CTU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ CTY SX TM DV

động kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu: 1 Nhận đặt hàng củakhách hàng, 2 giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, 3 lập hóa đơnbán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàn

MỤC LỤC

Trang

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1

1.2.1 Mục tiêu chung 1

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1 Không gian 2

1.3.2 Thời gian 2

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu 2

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán 3

2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 4

2.1.3 Khái quát chu trình doanh thu 7

2.1.4 Khái quát chu trình chi phí 17

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 27

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 27

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 28

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ 30

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 30

3.1.1 Giới thiệu khái quát công ty 30

3.1.2 Lịch sử hình thành của công ty 30

3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 31

3.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 31

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 32

3.3.1 Cơ cấu tổ chức 32

3.3.2 Chức năng, nhiệm cụ của các phòng ban 34

i

3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 35

3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 35

3.4.2 Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ trong kế toán 36

3.4.3 Chế độ kế toán 36

3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 37

3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 39

CHƯƠNG 4 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ 41

4.1 TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 41 4.1.1 Hoạt động nhận đơn đặt hàng 48

4.1.2 Hoạt động xuất kho, giao hàng cho khách hàng 48

4.1.3 Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu 60

4.1.4 Hoạt động thu tiền khách hàng 64

4.2 TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH chi phí 75

4.2.1 Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp 75

4.2.2 Hoạt động nhận hàng 81

4.2.3 Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả 90

4.2.4 Hoạt động trả tiền nhà cung cấp 95

CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ 104

5.1 NHẬN XÉT CHUNG 104

5.1.1 Nhận xét về chứng từ và tổ chức luân chuyển chứng từ 104

5.1.2 Nhận xét về hình thức kế toán, hệ thống sổ sách và báo cáo 105

5.1.3 Nhận xét về hoạt động kiểm soát 105

5.1.4 Nhận xét về phần mềm kế toán 106

5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ 106

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 108

6.1 KẾT LUẬN 108

6.2 KIẾN NGHỊ 109

ii

6.2.1 Đối với khách hàng 106

6.2.2 Đối với Nhà Nước 106

6.2.3 Đối với công ty Misa 106

TÀI LIỆU THAM KHẢO 110

PHỤ LỤC 111

iii

DANH SÁCH BẢNG

Tr

Y

Bảng 2.1: Các kí hiệu của lưu đồ 5

Bảng 2.2: Kiểm soát quá trình nhập liệu 17

Bảng 2.3: Kiểm soát quá trình nhập liệu chu trình chi phí 26

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015 – 2017 38

Bảng 4.1: Chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng của Công ty 42

Bảng 4.2: Hệ thống sổ sách trong hoạt động nhận đặt hàng 43

Bảng 4.3: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình nhận đặt hàng 46

Bảng 4.4: Chứng từ trong hoạt động xuất kho, giao hàng của Công ty 49

Bảng 4.5: Hệ thống sổ sách trong hoạt động xuất kho, giao hàng và lập hóa đơn của Công ty 51

Bảng 4.6: Hệ thống báo cáo trong hoạt động xuất kho, giao hàng và lập hóa đơn của Công ty 52

Bảng 4.7: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình xuất kho, giao hàng 55

Bảng 4.8: Thủ tục kiểm soát nhập liệu đối với Phiếu xuất kho bán hàng 57

Bảng 4.9: Chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn của Công ty 60

Bảng 4.10: Hệ thống sổ sách trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu của Công ty 61

Bảng 4.11: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình lập hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu 63

Bảng 4.12: Chứng từ trong hoạt động thu tiền khách hàng của Công ty 64

Bảng 4.13: Hệ thống sổ sách trong hoạt động thu tiền khách hàng của Công ty .66

Bảng 4.14: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình thu tiền khách hàng 71

Bảng 4.15: Thủ tục kiểm soát nhập liệu đối với phiếu thu và thu tiền gửi từ khách hàng 72

iv

Bảng 4.16: Chứng từ trong hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp của Công ty 76Bảng 4.17: Hệ thống báo cáo trong hoạt động đặt hàng 77Bảng 4.18: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình đặt hàngvới nhà cung cấp 80Bảng 4.19: Chứng từ trong hoạt động nhận hàng của Công ty 82Bảng 4.20: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình nhận hàng 85Bảng 4.21: Thủ tục kiểm soát nhập liệu đối với Phiếu nhập kho 87Bảng 4.22: Chứng từ trong hoạt động nhận hóa đơn 90Bảng 4.23: Hệ thống báo cáo trong hoạt động theo dõi công nợ phải trả nhàcung cấp của Công ty 90Bảng 4.24: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình nhận hóađơn 94Bảng 4.25: Chứng từ trong hoạt động trả tiền nhà cung cấp của Công ty 95Bảng 4.26: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong quy trình trả tiền nhàcung cấp 99Bảng 4.27: Thủ tục kiểm soát nhập liệu đối với phiếu thu và thu tiền gửi từkhách hàng 100

v

DANH SÁCH HÌNH

Trang

Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu 8

Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình chi phí 18

Hình 4.1 Lưu đồ mô tả hoạt động nhận đặt hàng của Công ty 45

Hình 4.2 Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho, giao hàng của Công ty 54

Hình 4.3 Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho bán hàng 56

Hình 4.4 Màn hình in phiếu xuất kho 59

Hình 4.5 Lưu đồ lập hóa đơn và theo dõi công nợ của Công ty 62

Hình 4.6 Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền khách hàng bằng tiền mặt của Công ty 68

Hình 4.7 Lưu đồ mô tả hoạt thu tiền khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng của Công ty 69

Hình 4.8 Màn hình nhập liệu phiếu thu 72

Hình 4.9 Màn hình in phiếu thu 74

Hình 4.10 Lưu đồ hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp 79

Hình 4.11 Lưu đồ hoạt động nhận hàng của công ty 84

Hình 4.12 Màn hình nhập liệu phiếu nhập kho 86

Hình 4.13 Màn hình in phiếu nhập kho 89

Hình 4.14 Lưu đồ hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả 93

Hình 4.15 Lưu đồ trả tiền nhà cung cấp bằng tiền mặt 97

Hình 4.16 Lưu đồ trả tiền nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng 98

Hình 4.17 Màn hình nhập liệu phiếu chi 100

Hình 4.18 Màn hình in phiếu chi 102

vi

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại vàphát triển lâu dài thì phải không ngừng mở rộng thị trường nhằm mục đích tối

đa hóa lợi nhuận Kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính tối ưu, đồng thời

nó cũng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý, điều hành, kiểm soát cáchoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Xây dựng và hoàn thiện hệthống thông tin kế toán nhằm ngăn chặn những gian lận, sai sót một cách hiệuquả, một phần không thể thiếu trong quản trị nội bộ doanh nghiệp, giúp bộmáy vận hành trở nên thuận tiện, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc

Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ được thành lậpngày 02/09/1975 với tên đầu tiên là Ban Kinh Tài Nhiệm vụ là kinh doanhthương mại dịch vụ, sản xuất chế biến nhiều mặt hàng khác nhau, ngoài ra cònkinh doanh xuất nhập khẩu Chính vì kinh doanh đa ngành nghề và lâu nămnhư thế nên xây dựng hệ thống thông tin kế toán vững mạnh là một trongnhững tiêu chí cần thiết đối với công ty Hệ thống thông tin kế toán góp phầncho công ty hoạt động một cách hiệu quả, cung cấp thông tin chính xác, kịpthời và giúp ban quản trị đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn

Từ tầm quan trọng đó tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin

kế toán về chu trình doanh thu và chi phí tại Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ” làm đề tài nghiên cứu.

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Mục tiêu chung đề tài là đề xuất các giải pháp thông qua phân tích đánhgiá hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi phí tại Công ty

Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ để hoàn thiện hệ thống thông tin

kế toán tại công ty

- Đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại công ty thông qua việc tổ chức

hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Không gian

Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi phí tại Công

ty Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ

1.3.2 Thời gian

- Đối với số liệu về kết quả kinh doanh: Đề tài sử dụng số liệu năm 2015,

2016, 2017

- Thời gian thực hiện đề tài từ tháng 01/2018 đến tháng 04/2018

1.1.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu các sự kiện phát sinh trong chu trình doanh thu và chiphí, trong đó tập trung phân tích các chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo quản lí

có liên quan, cách thức quản lí dữ liệu trong chu trình doanh thu, các thủ tụckiểm soát trong chu trình này tại Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Tổng HợpCần Thơ Do thời gian nghiên cứu có giới hạn nên tác giả chỉ nghiên cứu vềchu trình doanh thu bán hàng và chu trình chi phí mua hàng tại công ty

2

Dữ liệu đầu

vào

Ghi nhận Xử lý Lập báo cáo

Thông tin kết xuất

* Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin

Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền,bán chịu, phát sinh chi phí,… hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghinhận, chuyển sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị (HuỳnhNgọc Thọ, 2012, trang 6)

Hình 2.1: Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin

2.1.1.2 Chức năng

- Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:+ Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

+ Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan Cụthể, hệ thống cung cấp báo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp,cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kếhoạch và cho việc điều hành hoạt động hàng ngày

+ Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin

+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịpthời

2.1.1.3 Phân loại

* Theo mục tiêu và phương pháp:

3

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủyếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quyđịnh, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành (Nguyễn ThếHưng, 2006, trang 21).

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mụcđích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dựđoán ảnh hưởng về tài chính kinh tế đối với doanh nghiệp (Nguyễn Thế Hưng,

2006, trang 21)

* Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu

Hệ thống thông tin kế toán thủ công: nguồn lực chủ yếu trong hệ thống làcon người, cùng với công cụ tính toán con người thực hiện toàn bộ công việc

kế toán Dữ liệu ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ sách,thẻ,… (Nguyễn Thế Hưng, 2006, trang 21)

Hệ thống thông tin kế toán máy tính: nguồn nhân lực chủ yếu là máytính Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thứccác tập tin Ví dụ: ATM, hệ thống chấm công, hệ thống tính và lập bảng giáthành sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất,… (Nguyễn Thế Hưng, 2006,trang 22)

Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: nguồn lực bao gồm conngười và máy tính Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toándưới sự điều khiển, kiểm soát của con người Ngoài vai trò điều khiển, kiểmsoát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máytính không tự thu thập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo

vệ, bảo trì,… hệ thống (Nguyễn Thế Hưng, 2006, trang 22)

2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Lưu đồ

a) Định nghĩa

Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử

lý, trình tự vận hành của hệ thống Lưu đồ là một trong những công cụ thườngđược sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống

Có nhiều lưu đồ: lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình và lưu đồ chứngtừ

b) Phân loại

4

- Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tảquá trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệthống.

- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liênchứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất,…)

- Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, mộthàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính

c) Các kí hiệu của lưu đồ

Bảng 2.1: Các kí hiệu của lưu đồ

Kí hiệu đầu vào

Kí hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy

Kí hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng cácthiết bị, bằng bàn phím, cần gạt, máy quét… (Nhậpchứng từ vào máy tính)

Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ

Kí hiệu này mô tả thông tin được hiển thị bằng thiết bịvideo, máy tính, máy in chứ không in ra giấy

Kí hiệu mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình xử lý(đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử

lý (đầu ra)

6

Hiển thị

Dữ liệu đầu

Kí hiệu này mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy

tờ Thông thường các dữ liệu trong hồ sơ được lưu trữtheo một tiêu thức phân loại như ngày, số, tên dữ liệu.D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu

N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệuA: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu (theo thứ tựAlphabet)

Kí hiệu mô tả lưu trữ bằng các phương tiện mà hệ thốngmáy có thể đọc ghi được như: băng từ, đãi từ, đĩa quang

Kí hiệu kết nối

Kí hiệu mô tả điểm nối Điểm nối trong cùng một trang

Điểm nối sang trang sau

Kí hiệu mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc

* Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ:

- Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu thểhiện kết quả xử lý

- Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từtrên xuống dưới, từ trái sang phải của trang giấy Trường hợp không thể trìnhbày lưu đồ theo chiều thông thường quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô

tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng

7

Đối tượng bên ngoài (thực thể bên ngoài) Mô tả nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống (điểm đầu của hệ thống) hay đích nhận thông tin của hệ thống (điểm cuối của hệ thống) Nguồn hay đích của hệ thống có thể là một cá nhân, một bộ phận hay một hệ thống khác bên ngoài hệ thống.

2.1.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)

a) Định nghĩa

Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng lưu

chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ

dữ liệu của một hệ thống thông tin Hay nói cách khác, DFD là hình vẽ mô tả

về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối

tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống

Chu trình doanh thu: bao gồm quá trình xử lý các hoạt động bán hàng,

theo dõi nợ phải thu và thu tiền của khách hàng (Nguyễn Thúy An, 2012,

trang 4)

Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện

phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có bốn sự kiện (hoạt

8

động) kinh tế chính xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng củakhách hàng, (2) giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, (3) lập hóa đơnbán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng, (4) nhận tiền thanh toán.(Nguyễn Thúy An, 2012, trang 5)

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trênxảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùngmột nghiệp vụ kế toán Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi

sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.(Nguyễn Thúy An, 2012, trang 6)

Nguồn: Nguyễn Thúy An, 2012, trang 6

Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu

2.1.3.2 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu

a) Nhận đặt hàng của khách hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụkhách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêucầu, xem xét khả năng điều kiện để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và thôngbáo đến khách hàng kết quả xử lý yêu cầu của khách và thông báo đến kháchhàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng là chấp thuận hay khôngchấp thuận yêu cầu của khách hàng Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì cáchoạt động tiếp theo của chu trình sẽ được thực hiện

9

Chu trình sản xuất

HT Lương

Đặt hàng 1.0

Chu trình chi phí

Hãng vận tải Khách hàng

Giao hàng 2.0

4.0

Lập hóa đơn 3.0

HT sổ cái

Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trongchu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếugiao hàng, hóa đơn bán hàng,…

* Bộ phận tham gia

Bộ phận bán hàng: Đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp vớikhách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán,… nhậncác đặt hàng của khách hàng, lập “lệnh bán hàng”

Phòng kinh doanh: trong hoạt động bán chịu, phòng kinh doanh thựchiện việc kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toáncho khách hàng Trong xử lý xóa nợ phải thu, phòng kinh doanh sẽ xem xét

“Bảng phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách

nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanhnghiệp

b) Xuất kho, giao hàng cho khách hàng

Tới thời gian giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bánhàng Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gởi hàng này cho khách hàng theo địa điểmchỉ định Trước khi tiến hành đóng gói gởi hàng, bộ phận gởi hàng lập giấygởi hàng

* Chứng từ

Phiếu xuất kho: dùng để xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho

10

Giấy gởi hàng: xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho kháchhàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng.

Hóa đơn vận chuyển: là chứng từ giao nhận do hãng vận tải lập bao gồmcác thông tin liên quan tói hàng gởi như: chủng loại, số lượng hàng, trọnglượng hàng

* Bộ phận tham gia

Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho

Bộ phận gởi hàng: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặcthuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng Thông thường bộphận này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tínhkiểm soát nội bộ với hàng tồn kho

c) Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng

Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàngđược gởi cho khách hàng, giấy gởi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóađơn Lúc này, bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh chohoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đốichiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bánhàng không thực sự hoàn thành Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phảithu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

* Chứng từ

Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhậnnghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tếthực hiện

Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán củakhách hàng

* Bộ phận tham gia

Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận được ủy quyền lập hóa đơn bánhàng Có thể do kế toán bán hàng thực hiện công việc lập hóa đơn bán hàng

11

Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết phảithu khách hàng, lập các “báo cáo khách hàng” và báo cáo “phân tích khoảnphải thu theo thời hạn nợ”.

Bộ phận kế toán kho: tiến hành ghi chép sổ chi tiết hàng tồn kho

* Dữ liệu lưu trữ

Hóa đơn bán hàng (số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng,giá bán, thuế suất, giá trị, điều khoản thanh toán, tài khoản nợ, tài khoảncó…)

d) Nhận tiền thanh toán của khách hàng

Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khi khách hàng gởi sécthanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhậnséc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toánphải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gởi tiền vào ngân hàng Kế toán phảithu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách thanh toán

Bộ phận thủ quỹ: Đây là bộ phận tiền thu, thực hiện thủ tục gởi vào ngânhàng

Bộ phận kế toán phải thu: Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết phảithu khách hàng, lập các “báo cáo khách hàng” và báo cáo “phân tích phải thutheo thời hạn nợ”

Bộ phận kế toán tiền: đây là bộ phận lập phiếu thu và ghi nhật ký thutiền

Ngân hàng: tham gia với vai trò nhận tiền của khách hàng khi kháchhàng thanh toán

12

Trường hợp doanh nghiệp không thể thu nợ, căn cứ vào bảng phân tích

nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng phòng tài vụ ký duyệt cho xóa nợ phảithu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu kháchhàng

2.1.3.3 Hệ thống báo cáo quản lý

Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý đểcung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu Thôngqua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin liên quan phục

vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động

* Báo cáo hoạt động kinh doanh

- Đối với bảng kê hoạt động kinh doanh:

+ Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho

+ Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê bánhàng, bảng kê hóa đơn…

+ Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán

+ Bảng kê các mẫu tin xuất kho đã được xử lý

+ Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng đã được ghi sổ

- Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh:

Hoạt động xuất kho:

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng

+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng kho hàng

Hoạt động bán hàng:

+ Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng

13

+ Báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng

Hoạt động thu tiền:

+ Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán

- Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia

+ Bảng kê/ doanh mục các đối tượng/ nguồn lực: cung cấp danh mục cácnguồn lực như hàng hóa, dịch vụ,…hoặc các đối tượng như khách hàng, nhânviên,… được ( hoặc không được) liên quan đến việc thực hiện các hoạt độngtrong chu trình doanh thu Ví dụ: bảng kê danh mục khách hàng,…

+ Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực: cung cấp thông tin về tìnhtrạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực sử dụng, tham gia vào quá trìnhthực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu Ví dụ: Báo cáo tồn kho,…

2.1.3.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu

Một hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế để cung cấp các kiểmsoát nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xétduyệt đúng đắn

- Chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực

- Phải ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúngđắn

- Ghi chép chính xác các nghiệp vụ

- Đảm bào an toàn các tài sản

- Hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả và hữu hiệu

Trong phần các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu sẽ đề cậpđến 2 nội dung sau: (1) kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động kinh tếliên quan và ghi chép sổ kế toán bằng tay và (2) kiểm soát ứng dụng trong hoạtđộng xử lý thông tin của hệ thống xử lý bằng máy

a) Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế

* Nhận đặt hàng của khách hàng

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Doanh nghiệp chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng không có khảnăng thanh toán

+ Chấp nhận bán mặt hàng mà Công ty không có khả năng cung cấp

14

+ Công ty ghi nhận sai thông tin về hàng hóa, khách hàng, điều này làmảnh hưởng đến bán sai hàng và có thể giao sai khách hàng.

+ Cần ghi nhận yêu cầu của khách hàng bằng chứng từ, có nghĩa làkhách hàng cần gửi cho doanh nghiệp đơn đặt hàng Về phía doanh nghiệp cầnlập lệnh bán hàng (hoặc hợp đồng bán hàng) gởi cho khách hàng và các bộphận khác trong doanh nghiệp

* Xuất kho, giao hàng cho khách hàng

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Doanh nghiệp xuất kho giao hàng mà không được xét duyệt trước.Doanh nghiệp có nguy cơ bị mất hàng nếu trường hợp này xảy ra

+ Việc xuất kho, giao hàng có thể sai mặt hàng, số lượng do không xemxét kỹ trên lệnh bán hàng dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu của kháchhàng

+ Bộ phận giao hàng giao sai địa điểm và thời gian cho khách hàng.Trường hợp này xảy ra ảnh hưởng đến việc giao hàng trể hạn và dẫn đến việcphát sinh chi phí vận chuyển

+ Có thể xảy ra tình trạng mất hàng trong quá trình doanh nghiệp xuấtkho giao hàng cho khách hàng Việc mất hàng ảnh hưởng đến việc doanhnghiệp bị mất tài sản

- Thủ tục kiểm soát:

+ Doanh nghiệp cần đặt ra quy định là cần phải có lệnh bán hàng đượcxét duyệt giao cho kho hàng và bộ phận giao hàng để làm căn cứ xuất hàng.Bên canh đó cần tách biệt chức năng của các bộ phận như: xét duyệt, bánhàng, kho hàng, giao hàng

15

+ Cần thực hiện đối chiếu chứng từ: lệnh bán hàng, phiếu xuất kho,phiếu đóng gói hoặc phiếu giao hàng trước khi thực hiện công việc của bộphận đó.

+ Bộ phận giao hàng cần thực hiện đối chiếu phiếu giao hàng, vận đơnvới lệnh bán hàng

+ Doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ thông tin các cá nhân có liên quan,

và thực hiện việc kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ để phát hiện hàng hóa có

bị mất cắp và quy trách nhiệm cho các cá nhân có liên quan đến hoạt động bảoquản tài sản của doanh nghiệp

* Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Bộ phận lập hóa đơn, lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp

lệ (nghiệp vụ không có thực hoặc bán cho khách hàng không có thực), làmmất hàng và mất tiền của doanh nghiệp

+ Việc lập hóa đơn có thể xảy ra trường hợp không lập hóa đơn cho hànghóa đã giao cho khách hàng, điều này làm ảnh hưởng đến không ghi nhậndoanh thu, phải thu cho số lượng hàng hóa bán được cho khách hàng

+ Lập hóa đơn mà những thông tin trên hóa đơn sai như: số lượng, mặthàng,… làm ảnh hưởng đến việc khách hàng có khả năng không chấp nhậnthanh toán và việc ghi nhận doanh thu, nợ phải thu bị sai

+ Việc ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu về số tiền, tên khách hàng, sốlượng hàng hóa, mặt hàng, điều này có thể gây nhằm lẫn trong thu hồi nợ nhưthu hồi sai nợ phải thu của khách hàng, có thể thu đúng khách hàng nhưng sốtiền sai, và có thể làm mất tiền bán hàng

+ Bộ phận lập hóa đơn cần đối chiếu, sử dụng dữ liệu của lệnh bán hàng,phiếu xuất kho, phiếu giao hàng để làm căn cứ ghi nhận thông tin trên hóa đơn

16

bán hàng Ngoài ra cần thiết lập các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong trườnghợp doanh nghiệp thực hiện tin học hóa công tác kế toán.

+ Cần thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp về các khoản phảithu khách hàng và sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng Ngoài ra cần thựchiện đối chiếu với khách hàng định kỳ để có thể phát hiện kịp thời những saisót trong ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu khách hàng

* Nhận thanh toán của khách hàng

- Rủi ro có thể xảy ra:

+ Tham ô tiền và thủ thuật gian lận lapping làm ảnh hưởng đến tài sảncủa doanh nghiệp bị mất Có thể là cho doanh nghiệp đánh giá sai nợ phải thucủa khách hàng

+ Có thể xảy ra trường hợp không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụthanh toán của khách hàng, điều này làm ảnh hưởng đến việc đánh giá sai nợphải thu của khách hàng và ảnh hưởng đến khách hàng

+ Ghi nhận thanh toán không đúng cho hóa đơn, khách hàng, số tiền, tàikhoản có thể là rủi ro trong hoạt động thu tiền làm đánh giá sai về tài khoảntiền và nợ phải thu của khách hàng

+ Xóa nợ, giảm nợ không được ban Giám đốc xét duyệt, làm ảnh hưởngđến mất tài sản do giảm nợ phải thu

ra các thủ tục kiểm soát nhập liệu

+ Cần thực hiện việc đối chiếu thông báo trả tiền với chứng từ thanhtoán Ngoài ra cần thực hiện đối chiếu nợ định kỳ vớ khách hàng và các thủtục kiểm soát nhập liệu

+ Doanh nghiệp cần tách biệt việc xét duyệt và theo dõi nợ phải thu Cầnđưa ra quy định là tập hợp chứng từ điều chỉnh giảm trong trường hợp có thựchiện xóa nợ, giảm nợ cho khách hàng vì căn cứ vào chứng từ đó doanh nghiệp

mới ghi nhận vào sổ theo dõi nợ phải thu của khách hàng.

17

b) Kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu

* Kiểm soát nguồn dữ liệu

Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nguồn là hợp lệ.Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:

- Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc

- Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ

- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệthống

- Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp của chứng từ

- Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệungay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu bằng tay

* Kiểm soát quá trình nhập liệu

Bảng 2.2: Kiểm soát quá trình nhập liệu

giao hàng nằm trong phạm vi ngày tháng của lịchLập hóa đơn - Kiểm tra sự hợp lý

- Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra dữ liệu nhập có đủ nộidung các vùng như: mã nghiệp vụ, ngày nghiệp vụ, sốlệnh bán hàng, mã hàng, đơn giá sản phẩm, số lượng, sốtiền

Nhận tiền - Kiểm tra sự hợp lý

- Đảm bảo tất cả các vùng trong tập tin đều có dữ liệu2.1.4 Khái quát chu trình chi phí

2.1.4.1 Khái niệm

Chu trình chi phí: bao gồm quá trình xử lý các hoạt động đặt hàng vớinhà cung cấp, nhận hàng, theo dõi nợ phải trả và thanh toán cho người bán.(Nguyễn Thúy An, 2012, trang 4)

18

Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiệnliên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ Có 4 sự kiện kinh tế được ghichép bằng 4 hệ thống ứng dụng trong chu trình chi phí Đó là: (a) đơn vị yêucầu đặt hàng và được ghi chép bằng hệ thống mua hàng; (b) Nhận hàng haydịch vụ yêu cầu và hệ thống nhận hàng ghi chép sự kiện này; (c) Doanhnghiệp xác định nghĩa vụ thanh toán và sự kiện này được hệ thống thanh toántheo hóa đơn xử lý; (d) Doanh nghiệp thanh toán tiền cho nhà cung cấp, hệthống chi trả tiền sẽ ghi chép sự kiện này (Nguyễn Thúy An, 2012, trang 30)

Nguồn: Nguyễn Thúy An, 2012, trang 31

Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình chi phí

2.1.4.2 Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí

a) Đặt hàng với nhà cung cấp

Trước khi đặt hàng với nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trongdoanh nghiệp Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa,nguyên vật liệu đều lập phiếu yêu cầu mua hàng Tuy nhiên thông thường yêucầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho

19

Kiểm soát HTK

Chu trình sản xuất

Các bộ phận sử dụng

Đặt hàng1.0

Chu trình doanh thu

Nhà cung cấp

Nhận hàng2.0

Ghi nhận hóa đơn3.0

Sổ cái, báo cáo

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấpthuận, bộ phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp Sau khi lựa chọn nhà cungcấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gởi cho nhà cung cấp đểxác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng.

Hợp đồng mua bán: thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng từkhách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bánđược ký kết này sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên

* Bộ phận tham gia

Bộ phận yêu cầu: là bộ phận phát hành các “yêu cầu mua hàng” làm căn

cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý

Bộ phận mua hàng: là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xácđịnh các điều kiện liên quan tới việc mua hàng Sau khi lựa chọn người cungcấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đơn đặthàng” gửi cho nhà cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộphận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc ủy quyền thực hiện tiếp tục cácnội dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng

* Chứng từ

20

Phiếu nhập kho và báo cáo nhận hàng: chứng từ này do bộ phận nhậnhàng lập để ghi nhận các thong tin nhận hàng thực tế Chứng từ này cần cóchữ ký của người nhận hàng và thủ kho nếu chuyển qua kho

Trường hợp không nhập kho mà giao trực tiếp cho bộ phận sư dụng thì

có thể thay thế phiếu nhập kho bằng “Biên bản nhận hàng” hoặc chứng từtương đương với ký nhận của bộ phận nhận hàng và bộ phận sử dụng

Trường hợp không chấp nhận hàng do người bán giao, bộ phận nhậnhàng lập biên bản kiểm tra và từ chối chấp nhận hàng Chứng từ này có thể gọi

là chứng từ trả lại hàng mua hoặc biên bản từ chối hàng

Phiếu giao hàng hay đông gói hàng: là chứng từ do người bán hoặc đơn

vị vận tải phát hành

* Bộ phận tham gia

Bộ phận nhận hàng: có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng

và lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo bán hàng) cho số hàng nhận được này

Bộ phận kho hàng: là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng tồnkho của doanh nghiệp Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để giao hàng để bảoquản, thủ kho phải ký nhận vào “phiếu nhập kho”, ghi chép vào thẻ kho và sau

đó gởi “phiếu nhập kho”, ghi chép vào thẻ kho và sau đó gởi “phiếu nhập khocho kế toán theo dõi hàng tồn kho

* Dữ liệu lưu trữ

Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/ phiếu nhận hàng, mã hàng, sốlượng hàng, mã người bán, số đặt hàng,…)

c) Nhận hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải trả

Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận đượchàng Khi người bán chuyển giao hóa đơn, kê toán phải trả tiến hành kiểm trađối chiếu, chấp nhận hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán Đếnhạn thanh toán, kê toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiềncho người bán

* Chứng từ

Hóa đơn mua hàng: do người bán phát hành ghi nhận toàn bộ thông tinliên quan tới việc bán hàng

Chứng từ thanh toán: là chứng từ sử dụng trong trường hợp doanh

nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán Đây là chứng từ lập kế hoạch thanh toán và theo dõi công nợ

21

* Bộ phận tham gia

Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán với người bán Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng Kế toán phải trả phải đối chiếu với bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đơn đặt hàng”, “Phiếu nhập kho”, “Hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán

* Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu hóa đơn mua hàng (Số hóa đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, sốlượng, đơn giá, mã người bán,…)

d) Thanh toán cho người cung cấp

Hoạt động thanh toán bắt đầu khi kế toán phải trả chuyển hồ sơ muahàng đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghịthanh toán và chuyển xét duyệt hồ sơ thanh toán Hoạt động thanh toán chấmdứt sau khi bộ phận quỹ chuyển tiền thanh toán và các dữ liệu thanh toán đượccập nhật

Chứng từ thanh toán: là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặcnhiều hóa đơn dự định thanh toán cùng một thời điểm

* Bộ phận tham gia

Bộ phận kế toán phải trả: chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt và chuyển cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán

Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách dối chiếu với các chứng

từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh toán

* Dữ liệu lưu trữ

22

Hoạt động thanh toán tiền (số chứ từ thanh toán, số đặt hàng, số hóa đơn,tên người bán, số tiền,…)

2.1.4.3 Hệ thống báo cáo quản lý

- Báo cáo hoạt động kinh doanh:

+ Bảng kê hoạt động nhận hàng

+ Bảng kê nhận hàng

+ Bảng kê thanh toán

- Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh:

+ Báo cáo phân tích hoạt động mua hàng theo từng mặt hàng

+ Báo cáo phân tích mức độ đáp ứng hàng so với yêu cầu

+ Báo cáo phân tích mua hàng theo người bán

+ Báo cáo phân tích số lượng đặt hàng theo từng nhân viên mua hàng+ Báo cáo phân tích hoạt động thanh toán theo từng người bán hoặc theotừng đặt hàng

- Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia

Trong chu trình chi phí, các nguồn lực cần quản lý bao gồm hàng tồnkho, tiền, các đối tượng tham gia người bán, nhân viên mua hàng, nhân viênkho hàng, thủ quỹ,… Các báo cáo này cung cấp thông tin về tình trạng cácnguồn lực, đối tượng tham gia hoặc phân tích tình trạng của chúng theo từngmục đích sử dụng Các báo cáo này thường là: Báo cáo danh mục hàng hóa,Báo cáo danh mục người bán,…

2.1.4.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí

a) Hoạt động kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế

Cũng giống như chu trình doanh thu, chu trình chi phí trình bày các hoạtđộng kiểm soát: (1) kiểm soát hoạt động kinh tế và (2) kiểm soát ứng dụng xử

lý thông tin trong chu trình chi phí

Kiểm soát hoạt động kinh tế trong chu trình

* Kiểm soát cho hoạt động lập đơn đặt hàng

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Trong hoạt động này có thể xảy ra rủi ro là các yêu cầu mua hàng đượclập bởi người không có thẩm quyền hoặc có thể không xuất phát từ nhu cầu

23

thực tế làm phát sinh chi phí không đúng mục đích, gây ra tình trạng lãng trítiền trong việc mua hàng hóa.

+ Có thể xảy ra trường hợp đặt hàng cho yêu cầu mua hàng không hợp

lệ, điều này làm ảnh hưởng đến việc phát sinh chi phí không hợp lý

+ Có thể xảy ra trường hợp đặt hàng với nhà cung cấp không hợp lệ hoặckhông đủ khả năng cung cấp hàng hóa Nhà cung cấp không hợp lệ có thể hiểu

là nhà cung cấp không có thực Điều này xảy ra có ảnh hưởng đến việc muahàng giá cao, chất lượng hàng hóa kém ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩmkém

+ Doanh nghiệp có khả năng đặt hàng sai mặt hàng và sai số lượng dẫnđến doanh nghiệp đình trệ hoạt động kinh doanh

- Các thủ tục kiểm soát:

+ Bộ phận mua hàng cần xét duyệt yêu cầu mua hàng, và phiếu yêu cầumua hàng cần được đánh số trước, theo thứ tự và cần bảo quả các phiếu yêucầu mua hàng chưa sử dụng

+ Để tránh trường hợp đặt hàng cho yêu cầu mua hàng không hợp lệ, bộphận mua hàng cần xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng kỹ trước khi lập đơn đặthàng mua

+ Bộ phận mua hàng cần phân tích tình trạng nhà cung cấp để xem nhàcung cấp nào uy tín, có khả năng cung cấp hàng đủ số lượng và chất lượng.Cần thực hiện xét duyệt đơn đặt hàng cẩn thận trước khi gởi cho nhà cung cấp.Bên cạnh đó cần lập danh sách nhà cung cấp hợp lệ để căn cứ vào danh sách

đó lập đơn đặt hàng Ngoài ra cần hạn chế việc tiếp cận danh sách nhà cungcấp hợp lệ đó Các biện pháp này được đề ra nhằm ngăn ngừa trường hợp đặthàng của nhà cung cấp không hợp lệ, không có đủ khả năng

+ Để ngăn ngừa trường hợp bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng sai mặthàng, số lượng, cần quy định bộ phận nào có nhu cầu mua hàng cần lập chứng

từ “phiếu yêu cầu mua hàng” đề căn cứ vào chứng từ này lập đơn đặt hàngmua Trong trường hợp xử lý bằng máy, cần thiết lập các thủ tục kiểm soátnhập liệu

* Kiểm soát cho hoạt động nhận hàng

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Trong hoạt động này có trường hợp xảy ra là nhận hàng hóa mà doanhnghiệp không đặt mua Tình trạng này xảy ra làm phát sinh chi phí lưu trữhàng tồn kho

24

+ Có thể doanh nghiệp nhận sai mặt hàng, sai số lượng, dẫn đến doanhnghiệp thanh toán không đúng cho mặt hàng mà mình đặt hàng.

+ Có khả năng xảy ra trường hợp bị mất hàng trong quá trình nhận hàng,làm cho doanh nghiệp bị mất tài sản và sổ sách kế toán ghi chép không chínhxác

số lượng hàng hóa nhận được Những biện pháp này nhằm để hạn chế rủi ronhận sai mặt hàng, số lượng

+ Để ngăn ngừa xảy ra trường hợp mất hàng trong quá trình nhận hàng,doanh nghiệp cần đưa ra quy định trách nhiệm của các cá nhân có liên quantrong hoạt động nhận hàng như: đưa ra quy định chỉ có những người trong bộphận nhận hàng, bộ phận kho hàng mới tham gia vào việc nhận hàng và bảoquản hàng hóa, nếu xảy ra việc mất hàng thi quy trách nhiệm cho các cá nhân

đó Ngoài ra cần thực hiện việc kiểm kê kho định kỳ để phát hiện kịp thờihàng hóa bị mất trong kho, so sánh giữa sổ chi tiết với thẻ kho, sổ tổng hợp và

sổ chi tiết

* Kiểm soát cho hoạt động nhận hóa đơn bán hàng, ghi nhận nợ phải trả cho nhà cung cấp

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Có thể xảy ra trong trường hợp nhận hóa đơn không đúng với nội dungcủa nghiệp vụ như sai về số lượng, mặt hàng dẫn đến kế toán phải trả ghi nhận

nợ sai, phản ánh chi phí phát sinh sai

+ Trường hợp doanh nghiệp xử lý công tác kế toán bằng máy thì có thểxảy ra tình trạng nhập liệu hóa đơn có nhiều sai sót, làm cho kế toán phản ánhsai nợ phải trả, sai về mặt hàng mua về

+ Xảy ra về mặt ghi chép sổ sách: kế toán ghi nhận nợ sai và không đúngthời điểm làm cho thanh toán sai cho nhà cung cấp, sai số tiền

- Các thủ tục kiểm soát:

25

+ Kế toán phải trả cần đối chiếu hóa đơn bán hàng nhận được với đơn đặthàng, báo cáo nhận hàng, để ngăn ngừa rủi ro nhận hóa đơn không đúng vớinghiệp vụ mua hàng xảy ra trong doanh nghiệp.

+ Trong trường hợp xử lý bằng máy thì doanh nghiệp cần đề ra các thủtục kiểm soát nhập liệu Bên cạnh đó cần đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếunhận hàng để tránh trường hợp nhập liệu sai hóa đơn

+ Để ngăn ngừa trường hợp kế toán ghi nhận nợ sai và không đúng thờiđiểm thì kế toán cần phải đối chiếu nợ với nhà cung cấp định kỳ để phát hiệnkịp thời sai sót trong ghi nhận các khoản phải trả cho nhà cung cấp

* Kiểm soát cho hoạt động thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

- Rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:

+ Thanh toán cho hàng chưa được nhận làm mất tiền, chi phí tăng

+ Không hưởng chiết khấu do thanh toán không đúng thời điểm làm ảnhhưởng tăng chi phí mua hàng

+ Thanh toán một hóa đơn nhiều lần làm phát sinh tăng, mất tiền

+ Ghi nhận thanh toán sai làm cho nợ phải trả không phản ánh chính xác+ Thanh toán cho nhà cung cấp không có thật làm cho doanh nghiệp mấttiền

- Các thủ tục kiểm soát:

+ Cần đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, hóa đơn bán hàng trướckhi xét duyệt thanh toán để ngăn ngừa rủi ro thanh toán cho hàng chưa nhậnđược

+ Doanh nghiệp cần tổ chức việc lưu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán

để có thể tránh rủi ro không hưởng chiết khấu do thanh toán không đúng thờiđiểm

+ Doanh nghiệp cần đánh dấu chứng từ đã sử dụng, tổ chức lưu chứng từthanh toán cùng với hóa đơn và thực hiện các thủ tục kiểm soát nhập liệu đểngăn ngừa rủi ro thanh toán một hóa đơn nhiều lần

+ Cần thực hiện các thủ tục kiểm soát nhập liệu và đối chiếu định kỳ vớinhà cung cấp không có thật, cần quy định phải lập bộ chứng từ thanh toán vàlập danh sách nhà cung cấp thường xuyên

b) Kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu

* Kiểm soát nguồn dữ liệu

26

Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nguồn là hợp lệ.Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:

- Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc

- Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ

- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần thứ hai vào hệthống

- Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp của chứng từ

- Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệungay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại bằng tay

* Kiểm soát quá trình nhập liệu

Bảng 2.3: Kiểm soát quá trình nhập liệu chu trình chi phí

Hệ thống Một số thủ tục kiểm soát

Mua hàng Kiểm tra sự đầy đủ:

- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan

- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ hay khôngKiểm tra sự hợp lý: Kiểm tra ngày đặt hàngGiao hàng Kiểm tra sự hợp lý: Kiểm tra ngày giao hàng

Kiểm tra sự đầy đủ: Không được bỏ sót bất cứ nhữngthông tin quan trọng nào trên mẫu tin

Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của “Số

đặt hàng”, “Mã hàng”, “Số lượng”, “Tên người bán”Thanh toán Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu “Số đơn

đặt hàng”, “Số hóa đơn”, “Ngày hóa đơn”, “Tổng tiềnthanh toán”, “Ngày thanh toán”, “Số hiệu tài khoản”, “Sốtiền của tài khoản”,…

Kiểm tra sự hợp lý: Kiểm tra ngày được thể hiện theohình thức và nội dung hợp lệ

2.1.5 Dữ liệu và phần mềm xử lý thông tin

2.1.5.1 Dữ liệu và cơ sở dữ liệu

27

Cơ sở dữ liệu là tập hợp nhiều dữ liệu liên quan và được lưu trữ vật lýtrong máy tính Cơ sở dữ liệu liên kết với các tập tin và được thực hiện hoặcthi hành bởi một phần mềm đặc trưng gọi là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.(Nguyễn Thúy An, 2013, trang 46)

Vai trò của cơ sở dữ liệu:

- Thứ nhất, cơ sở dữ liệu giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu Ví dụ khimột khách hàng đã được mã hóa bằng một mã khách hàng, các thông tin vềkhách hàng chỉ cần nhập liệu một lần vào hệ thống Các lần sau khi cần nhắclại khách hàng đó chỉ việc nhập mã khách hàng, các thông tin về khách hàng

sẽ hiển thị không cần nhập lại

- Thứ hai, cơ sở dữ liệu giúp tránh lưu trữ trùng lặp dữ liệu Ví dụ, dữliệu về một mặt hàng lưu trữ trong tệp danh mục hàng hóa, khi tiến hành đặthàng, khi nhập kho, khi xuất kho chỉ cần nhập mã hàng là thông tin từ danhmục hàng hóa sẽ tự động truyền cho các phân hệ đặt hàng, nhập kho, xuất kho

mà không cần lưu trữ cùng lúc ở tất cả các phân hệ

- Thứ ba, cơ sở dữ liệu giúp tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu Ví

dụ, chỉ có thể bán hàng hóa có trong danh mục hàng, nếu nhập không đúng mãhàng, chương trình sẽ báo lỗi

- Thứ tư, có thể tiện lợi trong các thao tác với dữ liệu: thay đổi, thêm,xóa

2.1.5.2 Phần mềm xử lý dữ liệu

Phần mềm thiết kế để xử lý dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán phảiđảm bảo các yêu cầu sau: nhận diện được thông tin đầu ra của hệ thống; tìmđược giải pháp phần cứng và phần mềm; quản lý được, không quá phức tạp;đảm bảo bí mật Hiện nay, các phần mềm kế toán của công ty Misa đang đượcnhiều công ty sử dụng

Với các doanh nghiệp, phần mềm kế toán Misa có các phiên bản:AMIS.VN, MISA SME.NET, MTAX.VN Với các đơn vị hành chính sựnghiệp, phần mềm kế toán Misa có các phiên bản: MISA Bamboo.NET,MISA Mimosa.NET, phần mềm quản lý hộ tịch (HOTICH.VN), phần mềmquản lý trường học (QLTH.VN), phần mềm quản lý tài sản (QLTS.VN) Với

hộ kinh doanh cá thể và cá nhân, phần mềm kế toán Misa có các phiên bản:phần mềm quản lý nhà hàng ( CUKCUK.VN), Sổ thu chi MISA, MISA GolfHCP

Phần mềm Misa có ưu điểm như: giao diện thân thiện dễ sử dụng, chophép cập nhật dữ liệu linh hoạt Bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng

28

từ, sổ sách kế toán luôn tuân thủ chế độ kế toán Hệ thống báo cáo đa dạng,đáp ứng được nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị Đặc biệt, phần mềm cho phéptạo nhiều cơ sở dữ liệu; cho phép lưu và ghi sổ dữ liệu; Số liệu tính toán chínhxác, ít xảy ra sai sót bất thường; Phần mềm Misa chạy trên công nghệ SQLnên khả năng bảo mật rất cao

Phần mềm kế toán Misa có các nhược điểm như: Phần mềm Misa đòi hỏicấu hình máy tính tương đối cao, nếu máy tính có cấu hình thấp thì chạy kháchậm chạp; Tốc độ xử lý dữ liệu khi tính giá xuất kho hay bảo trì dữ liệuchậm; Phân hệ tính giá thành chưa được nhà sản xuất phát triển; Chưa đáp ứngđược nhu cầu quản trị ở cấp độ cao mang tính hệ thống toàn doanh nghiệp, chỉ

sử dụng được cho kế toán

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu

- Phương pháp sơ cấp: đề tài thu thập dữ liệu sơ cấp từ phỏng vấn và traođổi với một số nhân viên trong công ty, đồng thời kết hợp quan sát thực tế việc

tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

- Phương pháp thứ cấp: đề tài thu thập số liệu thứ cấp từ tìm kiếm các cơ

sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán qua sách, thư viện, internet

2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu

2.2.2.1 Phương pháp mô tả

Mô tả lại quy trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế trong chu trình doanhthu bằng công cụ lưu đồ Sử dụng các kí hiệu để minh họa dòng luân chuyểncủa chứng từ trong hệ thống thông tin kế toán, sau đó diễn đạt các kí hiệu đóbằng ngôn ngữ dễ hiểu

Sử dụng phương pháp mô tả bằng công cụ lưu đồ nhằm:

- Phân tích việc tổ chức lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ trong chutrình doanh thu và chi phí

- Phân tích hệ thống sổ sách và báo cáo quản lí được sử dụng trong chutrình doanh thu và chi phí

2.2.2.2 Phương pháp so sánh

Phương pháp so sánh là phương pháp xem xét một chỉ tiêu phân tíchbằng cách dựa trên việc so sánh với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc) Điềukiện so sánh là các chỉ tiêu phân tích và so sánh phải phù hợp về yếu tố thờigian, không gian, đơn vị đo lường và phương pháp tính toán Các phươngpháp so sánh số liệu được sử dụng gồm:

29

- So sánh bằng số tuyệt đối: dùng hiệu số của 2 chỉ tiêu là chỉ tiêu kỳ

phân tích và chỉ tiêu kỳ gốc Số tuyệt đối là mức độ biểu hiện quy mô, khốilượng, giá trị của một chỉ tiêu kinh tế nào đó trong thời gian và địa điểm cụthể

Mức chênh lệch giữa năm sau và

năm trước = Số năm sau – Số năm trước (2.1)

- So sánh tương đối: Dùng tỷ lệ phần trăm % của chỉ tiêu kỳ phân tích so

với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệchtuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng

Tỷ lệ năm sau so với

2.2.2.3 Phương pháp suy luận

Dựa vào hệ thống cơ sở lí luận đã được xây dựng làm nền tảng cho đềtài, sử dụng phương pháp suy luận kết hợp cùng phương pháp so sánh để đánhgiá hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu, chi phí của Công ty, baogồm các hoạt động kiểm soát chung và kiểm soát hệ thống thông tin kế toántại đơn vị

Từ kết quả phân tích, sử dụng phương pháp suy luận để đề xuất các giảipháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu một cách hiệu quả nhất nhưng vẫnđảm bảo tuân thủ các quy định và cơ cấu tổ chức của công ty

2.2.3

30

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

3.1.1 Giới thiệu khái quát công ty

- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢPCẦN THƠ

- Tên giao dịch: CANTHO GENERAL TRADING JOINT STOCKCOMPANY

- Tên viết tắt: C.T.C

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần

- Đại chỉ: 24 – 26 Phan Đình Phùng, Phường Tân An, Quận Ninh Kiều,

Năm 1978 Công ty đổi tên thành Công ty Tổng Hợp Bán Lẻ (Công tycấp 3)

Năm 1984 Công ty đổi tên thành Công ty Thực Phẩm Bách Hóa TổngHợp Cần Thơ

Ngày 01/06/1991 Công ty đổi thành Công ty Thương Nghiệp Tổng HợpCần Thơ theo Quyết định số 25/QĐ.UBT.91 của UBND tỉnh Cần Thơ

Ngày 01/10/1996 Công ty Thương Nghiệp Tổng Hợp Cần Thơ hợp nhấtvới Công ty Dịch Vụ Tổng Hợp Cần Thơ thành Công ty Thương Nghiệp TổngHợp Cần Thơ (viết tắt là CTC) trụ sở chính đặt tại số 01 Ngô Quyền, PhườngTân An, Thành Phố Cần Thơ, đơn vị trở thành trung tâm phân phối hàng hóa ởcác tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long nói chung và tỉnh Cẩn Thơ nói riêng

31

Tháng 03/2006 Công ty đổi thành Công Ty Cổ Phần Thương NghiệpTổng Hợp Cần Thơ dời trụ sở chính về 24 – 26 Phan Đình Phùng, Phường Tân

An, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ

3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH

Theo giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp sô 1800271152 do SởKH&ĐT Cần Thơ cấp ngày 08/06/2006, đăng ký thay đổi lần thứ 8 ngày10/11/2010 ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:

- Kinh doanh thương mại dịch vụ, sản xuất chế biến các mặt hàng nônglâm thủy sản, gia súc, gia cầm, thực phẩm, bách hóa

- Kinh doanh thương mại và dịch vụ tin học, thiết bị công nghệ thông tin,viễn thông

- Cung cấp dịch vụ môi giới, làm trung gian mua bán hàng hóa; Đầu tưkhai thác chợ và các dịch vụ liên quan

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng kim khí điện máy, thực phẩm côngnghệ, phương tiện vận chuyển, vật tư, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng

- Mua bán vật liệu xây dựng, kinh doanh lưu trú ngắn ngày

3.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

- Công ty còn tổ chức thu mua hàng hóa nông sản, hàng công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp để đẩy mạnh công tác sản xuất đa dạng hóa sản phẩm

- Thực hiện tốt các chính sách thu – chi nguồn tiền, đảm bảo nguồn vốn

được sử dụng có hiệu quả, cập nhật kịp thời các thông tư hướng dẫn, quy định

pháp luật của Nhà nước

3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.3.1 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng,

các cơ sở trực thuộc như: 7 chi nhánh, các cửa hàng,… chịu sự lãnh đạo trực

tiếp của Ban giám đốc Công ty, ngoài ra còn chịu sự giám sát của các bộ phận

chức năng như: Phòng kế toán, Phòng nhân sự, Phòng tổ chức – kế hoạch Cơ

cấu tổ chức này tạo ra sự tập trung giúp việc quản lý kiểm soát dễ dàng đối với