Bài tập môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho trung tâm siêu thị điện máy long giang

Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số siêu thị tại thành phố Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việc quản lý bán hàng nói chung tại các siêu thịvẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu c

BÀI TẬP MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO TRUNG TÂM

SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY LONG GIANG

Giảng viên hướng dẫn: Đào Thụy Ánh

Danh sách nhóm 8- Lớp ĐH Tin5A HN

Lê Đức Anh(Nhóm Trưởng)Đào Hữu Đức

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

………

………

………

………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……… ………

……… ……

Hà Nội,ngày….tháng….năm 2013

Giảng viên

Đào Thụy Ánh

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng và đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Đặc biệt với sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm cho việc quản lý hệ thống thông tin trở lên tiện lợi, an toàn và có tính

tự động cao Trong số đó phải kể đến hệ thống quản lý bán hàng tại các siêu thị.Đó là một công việc khá phức tạp và có một lượng thông tin cần quản lý lơn Toàn bộ các hoạt động trong công việc quản lý bán hàng như giá cả, doanh thu, số lượng hàng tồn kho,…đòi hỏi mấtrất nhiều thời gian và nhân lực Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số siêu thị tại thành phố Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việc quản lý bán hàng nói chung tại các siêu thịvẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu của các nhà quản lý cũng như của khách hàng Việc khách hàng phải đi lòng vòng chỉ để tìm kiếm một mặt hàng nào đó trong siêu thị cũng đã tốnrất nhiều thời gian, có khi còn không thấy.Công việc báo cáo thống kê trong công tác quản lý bán hàng cũng gặp vô vàn khó khăn Chỉ với việc thống kê số lượng hàng đã bán, các mặt hàng đã bán cũng mất rất nhiều thời gian, nhiều khi còn xảy ra sai sót do khối lượng hàng hóaquá nhiều lại không được sắp xếp, quản lý một cách hợp lý Vì vậy cần phải có những cải tiếntích cực các quy trình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựng một mô hình quản lý bán hàng mới phù hợp, tiện lợi cho việc quản lý bán hàng tại các siêu thị sẽ là một vấn đề cấp thiết hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp lắm bắt thông tin về hàng hóa, vật tư, thông tin khách hàng và các trạng thái đơn đặt hàng Một cách chính xác vàkịp thời Từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động và sản xuất kinh doanh

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó và qua quá trình học tập môn phân tích thiết kế hệ thống cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo nhóm chúng em đã tìm hiểu và lựa chon đề tài phân tích hệ thống bán hàng của siêu thị điện máy Long Giang để khảo sát và phân tích thiết

kế hệ thống quản lý bán hàng cho siêu thị này

I Khảo sát thực tế hệ thống trung tâm siêu thị điện máy Long giang

Tầng 3: là nơi trưng bày các loại laptop của các hãng như

acer,HP,compact,Asus,Dell,Samsung,…

Tâng 4: là nơi trưng bày các sản phẩm Iphone,Macbook, của hãng Apple

Tầng 5: là nơi trưng bày các sản phẩm điện lạnh đồ gia dụng phục vụ cho gia đình như: máy giặt, tivi, tủ lạnh, điều hòa,bếp…

Tầng 6: có phòng giám đốc, phòng marketing,phòng họp hội đồng quản trị,phòng kế toán,phòng chăm sóc khách hàng và một phòng sever

Trung tâm bảo hành gồm 2 tầng, mỗi tầng 50m2:

Tầng 1: Nơi nhận và trả sản phẩm của khách hàng đến bảo hành

Tầng 2: phòng kế toán, phòng sever, 1 phòng bảo hành

- Hiện nay ở siêu thị Long Giang việc mua hàng hóa được tiến hành dưới hình thức là:Bán hàng trực tiếp

- Hệ thống thực hiện bán hàng tự động

- Một phần sử dụng các phần mềm trợ giúp các thao tác như nhập,tính tiền, tra cứu giá, trancứu mặt hàng, in hóa đơn, biên lai Một phần vẫn làm thủ công như quá trình nhân viên bán hàng viết thông tin khách hàng và thông tin bán hàng

- Việc bán hàng được chia thành 2 giai đoạn là:

+ Thanh toán và in hóa đơn tại quầy thu ngân

+ Giao hàng tại nơi bàn giao hàng

- Ưu điểm:

 Cơ cấu quản lý cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu được thực hiện đúng các nguyên tắc của quy trình quản lý thì công việc được thực hiện một cách chính xác và đảm bảo yêu cầu

 Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại…

- Nhược điểm:mất thời gian, sức lao động

 Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượnglớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn thời gian và công sức cho công tác quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu , kiểm kê phức tạp

 Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch

đi rồi sửa lại sang bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần

 Việc thông kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp

II Khảo sát chi tiết

1- Khảo sát nghiệp vụ

 Cơ cấu tổ chức của siêu thị điện máy Long Giang

 Các chức năng nghiệp vụ của từng phòng ban

a- Ban giám đốc

- Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị.Ban giám đốc phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị và nhận các báo cáo từ các phòng ban liên quan Việc nhận báo cáo này được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi nhận báo cáo đột xuất

Phòng kinh doanh

- Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hóa bán được của mỗi loại để báo cáo cho phòng quản lý hàng sau mỗi ca làm việc

e- Phòng tin học

- Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát hệ thống trang thiết bị có trong siêu thị đặc biệt là hệ thống máy tính, đảm bảo sự vận hành thông suốt trong quá trình hoạt động tránh để ra sự cố

- Nhân dịp kỷ niêm 10 năm thành lập siêu thị điện máy Long Giang chúng em đã gặp mặt

và có cuộc phỏng vấn ngắn phó giám đốc kinh doanh, một trong những người đã sáng lập

ra siêu thị Long Giang :

+PV: thưa ông xin ông cho biết ý tưởng của việc hình thành siêu thị điện máy Long Giang?

Với kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm điện máy, các thành viên ban lãnh đạo công ty thấy rằng nhu cầu của thị trường nội địa đối với các mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện da dụng… đang ngày một tăng Các hãng kinh doanh mặt hàng này đã khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường trong nước ta Vì vậy để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội địa, ý tưởng về việc xây dựng một siêu thị điện máy

ra đời

+PV: ông có thể mô tả sơ qua về mô hình siêu thị Long Giang?

Với mặt bẳng rộng trên 1000m2 với 2 trụ sở chính, siêu thị phân phối bán lẻ các sản phẩm điện máy của nhiều hãng như Samsung, khatoco, Hanosime…các giải pháp công nghệ hiện đại về quản lý sản phẩm, quản lý bán hàng, thanh toán, quản lý nhân sự,…cũng được chúng tôi áp dụng cho siêu thị Long Giang

+PV: ông vui lòng cho biết những lợi ích mà siêu thị đem lại cho khách hàng?

Lợi ích đầu tiên và cơ bản nhất mà siêu thị chúng tôi đem lại được cho khách hàng là tạo

ra cầu nối giữa các thương hiệu điện máy trong và ngoài nước đến với bà con trong nước Ngoài ra với cơ cấu sản phẩm đa dạng từ các đồ điện lạnh, điện da dụng đến các sản phẩm công nghệ khác như tivi, máy tính,…Siêu thị Long Giang còn đem lại thuận lợi cho

khách hàng về mặt tiết kiệm thời gian với mô hình mua sắm hiện đại, văn minh Thay vì việc phải đi từng đại lý của các hãng để tìm mua sản phẩm, đến với Long Giang khách hàng có thể mua các sản phẩm của hầu hêt các thương hiệu điện máy nổi tiếng trong nướccuối cùng cũng không kém phần quan trọng đó là khách hàng sẽ được hưởng một mức giácạnh tranh khi mua sản phẩm tại siêu thị Long Giang

Khảo sát qua tài liệu:

- Bảng giá

- Phiếu xuất kho

- Biên bản bàn giao

Bảng giá

Phiếu xuất kho

Phiếu bàn giao

2- Bài toán

 Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng

- Giao diện trên môi trường access vẫn còn gây nhiều khó khăn trong việc thao tác, tìm kiếm Đặc biệt giao diện vẫn còn đơn giản ít chức năng.

- Giải pháp: Giao diện người dùng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình VB.net, cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc than thiện, dễ sử dụng và thao tác với các nút lệnh và tiện ích

 Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê

- Yêu cầu về báo cáo thống kê đòi hỏi theo nhiều tiêu chí khác nhau như báo cáo về sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho, tổng doanh thu,…điều này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho nhân viên

- Giải pháp: Xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: báo cáo doanh thu, báo cáo các mặt hàng bán chạy, báo cáo các mặt hàng tồn kho,…

 Vấn đề hỗ chợ khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm

- Muốn biết được siêu thị đang có những mặt hàng nào có thể đáp ứng được nhu cầu mua sắm của mình, khách hàng phải trực tiếp đến quầy hàng để xem, như thế sẽ gây khó khăn cho khách hàng và tốn nhiều thời gian Ngoài ra, siêu thị với một quầy hàng trong một khuôn viên rộng lớn, nếu hàng hóa không được sắp xếp theo chủng loại một cách thuận tiện cho việc tìm kiếm thì khách hàng sẽ không tìm thấy được mặt hàng họ cần Mặc dù các sản phẩm trong siêu thị có thể đáp ứng được nhu cầu của họ

- Giải pháp: Cung cấp chứng năng hỗ chợ khách hàng trong việc tìm kiếm sản phẩm Chức năng này cho phép khách hàng xem các thông tin cơ bản về mặt hàng mà họ cần tìm bao gồm: nhãn hiệu, giá cả, trọng lượng,…Do đó, khách hàng có thể xác định được mặt hàng

họ cần và phù hợp với khả năng tài chính mà không cần phải tốn nhiều thời gian tìm kiếm

3- Hoạt động của hệ thống quản lý bán hàng mới tại siêu thị điện máy Long Giang

- Siêu thi Long Giang là nơi chuyên cung cấp hàng hóa bán buôn cho các đại lý ở nhiều nơi Hàng ngày mở cửa từ 6 giờ sang cho đến 10 giờ tối Hoạt động quản lý bán hàng tại siêu thị như sau:

thông tin về hàng hóa bao gồm: mà hàng, tên hàng, loại hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký của người đặt hàng Sauk hi nhận được các mặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến thì bộ phận này tiến hành kiểm tra, nếu hàng hóa đảm bảo như trong đơn đặt hàng thì tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Nếu hàng hóa không đúng như trong đơn đặt hàng thì thông báo từ chối nhập Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều đơn hàng, nhưng mỗi đơn hàng chỉ do một nhà cung cấp cấp.

 Quản lý thông tin các loại hàng

- Khi có loại hàng mới thì thông tin về loại hàng được thêm mới, ngoài ra chúng ra có thể sửa, xóa thông tin về các loại hàng khi cần thiết Thông tin về loại hàng bao gồm: mà loại hàng, tên loại hàng

 Quản lý gian hàng

- Thêm mới các gian hàng khi có hàng mới, sửa thông tin về các gian hàng khi cần thiết hoặc xóa bỏ khi gian hàng đó không còn sử dụng Thông tin về gian hàng gồm: mã gian hàng, tên gian hàng, mã loại hàng, mỗi gian hàng chỉ chứa được một loại hàng, mỗi loại hàng có thể có ở nhiều gian hàng

 Quản lý thông tin về nhà cung cấp

- Khi có nhà cung cấp hàng mới thì thông tin của họ được lưu chữ bằng thao tác thêm mới Thông tin về nhà cung cấp có thể sửa chữa khi có thay đổi Khi không còn giao dịch với nhà cung cấp nữa thì xóa bỏ thông tin Thông tin về nhà cung cấp gồm: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng, một mặt hàng chỉ do một nhà cung cấp

 Các đại lý muốn mua hàng hóa

- Tại siêu thị phải đăng ký trở thành hội viên của hệ thống Việc quản lý các hội viên được thực hiện như sau: tạo hội viên mới gồm các thông tin: họ tên, giới tính, điện thoại, địa chỉ , tên cơ quan, mã số thuế, và các đặc điểm khác để xác nhận như: số giấy phép kinh doanh Mỗi đại lý có một định danh duy nhất là mã hội viên Sau khi đã xác nhận các thông tin về hội viên, hệ thống tạo một thẻ hội viện gửi cho đại lý Trên thẻ ghi rõ: mã thẻ, tên hội viên, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết hạn, các thông tin về hội viên và thẻ được lưu trữ lại Mỗi đại lý tại mỗi thời điểm chỉ có một thẻ hội viên duy nhất Nếu đại lý bị mất hay hết hạn thì phải xin cấp lại, khi đó hệ thống sẽ hủy mọi thông tin về thẻ cũ và tạolại thẻ hội viên khác

 Khi mua hàng tại siêu thị

- Các đại lý có thể mua với một số lượng bất kỳ Nhưng trước khi vào chọn hàng họ phải trình thẻ hội viên ở cửa kiểm soát Hoạt động bán hàng tại siêu thị được thực hiện như sau: khi các đại lý chọn xong các hàng hóa mà mình muốn mua thì đến các quầy thu ngân

để thanh toán Tại đây nhân viên siêu thị sẽ yêu cầu đại lý cung cấp thông tin thẻ hội viên

để kiểm tra xem có đúng là hội viên đã đăng ký hay không? Nếu đúng là hội viên đã đăng

ký thì thực hiện việc thanh toán cho các đại lý bằng cách lập hóa đơn Thông tin trong hóa đơn gồm: số hóa đơn, ngày lập, mã thẻ, mã hội viên, họ tên, địa chỉ, mã số thuế và các thông tin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tên hàng, mã loại hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải thanh toán và ghi chú Mỗi nhân viên có thể lập nhiều hóa đớn, mỗi hóa đơn chỉ do một nhân viên lập

 Để theo dõi và quản lý nhân viên

- Siêu thị thực hiện việc thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi xảy ra và xóa bỏ thông tin nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải Các thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại liên hệ, các mô tả khác

- Ngoài ra để tiện theo dõi việc kinh doanh của siêu thị , hàng tuần siêu thị lập các bản báo cáo gửi cho ban giám đốc về doanh thu trong tuần, danh sách các mặt hàng bán chạy, báo cáo về mặt hàng tồn kho để ban giám đốc có các biện pháp điều chỉnh

Yêu cầu của hệ thống mới

- Xây dựng hệ thống mới với các chức năng chính:

 Xem bảng giá

 Quản lý việc bán hàng

 In hóa đơn bán hàng

- Lợi ích của hệ thống mới mang lại:

 Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong công việc bán hàng, thay thế một số thao tác thủ công như in hóa đơn thay cho việc phải viết hóa đơn, tra cứu giá sản phẩm trên hệ thống một cách nhanh chóng thay vì phải tìm kiếm thủ công trên giấy tờ, văn bản

 Tiết kiệm thời gian, sức lao động

III Phân tích hệ thống

1 Phân tích chức năng

a Vẽ mô hình phân rã chức năng

Quản lý bán hàng của siêu thị điện

b Mô tả các chức năng trong mô hình đã phân rã

 Chức năng quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin hàng

Báo cáo thống kê

Quản lý nhân viên

Quản lý bán hàng

Quản lý hội viên

Quản lý thông tin các loại

Xóa thông tin loại hàng Sửa thông tin loại hàng Nhập thêm loại hàng mới

Xóa thông tin gian hàng Sửa thông tin gian hàng Nhập thêm gian hàng mới

Lập đơn hàng Kiểm tra hàng

Xóa thông tin nhà cung cấp Sửa thông tin nhà cung cấp Thêm mới nhà cung cấp

Hủy thẻ hội viên Tạo thẻ hội viên Tạo hội viên mới

Lập hóa đơn Thêm mới nhân viên Kiểm tra thẻ hội viên

Sửa thông tin nhân viên Xóa thông tin nhân viên

Lập danh sách hàng bán chạy Báo cáo doanh thu

Báo cáo hàng tồn kho

Quản lý thông tin hàng

 Chức năng quản lý thông tin các loại mặt hàng

Hệ thống siêu thị điện máy Long Giang cung cấp cho các

khách hàng các chủng loại mặt hàng đa dạng và toàn

diện Với hơn 25000 mặt hàng hiện có thì việc quản lý sẽ

gặp nhiều khó khan nên chúng ta phải phân nó ra thành

các loại hàng, nhóm hàng để dễ quản lý, dễ tìm kiếm, dễ

thống kê

Khi có 1 loại hàng mới được nhập về thì bộ phận này sẽ

them mới loại hàng, khi các loại hàng cần phải thay đổi

thì bộ phận này phải tiến hành sử chữa

Ngoài ra khi các loại hàng không còn được bầy bán,

không còn được cung cấp nữa thì phải được xóa bỏ

Mỗi loại hàng thì có một hoặc nhiều mặt hàng nhưng

mỗi mặt hàng chỉ thuộc một loại nhất định

 Chức năng quản lý gian hàng

Khi có gian hàng mới được đưa vào hoạt động thì bộ phận

này sẽ phải thêm mới gian hàng đó vào hệ thống bằng các

thao tác nhập thêm hàng mới Khi gian hàng không còn

đảm bảo cho việc trưng bầy, cất giữ sản phẩm thì phải tiến

hành sửa chữa hoặc xóa bỏ khi đó nhân viên phải lựa chọn

chức năng sửa thông tin, xóa bỏ thông tin gian hàng

 Chức năng quản lý nhập hàng

- Mô tả chức năng lập đơn hàng:

Việc nhập hàng của siêu thị có 2 hình thức là nhập hàng mới( các

mặt hàng chưa có trong hệ thống của siêu thị và nhập hàng đã có

trong siêu thị ( đối với các mặt hàng đã hết hoặc gần hết)

Đối với hình thức nhập hàng mới : siêu thị có một bộ phận nghiên

cứu thị trường, bộ phận này có nhiệm vụ cập nhật và nắm bắt các

nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, biết được người tiêu dùng

cần gì, từ đó đặt ra các mối quan hệ với các nhà cung cấp để nhập

các mặt hàng cần thiết vào trong hệ thống của siêu thị, đồng thời

Quản lý thông tin các loại hàng

Nhập thêm loạihàng mới

Xóa thông tin loại hàng

Sửa thông tin loại hàng

Quản lý gian hàng

Nhập thêm gian hàng mới

Sửa thông tin gian hàng

Xóa thông tin gian hàng

Quản lý nhập hàng

Lập đơn hàng

Kiểm tra hàng

Nhập thông tin hàng khi các nhà cung cấp giao hàng

cho siêu thị,sửa thông tin hàng khi có những biến đổi

về giá cả, số lượng hoặc cần phải ghi chú them thông

tin về hàng hóa,… thì bộ phận này sẽ tiến hánh sửa

thông tin hàng, xóa thông tin hàng khi hàng hết hạn sử

dụng hoặc hàng đã bị thanh lý Những thông tin về

hàng được nhân viên quản lý nhập hàng chuyển đến

Thông tin về hàng hóa bao gồm: mã hàng, tên hàng, mã

loại hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, mã nhà cung

cấp và ghi chú

Mỗi mặt hàng do một nhà cung cấp cấp, mỗi nhà cung

cấp có thể cung nhiều mặt hàng

Nhập thêm hàng mới

Xóa thông tin hàng

Sửa thông tin hàng