KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUÁN CAFE

- Dựa trên số lượng bán được của từng mặt hàng tôi lập ra một biểu đồ thống kê các mặt hàng được khách ưa thích và mặt hàng ít được ưa thích, từ đó tôi có thể điều chỉnh việc nhập hàng h

Trang 1

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CĐ KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ QUÁN CAFE

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20…

Giáo viên hướng dẫn:Nguyễn

Trang 2

I Bảng kế hoạch phỏng tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề:

số lượng,… trong ngày

29/09/2016 03/10/2016

Trang 3

Người phỏng vấn: Nguyễn Thiện Tân

Địa chỉ : Quán Café X-Factor – 131

Đường CN 6 - Phường Sơn Kỳ - Quận

Tân Phú

Thời gian hẹn : Ngày 29/09/2016

Thời gian bắt đầu : 13h30 Thời gian kết thúc : 14h00 Đối tượng được hỏi : Quản lý bộ phận

nhân sự

Cần hiểu rỏ về việc tổ chức , phân công

việc làm cho nhân viên

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: Người phỏng vấn

- Vị Trí: Người thu thập thông tin

- Trình độ: Sinh viên khoa CNTT

- Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời

Trang 4

Phiếu phỏng vấn

- Dự án quản lý quán cafe - Tiểu dự án: Phân tích hệ thống thông tin

quản lý nhân viên

- Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Huỳnh

Hoa

- Ngày: 29/9/2016

- Người hỏi: Nguyễn Thiện Tân

Câu hỏi:

1 Khi tuyển nhân viên chị chú trọng

về trình độ tin hoc cua nhân viên

không?

2 Tôi được biết quán hoạt động cả

ngày Việc quản lý thời gian làm

việc của nhân viên như thế nào?

3 Lương của nhân viên được tính

- Quán hoạt động 24/24 nên các bộ phận

sẽ luôn có nhân viên làm việc trừ các quản lí thì đối với các nhân viên khác chúng tôi chia làm 4 Ca 1 từ 6h -> 12h, ca 2 từ 12->18h, ca 3 từ 18h -> 24h, ca 4 từ 0h -> 6h

- Lương của quản lí tính theo tháng, thỏa thuận theo hợp đồng Lương nhân viên làm việc theo ca tính theo giờ

- Việc xin nghỉ phải được báo trước ít nhất 1 ngày để kịp thông báo cho nhân viên cùng phân cấp còn lại thay chỗ cho nhân viên nghỉ Nhân viên nghỉ không được tính lương ca nghỉ và bị phạt đi 20% lương 1 ca làm việc Nhân viên làm thay ca nhận 120% lương 1

ca

Trang 5

Thời gian hẹn : Ngày 29/09/2016

Thời gian bắt đầu : 15h00

Trang 6

Phiếu phỏng vấn

- Dự án quản lý quán cafe - Tiểu dự án:Phân tích hệ thống thông tin

quản lý nhập hàng và pha chế

Người được phỏng vấn: Trần Văn

Cường (Nhân viên pha chế - Quản lý

5 Anh có ghi lại thông tin về đồ

uống được nhập không? Nếu có

ghi lại thì anh ghi những thông tin

gì?

6 Khi nhập đồ uống về anh có kiểm

tra lại không? Nấu có anh có ghi

lại thông tin kiểm tra đó không?

7 Anh dựa vào thông tin nào để

Trả lời:

- Hàng ngày, căn cứ vào tình hình bán của bán, tôi sẽ thống kê để biết mặt hàng nào đã hết hay còn ít trong kho từ đó đưa ra yêu cầu nhập hàng mới

- Thông tin về mặt hàng nhập về được tôi lưu trữ vào hệ thống quản

lý

- Chúng tôi tạo cho mỗi loại đồ uống một mã hàng để phân biệt loại đồ uống, hương vị,…

- Tôi nhập trực từ các doanh nghiệp sản xuất đồ uống

- Có Tôi ghi lại các thông tin như: Tên đồ uống, Số lượng, Đơn giá, Ngày nhập,…

- Tất nhiên là có Những lô hàng chuyển tới chúng tôi điều kiểm tra rất kỹ và ghi lại trát cả thông tin kiểm tra như: người kiểm tra, số lượng từng mặt hàng kiểm tra, chất lượng của chúng

Trang 7

nhập số lượng hàng hóa cần thiết

nhất cho quán, không thiếu củng

không thừa?

8 Nếu một số lượng đồ uống không

thể bán được và còn tồn trong kho

anh sẽ xử lý như thế nào và những

thông tin nào là cần thiết

- Dựa trên số lượng bán được của từng mặt hàng tôi lập ra một biểu đồ thống kê các mặt hàng được khách

ưa thích và mặt hàng ít được ưa thích, từ đó tôi có thể điều chỉnh việc nhập hàng hóa về 1 cách thích hợp

- Mỗi tuần tôi cử các nhân viên vào kho kiểm tra lại các loại đồ uống còn lại trong kho như số lượng tường loại đồ uống, chất lượng (có thề bán được không),… tất cả thông tin được ghi lại kèm theo tên người kiểm tra và ngày kiểm tra và chúng tôi sẽ loại bỏ lượng đồ uống đả hư

Trang 8

Kế hoạch phỏng vấn

- Người được hỏi: Phan Thị Anh Người phỏng vấn: Lê Thành Phước

- Địa chỉ : 98 Phạm Thị Thu Minh – P2

– Q.Tân Bình

Thời gian hẹn: 30/9/2016

Thời điểm bắt đầu:13h30

Thời điểm kết thúc:14h00

- Đối tượng được hỏi: Quản lý

- Cần thu thập dữ liệu: Thông tin của

việc nhập dữ liệu thu nhập và các loại

chi phí phải trả trong tháng của quán

- Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình

thống kê doanh thu

Trang 9

- Dự án quản lý quán cafe - Tiểu dự án: Phân tích thệ thống thông tin

quản lý doanh thu hàng tháng

- Người được hỏi: Phan Thị Anh - Ngày: 30/9/2016

- Người hỏi: Lê Thành Phước Câu hỏi:

1 Để tính được doanh thu quán cần

những dữ liệu gì và lấy từ đâu

2 Vậy cách nào để thu thập các dữ

liệu ấy?

3 Nếu một thông tin của một bộ

phận bị sai sót thì phải sử lý thế

nào?

4 Ai là người có quyền được kiểm

tra thông tin về doanh thu của

quán?

5 Dữ liệu về doanh thu được lưu

trữ tại đâu?

6 Những số liệu nào cần được tính

toán khi thống kê doanh thu?

Trả lời:

- Chúng tôi cần dữ liệu từ mọi bộ phận trong quán để có thể tính được doanh thu của quán

- Cuối mỗi tuần quản lý của các bộ phận khác phải gữi cho tôi một bản báo cáo

cụ thể về bộ phận đó

- Nếu có thông tin sai sót thì quản lý của bộ phận đó phải gặp tôi để thông báo, chúng tôi phải chỉnh sữa lại dữ liệu và tính doanh thu lại

- Chỉ cho phép các quản lý của từng bộ phận kiểm tra thông tin của bộ phận

đó Thông tin tổng thể về quản lý doanh thu chỉ quản lý quán và kế toán được phép kiểm tra

- Dữ liệu doanh thu quán được nhập lại vào máy tính lưu trữ tại máy tính riêng biệt

- Để tính được doanh thu của quán cần tính được chi phí nhập hàng, lương của nhân viên, tiền bán đồ uống, các chi phí phát sinh,…

d Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:

Trang 10

Kế hoạch phỏng vấn

- Người được hỏi: Nguyễn Thị Ánh Người phỏng vấn: Lê Thành Phước

- Địa chỉ : 98 Phạm Thị Thu Minh – P2

– Q.Tân Bình

Thời gian hẹn: 30/9/2016

Thời điểm bắt đầu:14h00

Thời điểm kết thúc:14h30

- Đối tượng được hỏi: Quản lý bán hàng

- Cần thu thập dữ liệu: Thông tin của

việc nhập dữ liệu thu nhập, thanh toán

tiền, lập hóa đơn

- Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình

bán hàng và lập hóa đơn

Trang 11

- Dự án quản lý quán cafe - Tiểu dự án: Phân tích hệ thống thong tin

quản lý doanh thu hàng tháng

- Người được hỏi: Nguyễn Thị Ánh - Ngày: 30/9/2016

- Người hỏi: Lê Thành Phước Câu hỏi:

1 Quán có phân biệt khách quen và

khách vãng lai không?

2 Làm sao có thể kiểm tra khách

hàng đó có thuộc thành viên VIP

hay không?

3 Khách hàng chọn đồ uống như

thế nào?

4 Làm sao để tính thành tiền và ghi

biên lai cho khách?

5 Quán có bao nhiêu hình thức

thanh toán và hóa đơn của từng

cách thanh toán ấy có khác nhau

- Khách hàng có thể đăng ký khách hàng VIP tại quán, được nhận một thể VIP

- Khách hàng chỉ cần báo mã đồ uống được ghi trên menu cho nhân viên phục vụ, nhân viên phục vụ ghi lại và đưa cho nhân viên pha chế

- Ngay sau khi pha chế và giao đồ uống cho khác, nhân viên phục vụ sẽ báo lại với nhân viên tính tiền loại đồ uống khách đả gọi khi khách thanh toán nhân viên sẻ tính thành tiền và ghi biên laic ho khách

- Hiện quán có hai hình thức thanh toán

là tiền mặt và thẻ Mỗi loại thanh toán chúng tôi có một loại hóa đơn khác nhau

- Ngoài việc khác đến trực tiếp quán thì khách hàng có thể gọi đặt đồ uống qua điện thoại, chúng tôi sẽ giao tới tận nơi và tính them phí giao hàng

Trang 12

7 Những thông tin quan trọng nào

cần được in trên biên lai ?

8 Các thông tin về một khác hàng

nào đó có được lưu lại không?

9 Nếu một khách muốn chuyển bàn

thì sao?

- Các thông tin cơ bản như tên đồ uống, giá tiền, tổng tiền, tên nhân viên lập hóa đơn Nếu là thanh toán bằng tiền mặt phải có thêm số tiền khách đưa và

số tiền thối lại, nếu là thanh toán bằng thẻ phải có mã giao dịch

- Có, chúng tôi lưu lại thông tin của từng khách hàng để tạo các ưu đải khuyến khích cho khách quen và tăng cấp bậc cho các khách hàng VIP

- Nếu như khác hàng muốn chuyển bàn chúng tôi phải xem bàn khác muốn chuyển đến đả có ai ngồi chưa, nếu chưa thì phải chuyển các thông tin của khách hàng sang bàn khác

II Tổng quan về đánh giá phỏng vấn:

Trang 13

Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều thông tin rất thực tế từ quản lý và nhân viên và người được hỏi cũng thấy thoải mái khi được

phỏng vấn, đuồng thời trả lời cũng trung thực Tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn

về quản lý nhân viên có một số chi tiết có thể không đúng sự thật

III Mô tả-phân tích hệ thống và các biểu mẫu:

1 Khách hàng gọi đồ uống sẽ được nhân viên phục vụ nhập thông tin trực tiếp vào thiết bị, thông tin sẽ hiển thị cho người pha chế loại đồ uống

,

2 Khi nhận dược dữ liệu từ nhân viên phục vụ, máy tính sẽ kiểm tra xem loại đồ uống của khách hàng gọi có còn hay không, nếu không còn thì thông báo lại cho nhân viên phục vụ, nếu còn thì chuyễn dữ liệu cho người pha chế

3 Sau khi xác định khác hàng đả thanh toán các thông tin trong bộ nhớ tạm sẽ được lưu vào máy chủ

4 Thông tin khách hàng bao gồm các thông tin như: mã khách hàng, mã đồ uống, giá, nhân viên phục vụ, có là thành viên hay không,…

5 Khi khách hàng gọi thêm đồ uống sẽ thêm vào thông tin của bàn đó

6 Nếu khách muốn chuyển bàn thì sẽ kiểm tra bàn khách muốn chuyễn có trống hay không? Nếu trống thì chuyển dữ liệu bàn khách vừa ngồi sang bàn trống

7 Khi thanh toán: Khách hàng là thành viên sẽ xuất trình thẻ thành viên, máy tính kiểm tra mã vạch trên thẻ thành viên và áo dụng các ưu đải cho khác hàng đó vào việc thanh toán đồng thời lưu lại dữ liệu về khách hàng đó

8 Khi thanh toán máy sẽ nhận thông tin từ người pha chế xem khách hàng đả uống những gì và máy tự tính toán in ra hóa đơn cho khách hàng

9 Nếu khách trả bằng tiền mặt thì in thêm vào hóa đơn số tiền đả nhận, số tiền

dư, số tiền nhân viên thanh toán trả lại

10 Các nhân viên trong quán được xác định bang một mã nhân viên

11 Các nhân viên quản lý được trả lương theo tháng, mước lương tùy theo hợp đồng của nhân viên

Trang 14

12 Quán được chia làm 4 ca, các nhân viên không phải quản lý đều làm việc theo

ca, và lương được tính theo giờ làm việc Mỗi cấp bậc nhân viên có một mức lương khac nhau

13 Nếu nhân viên xin nghĩ phải thông báo kịp thời để sắp xếp nhân viên khác và thông báo cho nhân viên được chỉ định

14 Cuối mỗi tháng sẽ bắt đầu tính lương của tháng đó Lương nhân viên theo ca tính bằng số ca nhân viên đó làm trong tháng * 6 giờ * mức lương 1 giờ Nếu nhân viên đó nghĩ 1 ca thì không được tính lương ca đó đồng thời bị trừ 20% lương 1 ca làm việc nhan viên đó vào tổng lương tháng, đồng thời tang 20% lương ca làm việc đó cho người được thay thế

15 Hàng ngày sẽ có một bản thống kê về lượng đồ uống đả bán trong ngày, kết hợp với thống kê lượng đồ uống đả nhập về để xác định lượng đồ uống còn lại trong kho Từ đó đưa ra quyết định nhập hàng Ngoài ra còn dựa vào việc khảo sát để thăng giảm số lượng đồ uống một cách hợp lý

16 Mỗi đồ uống đều có một mã hàng để dể kiểm tra và lưu thông tin

17 Khi đồ uống được nhập về, các nhân viên sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng đồ uống và lưu lại thông tin kiểm tra

18 Nếu khi kiểm tra có vần đề thì thông báo lại với quản lý để liên hệ với nhà phân phối Lưu lại thông tin

19 Dựa vào thông tin người kiểm tra kho hằng tuần cung cấp sẽ điều chỉnh lại lượng hàng hóa có trong kho

20 Cuối mỗi tuần, các dữ liệu bán hàng, nhập hàng, chi phí phát sinh,… đều được tổng hợp lại để tính doanh thu của quán

21 Nếu một thông tin nào đó bị sai sót cần sửa trước tiên phải kiểm tra nhân viên

đó thuộc cấp bậc nào, bộ phận nào Chỉ cho phép các quản lý của một bộ phận sủa thông tin của bộ phận đó

22 Dựa vào các dữ liệu được tổng hợp lại sẽ tính tổng chi phí thu về, thổng chi phí chi trả và tính doanh thu của quán

23 Cuối mỗi tháng sẽ có một bản báo cáo chí tiết về việc nhập – bán đồ uống, quản lý nhân viên và tổng doanh thu quán cho chủ quán

Trang 15

IV Kệt kê chức năng

1 Hệ thống thông tin quản lý kho hàng:

o Kiểm tra lượng đồ uống và đưa ra quyết định nhập đồ uống

o Nhập đồ uống và kiểm tra đồ uống được nhập về

o Kiểm tra chất lượng định kỳ kho

2 Hệ thống thông tin quản lý nhân viên

o Phân công giờ làm nhân viên theo chức vụ

o Sắp xếp giờ làm cho nhân viên nghĩ

o Tính lương cho nhân viên

3 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

o Ghi và pha chế đồ uống cho khách

o Sắp xếp bàn cho khách muốn chuyển bàn

o Ghi và pha chế đồ uống nếu khách gọi thêm

o Thanh toán cho khách hàng

4 Hệ thống thông tin quản lý doanh thu:

o Tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận khác

o Tính doanh thu và ghi báo cáo doanh thu của quán

o Sữa chữa doanh thu và báo cáo khi sai sót

Trang 16

V Xây dựng biểu đồ quan hệ chức năng

a Hệ thống thông tin quản lý kho hàng:

Quản Lý Quán Cafe

Quản lý nhân viên

Ghi phiếu kiểm tra

Liên hệ nhà phân phối

Kiểm tra hàng tồn Ghi phiếu chất lượng Thông báo quản lý

Sử lý hàng hư

Kiểm tra phân cấp

Phân công giờ làm

Xác nhận xin nghỉ Kiểm tra phân công

Kiểm tra giờ làm Kiểm tra thưởng phạt Tính lương

Quản lý nhân viên

Trang 17

c Hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

d Hệ thống thông tin quản lý doanh thu:

Lập bảng lương Thanh toán lương

Gọi thêm đồ uống Kiểm tra số lượng còn

Chuyễn thông tin sang bàn mới

Pha chế Ghi lại thông tin

Kiểm tra thẻ thành viên Kiểm tra ưu đải

Kiểm tra thong tin đồ uống đả gọi

Tính tiền Thanh toán

Ghi hóa đơn Quản lý bán hàng

Quản lý doanh thu

Trang 18

Ghi báo cáo

Ghi lại báo cáo

Trang 19

TinhTien(MaTT,SoTien,ThoiGian,#SoBan,#SCMT)

KhachHangVip(MaKH,TenKH,DiaChi,DienThoai) KhuyenMai(MaKM,ChiTiet)

ChucVu(MaChuc,TenChuc,#MaPB,#MaHT)

Kho(MaKho,DiaChiKho,TruLuong,#MaNV)

DoUong(MaDU,TenDU,DonViTinh,#MaGia#MaNCC) HoaDon(MaHD,NgayLap,#MaNV,#MaTT)

HinhThucLV(MaHT,TenHT)

CaLamViec(MaCa,TenCa,ThoiGian,#MaHT,#MaLuong) LamFullTime(MaLFT,TGianLV,#MaHT,#MaLuong) Luong(MaLuong,Luong)

Trang 20

Tên quan hệ: BoPhan

STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Ràng buộc

1 MaBP Mã bộ phận Characters PK

2 TenBP Tên bộ phận Characters

NhanVien(MaNV,TenNV,DiaChi,SDT,#MaBP)

Tên quan hệ: NhanVien

STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Ràngbuộc

1 MaNV Mã nhân viên Characters PK

2 TenNV Tên nhân viên Characters

3 DiaChi Địa chỉ Characters

4 SDT Số điện thoại Number

5 MaBP Mã bộ phận Characters FK

Ban(SoBan,ViTri)

Tên quan hệ: Ban

1 SoBan Số bàn Number PK

2 Vitri Vị trí Number

TinhTien(MaTT,SoTien,ThoiGian,#SoBan,#SCMT)

Tên quan hệ: Tinh Tien

1 MaTT Mã tính tiền Characters PK

2 SoTien Số tiền Characters

3 Thoigian Thời gian Times

5 SCMT Số chứng minh thư Number FK

KhachHangVip(MaKH,TenKH,DiaChi,DienThoai)

Trang 21

Tên quan hệ: KhachHangVip

1 MaKH Mã khách hàng Characters PK

2 TenKH Tên khách hàng Characters

3 Diachi Địa chỉ Characters

4 Dienthoai Điện thoại Number

KhuyenMai(MaKM,ChiTiet)

Tên quan hệ: KhuyenMai

STT Thuộctính Diễn giải Kiểu DL Ràngbuộc

1 MaKM Mã khuyến mãi Characters PK

2 ChiTiet Chi tiết Characters

ChucVu(MaChuc,TenChuc,#MaPB,#MaHT)

Tên quan hệ: ChucVu

STT Thuộc tính Diễn giải KiểuDL Ràng buộc

1 MaKho Mã kho Characters PK

2 DiaChiKho Địa ch ỉkho Characters

3 TruLuong Trữ Lương Characters

4 MaNV Mã nhân vật Characters FK

Định dạng
Số trang	43
Dung lượng	656,81 KB