Bài tìm hiểu về các văn bản thực hành đang được áp dụng và đi vào sử dụng tại tập đoàn bưu chính viễn thông Hà Nội trong học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. KTSTVB, Văn thư lưu trữ, Hành chính, quản lý
Trang 1Tìm hiểu về văn bản thực hành trong tập đoàn Bưu chính – Viễn
thông Hà Nội
I: Liệt kê các hình thức văn bản.
1.Chỉ thị:
Là những mệnh lệnh mang tính chỉ định về một nội dung công việc nào đó và bắt buộc thực hiện của người hoặc cấp có thẩm quyền đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới, hay cấp trực thuộc
2.Thông báo:
Khi có một kế hoạch cần được triển khai, người tổ chức hoặc đại diện cho cơ quan, đoàn thể lập kế hoạch, cấp có thẩm quyền sẽ viết thông báo để cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những người quan tâm đến nội dung thông báo biết để thực hiện hay tham gia Hoặc cũng có thể là một sự việc, sự kiện gì đó xảy ra, các cấp có thẩm quyền muốn thông báo rộng rãi để mọi người biết (ví
dụ như thông báo về tình hình trật tự, an ninh trong khu phố) Văn bản thông báo phải thể hiện rõ :
- Chủ thể thông báo (người tổ chức, cấp có thẩm quyền )
-Đối tượng nhận thông báo (các thành viên trong tổ chức, đoàn thể nhân dân trong khu phố )
- Nội dung thông báo (thông báo về việc gì)
Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên
cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực
Như vậy, nếu so sánh với văn bản tường trình, ta sẽ thấy một trình
tự ngược lại Văn bản tường trình được gửi từ cá nhân lên người có trách nhiệm, thẩm quyền, còn văn bản thông báo lại từ bên trên
Trang 2(người tổ chức, đoàn thể) xuống các thành viên, những người tham gia, thực hiện hoặc quan tâm
3.Bản sao
Các hình thức sao gồm có: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc
“TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”
“SAO Y BẢN CHÍNH” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính
“TRÍCH SAO” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện
từ bản chính
“SAO LỤC” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định
4 Điều lệ: Điều lệ là Văn bản do quốc gia hoặc tổ chức xác lập điều chỉnh các vấn đề về hoạt động của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp xác định, các quạn hệ với các tổ chức, cơ quan khác nhau và các công dân hoặc điều chỉnh hoạt động của các tổ chức khác nhau và công dân, các quyền và nghĩa vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước hoặc hoạt động kinh tế cụ thể
5 Quyết định: Quyết định là một loại văn bản thuộc hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật Quyết định là việc công bố hay công nhận một vấn đề đối với tổ chức hay cá nhân nào đó có tính thực thi bắt buộc.
6 Giấy mời
7 Giấy giới thiệu: Là văn bản thường xuyên được sử dụng
trong các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, trường học… Giấy giới thiệu được viết ra nhằm mục đích giới thiệu, bảo đảm cho người đại diện của cơ quan mình đi làm việc, học tập hay giải quyết công việc chung hoặc việc riêng nào đó Có rất nhiều
Trang 3mẫu giấy giới thiệu khác nhau được sử dụng cho phù hợp với mục đích của người dùng như: giấy giới thiệu thực tập, giấy giới thiệu vào Đảng, đơn xin chuyển công tác
8 Hợp đồng: Theo điều 385 BLDS năm 2015 quy định: “Hợp
đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự” Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có người làm chứng, nếu vi phạm hợp đồng hay không theo cam kết thì
2 bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịu mọi phí tổn
II, Nội dung chi tiết báo cáo:
Qua quá trình đi thực tế tại Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Hà Nội-Viễn Thông Hà Nội nhóm chúng tôi đã thu thập cụ thể được là mười loại văn bản hành chính mà tập đoàn này soạn thảo ra trong đó có những loại phổ biến như: Công Văn, Quyết Định về việc CBCNV nghỉ phép , Quyết Định về việc điều động CBCNV, Quyết Định về việc cử nhân sự đi hỗ trợ tập huấn, Quyết định cử cán bộ CHQS đi tập huấn quân sự, Chỉ Thị của giám đốc VNPT Hà Nội về việc đảm bảo
an ninh trật tự…
Đã có rất nhiều loại văn bản được chúng tôi thu thập và chọn lọc ra được những loại văn bản phổ biến và dễ nhận biết nhất
Qua nhiều lần trao đổi và họp mặt, nhóm Fast team đã thống nhất được những quan điểm và đánh giá những văn bản nêu trên đã đáp ứng được những nhu cầu về kết cấu cũng như bố cục và hình thức, thể loại của văn bản Về mặt pháp lý cũng như những yêu cầu về các thông tin được kê khai đề đạt thì cũng được đáp ứng vô cùng đầy đủ
Và để giải thích cho nhận định nêu trên thì chóm chúng tôi đã căn cứ vào những yếu tố sau đây:
- Văn bản đã có tính mục đích Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính
Trang 4sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó
- Văn bản đã có tính khoa học Văn bản có tính khoa học được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán
- Văn bản đã có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền) Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ trương, chính sách của Nhà nước Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện (quyền lực đơn phương) Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác
- Văn bản đã có tính khả thi Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền
III: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng
và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực
Trang 5hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:
+ Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa; + Lựa chọn thông tin, tài liệu;
+ Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
+ Xây dựng đề cương bản thảo;
+ Viết dự thảo;
+ Biên tập dự thảo;
+ Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;
+ Hoàn thiện văn bản
III: Về mặt thể thức:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư số 01) đảm bảo các tiêu chí:
+ Khổ giấy: được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210mm x 297mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ
sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)
Trang 6+ Trang văn bản được đánh sớ thứ tự bằng chữ số
Ả Rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất , được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản Số trang phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục
+ Kiểu trình bày: Trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)
+ Phông chữ sử dụng trình bày là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20mm.
Về cơ bản văn bản bao gồm 03 phần : + Phần mở đầu:Có Quốc hiệu và tiêu ngữ ghi trên
văn bản bao gồm 2 dòng chữ: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và "Độc lập - Tự do
- Hạnh phúc".; tên cơ quan ban hành văn bản là Tập
đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày tháng năm ban hành; tên văn bản; căn cứ ban hành văn bản
+Phần nội dung:Bố cục văn bản và văn bản ban hành kèm theo
+Phần kết thúc: Chức vụ, họ tên chữ kí người có thẩm quyền, dấu của tập đoàn và nơi nhận
- Văn bản gồm 9 yếu tố:
Trang 7+ Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải
Dòng thứ nhất: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM" được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13,
kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất
cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
+ Tên cơ quan ban hành văn bản: Tập đoàn bưu chính viễn thông
Hà Nội được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng
+ Số ký hiệu
+ Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Tên loại văn bản avf trích yếu noioj dung văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền
+ Dấu gồm có Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội
Trang 8dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Và dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định
+ Nơi nhận
IV: Tổng kết:
Nhóm Fast team xin chân thành cảm ơn Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên được thực tập, tìm hiểu
và được học hỏi cách thức làm văn bản, nhằm hoàn thiện kĩ năng và kiến thức để đáp ứng nhu cầu của bộ môn Kỹ năng soạn thảo văn bản Xin chân thành cảm ơn Giảng viên bộ môn Kỹ năng soạn thảo văn bản và Trường Đại Học Nội Vụ đã cho chúng em cơ hội học tập và rèn luyện tốt nhất
Bài làm của nhóm chúng em có gì thiếu sót xin cô và nhà trường thông cảm
Chúng em xin chân thành cảm ơn!