Phân tích kỹ năng thỏa thuận, soạn thảo, ký kết hợp đồng tư vấn pháp luật. Minh họa bằng tình huống thực tiễn

Trong cuộc sống, mọi kĩ năng không tự nhiên mà có nó xuất phát từ thực tiễn làm việc, rèn luyện, học hỏi không ngừng của con người. Người TVPL có kĩ năng tốt ngoài nền tảng kiến thức pháp lý cần phải có kinh nghiệm làm việc thực tiễn. Là một các kĩ năng cơ bản của người tư vấn, kỹ năng thỏa thuận, soạn thảo, ký kết HĐTVPL là một kỹ năng quan trọng mà bất kì người TVPL nào cũng cần trau dồi và rèn luyện không ngừng trong quá trình làm việc.

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐTVPL : Hợp đồng tư vấn pháp luật TVPL : Tư vấn pháp luật

MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống, mọi kĩ năng không tự nhiên mà có nó xuất phát từ thực tiễn làm việc, rèn luyện, học hỏi không ngừng của con người Người TVPL có

kĩ năng tốt ngoài nền tảng kiến thức pháp lý cần phải có kinh nghiệm làm việc thực tiễn Là một các kĩ năng cơ bản của người tư vấn, kỹ năng thỏa thuận, soạn thảo, ký kết HĐTVPL là một kỹ năng quan trọng mà bất kì người TVPL nào cũng cần trau dồi và rèn luyện không ngừng trong quá trình làm việc Do đó,

nhóm 6 chọn phân tích bài tập nhóm đó là: “Phân tích kỹ năng thỏa thuận, soạn thảo, ký kết hợp đồng tư vấn pháp luật Minh họa bằng tình huống thực tiễn”.

NỘI DUNG

I Khái quát về hợp đồng tư vấn pháp luật

Hợp đồng nói chung là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự1

HĐTVPL là một loại hợp đồng dịch vụ pháp lý, ghi nhận thỏa thuận giữa bên TVPL và khách hàng, theo đó bên TVPL phải thực hiện công việc cho khách hàng, còn khách hàng phải trả tiền dịch vụ pháp lý cho bên TVPL

HĐTVPL với những người TVPL không chỉ là ban cam kết về việc sử dụng dịch vụ pháp lý của khách hàng, mang đến lợi ích kinh tế với người tư vấn

mà nó còn gián tiếp khẳng định tài năng, trí tuệ, bản lĩnh cũng như sự nghiêm túc, tâm huyết với nghề của người TVPL Do đó để ký kết được HĐTVPL, tư vấn viên ngoài trình độ pháp luật còn cần những kỹ năng chuyên biệt trong việc thỏa thuận, soạn thảo, ký kết HĐTVPL mà bài luận dưới đây sẽ phân tích cụ thể

II Phân tích kỹ năng thỏa thuận, soạn thảo, ký kết HĐTVPL

2.1 Phân tích kỹ năng thỏa thuận HĐTVPL

1 Theo Điều 385, Bộ Luật Dân sự 2015

Thỏa thuận (hay còn gọi là đàm phán): Là thực hiện một hoặc nhiều cuộc

đối thoại, thương lượng giữa hai bên hoặc nhiều bên có ý muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến một cam kết chung đáp ứng yêu cầu cá nhân hoặc yêu cầu hợp tác của các bên tham gia đàm phán

Trong hoạt động TVPL, khách hàng thường là người chủ động tìm đến người tư vấn Do đó để có được HĐTVPL với khách hàng thì người tư vấn bên cạnh kiến thức pháp lý chắc chắn cần phải có những kĩ năng thỏa thuận pháp luật nhất định để khách hàng tin tưởng kí kết hợp đồng

Vì vậy, khi thỏa thuận HĐTVPL, người tư vấn cần chú ý những kỹ năng chủ yếu sau:

Thứ nhất, kĩ năng chuẩn bị trước khi thỏa thuận:

Hơn ai hết người tư vấn phải nắm vững những đặc trưng pháp lý cơ bản của loại hợp đồng tư vấn pháp luật, những quy định của pháp luật để hợp đồng

ký kết có hiệu lực như quy định về chủ thể có thẩm quyền ký kết, về hình thức hợp đồng, về đối tượng hợp đồng…

Người tư vấn cần nắm chắc ý đồ, mong muốn và phương hướng của khách hàng mình để lập nên một bản HĐTVPL với nội dung cụ thể cho công việc Ngoài ra người tư vấn cần:

- Xác định mục tiêu rõ ràng: Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và

luôn luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán

- Có kế hoạch cụ thể: Cuộc thỏa thuận có kế hoạch cụ thể định trước sẽ

đem lại kết quả như mong muốn Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực cần thỏa thuận thì phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi thỏa thuận

Thứ hai, kĩ năng khi tiến hành thỏa thuận:

Chuẩn bị tốt trước khi đàm phán, thỏa thuận sẽ tạo sự tự tin và an tâm cho người tư vấn và khách hàng khi kí kết hợp đồng Quá trình thỏa thuận nhờ

đó mà có thể diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và kết thúc thành công

Trong quá trình thỏa thuận, người tư vấn cần lưu ý những điểm sau:

– Cần có tâm lý thoải mái, thiện chí và ôn hòa Có thái độ hợp tác, tôn trọng phía khách hàng, tránh gây không khí bất hòa, căng thẳng.Việc này thể hiện thông qua những cử chỉ , hàng động của bên tư vấn ngay từ khi mới tiếp xúc với khách hàng khi khách hàng đến tư vấn như hành động chào hỏi cùng với thái độ nhiệt tình hồ hởi

– Nên tiến hành thỏa thuận trên cơ sở một bản dự thảo hợp đồng và các bên cùng nhau điểm qua từng điều khoản Việc thỏa thuận nhờ đó sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn, dễ xác định các thoả thuận đã được cả hai bên chấp nhận cũng như những điều khoản cần xem xét lại

- Lắng nghe: Người tư vấn tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng

nghe khách hàng nói Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe khách hàng thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình Khi nghe khách hàng trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ để xem có những biểu hiện/ trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội hay không

- Với những điều khoản mà bên khách hàng không đồng ý, bên tư vấn

cần xem xét lý do:

+ Nếu khách hàng không đồng ý về mặt ngôn từ, luật sư cần tìm những cụm từ, ngôn ngữ mà khách hàng có thể chấp nhận

+ Nếu khách hàng không đồng ý về mặt nguyên tắc và hai bên cần tranh luận để đi đến thống nhất thì bên tư vấn cố gắng giải thích quan điểm của phía bên mình để dần dần thuyết phục phía khách hàng chấp nhận

– Khi tiến hành thỏa thuận, người tư vấn tránh việc thỏa thuận đi quá xa

so với mục đích ban đầu, cố gắng dẫn dắt cuộc thỏa thuận tập trung vào lợi ích của khách hàng, nhưng nếu xét thấy một sự thay đổi nào đó là có lợi thì bên tư vấn cần phải linh hoạt tư vấn cho khách hàng về lợi ích đó

– Một kỹ năng quan trọng nữa của người tư vấn khi tư vấn cho khách hàng trong quá trình thỏa thuận là không nên nóng vội muốn kết thúc thỏa thuận sớm mà vội vàng chấp nhận các điều khoản phía khách hàng đưa ra, vì chỉ cần một sự thiếu thận trọng, một sai sót rất nhỏ cũng có thể đem đến sự thiệt hại

lớn.Tuy vậy, cũng cần lưu ý về vấn đề thời gian Như vậy, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà người tư vấn sẽ có những kỹ năng khác nhau để có thể thỏa thuận

kí kết được hợp đồng tư vấn pháp luật với khách hàng.Việc sử dụng các kỹ năng đó sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho quá trình thỏa thuận

- Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thoả thuận: Để tránh cho

những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung thỏa thuận bị lệch hướng, người tư vấn phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại Nếu khéo léo thì người tư vấn có thể đưa cả hướng giải quyết cho những nội dung tiếp theo

2.2 Phân tích kỹ năng soạn thảo HĐTVPL

2.2.1 Yêu cầu khi soạn thảo hợp đồng

a Yêu cầu về ngôn ngữ, ngôn từ sử dụng

Yêu cầu đầu tiên đặt ra cho việc soạn thảo bất cứ một hợp đồng nào là việc câu chữ ngôn từ sử dụng trong hợp đồng đó phải đảm bảo được tính chính xác, cụ thể rõ ràng Chỉ được sử dụng những từ ngữ thông dụng, không dùng từ ngữ địa phương, câu văn phải ngắn gọn rõ ràng đủ ý

b Yêu cầu về thông tin, yêu cầu của khách hàng

Một trong những nguyên tắc quan trọng là phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu của khách hàng Phải nắm bắt được yêu cầu của khách hàng để truyền tải vào từng nội dung của các điều khoản và phải đối chiếu với quy định của pháp luật

để phân tích lựa chọn các yêu cầu chính đáng của khách hàng để soạn thảo trong hợp đồng Đảm bảo được đúng các thông tin, yêu cầu của khách hàng và phù hợp với quy định của pháp luật Ngoài ra để đảm bảo hợp đồng không bị vô hiệu, người soạn thảo cần nắm vững các quy định để xác định điều kiện có hiệu lực của hợp đồng Cam kết bảo mật thông tin là một trong những tài liệu quan trọng mà các bên cần kí kết trước khi chuyển giao thông tin cho nhau Vì vậy, khi tiến hành tư vấn cho khách hàng cần cam kết bảo mật thông tin

2.2.2 Quy trình soạn thảo HĐTVPL

Thông thường thì khi soạn thảo một HĐTVPL sẽ có 4 bước chính:

Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng

Khi soạn thảo HĐTVPL, thì việc người soạn thảo xác định được đúng yêu cầu khách hàng là vô cùng cần thiết bởi yêu cầu đó chính là mong muốn của khách hàng đối với người tư vấn Từ đó mới có thể soạn thảo một hợp đồng thỏa mãn mong muốn của khách hàng

Bước 2: Xác định quy phạm pháp luật cần điểu chỉnh

Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, người tư vấn xác định được bản chất quan hệ pháp luật và các văn bản pháp luật điều chỉnh hợp đồng

Bước 3: Soạn thảo dự thảo hợp đồng

Dựa vào yêu cầu của khách hàng và quy định pháp luật cần điều chỉnh người tư vấn sẽ phác thảo dự thảo hợp đồng trước khi chính thức soạn thảo HĐTVPL hoàn chỉnh

Bước 4: Hoàn thiện hợp đồng

Sau khi soạn thảo dự thảo hợp đồng, luật sư cần gửi lại bản dự thảo này cho khách hàng để khách hàng kiểm tra lại nội dung bản dự thảo Nhằm kiểm tra mọi thông tin có trong hợp đồng, đồng thời việc gửi bản dự thảo cũng là một hoạt động nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng từ đó hoàn thiện lại bản hợp đồng

2.2.3 Hình thức của hợp đồng

Về cơ bản một bản hợp đồng gồm ba phần:

a Phần mở đầu

- Thường có quốc hiệu, số và khí hiệu hợp đồng

- Tên gọi của hợp đồng, bối cảnh hợp đồng

- Thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng

- Thông tin về chủ thể giao kết hợp đồng

b Phần nội dung

Gồm các nhóm điều khoản khác nhau, trong đó người soạn thảo cần lưu ý

về các nhóm điều khoản:

- Nhóm điều khoản liên quan đến đối tượng hợp đồng.

Thông thường sẽ là những điều khoản liên quan đến công việc, thời gian hoàn thành công việc, tiêu chí xác định chất lượng công việc,…

- Nhóm các điều khoản về mức thù lao và phương thức thanh toán

Người soạn thảo cần chú ý đến cách tính mức thù lao và các phương thức thanh toán mà hai bên đã thảo thuận Phương thức thanh toán là cách thức mà các bên thực hiện nghĩa vụ giao, nhận tiền

- Nhóm các điều khoản về quyền hạn và nghĩa vụ của các bên

Đây là nhóm các điều khoản để đảm bảo lợi ích cho các bên nhưng cũng chính là nghĩa vụ mà các bên phải thực hiện Nếu có vi phạm hợp đồng thì bên

vi phạm phải chịu trách nhiệm về việc vi phạm của mình, là một loại chế tài do các bên lựa chọn Nó có ý nghĩa như một biện pháp trừng phạt, răn đe, phòng ngừa vi phạm hợp đồng

- Điều khoản về bảo mật thông tin

Việc bảo mật thông tin trong hoạt động tư vấn pháp luật là vô cùng quan trọng và là vấn đề nhạy cảm liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích cho khách hàng bởi có những thông tin mang tính chất vô cùng quan trọng như công thức, bản quyền, thông tin cá nhân, vì vậy điều khoản về bảo mật thông tin đóng vai trò đảm bảo cho thông tin của các bên được bảo đảm bí mật, an toàn

- Phương thức giải quyết tranh chấp

Đây là điều khoản nên quy định khái quát một cách tối đa các tranh chấp không chỉ liên quan đến việc thực hiện hợp đồng mà còn cả những vấn đề về sự tồn tại, hiệu lực của hợp đồng, vi phạm và chấm dứt hợp đồng và các hệ quả tài chính của hợp đồng Đây là một phần rất quan trọng đòi hỏi người soạn thảo phải chú ý trong khi soạn thảo

c Phần kết thúc

Thường sẽ là hiệu lực của hợp đồng và chữ kí của các bên có liên quan Về phần chữ kí cần thoả mãn yêu cầu là người trực tiếp liên quan ký tránh trường hợp kí thay khác bởi chữ kí các bên là thông tin cơ bản khi giải quyết rủi ro hay

có tranh chấp Nếu có các trường hợp không phải người có liên quan trực tiếp kí thì phải thực hiện theo quy định định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng

2.3 Phân tích kỹ năng ký kết HĐTVPL

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình thỏa thuận, soạn thảo, ký kết hợp đồng tư vấn pháp luật, giai đoạn này thường dễ dàng và thuận lợi hơn giai đoạn thỏa thuận và soạn thảo nhưng vẫn còn cần lưu ý những điểm đặc biệt

Thứ nhất, cả khách hàng lẫn người tư vấn pháp luật cần kiểm tra kỹ hợp

đồng nhiều lần trước khi đặt bút kí kết để chắc chắn là không có sai sót trong nội dung, hình thức, nhất là những sai sót nhỏ do lỗi đánh máy, in ấn…

Thứ hai, phải chắc chắn rằng khi ký kết hợp đồng thì khách hàng đã hiểu

rõ những điều khoản nội dung ghi trong hợp đồng tư vấn pháp luật Nếu khách hàng không hiểu điều khoản nào, thì hãy giải thích một cách rõ ràng nhất Điều khoản nội dung dịch vụ tư vấn là ghi nhận sự thống nhất giữa người thực hiện

tư vấn với khách hàng về dịch vụ tư vấn mà người tư vấn sẽ cung cấp cho khách hàng, do đó người tư vấn nên văn bản hóa thật rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu những công việc sẽ được tiến hành Đồng thời giải thích ngắn gọn những phần quan trọng của hợp đồng tư vấn cho khách hàng Ngoài các điều khoản nêu trên, trong hợp đồng dịch vụ tư vấn các bên có thể thỏa thuận điều khoản khác với điều kiện không trái quy định pháp luật và đạo đức trên thực tế các tổ chức hành nghề Luật sư còn thỏa thuận những điều khoản khác như:

 Luật áp dụng hợp đồng (trong trường hợp tư vấn cho khách hàng nước ngoài)

 Điều khoản bất khả kháng

 Điều khoản về chấm dứt hợp động dịch vụ pháp lý trước thời hạn

 Điều khoản ghi nhận các cam đoan, bảo đảm của mỗi bên

 Điều khoản nghi nhận cam kết của mỗi bên

Thứ ba, giành thời gian cho khách hàng xem xét kỹ những chi tiết của

hợp đồng, không nên đốc thúc hay thể hiện rõ thái độ gấp rút với việc ký kết

hợp đồng bởi ký kết HĐTVPL là một việc quan trọng và cần đạt được sự ưng thuận tuyệt đối với khách hàng thì việc tư vấn mới có thể đạt được hiệu quả cao nhất

Thứ tư, phải chắc chắn rằng người ký kết hợp đồng tư vấn là người có

thẩm quyền ký kết Người ký kết hợp đồng phải có đủ năng lực hành vi dân sự Theo quy định của pháp luật thì người ký kết hợp đồng có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền

Người đại diện thao pháp luật gồm: cha mẹ với con chưa thành niên, người giám hộ với người được giám hộ, người được tòa án chỉ định với người hạn chế năng lực hành vi dân sự, đại diện theo pháp luật của hộ gia đình là chủ

hộ, đại diện theo pháp luật của tổ hợp tác là tổ trưởng, đại diện theo pháp luật của pháp nhân là người đứng đầu pháp nhân

Người đại diện theo pháp luật của các pháp nhân, cá nhân, tổ hợp tác, hộ gia đình có thể ủy quyền cho người khác thay mình ký kết hợp đồng, người này gọi là đại diện theo ủy quyền Người đại diện theo ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ

Thứ năm, hướng dẫn khách hàng thực hiện phần ký kết HĐTVPL, theo

quy định mỗi bên chỉ cần cử một đại diện kí vào văn bản nhưng trên thực tế trên văn bản hợp đồng có thể có chữ ký nháy và chữ ký tắt Hợp đồng nên được

ký nháy ở từng trang và ký đầy đủ, đóng dấu ở trang cuối cùng tránh hiện tượng gian lận, đánh tráo trang có thể xảy ra

Thứ sáu, nên photo lại bản hợp đồng tư vấn pháp luật đã ký thành hai

bản, khách hàng giữ một bản và bản còn lại làm hồ sơ lưu trữ tại văn phòng

III Tình huống thực tiễn minh họa

Anh A đến gặp luật sư Y nhờ tư vấn về việc tranh chấp tài sản thừa kế mà

bố anh A (ông B để lại) Theo di chúc của ông B, anh A được nhân 10 tỉ đồng trong tổng số 20 tỉ đồng di sản thừa kế Tuy nhiên, do tranh chấp thừa kế với anh C (anh trai ruột của anh A) nên anh A chỉ được 4 tỉ đồng Anh A không

đồng ý và đến xin ý kiến tư vấn luật sư để đòi được số tiền anh cho là đáng lẽ anh được hưởng

 Luật sư Y đã vận dụng các kinh nghiệm TVPL và kỹ năng thỏa thuận, soạn thảo và kí kết HĐTVPL với anh A cụ thể như sau:

Trước khi đi đến thỏa thuận HĐTVPL, luật sư Y đã:

- Xác định được loại HĐTVPL là hợp đồng tư vấn theo vụ việc Hợp đồng chấm dứt khi công việc là nội dung của hợp đồng đã hoàn thành

- Xác định mong muốn của anh A về dịch vụ tư vấn để giải quyết vụ việc này đó là:

+ Phạm vi tư vấn: Chỉ tư vấn sơ bộ và giải đáp thắc mắc cho anh A trước khi tiến hành giải quyết vụ việc hay soạn thảo hồ sơ và thay mặt anh A tiến hành gải quyết vụ việc ?; anh A có mong muốn tư vấn và tiến hành các thủ tục cần thiết hay không ?;…

+ Thời hạn tư vấn: Thời hạn tư vấn được tính từ thời điểm ký hợp đồng

đến thời điểm hay bên ký biên bản thanh lý hợp đồng ?;…

+ Phương thức thanh toán: Anh A muốn thanh toán theo đợt hay thanh toán một lần? Hình thức thanh toán bằng cách chuyển khoản hay trả bằng tiền mặt? Đơn vị tiền thanh toán là gì?

Khi hai bên thỏa thuận HĐTVPL, luật sư Y đã:

- Thể hiện tốt các kỹ năng của một luật sư tư vấn, đặc biệt là kỹ năng lắng

nghe như thái độ tập trung, không làm việc riêng, hỏi đáp và ghi nhớ

- Đưa cho anh A xem bản dự thảo hợp đồng, lắng nghe những ý kiến, mong muốn, yêu cầu của anh A về nội dung của bản thảo, chấp nhận những mong muốn khác của anh A khi nó phù hợp với pháp luật

- Với những điều khoản trong nội dung của hợp đồng, anh A không đồng

ý với mức phí tư vấn mà bảng giá tư vấn thì luật sư đàm phán của để bảo lợi ích của cả hai bên, hợp pháp không đi xa mục đích ban đầu Cụ thể chi phí dịch vụ

tư vấn thông thường luật sư Y thỏa thuận với khách hàng là 2% giá trị số tiền

mà luật sư có thể giúp khách hàng đạt được trong vụ việc Tuy nhiên do giá trị