Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại trung tâm phát triển khoa học, công nghệ và tài năng trẻ (thuộc trung ương đoàn TNCS hồ chí minh)

Trong quá trình hình thành và phát triển cũng như trong thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí M

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Nguyễn Thị Kim Phượng

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC,

CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ

(thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2020

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Nguyễn Thị Kim Phượng

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC,

CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ

(thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

Mã số: 60 34 04 06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy

định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ

và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)” là công trình

nghiên cứu của tôi

Trong quá trình nghiên cứu tài liệu và viết luận văn, tôi có tham khảo các công trình nghiên cứu khác và một số tài liệu, văn bản của Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ, các văn bản của cơ quan Trung ương Đoàn và các Trung tâm sự nghiệp tương ứng, tuy nhiên tôi đều có chú thích cụ thể theo đúng quy định

Luận văn của tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng bộ môn Quản trị Văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là hoàn toàn trung thực do chính tôi thực hiện khảo sát, tìm hiểu và chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Kim Phượng

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng nói riêng và Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận các tư liệu của Khoa để hoàn thành luận văn thạc sĩ của mình

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cá nhân đồng chí Nguyễn Đức

Hồng, Giám đốc Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ và

các anh, chị tại Văn phòng Trung tâm đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận các tài

liệu, quy định, quy chế của Trung tâm để tôi hoàn thiện luận văn thạc sĩ “Hoàn

thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh”

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nỗ lực nhưng do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn còn có những hạn chế, tôi rất mong nhận được ý kiến góp của các Thầy/Cô và bạn bè, đồng nghiệp, đồng môn để luận văn được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên Nguyễn Thị Kim Phượng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục tiêu 7

3 Nhiệm vụ 7

4 Lịch sử nghiên cứu 8

5 Đối tượng, khách thể và phạm vi nghiên cứu 10

6 Phương pháp nghiên cứu 11

7 Đóng góp của luận văn 11

8 Tài liệu tham khảo 12

9 Bố cục của luận văn 12

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 13

1.1 Văn phòng và vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 13

1.1.1 Văn phòng 13

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 14

1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 15

1.2 Quản trị văn phòng 19

1.3 Hoạt động văn phòng và tổ chức khoa học hoạt động văn phòng 19

1.3.1 Hoạt động văn phòng 19

1.3.2 Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng 19

1.4 Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng 21

1.4.1 Khái niệm quy chế, quy định 21

1.4.2 Các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng 22

1.5 Tầm quan trọng của việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt

động văn phòng 24

1.5.1 Tạo sự thống nhất trong quản lý, điều hành 24

1.5.2 Đưa hoạt động của văn phòng vào khuôn khổ, nề nếp 24

1.5.3 Nâng cao năng suất công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí 25

1.5.4 Giảm bớt việc chỉ đạo công việc theo ý của cá nhân

người lãnh đạo 25

1.5.5 Là cơ sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động

văn phòng 26

1.6 Quy trình và phương pháp xây dựng quy chế, quy định 26

1.6.1 Xác định mục đích 26

1.6.2 Thu thập văn bản, tài liệu liên quan 27

1.6.3 Xây dựng dự thảo 27

1.6.4 Tổ chức lấy ý kiến và thảo luận 28

1.6.5 Hoàn thiện và ban hành 28

1.7 Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng 28

1.7.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan 29

1.7.2 Trách nhiệm của văn phòng 29

1.7.3 Trách nhiệm của người thực hiện 30

Tiểu kết chương 1 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ 32

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ 32

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN 32

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Trung tâm KHCN 34

2.2 Các quy chế, quy định hiện có về hoạt động của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN 37

2.2.1 Quy chế làm việc 37

2.2.2 Quy chế chi tiêu nội bộ 41

2.2.3 Quy định đánh giá xếp loại lao động hàng tháng đối với CBNV 44

2.3 Quy trình và phương pháp xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng Trung tâm KHCN 48

2.3.1 Quy trình 49

2.3.2 Nội dung và phương pháp thực hiện 50

2.4 Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN 53

2.4.1 Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định 53

2.4.2 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định 54

2.5 Khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có tại Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN 55

2.5.1 Đối với Quy chế làm việc 56

2.5.2 Đối với Quy chế chi tiêu nội bộ 59

2.5.3 Đối với Quy định bình xét ABC 62

2.5.4 Đánh giá chung tình hình thực hiện các quy chế, quy định tại

Văn phòng Trung tâm KHCN 64

2.6 Khảo sát và so sánh tình hình thực hiện các quy chế, quy định ở một số

đơn vị khác thuộc Trung ương Đoàn 68

2.6.1 Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Giới thiệu

việc làm thanh niên 68

2.6.2 Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Thanh thiếu nhi Trung ương 70

Tiểu kết chương 2 73

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM

PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ 74

3.1 Xác định danh mục các loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành tại Trung tâm 75

3.1.1 Quy chế làm việc 75

3.1.2 Quy chế chi tiêu nội bộ 76

3.1.3 Quy định về thi đua, khen thưởng 76

3.1.4 Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ 76

3.1.5 Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công 76

3.1.6 Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng phân công công việc CBNV Văn phòng 76

3.2 Những quy chế, quy định cần chỉnh sửa, bổ sung 77

3.2.1 Quy chế làm việc 77

3.2.2 Quy chế chi tiêu nội bộ 78

3.2.3 Quy định bình xét ABC 81

3.3 Những quy chế, quy định, nội quy mới cần xây dựng và ban hành 82

3.3.1 Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ 82

3.3.2 Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng phân công công việc CBNV Văn phòng 84

3.3.3 Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công hoặc Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao công 87

3.4 Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi các quy chế, quy định 88

3.4.1 Chuẩn bị và dự thảo nội dung 88

3.4.2 Tổ chức lấy ý kiến 89

3.4.3 Thông qua văn bản 89

3.4.4 Trình ký và ban hành văn bản 89

3.4.5 Quy trình ban hành văn bản 90

3.5 Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định 91

3.5.1 Phổ biến, hướng dẫn 91

3.5.2 Kiểm tra, đánh giá 91

3.5.3 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hiện đại 91

3.5.4 Xây dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp 92

3.5.5 Nâng cao vai trò, trách nhiệm trong tham mưu, tổ chức thực hiện quy chế, quy định của Văn phòng Trung tâm 92

Tiểu kết chương 3 94

KẾT LUẬN 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực quản trị, hậu cần, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, do đó tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, tạo tiền đề và điều kiện cho cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu đề ra để tồn tại và phát triển

Trong quá trình hình thành và phát triển cũng như trong thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng

trẻ thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Trung tâm)

không ngừng hoàn thiện về bộ máy, cơ cấu tổ chức, nhân sự và các nội quy, quy chế, quy định … của Trung tâm nói chung và của văn phòng nói riêng Tuy nhiên trong quá trình làm việc, do các yếu tố chủ quan và khách quan, hoạt động của một số phòng, ban trong Trung tâm đã bộc lộ nhiều mặt hạn chế và bất cập Đặc biệt là hoạt động ở văn phòng Trung tâm, việc thừa hành công việc của các nhân sự trong văn phòng chưa đều, dẫn đến xung đột trong công việc, trong quyền lợi; có những lĩnh vực công việc quy định chưa phù hợp với tình hình thực tế gây khó khăn, bất cập cho người thực thi nhiệm vụ từ đó tốn kém về nhân lực, vật lực, gây chậm trong xử lý công việc Nguyên nhân chính

do các quy định, quy chế áp dụng trong văn phòng có điểm chưa cụ thể, chưa linh hoạt và còn cứng nhắc hoặc chung chung khó áp dụng; thứ hai công tác kiểm tra, giám sát chưa thường xuyên; việc sửa đổi, bổ sung các quy định, quy chế cho phù hợp hơn với tình hình thực tế và xu thế của xã hội còn chậm và chưa kịp thời,

Với những lý do trên, là người đang công tác ở vị trí lãnh đạo Văn phòng tôi luôn trăn trở: ngoài việc bố trí, phân công cán bộ đúng năng lực, sở trường công tác thì cần phải xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng đúng với quy định hiện hành của Nhà nước, của cơ quan cấp trên trực tiếp nhưng cũng phải phù hợp với tình hình chung của Trung tâm Đặc biệt sau khi theo học và tích lũy được lượng kiến thức rất bổ ích từ thầy, cô và bạn bè tại khóa Cao học Quản trị Văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, tôi đã quyết định chọn đề Hoàn

thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS

2 Mục tiêu

- Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về văn phòng, quản trị văn

phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Thứ hai, khảo sát, đánh giá các quy chế, quy định hiện có và tình hình

thực hiện quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ

- Thứ ba, phân tích những hạn chế, bất cập và đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc

thay thế các quy chế, quy định không còn phù hợp với hoạt động của Văn phòng

- Thứ tư, đề xuất các biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu lực

trong thực hiện các quy chế, quy định của Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ

- Khảo sát, đánh giá tính đầy đủ và sự phù hợp của các quy chế, quy định

về hoạt động văn phòng và tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có

- Tham mưu, đề xuất các biện pháp sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy định không còn phù hợp với tình hình thực tế và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định

4 Lịch sử nghiên cứu

Liên quan đến nội dung của đề tài, cho đến nay, tác giả đã khảo sát và tham khảo một số công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể như sau:

a) Các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng

Trong khoảng mười năm trở lại đây đã có nhiều cuốn sách, giáo trình hoặc các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng được công

bố và xuất bản, ví dụ như:

- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn

Thắng (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia

thành phố Hồ Chí Minh

- PGS TS Vũ Thị Phụng (số 03/2018), Văn phòng - các góc độ tiếp cận

và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian

- Học viện Hành chính (2009) Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội

Học viện Hành chính, Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 11/2008

- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2013), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất

bản khoa học xã hội

- Tập thể tác giả Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại

học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2005), Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

Trong các công trình nghiên cứu trên, khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng, quản trị hành chính văn phòng và tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng đã được các tác giả làm rõ và phân tích tương đối đầy đủ

b) Các công trình nghiên cứu, bài viết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Về mặt lý thuyết, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một trong những nội dung của quản trị văn phòng Việc ban hành các quy chế, quy định là một trong các biện pháp nhằm chuẩn hóa hoặt động văn phòng Vì vậy, trong thời gian qua, vấn đề này đã được nghiên cứu và trình bày trong một số bài viết và luận văn cao học ngành quản trị văn phòng Ví dụ:

- TS Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019), Bài viết Hệ thống văn bản nội

bộ điều chỉnh hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan: khái niệm, văn trò và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian

- Phùng Thị Phương Liên (khóa QH-2016-2019), luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân

văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội

- Ngô Thị Diên (khóa 2012-2016), Báo cáo thực tập hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội

- PSG TS Đào Xuân Chúc (2017), Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị Văn phòng (tài liệu lưu hành nội bộ)

- PGS TS Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia

Các bài viết, luận văn trên đã bàn đến một số vấn đề: sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động trong văn phòng thông qua việc xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc các quy chế, quy định tương ứng với từng vấn đề của hoạt động văn phòng; tổ chức xây dựng môi trường làm việc năng động, sáng tạo; nâng cao vai trò, trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tham mưu, thực hiện và tổ chức hiện đại hóa các trang thiết bị văn phòng để tăng năng suất làm việc, góp phần đánh giá chính xác kết quả làm việc của từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng, …

Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, vẫn chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu về việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định

về hoạt động văn phòng của một cơ quan cụ thể Vì vậy, đề tài Hoàn thiện hệ

thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) của chúng tôi hoàn toàn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu

nào từ trước

5 Đối tượng, khách thể và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: các quy chế, quy định có liên quan đến hoạt động của Văn phòng nói riêng và Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài

năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) nói chung

- Đối tượng khảo sát:

+ Toàn thể cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Trung tâm

+ Một số cán bộ, nhân viên thuộc phòng, ban khác trong Trung tâm

+ Lãnh đạo và một số cán bộ, nhân viên công tác tại đơn vị sự nghiệp trực thuộc cơ quan Trung ương Đoàn

+ Về không gian: Tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ

+ Về thời gian: Luận văn của chúng tôi tập trung khảo sát việc ban hành

và thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng trong 05 năm trở lại đây (từ năm 2015-2019)

6 Phương pháp nghiên cứu:

6-1 Phương pháp luận: luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện

chứng và lịch sử

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: phương pháp này được dùng để hệ

thống các vấn đề lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng và quy trình, phương pháp, trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

- Phương pháp khảo sát: luận văn sử dụng phương pháp này trong việc

nghiên cứu, tìm hiểu các quy chế, quy định của Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ nói chung và của Văn phòng nói riêng; tìm hiểu thực trạng tình hình thực hiện các quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Trung tâm

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê: căn cứ vào các tài

liệu, chứng cứ thu thập được và các kết quả khảo sát tình hình thực tế trong việc chấp hành các quy chế, quy định hiện có của Trung tâm nói chung cũng như việc chấp hành các quy định của cán bộ, nhân viên văn phòng Trung tâm nói riêng, tác giả sử dụng các phương pháp trên để phân tích những ưu điểm và hạn chế để

bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với tình hình thực tế

- Phương pháp phỏng vấn và sử dụng phiếu hỏi: được áp dụng để tìm

hiểu ý kiến của cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung tâm và lãnh đạo, cán, nhân viên công tác tại một số đơn vị sự nghiệp trực thuộc Trung ương Đoàn trong việc nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có

7 Đóng góp của luận văn:

Luận văn góp phần cung cấp những thông tin, cơ sở khoa học giúp Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định không còn phù hợp liên quan đến họat động Văn phòng

8 Tài liệu tham khảo:

Để thực hiện luận văn trên ngoài việc sử dụng nguồn tài liệu như đã liệt

kê ở mục 4, tôi còn sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo:

- Các bài viết, sách chuyên khảo về Quản trị học; văn phòng và quản trị văn phòng; chuẩn hóa hoạt động văn phòng, … của Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội; Nhà xuất bản Khoa học xã hội; Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội và của các thầy, cô giáo khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn

- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu trữ

và Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Học viện Hành chính Quốc gia; Trường Đại học Nội vụ; Đại học Quốc gia Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, …

- Các bài viết về công tác văn phòng và quản trị văn phòng đăng trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về công tác văn phòng và quản trị văn phòng của các cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn phòng tại các Bộ, Ban, Ngành, địa phương như: Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Ủy ban Nhân dân

TP Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, …

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận của việc xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

Chương 2 Thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ

Chương 3 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN

CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Văn phòng và vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.1.1 Văn phòng

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là cơ quan)

Hiện nay có nhiều cách định nghĩa về văn phòng Năm 2015, trong cuốn

Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng cho rằng:

- Theo nghĩa hẹp, văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là

nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư, …)

- Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực

hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của người lãnh đạo

đã đưa ra 04 định nghĩa về văn phòng như sau:

a) Định nghĩa 1: Văn phòng là trụ sở, nơi làm việc của lãnh đạo và bộ

máy tham mưu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ quan, đơn bị

b) Định nghĩa 2: Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, có chức năng

thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành; đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành

1 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015): Quản trị văn phòng

(giáo trình đại học), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

2 PGS TS Vũ Thị Phụng (số 03/2018): Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn

thời gian

c) Định nghĩa 3: Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp

và đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc của các cơ quan

d) Định nghĩa 4: Văn phòng là từ để chỉ những công việc, hoạt động liên

quan đến văn bản, giấy tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình, …

Từ các định nghĩa trên cho thấy bất cứ cơ quan nào dù lớn, dù nhỏ cũng không thể hoạt động được nếu không có văn phòng

Trong luận văn của mình, tác giả sẽ sử dụng khái niệm văn phòng theo định nghĩa 2 (mục b) và định nghĩa 3 (mục c) nêu trên vì hai định nghĩa này tương đồng với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn) mà tác giả chọn là địa bàn nghiên cứu

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

Là một thực thể hiện hữu ở tất cả các cơ quan do đó vị trí và vai trò của văn phòng thể hiện ở chính chức năng mà nó đảm nhiệm: đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành; đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc; duy

trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan, …

3 PGS.TS Vũ Thị Phụng (số 03/2018): Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn

thời gian

- Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác

- Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài

cơ quan Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan

- Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan Trong công tác quản lý cơ quan các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như cung cấp thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo

- Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên cũng như phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách Tất

cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan

1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại Hoạt động của văn phòng có mục tiêu riêng và liên

tục được điều chỉnh cho phù hợp với môi trường của nó Theo PGS.TS Đào

a) Chức năng của văn phòng: Có 03 chức năng sau

* Chức năng tham mưu

Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các phòng, ban, đơn vị (gọi tắt là phòng, ban) Chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức, điều hành công việc trong cơ quan như: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan; thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời giúp lãnh đạo ra quyết định quản lý; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý; tổ chức

sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ về hoạt động của cơ quan; thẩm định văn bản do các phòng, ban chuyên môn soạn thảo,

* Chức năng tổng hợp

Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin, các biện pháp, phương tiện

xử lý thông tin và qua đó theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên tất cả các mặt hoạt động của cơ quan Những thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo lãnh đạo Kết quả tham mưu phải được xuất phát

từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được

* Chức năng hậu cần

Mọi hoạt động của cơ quan không thể thiếu cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị, tài chính là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo việc vận hành của mỗi cơ quan, chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt

4

PSG.TS Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị văn phòng (tài liệu lưu

hành nội bộ)

động của cơ quan đó Đó cũng chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi

b) Nhiệm vụ của văn phòng: Có 06 nhiệm vụ sau

* Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế, quy định của cơ quan

Mỗi một cơ quan muốn vận hành được trôi chảy, thông suốt đều phải tuân thủ thống nhất những quy chế, quy định đã ban hành Những văn bản pháp lý này là công cụ quyền lực và là nhiệm vụ bắt buộc đầu tiên phải làm khi cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng đi vào hoạt động

* Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan

Trong quá trình hoạt động mỗi một cơ quan đều có những chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu riêng, do đó các cơ quan đều phải đề ra chiến lược, kế hoạch, phương hướng phù hợp để hướng tới mục tiêu chung đã đặt ra đạt hiệu quả cao nhất Việc xây dựng và giám sát thực hiện các chương trình, kế hoạch đó

là nhiệm vụ của văn phòng

* Thu thập, quản lý và xử lý thông tin

Thông tin có mặt trong tất cả các khâu của quá trình quản lý và lãnh đạo Thông tin có nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Chính vì vậy, người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý toàn bộ thông tin được mà phải giao nhiệm vụ đó cho văn phòng thực hiện Nhiệm vụ của văn phòng là đảm bảo việc thu thập, chuyển phát tất cả các thông tin đến, đi, phân loại và xử lý thông tin được kịp thời, chính xác để không ảnh hưởng tới mục tiêu chung của

cơ quan

* Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng phải giải quyết tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; tổ chức, theo dõi việc giải quyết các văn bản và chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản khi ban hành văn bản với đầy đủ về nội dung, đúng thẩm quyền và tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định hiện hành của cơ quan cấp trên

* Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan

Văn phòng lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý

và tham mưu phân phối hạn mức kinh phí, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quy định của cơ quan cấp trên

Văn phòng có nhiệm vụ quản lý tài sản công, hướng dẫn các đơn vị làm báo cáo, thống kê, đánh giá tài sản, tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng tài sản công của cơ quan và kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về sử dụng tài sản công Những công việc này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của cơ quan

* Tổ chức các hoạt động đối nội, đối ngoại

Hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của các cơ quan với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng Việc tiếp đón trang trọng, ứng xử lịch sự trong giao tiếp của CBNV, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng tốt đối với khách Những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế,

uy tín và góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan

Ngoài các nhiệm vụ chính của văn phòng mà bất cứ cơ quan nào cũng phải thực hiện như đã phân tích ở trên, tuy nhiên trên thực tế văn phòng còn có những nhiệm vụ khác tùy theo tính chất, đặc trưng và điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan

văn phòng của cơ quan một cách khoa học và hiệu quả

1.3 Hoạt động văn phòng và tổ chức khoa học hoạt động văn phòng

1.3.1 Hoạt động văn phòng: là từ để chỉ các công việc, nhiệm vụ được một

hoặc nhiều người, một hoặc nhiều bộ phận triển khai, thực hiện nhằm hướng tới

mục tiêu nhất định

Hoạt động văn phòng là những công việc, nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, do văn phòng triển khai, thực hiện, nhằm hướng tới mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin văn bản và các phương tiện, điều kiện làm

1.3.2 Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng: được hiểu là những phương

pháp, kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy, hoạt động

, …

Trong quá trình hoạt động của văn phòng, việc tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa và ảnh hưởng đến hiệu quả không chỉ của văn phòng mà còn của cả cơ quan nói chung Muốn công việc trong văn phòng được hoạt động bài bản, khoa học thì cần phải chuẩn hóa tất cả các hoạt động của văn phòng

5

PSG.TS Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị văn phòng (tài liệu lưu

hành nội bộ)

6 Phùng Thị Phương Liên (khóa QH-2016-2019): Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng,

Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội

7 PSG.TS Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị văn phòng (tài liệu lưu

hành nội bộ)

a) Chuẩn hóa hoạt động văn phòng: được hiểu là các biện pháp của cơ

quan nhằm ban hành, phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định hoặc tiêu chuẩn, quy chuẩn về hoạt động văn phòng, đồng thời kiểm tra và xử lý kết quả

Như vậy, về mặt lý thuyết chuẩn hóa hoạt động văn phòng có 03 mức độ:

- Chuẩn hóa băng các quy chế, quy định

- Chuẩn hóa bằng các tiêu chuẩn

- Chuẩn hóa bằng các quy chuẩn

Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, luận văn của tôi chỉ nghiên cứu vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở mức độ ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định

b) Mục tiêu và lợi ích của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng: mục tiêu

của việc chuẩn hóa nói chung là tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý, điều hành Trong phạm vi văn phòng, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng

nhằm tạo nên sự thống nhất chung

Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt động nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng sẽ mang lại những lợi ích sau đây cho các cơ quan:

Thứ nhất, việc triển khai, thực hiện các công việc, nhiệm vụ của văn phòng sẽ có căn cứ, cơ sở, tuân thủ theo những nguyên tắc đã được xác định và đáp ứng các yêu cầu đặt ra

Thứ hai, việc kiểm tra, đánh giá kết quả các công việc, nhiệm vụ đã hoàn thành cũng dựa trên các chuẩn mực đã được thống nhất, tránh việc đánh giá theo

ý kiến chủ quan của người quản lý

Thứ ba, việc chuẩn hóa sẽ giúp các cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc Bởi lẽ, việc thực hiện các công việc có nhiều phương pháp, cách thức khác nhau Nếu không có chuẩn mực, khi thực hiện sẽ mất thời gian bàn bạc, lựa chọn cách nào cho phù hợp

8 Phùng Thị Phương Liên (khóa QH-2016-2019): Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng,

Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội

Thứ tư, nếu hoạt động văn phòng được chuẩn hóa sẽ hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của người lãnh đạo, quản lý dẫn đến mỗi người mỗi ý khác nhau, tạo ra sự thiếu thống nhất trong quá trình thực hiện, …

Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng là việc làm cần thiết, tất yếu và để chuẩn hóa hoạt động văn phòng thì các nhà quản lý không còn cách nào khác là cần ban hành các quy chế, quy định cho từng hoạt động cụ thể của văn phòng

1.4 Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng

1.4.1 Khái niệm quy chế, quy định

Hiện nay, trong Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã quy định

32 loại văn bản hành chính, trong đó có quy chế và quy định Tuy nhiên, cho đến nay, vẫn chưa có văn bản nào định nghĩa hoặc giải thích cũng như phân biệt sự khác nhau giữa hai loại văn bản nói trên Trong bài viết gần đây nhất

đã đưa ra khái niệm về quy chế và quy định như sau:

a) Quy chế: là loại hình văn bản quản lý nội bộ do các cơ quan ban hành

trên cơ sở quy định của pháp luật, quy định nguyên tắc, quyền và trách nhiệm pháp lý đối với từng đối tượng có liên quan trong việc thực hiện các hoạt động chung hoặc hoạt động từng lĩnh vực của chính cơ quan nhằm đảm bảo sự thống nhất, khoa học và hiệu quả

Ví dụ: để một cơ quan đi vào hoạt động được đúng tôn chỉ, mục đích khi thành lập thì bao giờ cũng phải có quy chế tổ chức và hoạt động để quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, nhân sự, … là văn bản pháp lý quan trọng để từ đó người đứng đầu có căn cứ pháp lý triển khai công việc cũng như ban hành các văn bản để thực hiện nhiệm vụ được giao của cơ quan

9 TS Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019): Bài viết Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành chính

văn phòng của các cơ quan: khái niệm, văn trò và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian

b) Quy định: là hình thức văn bản quản lý dùng để quy định chức năng,

nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan hoặc đề ra những yêu cầu, tiêu chuẩn bắt buộc phải tuân thủ, đồng thời hướng dẫn cách thức thực

hiện để tiến hành thống nhất, hiệu quả các hoạt động thường xuyên của cơ quan

Ví dụ: để có cơ sở triển khai công tác khen thưởng, kỷ luật cán bộ hàng năm thì rất cần một văn bản quy định cụ thể về các tiêu chuẩn, tiêu chí; cách thức bình xét, đánh giá thi đua hàng tháng, quý, năm

Như vậy, từ cách định nghĩa trên, theo tác giả, quy chế là văn bản dùng để xác định các nguyên tắc, yêu cầu và trách nhiệm của từng đối tượng đối với các hoạt động, công việc, nhiệm vụ; có phạm vi rộng và liên quan đến toàn bộ cơ quan, tổ chức; còn quy định là những yêu cầu cụ thể về quy trình, phương pháp hoặc các thủ tục cần thiết để thực hiện một công việc, một hoạt động cụ thể Quy

chế có tính bao quát hơn, quy định lại có tính cụ thể hơn

1.4.2 Các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng

Hoạt động văn phòng có ý nghĩa và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động không chỉ của văn phòng mà còn cả của cơ quan nói chung Để hoạt động quản trị, điều hành văn phòng được thông suốt, nề nếp cần thiết phải xây dựng các quy chế, quy định, nội quy, quy trình, … như là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan

Bên cạnh đó việc xây dựng các quy chế, quy định nói chung nhằm giúp cho việc điều hành công việc của cơ quan theo trật tự quy chuẩn, hợp lý và khoa học Nếu không có hệ thống các quy chế, quy định chuẩn và thống nhất thì việc quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc sẽ bị rối loạn, tùy tiện, không đáp ứng được các yêu cầu cải cách hành chính đặt ra và còn làm cho cơ quan thực thi nhiệm vụ không hiệu quả, không hoàn thành mục tiêu đề ra

- Thứ nhất, trong hoạt động văn phòng của cơ quan, những nhiệm vụ có phạm vi hoạt động rộng, liên quan đến các bộ phận, phòng, ban và CBNV trong

cơ quan thì cần thiết ban hành quy chế để chi tiết, cụ thể quy định của pháp luật

và cơ quan cấp trên cho phù hợp với điều kiện thực tiễn của cơ quan nhằm quy định nguyên tắc, quyền và trách nhiệm pháp lý của mọi CBNV trong thực thi nhiệm vụ được giao Những loại quy chế cần được văn phòng tham mưu và giúp lãnh đạo soạn thảo, ban hành như sau:

a) Quy chế làm việc: quy định các nguyên tắc, phạm vi và trách nhiệm

giải quyết công việc của lãnh đạo và nhân viên; quy định chế độ làm việc, trách nhiệm, quyền hạn trong giải quyết công việc của từng CBNV trong văn phòng; quy định chế độ làm việc, nghỉ phép, học tập, giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản tài sản, …

b) Quy chế chi tiêu nội bộ: quy định về chế độ chi tiêu tài chính; thẩm

quyền ký duyệt tài chính và thời hạn thanh quyết toán, chế độ quản lý tài sản, chế độ kinh phí học tập, nghỉ phép, …

c) Quy chế văn hóa công sở: quy định đạo đức công vụ; tác phong, lề lối

làm việc, giao tiếp, ứng xử cấp dưới đối với cấp trên, giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp và trang phục khi làm việc, khi tổ chức các hoạt động,

d) Quy chế thi đua khen thưởng: quy định các tiêu chí, tiêu chuẩn để bình

xét, đánh giá khen thưởng, kỷ luật hàng tháng, quý, hàng năm

- Thứ hai, nhiệm vụ trong văn phòng rất đa dạng và phong phú, từ giản đơn cho đến phức tạp do đó con người cụ thể để thực thi nhiệm vụ trong văn phòng cũng đòi hỏi nhiều trình độ, nhận thức khác nhau, … Vì vậy có những vấn

đề đã được quy định trong quy chế nhưng vẫn cần cụ thể, chi tiết hơn về nghiệp

vụ hoặc quy trình, phương pháp thực hiện để CBNV dễ nắm bắt và thực thi Hoặc có các vấn đề giới hạn phạm vi hẹp hoặc chỉ tạo thuận lợi hơn cho người thực hiện thì văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo soạn thảo và ban hành các quy định Ví dụ:

a) Quy định về công tác văn thư, lưu trữ: quy định về việc tiếp nhận và xử

lý văn bản; tổ chức phát hành văn bản và bảo quản tài liệu lưu trữ; cách bảo quản

và sử dụng con dấu; hệ thống hóa tài liệu lưu trữ và nộp lưu tài liệu, hồ sơ

b) Quy định về công tác cán bộ: quy định về các vấn đề liên quan đến tuyển dụng, bổ nhiệm và đề bạt cán bộ

c) Quy định/Nội quy tổ bảo vệ và thường trực cơ quan: quy định về giờ

giấc làm việc, sinh hoạt và thường trực, bảo vệ cơ quan

1.5 Tầm quan trọng của việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

1.5.1 Tạo sự thống nhất trong quản lý, điều hành

Một cơ quan muốn vận hành được trôi chảy, xuyên suốt thì những con người cụ thể trong tổ chức ấy khi ra quyết định hoặc thực hiện công việc được giao đều phải tuân thủ triệt để theo những nội dung đã được quy định trong các quy chế, quy định Hệ thống những văn bản quy chế, quy định sẽ là cơ sở cho việc hình thành môi trường làm việc có tổ chức và có kỷ luật Bên cạnh đó là cơ

sở pháp lý đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan luôn được đồng bộ và thống nhất xuyên suốt từ trên xuống dưới và ngược lại Đây là yếu tốt căn bản để phát triển cơ quan vững mạnh, phát triển

1.5.2 Đưa hoạt động của văn phòng vào khuôn khổ, nề nếp

Văn phòng là một tổ chức bao gồm nhiều người Sự tập hợp nhiều người trong một tổ chức là sự tập hợp có ý thức để nhằm thực hiện được các mục tiêu chung Những con người trong tổ chức đó họ có ý thức đầy đủ về vai trò, trách nhiệm của mình, cái được, cái mất của mình khi tham gia vào tổ chức đó Họ có

ý thức rõ ràng về nhiệm vụ chung mà mọi người trong tổ chức đều phải hoàn thành Để đạt được mục tiêu người quản lý phải biết cách điều hành, thông qua

nỗ lực của từng con người cụ thể để đạt mục tiêu đề ra và trên hết cần có các quy chế, quy định để điều tiết và chi phối các mối quan hệ, gắn trách nhiệm, quyền hạn từng con người cụ thể với mỗi nhiệm vụ được giao

Ví dụ: quy chế làm việc cần quy định chế độ phối hợp hoạt động của các CBNV trong văn phòng và giữa văn phòng với các phòng, ban khác Trong cơ quan hoạt động phối hợp để trao đổi, cung cấp thông tin là điều tất

yếu, xuất phát từ quy luật phân công hợp tác lao động, … Sự phối hợp diễn ra đồng bộ, hiệu quả sẽ giúp cho mọi công việc trong cơ quan vận hành trôi chảy, nề nếp, từng con người trong tổ chức đó sẽ có động lực để làm thật tốt công việc được giao

1.5.3 Nâng cao năng suất công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí

Công việc trong văn phòng rất đa dạng và phong phú, từ những việc rất giản đơn như trông giữ phương tiện, bảo vệ cơ quan, lao công, tạp vụ cho đến những công việc phức tạp khác: xây dựng và lập kế hoạch, báo cáo dài hạn, trung hạn Thứ hai, trình độ CBNV trong văn phòng rất khác nhau dẫn đến nhận thức, hành động trong thực hiện công việc cũng khác nhau Vì vậy, nếu không có các chuẩn mực trong thực thi nhiệm vụ mỗi người sẽ làm theo cách khác nhau và không theo hệ thống Vì vậy các nghiệp vụ đã được hướng dẫn cụ thể trong các văn bản quy chế, quy định cho từng hoạt động sẽ giúp CBNV dù ở

vị trí công tác nào khi được giao nhiệm vụ sẽ nhanh chóng, độc lập tìm ra phương án, giải pháp phù hợp để hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả nhất góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian làm việc Dưới góc độ quản lý, nhà lãnh đạo cũng sẽ có căn cứ để phân bổ, sử dụng hợp lý nguồn “tài nguyên” cho CBNV sử dụng trong quá trình thực thi công việc được hiệu quả, tiết kiệm hơn

VD: Khi tổ chức hội nghị lớn nếu không có quy định hướng dẫn về chi tiêu, hướng dẫn về trang phục, … thì nhà quản lý sẽ rất rối và lúng túng khi điều hành công việc

1.5.4 Giảm bớt việc chỉ đạo công việc theo ý của cá nhân người lãnh đạo

thức được quyền hạn và trách nhiệm của mình trong thực hiện công việc từ đó loại bỏ tính mơ hồ, bất nhất hoặc lạm dụng quyền lực trong thực thi nhiệm vụ giúp cho mọi hoạt động của cơ quan luôn tuân thủ đúng quy định của nhà nước

và cơ quan cấp trên

Thứ hai, khi có quy chế, quy định người lãnh đạo cũng phải tuân thủ để chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, không được theo ý kiến chủ quan hoặc mong muốn của cá nhân để có lợi cho bản thân hoặc nhóm lợi ích nào đó trong

cơ quan hoặc gây khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện, …

1.5.5 Là cơ sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng

Hệ thống các quy chế, quy định là công cụ quan trọng để nhà quản lý hướng dẫn, kiểm tra quá trình thực hiện công việc, kiểm soát chất lượng kết quả công việc để từ đó có những đánh giá chính xác, công bằng và minh bạch tình hình thực hiện công việc của từng CBVN trong thực tế so với nhiệm vụ được giao từ đó có những thưởng, phạt nghiêm minh

1.6 Quy trình và phương pháp xây dựng quy chế, quy định

Theo nghiên cứu của tác giả và tham khảo quan điểm trong bài viết của

Ví dụ: khi xây dựng dự thảo quy chế văn hóa công sở thì người soạn thảo xác định mục đích của việc ban hành quy chế là để điều chỉnh các hành vi liên quan đến cách ứng xử, tác phong, chuẩn mực, trang phục … của CBNV

10 TS Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019): Bài viết Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành

chính văn phòng của các cơ quan: khái niệm, văn trò và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian

1.6.2 Thu thập văn bản, tài liệu liên quan

Thực tế cho thấy, các chủ trương, đường lối, chính sách chỉ có thể trở thành hiện thực và đi vào cuộc sống khi nó được thể hiện dưới dạng các văn bản chặt chẽ, sáng tạo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của thực tế Thông thường tài liệu phục vụ soạn thảo các quy chế, quy định bao gồm cơ sở lý luận,

cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn Đó là các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nhà nước, từ cơ cơ quan cấp trên, từ cơ quan ngang cấp hoặc cấp dưới, các công trình khoa học liên quan đã được công bố và yêu cầu từ thực tiễn … để người soạn thảo làm căn cứ pháp lý, căn cứ khoa học để xây dựng dự thảo văn bản

Ví dụ: Để xây dựng quy chế làm việc của cơ quan thì người soạn thảo cần phải thu thập và căn cứ vào các văn bản như sau:

- Quyết định thành lập của cơ quan

- Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ

- Các văn bản quy chế hoặc quy định của cơ quan cấp trên về các nội dung

hành sẽ khó thực hiện, có khi vi phạm, chồng chéo với các quy định khác Thông thường quy chế, quy định khi được xây dựng phải đảm bảo các nội dung: Tính bao trùm, lâu dài, khả thi, rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu và có tính linh hoạt

1.6.4 Tổ chức lấy ý kiến và thảo luận

Khâu này của quá trình soạn thảo văn bản cũng rất quan trọng, huy động được trí tuệ tập thể, tận dụng được trí tuệ của CBNV Tuy nhiên khâu này yêu cầu người soạn thảo ngoài am hiểu sâu về chuyên môn cũng cần có lập trường để phản biện lại các ý kiến không thỏa đáng, biểu hiện lợi ích hoặc sai lệnh với các quy định hiện hành

Sau khi xây dựng xong dự thảo, văn bản phải được gửi tới các phòng, ban liên quan để tổ chức lấy ý kiến rồi tiếp tục tiếp thu chỉnh sửa Sau khi tiếp thu, chỉnh sửa tùy từng tính chất quan trọng và tình hình góp ý có thể gửi lại dự thảo văn bản lấy thêm ý kiến phản hồi hoặc tổ chức hội nghị lấy ý kiến góp ý trực tiếp Việc tổ chức hội nghị để người soạn thảo có cơ hội được trình bày cũng như phản biện lại các ý kiến đóng góp nếu thấy chưa thấy thỏa đáng, chưa đúng và trúng với mục đích ban đầu đề ra Quá trình này có thể lặp đi, lặp lại nếu vẫn còn

có các ý kiến đóng góp, phản hồi Tuy nhiên lãnh đạo cơ quan sẽ là người quyết định cuối cùng

1.6.5 Hoàn thiện và ban hành

Sau khi đã tổ chức chỉnh sửa và thông qua văn bản, tùy thuộc vào lĩnh vực, mặt hoạt động được đề cập trong văn bản người đứng đầu ký hoặc ủy quyền cho cấp phó ký ban hành và được chuyển đến bộ phận văn thư làm các thủ tục phát hành và triển khai tới các nơi liên quan

Văn bản khi ban hành được đông đảo CBNV ủng hộ, tán đồng; toàn tâm, toàn ý tuân thủ, đó chính là mong muốn của lãnh đạo Do đó người được giao nhiệm vụ soạn thảo khi xây dựng văn bản ngoài có chuyên môn sâu, am hiểu về các lĩnh vực soạn thảo cũng cần tham mưu cho lãnh đạo tiến hành đầy đủ các bước theo quy trình phân tích ở trên để đảm bảo tính hiệu quả, khách quan khi đưa vào thực thi

1.7 Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

Trách nhiệm trong việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định trong

cơ quan là trách nhiệm của tất cả những người công tác trong tổ chức đó, từ lãnh đạo cho đến nhân viên và ngược lại Tuy nhiên tùy theo chức danh, địa vị công tác của CBNV sẽ gắn với quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người khác nhau

1.7.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan

Việc xây dựng, ban hành các quy chế, quy định trong cơ quan trước hết là trách nhiệm của người đứng đầu Việc tổ chức thực hiện cũng như việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá là do người đứng đầu quyết định Vì vậy, người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc ban hành hệ thống các văn bản quy chế, quy định để quản lý, điều hành cơ quan được thông suốt và hiệu quả đạt được mục tiêu đề ra Bên cạnh đó là công cụ hữu hiệu để áp dụng các biện pháp quản lý, điều hành đối với cấp dưới trong việc triển khai, thực hiện công việc được giao

Ngược lại, nếu ở cơ quan mà người đứng đầu không nhận thức đúng hoặc không quan tâm đúng đến việc ban hành hệ thống các văn bản quản lý điều hành mọi hoạt động trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng thì ở đó mọi công việc sẽ được triển khai thiếu nề nếp, thiếu sự thống nhất hoặc rất dễ xảy ra xung đột khi công việc đòi hỏi sự cộng tác, phối hợp

1.7.2 Trách nhiệm của văn phòng

Trong một cơ quan người đứng đầu luôn là người có trách nhiệm cao nhất

về tất cả các vấn đề, tuy nhiên do phải chỉ đạo, điều hành chung nên không thể trực tiếp tổ chức thực hiện từng công việc cụ thể vì vậy thông thường trách nhiệm trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định sẽ được người đứng đầu giao cho văn phòng mà cụ thể là người đứng đầu văn phòng

Quy chế, quy định sau khi được ban hành thì lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm trong việc tổ chức phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện theo định kỳ và kịp thời báo cáo người đứng đầu cơ quan có các hình

thức khen thưởng, xử lý những vi phạm (nếu có) của CBNV, phòng, ban trong việc tổ chức thực hiện và chấp hành các quy chế, quy định Những công việc trên được lãnh đạo văn phòng quan tâm, tổ chức thực hiện triệt để sẽ làm cho mọi hoạt động của cơ quan được thông suốt nề nếp và hiệu quả, từ đó giúp cho người đứng đầu có nhiều thời gian và năng lực cho việc hoạch định chiến lược phát triển cơ quan lâu dài và bền vững hơn

1.7.3 Trách nhiệm của người thực hiện

Để các hoạt động của văn phòng được thông suốt, hiệu quả thì vai trò của từng CBNV trực tiếp thực hiện các công việc trong văn phòng là rất quan trọng Cho dù người đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu, phổ biến, hướng dẫn sát sao đến đâu nhưng bản thân những CBNV có trách nhiệm thực hiện không tuân thủ hoặc tuân thủ nửa vời thì hoạt động trong văn phòng sẽ bị gián đoạn hoặc không đạt kết quả tốt dẫn đến hoạt động của cả văn phòng bị ảnh hưởng

VD: Đối với việc quản lý văn bản trong cơ quan, nhân viên văn thư là người cần tuân thủ các quy định như: chỉ đóng dấu và phát hành văn bản đã đầy

đủ về thể thức, ký đúng thẩm quyền và lưu giữ 01 bản gốc tại văn thư, … Để làm tốt được công việc này đòi hỏi người soạn thảo và ký văn bản cũng phải nắm vững và tuân thủ các quy định trên, nếu một trong hai người này không thực hiện tốt thì sẽ dẫn đến việc văn bản ban hành không đúng thể thức, không đúng thẩm quyền, hoặc không có giá trị pháp lý, …

Tiểu kết chương 1

Văn phòng có vị trí rất quan trọng trong hoạt động cơ quan và được coi là trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều hành giữa lãnh đạo với CBNV, giữa lãnh đạo với các phòng, ban với nhau; cũng như với các cơ quan bên ngoài Để hoạt động văn phòng luôn được tổ chức khoa học, thông suốt, nề nếp và giảm thiểu các thủ tục hành chính gây phiền hà, tốn thời gian công sức và chi phí thì việc xây dựng các quy chế, quy định để điều chỉnh các hoạt động trong văn phòng là việc làm rất quan trọng và cần thiết

Trong phạm vi chương 1 tác giả đã làm rõ một số khái niệm được sử dụng

trong luận văn, bao gồm:

bộ thực hiện trong việc tuân thủ các quy chế, quy định

Những vấn đề trên sẽ là cơ sở lý luận để tác giả tiến hành khảo sát thực tế việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm và Văn phòng

Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung

ương Đoàn (gọi tắt là Trung tâm KHCN)

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN

Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN được quy định

tại Quy chế tổ chức và hoạt động ban hành theo Quyết định số 850-QĐ/TWĐTN

ngày 27/10/2009 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn, cụ thể như sau:

a) Chức năng

- Tham mưu cho Ban Bí thư Trung ương Đoàn xây dựng kế hoạch,

chương trình công tác trong lĩnh vực phát triển khoa học công nghệ (gọi tắt là

KHCN) và tài năng trẻ

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc hệ thống Đoàn TNCS Hồ Chí

Minh thực hiện các hoạt động KHCN và tài năng trẻ; định kỳ tổ chức tổng kết,

đánh giá khen thưởng

b) Nhiệm vụ

Nghiên cứu tham mưu cho Ban Bí thư Trung ương Đoàn xây dựng kế

hoạch hoạt động KHCN, hoạt động công nghệ thông tin (gọi tắt là CNTT) của

Đoàn thanh niên và chủ trương, kế hoạch hoạt động hỗ trợ tài năng trẻ; tham

mưu đề xuất với Đảng, Nhà nước về chính sách liên quan đến phát triển đội ngũ

tài năng trẻ quốc gia, cũng như trong hoạt động nghiên cứu khoa học; chuyển

giao, ứng dụng KHCN vào sản xuất và đời sống

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác, dự án

do Ban Bí thư Trung ương Đoàn giao, cụ thể:

- Hoạt động KHCN: tổ chức triển khai các mô hình hoạt động tập huấn,

chuyển giao khoa học kỹ thuật (gọi tắt là KHKT), nâng cao nhận thức về KHCN

cho đoàn viên, thanh niên (gọi tắt là ĐVTN) Tổ chức các hoạt động dịch vụ KHKT, sản xuất thử nghiệm, … và làm nhiệm vụ thường trực Chương trình phối hợp liên tịch hoạt động giữa Trung ương Đoàn và Bộ Khoa học và Công nghệ

- Hoạt động CNTT: tổ chức các hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nâng cao

trình độ, năng lực khai thác, ứng dụng CNTT và triển khai các chương trình, dự

án phát triển năng lực CNTT trong hệ thống Đoàn thanh niên; cũng như hướng dẫn, triển khai các hoạt động phối hợp ứng dụng CNTT của hệ thống Đoàn thanh niên trên phạm vi toàn quốc và làm nhiệm vụ thường trực Chương trình phối hợp liên tịch hoạt động giữa Trung ương Đoàn và các Bộ, ngành liên quan

- Hoạt động tài năng trẻ: là đầu mối thường trực triển khai các chương

trình, kế hoạch hoạt động tài năng trẻ; tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu tài năng trẻ, theo dõi sự phát triển của đội ngũ tài năng trẻ trong, ngoài nước và tổ chức các hoạt động tập hợp, kết nối, bồi dưỡng đội ngũ tài năng trẻ Việt Nam

- Hoạt động thông tin và truyền thông: tổ chức các hệ thống thông tin và

truyền thông về KHCN và tài năng trẻ phục vụ nhu cầu công tác Đoàn và nâng cao nhận thức, kiến thức về KHCN, môi trường cho thanh thiếu nhi

c) Cơ cấu tổ chức

Trung tâm KHCN hoạt động theo Quy chế tổ chức và hoạt động do Ban

Bí thư Trung ương Đoàn ban hành, Giám đốc Trung tâm là Thủ trưởng đơn vị

Cơ cấu tổ chức bộ máy Trung tâm KHCN, gồm:

Ban Giám đốc: Giám đốc và các Phó Giám đốc

- Phòng Tài năng trẻ: giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác trong lĩnh vực phát triển TNT; hướng dẫn, kiểm tra, tổng kết, đánh giá, đề xuất khen thưởng việc thực hiện các hoạt động TNT đối với các ban, đơn vị thuộc cơ quan Trung ương Đoàn; các tỉnh, thành Đoàn và Đoàn trực thuộc

- Trung tâm CNTT: giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác về hoạt động CNTT, thông tin và truyền thông trong lĩnh vực phát triển KHCN và TNT phục vụ nhu cầu công tác đoàn và phong trào thanh thiếu niên

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ

- Là đầu mối phối hợp với các phòng lập kế hoạch công tác năm, báo cáo công tác theo định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất của Trung tâm; theo dõi việc thực hiện kế hoạch công tác, các kết luận, chỉ đạo của Ban Giám đốc Trung tâm

- Tiếp nhận, chuyển giao, theo dõi quá trình xử lý văn bản đến; phát hành văn bản đi của Trung tâm

- Quản lý con dấu của Trung tâm; quản lý, cấp phát các loại giấy giới thiệu, công lệnh, xác nhận các giấy tờ thuộc thẩm quyền được giao

- Lữu trữ công văn, giấy tờ

- Quản lý tài sản, quản lý kho thiết bị vật tư của Trung tâm; phối hợp với các phòng quản lý, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm các trang thiết bị, vật tư cần thiết cho hoạt động của Trung tâm

- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Trung tâm và đối tác

- Quản lý xe ô tô và điều hành xe phục vụ các hoạt động của Trung tâm

* Công tác cán bộ

- Là đầu mối nghiệp vụ về công tác cán bộ, đào tạo, thi đua khen thưởng trong quan hệ công tác và chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ tổ chức, cán bộ của Ban Tổ chức Trung ương Đoàn

- Theo dõi kỷ luật lao động, việc nâng lương, nâng ngạch của CBNV và công tác thi đua khen thưởng của Trung tâm

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ của CBNV theo phân cấp của cơ quan Trung ương Đoàn

* Công tác tài chính

- Là đầu mối nghiệp vụ về tài chính, kế toán trong quan hệ công tác và chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ tài chính, kế toán của Văn phòng Trung ương Đoàn

- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, báo cáo hoạt động tài chính theo định kỳ (quý, năm) hoặc đột xuất; tổ chức hoạch toán, quyết toán thu, chi tài chính theo đúng quy định của cơ quan Trung ương Đoàn và pháp luật hiện hành

- Hướng dẫn nghiệp vụ cho viên chức của Trung tâm trong công tác thanh, quyết toán tài chính

* Phối hợp với các phòng tổng hợp đánh giá, đề xuất hình thức thi đua khen thưởng hàng năm

c) Cơ cấu tổ chức

* Số lượng cán bộ: 13 người

- Chánh văn phòng: 01 người

- Phó Chánh văn phòng: 01 người

- Kế toán: 01 người

- Chuyên viên hành chính, tổng hợp: 02 người

- Nhân viên văn thư, lưu trữ: 01 người

- Nhân viên lái xe: 01 người

- Nhân viên bảo vệ kiêm điện, nước: 04 người

- Nhân viên lao công: 02 người

* Chức năng, nhiệm vụ theo vị trí việc làm

- Chánh Văn phòng: là người trực tiếp quản lý, điều hành văn phòng và trực tiếp giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về công tác cán bộ, thi đua khen thưởng; báo cáo tháng, quý, năm của Trung tâm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về mọi công việc được giao của Văn phòng

- Phó Chánh văn phòng: trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các công việc hành chính, tổng hợp, quản trị và chủ trì tham mưu xây dựng kế hoạch công tác của văn phòng

- Kế toán: trực tiếp tham mưu giúp Chánh Văn phòng và Giám đốc Trung tâm các vấn đề về tài chính, các vấn đề về bảo hiểm của Trung tâm KHCN

- Chuyên viên tổng hợp: giúp Chánh Văn phòng trong công tác xây dựng

dự thảo các văn bản hành chính; báo cáo tháng, quý, năm của văn phòng và Trung tâm

- Chuyên viên hành chính: theo dõi, quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị, quản trị tòa nhà và tham mưu mua sắm cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động trong văn phòng và của Trung tâm KHCN

- Nhân viên văn thư, lưu trữ: thực hiện công tác văn thư, lưu trữ công văn, giấy tờ; theo dõi quá trình xử lý văn bản đi, đến và quản lý, sử dụng con dấu

- Nhân viên lái xe: lái xe phục vụ Ban Giám đốc và các hoạt động của phòng, ban trong Trung tâm

- Nhân viên bảo vệ: thường trực và bảo vệ cơ quan

- Nhân viên lao công: vệ sinh các phòng làm việc và trụ sở Trung tâm