Báo Cáo Thực Tập Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Mà dẫn đầu, là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang ngày càng tác động sâu rộng đến hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Trước xu thế đó, nền hành chính nói chung và các hoạt động nghiệp vụ của Văn phòng nói riêng cũng không nằm ngoài xu thế trong viêc ứng dụng các thành tựu tuyệt vời mà nó mang lại. Nhất là trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ. Việc dần thay các thủ tục giấy tờ, văn bản theo cách làm việc truyền thống hiện hành sang việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý văn bản trực tuyến – liên thông, phần mềm hóa, trực tuyến hóa,... sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ các cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình một cách “Nhanh chóng – chính xác – kịp thời”. Việc cải cách hiệu quả công tác hành chính đồng nghĩa với các cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học,.. trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết, nhằm hiện đại hóa công tác hành chính. Xuất phát từ tình hình thực tiễn của công tác Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ KHCN), em xin mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng Thực tiễn gần đây cho thấy toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển mọi mặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây áp lực mạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện đại hóa văn phòng. Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm việc, các trang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian xử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao. Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phòng hiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trong công việc xử lý thông tin. Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng. Bên cạnh đó xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến bộ hiện đại đó để giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất lao động. 1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong những năm gần đây đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Trong xu thế tất yếu của thời đại, như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần được nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới, hiện đại hóa công tác văn phòng. Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức, văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả. Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan. Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chính. Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đặt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý. Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức. Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết. Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức. Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước 1.2.3 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng Văn phòng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc ba mặt là trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin. a. Về trang thiết bị kỹ thuật. Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ đạc cần thiết khác nhau. Ngày nay, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Khoảng 10 – 15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã được nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh trang gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được sử dụng ngày càng rộng rãi trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp. Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng. Các ngành khoa học công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vào Văn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 80 m2. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đạo Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v... b. Con người làm Văn phòng. Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động. Nhóm ngành khoa học giao tiếp ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v... giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v.. c. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. 1) Công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cung cấp, gìn giữ đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. 2) Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Trong xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói riêng, ở Việt Nam, người làm công tác văn phòng đang đối mặt với những thách thức mới, phải đáp ứng những đòi hỏi mới ngày càng tăng lên của xã hội. Công tác văn phòng, bao giờ cũng gắn bó chặt chẽ với thông tin và các quá trình thông tin. Thông tin là nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là nguồn lực phát triển kinh tế xã hội. Thông tin bao phủ lên xã hội bằng nhiều kênh, thẩm thấu vào từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, vào từng con người cụ thể, xâm nhập vào các mối quan hệ kinh tế xã hội. Thông tin phục vụ mọi chức năng, nhiệm vụ của công tác lãnh đạo, quản lý góp phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đã định trước. Việc nắm bắt, điều khiển, kiếm soát, sử dụng và khai thác thông tin có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý và trong công tác văn phòng. Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của người cán bộ lãnh đạo, quản lý và nhân viên là khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh chóng các thông tin nhận được từ nhiều nguồn khác nhau và ra các quyết định quản lý đúng đắn, chính xác, kịp thời, đạt hiệu quả cao. Nhờ nắm được thông tin, người cán bộ lãnh đạo, quản lý tiên liệu được những biến đổi, sửa chữa nhanh chóng những công việc có hiệu lực thực thi kém, và làm tăng hiệu quả của công việc. 3) Xây dựng và thực hiện chương trình công tác Xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện chương trình công tác có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân. Đầu tiên, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thứ 2, giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc. Thứ 3, Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Thực hiện chương trình công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan. Xây dựng kế hoạch công tác chính là làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả. 4) Điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định. Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài… còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động của lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức. Muốn đạt được mục tiêu, tổ chức cần đạt được quản trị khoa học. Trong đó tổ chức điều hành văn phòng đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện để công tác văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Tổ chức kiểm tra chính là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu như kế hoạch của tổ chức. Công tác điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện để công tác văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. 5) Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiều chính sách phù hợp và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin, chính công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao. Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sức cần thiết. Áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động hiện đại hóa của công tác văn phòng, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra.

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời thực tập tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghê, em đãnhận được nhiều sự giúp đỡ từ lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ, công chức trong vănphòng Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Phòng Hành chính – Lưutrữ đã tạo điều kiện tốt nhất cho em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tếhoàn thành bài báo cáo thực tập này

Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô cùng các bạn sinh viên KhoaQuản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhiệt tình góp ý và cung cấpthông tin giúp đỡ em trong thời gian qua

Trong quá trình thực hiện bài nghiên cứu khoa học, em gặp khá nhiều khókhăn, bên cạnh đó do trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế nên đề tài không tránhkhỏi thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để

đề tài này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em trong suốt thờigian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tinsử dụng trong công trình nghiên cứu này

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Mà dẫn đầu, làcuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang ngày càng tác động sâu rộng đến hầu hết cáclĩnh vực của cuộc sống Trước xu thế đó, nền hành chính nói chung và các hoạt độngnghiệp vụ của Văn phòng nói riêng cũng không nằm ngoài xu thế trong viêc ứng dụngcác thành tựu tuyệt vời mà nó mang lại Nhất là trong hoạt động quản lý hành chínhNhà nước, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo

Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ

Việc dần thay các thủ tục giấy tờ, văn bản theo cách làm việc truyền thống hiệnhành sang việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý văn bản trực tuyến –liên thông, phần mềm hóa, trực tuyến hóa, sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, cáccách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợcác cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình một cách

“Nhanh chóng – chính xác – kịp thời” Việc cải cách hiệu quả công tác hành chínhđồng nghĩa với các cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanhnghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước.Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học, trong hoạt động vănphòng là rất cần thiết, nhằm hiện đại hóa công tác hành chính Xuất phát từ tình hìnhthực tiễn của công tác Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ

KH&CN), em xin mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu trong báo cáo thực tập tốt

nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Một là, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn

phòng, cung cấp những luận cứ khoa học cho xây dựng các hiện đại hóa công tác vănphòng ở Bộ Khoa học và Công nghệ

- Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn

phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ từ năm 2015 đến nay Từ đó chỉ ra thành tựu,hạn chế, nguyên nhân của quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trên

các nội dung: Về trang thiết bị văn phòng, Con người làm công tác văn phòng,

Nghiệp vụ hành chính

- Ba là, đề xuất một số giải pháp tiếp tục đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn

phòng và hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ quan trongnhững thời gian tới

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào các nội dung cơ bản của hiện đại

hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính – Lưu trữ)

Phạm vi nghiên cứu:

- Nội dung đề tài: là hiện đại hóa công tác văn phòng và các giải pháp tập trung

đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ.Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng dùng chung cho các cơ quan khác

- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Khoahọc và Công nghệ quan trong giai đoạn từ năm 2015- 2018

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Bộ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và các mặt hoạt động trongcông tác văn phòng Khảo sát, tìm hiểu thực trạng sự đổi mới trong công tác vănphòng, từ đó đánh giá nhận xét được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sựbất cập đó

- Đề xuất một số giải pháp mang tính hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng đổimới và hiện đại hóa công tác văn phòng

- Nghiên cứu, tìm hiểu các sách báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học về

lý luận quản trị hành chính văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng

5 Các nguồn tài liệu chính được sử dụng

- Cổng thông tin Bộ Khoa học và Công nghệ

(https://www.most.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx)

- Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống

kê, Hà Nội

- GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phòng” của NXB

Đại học Kinh tế Quốc dân

- Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

- Tài liệu do Văn phòng Bộ cung cấp

6 Phương pháp nghiên cứu

* Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin

thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung

* Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là công chức, viên chức,

nhân viên thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ về các vấn đề về công tác vănphòng và hiện đại hóa công tác văn phòng

* Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của trong công

tác văn phòng, những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ củacông tác văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng

* Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu về hiện đại hóa công

tác văn phòng trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đếnlĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìnnhận và đánh giá khách quan thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại BộKH&CN để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác vănphòng

7 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục Kết cấunội dung bài gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ

Khoa học và Công nghệ

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn

phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ

Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Khoa học và Công nghệ

- Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ

Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà nước(UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịchnước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang BộKH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện Trong quátrình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về KH&CN ngàycàng được nâng cao Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát triển cả về chiềurộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả

Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ

và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹ thuật Việt Namlên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần đẩymạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấu tranh thực hiện thống nhất nướcnhà

Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ ban Khoahọc và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và kỹ thuật và trựctiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học tự nhiên và khoa học

kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước ta, phục vụ công cuộc xâydựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thực hiện thống nhất nước nhà

Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nước vừaxây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khối nghiên cứuđược tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam UBKH&KTNN lúcnày chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học và kỹ thuật trong phạm

vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ sở vật chất và kỹ thuật củaCNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốc phòng

Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trong đườnglối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóatập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Năm 1990, UBKH&KTNNđược đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vựckhoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm khuyến khích việc sángtạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ thuật, đưa lại hiệu quả thiếtthực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước

Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành lậptrong bối cảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời kỳđẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềlĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu côngnghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước.

Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ họpthứ nhất, Quốc hội khóa XI Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về hoạtđộng KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữutrí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nướccác dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phầnvốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý

Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệphoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhànước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơn cho các nhiệm vụquản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế và vai trò của

Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng góp tích cực chophát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập

Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã không ngừngkhắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ quantham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CN trong phạm vi cảnước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xâydựng, bảo vệ và phát triển đất nước Đó là kết quả của một quá trình phấn đấu bền bỉ,lâu dài của tập thể Lãnh đạo và đội ngũ các cán bộ, công chức của Bộ

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng.

Bất cứ một tổ chức, đơn vị nào được thành lập và đi vào hoạt động đều hướng tớimột mục tiêu nhất định Mục tiêu đó lớn hay nhỏ, dài hạn hay ngắn hạn phụ thuộc vàolĩnh vực mà tổ chức tham gia, môi trường mà tổ chức hoạt động cũng như nhữngnguồn lực mà tổ chức đó sở hữu Để thực hiện được mục tiêu đề ra của tổ chức, nhàquản lý phải tham gia rất nhiều khâu của hoạt động quản lý Trong đó, việc ra quyếtđịnh quản lý là hoạt động then chốt có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của tổchức Để có những quyết định nhanh chóng và chính xác nhà quản lý cần tới đội ngũthu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó, đội ngũnày cũng đảm bảo các điều kiện vật chất cho nhà quản lý hoạt động Vậy, văn phòngtồn tại là một yếu tố khách quan theo yêu cầu thực tế quản trị Tùy theo tính chất,quymô, trình độ của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức saocho phù hợp

Thực tế hiện nay, văn phòng được tiếp cận theo những phương diện như sau:

- Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổchức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng và nhiệm

vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức;

- Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể được hình thành

để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quảntrị;

- Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể thực hiện côngtác quản lý thông tin phục vụ hoạt động của nhà quản lý

Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diệncác hoạt động diễn ra trong bộ phận này tại các tổ chức

Văn phòng là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ các nguồn khác nhau(bên ngoài và nội bộ) giúp cho lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý đúng đắn.Ngoài ra, văn phòng còn là nơi cung cấp các phương tiện, vật chất kỹ thuật cần thiếtcho hoạt động của cơ quan, đơn vị (tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản,trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và tiếtkiệm chi phí).

Như vậy, nếu nhìn nhận ở trạng thái tĩnh, văn phòng gồm những yếu tố vật chất

kỹ thuật hiện hữu, trang thiết bị và con người Nếu nhìn nhận ở trạng thái động thì vănphòng bao gồm toàn bộ quá trình thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho hoạtđộng quản lý của nhà quản trị trong tổ chức

Từ những nội dung hoạt động của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận trênđây, chúng tôi xin đưa ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau:

“Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổnghợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điềuhành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngchung của toàn cơ quan, tổ chức đó”

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau vềchức năng của văn phòng Cụ thể như:

- Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng

không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộphận chuyên môn

- Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp;

- Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin

- Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: 1) chức năng tham mưu tổng hợp, 2) chức

năng hậu cần và 3) chức năng đại diện

Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuynhiên nó vẫn chưa làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòngtrong mỗi cơ quan, tổ chức [4;tr13]

Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũngnhư các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng có haichức năng cơ bản sau:

1) Chức năng tham mưu tổng hợp

Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năngquan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả vàchất lượng quản lý, lãnh đạo

Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mangtính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn

vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiểu quảnhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là thammưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phảiquán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ mộtcách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiềulĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấnđề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải cómột lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối

ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưutrong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủthể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng

phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng cácthông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thậptiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan,đơn vị

2) Chức năng hậu cần

Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của

cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị;quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt độngtrong công việc có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vàođặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệuquả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năngquan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhaunhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị

mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó gồm:

1) Tổ chức bộ máy của văn phòng

Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng,từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫnnghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cầnthiết là nhiệm vụ số một của văn phòng

2) Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác

Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và thường xuyên theodõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòng cũng phải

trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạotriển khai thực hiện.

Mỗi cơ quan, đơn vị đều có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khácnhau xây dựng Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạothành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung

3) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thựchiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải

có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc

Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật.Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp lãnh đạo,thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế của cơ quan thuộc về nhiệm

vụ của văn phòng Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động

4) Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trìnhquản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin Thông tin

là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý Sản phẩm và cũng chính làphương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và người bị quản lý là thôngtin

Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến – đi,phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác Văn phòng tổng hợp báo cáo tìnhhình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ

sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng

Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi văn phòng phải thực hiện chu đáo vì nếuthực hiện tốt việc xử lý thông tin một cách khoa học sẽ đảm bảo về yêu cầu quản lýcủa lãnh đạo

5)Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Trong văn phòng, công tác văn thư lưu trữ là một trong nhưng những nghiệp vụquan trọng, chiếm một nội dung rất lớn trong công tác văn phòng

Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan

và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cầnthiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và cógiá trị pháp lý rất cao

Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn

và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơquan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì

đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưutrữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lýđiều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tớiviệc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức

6) Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định.

Văn phòng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin quản lý của lãnh đạo, theodõi đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý của lãnh đạo Phối hợp với các cơ quanchức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấptrên; tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơquan thông tin đại chúng

7) Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức

Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổchức Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tinđược lưu chuyển thông suốt

Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc mởrộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chức năngquản lý của mỗi cơ quan, tổ chức

8) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị phòng ban,văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dự trù kinhphí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện….) đảm bảo chuyến công tác đạt hiệu quả caonhất

9) Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị làm việc:

Quy mô và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tùy thuộc vào đặc điểm tình

hình của cơ quan tổ chức đơn vị Văn phòng lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phíhoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử dụng cơ sở vật chất đó đểnâng cao hiệu quả của văn phòng

Trên đây là những nhiệm vụ cơ bản mà văn phòng tại mỗi cơ quan phải đảmnhiệm Tuy nhiên, tùy theo tính chất hoạt động và quy mô cơ quan, đơn vị mà vănphòng có thể phải đảm nhiệm thêm hoặc bớt một số nhiệm vụ khác Ngoài ra, điểmkhác biệt lớn nhất giữa văn phòng và các phòng chuyên môn khác là văn phòng phảihoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh – trật

tự và bảo quản tài sản của cơ quan Do vậy, văn phòng phải hoạt động liên tục ngay

cả khi cơ quan tạm ngừng hoạt động để đảm bảo an ninh - trật tự và thông tin thôngsuốt

1.1.3 Khái niệm về công tác văn phòng

Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng vẫn chưa có sự thống nhất chung

Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phòng đưa ra

khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử

dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[ 8;tr10]

Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt độngtham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điềukiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/phòng hành chính) của

cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con ngườilàm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụđược quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng,trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư,chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹthuật viên đánh máy…)” [9;tr5]

Từ những khái niệm của các tác giả và qua tìm hiểu của bản thân, quan điểm

của cá nhân tôi nhìn nhận “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”.

1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng

Thực tiễn gần đây cho thấy toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển mọimặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách mạngkhoa học - kỹ thuật - công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây áp lựcmạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện đại hóavăn phòng Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm việc, cáctrang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gianxử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có chuyênmôn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao

Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phònghiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trongcông việc xử lý thông tin.

Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đạiđược tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại

Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng Bên cạnh đó xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến

bộ hiện đại đó để giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất lao động.

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng

Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong những nămgần đây đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt Trong xu thế tất yếucủa thời đại, như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thìmỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiệnđại hóa Văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó vàcần được nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểumới, hiện đại hóa công tác văn phòng

Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức,văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả

- Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan Việc đổi mớinghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hànhchính

- Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hànhchính Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việctuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn

phòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chếchống lại bệnh đặt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.

- Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổimới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ côngchức

- Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính Nghiệp vụ hành chínhvăn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chínhnhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết

- Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bướchiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của

cơ quan, tổ chức

- Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết đểhoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạtđộng đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức;đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷcương Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thốnghành chính nhà nước

1.2.3 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng

Văn phòng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc ba mặt là trang thiết

bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính vănphòng Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trongquá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được pháttriển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào Khi chuyển lên văn phòng hiện đại, bamặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng

đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin

a Về trang thiết bị kỹ thuật.

Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của vănphòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tácvăn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ đạc cần thiết khác nhau.

Ngày nay, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng”nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiềuchủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Khoảng 10 – 15 năm lại đây,trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanhchóng Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã được nhanhchóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh trang gay gắt củanhiều hãng sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử được sử dụng ngày càng rộng rãitrong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong cáckhâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạtđộng xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao Các phương tiệnthiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet cùng cácthiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ,toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thông thường trongVăn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng

và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mãđẹp, giá cả thích hợp

Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờcon người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạtđộng Văn phòng Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuậtmáy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lýthông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương,một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi,chính xác Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vàoVăn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người

làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệunăng công tác cao Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hìnhchữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗvẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Vănphòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễnthông Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màutường thích hợp Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kínvới rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office)với diện tích khoảng 60 - 80 m2 Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạođiều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lýthông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đạo Văn phòng; kiểm soát côngviệc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết

bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạoVăn phòng có những sáng kiến mới v.v

b Con người làm Văn phòng.

Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Vănphòng Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình laođộng giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn Vì vậy, người làm Văn phòngthường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá.Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết Laođộng trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngàycàng tăng Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theohướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử Theohướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm

vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổicông tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với nhữngđòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã

hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trícủa mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươnlên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa học này cũng giúp người laođộng biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc(stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Vănphòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v

c Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoànchỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Vănphòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất,hợp lý Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đàotạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quytắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao Mỗi công việc trongVăn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổchức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tàiliệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn,những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng cóvai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc bamặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệuquả thiết thực, cụ thể

1) Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổchức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ các cơquan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng vănbản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra tronghoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chứcchính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ

chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạothì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác vănphòng.

Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cung cấp, gìn giữ đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chínhtrị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổchức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch côngtác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo

cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồnthông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của

cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từnhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất làthông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thôngtin mang tính pháp lý

2) Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý

Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật Trong

xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói riêng,

ở Việt Nam, người làm công tác văn phòng đang đối mặt với những thách thức mới,phải đáp ứng những đòi hỏi mới ngày càng tăng lên của xã hội Công tác văn phòng,bao giờ cũng gắn bó chặt chẽ với thông tin và các quá trình thông tin Thông tin lànhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là nguồn lực phát triểnkinh tế - xã hội Thông tin bao phủ lên xã hội bằng nhiều kênh, thẩm thấu vào từng cơquan, tổ chức, doanh nghiệp, vào từng con người cụ thể, xâm nhập vào các mối quan

hệ kinh tế - xã hội

Thông tin phục vụ mọi chức năng, nhiệm vụ của công tác lãnh đạo, quản lý gópphần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động hiệu quả, đạt được các mụctiêu đã định trước Việc nắm bắt, điều khiển, kiếm soát, sử dụng và khai thác thông tin

có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý và trong công tác văn

phòng Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của người cán bộ lãnh đạo,quản lý và nhân viên là khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh chóng các thông tinnhận được từ nhiều nguồn khác nhau và ra các quyết định quản lý đúng đắn, chínhxác, kịp thời, đạt hiệu quả cao Nhờ nắm được thông tin, người cán bộ lãnh đạo, quản

lý tiên liệu được những biến đổi, sửa chữa nhanh chóng những công việc có hiệu lựcthực thi kém, và làm tăng hiệu quả của công việc

3) Xây dựng và thực hiện chương trình công tác

Xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện chương trình công tác có vai tròquan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân

Đầu tiên, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cáchtương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định tronghoạt động của cơ quan, tổ chức

Thứ 2, giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình,

kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trongcác hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trìnhhoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động côngviệc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

Thứ 3, Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạtmục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sửdụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tậptrung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thựchiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Thực hiện chương trình công tác đảm bảocho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo vàmâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơquan

Xây dựng kế hoạch công tác chính là làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát,đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng

để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả.Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thựchiện công việc được giao một cách hiệu quả.

4) Điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn phòng

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định Mụctiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài… còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động củalĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức Muốn đạt được mụctiêu, tổ chức cần đạt được quản trị khoa học Trong đó tổ chức điều hành văn phòngđảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện để công tácvăn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình Tổ chức kiểm tra chính làmột tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch địnhđồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu như kế hoạchcủa tổ chức

Công tác điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động vănphòng sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động đi vào nền nếp, kiểm tra quá trình thực hiện đểcông tác văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình

5) Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng

Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩynhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh nghiệpnói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới Điều này đòi hỏi các nhà lãnhđạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiều chính sách phù hợp và thích ứng kịpthời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức

Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin, chínhcông nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cảitiến, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng đượcnâng cao Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá

trình giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng đượcyêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các

cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sứccần thiết Áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động hiện đại hóacủa công tác văn phòng, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao

nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra.

* Tiểu kết: Chương 1 đã khái quát cơ bản những nội dung về khái niệm văn

phòng, công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng, mục đích ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng; những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng Trên cơ sở lý luận này sẽ là nền tảng để tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng và sự đổi mới về hiện đại hóa công tác văn phòng sẽ tìm hiểu tại chương 2 – Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.

2.1 Giới thiệu chung về Bộ Khoa học và Công nghệ.

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Theo Nghị định số 95/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 8 năm 2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ như sau:

2.1.1.1 Vị trí và chức năng của Bộ.

Bộ KH&CN là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý của nhànước về KH&CN bao gồm: Hoạt động khoa học và công nghệ; Phát triển tiềm lựcKH&CN; Sở hữu trí tuệ; Tiêu chuẩn đo lường chất lượng; Năng lượng nguyên tử; Antoàn bức xạ và hạt nhân; Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộquản lý theo quy định của pháp luật

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Bộ KH&CN thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số95/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 8 năm 2017 Quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ như sau:

1 Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; Dự án pháplệnh, dự thảo Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Dự thảo nghị quyết, Nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ

đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ; Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm, hàng năm vàcác dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnh vực do Bộ KH&CNquản lý

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khácthuộc lĩnh vực do Bộ KH&CN quản lý.

3 Phê duyệt phương án, mục tiêu, nhiệm vụ KH&CN chủ yếu 5 năm và kếthoạch KH&CN hàng năm, các chương trình nghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản

lý của Nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược phát triển KH&CN và theo phân cấp,

uỷ quyền của Chính phủ, Thủ tướng chính phủ

4 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm viquản lý nhà nước của Bộ; Chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra và tổ chức thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý của

Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; Thông tin, tuyên truyền, phố biến, giáo dụcpháp luật về KH&CN; Ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trìnhđịnh mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm viquản lý Nhà nước của Bộ

5 Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các bộ, cơ quan ngang bộ, Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành cóliên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu phát hiệnnhững quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các văn bản quyphạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực do bộ quản lý thì kiến nghị xử lý theo quy địnhcủa pháp luật

6 Hướng dẫn kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộcngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định, quản lý việc cấp, điều chỉnh,thu hồi, gia hạn các loại giấp phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trong phạm vi quản

lý của nhà nước về ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của Pháp luật; hướng dẫnnghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nướccủa Bộ

7 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quanchuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc trung ương và Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thànhphố thuộc trung ương.

8 Về hoạt động khoa học và công nghệ

9 Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ

10 Về cơ sở trí tuệ

11 Về tiêu chuẩn, đo lường chất lượng

12 Về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân

13 Về dịch vụ công

14 Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành KH&CN

15 Về hợp tác quốc tế

16 Về công tác thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP, ngày 26/02/2013 cơ cấu tổ chức của Bộbao gồm:

- Vụ Khoa học xã hội và tự nhiên;

- Vụ khoa học và công nghệ các ngành Kinh tế - Kỹ thuật;

- Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;

- Vụ phát triển KH&CN địa phương;

- Văn phòng Bộ;

- Thanh tra Bộ,Cục công tác phía Nam;

- Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;

- Cục Năng lượng nguyên tử;

- Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;

- Cục Phát triển thị trường và Doanh nghiệp KH&CN;

- Cục an toàn bức xạ và hạt nhân;

- Cục Sở hữu trí tuệ;

- Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng;

- Ban quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;

- Viện chiến lược và chính sách KH&CN;

- Văn phòng các chương trình trọng điểm cấp nhà nước;

- Báo khoa học và phát triển;

- Tạp trí KH&CN Việt Nam;

- Trung tâm tin học;

- Trường quản lý KH&CN

Các tổ chức được quy định từ 01 đến 21 là các tổ chức hành chính giúp Bộtrưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước, các tổ chức từ 22 đến 25 là các tổ chức

sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ

- Sơ đồ tổ chức bộ máy Bộ KH&CN (Xem phụ lục 01)

2.2 Giới thiệu về Văn phòng Bộ

Căn cứ Quyết định số 288/QĐ-BKHCN ngày 01 tháng 02 năm 2019 của Bộtrưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành quy chế Tổ chức và hoạt động

của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ( Xem phụ lục số 02)

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.2.1.1 Vị trí và chức năng

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ( gọi tắt là Văn phòng Bộ ) là đơn vịtrực thuộc Bộ KH&CN, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kếhoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ trưởng điều phối, tổng hợp theo dõi,đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thựchiện quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân,quản trị thiết bị, an ninh bảo vệ, quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ

sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làmviệc phục vụ cho hoạt động cơ quan Bộ

Văn phòng có con dấu riêng, được mở Kho bạc Nhà nước, ngân hàng để hoạtđộng và giao dịch theo quy định của pháp luật

2.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động củaBộ; xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ và Lãnhđạo Bộ; lập báo cáo tổng hợp định kì và đột xuất về tình hình thực hiện công tác củaBộ; ban hành thông báo; biên bản các hội nghị; cuộc họp của Lãnh đạo Bộ; tiếp nhận;thẩm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, hồ sơ trình lãnh đạo; theo dõi, đôn đốc việcthi hành các quyết định, chỉ thị, kết luận và nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao; làmđầu mối quan hệ công tác với Bộ, ngành trung ương, địa phương và các cơ quanĐảng, Quốc hội, Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng

- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộkhác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện quy chế sau khi banhành

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụcông tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ; tiếp nhận;chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến bao gồm cả văn bản mật theo quy định vàquản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ, hướng dẫn việc lập hồ sơ,

nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, thống kê,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật.

- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, cácđơn vị tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối với cán

bộ, công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo cấp quản lý cán bộ của Bộ; thựchiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng

- Quản lý kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ; lập dự toán và tổ chức thực hiện

dự toán, quyết toán chi ngân sách của cơ quan Bộ theo quy định, quản lý các nguồnkinh phí khác khi được Bộ trưởng giao

- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điềukiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và cơ quan Bộ

- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, hướng dẫncác đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kê hoạch đầu tư xây dựng có nguồn vốn từ ngânsách nhà nước và các nguồn vốn hợp pháp khác trình cấp có thẩm quyền phê duyệt,tổng hợp, bố trí và thông báo cho các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của Bộtheo quy định của pháp luật

- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việccủa Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc tế đếnlàm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ đoàn công tác của Bộ

- Chủ trì, tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão, phòngchống cháy nổ, bảo đảm an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh, lao động; bảo vệ và chămsóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ; phòng chống ma túy vàcác tệ nạn xã hội tại Cơ quan Bộ

- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.

- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ vàquy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ gồm có 09 phòng chức năng:

- Phòng Quản lý đầu tư xây dựng;

- Phòng Quản lý khoa học và công nghệ nội bộ

Chánh văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định cụ thểchức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại các phòng trên cơ sởnhiệm vụ và biên chế được giao

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, phó các phòng được thực hiện theoquy định về bổ nhiệm phân cấp quản lý cán bộ của Bộ

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Xem phụ lục 03)

2.2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

(Được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng Bộ cử đến tham gia đợt thực tập) 2.2.2.1 Vị trí, chức năng

Phòng Hành chính – Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Khoa học vàCông nghệ, có chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học

và Công nghệ theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh văn phòng về côngtác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ cơ quan; Giúp Chánh văn phòngthực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ văn phòng Bộ

2.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Hành chính – Lưu trữ có những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Công tác Văn thư

a) Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản lý công tác văn thưthuộc chức năng của Chánh văn phòng Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng, góp ýcác văn bản có liên quan đến quản lý công tác văn thư, hành chính, bảo vệ và các quyđịnh nội bộ về trật tự an ninh trong khu vực trụ sở Bộ

b) Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ vàcủa Văn phòng Bộ

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu trong thời gian chưanộp lưu trữ hiện hành;

d) Quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy điđường cho cán bộ, công chức viên chức;

đ) Bảo quản, sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ

và các loại dấu khác như dấu tên, dấu chức vụ v.v…

e) Cập nhật thông tin về văn bản đi, đến vào cơ sở dữ liệu của mạng

https://vb.most.gov.vn/ và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đầu vàomạng https://vb.most.gov.vn/ trong phạm vi trách nhiệm của Phòng

2 Công tác Hành chính

a) Tổ chức chuyển phát văn bản đi theo quy định của Nhà nước và của Bộ

b) Đảm bảo các nhu cầu được cung cấp báo, tạp chí cho các đơn vị trực thuộc

Bộ theo chỉ đạo của Chánh văn phòng Bộ

c) Thực hiện việc sao chụp, in ấn tài liệu và các ấn phẩm khác thuộc tráchnhiệm của Văn phòng Bộ phục vụ các hoạt động của Bộ

d) Quản lý và tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa các máy photocopy do Văn phòng

e) Đảm bảo công tác lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, chế độ hưu trí và các chế

độ khác liên quan đến quyền lợi của, cán bộ công chứ; Cập nhật dữ liệu vào phầnmềm quản lý hồ sơ theo quy định hiện hành

h) Xây dựng các kế hoạch và triển khai công tác thi đua, khen thưởng của Vănphòng Bộ

4 Công tác bảo vệ

Trực tiếp tổ chức công tác bảo vệ nội bộ, đảm bảo an ninh trật tự và an toàntrong khuôn viên Trụ sở Bộ.

2.2.2.3 Cơ cấu tổ chức và cán bộ.

a) Phòng Hành chính – Lưu trữ có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, các côngchức, cán bộ nghiệp vụ và một số nhân viên là do lao động hợp đồng

b) Biên chế của phòng Hành chính – Lưu trữ do Chánh Văn phòng quyết trên

cơ sở đề nghị của Trưởng phòng trong tổng số biên chế của Văn phòng để đảm bảohoàn thành nhiệm vụ được quy định

c) Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Hành chính – Lưu trữ phải có ítnhất 03 cán bộ, công chức trở lên đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch bảo vệ theo quy định của Pháp luật

Danh sách cán bộ, công chức Phòng Hành chính – Lưu trữ gồm:

2.3 Tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ.

2.3.1 Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

Bộ Khoa học và Công nghệ đã xây dựng tòa nhà thông minh gồm 14 tầng tạiđịa chỉ số 113 đường Trần Duy Hưng, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố

Hà Nội Đây là một vị trí giáp trung tâm kinh tế chính trị của thành phố, thuận lợi vềgiao thông đi lại khi nhân dân có việc tiếp xúc với cơ quan

Văn phòng Bộ KH&CN đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong công tác tổ chức

bố trí phòng làm việc của từng đơn vị trong cơ quan phù hợp với tính chất và quy môhoạt động của cơ quan Tổ chức mua sắm, sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiệnđại đảm bảo cho các hoạt động được hiệu quả Các đơn vị được bố trí theo phòng, vụchia từng tầng Trong đó, do đặc điểm về những mặt hoạt động của đơn vị, Vănphòng đặt ở tầng 1 bao gồm các phòng: Phòng Hành chính - Lưu trữ, Phòng Tài vụ;Phòng Quản trị - Y tế, Phòng họp, Phòng photocopy, Phòng Phó Chánh văn phòng.Trong đó Phòng Hành chính – Lưu trữ gồm các bàn làm việc được bố trí khoa họcnhư công văn đi, công văn đến, bên trong là bàn làm việc của Trưởng phòng và cáccán bộ, chuyên viên khác

Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất,chất lượng của công tác Văn phòng đồng thời cũng là một yếu tố giúp cho cán bộ,công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Trong điều kiện khoa học và kỹ thuậtphát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác vănphòng, đặc biệt sự ra đời của các thiết bị thông minh, các phần mềm quản lý (tàichính, nhân sự, tài sản, công việc,…) đã góp phần vào quá trình hiện đại hóa công tácVăn phòng

Tại Bộ Khoa học và Công nghệ - một cơ quan đầu ngành về lĩnh vực khoa học

và công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin, các trang thiết bị hiện đại vào côngviệc nói chung và công tác văn phòng nói riêng được thể hiện rõ Hiện tại 100% cán

bộ, công chức của Bộ được trang bị máy tính cá nhân, kết nối mạng Internet và mạngnội bộ https://vb.most.gov.vn/ cộng với tài khoản truy cập Còn các trang thiết bị vănphòng khác như: Máy in, máy chiếu, máy scan, máy fax, điều hòa, bàn ghế, tủ tàiliệu… do Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn nên đồng nghĩa với sốlượng cơ sở vật, trang thiết bị văn phòng cũng khá đồ sộ Vì vậy, việc quản lý, thống

kê, đầu tư mua sắm được thực hiện bởi Phòng Quản trị - Y tế, đặc biệt công việc này

được quản lý trên phần mềm “MISA Mimosa.NET 2012” là công cụ hỗ trợ đắc lực

cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của

công tác hạch toán kế toán MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính

cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trênmột tệp dữ liệu kế toán Các loại tài sản được đánh mã riêng rất thuận lợi cho việcquản lý Về các trang thiết bị về tin học như máy in, máy chiếu việc được giao choTrung tâm tin học của Bộ quản lý

Trong phạm vi và không gian thực tập là Phòng Hành chính – Lưu trữ em xinđược khái quát về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng tại Phòng như sau:

+ Về Bàn ghế làm việc: có 07 bàn làm việc làm bằng chất liệu gỗ theo đúng tiêu chuẩn, được thiết kế hiện đại, bàn có 02 ngăn có khoá để đựng tài liệu và các đồdùng quan trọng cần cất giữ Đồng thời, bàn được thiết có chỗ cây máy tính an toàn,gọn gàng có tính thẩm mỹ Diện tích măt bàn là 125cm×75cm có thể tạo không gianlàm việc thoải mái cho các cán bộ, nhân viên và có thể sắp xếp các trang thiết bị khácnhư máy tính, điện thoại, máy fax….gọn gàng, ngăn nắp

+ Ghế làm việc được trang bị đầy đủ tương ứng với 07 bàn làm việc, ghế xoaygiúp nhân viên di chuyển thoải mái trong phòng, chất liệu mềm và êm tạo sự thoảimái trong quá trình làm việc giảm tải được những áp lực của công việc khi được thưgiãn với bàn làm việc khoa học và thẩm mỹ

+ Ngoài ra còn có 01 bàn họp và 06 chiếc ghế khác để tiếp khách tới làm việcvới văn phòng cũng như phục vụ cho các cuộc họp, trao đổi của nội bộ

+Tương ứng với 07 bàn ghế làm việc là 07 chiếc điện thoại được đặt tại bànlàm việc của mỗi cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng để phục vụ tốt choquá trình giải quyết công việc cũng như trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ quanđơn vị khác

+ Phòng làm việc được trang bị 04 máy điều hoà tạo tinh thần thoải mái trongkhi làm việc giúp năng suất hiệu quả công viêc được cao hơn, đồng thời tạo môitrường làm việc tốt cho các cán bộ, công chức trong Phòng

+ Hệ thống đèn điện được trang bị đầy đủ gồm 08 hộp đèn đựng bóng tuýp leddài, trong mỗi hộp gồm 03 đèn Đảm bảo cung cấp ánh sánh đạt tiêu chuẩn cho phònglàm việc, bảo đảm cung cấp nguồn ánh sáng tốt nhất cho quá trình giải

quyết công việc

+ Tủ tài liệu gồm 07 tủ to nhỏ khác nhau dùng để chứa đựng các hồ sơ, tài liệutrong quá trình giải quyết công việc của Văn phòng Bộ Ngoài ra tủ đựng tài liệu còn

để chứa đựng các loại sách tham khảo liên quan đến chuyên ngành để nâng cao trình

độ chuyên môn và đựng một số đồ cá nhân và tài liệu khác

+ Máy tính: Văn phòng được trang bị 07 bộ máy tính được nối mạng và cài đặtcác phần mềm quản lý như: Hệ thống mạng nội bộ https://vb.most.gov.vn/; Office;Phần mềm kiểm tra chữ ký số vSign…, từ đó giúp cán bộ, công chức giải quyết côngviệc nhanh chóng, chính xác, đem lại hiệu quả cao

+ 02 máy Scan được đặt trên phòng làm việc để phục vụ cho việc scan giúp choviệc chụp văn bản được thuận tiện

+ 01 máy fax để gửi và nhận văn bản fax trong trường hợp cần xử lý công việcgấp mà chưa kịp gửi văn bản, khi đó sẽ gửi fax để chuyển đến cơ quan cần trao đổi vàvăn bản sẽ dược soạn thoả và chuyển giao sau đó

+ 01 máy in đa chức năng với: in, scan, photocopy

+ 01 bình đun nước nóng

+ 01 két dùng để cất giữ và bảo quản con dấu

+ 01 máy hủy tài liệu

+ 01 tủ đựng bì thư

+ 01 giá đựng con dấu

+ Ngoài ra Phòng còn quản lý một Phòng Photocopy riêng, được trang bị 02máy in công nghiệp SHARP công suất lớn, và 02 máy tính cá nhân phục vụ cho việc