt yếu của doanh nghiệp, những khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp để từ đó khai thác những khả năng này, đặt ra những biện pháp có hiệu lực để đẩy mạnh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.4 Các công việc của kế toán

Để phản ánh và giám đốc đối tượng của mình, kế toán thực hiện các công việc sau: Lập chứng từ – Kiểm kê – Tính giá các đối tượng kế toán – Tính giá thành – Mở tài khoản – Ghi sổ kép – Lập báo cáo tài chính

1.4.1 Lập chứng từ kế toán

Lập chứng từ là cơ sở đầu tiên của công việc kế toán Lập chứng từ là công việc của kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các mẫu biểu quy định, có sự chứng thực cuả những người liên quan, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động của doanh nghiệp; đồng thời đây cũng là cơ sở để giải quyết ọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có (tức chứng từ có tính pháp lý)

1.4.2 Kiểm kê

Kiểm kê là một công việc của kế toán, dùng các biện pháp cân, đo, đong, đếm,… để xác định số lượng và chất lượng thực tế của các loại vật tư, vốn bằng tiền,… từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số liệu trên sổ để có biện pháp điều chỉnh và xử lý kịp thời Thông qua kiểm kê sẽ góp phần bảo vệ tài sản, nâng cao tính chính xác của số liệu trên sổ kế toán và thúc đẩy việc sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả hơn

1.4.3 Tính giá các đối tượng kế toán

Tính giá các đối tượng kế toán là công việc của kế toán biểu hiện bằng giá trị tất cả tài sản của doanh nghiệp Nhờ đó, mọi đối tượng kế toán đều được biểu hiện cùng một thước đo tiền tệ; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp và so sánh số liệu

1.4.4 Tính giá thành

Tính giá thành là việc tổng hợp các khoản chi phí sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng tính giá thành; sau đó, tính toán để xác định giá thành sản phẩm, công trình,

dịch vụ…Thông qua việc tính giá thành chính xác sẽ là cơ sở để xây dựng giá bán một cách hợp lý và tính toán chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 1.4.5 Mở tài khoản kế toán

“Tài khoản kế toán là công cụ dùng phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống cho từng đối tượng kế toán riêng biệt trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị”

Tài khoản kế toán là một trang sổ phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán theo đúng nguyên tắc kế toán

Mỗi đối tượng kế toán riêng biệt có nội dung kinh tế khác nhau, có sự tồn tại và vận động khác nhau, có yêu cầu quản lý khác nhau nên mỗi đối tượng kế toán được mở một tài khoản tương ứng

1.4.6 Ghi sổ kép

Ghi sổ kép là công việc kế toán phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào

ít nhất 2 tài khoản liên quan theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản

1.4.7 Lập các báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán được tổng hợp từ các sổ sách kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế về tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

Bảng cân đối kế toán là một mẫu biểu phản ánh toàn bộ tình hình tài sản của đơn vị kinh tế tại một thời điểm nhất định Thông qua Bảng cân đối kế toán sẽ giúp cho người quản lý, cơ quan chức năng, cơ quan cấp trên,… nắm được tình hình tài sản của đơn vị và đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh Bảng cân đối kế toán được coi như là cửa sổ tài chính

Các công việc kế toán trên phải được thực hiện đồng thời trong mối quan hệ giữa chúng Lập chứng từ và kiểm kê sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp Tính giá – tính giá thành sản phẩm nhằm biểu hiện các đối tượng kế toán bằng tiền để từ đó ghi sổ kép vào các tài khoản liên quan Từ số liệu trên sổ kế toán, kế toán tổng hợp theo các chỉ tiêu cần thiết trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính

1.5 Các nguyên tắc kế toán và yêu cầu đối với kế toán:

1.5.1 Các nguyên tắc kế toán căn bản

1.5.1.1 Cơ sở dồn tích

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai

1.5.1.2 Hoạt động Liên tục

Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính

1.5.1.3 Giá gốc

Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể

1.5.1.4 Phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó

1.5.1.5 Nhất quán

Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

1.5.1.6 Thận trọng

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

a Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

b Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

c Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

d Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

1.5.1.7 Trọng yếu

Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính

1.5.2 Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán

1.5.2.1 Trung thực

Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh

1.5.2.6 Có thể so sánh

Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch Các yêu cầu kế toán quy định trên phải được thực hiện đồng thời Ví dụ: Yêu cầu trung thực đã bao hàm yêu cầu khách quan; yêu cầu kịp thời nhưng phải đầy đủ, dễ hiểu và có thể so sánh được

CHƯƠNG 2

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

2.1 Bảng cân đối kế toán

2.1.1 Khái niệm

Bảng cân đối kế toán là một bảng báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (thường vào cuối kỳ kinh doanh)

Bảng cân đối kế toán dùng tiền để biểu hiện giá trị tài sản dưới 2 góc độ: hình thái tồn tại của tài sản và nguồn hình thành tài sản đó Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp Bảng cân đối kế toán là một báo cáo bắt buộc, được Nhà nước quy định thống nhất về mẫu biểu, phương pháp lập, nơi phải gởi và thời hạn gởi

2.1.2 Kết cấu

Bảng cân đối kế toán dùng để phản ánh tình hình tài sản của doanh nghiệp tức là phản ánh vốn kinh doanh của doanh nghiệp theo 2 góc độ: hình thái tồn tại và nguồn hình thành tài sản; do đó, để phản ánh được 2 mặt này, Bảng cân đối kế toán phải được xây dựng kết cấu gồm 2 phần Trong đó:

Phần bên trái (hoặc bên trên) dùng phản ánh toàn bộ các hình thái tồn tại của tài sản, được gọi là phần Tài sản

Phần bên phải (hoặc bên dưới) dùng phản ánh nguồn hình thành của tài sản, được gọi là phần Nguồn vốn

Cụ thể, các khoản mục của từng phần trên Bảng cân đối kế toán như sau 2.1.2.1Tài sản

Gồm 2 khoản mục lớn:

A Tài sản ngắn hạn

I Tiền và các khoản tương đương tiền: Phản ánh số hiện có của các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển

II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Bao gồm giá trị các khoản đầu tư về chứng khoán, tiền gởi cĩ kỳ hạn… có thời hạn thu hồi vốn dưới 1 năm và khoản dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn

III Các khoản phải thu ngắn hạn: Phản ánh giá trị của các khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, và khoản dự phòng phải thu khó đòi

IV Hàng tồn kho: Phản ánh giá trị hiện có của các khoản tồn kho như hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán,… và khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

V Tài sản ngắn hạn khác: Bao gồm giá trị những tài sản lưu động chưa được kể trên như tạm ứng, chi phí trả trước, thuế GTGT được khấu trừ, thuế và các khỏan phải thu Nhà nước

B Tài sản dài hạn

I Các khoản phải thu dài hạn: Phải thu dài hạn của khách hàng, Vốn kinh doanh

ở đơn vị trực thuộc, Phải thu dài hạn khác

II Tài sản cố định: Phản ánh nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình và tài sản cố định thuê tài chính, Chi phí xây dựng cơ bản

III Bất động sản đầu tư: được quản lý theo nguyên giá và giá trị hao mòn

IV Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Bao gồm giá trị của các khoản đầu tư vào công ty con, đầâu tư vào công ty liên kết liên doanh, đâu tư dài hạn khác có thời hạn thu hồi vốn trên 1 năm và khoản dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn

V Tài sản dài hạn khác: phản ánh giá trị của chi phí trả trước dài hạn, Tài sản thuế thu nhập hoãn lại, tài sản dài hạn khác

Chú ý: Những khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá đầu

tư, dự phòng giảm giá phải thu khó đòi, hao mòn tài sản cố định,… được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán bằng giá trị âm vì các khoản này có đặc tính làm giảm giá trị đối tượng phản ánh

2.1.2.2 Nguồn vốn

Gồm 2 khoản mục lớn:

A Nợ phải trả:

I Nợ ngắn hạn

II Nợ dài hạn

B Vốn chủ sở hữu:

I Vốn chủ sở hữu

II Nguồn kinh phí và quỹ khác

ðơn vị báo cáo:……… Mẫu số B 01 – DN

ðịa chỉ:……… (Ban hành theo Qð số 15/2006/Qð-BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG CÂN ðỐI KẾ TOÁN

Tại ngày tháng năm (1)

Số cuối năm (3)

Số

kỳ (3)

I Tiền và các khoản tương ñương tiền 110

II Các khoản ñầu tư tài chính ngắn hạn 120 V.02

4 Phải thu theo tiến ñộ kế hoạch hợp ñồng xây dựng 134

B - TÀI SẢN DÀI HẠN (200 = 210 + 220 + 240 + 250 + 260) 200

II Tài sản cố ñịnh 220

IV Các khoản ñầu tư tài chính dài hạn 250

8 Phải trả theo tiến ñộ kế hoạch hợp ñồng xây dựng 318

9 Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác 319 V.18

Số ñầu năm (3)

2 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công

3 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược

4 Nợ khó ñòi ñã xử lý

5 Ngoại tệ các loại

6 Dự toán chi sự nghiệp, dự án

Lập, ngày tháng năm

Người lập biểu Kế toán trưởng Giám ñốc

(3) ðối với doanh nghiệp có kỳ kế toán năm là năm dương lịch (X) thì “Số cuối

năm“ có thể ghi là “31.12.X“; “Số ñầu năm“ có thể ghi là “01.01.X“

2.2 Tính chất cân bằng của Bảng cân đối kế toán

2.2.1 Tại thời điểm lập bảng

Vì bất kỳ một tài sản nào cũng có nguồn hình thành tương ứng nên ta có một tính chất quan trọng của Bảng cân đối kế toán là:

Tổng cộng Tài sản = Tổng cộng Nguồn vốn 2.2.2 Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm ảnh hưởng đến các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán là các khoản này thay đổi Chúng ta nghiên cứu sự thay đổi đó trên các trường hợp cụ thể và xét tính cân đối của Bảng cân đối kế toán sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ví dụ: Giả sử có số liệu tại một đơn vị kinh tế vào 31/7 như sau:

Đơn vị tính: Đồng

1 Tiền mặt

2 Tiền gửi ngân hàng

3 Nguyên vật liệu

1 Vay ngắn hạn

2 Phải trả người bán

3 Nguồn vốn kinh doanh

4 Lãi chưa phân phối

17 000 000

30 000 000

80 000 000

8 000 000

Trong tháng 8, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

a Trường hợp 1: Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến 2 khoản mục thuộc phần Tài sản trên Bảng cân đối kế toán làm 2 khoản mục này thay đổi giá trị; một khoản tăng lên và một khoản giảm xuống

Ví dụ: Đơn vị chi tiền gửi ngân hàng mua nguyên vật liệu trị giá 5.000.000đ Nghiệp vụ phát sinh làm cho tiền gửi ngân hàng giảm 5.000.000đ tương ứng nguyên vật liệu tăng 5.000.000đ Cả 2 khoản này cùng thuộc phần Tài sản nên tổng cộng Tài sản không thay đổi

Bảng cân đối kế toán vẫn cân bằng

b Trường hợp 2: Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng đến 2 khoản mục thuộc phần Nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán làm 2 khoản mục này thay đổi giá trị; một khoản tăng lên và một khoản giảm xuống

Ví dụ: Đơn vị dùng lợi nhuận chưa phân phối bổ sung nguồn vốn kinh doanh với số tiền 10.000.000đ

Nghiệp vụ phát sinh làm cho lợi nhuận chưa phân phối giảm 10.000.000đ tương ứng nguồn vốn kinh doanh tăng 10.000.000đ Cả 2 khoản này thuộc phần Nguồn vốn nên tổng cộng Nguồn vốn không thay đổi

Bảng cân đối kế toán vẫn cân bằng

c Trường hợp 3: Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng 2 khoản mục thuộc 2 phần của Bảng cân đối kế toán, một khoản thuộc bên tài sản, một khoản thuộc bên nguồn vốn Do đó, khi khoản mục tài sản tăng giá trị làm khoản mục nguồn vốn tăng giá trị tương ứng

Ví dụ: Đơn vị mua nguyên vật liệu nhập kho, chưa trả tiền cho người bán số tiền 3.000.000đ

Nghiệp vụ phát sinh làm cho nguyên vật liệu tăng 3.000.000đ tương ứng phải trả người bán cũng tăng 3.000.000đ Như vậy, cả 2 phần của bảng cân đối kế toán cùng tăng 3.000.000đ

Bảng cân đối kế toán vẫn cân bằng

d Trường hợp 4: Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm ảnh hưởng 2 khoản mục thuộc 2 phần của Bảng cân đối kế toán, một khoản thuộc bên tài sản, một khoản thuộc bên nguồn vốn Do đó, khi khoản mục tài sản giảm giá trị làm khoản mục nguồn vốn giảm giá trị tương ứng

Ví dụ: Đơn vị chi tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn số tiền 15.000.000đ Nghiệp vụ phát sinh làm cho tiền gửi ngân hàng giảm 15.000.000đ tương ứng khoản vay ngắn hạn giảm 15.000.000đ.Như vậy, cả 2 phần của bảng cân đối kế toán cùng giảm 15.000.000đ

Bảng cân đối kế toán vẫn cân bằng

Tóm lại, trong thực tế, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất đa dạng nhưng bao giờ cũng thuộc một trong 4 trường hợp tổng quát sau:

Một khoản mục Tài sản tăng, một khoản mục Tài sản khác giảm giá trị tương ứng

Một khoản mục Nguồn vốn tăng, một khoản mục Nguồn vốn khác giảm giá trị tương ứng

Một khoản mục Tài sản tăng, một khoản mục Nguồn vốn tăng giá trị tương ứng

Một khoản mục Tài sản giảm, một khoản mục Nguồn vốn giảm giá trị tương ứng

Kết luận:

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh nếu chỉ ảnh hưởng đến một phần của Bảng cân đối kế toán thì sẽ có sự sắp xếp lại tài sản hoặc nguồn vốn nghĩa là chỉ làm thay đổi tỷ trọng của các khoản mục Tài sản hoặc Nguồn vốn mà tổng cộng số tiền trên Bảng không thay đổi, tổng cộng Tài sản vẫn bằng tổng cộng Nguồn vốn

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh nếu ảnh hưởng đến các khoản mục ở 2 bên Bảng cân đối kế toán thì các khoản mục đó thay đổi giá trị tương ứng nhau, làm số tiền tổng cộng thay đổi nhưng tổng cộng Tài sản vẫn bằng tổng cộng Nguồn vốn

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều liên quan đến ít nhất 2 khoản mục trên Bảng cân đối kế toán và không làm mất tính cân bằng của Bảng

Tuy nhiên, trong thực tế không thể dùng Bảng cân đối kế toán để phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh vì những lý do sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục và phức tạp, nếu sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải sửa đổi và lập một bảng cân đối kế toán mới thì công việc thật phức tạp và nặng nhọc Do đó, Bảng cân đối kế toán thường chỉ được lập vào cuối kỳ, cuối mỗi năm, mỗi quý hoặc mỗi tháng

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày cần thiết phải lưu lại bút tích riêng cho mỗi nghiệp vụ như ngày tháng, nội dung,… Việc lưu lại này cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp; ngoài ra, còn là sự bắt buộc theo quy định Nhà nước đối với công việc kế toán

Do đó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày phải được ghi chép vào các tài khoản kế toán Ta có khái niệm về tài khoản kế toán như sau:

Tài khoản kế toán là một phương pháp của kế toán – biểu hiện là một trang sổ – dùng để phân loại và phản ánh một cách liên tục, có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng biệt qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

3.1.2 Kết cấu

Như vậy, để theo dõi tình hình và sự vận động của từng khoản tài sản cũng như từng khoản nguồn vốn hay nói khác đi là từng đối tượng kế toán riêng biệt thì với mỗi đối tượng kế toán, người ta mở một tài khoản Ví dụ như để theo dõi tình hình và sự vận động của tiền mặt, người ta mở tài khoản tiền mặt; để theo dõi tình hình và sự vận động của khoản Vay ngắn hạn, người ta mở tài khoản Vay ngắn hạn,… như vậy, mỗi đối tượng kế toán sẽ được mở một tài khoản tương ứng để theo dõi tình hình và sự vận động

Sự vận động của các đối tượng kế toán riêng biệt là sự vận động 2 mặt đối lập Ví dụ như vận động của tiền mặt là thu và chi, sự vận động của khoản vay

ngắn hạn là vay và trả,… Do đó, để phản ánh được 2 mặt đó thì tài khoản phải có kết cấu 2 bên Một bên chuyên dùng để ghi giá trị tăng lên và một bên chuyên dùng để ghi giá trị giảm xuống

Bên trái của tài khoản gọi là "Nợ"

Bên phải của tài khoản gọi là "Có"

Hình thức tài khoản trong sổ sách kế toán:

Tài khoản……

Hình thức của tài khoản diễn tả đơn giản là hình chữ T

3.1.3 Phân loại tài khoản

3.1.3.1Phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế

Theo cách phân loại này, có 2 loại tài khoản chủ yếu là tài khoản Tài sản và tài khoản Nguồn vốn:

Loại tài khoản Tài sản: Bao gồm những tài khoản dùng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp Loại tài khoản này được mở cho các khoản nằm bên phần Tài sản trên Bảng cân đối kế toán

– Số dư cuối kỳ – (bên Nợ): Phản ánh số hiện có của loại tài sản đang xem xét

vào cuối kỳ và được tính bằng công thức:

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm

Nợ Loại tài khoản Tài sản Có Số dư đầu kỳ

Số dư cuối kỳ

Ví dụ 1: Giả sử có số liệu: Tồn quỹ tiền mặt đầu kỳ 5200 000 đ Trong kỳ,

nhập quỹ tiền mặt 1 200 000đ, chi 500 000, chi 1700 000đ, thu 7 000 000đ Yêu cầu

phản ánh lên tài khoản

Nợ Tài khoản Tiền mặt Có

D 5 200 000 (1)1 200 000 (4)7 000 000

500 000 (2)

1 700 000 (3)

D.11 200 000

Loại tài khoản Nguồn vốn: Bao gồm những tài khoản dùng để phản ánh sự

biến động của các nguồn vốn trong doanh nghiệp Loại tài khoản này được

mở cho các khoản nằm bên phần Nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán

Kết cấu:

– Số dư đầu kỳ – (bên Có): Phản ánh số hiện có của loại nguồn vốn đang xem

xét vào đầu kỳ

– Số phát sinh tăng – (bên Có): Là giá trị của các nghiệp vụ kinh tế có tác dụng

làm tăng số hiện có của Nguồn vốn, do đó, được ghi cùng bên với số dư đầu

kỳ

– Số phát sinh giảm – (bên Nợ): Là giá trị của các nghiệp vụ kinh tế có tác dụng làm giảm số hiện có của Nguồn vốn, do đó, ghi ngược bên với số dư đầu kỳ

– Số dư cuối kỳ – (bên Có): Phản ánh số hiện có của loại nguồn vốn đang xem xét vào cuối kỳ và được tính bằng công thức:

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm

Nợ Loại tài khoản Nguồn vốn Có

Số phát sinh giảm

Số dư đầu kỳ Số phát sinh tăng

Số dư cuối kỳ

Ví dụ2: Giả sử có số liệu: Số dư đầu kỳ trên tài khoản Vay ngắn hạn 100 000 000đ Trong kỳ, trả 50 000 000đ, trả 30 000 000đ, vay 15 000 000đ, vay 30 000 000đ Yêu cầu: Phản ánh vào tài khoản

Nợ Tài khoản Vay ngắn hạn Có

(1)50 000 000 (2)30 000 000

Tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng số dư Có của tất cả các tài khoản

3.1.3.2 Phân loại tài khoản theo mức độ tổng hợp

Theo cách phân loại này, có 2 loại tài khoản: Tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích

Khái niệm:

Tài khoản tổng hợp là những tài khoản dùng để phản ánh sự biến động chung của một đối tượng kế toán cụ thể Loại tài khoản này sẽ cung cấp những thông tin tổng hợp về đối tượng phản ánh

Ví dụ: TK thành phẩm, TK phải trả người bán,… là những tài khoản tổng hợp Tài khoản phân tích (chi tiết) là những tài khoản dùng để phản ánh một cách cụ thể và chi tiết những đối tượng đã được phản ánh trên tài khoản tổng hợp Loại tài khoản này sẽ cung cấp thông tin chính xác và chi tiết về đối tượng phản ánh

Ví dụ: TK thành phẩm A,B,C,…, TK phải trả người bán X, Y, Z,… là những tài khoản chi tiết

Đặc điểm:

Tài khoản tổng hợp chỉ dùng đơn vị tiền tệ để ghi chép

Tài khoản phân tích ngoài việc bắt buộc dùng đơn vị tiền tệ, còn sử dụng kết hợp thêm các hình thức đo lường khác, chủ yếu là dùng hiện vật

Kết cấu và việc sử dụng tài khoản phân tích là linh hoạt, chủ yếu tùy thuộc vào đối tượng quản lý; có thể mở hoặc không tùy nhu cầu quản lý

Nguyên tắc ghi chép:

Tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích có cùng tính chất như nhau, do đó, ghi chép cơ bản giống nhau Đối với một tài khoản tổng hợp có mở tài khoản chi tiết thì khi ghi chép vào TK tổng hợp phải đồng thời ghi chép vào TK chi tiết Kết luận: Vì các tài khoản phân tích là các tài khoản chi tiết hoá tài khoản tổng hợp nên ta có kết luận sau:

Số dư Nợ hoặc dư Có trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư Nợ hoặc dư Có trên tất cả các tài khoản phân tích của tài khoản đó

Tổng phát sinh Nợ hoặc phát sinh Có trên tài khoản tổng hợp bằng tổng phát sinh Nợ hoặc phát sinh Có trên tất cả các tài khoản phân tích của tài khoản đó

Ví dụ3: Giả sử có số liệu sau:

- Tồn kho thành phẩm đầu kỳ: 10 000 000 đ

- Nhập trong kỳ:

- Xuất trong kỳ:

Yêu cầu: Phản ánh lên tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích

Trong trường hợp này, ta sẽ mở tài khoản tổng hợp là tài khoản Thành phẩm và các tài khoản chi tiết cho sản phẩm A và sản phẩm B dưới hình thức là các Sổ chi tiết sản phẩm Ta sẽ tiến hành phản ánh trên các sổ chi tiết sản phẩm trước và sau đó tổng hợp số liệu để phản ánh trên tài khoản Thành phẩm

SỔ CHI TIẾT SẢN PHẨM

Tên sản phẩm: A

Đơn vị tính : mét, ngàn đồng

Xuất Nhập

giá Lượng Số

SỔ CHI TIẾT SẢN PHẨM

Tên sản phẩm: B

Đơn vị tính : kg, ngàn đồng

Xuất Nhập

giá Lượng Số

Kế toán phải ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó vào ít nhất 2 tài khoản mở cho các đối tượng kế toán có liên quan; công việc ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản như vậy gọi là kế toán kép hay ghi sổ kép Từ đó, ta có khái niệm:

Kế toán kép (ghi sổ kép) là công việc của kế toán dùng để ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản kế toán có liên quan theo đúng mối quan hệ khách quan của các đối tượng kế toán

Kế toán phải thực hiện công việc ghi sổ kép vì mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa ít nhất hai đối tượng kế toán

Ví dụ 4:

- Chi tiền gửi ngân hàng, mua nguyên vật liệu trị giá 5 000 000đ

- Dùng lãi chưa phân phối bổ sung nguồn vốn kinh doanh 5 000 000đ

- Chi tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn 15 000 000đ

Trên đây là 4 ví dụ thuộc 4 trường hợp tổng quát:

- Một Tài sản tăng giá trị và một Tài sản khác giảm giá trị tương ứng

- Một Nguồn vốn tăng giá trị và một Nguồn vốn khác giảm giá trị tương ứng

- Một Tài sản tăng giá trị và một Nguồn vốn tăng giá trị tương ứng

- Một Tài sản giảm giá trị và một Nguồn vốn giảm giá trị tương ứng

Kết luận: Sau các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, qua việc ghi sổ kép, ta có:

Tổng phát sinh Nợ tất cả các tài khoản bằng Tổng phát sinh Có

Nhận xét và một số thuật ngữ:

- Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng ghi Nợ một tài khoản và ghi Có một tài khoản khác với cùng số tiền như nhau, ghi như vậy gọi là ghi một bút toán

- Quan hệ tất yếu về mặt Nợ – Có giữa 2 tài khoản trong cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh gọi là quan hệ đối ứng tài khoản

- Việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, số tiền là bao nhiệu gọi là lập định khoản kế toán (lưu ý: Ghi Nợ trước, Có sau)

Ví dụ 1 định khoản: Nợ TK Nguyên vật liệu 5 000 000

Có TK Tiền gửi NH

- Kết chuyển: Là công việc ghi chuyển một số tiền từ bên Nợ (hoặc Có) của tài khoản này sang bên Nợ (hoặc Có) của một tài khoản khác

Ví dụ: Yêu cầu kết chuyển số tiền X từ bên Nợ TK A sang bên Nợ TK B

Có TK A

3.2.2 Các loại định khoản kế toán

Tùy theo tính chất phức tạp của mối quan hệ giữa các tài khoản chịu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người ta phân định khoản thành 2 loại: định khoản giản đơn và định khoản phức tạp

3.2.2.1 Định khoản giản đơn

Là định khoản kế toán chỉ liên quan đến 2 tài khoản: Một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có

Ví dụ 1 định khoản: Nợ TK Nguyên vật liệu 100.000

Có TK Tiền mặt 3.2.2.2 Định khoản phức tạp

Là định khoản kế toán liên quan đến 3 tài khoản trở lên, định khoản phức tạp là sự ghép lại của nhiều định khoản giản đơn Lưu ý chỉ nên lập những định khoản phức tạp trong đó 1 tài khoản ghi Nợ – nhiều tài khoản ghi Có hoặc ngược lại Hạn chế lập định khoản phức tạp trong đó nhiều tài khoản ghi Nợ – nhiều tài khoản ghi Có bởi vì như vậy sẽ không thấy rõ ràng nội dung kinh tế phát sinh

Ví dụ: Nợ TK Nguyên vật liệu 5 000 000

Kết luận: Trong một định khoản, ta có:

Tổng số tiền ghi bên Nợ = Tổng số tiền ghi bên Có

3.3 Mối quan hệ giữa Bảng cân đối kế toán và Tài khoản kế toán

Bảng cân đối kế toán dùng để phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định; còn tài khoản kế toán phản ánh sự vận động của các đối tượng kế toán trong cả một thời kỳ Do đó, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau và bổ trợ cho nhau Mối quan hệ này còn thể hiện thông qua trình tự ghi chép như sau:

- Vào đầu kỳ kinh doanh, căn cứ vào Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước, mở các tài khoản cho đầu kỳ này và ghi số dư đầu kỳ lên các tài khoản

- Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của chứng từ chứng minh sẽ được phản ánh vào các tài khoản liên quan theo đúng nguyên tắc ghi sổ kép

- Cuối kỳ kinh doanh, tiến hành cộng số phát sinh trên các tài khoản kế toán, rút sồ dư cuối kỳ và căn cứ vào đó để lập Bảng cân đối kế toán cuối kỳ này

Ví dụ 5: Giả sử tại 1 doanh nghiệp có Bảng cân đối kế toán vào ngày 31/ 08

Tiền mặt

Tiền gửi ngân hàng

Phải thu khách hàng

Nguyên vật liệu

5 000 000

20 000 000

61 000 000

9 000 000

Tài liệu bổ sung:

– Nguyên vật liệu A: 3 200 000 đ

– Nguyên vật liệu B: 1 800 000 đ

– Phải trả người bán X: 3 000 000 đ

– Phải trả người bán Y: 2 000 000 đ

Trong tháng 9, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

1 Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt: 700 000 đ

2 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 1 600 000 đ

3 Chi tiền mặt mua công cụ- dụng cụ: 900 000 đ

4 Dùng lợi nhuận chưa phân phối bổ sung nguồn vốn kinh doanh: 3 000 000 đ

5 Vay ngắn hạn, trả nợ toàn bộ cho người bán Y

6 Chuyển giao 1 tài sản cố định cho đơn vị khác trị giá 14 000 000 đ

7 Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán tiền cho người bán X: 4 000 000 đ Trong đó, vật liệu A: 1 500 000đ,vật liệu B: 800 000đ, vật liệu C:1 700 000

8 Chi tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn: 3 000 000đ

Yêu cầu:

- Mở tài khoản và ghi số dư đầu kỳ

- Định khoản và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản liên quan

- Lập bảng cân đối kế toán ngày 30/09

3.4 Kiểm tra số liệu trên sổ kế toán

Cuối kỳ, kế toán phải tiến hành đối chiếu và kiểm tra công việc ghi chép trên tài khoản kế toán nhằm phát hiện những trường hợp sai, thiếu mà tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán Việc đối chiếu này được thực hiện bằng cách lập các bảng đối chiếu số phát sinh và số dư Có 3 loại bảng đối chiếu : Bảng cân đối tài khoản, Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ, Bảng chi tiết số phát sinh và số

dư

3.4.1 Phương pháp Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối kế toán chỉ được lập sau khi Bảng cân đối tài khoản đã được lập ra

vì lúc đó các số liệu đã được kiểm tra chính xác

3.4.1.1 Mục đích

Bảng cân đối tài khoản dùng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp

3.4.1.2 Nguyên tắc

Việc kiểm tra dựa vào cơ sở 2 kết luận sau:

Từ tính chất cân bằng giữa Tài sản và Nguồn vốn: Tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng số dư Có của tất cả các tài khoản

Từ nguyên tắc ghi sổ kép: Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản

3.4.1.3 Kết cấu

Bảng cân đối tài khoản là bảng kê toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản; được phân biệt theo 2 cột Nợ – Có ở mỗi tài khoản Sau đó, tính toán các con số tổng cộng cột Nợ và tổng cộng cột Có, nếu xảy ra các đẳng thức làm nguyên tắc kiểm tra thì việc ghi chép được xem là chính xác

Tháng… năm…

Đơn vị tính: Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ

Tài khoản…

…

Ví dụ 6: Lấy lại số liệu ở ví dụ 5 – chương 3 để lập Bảng cân đối tài khoản tháng 9

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Tháng 9 năm …

(Đơn vị: đồng) Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Tên tài khoản Số hiệu

Tổng cộng

Hạn chế: Bảng cân đối tài khoản không phát hiện một số trường hợp sai có thể xảy ra: 2 tài khoản cùng sai một số tiền, sai về quan hệ đối ứng tài khoản

3.4.2 Phương pháp Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ

Bảng được thiết kế theo dạng bàn cờ, gồm các hàng ngang và cột dọc chỉ ra

2 bên của tài khoản

Đơn vị tính: Bên Có TK

Bên Nợ TK

Số dư đầu kỳ Nợ

Cộng số phát sinh Nợ

Số dư cuối kỳ Có Số dư đầu kỳ Có

TK x

TK y…

…

Cộng số phát sinh Có

Số dư cuối kỳ Nợ

Cách lập bảng cụ thể như sau:

Số dư đầu kỳ: Lấy số dư đầu kỳ các tài khoản ghi vào cột số dư đầu kỳ theo từng tài khoản tương ứng, đúng với tính chất tài khoản với số dư bên Nợ hoặc Có

Số phát sinh: Đối với số phát sinh, chỉ cần căn cứ vào số liệu phát sinh ở 1 bên nhất định của tất cả các tài khoản kế toán để ghi tìm tài khoản đối ứng và ghi

ở giao điểm của 2 tài khoản trên bảng bàn cờ

Số dư cuối kỳ: Ghi tương tự số dư đầu kỳ ở các ô số dư cuối kỳ Sau khi lấy số dư cuối kỳ, nếu thoả mãn các nguyên tắc kiểm tra thì việc ghi chép được coi là chính xác

Ví dụ7: Lấy lại số liệu ở ví dụ 5 – chương 3 để lập Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ

Kết luận: Bảng cân đối số phát sinh kiểu bàn cờ phản ánh được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán Do vậy, kiểm tra được mặt hợp lý của các quan hệ kinh tế đã phát sinh và những trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản

3.4.3 Phương pháp Bảng chi tiết số phát sinh và số dư

3.4.3.1 Khái niệm

Bảng chi tiết số phát sinh là bảng kê số liệu ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 2 hoặc các sổ chi tiết tổng hợp lại để đối chiếu với số liệu ghi trên tài khoản cấp 1

3.4.3.2 Nguyên tắc

Nguyên tắc kiểm tra dựa vào cơ sở 2 kết luận sau:

Số dư Nợ (Có) trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư Nợ (Có) trên tất cả các tài khoản phân tích

Tổng số phát sinh Nợ (Có) trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số phát sinh Nợ (Có) trên tất cả các tài khoản phân tích

3.4.3.3 Kết cấu

Bảng chi tiết số phát sinh và số dư được dùng để liệt kê tất cả các tài khoản phân tích đã sử dụng theo số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ; phân biệt 2 bên Nợ – Có, sau đó lấy số tổng cộng và đem đối chiếu với số liệu tr6en tài khoản tổng hợp, nếu xảy ra các đẳng thức như nguyên tắc kiểm tra thì việc ghi chép là chính xác

Tên đối tượng

A

B

…

Tổng cộng

Ví dụ: Lấy lại số liệu ví dụ 5 – chương 3 để lập Bảng chi tiết số phát sinh và số

dư Nguyên vật liệu và Phải trả người bán tháng 9

3.5 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước bằng pháp luật trong những năm qua, đã đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý, mà trong đó, kế toán là một công cụ quan trọng Trong nền kinh tế, kế toán có vai trò tích cực đối với việc quản lý vốn tài sản và việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp, nó là nguồn thông tin số liệu đáng tin cậy để nhà nước điều hành nền kinh tế, kiểm tra, kiểm soát hoạt động các ngành, các khu vực Chính vì vậy, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự bức xúc hiện nay

Để đáp ứng yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống kế toán theo Quyết định số 1141 TC-QĐ-CĐKT ký ngày 01/11/1995 và các chính sách TC-KT về luật thuế mới ban hành 1998 Tuy nhiên, với sự phát triển của nền kinh tế, nhiều sửa đổi, bổ sung trong chế độ kế toán đã được ban hành đáp ứng các yêu cầu phát triển và sự thay đổi chính sách chung, ngày 20/03/2006, Bộ tài chính ban hành Hệ thống kế toán mới theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC áp dụng chính thức thống nhất trong cả nước cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được quy định chung cho nền kinh tế, trong khi đó, mỗi ngành hoạt động hoặc thành phần kinh tế lại có những đặc thù về đối tượng phản ánh và yêu cầu quản lý nên trên cơ sở của Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mỗi ngành (hoặc thành phần kinh tế) sẽ nghiên cứu và xây dựng Hệ thống tài khoản kế toán cho ngành hoặc thành phần kinh tế một cách phù hợp, nhưng phải được sự đồng ý của Bộ tài chính và nhất thiết phải tuân thủ quy định về các tài khoản thuốc Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất

3.5.1 Số hiệu tài khoản

Hệ thống tài khoản này gồm 92 tài khoản cấp 1 và 120 tài khoản cấp 2 Mỗi tài khoản cấp 1 mang ký hiệu 3 số Các tài khoản cấp 1 còn được chia thành các tài khoản cấp 2, các tài khoản cấp 2 mang ký hiệu 4 số, ký hiệu của tài khoản cấp 2 phải mang ký hiệu của tài khoản cấp 1 thêm 1 con số Các ký hiệu số này gọi là số hiệu tài khoản

Số hiệu tài khoản gồm các chữ số có ý nghĩa sau:

- Chữ số thứ nhất: Loại tài khoản

- Chữ số thứ hai: Nhóm tài khoản

- Chữ số thứ ba: Tài khoản cấp 1

- Chữ số thứ tư: Tài khoản cấp 2

- Chữ số thứ năm: Tài khoản cấp 3

Ví dụ: Tài khoản 1121:

Loại TK : Tài sản lưu động (1) Nhóm TK: Vốn bằng tiền (1)

TK cấp 1: Tiền gởi ngân hàng (2)

TK cấp 2: Tiền Việt Nam (1) 3.5.2 Các loại tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được quy định áp dụng cho nước ta bao gồm 10 loại TK được đánh số từ 0 đến 9:

3.5.2.1Tài khoản loại 0

Là tài khoản ngoại bảng, bao gồm những tài khoản phản ánh sự biến động của những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị và đơn vị có trách nhiệm phải quản lý như: tài sản thuê ngoài; vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công; hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược Đồng thời, những tài khoản này còn phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã được phản ánh ở các tài khoản thông thường, nhưng cần theo dõi để phục vụ yêu cầu quản lý như: nợ khó đòi đã xử lý; ngoại tệ các loại (chi tiết theo ngoại tệ); dự toán chi sự nghiệp, dự án

Về nguyên tắc, các tài khoản thuộc loại này được ghi chép theo phương pháp ghi "đơn", nghĩa là khi ghi vào một tài khoản thì không ghi vào quan hệ đối ứng với tài khoản khác

Loại TK 0

− Trị giá tài sản ngoại bảng tăng

D.Trị giá tài sản ngoại bảng cuối kỳ

− Trị giá tài sản ngoại bảng giảm

Ví dụ: Doanh nghiệp nhận một số vật liệu của đơn vị khác có trị giá là 500.000đ để thực hiện công việc gia công

Kế toán ghi: Nợ TK 002 “Hàng hoá vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công”: 500.000

Sau khi công việc gia công đã thực hiện xong và doanh nghiệp giao trả lại số vật liệu này, kế toán ghi: Có TK 002: 500.000

3.5.2.2 Tài khoản loại 1 – 9

Nguyên tắc ghi chép: Áp dụng phương pháp ghi sổ kép (đối ứng Nợ – Có)

√√√√ Loại tài khoản 1, 2, 3, 4:

Là những tài khoản phản ánh biến động của những khoản mục trên Bảng cân đối kế toán Đặc điểm: Có số dư cuối kỳ

• Loại tài khoản 1, 2: Tính chất là tài khoản Tài sản: ghi tăng bên Nợ, ghi giảm bên Có và có số dư bên Nợ

Tài khoản loại 1: Tài sản lưu động

Tài khoản loại 2: Tài sản cố định

• Loại tài khoản 3, 4: Tính chất là tài khoản Nguồn vốn: ghi tăng bên Có, ghi giảm bên Nợ và có số dư bên Có

Tài khoản loại 3: Nợ phải trả

Tài khoản loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu

- Nếu là tài khoản phản ánh chi phí ( loại TK 6, 8), kết cấu giống tài khoản tài sản

- Nếu là tài khoản phản ánh thu nhập (loại 5, 7), kết cấu giống tài khoản nguồn vốn

Lưu ý: Các tài khoản 521, 531, 532 là những tài khoản điều chỉnh giảm cho doanh thu nên có kết cấu ngược với tài khoản doanh thu

Tài khoản loại 9 dùng để tính toán, xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ; do đó, không tuân theo nguyên tắc ghi tăng 1 bên và ghi giảm 1 bên mà 2 bên tài khoản cùng phản ánh đối tượng kinh doanh nhưng với 2 cách đánh giá khác nhau, chênh lệch giữa 2 cách đánh giá là kết quả hoạt động kinh doanh

TK 911

− Toàn bộ chi phí hoạt

động kinh doanh

− Kết chuyển lãi

− Toàn bộ thu nhập hoạt động kinh doanh

− Kết chuyển lỗ

CHƯƠNG 4

KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU

4.1 Đánh giá các đối tượng kế toán

Tài sản dùng để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở một doanh nghiệp tồn tại dưới nhiều dạng vật chất khác nhau như: nhà xưởng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật tư, hàng hóa… Để ghi nhận tình trạng hiện có cũng như những sự thay đổi của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, ta có thể sử dụng nhiều hình thức đo lường khác nhau Chẳng hạn tài sản cố định có thể đo lường bằng đơn vị như cái, chiếc… hoặc vật tư, hàng hóa… có thể sử dụng kg (trọng luợng), mét (chiều dài), lít (thể tích)… Tuy nhiên, nếu dùng những đơn vị đo lường này thì không thể nào tổng hợp được toàn bộ tài sản và xác định được những chỉ tiêu tổng hợp khác để đánh giá tình hình và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Như vậy, ngoài những tài sản mà ngay từ đầu chúng đã biểu hiện dưới hình thức giá trị như: tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, các khoản công nợ, thì những tài sản còn lại cũng cần thiết phải quy về hình thức tiền tệ Đây là một trong những đặc trưng nổi bật của hạch toán kế toán – tiền tệ là thước đo chủ yếu và thường xuyên của hệ thống kế toán

4.1.1 Khái niệm

Để biểu hiện hình thái giá trị của các đối tượng kế toán khác nhau thì kế toán phái sử dụng phương pháp tính giá Nói cách khác thì tính giá là phương pháp kế toán biểu hiện giá trị các đối tượng kế toán bằng tiền phù hợp với các nguyên tắc cũng như các quy định cụ thể do Nhà nước ban hành

4.1.2 Phương pháp đánh giá

Vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa: được đánh giá theo giá thực tế là bao gồm giá mua và các khoản chi phí liên quan đến việc thu mua như chi phí vận chuyển, bốc vác, hoa hồng thu mua…

Đối với tài sản cố định: được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại

√√√√ Nguyên giá: là giá trị ban đầu của tài sản cố định và được giữ nguyên trên sổ sách kế toán về tài sản cố định trong suốt quá trình sử dụng

Nguyên giá chỉ thay đổi trong một số trường hợp đánh giá lại tài sản cố định, thay đổi kết cấu của tài sản cố định, trước đây xác định nguyên giá sai

Tùy thuộc vào phương thức hình thành mà nguyên giá của tài sản cố định được xác định trong từng trường hợp cụ thể như sau:

- Tài sản cố định do mua sắm:

Nguyên giá = Giá mua + Chi phí trước khi sử dụng Chi phí trước khi sử dụng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, chi phí sửa chữa tân trang trước khi đưa tài sản cố định vào sử dụng

- Tài sản cố định tự xây dựng mới và đưa vào sử dụng:

Nguyên giá = Giá thành thực tế + Chi phí trước khi sử dụng

- Tài sản cố định do bàn giao:

Nguyên giá = Giá ghi trên sổ đơn vị bàn giao + Chi phí trước khi sử dụng

- Tài sản cố định do được biếu tặng:

Nguyên giá = Giá được duyệt y + Chi phí trước khi sử dụng

√√√√ Giá trị còn lại: là giá trị hiện còn của tài sản cố định tại một thời điểm nào đó và được tính như sau:

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn

Hàng tồn kho - xuất kho: Để tính giá xuất kho, doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong các phương pháp sau: Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), PP nhập sau – xuất trước (LIFO), PP bình quân gia quyền, PP thực tế đích danh Việc sử dụng phương pháp nào là do doanh nghiệp quyết định nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán

- Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, để tính trị giá xuất kho, người ta lấy đơn giá cũ nhất để tính trị giá hàng xuất kho, khi xuất hết giá này mới lấy đơn giá kế tiếp để xuất tiếp

- Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, để tính trị giá xuất kho, người ta lấy đơn giá mới nhất (lần nhập sau cùng) để tính trị giá hàng xuất kho, khi xuất hết giá này thì lấy đơn giá của lần nhập kế trên để xuất tiếp

- Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, phải tính đơn giá bình quân bằng cách:

Đơn giá BQ=(Giá trị tồn ĐK+Giá trị nhập TK)/(Số lượng tồn ĐK+ Số lượng nhập) Trị giá xuất kho = Số lượng xuất kho x đơn giá bình quân