ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHO SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG PHÙ HỢP VỚI TÌNH HÌNH THỰC TẾ HIỆN NAY

Lí do chọn đề tài Trong bộ máy tổ chức của các cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp, nhiềucán bộ, công chức và viên chức làm công tác văn phòng chưa được đào tạo,đào tạo chưa đúng chuyên ng

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƠN LA

KHOA NỘI VỤ

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHO SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP VỚI

MỤC LỤC

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƠN LA

KHOA NỘI VỤ

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHO SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP VỚI

TÌNH HÌNH THỰC TẾ HIỆN NAY Báo cáo kết quả nghiên cứu đề tài khoa học công nghệ

CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: QUÀNG VĂN BẰNGCỘNG TÁC VIÊN: BÙI THỊ THU HÀ

MỤC LỤC

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục đích nghiên cứu 7

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 8

6 Phạm vi nghiên cứu 8

7 Giả thuyết khoa học 8

8 Những đóng góp mới của đề tài 8

9 Cấu trúc của đề tài 9

10 Kế hoạch thời gian nghiên cứu 9

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG Error: Reference source not found 1.1 Một số thuật ngữ cơ bản Error: Reference source not found0 1.2 Vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Error: Reference source not found 1.2.1 Vị trí, vai trò 1 2 1.2.2 Chức năng Error: Reference source not found 1.2.3 Nhiệm vụ Error: Reference source not found 1.3 Tiêu chuẩn chức danh văn phòng 14

1.3.1 Tiêu chuẩn chung công chức cấp xã 14

1.3.2 Tiêu chuẩn riêng công chức văn phòng 15

Chương 2 THỰC TRANG CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO CỦA SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 17

2.1 Thực trạng việc làm của sinh viên ngành Quản trị văn phòng 17

2.1.1 Công tác tại văn phòng các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước 17

2.1.2 Công tác tại văn phòng các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - hội 18

2.1.3 Công tác tại đơn vị sự nghiệp 20

2.1.3 Công tác tại văn phòng các doanh nghiệp 20

2.2 Chất lượng đào tạo tại trường .21

2.3 Nguyên nhân tác động đến chất lượng đào tạo 24

2.3.1 Chủ quan 24

2.3.2 Khách quan 25

2.4 Nhận xét chung 27

2.4.1 Ưu điểm 27

2.4.2 Hạn chế 27

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO CHO SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP VỚI TÌNH HÌNH THỰC TẾ HIỆN NAY 27

3.1 Nêu cao nhận thức của sinh viên về vị trí, vai trò của ngành Quản trị văn phòng trong xã hội 29

3.2 Xây dựng hệ thống thông tin chung để kết nối sinh viên 30

3.3 Cải tiến nội dung và phương pháp giảng dạy 32

3.4 Kết nối với các nhà tuyển dụng, cơ quan quản lý ngành về công tác văn phòng 32

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 34

NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong bộ máy tổ chức của các cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp, nhiềucán bộ, công chức và viên chức làm công tác văn phòng chưa được đào tạo,đào tạo chưa đúng chuyên ngành Điều này đã ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suấtcông việc của cơ quan nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng Hiện nay,

hệ thống các văn phòng đã được thiết lập như: văn phòng của các cơ quanquản lý nhà nước; văn phòng của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,

tổ chức kinh tế; văn phòng của các đơn vị vũ trang nhân dân, các đơn vị sựnghiệp Với hệ thống văn phòng rộng khắp như vậy là đầu mối quan trọng

để sinh viên ngành Quản trị văn phòng tiếp cận đa dạng với thị trường laođộng

Ngành Quản trị văn phòng của trường Cao đẳng Sơn La bắt đầu được đàotạo từ năm 2008 đến nay, là một ngành đào tạo mới tại khu vực Tây Bắc Việc

mở ngành Quản trị văn phòng do đòi hỏi của việc tuyển dụng công chức, viênchức trong lĩnh vực văn phòng, văn thư và lưu trữ của khu vực Tây Bắc Từkhi mở ngành đến nay, ngành Quản trị văn phòng đã đào tạo được bảy khóatốt nghiệp ra trường và ba khóa đang đào tạo tại trường với gần 500 sinh viên.Văn phòng với các chức năng: tham mưu, tổng hợp và hậu cầu để cung cấpthông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan,

tổ chức Khảo sát thực tế ở các huyện Mai Sơn, Mường La, Thuận Châu vàthành phố Sơn La của tỉnh Sơn La cho thấy: số lượng lớn sinh viên tốt nghiệpngành Quản trị văn phòng đang công tác ở các cơ quan Đảng, cơ quan quản lýNhà nước cấp xã, chủ yếu là HĐND- UBND xã và Đảng ủy xã; Nhu cầutuyển dụng cao về công chức, viên chức trong lĩnh vực văn phòng, văn thư,lưu trữ Bên cạnh đó, ngành Quản trị văn phòng cũng đứng trước nhiều tháchthức của thị trường lao động, đó là sự bão hòa về số lượng công chức, viênchức trong lĩnh vực văn phòng, văn thư, lưu trữ Từ đó, nhiều sinh viên của

ngành tốt nghiệp ra trường đang thất nghiệp, đi làm không đúng chuyênngành được đào tạo.

Sự thay đổi về cách thức quản lý, các quy định mới được ban hành để phùhợp với tình hình thực tế của các cơ quan Nhà nước và doanh nghiệp, trong

đó có công tác văn phòng Do vậy, cần phải có những giải pháp nhằm nângcao chất lượng đào tạo cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng để phù hợpvới sự thay đổi của thị trường lao động trong giai đoạn hiện nay

Đề tài nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo đã được một sốnhà nghiên cứu trong nước nghiên cứu Trong đó, có một số đề tài nghiên cứu

về đào tạo nghề trong các cơ sở nghề Tuy nhiên, để có nghiên cứu chuyênsâu, đánh giá về thực trạng chất lượng đào tạo, từ đó đề xuất giải pháp nângcao chất lượng đào tạo cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng tại tỉnh Sơn

La thì chưa có đề tài nào nghiên cứu

Với những lý do nêu trên chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài: “ Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng phù hợp với tình hình thực tế hiện nay” làm đề tài nghiên cứu khoa học cấp

trường năm học 2017 – 2018

2 Mục đích nghiên cứu

Một số giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên ngành Quản trịvăn phòng – Trường Cao đẳng Sơn La phù hợp với thực tiễn hiện nay

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

- Khách thể nghiên cứu: Quá trình đào tạo và khả năng đáp ứng công việccủa sinh viên ngành Quản trị văn phòng tại cơ sở

- Đối tượng nghiên cứu: chất lượng đào tạo của sinh viên ngành Quản trịvăn phòng- Trường Cao đẳng Sơn La

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

- Nghiên cứu, đánh giá việc đáp ứng chuẩn đầu ra đào tạo ngành Quản trịvăn phòng cho công tác cụ thể

- Khảo sát việc đáp ứng vị trí việc làm của sinh viên ngành Quản trị vănphòng sau khi ra trường.

- Khảo sát, đánh giá nguyên nhân tác động đến chất lượng đào tạo của sinhviên ngành Quản trị văn phòng

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng nhằmphân tích vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

- Phương pháp điều tra – khảo sát: tác giả sẽ tiến hành khảo sát thực tế chấtlượng đào tạo của sinh viên ngành Quản trị văn phòng Sử dụng phương phápnày, tác giả sẽ phát phiếu điều tra đối với hai đối tượng: sinh ngành Quản trịvăn phòng đang học tập tại trường và sinh viên đã tốt nghiệp đi làm tại các cơquan, tổ chức để thu được các thông tin cần thiết phục vụ cho nghiên cứu

- Phương pháp thống kê- Toán học: sử dụng phương pháp này, tác giả tiếnhành thống kê các số liệu đã thu thập, xử lý các số liệu và so sánh chất lượngđào tạo để phù hợp với nhu cầu của thực tiễn

6 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: UBND cấp xã ở các huyện Mai Sơn, Mường La, ThuậnChâu và Thành phố Sơn La thuộc tỉnh Sơn La

- Thời gian: từ năm 2011 đến nay

7 Giả thuyết khoa học

Khi chất lượng đào tạo cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng tại TrườngCao đẳng Sơn La được nâng cao sẽ đáp ứng được vị trí việc làm của từngcông việc sau khi ra trường

8 Những đóng góp mới của đề tài

- Giúp nhà trường có số liệu về tỷ lệ việc làm của sinh viên ngành Quản trịvăn phòng Từ đó, đánh giá được nhu cầu đào tạo của ngành Quản trị vănphòng

- Đề tài được thực hiện góp phần hoàn thiện chương trình đào tạo ngành

Giúp Khoa rà soát lại chuẩn đầu ra chương trình đào tạo và có sự điều chỉnhchương trình đào tạo để phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị sử dụng laođộng.

- Giúp sinh viên ngành Quản trị văn phòng tiếp cận với thị trường lao động,nâng cao chất lượng nghiệp vụ chuyên môn

9 Cấu trúc của đề tài

Đề tài của chúng tôi ngoài phần mở đầu, kết luận thì phần nội dung chínhđược bố cục thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung

Chương 2: Thực trạng chất lượng đào tạo của sinh viên ngành Quản trị vănphòng

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viênngành Quản trị văn phòng phù hợp với tình hình hiện nay

10 Kế hoạch thời gian nghiên cứu

Đề tài được thực hiện từ tháng 8/2017 đến tháng 3/2018, cụ thể:

STT Nội dung công

việc

Kết quả đạt được

Thời gian bắt đầu, kết thúc

Người thực hiện

Bùi Thị Thu Hà

10/2017-11/2017

Quàng Văn Bằng +Bùi Thị Thu Hà

12-02/2018

Quàng Văn Bằng +Bùi Thị Thu Hà

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG

1.1 Một số thuật ngữ cơ bản

- Chất lượng: là tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng) tạo cho thực thể (đối tượng) đó khả năng thoả mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc nhu cầu tiềm ẩn [2, Tr 3]

- Quản lý chất lượng: Tất cả những hoạt động của chức năng quản lý chung

nhằm xác định chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và thực hiện chúng thông qua các biện pháp khác như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ thống chất lượn [2, Tr 6]

- Quản trị:

+ Administration: sự quản trị, sự hợp tác của 1 số người trong 1 tổ chức

để thực hiện mục tiêu mà cá nhân theo đuổi bằng 1 phương cách có hiệu quảnhất

+ Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạchđịnh, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra

- Văn phòng: Khái niệm văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau,

cụ thể:

+ Theo khoa học hành chính thế giới: văn phòng được hiểu theo hai nghĩa:rộng và hẹp

 Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) – Toàn bộ bộ máy hoạt động của

một cơ quan là một văn phòng, văn phòng này có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và đối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình [26, Tr 15]

 Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): văn phòng chỉ bao gồm một bộ

máy trợ giúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (tham mưu, tổng hợp, dịch vụ) là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức và chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng) văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại [26, Tr 15]

+ Theo khoa học hành chính Việt Nam: văn phòng được hiểu theo bốnnghĩa:

 Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, giúp cho thủ trưởng quản

+ Theo tác giả Nguyễn Hồng Hà trong giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn

phòng thương mại định nghĩa như sau: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng

hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức đó [21, Tr 12]

+ Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức

năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng

được quan niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ

do thủ trưởng cơ quan giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính

Từ những định nghĩa trên chúng ta có thể thấy vai trò quan trọng của vănphòng trong bộ máy làm việc của cơ quan Nói cách khác, các cơ quan, tổchức không thể không tổ chức bộ máy giúp việc đó chính là văn phòng

- Quản trị văn phòng: Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học

quản trị nói chung, liên quan đến việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu

chuẩn hóa và kiểm soát các công việc hành chính văn phòng nhằm xử lýthông tin để đạt tới những mục tiêu đã ấn định trước [6, Tr 5]

- Văn thư: là từ gốc tiếng Hán chỉ tên gọi chung của các loại văn bản.[10,

Tr 244]

- Lưu trữ: là cơ quan làm nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ vào các mục đích khoa học, kinh tế, xã hội, văn hóa [10,Tr.108]

1.2.Vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1 Vị trí, vai trò của văn phòng

- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị

- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, quản lý

- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan

- Là người cung cấp các dịch vụ phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơnvị

- Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng trong vàngoài cơ quan

1.2.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng đảm nhận 3 chức năng chính sau đây:

 Tham mưu, tổng hợp:

- Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm côngtác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độclập tương đối với chủ thể quản lý.

- Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt độngcủa cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

 Điều hành:

- Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin Văn phòng với nhiệm vụ là đầumối thông tin của cơ quan, tổ chức Thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhauđều qua văn phòng để tổng hợp, xử lý thông tin và cung cấp thông tin kịpthời, chính xác, đúng đối tượng quản lý

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Hàng năm văn phòngxây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan, tổ chức dựa trên cácvăn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Văn phòngchủ động lên lịch làm việc cho lãnh đạo cơ quan và các bộ phận khác (nếu cầnthiết)

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch Kế hoạch sau khi banhành, văn phòng với chức năng của mình, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõiviệc thực hiện kế hoạch công tác của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, đồngthời đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong cơ quan thực hiện đúng kế hoạch đềra

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan Các hoạt động của

cơ quan như hội nghị, họp…văn phòng với chức năng của mình là bộ phận tổchức chính các hoạt động đó Là bộ phận trung gian kết nối các mối quan hệcông việc, công tác giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức

 Hậu cần:

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp,

bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng cóhiệu quả.

1.2.3 Nhiệm vụ của văn phòng

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiệnchương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6tháng, năm của cơ quan;

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện phápthực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;

- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạnthảo văn bản của cơ quan ban hành;

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giảiquyết các văn thư, tờ trình đó

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tácthư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơquan, tổ chức khác;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phânphối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiềnlương, thưởng, nghiệp vụ;

- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sởvật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậucần cho họat động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn

cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác

lễ tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viêntrong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ

dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn

vị chuyên môn khi cần thiết

1.3 Tiêu chuẩn chức danh văn phòng

1.3.1 Tiêu chuẩn chung công chức cấp xã

Công chức cấp xã phải đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 3,Nghị định số: 112/2011/NĐ – CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về côngchức xã, phường, thị trấn và Điều 3, Quyết định số: 16/2016/ QĐ- UBND

ngày 02 tháng 8 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn La Quyết định Ban hành Quy

chế tổ chức tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Sơn

La Cụ thể:

1 Đối với các công chức Văn phòng - thống kê, Địa chính - xây dựng - đôthị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc Địa chính - nông nghiệp -xây dựng và môi trường (đối với xã), Tài chính - kế toán, Tư pháp - hộ tịch,Văn hóa - xã hội

a) Hiểu biết về lý luận chính trị, nắm vững quan điểm, chủ trương, đườnglối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;

b) Có năng lực tổ chức vận động nhân dân ở địa phương thực hiện có hiệuquả chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước;c) Có trình độ văn hóa và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp yêu cầunhiệm vụ, vị trí việc làm, có đủ năng lực và sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụđược giao;

d) Am hiểu và tôn trọng phong tục, tập quán của cộng đồng dân cư trên địabàn công tác

2 Đối với công chức Chỉ huy Trưởng Quân sự xã, phường, thị trấn vàTrưởng Công an xã

Ngoài những tiêu chuẩn quy định tại Khoản 1 Điều này phải có trình độvăn hóa trung học phổ thông và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ từ Trung cấptrở lên, đủ năng lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao, có khả năng phối hợpvới các đơn vị Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và lực lượng khác trên

địa bàn tham gia xây dựng nền quốc phòng toàn dân và thực hiện một sốnhiệm vụ phòng thủ dân sự; giữ gìn an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội,bảo vệ Đảng, chính quyền, bảo vệ tính mạng, tài sản của nhân dân, tài sản củaNhà nước.

1.3.2 Tiêu chuẩn riêng đối với công chức Văn phòng

Công chức Văn phòng ngoài việc đáp ứng đủ các tiêu chuẩn chung đối vớicông chức cấp xã được quy định tại Nghị định số: 112/2011/NĐ – CP ngày05/12/2011 của Chính phủ về công chức xã, phường, thị trấn; Điều 2, Thông

tư số: 06/2012/TT- BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về chứctrách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thịtrấn mà còn phải đáp ứng được các yêu cầu cụ thể tại Điều 4, Quyết định số:16/2016/ QĐ- UBND ngày 02 tháng 8 năm 2016 của UBND tỉnh Sơn LaQuyết định Ban hành Quy chế tổ chức tuyển dụng công chức xã, phường, thịtrấn trên địa bàn tỉnh Sơn La các tiêu chuẩn cụ thể sau:

a) Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên

b) Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông

c) Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ A trở lên.d) Trình độ chuyên môn

Tốt nghiệp trung cấp trở lên của ngành đào tạo thuộc các nhóm về: Vănthư, lưu trữ; Hành chính; Luật; Quản trị văn phòng; Tin học hoặc tốt nghiệpđại học có các ngành liên quan tới Văn phòng - Thống kê

đ) Tiếng dân tộc thiểu số

Đối với những địa bàn công tác cần phải sử dụng tiếng dân tộc thiểu sốtrong hoạt động công vụ thì phải giao tiếp thành thạo ít nhất một thứ tiếng dântộc thiểu số phù hợp với địa bàn công tác đó Nếu khi tuyển dụng mà chưađảm bảo tiêu chuẩn này thì chậm nhất là 36 tháng sau khi tuyển dụng phảihoàn thành

e) Quản lý hành chính nhà nước và Lý luận chính trị

Chậm nhất 60 tháng sau khi được tuyển dụng phải được đào tạo, bồi dưỡngtheo chương trình đối với chức danh công chức cấp xã hiện đảm nhiệm.

Tiểu kết chương 1:

Quản trị văn phòng là một ngành học mới ở khu vực Tây Bắc nói chung vàtỉnh Sơn La nói riêng Ngành này ra đời đã đáp ứng được nhu cầu tuyển dụngcông chức văn phòng cho các cơ quan, tổ chức cấp địa phương Các cơ quan,

tổ chức muốn điều hành và quản lý có hiệu quả hoạt động của mình bắt buộcphải có tổ chức văn phòng bởi lẽ văn phòng là bộ phận đảm bảo các điều kiệncần thiết cho các hoạt động của cơ quan Văn phòng đảm bảo thông tin chohoạt động quản lý, đảm bảo hiệu quả tổ chức các hoạt động của cơ quan, đảmbảo cơ sở vật chất phục vụ cho nhu cầu của quản lý

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO CỦA SINH

VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 2.1 Thực trạng việc làm của sinh viên ngành Quản trị văn phòng

Ngành Quản trị văn phòng bắt đầu đào tạo tại trường Cao đẳng Sơn La từnăm 2008 đến nay Ngành đã mở được 10 khóa với 07 khóa và 310 sinh viêntốt nghiệp ra trường

Để đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu, chúng tôi tiến hành khảo sát thựctrạng việc làm của sinh viên của 07 khóa đã tốt nghiệp ra trường từ năm 2011đến năm 2017, cụ thể ở bảng số liệu sau đây:

STT Năm tốt

nghiệp

Đã xin đượcviệc(Người)

Tỷ lệ(%)

Chưa xin đượcviệc(Người)

Tỷ lệ(%)

Bảng 1: Thực trạng việc làm của sinh viên ra trường

Theo số liệu khảo sát cho thấy: có 110 sinh viên (chiếm tỷ lệ 35,5%) đã xinđược việc làm đúng ngành nghề đào tạo và 200 sinh viên (Chiếm tỷ lệ 64,5%)chưa xin được việc làm Trong 110 sinh viên xin được việc làm thì khối lớpK45 chiếm tỷ lệ nhiều nhất bởi vì đây là khóa đầu tiên mới mở ngành, nhucầu tuyển dụng cao Khóa học có số lượng sinh viên có việc làm thấp nhất làkhóa K51 với tỷ lệ 3,8%

Qua khảo sát cho thấy: trong 110 sinh viên có việc làm đúng ngành nghềđào tạo đang công tác và được phân bổ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức từcấp tỉnh, huyện đến cấp xã, chủ yếu ở cấp xã Cụ thể:

Cơ quan quản lý hành chính Nhà nước bao gồm hệ thống các cơ quan từTrung ương tới địa phương với chức năng chủ yếu là quản lý hành chính trênphạm vi toàn quốc, tỉnh, huyện và xã Cơ quản lý hành chính Nhà nước cấpđịa phương bao gồm UBND tỉnh, các Sở, Ban, Ngành trực thuộc UBND tỉnh;UBND huyện và các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện; UBND xã.

Các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp địa phương đã thiết lập một

hệ thống các văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND cáccấp, trong đó có thể kể đến hệ thống văn phòng của HĐND- UBND tỉnh, vănphòng HĐND – UBND huyện và văn phòng UBND xã Với một hệ thống vănphòng như vậy là đầu mối quan trọng và là cơ hội để sinh viên ngành Quản trịvăn phòng tiếp cận và xin việc làm sau khi tốt nghiệp ra trường

Theo số liệu khảo sát cho thấy: trong 110 sinh viên đã xin được việc làm cótới 81 sinh viên (chiếm tỷ lệ 73,6%) đang làm việc trong hệ thống văn phòngcác cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, giữ chức vụ công chức Văn phòng– Thống kê của UBND cấp xã Qua số liệu trên cho ta thấy tỷ lệ sinh viên saukhi ra trường công tác tại các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nói chung

và UBND cấp xã nói riêng chiếm một tỷ lệ lớn nhất Sở dĩ như vậy do tácđộng bởi nhiều nguyên nhân chủ quan như: các quy định của Nhà nước vềchuẩn chức danh nghề nghiệp công chức cấp xã được quy đinh tại Nghị địnhsố: 112/2011/NĐ – CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về côngchức xã, phường, thị trấn và Thông tư hướng dẫn số: 06/2012/ TT – BNVngày 30 tháng 10 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức trách, tiêuchuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn từnhững quy định này, các cơ quan tuyển dụng đã tổ chức tuyển dụng cho hệthống văn phòng UBND các xã

Công chức Văn phòng – Thống kê của UBND xã có nhiệm vụ tham mưu,giúp UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã trongcác lĩnh vực văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷluật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn xã; Trực tiếp

thực hiện nhiệm vụ xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND và thường trựcHĐND, UBND và Chủ tịch UBND xã; Giúp thường trực HĐND - UBND xã

tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạtđộng của HĐND – UBND xã; Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND

xã, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liênthông” tại UBND cấp xã, nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đếnthường trực HĐND – UBND xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; Tổng hợp,theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của UBND cấp xã vàthực hiện dân chủ ở cơ sở; Chủ trì phối hợp với công chức khác xây dựng,theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, tổng hợp, thống kêbáo cáo tình hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạtđộng kinh tế - xã hội trên địa bàn cấp xã, dự thảo các văn bản theo yêu cầucủa HĐND, thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND cấp xã; Thựchiện một số nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và doChủ tịch UBND xã giao

2.1.2 Công tác tại văn phòng các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (viết tắt là tổ chức đoàn thể)

là một bộ phận cấu thành hệ thống chính trị của Việt Nam Hệ thống tổ chứccủa các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thiết lập cùng với hệthống các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước Do đó, hệ thống văn phòngcủa các chính trị, chính trị - xã hội cũng được thiết lập cùng với hệ thống vănphòng của các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, bao gồm hệ thống vănphòng từ Trung ương (văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng từng tổ chứcchính trị - xã hội), đến cấp tỉnh ( văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng từng tổ chứcchính trị - xã hội cấp tỉnh), văn phòng Huyện ủy và văn phòng Đảng ủy xã