Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Viễn Đông

Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Viễn ĐôngBáo cáo thực tập tốt nghiệp: Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Viễn Đông

KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIAO NHẬN VẬN TẢI

XUẤT NHẬP KHẨU VIỄN ĐÔNG

GVHD: VÕ THỊ THANH THÚY SVTH : PHAN VŨ TRÀ MY MSSV: 11297071

LỚP : CDKQ13C CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ NIÊN HỌC: 2011-2014

TP Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2014

LỜI CẢM ƠN

Qua 3 năm học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công Nghiệp TP.HCM, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô, đặc biệt là quý thầy cô Khoa Thuong Mại- Du Lịch đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt 3 năm học ở trường Và trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Xuất Nhập Khẩu Viễn Đông em đã có cơ hội áp dụng những kiến thức học ở trường vào thực tế ở công ty, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại công ty Cùng với sự nổ lực của bản thân, em đã hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

Lời cảm ơn đầu tiên và sâu sắc nhất cho em gửi đến quý thầy cô trong Trường Đại Học Công Nghiệp TPHCM, nhờ sự tận tâm dạy bảo, trau dồi kiến thức của quý thầy cô mà em đã trưởng thành theo thời gian về nghiệp vụ môn học và kiến thức xã hội Và giờ đây, em đã tự tin trong việc ứng dụng lý thuyết và thực tiễn Qua đây

em cũng xin cảm ơn đến cô Võ Thị Thanh Thúy đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo giúp

em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này và những vấn đề vướng mắc.Và em chân thành cảm ơn đến quý công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Xuất Nhập Khẩu Viễn Đông đã tận tình giúp đỡ cho em trong quá trình thực tập và từ đó em hoàn thiện được bài báo cáo này

Em xin kính chúc quý thầy cô sức khỏe, thành công trong công việc và cuộc sống Kính chúc Ban giám đốc và toàn thể các anh, chị trong công ty luôn dào dồi sức khỏe và công việc thuận lợi Chúng em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những thầy cô đã tận tình giúp đỡ để nhóm chúng em hoàn thành bài báo cáo này

Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu, lỗi trình bày Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và Ban lãnh đao, các anh chị trong phòng giao nhận xuất nhập khẩu để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp đạt được kết quả tốt hơn

Trân trọng cám ơn!

Sinh Viên Phan Vũ Trà My

PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Nhận xét thêm của đơn vị ( nếu có):

……

…

Họ và tên sinh viên:……… Lớp: …………Mã số: ………

Tên đơn vị thực tập: ………

Thời gian thực tập: Từ……… ……Đến………

CÁC YẾU TỐ ĐÁNH GIÁ 1 Cần cố gắng 2 Khá 3 Tốt 4 Rất tốt 0 Không ĐG Chấp hành nội quy và kỷ luật của đơn vị Hoàn thành công việc đúng thời hạn Kiến thức và kỹ năng chuyên môn Kỹ năng làm việc nhóm TINH THẦN VÀ THÁI ĐỘ LÀM VIỆC 1 Cần cố gắng 2 Khá 3 Tốt 4 Rất tốt 0 Không ĐG Đối với khách hàng( Lịch sự,niềm nở, ân cần, tận tâm….) Đối với cấp trên ( Tôn trọng, chấp hành mệnh lệnh và phục tùng sự phân công )

Đối với đồng nghiệp ( Tương trợ, hợp tác, vui vẻ, hòa nhã trong công việc…) Đối với công việc ( Tác phong chuyên nghiệp, lịch sự, nhã nhặn và biết cách giải quyết vấn đề…) Đối với bản thân ( Ý thức giữ gìn an toàn, vệ sinh của cá nhân và nơi làm việc Tự tin, cầu tiến, học hỏi… )

………

………

………

………

Ngày……….tháng… …năm………

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ ( Ký Tên, Đóng Dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG BIỂU viii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.1.Lí Do Chọn Đề Tài 1

1.2 Mục Tiêu Nghiên Cứu 3

1.3 Đối Tượng Nghiên Cứu 3

1.4 Phương Pháp Nghiên Cứu 3

PHẦN 1: THỰC TRẠNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU VIỄN ĐÔNG 5

1.1 Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Của Công Ty 5

1.1.1 Lịch Sử Hình Thành 5

1.1.2 Quá Trình Phát Triển 5

1.2.Chức Năng, Mục Tiêu Và Nhiệm Vụ 6

1.2.1.Chức Năng 6

1.2.2.Mục Tiêu 6

1.2.3.Nhiệm Vụ 7

1.3.Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty: 7

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 7

1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 8

1.3.3 Năng lực lao động của công ty 9

Bảng 1.1 Cơ Cấu Lao Động Của Công Ty 9

1.5.Các Sản Phẩm Kinh Doanh Của Công Ty 10

1.5.1 Sản Phẩm Hữu Hình 10

1.5.1.1 Máy Móc- Thiết Bị 10

1.5.1.2 Seal Khóa- Seal Niêm Phong 14

1.5.2 Sản Phẩm Vô Hình ( Xuất Nhập Khẩu Và Giao Nhận) 19

1.5.3 Quy Trình Thực Hiện Các Thủ Tục Và Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Xuất Nhập Khẩu 20

1.5.3.1.Nhận yêu cầu từ khách hàng 20

1.5.3.2 Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng 21

1.5.3.3.Kiểm tra bộ chứng từ 22

1.5.3.4.Lấy lệnh giao hàng (D/O-Delivery Order ) 23

1.5.3.5.Chuẩn bị hồ sơ khai Hải quan 24

1.5.3.6.Khai báo Hải quan điện tử 24

1.5.3.7.Làm thủ tục Hải quan 26

1.5.3.8.Thủ tục nhận hàng tại cảng 30

1.5.3.9 Chuyên chở hàng về nhà máy 34

1.5.3.11 Quyết toán, bàn giao hồ sơ 34

1.6.Tình Hình Hoạt Động Của Công Ty Trong Những Năm Qua (2009-2012) 35

1.6.1.Tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Viễn Đông 35

1.6.2.Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty Giai Đoạn 2010 -2012 36

1.7.Đánh Giá Tình Hình Hoạt Động Của Công Ty ( 2010-2012) 48

1.8 Định hướng Phát Triển của công ty 49

1.9 Nhà Cung Cấp Và Khách Hàng Chiến Lược Của Công Ty 49

1.9.1.Nhà cung cấp cho các sản phẩm nhập khẩu 49

1.9.1.1.Shanghai Ek Industry Co., Ltd 50

1.9.1.2.Showfou Điện Máy Co.,Ltd 50

1.9.2.Khách Hàng Chiến Lược Cho Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải 51

1.9.2.1.Hana Vina – Công Ty TNHH Hana – Vina 51

1.9.2.2.Công Ty TNHH Lưu Ích 52

1.9.2.3.Công ty TNHH LƯU PHAN 52

PHẦN 2: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TY VIỄN ĐÔNG 53

2.1 Nhận Xét 53

2.1.1 Ưu điểm 53

2.1.1.1.Về Cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên của công ty 53

2.1.1.2 Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 54

2.1.2 Khuyết Điểm 54

2.1.3 Cơ Hội Và Triển Vọng 55

2.1.4 Thách Thức 57

2.2 Ý Kiến Đề Xuất Đối Với Công Ty TNHH Viễn Đông 59

2.2.1.Nghiệp Vụ Mua Bán Và Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu 59

2.2.2.Về Công Tác Quản Lý Tài Chính, Kế Toán 59

2.2.3.Về Công Tác Quản Lý Nhân Sự 60

1.2.4.Giải pháp về kinh doanh dịch vụ 61

2.2.5.Giải pháp về chất lượng dịch vụ 63

2.2.6.Cơ Sở Vật Chất Công Nghệ 64

2.2.7.Giải pháp về khách hàng 64

2.2.1.8.Cập Nhật Thông Tin 65

PHẦN 3: NHỮNG KIẾN THỨC VÀ KINH NGHIỆM TIẾP THU TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 66

3.2.Những Thuận Lợi Và Khó Khăn Trong Quá Trình Thực Tập Tại Công Ty 68

3.2.1.Thuận Lợi 68

3.2.2.Khó Khăn 69

3.3.Một Số Ý Kiến Đề Xuất Đối Với Các Bạn Sinh Viên, Khoa Thương Mại – Du Lịch Và Trường Đại Học Công Nghiệp TPHCM 69

3.3.1.Đối với các bạn sinh viên 69

3.3.2.Đối với khoa Thương mại – Du lịch 71

3.3.3.Đối với trường Đại Học Công Nghiệp TPHCM 72 KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Cơ Cấu Lao Động Của Công Ty

Bảng 1.2 Bảng giá các loại seal niêm phong của công ty Viễn Đông

Bảng 1.3 Kết quả kinh doanh của công ty Viễn Đông (2010 – 2012)

Bảng 1.4 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu cuả công ty Viễn Đông năm 2010 – 2012 Bảng 1.5 Cơ cấu dịch vụ của công ty Viễn Đông 2010-2012

Bảng 1.6 Tỷ trọng giá vốn hàng bán trên doanh thu thuần

Bảng 1.7 Cơ cấu thị trường hàng hóa nhập khẩu 2012

Biều đồ 1.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2010, 2011 2012

Biểu đồ 1.2 Thể hiện cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty Viễn Đông

Biểu đồ 1.3 Giá vốn hàng bán

Biểu đồ 1.4 Chi phí quản lý kinh doanh

LỜI MỞ ĐẦU 1.1.LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Nền kinh tế thế giới đang bước vào thế kỉ XXI, kỷ nguyên hội nhập và phát triển Sự phồn thịnh của một quốc gia phải được gắn liền với sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới, không một quốc gia khép kín mình độc lập với nền kinh tế thế giới mà lại phát triển mạnh mẽ được đó là quy luật chung của nền kinh tế hiện nay Một trong những yếu tố góp phần tạo nên giàu mạnh của một quốc gia phải kể đến hoạt động kinh doanh mua bán trao đổi hàng hóa của các quốc gia với nhau Kinh doanh xuất nhập khẩu là quá trình trao đổi hàng hoá giữa các nước thông qua buôn bán nhằm mục đích kinh tế tối đa Trao đổi hàng hoá là một hình thức của các mối quan hệ kinh tế xã hội và phản ánh sự phụ thuộc lẫn nhau giữa những người sản xuất kinh doanh hàng hoá của các quốc gia Kinh doanh xuất nhập khẩu là lĩnh vực quan trọng nhằm tạo điều kiện cho các nước tham gia vào phân công lao động quốc tế, phát triển kinh tế và làm giàu cho đất nước

Kinh doanh xuất nhập khẩu xuất hiện từ sự đa dạng về điều kiện tự nhiên và

xã hội giữa các quốc gia Chính sự khác nhau đó nên đều có lợi là mỗi nước chuyên môn hoá sản xuất những mặt hàng phù hợp với điều kiện sản xuất và xuất nhập khẩu hàng hoá của mình và ngược lại

Điều quan trọng là mỗi nước phải xác định cho được những mặt hàng nào mà nước mình có lợi nhất trên thị trường cạnh tranh quốc tế Nhiều câu hỏi đã được đặt ra: Tại sao Nhật lại xuất hàng công nghiệp và chỉ nhập nguyên liệu thô? Trong khi

đó Việt Nam lại xuất lương thực, nguyên liệu thô và nhập về những sản phẩm công nghiệp hoàn chỉnh?

Chính vì lí do đó mà bất kì quốc gia nào cũng không thể tự sản xuất để đáp ứng một cách đầy đủ mọi nhu cầu trong nước, đặc biệt trong xu thế ngày nay, đời sống nhân dân ngày càng nâng cao, nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, thoát khỏi nền kinh tế tự cung tự cấp, lạc hậu

Mục tiêu phát triển nền kinh tế quốc dân dựa rất nhiều về lợi thế so sánh, ở đó mỗi quốc gia sẽ đẩy mạnh sản xuất có lợi thế để phục vụ cho nhu cầu trong nước và

xuất khẩu sang các quốc gia khác Những quốc gia phát triển thường xuất khẩu nhiều hơn nhập khẩu rất nhiều và ngược lại những nước kém phát triển thì kim ngạch nhập khẩu lớn hơn xuất khẩu

Để hàng hóa xuất nhập khẩu được trao đổi một cách thuận lợi thì không thể không kể đến vai trò của các phương tiện vận tải Quá trình nghiệp vụ vận chuyển là

hệ thống các mặt công tác nhằm di chuyển hàng hoá từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng, đảm bảo thỏa mãn những yêu cầu của quá trình mua, bán với chi phí thấp nhất thông qua các phương thức đường biển, đường hàng không, đường sông… Hiện nay, Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập, mở cửa nền kinh tế Những năm gần đây, hoạt động xuất nhập khẩu luôn được đẩy mạnh, nhất là khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ Chức Thương Mại Thế Giới WTO Sự hòa nhập vào nền kinh tế thế giới đã phát sinh và làm tăng đáng kể khối lượng hàng hóa giao dịch nước ta và các nước trên thế giới Hoạt động giao nhận vận tải trở thành một khâu không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu.Nhận rõ được những lợi ích của loại hình vận tải đường biển

Nắm bắt được tình hình đó, Công ty Giao Nhận Vận Tải XNK Viễn Đông đã trở thành một trong những doanh nghiệp giao nhận Việt Nam với khá nhiều thành tựu Tuy nhiên, để có thể vươn cao hơn nữa trong tình hình đầy sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần có những giải pháp thực tế, linh hoạt và nhạy bén với thị trường hơn để thúc đẩy hoạt động có hiệu quả hơn nữa

Sau thời gian 4 tháng thực tập tại đây, em đã hoàn thành “Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải XNK Viễn Đông”

Kết cấu của đề tài gồm 3 phần

Phần 1: Thực trạng kinh doanh của công ty TNHH giao nhận vận tải xuất nhập

khẩu Viễn Đông

Phần 2: Một số nhận xét, đánh giá và ý kiến đề xuất với công ty Viễn Đông

Phần 3: Những kiến thức và kinh nghiệm tiếp thu trong thời gian thực tập tốt

nghiệp

Vì điều kiện thời gian còn hạn chế, phạm vi đề tài rộng lớn như trình độ, khả năng còn nhiều hạn chế và sai sót nên trong quá trình nghiên cứu đề tài còn nhiều điểm cần bổ sung sửa chữa và hoàn thiện Rất mong được sự thông cảm và đóng góp của thầy cô để đề tài hoàn thiện hơn

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Tìm hiểu về hoạt động XNK của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải XNK Viễn Đông Qua đó rút ra những mặt mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong hoạt động XNK của công ty Từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh XNK của công ty

1.3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Đối tượng của bài báo cáo là tình hình hoạt động của CÔNG TY TNHH

GIAO NHẬN VẬN TẢI XNK VIỄN ĐÔNG qua các năm 2010-2012.Mặt khác việc

tìm hiểu những tài liệu chuyên về giao nhận và nhập khẩu thông qua mạng internet, sách báo, tạp chí chuyên ngành, những bi giảng của thầy cô giáo bộ môn đã góp phần hoàn thiện lý luận cơ sở cho bóa cáo thực tập

Các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại một

số cảng thành phố Hồ Chí Minh như: Tân Cảng, Cảng Cát Lái…

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp phân tích, tổng hợp: số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm của công ty cũng như tổng hợp những số liệu khác từ các phòng ban khác, để từ đó đưa ra nhận xét về tình hình hoạt động của công ty

Phương pháp quan sát trên lý thuyết: đọc các tài liệu về vận tải, giao nhận, nghiên cứu kỹ cơ sở lý thuyết đã học, cập nhật các trang wed về thông tin Hải quan liên quan đến quy trình Hải quan

Phương pháp quan sát thực tế: quan sát các công việc của những anh chị trong công

ty từ khâu hoàn thiện bộ chứng từ đến khâu làm thủ tục thông quan tại cảng

Phương pháp ghi chép: ghi chép lại những gì cần nhớ, cần chú trọng

Phương pháp so sánh: so sánh giữa lý thuyết và thực tế, so sánh qui trình giữa các cảng nhằm thấy được sự khác biệt

Phương pháp nghiên cứu, tham khảo lý thuyết từ các tài liệu về ngoại thương, XNK, giao nhận, bảo hiể, vận tải

Phương pháp so sánh: So sánh giữa lý thuyết và thực tế; so sánh quy trình giưã giữa các cảng với nhau để dễ dàng làm thủ tục

PHẦN 1: THỰC TRẠNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GIAO

NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU VIỄN ĐÔNG

1.1 Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Của Công Ty

1.1.1 Lịch Sử Hình Thành

Công Ty TNHH Giao Nhận Xuất Nhập vận tải Khẩu Viễn Đông thành lập vào

năm 2007 Giấy phép kinh doanh số 0305135227 Công ty có tư cách pháp nhân trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được sử dụng con dấu riêng và

mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Công ty Viễn Đông là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu ,giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu

 Tên giao dịch trong nước : Công Ty TNHH Giao Nhận vận tải Xuất

Nhập Khẩu Viễn Đông

 Tên giao dịch đối ngoại : VIEN DONG IMPORT EXPORT

FREIGHT FORWARNING CO.,LTD

 Trụ sở : 90/3A Quang Trung, P.8, Q Gò Vấp, TP HCM

am hiểu thị trường kết hợp với các chiến lược kinh doanh, đã tạo được niềm tin với khách hàng, giải quyết ổn thỏa các ùn tắc trong kinh doanh Công ty đã từng bước

khẳng định tên tuổi của chính mình Và đến hôm nay, Công ty đã đi vào quỹ đạo, hòa nhập mình vào thế giới vận tải và mở rộng quy mô hoạt động của mình

1.2.Chức Năng, Mục Tiêu Và Nhiệm Vụ

1.2.1.Chức Năng

Công ty chuyên cung cấp về các dịch vụ và sản phẩm:

 Chuyên khai thuê hải Quan,Dịch vu xuất nhập khẩu,Vận Tải trong và ngoài nước bằng phương tiện xe,bằng phương tiện hàng không,phương tiện tàu biển

 Nhập khẩu và phân phối các loại seal niêm phong và các thiết bị máy móc dùng lĩnh vực niêm phong

 Nhâp khẩu và phân phối các loại máy bơm,phụ kiện

 Nhập khẩu và phân phối các loại máy đóng gói,phụ kiện và dịch vu đóng gói Nhập khẩu và phân phối các loại thiết bị ghi nhiệt độ

 Cung cấp các loại mặt nông hải sản trong và ngoài nước

 Tạo uy tín, lòng tin nơi khách hàng nhằm xây dựng thương hiệu dịch vụ có chất lượng

 Giảm chi phí thất thoát đến mức thấp nhất để có mức giá cạnh tranh tăng lợi nhuận

 Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại và hiệu quả

1.2.3.Nhiệm Vụ

 Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài cho doanh nghiệp

 Đẩy mạnh chiến lược marketing tìm kiếm nhu cầu liên quan đến xuất nhập từ các khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng để vạch ra phương án làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bằng cách tiếp cận nhanh chóng

sự biến động của thị trường dịch vụ giao nhận trong và ngoài nước

 Luôn quan tâm chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của công ty

 Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước

1.3.Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty:

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Công ty Viễn Đông bao gồm 6 nhân viên được chia làm 4 phòng ban, bộ phận với các chức năng khác nhau Tuy thành lập chưa lâu nhưng cơ cấu Công ty khá chặt chẽ và hoạt động phù hợp vời ngành nghề kinh doanh, rất thích hợp cho hệ thống quản trị được vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ

TOÁN

PHÒNG CHỨNG TỪ

PHÒNG OPERATION

PHÒNG KINH DOANH

1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

 Giám đốc: Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra và là người đại diện cho

công ty trước pháp luật, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức cho phù hợp, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, đứng ra kí kết hợp đồng với hãng tàu, lập phương án kinh doanh sao cho Công ty hoạt động

có hiệu quả nhất

 Phòng kế toán: Theo dõi và cân đối nguồn vốn, hoạch toán cho bộ phận

kinh doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải, lập bản báo cáo tài chính của từng thời

kì trình giám đốc

 Phòng chứng từ: Lập các chứng từ cần thiết liên quan đến tổng lô hàng và

các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa, lập hồ sơ lưu trữ chứng từ và liên lạc thường xuyên vời hãng tàu qua email

để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng

 Phòng Kinh Doanh : Tìm kiếm khách hàng, nhận đơn đặt hàng và giới thiệu

về lĩnh vực hoạt động cũng như quyền lợi mà khách hàng sẽ nhận được khi

sử dụng dịch vụ của Công ty Mặt khác, phải thường xuyên quan tâm chăm sóc khách hàng đã có để họ luôn là khách hàng trung thành của Công ty

 Phòng Operation: Giao hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và

nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập Mặt khác, còn đảm nhận việc làm thủ tục hải quan cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu và quản lý việc đóng hàng vào container tại bãi container-CY(Container Yard) hay tại Trạm đóng hàng lẻ- CFS(Container Freight Station), sau đó vận chuyển container ra cảng hoặc ICD rồi giao cho container hãng tàu và lấy các chứng

từ cần thiết

1.3.3 Năng lực lao động của công ty

Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty bao gồm: 6 người

Bảng 1.1 Cơ Cấu Lao Động Của Công Ty

Nguồn: Phòng kinh doanh

Tỷ lệ lao động trình đại học toàn công ty là 3/6, chiếm 50% Trong đó:

 Giám Đốc với tỷ lệ đại học là 16,67%

 Nhân viên kinh doanh có tỷ lệ đại học là 16,67%

 Nhân viên giao nhận có tỷ lệ đại học là 16,67%

Tỷ lệ lao động trình cao đẳng toàn công ty là 2/6, chiếm 33,33%

 Nhân viên kế toán có tỷ cao đẳng là 16,67%

 Nhân viên giao nhận có tỷ lệ cao đẳng là 16,67%

Tỷ lệ lao động trình trung cấp toàn công ty là 1/6, chiếm 16,67%

 Nhân viên chứng từ có tỷ lệ trung cấp là 16,67%

1.4.Cơ sở hạ tầng, vật chất, kĩ thuật của công ty

Nhiệm vụ chính là giao nhận và xuất nhập khẩu, do đó công việc văn phòng hành chính và các thủ tục Hải Quan Xuất Nhập Khẩu đóng vai trò quan trọng Công

ty cũng đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về trang thiết bị máy móc cho từng phòng ban

Đối với thiết bị văn phòng, công ty mua đầy đủ theo nhu cầu công việc Do

đó, ở mỗi phòng ban, cho mỗi vị trí nhân viên đều có điện thoại và máy tính để bàn riêng Riêng phòng Giám Đốc và phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu được trang

bị them máy in và máy Fax để phục vụ cho công việc được thuận tiện (nhận và gửi

hồ sơ xuất nhập khẩu, làm các thủ tục liên quan đến nghệp vụ xuất nhập khẩu )

Cơ sở hạ tầng đáp ứng đủ điều kiện cho nhân viên làm việc trong môi trường tốt nhất, an toàn và thuận tiện

1.5.Các Sản Phẩm Kinh Doanh Của Công Ty

1.5.1 Sản Phẩm Hữu Hình

1.5.1.1 Máy Móc- Thiết Bị

a Máy Hút Chân Không Gia Đình

 Máy hút chân không IS-500

Hàng mới 100% nhập khẩu từ Korea

 Chiều dài của thanh hàn: 28mm

Thời Gian Bảo Hành Sản Phẩm : 12 tháng (1năm),

sử dụng cho gia đình thật tiện lợi và nhanh chóng với chiếc máy nhỏ gọn, giúp ta có thể bảo quản thực phẩm được lâu hơn

 Máy hút chân không dz-280/2sd

Hàng mới 100% nhập khẩu từ Korea

 Máy hút chân không thật tiện lợi dễ dàng sử dụng, hút tuyệt đối

 Tínhnăng vượt trội : không kén túi

 Tuổi thọ máy:

 Thời gian làm việc tối đa 4h/ngày, không quá 200 túi/ ngày Nếu bạn sử dụng nhiều hơn kiến nghị nên sử dụng máy hút chân không chuyên nghiệp Nếu bạn sử dụng đúng theo khuyến cáo 4h/ngày tuổi thọ đạt 3-4 năm, đó là một thống kê bình quân tuổi thọ của một máy hút chân không gia đình Ngoài ra máy còn tùy thuộc vào thao tác của người sử dụng

Chức năng của máy hút chân không:

Đối với thực phẩm:

Hút chân không các loại thực phẩm dưới các dạng khác nhau ( sống, chín, khô, lỏng ) đảm bảo lưu giữ được thức ăn tươi hơn, lâu hơn mà vẫn giữ nguyên được mầu sắc và hương vị của sản phẩm Mức độ bảo quản đảm bảo các tiêu chí đạt gấp 5 lần so với cách bảo quản truyền thống khác Sản phẩm sẽ giúp bạn không bị loại bỏ thức ăn một cách lãng phí Đặc biệt như:

Bảo quản từng khẩu phần ăn cho cá nhân hoặc bảo quản thực phẩm chia theo bữa ăn cho gia đình bạn theo thực đơn của cả tuần Đặc biết tốt nhất cho việc đóng gói và bảo quản khẩu phần cho những người ăn kiêng hoặc trong chế độ ăn đặc biệt

Bảo quản bữa ăn khi bạn cần di chuyển: đến cơ quan, đến trường học,

đi picnic…

Loại bỏ thói quen tích trữ đồ đông lạnh không cần thiết

Đóng gói – Bảo quản thức ăn tươi sống ( thịt, cá, gia cầm, hải sản và rau tươi)

Đóng gói – Bảo quản, lưu giữ đồ ăn khô ( các loại hạt, bột các loại, thuốc dạng viên, thuốc nam, thuốc bắc….)

Đối với các vật dụng khác:

Sản phẩm cũng giúp bảo quản một cách tốt nhất các vật dụng cá nhân: Quần áo, máy ảnh, điện thoại, các dụng cụ y tế, mỹ

Lợi ích

 Loại trừ quá trình oxi hóa, ngăn chặn sự hoen ố

 Ngăn chặn côn trùng, vi khuẩn xâm nhập

 Bảo vệ sự ổn định về màu sắc, hương vị của sản phẩm

 Ngăn chặn việc làm mất tác dụng của quá trình làm đông sản phẩm

 Giữ được độ ẩm tự nhiên, mức độ bảo quản gấp 5 lần

 Tiết kiệm tối đa về thời gian, chi phí

 An toàn về sức khỏe - Tiện dụng cho gia đình

 Ứng dụng in các bao bì PP.PA.OPP,giấy

 Dùng cho ngành thực phẩm,dược phẩm

 Máy in date ShungTonng mode ST-330

Hàng mới 100% Toàn bộ linh kiện Đài Loan, lắp ráp tại Việt Nam

Gắn trên máy đóng gói dạng đứng,máy hàn miệng bao,máy dán nhản,máy ép vĩ(Sử dụng Ruban-)Giá:1450USD

Gắn trên máy hàn miệng bao (Sử dụng Mực in)-Giá:1150USD

Thời hạn giao hàng: 01 tuần kể từ ngày ký hợp đồng

C.Máy Ghi Nhiệt Độ Nhiều Lần POCILITE

Sử dụng cho vận chuyển lạnh nội địa và xuất khẩu với các sản phẩm: thủy hải sản, rau quả thực phẩm, dược phẩm Kết nối trực tiếp với máy tính qua cổng USB Không sử dụng đầu đọc dữ liệu

 Thời gian lấy mẫu: Từ 1phút đến 18h

 Tuổi thọ pin: 6 tháng nếu chu kỳ lấy mẫu là 1 phút

 Kích thước: 74mmL X 30mmW X 13mmH

 Trọng lượng: 15g

 Chứng nhận: CE, EN12830

Giá: 760.000 đồng

Vị trí in điều chỉnh dễ dàng

Máy in Trục pase của China:

1.5.1.2 Seal Khóa- Seal Niêm Phong

A Seal Đầu Dây Cáp

 Seal dây cáp đầu nhựa HS-018

Vật liêu:

 Dây cáp kẽm Thép chất lượng cao, dây này được làm bằng thép mạ kẽm hoặc inox

 Đường kính dây: 2.0mm

 Chiều dài dây : 35CM

 Đầu nhựa ABS

 In laser,in tên công ty.in logo,số sơri number

 Độ bền kéo: tuân thủ với C-TPAT và ISO17712

 Container Bolt Lock

Độ an toàn cao nhờ có chốt bằng thép chịu lực

Kỹ thuật xoay tròn của bộ phận khoá nhằm tránh được sự ma sát

Vỏ bọc bên ngoài bằng nhựa ABS rất chắc chắn

Thanh nối giúp cho 2 phần của seal là chốt và cái còn lại luôn dính liền với nhau, dễ dàng cho việc cất giữ

Việc in ấn tên công ty, logo, số thứ tự bằng công nghệ laser nhằm tránh việc tẩy xoá hoặc thay thế bằng một seal khác

Ứng dụng: Sử dụng rộng rãi trong vận chuyển container và vận chuyển đường bộ

B Seal Cối

 Seal cối- Bold Seal

The Acme Bolt Seal là loại seal cối với độ an toàn rất cao Đầu và thân seal được làm bằng thép carbon cứng , cả hai phủ lớp nhựa ABS chất lượng Số seri được khắc bằng laser trên thân và đầu seal, với dấu khắc laser sẽ tăng độ an toàn - bảo mật cao

Ứng dụng:

Vận tải bằng Container

Tiêu chuẩn chất lượng

 ISO 17712 „H‟ compliant High Security Seal

 HM Revenue & Customs High Barrier Class 1

 EU Regulation 2454/93, Article 386, Annex 46A

 US In-Bond Security

Nguyên Vật Liệu: Thép Carbon - Nhựa ABS

Kích Thước: 38mm

Lực Kéo Đứt: 1500 Kg

 Seal cối klicker 905S

Seal Klicker được nhập khẩu từ Malaysia của tập đoàn Megafotric.muốn hiểu rỏ hơn sản phẩm này liện hệ website:www.megafortric.com

Là loại seal chuyên dụng cho container

Đạt tiêu chuẩn: C-TPAT và ISO PAS 17712

Độ an toàn cao nhờ có chốt bằng thép chịu lực

Kỹ thuật xoay tròn của bộ phận khoá nhằm tránh được sự ma sát

Vỏ bọc bên ngoài bằng nhựa ABS rất chắc chắn

Thanh nối giúp cho 2 phần của seal là chốt và cái còn lại luôn dính liền với nhau, dễ dàng cho việc cất giữ

Việc in ấn tên công ty, logo, số thứ tự bằng công nghệ laser nhằm tránh việc tẩy xoá hoặc thay thế bằng một seal khác

Thông tin kỹ thuật:

 Chất liệu: Thép mềm và nhựa ABS

 Chiều dài: 7 cm

 Đường kính: 9 mm

 Độ bền kéo: 1200 kg

 Seal dây nhựa(671 6034, 699)

Ứng Dụng: Hàng không, Xe tải, Containers, Vận chuyển bằng xe lửa…

Nguyên Vật Liệu Thân - Polypropylene

Bộ phận khóa - Acetyl

Chiều Dài: 11cm (overall 13cm), 19cm (overall 21cm)

Chiều Rộng Dây: 7.5mm

Lực Kéo Đứt: 18kg

C Seal Dây Nhựa

 Seal Nhựa Bulldog

Có độ dài cố định được sản xuất từ hai nguyên liệu khác nhau Bộ phận khóa được làm từ Acetyl có độ bền cao chống chịu được với điều kiện khắc nghiệt như nhiệt

độ cao của mặt trời, nước sôi Trong khi đó , thân seal được làm từ polypropylene dẻo dai và rất bền khi sử dụng Cả hai được kết hợp dựa trên công nghệ ép lồng khuôn, tạo ra độ an toàn và bảo mật cao Dấu khắc laser bền vững không tẩy xóa được

Ứng Dụng: Hàng không, Xe tải, Containers, Vận chuyển bằng xe lửa…

D Seal Lá Nhôm

The Acme „T‟ seal – loại seal kim loại được làm từ thép mạ ,với chiều dài từ

10 – 65 cm Kỹ thuật khóa 2 lần, đây là nét đặt chưng nhất mà các loại seal khác không có Sau khi niêm phong có thể kiểm tra độ an toàn qua lỗ kiểm tra trên đầu seal để đảm bảo rằng seal đã được niêm phong đúng cách và không có dấu hiểu gian lẩn trong quá trình niêm phong T seal là loại không dễ dàng bị tháo bằng tay hoặc những tác động xâm phạm mà không để lại dấu vết Nó cũng thích hợp được

sử dụng trong môi trường có điều kiện nhiệt độ từ 60-120 0 C

Ứng dụng: Xe mooc , xe chở dầu, xe container…

 The Acme Griptight Seal

Loại seal dây rút có lực kéo đứt cao được sản xuất từ hai nguyên vật liệu khác nhau Bộ phận khóa làm từ Acetyl rất bền chống chọi được với các điều kiện khác nghiệt của thời tiết như nóng – lạnh trong khi đó phần thân seal làm từ nhựa Nylon rất bền và dẻo dai rất dể sử dụng Việc ép lồng khuôn làm cho sự kết dính giữa phần thân seal và kỹ thuật khóa tạo nên sự bảo mật cao và dễ dàng để lại dấu vết xâm phạm khi cố tình tháo rời seal Griptight seal thích hợp cho hầu hết các ứng dụng khi cần đòi hỏi độ dài của dây seal Dấu khắc laser bền vững không tẩy xóa được

Ứng Dụng:

 Hàng không, Xe mooc, Xe chở dầu, Xe lửa, Nhà máy lọc dầu, Container, Ngân Hàng…

 Nguyên Vật Liệu: Thân - Nylon

 Bộ phận Khóa - Acetyl

 Chiều dài chuẩn: 25cm (overall 28cm), 32cm (overall 35cm)

 Lực kéo đứt: 21kg

 The Acme Combilock

Cũng là một loại seal dây rút được làm từ nhựa Polypropylene Điểm nổi bật của loại seal này là sau khi niêm phong người sử dụng có thể dể dàng tháo bỏ seal, thông qua bộ phận tách rời giữa đầu và thân seal.Dấu khắc laser bền vững không tẩy xóa được

Ứng dụng

 Hàng không, Xe mooc, Containers, Xe lửa, nhà máy lọc dầu, nhà kho, Ngân hàng, Bưu chính…

 Nguyên Vật liệu: Polypropylene

 Chiều dài chuẩn: 25cm (overall 30cm, 30cm (overall 35cm), 35cm (overall 40cm)

 Chiều rộng dây: 7mm

 The acme Griptight

Loại seal dây rút được làm từ hai nguyên vật liệu khác nhau Bộ phận khóa làm

từ Acetyl rất khác biệt so với các loại seal khác, nó kết hợp chặt chẽ với phần thân của seal tạo thành một thể thống nhất không thể tách rời Griptight Seal cũng có bộ phận tách rời đầu và thân seal tạo sự thân thiện cho người sử dụng khi muốn mở niêm phong.Dấu khắc laser bền vững không tẩy xóa được

 Ứng dụng:

Hàng không, Xe lửa, xe chở dầu, xe lửa, Containers, hòm thư, bao tiền

 Vật Liệu: Thân- Polypropylene

Bộ phận khóa - Acetyl

 Chiều dài chuẩn: 31cm (overall 37cm)

 Lực kéo đứt: 8kg



Bảng 1.2 Bảng giá các loại seal niêm phong của công ty Viễn Đông

Tất cả giá của sản phẩm tùy thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng

1 Seal Cối Kliclock 905 S 6400-9000

2 Seal dây cáp đầu nhôm 15000-24000

3 Seal cáp đầu bọc nhựa

7 Seal nhựa vẹn meter 2300-2500

8 Seal dây nhựa 671 1500 -2500

9 Seal dây nhựa 6034 1800-2700

10 Seal dây nhựa 669 2300-2900

11 Seal dây nhựa 670 2300-2900

(Nguồn: phòng kinh doanh)

1.5.2 Sản Phẩm Vô Hình ( Xuất Nhập Khẩu Và Giao Nhận)

Dịch vụ Hải quan: Nhận làm thủ tục Hải quan hàng nhập, xuất tại các cửa

khẩu, cảng biển và sân bay bao gồm hang lẻ (LCL), hàng nguyên con‟t 20‟, 40‟

(FCL), Hàng rời

Uỷ thác Xuát nhập khẩu: Chuyên nhận ủy thác Xuất nhập khẩu bao gồm

hang lẻ (LCL), hàng nguyên con‟t 20‟, 40‟ (FCL), hàng rời, đứng tên trên tờ khai

nhập xuất, đứn tên trên B/L và các chứng từ có lien quan

Dịch vụ xếp dỡ hàng: Cho thuê kho bãi, xếp dỡ hàng tại kho, cảng, sân bay Vận tải nội địa: Vận chuyển hàng bằng các loại xe tải, xe đầu kéo container

Vận tải đường biển bằng đường biển, tàu container, sà lan Vận tải bằng đường

hàng không, đường sắt

Vận tải quốc tế: Vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đi các nước trên thế giới

và ngược lại Vận tải của chúng tôi bao gồm vận tải biển: vận tải hàng lẻ (LCL), hàng container (FCL), hàng rời và vận tải hàng không: vận tải lẻ (LCL)

Dịch vụ door to door: Chuyên làm dịch vụ vận tải hàng từ người giao hàng

đến người nhận hàng bằng phương tiện xe tải đến xe container từ kho đến cảng, sân bay, nhà ga, và ngược lại

Đăng ký chứng thư và cấp giấy phép: nhận dịch đăng ký và lấy chứng

thư: kiểm dịch thực vật,kiểm dịch thú ý,kiểm dịch thủy hải sản, đăng ký tra kiểm tra

vệ sinh an toàn thực phẩm,làm chứng nhận Xuất sứ (C/O),Xin giấy phép Bộ Y tê,giấy phép bộ công thương…

Lịch, thời gian vận tải: (lịch tàu trên có thể thay đổi)

1.5.3 Quy Trình Thực Hiện Các Thủ Tục Và Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Xuất Nhập Khẩu

Sơ đồ chung cho quy trình nhận một lô hàng nhập gồm các bước sau:

Kiểm tra bộ chứng từ

Lấy lệnh giao hàng

Chuẩn bị hồ sơ khai Hải quan

Khai báo Hải quan điện tử

Làm thủ tục Hải quan

Quyết toán, bàn giao hồ sơ

Email, điện thoại…Đối với những khách hàng đã làm ăn lâu dài thì thủ tục sẽ đơn giản hơn so với khách hàng mới vì mọi thủ tục đã được thực hiện nhiều lần

Phần lớn các khách hàng hiện nay sẽ gửi các nội dung cần thiết qua Email cho

bộ phận chứng từ của công ty như: dự kiến tàu đến, thời gian giao hàng, loại hàng, khối lượng hàng…Nếu công ty chấp nhận làm dịch vụ thì khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cần thiết cho bộ phận chứng từ

1.5.3.2 Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng

Đầu tiên công ty thỏa thuận các điều kiện với khách hàng.Nếu hai bên đã đồng ý thì tiếp theo là đợi giấy thông báo hàng đến và chuẩn bị các hồ sơ mà lô hàng cần

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến từ hãng tàu, nhân viên phòng chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng để nhận chứng từ và chuyển bộ chứng từ cho bộ phận giao nhận Tùy theo đặc điểm hàng hóa, phương thức thanh toán mà công ty khách hàng

có thể cung cấp cho công ty Phúc Tâm những chứng từ khác nhau Nhân viên giao nhận tiếp nhận và tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, lập bộ hồ sơ hàng hóa gồm :

Giấy giới thiệu của công ty ( có chữ kí của giám đốc và có đóng dấu của doanh nghiệp): 01bản chính

Hợp đồng ngoại thương (purchase contract): 01 bản sao

Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 01 bản chính + 01 bản sao

Bảng kê chi tiết hàng hóa (packing list): 01 bản chính +01 bản sao

Vận đơn đường biển (bill of lading): 01 bản chính +01 bản sao

Giấy thông báo hàng đến: 01 bản chính

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa(C/O-Certificate of Origin) : 01 bản chính ( nếu có)

Nếu là công ty lần đầu tham gia thủ tục Hải quan điện tử thì yêu cầu khách hàng cung cấp thêm những giấy tờ sau cần đóng mọc và dấu giáp lai:

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh : 01 bản sao

Giấy chứng nhận đăng kí thuế : 01 bản sao

1.5.3.3.Kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi nhận chứng từ, nhân viên giao nhận kiểm tra tính phù hợp, kiểm tra xem những mặt hàng nhập khẩu có cần phải xin giấy phép nhập khẩu không, giấy kiểm tra văn hóa phẩm xuất nhập khẩu không, giấy kiểm tra chất lượng nhà nước (nếu có thì yêu cầu khách hàng cung cấp)… và độ chính xác nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm hàng, cũng như hạn chế tối thiểu những chi phí phát sinh

Tùy theo tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lô hàng mà ngoài những chứng từ trên, nhân viên giao nhận cần phải lấy thêm những chứng từ khác như:

Hợp đồng nhập khẩu ủy thác (nếu nhập khẩu ủy thác) :01 bản sao

Giấy chứng nhận kiểm định : 01 bản chính (nếu có)

Văn bản cho phép của ban quản lý khu công nghiệp hoặc bộ thương mại ( đối với hàng thuộc diện cấm nhập có điều kiện ) : 01 bản chính +01 bản sao

a.Kiểm tra hợp đồng ngoại thương (purchase contract )

Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương kí giữa công ty khách hàng với đối tác nước ngoài của họ mà nhân viên giao nhận cần kiểm tra các nội dung sau: tên người bán, tên người mua, số hợp đồng, ngày kí hợp đồng, tên hàng,số lượng,tổng giá trị, điều kiện giao hàng,phương thức thanh toán

b.Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of lading)

Cần kiểm tra các nội dung sau: Người gửi, Người nhận, Số Bill, Ngày tàu đến,Tên tàu, số chuyến, Cảng bốc hàng,Cảng dỡ hàng , Số Container, số Seal, Số kiện hàng, Trọng lượng hàng, Hàng nguyên cont hay hàng lẻ

c.Kiểm tra Commercial Invoice

Nội dung cần kiểm tra : Số hóa đơn, Số hợp đồng, ngày kí hợp đồng, Tên hàng hóa, Đơn giá,Điều kiện giao hàng, Phương thức thanh toán, Đồng tiền thanh toán

d.Kiểm tra Packing list

Nội dung kiểm tra: Ngày lập, Tên người bán, Tên người mua, Tên hàng hóa,

Số lượng

Nhân viên giao nhận đặc biệt chú ý đến trọng lượng trên phiếu đóng gói với trọng lượng trên vận tải đơn để xem có đồng nhất hay không Nếu có sự khác biệt phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời giải quyết

1.5.3.4.Lấy lệnh giao hàng (D/O-Delivery Order )

Thủ tục nhận lệnh giao hàng tại các đại lý hãng tàu hay tại các đại lý công ty làm dịch vụ Logistic cần phải có các chứng từ sau:

+ Vận tải đơn gốc (nếu có) hoặc vận tải đơn có đóng dấu Surrendered

+ Giấy giới thiệu do khách hàng

+ Giấy thông báo hàng đến (Notify of Arrival)

Tuy nhiên trên thực tế nếu sử dụng vận đơn Surendered thì chỉ cần có giấy giới thiệu là đủ

Những chứng từ trên được đưa vào quầy bộ phận hàng nhập, nhân viên thu ngân của đại lý hãng tàu tiếp nhận và và căn cứ vào D/O để viết hóa đơn thu các loại phí local charge ( như D/O, vệ sinh container, CFS (nếu có), phí Handing (nếu có)…), nhân viên giao nhận tiến hành đóng phí trên hóa đơn và kí xác nhận vào một bản D/O (bản lưu hãng tàu), đại lý hãng tàu sẽ cấp :

 04 bản D/O (gốc)

 01 bản sao Bill có đóng dấu của hãng tàu

 Hóa đơn đóng phí

Trường hợp Lệnh được lấy tại công ty đại lý làm dịch vụ Logistic thì nhân viên giao nhận phải lấy:

 04 bản D/O (của đại lý hãng tàu)

 04 bản D/O ( của đại lý làm dịch vụ Logistic)

 01 bản sao Bill có đóng dấu đại lý làm dịch vụ Logistic

 Hóa đơn đóng phí

Đối với hàng nguyên cont: khi đã lấy được D/O thì yêu cầu hãng tàu đóng dấu giao thẳng hoặc đóng dấu rút ruột tùy theo yêu cầu của khách hàng muốn rút ruột hàng tại cảng hay giao thẳng Làm giấy mượn cont và nhận giấy hạ rỗng (nếu muốn mượn container)

Khi nhận được lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra tên công ty nhận hàng, tên hàng, số kiện, trọng lượng, số khối, tên tàu, số chuyến, số B/L, số container, số Seal trên D/O và trên B/L có khớp nhau không; thời hạn cho phép lưu bãi trong vòng bao nhiêu ngày… Nếu có bất kì sai sót gì thì đề nghị bên phát hành D/O sữa chữa và đóng dấu Correct hoặc phát hành D/O mới

1.5.3.5.Chuẩn bị hồ sơ khai Hải quan

Sau khi kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng và sửa chữa bổ sung (nếu có), nhân viên giao nhận sẽ tiến hành khai Hải quan điện tử dựa trên các chứng từ cần thiết sau :

Hợp đồng ngoại thương (Contract)

Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of original)

Biểu thuế

1.5.3.6.Khai báo Hải quan điện tử

Doanh nghiệp tải phần mềm Hải quan điện tử từ phần mềm ECUS của phần mềm Thái Sơn Nhân viên giao nhận truy cập vào phần mềm ECUS để đăng kí tờ

khai Dựa vào thông tin trên B/L, hợp đồng, Invoice & Packing list nhân viên giao nhận điền thông tin vào các mục trong tờ khai điện tử :

 Ô 1: Nhập thông tin nhà nhập khẩu đúng với hợp đồng

 Ô 2 : Nhập thông tin nhà xuất khẩu đúng với hợp đồng

 Ô 3: Nhập tên người ủy thác ( nếu có )

 Ô 5 : Chọn loại hình Xuất nhập khẩu ( ví dụ: nhập kinh doanh)

 Ô 6: Nhập số giấy phép nhập khẩu ( nếu có)

 Ô 7 : Nhập số hợp đồng, ngày kí theo đúng như trong hợp đồng

 Ô 8 : Nhập số hóa đơn, ngày phát hành đúng như trong Invoice

 Ô 9: Nhập phương tiện vận tải ( ở đây là hàng nhập bằng đường biển nên chọn loại hình là đường biện)

 Ô 10 : Nhập số vận đơn, ngày phát hành theo đúng như trong B/L

 Ô 11, 12, 13, 14: Sau khi nhập thông tin đầy đủ trên vận tải đơn ( ô 10 )

hệ thống sẽ tự động hiện ra các chi tiết trên

 Ô 15: Nhập đồng tiền thanh toán trên hợp đã ký và nhập tỷ giá tính thuế

 Ô 16: Nhập phương thức thanh toán

 Ô 20: Nhập tên hàng, quy cách phẩm chất nếu nhiều mặt hàng thì có phụ lục tờ khai (doanh nghiệp ghi rõ tên hàng và quy cách phẩm chất)

 Ô 21: Mã số hàng hóa

 Ô 22: Xuất xứ của hàng hóa (điền theo hợp đồng)

 Ô 23: Số lượng hàng hóa

 Ô 24: Đơn vị tính của hàng hóa

 Ô 25: Đơn giá nguyên tệ ( điền theo hợp đồng)

 Ô 26: Trị giá nguyên tệ (= số lượng * đơn giá nguyên tệ)

 Ô 31: Tổng trọng lượng, tổng số container, số kiện

 Ô 32: Các ghi chép khác, nhập các chứng từ kèm theo, nhập tờ khai GATT

Đối với khai Hải quan điện tử thì phần tính thuế hàng hóa ( ô 27 tới ô 30) sẽ được hệ thống tự động tính toán và hiển thị kết quả Nhân viên giao nhận không cần trực tiếp tính toán và điền thông tin vào

Sau khi nhân viên giao nhận nhập đầy đủ dữ liệu và truyền dữ liệu đến Hải quan Nếu khai không đúng hoặc thiếu thông tin thì hệ thống khai Hải Quan điện tử sẽ không tiếp nhận và hướng dẫn chổ sai Nếu khai đúng và đủ thông tin thì trên máy tính sẽ hiện lên số tiếp nhận do hệ thống khai Hải quan điện tử cung cấp, sau đó Hải quan sẽ xem hồ sơ điện tử đã khai Nếu hồ sơ hợp lệ Hải quan sẽ cung cấp số tờ khai, và cho kết quả phân luồng hàng hóa Kết quả phân luồng sẽ được phản hồi vào

 Mức (a): Kiểm tra toàn bộ lô hàng

 Mức (b): Kiểm tra 10% lô hàng

 Mức (c): Kiểm tra 5% lô hàng

Sau khi nhận được phản hồi từ Hải quan nhân viên giao nhận sẽ in tờ khai làm 2 bản và Giám đốc bên khách hàng sẽ kí duyệt và đóng dấu vào ô 33

Khi tờ khai đã lên rồi thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã khai báo

1.5.3.7.Làm thủ tục Hải quan

a.Chuẩn bị hồ sơ Hải quan :

Bộ hồ sơ Hải quan cơ bản bao gồm :

Phiếu tiếp nhận hồ sơ: 01 bản chính

Tờ khai Hải quan điện tử HQ/2012-TKĐTNK : 02 bản chính

Phụ lục tờ khai ( nếu có trên 03 mặt hàng )

Tờ khai trị giá tính thuế HQ/2012-TGTT ( tờ khai GATT ): 02 bản

chính Phụ lục tờ khai GATT ( nếu có trên 08 mặt hàng )

Giấy giới thiệu của doanh nghiệp : 01 bản chính (có chữ kí và con dấu)

Hợp đồng ngoại thương (Purchase contract) :01 bản sao Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice) :01 bản sao Phiếu đóng gói (Packing list) :01 bản sao

Vận tải đơn (Bill of lading) : Bản gốc hoặc bản sao có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp

Tùy theo tính chất của lô hàng nhập, trường hợp cụ thể, bộ chứng từ hải quan cần

bổ sung thêm các chứng từ sau :

Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of original) (nếu có) Giấy đăng kí kiểm dịch thực vật ( nếu có ): 01 bản chính Giấy kiểm tra văn hóa phẩm xuất nhập khẩu ( nếu có ): 01 bản chính Giấy phép nhập khẩu hoặc giấy phép nhập khẩu tự động (nếu có): 01 bản chính hoặc bản sao có xuất trình bản chính các chứng từ khác theo quy định của pháp luật lien quan pháp luật lien quan phải có 01

bản chính

b.Thủ tục đăng kí Hải quan nhập khẩu :

 Bàn giao hồ sơ Hải quan:

Nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ chứng từ đến Hải quan để đăng kí tờ khai Hải quan Bộ hồ sơ được nộp lại ở quầy tiếp nhận và đăng kí tờ khai Hải quan kèm theo biên bản báo cáo vi phạm của doanh nghiệp có hoàn thành thành nghĩa vụ nộp thuế chưa

Nếu công ty còn nợ thuế thì lô hàng này không được ân hạn thuế, Hải quan sẽ in thông báo cưỡng chế thuế Nếu muốn tiếp tục mở tờ khai công ty phải đóng thuế ngay hoặc làm công văn xin nợ thuế

Trong trường hợp công ty đã nộp thuế mà mạng thông tin chưa kịp cập nhật thì phải xuất trình biên lai để chứng minh đã nộp thuế

Nếu bộ chứng từ đã được chuẩn bị kĩ, khi Hải quan kiểm tra không có gì bất hợp

lệ thì Hải quan sẽ tiến hành tiếp nhận bộ hồ sơ

Đối với hàng hóa phân luồng xanh : Vì là hàng hóa miễn kiểm nên nhân viên

tiếp nhận sẽ đóng dấu xác nhận thông quan lên tờ khai điện tử Nộp thuế (nếu có)

Đối với hàng hóa phân luồng vàng : Vì chỉ kiểm tra chi tiết trên hồ sơ, miễn

kiểm tra trực tiếp hàng hóa nên bộ hồ sơ sẽ được nhân viên Hải Quan đăng ký kiểm tra hồ sơ sau đó chuyển qua nhân viên Hải quan tính giá, thuế Bộ phận tính giá, thuế sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và tính giá thuế Sau khi kiểm tra, nếu bộ hồ sơ phù hợp thì nhân viên Hải quan tính giá thuế sẽ đóng dấu xác nhận thông quan lên trên

tờ khai điện tử Nếu hồ sơ không hợp lệ về giá, thuế thì Hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp :

 Tăng giá, thuế theo những số liệu mà Hải quan cung cấp dựa trên những hồ sơ nhập khẩu của công ty khác đã nhập Nếu doanh nghiệp đồng ý thì sẽ cho thông quan

 Nếu doanh nghiệp không chấp nhận những yêu cầu từ Hải quan, hồ sơ

sẽ chuyển sang kiểm tra thực tế hàng hóa ( luồng đỏ ) để xác định tên hàng, mã số thuế, kiểm tra tính xác thực của lô hàng … Sau đó sẽ quay lại tính giá thuế sau

Đối với hàng hóa phân luồng đỏ : Làm như luồng vàng, sau khi Hải quan tính

giá, thuế hợp lệ sẽ chuyển bộ hồ sơ qua đội kiểm hóa để phân công Nhân viên giao nhận chờ kết quả phân công nhân viên kiểm hóa và thông tin của nhân viên Hải quan kiểm hóa (tên, số điện thoại) trên màn hình Sau khi có kết quả nhân viên giao nhận phải trực tiếp liên hệ với nhân viên Hải quan kiểm hóa để tiến hành kiểm tra hàng hóa

 Kiểm tra thực tế hàng hóa

Đối với hàng lẻ : nhân viên giao nhận sẽ xuống kho trình lệnh giao hàng cho

văn phòng kho và tìm vị trí lô hàng Sau khi có vị trí nhân viên giao nhận báo cho Hải quan kiểm hóa để tiến hành thủ tục kiểm tra hàng hóa

Đối với hàng nguyên container : nhân viên giao nhận sẽ xác định vị trí cont

tại bãi hàng nhập Sau khi xác định đƣợc vị trí container, nhân viên giao nhận sẽ làm giấy chuyển bãi kiểm hóa nếu container ở ngoài bãi, nếu container ở tầng cao thì phải xuống thấp, tiếp theo nhân viên giao nhận cần làm thủ tục cắt seal tại phòng

điều độ cảng Khi đã tìm đƣợc vị trí container nhân viên giao nhận cần tiến hành

kiểm tra tình trạng của container xem có điểm bất thường nào không nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng

Lưu ý :

Nếu trong quá trình kiểm hóa hàng thấy số seal thực tế của hãng tàu không khớp với số seal ghi trên lệnh giao hàng thì nhân viên giao nhận phải kịp thời trình báo với Hải quan giám sát cảng và đại lí hãng tàu để cùng nhau kí vào biên bản xác nhận sai seal, làm cơ sở cho việc khiếu nại sau này

Chỉ khi nào có mặt nhân viên kiểm hóa thì mới tiến hành mở hàng hoặc cắt

seal Kiểm tra viên tiến hành kiểm tra theo tỉ lệ đã được phân kiểm, Hải quan có thể

kiểm tra bất kì phần nào của hàng hóa hoặc container Nhân viên kiểm hóa sẽ đối

chiếu giữa khai báo trên bộ hồ sơ với hàng hóa thực tế về tên hàng, xuất xứ, kí mã

hiệu trên bao bì, tình trạng bao bì, số lƣợng… xem có đúng không Nếu được yêu

cầu, nhân viên giao nhận sẽ phải cung cấp thông tin về mục đích sử dụng của hàng hóa cho kiểm tra viên Nếu hợp lệ thì Hải quan kiểm hóa sẽ ghi kết quả kiểm tra vào

phần ghi kết quả kiểm tra của Hải quan, nhân viên giao nhận kí nhận vào tờ khai Hải quan (đại diện doanh nghiệp), Hải quan kí tên và đóng dấu số hiệu công chức lên tờ khai Hải quan Xác nhận thông quan hàng hóa

Nếu kết quả kiểm tra thực tế có sự sai lệch so với bộ hồ sơ thì Hải quan kiểm

hóa sẽ chuyển hồ sơ cho lãnh đạo Chi cục xem xét quyết định

Trong thời gian chờ mang hàng về kho, nhân viên giao nhận phải tự bảo quản hàng sau khi hàng được kiểm hóa xong để tránh tình trạng mất hàng

 Trả tờ khai :

Sau khi tính thuế, kiểm hóa hợp lệ, hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận phúc tập

hồ sơ Nếu không có vấn đề gì thì sẽ được đóng dấu “đã làm thủ tục Hải quan”và chuyển tờ khai qua bộ phận trả tờ khai Nhân viên giao nhận chờ Hải quan trả tờ khai, ghi tên doanh nghiệp giao cho nhân viên Hải quan trả tờ khai Hải quan trả một tờ khai cho doanh nghiệp lưu và giữ lại một bản có dán tem

1.5.3.8.Thủ tục nhận hàng tại cảng

a Giải phóng hàng lẻ tại kho ở cảng (LCL)

Đối với lô hàng kiểm chuyển cửa khẩu :

Sau khi đã có được tờ khai Hải quan đã đóng dấu thông quan, có bộ chứng từ nhận hàng, nhân viên giao nhận cảng tiến hành giải phóng hàng như sau:

Tại văn phòng Hải quan kho :

Nhân viên giao nhận xuất trình và nộp các chứng từ sau :

 Biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu (02 bản gốc)

 Đơn xin chuyển cửa khẩu (01 bản gốc)

 Tờ khai nhập khẩu (01 bản gốc +01 bản sao)

 Lệnh giao hàng (02 bản)

 Vận tải đơn (01 bản sao)

Công chức Hải quan kho kí xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào 01 D/O rồi trả lại cho nhân viên giao nhận cùng với tờ khai gốc

Tại văn phòng kho :

Nhân viên giao nhận nộp 01 D/O đã được đóng dấu Hải quan để nhận phiếu xuất kho gồm 05 liên và ở đây giữ lại liên màu trắng

Căn cứ vào vị trí lô hàng được ghi trên phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận xuống kho tìm vị trí của lô hàng và kiểm tra bao bì, số kiện hàng

Đưa phiếu xuất kho cho nhân viên quản lí kho ghi số thứ tự nhận hàng và chờ xe nâng vận chuyển hàng từ kho lên phương tiện vận tải

Sau khi hàng được đưa lên phương tiện vận tải, nhân viên giao nhận nhận lại phiếu xuất kho và kí xác nhận đã nhận đủ hàng, kho sẽ giữ lại một phiếu xuất kho ( liên kho giữ)

Nhân viên giao nhận mang phiếu xuất kho (03 liên còn lại) đến xuất trình tại văn phòng Hải quan kho để nhận seal hải quan niêm phong phương tiện vận tải và biên bản bàn giao (01 bản gốc) đã ghi số seal và kí xác nhận đóng dấu số hiệu công chức Hải quan kho

Tại phòng Hải quan cổng :

Nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai gốc, biên bản bàn giao (bản gốc) và phiếu xuất kho (liên màu vàng) cho hải quan kí xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức lên liên màu vàng Hải quan kho sẽ giữ lại biên bản bàn giao (01 bản sao) và phiếu xuất kho (liên màu xanh)

Nhân viên giao nhận mang phiếu xuất kho (liên màu vàng) đã được đóng dấu hải quan cổng để nộp bảo vệ cổng cho phép xe chở hàng ra khỏi cảng

Đối với lô hàng miễn kiểm hóa hoặc kiểm hóa :

Tại văn phòng thương vụ cảng:

Nhân viên giao nhận xuất trình lệnh giao hàng cho nhân viên cảng để in “Phiếu xuất kho”

Sau khi đối chiếu lệnh, Hải quan kho sẽ kí nhận, đóng dấu số hiệu công chức lên một tờ lệnh giao hàng rồi trả lại cho nhân viên giao nhận cùng với tờ khai gốc

Tại văn phòng Hải quan kho:

Nhân viên giao nhận nộp các chứng từ sau để Hải quan kho đối chiếu bộ chứng từ:

 Tờ khai Hải quan: 01 bản chính

 Tờ khai Hải quan photocopy: 01 bản sao

 Lệnh giao hàng: 01 bản chính

 Phiếu xuất kho: 01 bản chính ( gồm 04 liên)