TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG MỘT SỐ CƠ QUAN BÉ

Tổ chức lao động khoa học

lời nói đầu

Đã từ lâu những hoạt động sản xuất của con người để làm ra sản phẩmkhông còn là quá trình riêng lẻ mà mang tính chất tập thể, tính chất xã hội nhờ

sự phân công lao động xã hội Chính vì vậy, trong nhiều lĩnh vực hoạt độngtập thể, để đạt được hiệu quả cao việc liên kết các loại lao động với nhau (tổchức lao động) là một yêu cầu ngày càng bức thiết

Quản lý Nhà nước cũng là một loại lao động đặc biệt, vì thế việc tổ chứclao động trong hoạt động quản lý đã và đang là mục tiêu quan trọng trong các

cơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng Bởi vì,văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử

lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mưu phục vụ cho lãnh đạo

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phươngpháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễnđược áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng Nói cách khác, đó là quá trìnhkết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong mọi hoạt động nhằmnâng cao năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động,

Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vựcquản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nàocũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này Ngay

cả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước có quy

mô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiệnlàm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năngsuất và hiệu quả lao động Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong cácvăn phòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc

Xuất phát từ những ý tưởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc

tổ chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ

chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quảlao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đã chọn đề tài:

SỐ CƠ QUAN BÉ”, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình

Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở một

số cơ quan Bộ (cụ thể ở Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoahọc, Công nghệ và Môi trường) sẽ bổ sung thêm cho chúng tôi kiến thức vềvăn phòng và về quản trị hành chính văn phòng Đồng thời qua đó tìm ranhững ưu điểm - nhược điểm của công tác này để có thể rót ra những phươnghướng khắc phục hạn chế không chỉ ở văn phòng hai Bộ này mà còn là vấn đềđang tồn tại ở nhiều văn phòng cơ quan Bộ khác Từ đây mở ra cho chúng tôinhững kiến thức khoa học, những thực tiễn trong quá trình hoạt động của côngchức Nhà nước và những kinh nghiệm bổ Ých cho quá trình công tác của cánhân sau này

Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã được rất nhiều giớitrong và ngoài nước quan tâm nghiên cứu Điều này không chỉ thể hiện trongcác giáo trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phòng,

mà còn là vấn đề quan tâm của rất nhiều tác giả trong các khoá luận tốtnghiệp, các luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ, Song trên thực tế chưa có một tiếngnói chung có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơquan, đặc biệt là ở các văn phòng cơ quan Bé

Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, chúng tôi không thể đi sâunghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phòng cơquan Bộ, mà chỉ tập trung tìm hiểu công tác này tại Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường - văn phòng cơquan quản lý Nhà nước Trong đó, Bộ Công nghiệp là cơ quan quản lý Nhànước về kinh tế ngành công nghiệp, còn Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi

trường là cơ quan quản lý Nhà nước tổng hợp về khoa học, công nghệ và môitrường.

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chủyếu như sau: trước hết, phải kể đến một khối lượng lớn các sách, báo, tạp chítham khảo như: cuốn “Quản trị hành chính văn phòng” của Nguyễn HữuThân, “Quản trị hành chính văn phòng” của Mike Havey, “Tổ chức lao độngtrong các cơ quan nghiên cứu và thiết kế” của E.I Kixxel; các tạp chí quản lýNhà nước, tạp chí tổ chức Nhà nước, Hai là, chúng tôi đã tiến hành nghiêncứu các văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nước về công tác văn phòng; cácvăn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế của Bộ và Văn phòng BộCông nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường

Khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi, ngoài phần lời nói đầu và kết luận, nội dung chính được chia thành các chương, mục sau:

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA

HỌC TRONG VĂN PHÒNG CƠ QUAN.

1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học 1.2 Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN

PHÒNG BỘ CÔNG NGHIỆP VÀ VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trường.

2.2 Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trường.

2.3 Điều kiện lao động trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ

CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG BỘ CÔNG NGHIỆP VÀ VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG.

3.1 Nhận xét về công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng các Bộ.

3.2 Phương hướng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng các Bộ.

Có thể nói, vấn đề này cho đến nay đã được nhiều giới quan tâm nghiêncứu đề cập tới, song thực tế chưa có công trình nào nghiên cứu một cách có hệthống về Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môitrường Đây là một khó khăn không nhỏ cho khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi.Mặc khác trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp một số khó khăn làchưa có những thông tin chính xác về văn phòng và do thời gian nghiên cứu quáÝt,

Vì vậy, chúng tôi hy vọng rằng với bài tập đầu tiên trên con đườngnghiên cứu khoa học của cá nhân, khoá luận tốt nghiệp sẽ góp phần khiêm tốnvào quá trình nhận thức về công tác quản trị hành chính văn phòng nói chung

và tổ chức lao động khoa học trong văn phòng nói riêng Chúng tôi rất mongnhận được sự góp ý của thầy - cô giáo và các bạn

Để có được kết quả này, chúng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắctới Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - người đã hướng dẫn tôi một cách tận tình trongquá trình thực hiện khoá luận tốt nghiệp Khoá luận tốt nghiệp được hoànthành còn phải kể đến sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ đang công tác tạiVăn phòng Bộ Công nghiệp và Bé Khoa học, Công nghệ và Môi trường Quađây, tôi xin chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, các bạn trong lớp đã góp ý bổsung thông tin cho tôi hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này

Hà nội, tháng 6/2000

1.1.1 Khái niệm văn phòng.

Bất kỳ một cơ quan hay một xí nghiệp nào cũng cần có một bộ phậnđược thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và điềuhành tổng hợp bộ phận này còn là bộ mặt của cơ quan trong việc giao tiếp đốinội và đối ngoại Đó là văn phòng hay gọi là phòng hành chính tổng hợp Haynói cách khác, văn phòng cơ quan có chức năng tham mưu tổ chức công việccho lãnh đạo, thay mặt cơ quan trong giao tiếp chung và đảm bảo hậu cần cho

cơ quan, công sở

Nhìn chung, công tác văn phòng ở các cơ quan thường bao gồm nhữngcông việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ tronghoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn phòng nhưng tựu trung có thểhiểu văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, công ty, xí nghiệp,

là nơi làm việc về công văn giấy tờ [23,102]

1.1.2 Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng.

Xã hội ngày càng phát triển đồng thời với sự ra đời và phát triển củanhiều môn khoa học mới như tâm lý lao động, sinh lý học lao động, Vớimục đích nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động,con người đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học và những kinh nghiệmtiên tiến sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động của mình Nếunhư chỉ tổ chức lao động đơn thuần, mà chúng ta không tính đến việc phải tổ

chức lao động sao cho khoa học nhằm đem lại năng suất và tạo điều kiệnthuận lợi cho người lao động Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, con người

đã áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan, xí nghiệp

và trong các văn phòng Từ đó xuất hiện khái niệm tổ chức lao động khoa họctrong văn phòng Đó là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa trêncác thành tựu khoa học và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng có hệ thốngtrong công tác Hay nói cách khác, đó là kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹthuật và con người trong quá trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệuquả nhất những tiềm lực vật chất và lao động, nâng cao không ngừng năngsuất và hiệu quả lao động, bảo đảm sức khoẻ con người [17,290] Chính sựphù hợp giữa các biện pháp tổ chức với kinh nghiệm tiên tiến và hoàn cảnhkhách quan để thể hiện tính chất khoa học của việc tổ chức lao động, nếu giữachúng không có sự phù hợp sẽ dẫn đến những phương pháp lãnh đạo trái vớinguyên lý tổ chức lao động theo khoa học

Trong quá trình hoạt động của công tác văn phòng, việc tổ chức lao độngkhoa học trong văn phòng là công việc rất thiết thực Bởi vì, văn phòng là bộmáy điều hành tổng hợp của cơ quan và tham mưu cho cấp lãnh đạo, cho nên

để tổ chức quản lý được tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong văn phòng phảicùng nghiên cứu và phải có chuyên môn để tổ chức sắp xếp công việc mộtcách khoa học nhất

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được hiểu là những phươngpháp và kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạtđộng của văn phòng đi vào nề nếp, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng

Trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan giao phó, văn phòng luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động mộtcách khoa học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chấtlượng và hiệu quả hoạt động tốt nhất

Để làm được điều này lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức bộ máy vănphòng được hợp lý, nghĩa là biết cách sắp xếp tổ chức đúng người, đúng việctheo khả năng chuyên môn của họ Bên cạnh đó, phải tổ chức các bộ phậntrong văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Nếu như một

bộ phận nào đó trong văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, đó chính là

lý do để lãnh đạo nên xem xét xem đã tổ chức hợp lý chưa và có nên giảm biênchế bộ phận đó không Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càngnâng cao, nhất là đối với công tác văn phòng thì việc trang bị những thiết bị,phương tiện thích hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thể thiếu Vì

nó giúp cho cán bộ làm việc được thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và côngsức Chính nhờ có trang thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậmchạp trong công việc Trước đây, cán bộ cần soạn thảo một văn bản phải mấtrất nhiều thời gian, nhưng ngày nay nhờ có nền khoa học kỹ thuật phát triển đãphát minh ra máy vi tính, Vì vậy, việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng,

dễ dàng hơn Cho nên, hầu như văn phòng các cơ quan đều được trang bịnhững thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc của mình

Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòngcòn nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo vănphòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra môi trường lao động tốt nhất, giúpcán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Môi trường lao động đó

là sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý, là việc tạo khung cảnh làm việc thuậnlợi và trang bị những thiết bị hiện đại Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên

có được tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với công việcđược giao Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung

và trong những điều kiện cụ thể nói riêng Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quảlàm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở cácnhà lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học đểvận dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối ưu nhất

Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức vàbiện pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần tăng năng suất lao động.

Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng được vận dụng rộng rãitrong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đãkhẳng định được vị trí của mình Việc đưa công tác tổ chức lao động khoahọc vào trong văn phòng ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa cáccán bộ ngày càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc

và tiết kiệm được chi phí Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào vănphòng giúp cho việc quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thông tin của cơquan được nhanh chóng, kịp thời Nếu như trước đây cán bộ trong cơ quancần tìm tài liệu lưu trữ nào đó, nhưng tài liệu đó có thể chưa chỉnh lý hoặc còntrong tình trạng bó gói, lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn phòng đã áp dụngviệc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ trên máy vi tính, giúp cho việc tra tìm đượcnhanh chóng thuận lợi

Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất thiếtthực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng công việc của cán bộ, nhânviên Trong văn phòng nếu cứ tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu

áp dụng tổ chức quản lý một cách khoa học, điều này dẫn đến không phát huyđược khả năng và trình độ chuyên môn của cán bộ Đồng thời, làm cho mốiquan hệ giữa cán bộ, nhân viên và lãnh đạo ngày càng căng thẳng dẫn đếnchất lượng công tác giảm đi Vì vậy, tổ chức lao động khoa học trong vănphòng giúp lãnh đạo nắm được chặt chẽ các hoạt động, cũng như các côngviệc thường ngày của cán bộ, nhân viên, từ đó khắc phục những hạn chế vàhoàn thiện bộ máy quản lý Ngoài ra, nghiên cứu môi trường lao động có ýnghĩa đặc biệt quan trọng trong văn phòng Môi trường lao động ở đây chính

là mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên, giữa các cán bộ với lãnh đạo vàđiều kiện lao động thuận lợi, Trong môi trường lao động tốt sẽ là tiền đềthúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lượng cao

và tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng

nhằm nâng cao vị trí vai trò của mình trong tổ chức bộ máy của văn phòngnói riêng và cơ quan nói chung.

Vì lẽ đó, tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng có ýnghĩa rất quan trọng, nó giúp cho văn phòng cơ quan nâng cao hiệu quả trongcông tác, tổ chức phân công lao động hợp lý và tạo môi trường lao động thuậnlợi, qua đó giúp cho sự hoàn thiện không ngừng hoạt động về tổ chức quản lýcủa văn phòng, của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung

1.2 Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan.

1.2.1 Đặc điểm lao động của công chức hành chính văn phòng.

Khác với lao động của công nhân trong lĩnh vực sản xuất, công tác tổchức lao động khoa học của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đặcđiểm riêng biệt Trong quá trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp các loạilao động trí óc Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhưng nó làcăn cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội

Theo C.Mác đã chia lao động trí óc làm ba loại:

Loại thứ nhất có sản phẩm lao động gắn liền với bản thân người lao

động trí óc Đó là các sách báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách,

Loại thứ hai là hoạt động lao động không tách rời bản thân người lao

động Đó là lao động của nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài,

Loại thứ ba là lao động tạo ra sản phẩm có giá trị chung của xã hội Kết

quả lao động được sử dụng để phát triển loài người Đó là phát minh sángkiến của nhà bác học, kỹ sư, quản lý, [23,189]

Có thể nói rằng, lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đầy

đủ các đặc điểm của ba loại trí óc nói trên và nó biểu hiện dưới nhiều côngviệc cụ thể khác nhau Ví dụ như cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên mônnghiệp vụ và kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn bản trong khuôn khổ

chức năng, nhiệm vụ của mình Hoặc là khi cần họp bàn một công việc nào

đó, cán bộ, nhân viên văn phòng đưa ra ý kiến của mình và phải bảo vệ, giảithích ý kiến đó cho mọi người hiểu

Trong quá trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thường xuyênlàm việc với rất nhiều công văn giấy tờ, nó chiếm một phần thời gian laođộng khá lớn, và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan

Vì vậy, đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải có nghiệp vụchuyên môn, có tư cách đạo đức tốt và những kinh nghiệm thực tế để vậndụng linh hoạt và giải quyết công việc một cách có hiệu quả nhất

1.2.2 Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học.

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có rấtnhiều môn khoa học và những kiến thức, kinh nghiệm trong xã hội liên quanđến tổ chức lao động khoa học như: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh

lý học, công thái học, Tất cả những môn khoa học này đều quan tâm nghiêncứu vấn đề quan trọng đó là quy luật và điều kiện hoạt động của con ngườitrong lao động Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động Khoa học laođộng là một ngành khoa học nghiên cứu những vấn đề trong quá trình laođộng Trong đó tổ chức lao động được đánh giá là vấn đề quan trọng Bởi vì,trong quá trình lao động, nếu tổ chức công việc hợp lý sẽ đem lại hiệu quả rõrệt và ngược lại nếu tổ chức không tốt sẽ mang lại hiệu quả thấp Thậm chícòn gây nên những hậu quả không thể lường trước Khoa học lao động còn đềcập đến vị trí và chức năng của người lao động đến quan hệ giữa người laođộng và các yếu tố vật chất trong quá trình lao động Bên cạnh đó, còn nghiêncứu cả những vấn đề thuộc tâm lý người lao động như những phản ứng, động

cơ, ý thích, mong muốn,

Không những vậy, khoa học lao động còn nghiên cứu hình thức, mức độlao động và tác động đến nhu cầu của người lao động xuất hiện trong quá trìnhlao động Nó cũng quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến và thay

đổi phương pháp làm việc của người lao động Trong quá trình đó, ngành khoahọc này sẽ nghiên cứu và phát triển mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên vớinhau và giữa cán bộ với lãnh đạo Bên cạnh đó, khoa học lao động cũng nghiêncứu việc tái sản xuất sức lao động của người lao động như điều kiện làm việc,nghỉ ngơi, chế độ đãi ngộ, sao cho khoa học và hợp lý Khoa học này cũngnghiên cứu những tác động của yếu tố xã hội đối với người lao động Chínhđiều đó tác động đến khả năng nhân cách của người lao động Qua đó phát huyphẩm chất tốt của người lao động trong môi trường lao động tốt.

Tất cả những vấn đề trên mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiêncứu góp phần vào việc tổ chức lao động được hợp lý, được khoa học nhằmnâng cao năng suất hiệu quả công việc trong quá trình lao động Đặc biệt,trong quá trình lao động ở cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, nómang tính chất lao động khác với lao động trực tiếp làm ra của cải vật chất

Vì vậy, việc tổ chức lao động ở đây cần được nghiên cứu và vận dụng năngđộng những phương thức đặc biệt của loại lao động này Trong văn phòng cơquan, tất cả mọi hình thức lao động đều mang một mục đích và kết quả chung

là hiệu quả của hoạt động quản lý Vì thế nó khác với lao động khác trong quátrình làm việc Dựa trên cơ sở của kết quả lao động này thì hiệu quả của hoạtđộng quản lý Nhà nước ngày càng nâng cao, chất lượng hoạt động trong vănphòng và cơ quan cũng được thúc đẩy đạt tới trình độ cao nhất [8]

Nghiên cứu cơ sở lý luận và khoa học của tổ chức lao động khoa họchành chính nhằm áp dụng vào thực tiễn ở văn phòng cơ quan hành chính, vàcòn tuỳ thuộc vào từng cá nhân trong văn phòng và điều kiện cụ thể của cơquan Bên cạnh đó, những kiến thức về lý luận và khoa học tổ chức lao động

sẽ giúp cho việc thực hiện tổ chức lao động trong văn phòng tốt hơn Ngoài

ra, ở cơ quan cũng phải biết áp dụng những kiên thức tốt nhất trong quá trìnhhoạt động quản lý

Tóm lại, việc nghiên cứu lý luận và khoa học giúp cho tất cả các cơ quannói chung và các văn phòng nói riêng có những phương pháp tốt nhất và thiếtyếu trong quá trình tổ chức lao động khoa học vào thực tiễn hoạt động củavăn phòng, của cơ quan.

1.2.3 Nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng

Việc tổ chức lao động khoa học là sự bố trí sắp xếp các bộ phận hoạtđộng trong văn phòng, có sự phân công và hợp tác lao động, đồng thời tạo ramôi trường lao động hợp lý và quy định nhiệm vụ rõ ràng

Trước hết, để thực hiện tổ chức lao động khoa học phải có sự phân côngcông tác quản lý trong văn phòng Sự phân công công tác quản lý này phụthuộc vào vị trí pháp lý và thẩm quyền về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tổng khối lượng công việc và tính chất của từngcông việc trong văn phòng Bên cạnh đó, việc phân công công tác xuất phát từbiên chế và cơ cấu biên chế của từng văn phòng Vì vậy, việc phân công cụthể cũng phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm của từng văn phòng

Khi tiến hành phân công công tác trong văn phòng cần phân công theochuyên môn hoá đây là phương pháp tất yếu để cán bộ đi sâu vào công việc

và có được thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó, sẽ có khả năng nâng cao đượcnăng suất lao động Tuy nhiên, việc chuyên môn hoá cán bộ không có nghĩa

là cán bộ không cần hiểu biết rộng, nếu như vậy thì công việc trở nên tẻ nhạt,đơn điệu Trái lại, muốn chuyên môn hoá tốt thì phải hiểu biết rộng Quá nhấnmạnh một chiều việc chuyên môn hoá sẽ dẫn tới sự phiến diện Nhưng nếu bỏqua chuyên môn mà phân công tuỳ tiện thì công việc sẽ có nhiều khả năngkhông đạt chất lượng Trong phân công công tác cần phải tạo được mối liênquan cần thiết của công việc Những công việc của cán bộ, nhân viên phụthuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó Trong văn phòng nóiriêng và cơ quan nói chung, không thể có một bộ phận nào hoạt động mộtcách độc lập hoàn toàn, mà tất cả các bộ phận đều gắn bó với nhau, cùng nhau

xây dựng và thực hiện thẩm quyền chung của cơ quan Bên cạnh đó, khi lãnhđạo phân công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ.Bởi vì, nếu phân công mà không tính đến năng lực thực sự của cán bộ, nhânviên thì đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác.Mọi công việc được giao đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thựchiện đúng và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo Đồng thời, khi cần thiết các cán

bộ, nhân viên có thể thay thế được công việc của nhau Vì trong quá trìnhhoạt động có thể một cán bộ văn thư nghỉ, cần phải thay thế người khác đảmnhiệm để công việc không bị gián đoạn Vì vậy, mỗi người trong văn phòng,trong cơ quan phải được đào tạo bồi dưỡng để Ýt nhất có thể đảm nhận đượchai chức trách

Ngoài ra, khi tiến hành phân công công việc phải đề ra những tiêu chuẩn

để đánh giá kết quả của quá trình áp dụng nó vào thực tiễn Tiêu chuẩn càng

rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công tác, để từ đó đánh giá mức độhoàn thành công việc của mỗi cán bộ cả về số lượng và chất lượng Cuốicùng, việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng caotrình độ nghiệp vụ của từng người Bởi vì khi phân công công việc phức tạpđòi hỏi mỗi cán bộ phải tự phát triển nâng cao trình độ của mình cho phù hợpvới công việc

Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân

bố thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng Việc phân bốthời gian cho cán bộ, nhân viên cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụngthời gian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phátsinh trong quá trình làm việc Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho từngcông việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình lao động có ý nghĩa quantrọng đối với việc nâng cao năng suất và hiệu suất công tác

Bên cạnh đó, để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng,thì một yếu tố quan trọng là việc lập kế hoạch trong quá trình hoạt động Việc

lập kế hoạch để định ra hướng làm việc, tổ chức triển khai và thực hiện kếhoạch đó Nhất là các công việc văn phòng thì không thể không lập kế hoạch.Văn phòng là đầu mối thu thập và xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tintrong hoạt động quản lý Chính vì vậy, lập kế hoạch công tác để định mức laođộng, phân công khối lượng công việc cho từng cán bộ và thời hạn hoànthành công việc là rất cần thiết Sau khi đã lập kế hoạch cụ thể, trong quátrình hoạt động phải có sự kiểm tra đánh giá việc triển khai thực hiện kếhoạch Bất kỳ hoạt động nào cũng cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình hoạtđộng đó Vì vậy, việc kiểm tra và đánh giá kết quả trong công tác văn phòng

sẽ giúp cho lãnh đạo phát hiện ra những sai sót và kịp thời sửa đổi trong quátrình hoạt động Đồng thời qua việc kiểm tra sẽ thúc đẩy cán bộ, nhân viênhoàn thành tốt công việc mang lại hiệu quả lao động cao nhất

Ngoài những vÊn đề trên thì nội dung quan trọng nhất của tổ chức laođộng khoa học là vấn đề con người Con người là chủ thể của hoạt động, lànhân tố lớn nhất quyết định đến sự thành bại của công việc Vì vậy, khoa học

tổ chức lao động đi sâu nghiên cứu tổ chức con người trong quá trình laođộng Những hoạt động của văn phòng đều gắn mật thiết với quá trình laođộng của cán bộ, nhân viên Vì vậy mỗi cán bộ, nhân viên cần được làm việc.Trong môi trường tốt nhất với những trang thiết bị thích hợp phục vụ chocông tác Việc nghiên cứu đến điều kiện làm việc như sắp xếp chỗ làm việc,ánh sáng, độ Èm, trang thiết bị, là một trong những vấn đề quan trọng của tổchức lao động khoa học Vấn đề này, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quantâm nghiên cứu việc tổ chức nơi làm việc hợp lý, tạo điều kiện cho cán bộ củamình làm việc và qua đó giúp cho họ có được tâm lý thoải mái dễ chịu

Tóm lại, những vấn đề cơ bản trên của tổ chức lao động khoa học lànhững nội dung chính cần nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượngcông việc, tạo điều kiện làm việc một cách khoa học nhất trong văn phòng Vì

vậy, bất kỳ một văn phòng nào hay một cơ quan thì việc nghiên cứu và thựchiện việc tổ chức lao động khoa học là rất cần thiết.

Chương 2

Tình hình tổ chức lao động khoa học trong

văn phòng mét số cơ quan Bé (Ví dụ ở Bộ Công nghiệp

và Bé Khoa học, công nghệ và môi trường)

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan rất quan tâm chú trọng đến vấn

đề phải tổ chức lao động làm sao cho hợp lý, giảm chi phí và tiết kiệm nhânlực Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước,

vì vậy các cơ quan luôn đổi mới những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, thay vào

đó là những trang thiết bị hiện đại thích hợp với từng công việc, và qua đónhằm tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan làm việc được thuận lợi, có tâm

lý thoải mái

Đối với cơ quan cấp Bộ nói chung, cơ quan Bộ Công nghiệp và Bộ Khoahọc, công nghệ và môi trường nói riêng là cơ quan của Chính phủ thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước ngành công nghiệp và lĩnh vực nghiên cứu khoahọc phát triển công nghệ, thì vấn đề trên đã đang và sẽ được các cấp lãnh đạo,cán bộ trong cơ quan quan tâm nghiên cứu và vận dụng vào thực tế

Trong khuôn khổ thời gian có hạn, vì vậy chúng tôi tiến hành tìm hiểutình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và BộKhoa học, Công nghệ và Môi trường để qua đó nắm được tình hình tổ chứclao động và rót ra một số nhận xét từ thực tiễn

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.

2.1.1 Chức năng:

Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường

là cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ có chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi,điều hành phối hợp các hoạt động của Bộ để đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành

của Bộ trưởng được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụcủa Bộ đề ra Bên cạnh đó, Văn phòng còn có chức năng chịu trách nhiệm bảođảm điều kiện làm việc và góp phần chăm lo, cải thiện đời sống cho cán bộ,nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ.

2.1.2 Nhiệm vô.

Hầu hết, đối với mỗi Văn phòng Bộ đều có những nhiệm vụ chủ yếu, về

cơ bản có điểm giống nhau Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phục vụ cho việcquản lý của mỗi ngành khác nhau

Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ vàMôi trường (gọi tắt là Văn phòng Bộ) có những nhiệm vô chung sau đây:

Tổ chức theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kếhoạch công tác của các đơn vị và tổng hợp kế hoạch các đơn vị thành kếhoạch chung của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, tổ chức cho các đơn vị trìnhduyệt kế hoạch trước lãnh đạo Bộ; tổ chức theo dõi kiểm tra và báo cáo độtxuất, định kỳ 6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ với Bộ trưởng, trựctiếp thực hiện kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ giúp Bộ đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện cácquyết định, chỉ thị của Bộ trưởng liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng

Bộ Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn tổ chức sắp xếp, theo dõi chương trình làmviệc và lên lịch công tác của Bộ trưởng và của các thủ trưởng; và thực hiệnthư ký công vô cho lãnh đạo Bộ Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ phối hợp vớicác vụ chức năng về công tác pháp chế, như xây dựng các dự án luật, pháplệnh để trình Chính phủ Nghiên cứu trình Bộ trưởng ban hành các quy địnhnội bộ nhằm xây dựng nề nếp quản lý một cách khoa học để có hiệu quả nhấttrong quá trình điều hành các hoạt động của Bộ

Tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ của Bộ, baogồm: hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trong toàn ngành theođúng thể thức của Nhà nước quy định, có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà

nước; bí mật cơ quan Bộ Và đảm bảo phân phối những công văn đến kịp thờicho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ.

Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất vàphương tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ; tổ chức cải thiện đờisống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan Bộ; quản lý công tácsửa chữa lớn - xây dựng nhỏ của Bộ như sửa chữa điện, nước, tổ chức vàthực hiện công tác chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong Bộ.Giúp bộ quản lý, tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác thi đua tuyêntruyền, tự vệ, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động côngÝch

Đảm bảo công tác thông tin - liên lạc trong nước và quốc tế, đánh máy,

in Ên, sao chụp tài liệu, quản lý, điều phối sử dụng ô tô phục vụ cho các yêucầu công tác giao dịch của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trựcthuộc Bộ Tổ chức quản lý trông giữ xe cho cán bộ, nhân viên trong Bé

Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, quản trị, khánh tiết (đối nội và đối ngoại),phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ sở làm việc của Bộ Đồng thời, Vănphòng Bộ quản lý cơ sở vật chất, tài sản bao gồm trang thiết bị, phương tiệnlàm việc; quản lý kinh phí hành chính - sự nghiệp bao gồm: thực hiện các chế

độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ

và các đơn vị trực thuộc Bộ không được phân cấp quản lý tài chính

Văn phòng Bộ có nhiệm vụ quản lý tổ chức nhân sự theo sự phân cấpquản lý của Bộ trưởng Và tổ chức quản lý các hoạt động của Văn phòngthường trực phía Nam đặt tại TP Hồ Chí Minh Ngoài những nhiệm vụ trên,đối với Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là cơ quan quản lý tổng hợpcác hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và bảo vệ môitrường trong phạm vi cả nước Vì vậy Văn phòng Bộ có một số nhiệm vụriêng Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụhướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học,

công nghệ cấp Bộ, và cấp cơ sở, đề ra các dự án tăng cường trang thiết bị củacác đơn vị, phối hợp với các đơn vị chức năng dự kiến phân bổ tài chính chocác dự án, đề tài nghiên cứu khoa học của Bộ để trình lãnh đạo Bộ xem xétphê quyết định Và có nhiệm vụ tổ chức Hội đồng thẩm định các dự án, các

đề tài Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng quản lý công tác chuẩn bị đầu tư và xâydựng từ khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiẹn đầu tư đến khâu kết thúc xây dựng,đưa dự án vào khai thác sử dụng [19], [22]

2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.

Văn phòng Bộ làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu văn phòng làChánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là các Phó Văn phòng vàcác phòng ban

Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp

và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường Vì vậy, về cơ cấu tổchức của mỗi văn phòng được tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ quản lý của

- Văn phòng thường trực phía Nam.

Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có các phòng bansau:

- Văn phòng thường trực phía Nam

Ngoài ra, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn có các

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, mô hình Văn phòng Bộ Công nghiệp

và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được bố trí theo kiểuvăn phòng cổ điển, có nghĩa là tách riêng từng phòng Do chức năng và nhiệm

vụ quản lý của mỗi Văn phòng Bộ rất rộng, vì vậy việc bố trí các phòng làmviệc được tách riêng Không giống như các văn phòng nước ngoài, họ thường

bố trí theo kiểu văn phòng mở (nghĩa là văn phòng hiện đại có vách ngăn diđộng) Việc bố trí văn phòng theo kiểu này có rất nhiều điểm thuận lợi như có

thể giúp lãnh đạo văn phòng quản lý các hoạt động của cán bộ viên chức,đồng thời giúp tiết kiệm thời gian cho việc đi lại trong văn phòng Tuy nhiên,

bố trí văn phòng theo kiểu mở có một số hạn chế như khi cần bàn công việc bímật thì rất dễ bị lộ tin tức Chính vì vậy với diện quản lý hành chính Nhànước, cho nên hầu hết các Văn phòng Bộ bố trí văn phòng theo kiểu cổ điển.Bên cạnh đó, do các trục sở cơ quan được xây dựng từ những năm nước tacòn chiến tranh, vì vậy nếu muốn bố trí văn phòng mở sẽ mất rất nhiều kinhphí Tuy nhiên, với sự phát triển của nhiều ngành khoa học khác nhau, chonên việc bố trí văn phòng theo kiểu cổ điển cũng không làm giảm hoạt độngquản lý trong văn phòng Bởi vì, ngày nay các cán bộ, viên chức vận dụngcông tác tổ chức lao động một cách khoa học vào quản trị hành chính vănphòng để bố trí các phòng làm việc một cách khoa học nhất

2.2.1 Tổ chức sắp xếp, bố trí phòng làm việc trong văn phòng.

Để tổ chức sắp xếp một cách khoa học các phòng làm việc trong vănphòng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ làm việc được tốt Nếu phòng làm việc

bố trí không hợp lý thì năng suất lao động trong văn phòng sẽ bị hạn chế.Trong văn phòng, nếu bố trí từ bộ phận làm công tác văn thứ cách xa phònghành chính làm cho việc đi lại không thuận tiện, trao đổi công việc sẽ bị cảntrở do đó gây khó khăn cho kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết Vì vậy, để thựchiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong văn phòng phải tính đếncường độ lao động của cán bộ, nhân viên, quan hệ và tính chất công việc đượcgiao cho từng cán bộ, từng bộ phận

Trụ sở cơ quan Bộ Công nghiệp được đặt tại số 54 đường Hai Bà Trưng,

là toà nhà 4 tầng Vì vậy, Văn phòng Bộ được bố trí các phòng ban trong cáctầng nhà

Phòng Hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng quản trị, tổng đài, đội

xe, phòng Phó Văn phòng, trạm y tế, phòng tổng hợp thuộc văn phòng, cácphòng này là nơi thường xuyên giao tiếp phục vô cho hoạt động của Bộ được

bố trí ở tầng 1 Phòng hành chính - bộ phận làm công tác văn thư được bố tríngay gần cửa ra vào của cơ quan Bộ, như vậy là rất hợp lý Bởi vì, bộ phậnnày thường xuyên tiếp nhận công văn đi - đến và xử lý thông tin phục vụ chohoạt động của Bộ Cho nên, việc bố trí này nhằm tiết kiệm được thời gian đilại của cán bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngoài.Phòng Tổng hợp, phòng Chánh Văn phòng và phòng Phó Văn phòngđược bố trí ở tầng 2, đây là các phòng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơquan Bộ Vì vậy, được bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ nhằm giải quyếtmọi công việc được thuận lợi Phòng tư liệu được bố trí ở tầng 3, và phònglưu trữ được bố trí ở tầng 4 nhằm bảo quản tài liệu được khô ráo, tránh Èmmốc,

Bên cạnh đó, trụ sở của cơ quan Bé Khoa học, Công nghệ và Môi trườngđược đặt tại địa chỉ 39 Trần Hưng Đạo, là toà nhà 4 tầng, các phòng làm việccủa văn phòng được bố trí trong các tầng nhà

Phòng hành chính, phòng quản trị, phòng của Phó Văn phòng, phòng tài

vụ và phòng quản lý xe được bố trí ở tầng 1 Các phòng trên được bố trí theokiểu các phòng khép kín Riêng phòng hành chính được bố trí kết hợp giữakiểu văn phòng cổ điển và kiểu văn phòng hiện đại Phòng làm việc của phóVăn phòng Bộ phụ trách quản lý phòng hành chính và phòng của Trưởngphòng hành chính được bố trí bằng hai phòng kín Còn lại các bộ phận phụtrách về đánh máy, in Ên, sao chụp, chuyển giao đóng dấu công văn được bốtrí phòng có kiểu mặt bằng mở có vách ngăn phân biệt nhưng không có cáchâm

Phòng y tế, tổng đài được bố trí làm việc ở tầng 2, phòng tổng hợp,phòng của Chánh Văn phòng Bộ, phòng của Phó Văn phòng được bố trí ởtầng 3, và phòng lưu trữ, tổ quản lý xây dựng, văn phòng thường trực Hộiđồng chính sách được bố trí ở tầng 4

Nhìn chung, việc bố trí các phòng làm việc trong Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường tương đối hợp

lý, đảm bảo cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời Đồngthời, giúp cho các cán bộ di chuyển đến các bộ phận được thuận lợi theoluồng công việc, tránh được sự chồng chéo trong khi làm việc Tuy nhiên, quakhảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, cómột số phòng làm việc bố trí với diện tích rất chật chội Cụ thể như ở phònghành chính: phòng của Trưởng phòng hành chính chỉ có thể kê vừa một chiếcbàn, tủ, nếu có nhiều cán bộ trong cơ quan đến làm việc thì không có chỗ đểtiếp khách, hoặc là bộ phận văn thư, đánh máy, sao chụp là nơi cán bộ trong

cơ quan thường xuyên qua lại để làm việc nhưng lại bố trí với diện tích hơihẹp,

(Xem phụ lục - Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường)

2.2.2 Tình hình đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bé Khoa học, Công nghệ và Môi trường.

Mét trong những nhân tố quyết định đến sự thành bại trong lao động đó

là yếu tố con người Trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đấtnước yếu tố con người ngày càng trở nên quan trọng và là vấn đề chủ chốt,đặc biệt là đội ngũ cán bộ lãnh đạo

Theo Lauric Mullins viết rằng: “Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức làmviệc nào là tuỳ thuộc vào sự sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên vànhất là những nguồn tài nguyên về nhân lực Yếu tố nhân lực đóng một vai tròchính trong toàn bộ thành công của một tổ chức Sự quan tâm đúng mức đếnchức năng nhân sự sẽ giúp cải thiện hiệu quả của lực lượng lao động và mức

độ biểu hiện của tổ chức” [7, 191]

Chính vì vậy, việc bố trí cán bộ làm các công việc khác nhau đòi hỏiphải có trình độ chuyên môn và khả năng hiểu biết rộng Vấn đề này đang

được các cơ quan quản lý Nhà nước quan tâm hàng đầu Hiện nay, các cơquan Nhà nước đang giảm biên chế đến mức tối đa, vì các cán bộ làm việctrong cơ quan từ những năm nước ta còn trong chiến tranh, cho nên hầu nhưlàm việc theo kinh nghiệm là chính Cho đến sau này, đội ngũ cán bộ đó mớiđược học nâng cao trình độ chuyên môn.

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phòng Bộ Công nghiệp

và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường làm việc nhiệt tình, yêu nghề và

có trách nhiệm với công việc được giao Ví dụ như khi có cán bộ đến phònglưu trữ Bộ Công nghiệp để tìm tài liệu từ những năm Bộ chưa sát nhập, thìcán bộ lưu trữ ở đây rất tận tình với công việc của mình, họ sẵn sàng tìm cho

dù mất nhiều thời gian công sức Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòngcùng làm việc giúp đỡ nhau, đối với những cán bộ làm lâu năm có nhiều kinhnghiệm, họ thường chỉ bảo giúp đỡ những cán bộ mới vào làm việc Vì vậy,tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng ngày càng đượcnâng cao

Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học,Công nghệ và Môi trường đã ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế Vănphòng Bộ Công nghiệp có tổng số 121 cán bộ trong đó có 88 cán bộ trongbiên chế và 33 cán bộ hợp đồng Về trình độ chuyên môn hầu hết các cán bộ

có trình độ sơ cấp trở lên, và có một số cán bộ nhân viên làm việc không cóbằng cấp, nhưng có nhiều kinh nghiệm Cụ thể ở Văn phòng Bộ có một cán

bộ là Phó tiến sỹ, 30 cán bộ có trình độ đại học, 14 cán bộ có trình độ trungcấp, 39 cán bộ có trình độ sơ cấp, số còn lại là cán bộ nhân viên có trình độtốt nghiệp phổ thông trung học

Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có tổng số 80cán bộ, trong đó có 57 cán bộ trong biến chế và 23 cán bộ làm việc theo hợpđồng Về trình độ chuyên môn thì có 5 cán bộ trên đại học, 25 cán bộ có trình

độ đại học, 25 cán bộ có trình độ trung cấp và còn lại là số cán bộ, nhân viên

có trình độ sơ cấp và tốt nghiệp phổ thông trung học

Qua nghiên cứu khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Vănphòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường nhìn chung về trình độ chuyênmôn của cán bộ, nhân viên chưa được đồng đều, số cán bộ có trình độ sơ cấp

và tốt nghiệp phổ thông trung học còn nhiều Tuy nhiên, về cơ bản, số lượngcán bộ, nhân viên này hầu hết là nhân viên phục vụ và lễ tân Song thiết nghĩ,

số lượng cán bộ có trình độ này nên học thêm để nâng cao trình độ chuyênmôn, đồng thời để phục vụ cho việc giao tiếp được lịch sự văn minh

Qua sè liệu thống kê về biên chế cán bộ, thì Bộ Công nghiệp có số lượngcán bộ nhiều hơn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường Cáccán bộ, nhân viên hầu hết đều được sắp xếp bố trí các công việc hợp lý, phùhợp với trình độ chuyên môn của mình Tuy nhiên, qua nghiên cứu tại Vănphòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường về đội ngũ cán bộ về cơ bảncòn thiếu ở một số bộ phận công tác trong văn phòng

Để tổ chức lao động một cách khoa học, đòi hỏi ở lãnh đạo văn phòngcần quan tâm xem xét đến tổ chức biên chế và trình độ chuyên môn trong vănphòng Vì nếu bố trí cán bộ có trình độ sơ cấp đảm nhiệm công tác văn thư sẽlàm cho việc thu thập và xử lý thông tin trong cơ quan bị kém hiệu quả, docán bộ đó không có chuyên môn nghiệp vụ để làm công việc này

Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng luôn

có ý thức trách nhiệm với công việc được giao, không ngừng học hỏi nângcao trình độ để đóng góp vào sự phát triển chung của công tác văn phòng nóiriêng và cơ quan Bộ nói chung

2.2.3 Sù phân công công tác trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.

Để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng thì việc phâncông và hợp tác lao động đóng một vai trò rất quan trọng Khi tiến hành phân

công tác cho các bộ phận trong văn phòng, lãnh đạo căn cứ vào chức năng,nhiệm vụ của cơ quan Bộ và tuỳ thuộc vào tổng khối lượng công việc Bêncạnh đó, việc phân công công tác còn phải tuỳ thuộc vào trình độ chuyên môncủa cán bộ, nhân viên trong văn phòng Trước khi tiến hành phân công côngviệc cho các bộ phận trong văn phòng, thì cần phải hiểu được chức năng,nhiệm vụ của Chánh Văn phòng và sự phân công quản lý của Chánh Vănphòng cho các Phó Văn phòng.

2.2.3.1 Sự phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng.

Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trườngđược tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể.Đứng đầu văn phòng là Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng

về mọi mặt hoạt động của Văn phòng Bộ Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộđược giao những nhiệm vụ rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động quản lý của

Bộ đạt được kết quả cao

Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học,Công nghệ và Môi trường có một số nhiệm vô chung sau: giúp Bộ trưởng vàcác thứ trưởng theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ nhưtheo dõi, đôn đốc các vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện chươngtrình công tác hàng năm của Bộ và việc chuẩn bị các dự án Chuẩn bị báo cáo

về sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ hàng quý, một năm và báo cáo vềtình hình hoạt động của Bộ trình Bộ trưởng và gửi lên Thủ tướng Chính phủ.Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng ban hành hoặc ban hànhtheo thẩm quyền các qui định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và

về quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan Bộ Giúp Bộ trưởng tổ chức, theodõi việc thực hiện quy chế làm việc và các qui định khác của Bộ

Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng BộKhoa học, Công nghệ và Môi trường có một số nhiệm vụ khác nhau, do sựphân công của lãnh đạo Bộ và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ

Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụtham gia hoặc trực tiếp xây dựng các dự thảo đề án công tác của Bộ như phốihợp hoặc chủ trì tổ chức thẩm tra các đề án do cá đơn vị trực thuộc chuẩn bị;sau đó phân tích, tổng hợp và đưa ra ý kiến đánh giá về các đề án trước khitrình Bộ trưởng Và đề xuất với Bộ trưởng những vấn đề cần thiết trong quản

lý và điều hành của Bộ Chánh Văn phòng là đầu mối cung cấp thông tin vềcác hoạt động quản lý khoa học, công nghệ, môi trường và các lĩnh vực khác

do Bộ phụ trách, bảo đảm các thông tin cung cấp được chính xác kịp thời,theo đúng chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và các quy định pháp luật Và là đầu mốiquan hệ về ngành khoa học, công nghệ, môi trường giữa Bộ với Văn phòngChính phủ, văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan, đoànthể cấp Trung ương

Còn Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp có nhiệm vụ thống nhất quản lý

và sử dụng mạng thông tin của Bộ, ứng dụng công nghệ tin học hiện đại vàocông tác quản lý và thông tin giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ giữa Bộ vớicác Tổng công ty và các Sở Công nghiệp, đảm bảo thông tin được chính xác,kịp thời Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Bộ và gửi đăngcác văn bản quy phạm pháp luật trên công báo của nước Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt Nam Và giúp Bộ trưởng xây dựng và thực hiện các quy chế phốihợp công tác của Bộ với Đảng uỷ cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối công nghiệp tạithành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, với công đoàn công nghiệp ViệtNam Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng còn hướng dẫn phổ biến về chuyênmôn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với văn phòng các Tổng công ty, cácđơn vị trực thuộc Bộ

Như vậy, có thể khẳng định rằng nhiệm vụ của Chánh Văn phòng BộCông nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là rất nặng nề, đòihỏi ở Chánh Văn phòng Bộ phải có năng lực chuyên môn và khả năng phâncông công tác tốt để giải quyết những công việc mà Bộ trưởng giao phó

Như đã trình bày ở trên, Chánh Văn phòng Bộ là người đứng đầu lãnhđạo văn phòng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi mặt hoạt độngcủa Văn phòng Bộ Tuy nhiên, do công việc quản lý quá lớn, vì vậy ChánhVăn phòng Bộ phân công công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách CácPhó văn phòng có nhiệm vụ quản lý trực tiếp các mảng công việc trong vănphòng và hàng tháng, hàng quý, một năm viết báo cáo tổng kết tình hình côngtác lên Chánh văn phòng.

Ở Văn phòng Bộ và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường việc phâncông phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng với các Phó văn phòng có sựkhác biệt

Việc phân công trách nhiệm giữa Chánh văn phòng và Phó văn phòng ởVăn phòng Bộ Công nghiệp thường là do “thoả thuận” Tức là, khi Chánh vănphòng mới được bổ nhiệm thì Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng tổchức một cuộc họp phân công công tác Kết quả cuộc họp được ghi lại bằngvăn bản, sau đó trình lãnh đạo Bộ xem xét và quyết định Hiện nay ở Bộ Côngnghiệp thì sự phân công công tác giữa Chánh Văn phòng và các Phó Vănphòng được diÔn ra như sau:

Chánh văn phòng phụ trách chung các mảng công việc như: quản trị, y

tế, hành chính, lưu trữ, Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ là người chịu tráchnhiệm trực tiếp quản lý phòng tổng hợp và phòng thi đua tuyên truyền ChánhVăn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp tình hình, báocáo các mặt hoạt động của Bộ

Còn các Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng giải quyết

và điều hành một số công việc được giao Văn phòng Bộ Công nghiệp có 3Phó Văn phòng, mỗi người phụ trách các lĩnh vực khác nhau Cụ thể là phụtrách một số phòng ban nhất định

Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng hành chính, phòng lưu trữ vàphòng tư liệu Phó văn phòng có chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn

thư, lưu trữ, thông tin tư liệu trong Văn phòng Bộ và trong toàn ngành Tổchức theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữtrong văn phòng và các đơn vị trực thuộc.

Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng quản trị, phòng kế toán tài sản, đội

xe, trạm y tế Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vậtchất, và phương tiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ Trựctiếp quản lý cơ sở vật chất, tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp,vãng lai, ngoại tệ cơ quan Bộ, điều hành đội xe và tổ chức thực hiện công tác ytế

Một Phó Văn phòng phụ trách văn phòng đại diện của Bộ tại thành phố

Hồ Chí Minh Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quản lý và báo cáotình hình của các đơn vị sản xuất kinh doanh và sự nghiệp của Bộ Côngnghiệp tại khu vực phía Nam; bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phương tiệnlàm việc cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ vào công tác tại

TP Hồ Chí Minh

Bên cạnh đó, sự phân công công tác ở Văn phòng Bộ Khoa học, Côngnghệ và Môi trường đã có sự khác biệt Cụ thể là ở đây Chánh Văn phòng làngười trực tiếp ban hành văn bản quyết định về việc phân công phụ tráchtrong lãnh đạo văn phòng (Cụ thể là công văn số 122/VP ban hành ngày 29tháng 10 năm 1997 của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môitrường) Theo văn bản này thì các mảng công việc mà Chánh Văn phòng vàcác Phó Văn phòng phụ trách như sau:

Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là người phụtrách chung hoạt động của công tác văn phòng Đồng thời, Chánh Văn phòng

là người phụ trách trực tiếp các đơn vị đó là phòng tài vụ và phòng tổng hợp.Ngoài ra, do chức năng, nhiệm vụ của Bộ thuộc diện quản lý ngành khoa học,công nghệ và môi trường rất rộng Vì vậy, Chánh Văn phòng còn trực tiếpphụ trách các mặt công tác như tổ chức cán bộ, kế hoạch nghiên cứu hàng

năm cấp Bộ, cấp cơ sở của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường; phụtrách mảng xây dựng cơ bản, và là phó chủ tịch thường trực Hội đồng thi đuakhen thưởng và phụ trách công tác tuyên truyền của Bộ.

Giúp việc cho Chánh Văn phòng còn có 3 Phó Văn phòng phụ trách cácphòng ban và các mảng công việc khác nhau

Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng đó là: phòng hànhchính, phòng quản trị - y tế, phòng quản lý xe Ngoài ra, Phó Văn phòng cótrách nhiệm thay mặt Chánh Văn phòng Bộ khi Chánh Văn phòng Bộ đi vắnglâu ngày, và giúp thêm Chánh Văn phòng phụ trách phòng tài vụ

Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng lưu trữ và các mặt côngtác khác như: công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt, lao động côngÝch, phòng cháy chữa cháy; công tác thi đua khen thưởng của Văn phòng Bộ.Bên cạnh đó, Phó Văn phòng còn có trách nhiệm giúp thêm Chánh Vănphòng quản lý phòng tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch nghiên cứu cấp

Bộ, cấp cơ sở của Bộ, công tác tuyên truyền của Bộ

Và một Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lývăn phòng thường trực phía Nam

Như vậy, về tổ chức biên chế lãnh đạo văn phòng của Văn phòng BộCông nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là như nhau, song vềphân công phụ trách công việc có sự khác nhau Ở Văn phòng Bộ Côngnghiệp việc phân công giữa Chánh Văn phòng với các Phó Văn phòng tươngđối hợp lý, phù hợp với khả năng quản lý và giải quyết công việc của lãnh đạovăn phòng Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường quanghiên cứu thực tế thấy rằng Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc quản lý phụtrách chung công tác văn phòng, thì ông còn phải trực tiếp quản lý quá nhiềucông việc Nên chăng cần phải phân công tốt một số công việc cho các PhóVăn phòng phụ trách

2.2.3.2 Sự phân công công tác cho các đơn vị trong văn phòng.

Bên cạnh việc phân công phụ trách công việc của lãnh đạo Văn phòng

Bộ thì việc phân công công tác cho các đơn vị giúp việc trong văn phòng lànhiệm vụ rất quan trọng Để phân công công tác hợp lý, lãnh đạo Văn phòng

Bộ phân công công việc phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ trong văn phòng.Bên cạnh đó, việc phân công cho các phòng, ban còn xuất phát từ biên chế đểphân công đúng người, đúng việc tránh sự ỷ lại, chồng chéo trong công việc.Như đã trình bày ở mục 2.1.3 về cơ cÊu tổ chức của Văn phòng BộCông nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một

số phòng giống nhau, nhưng về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng này phục

vụ cho quản lý ngành công nghiệp và ngành khoa học, công nghệ, môitrường Vì vậy, sự phân công công tác cho mỗi cán bộ, nhân viên trong vănphòng có những điểm giống và khác nhau về số lượng cũng như về công việc

Về chức năng, nhiệm vụ của các phòng giúp việc, do lãnh đạo văn phòngphân công và giao nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý trực tiếp công việc cho cácTrưởng phòng Và công việc của mỗi cán bộ, nhân viên trong từng phòng doTrưởng phòng phân công Cụ thể, sự phân công công tác trong các phòng nhưsau:

- Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng BộKhoa học, Công nghệ và Môi trường có chức năng giúp lãnh đạo Bộ vàChánh Văn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác vănthư đối với các đơn vị trực thuộc Bộ Thực hiện tốt việc tổ chức thường trực,bảo vệ cơ quan, giữ gìn trật tự trị an khu vực trong cơ quan

Được phân công nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các loại công văn đi, đến.Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định của Nhà nước Chịu tráchnhiệm chế bản, nhân bản văn bản của cơ quan Bộ, lập dự trù đặt mua báo chí.Quản lý và sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc, chịu trách nhiệm đóntiếp và hướng dẫn khách đến làm việc tại cơ quan; thông báo lịch làm việc

của lãnh đạo Bộ đến các cơ quan đơn vị có liên quan, Tổ chức trông giữ xeđẹp, xe máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ và của khách đến làmviệc.

Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trưởngphòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọimặt hoạt động của phòng Một phó Trưởng phòng là người giúp Trưởngphòng và chịu trách nhiệm trước phòng về lĩnh vực phụ trách công tác bảo vệ.Phòng Hành chính phân công làm ba tổ:

Tổ văn thư: có 4 cán bộ; 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu, tổ chứcgiải quyết công văn “đi”; 1 cán bộ tiếp nhận và phân phối công văn đến; và 1cán bộ liên lạc: nhận và chuyển công văn tài liệu, báo chí đến các đơn vị, ban,ngành; 1cán bộ trực tổng đài

- Tổ đánh máy, chế bản: 1 cán bộ sao chụp văn bản cho toàn cơ quan Bé;

bộ tiếp nhận công văn “đến” kiêm liên lạc phân phối công văn đến các vụchức năng Tổ chế bản phân công một cán bộ đánh máy cho Văn phòng Bộ vàmột cán bộ sao chụp tài liệu cho toàn cơ quan Bộ Tổ thường trực bảo vệ có 1nhân viên lễ tân, 2 nhân viên tổng đài và 6 nhân viên bảo vệ cơ quan Bộ được

chia làm hai ca: mét ca từ 7h30 - 17h30 và 1 ca từ 17h30 - 7h30; 4 nhân viêntrông giữ xe đạp xe máy.

- Phòng Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Vănphòng Bộ thực hiện sự điều hành và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ trong việc quản

lý Nhà nước; tổng hợp tình hình báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm vềcác mặt hoạt động của Bộ và đồng thời làm thư ký cho lãnh đạo Bộ

Để thực hiện chức năng trên, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Côngnghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ giúp lãnh đạovăn phòng theo dõi tình hình tổng hợp thông tin về các mặt công tác của Bộ,kịp thời báo cáo và đề xuất với Bộ những vấn đề cần giải quyết theo chứcnăng quản lý của ngành; theo dõi và đôn đốc các cơ quan chức năng và cácđơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các chủ trương, chỉ thị của Đảng và Nhà nước

và của Bộ; xây dựng chương trình và kế hoạch công tác để tổ chức các hộinghị của Bộ; rà soát nội dung chương trình, kế hoạch theo đúng yêu cầu vềchất lượng, thời gian và quy chế, làm biên bản các cuộc họp, thông báo nhữngkết luận của lãnh đạo Bộ

Ngoài ra, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp còn giúpHội đồng thi đua khen thưởng theo dõi công tác thi đua khen thưởng, tuyêntruyền, xuất bản báo chí và mối quan hệ của Bộ với các cơ quan báo chíTrung ương và địa phương

Về cơ cấu tổ chức và cán bộ của phòng tổng hợp thuộc hai Văn phòng

Bộ cùng có 6 cán bộ: 1 Trưởng phòng và 5 chuyên viên

Trưởng phòng tổng hợp được phân công quản lý, duy trì sinh hoạt, traođổi bàn bạc những vấn đề chung để thông báo cho nhau những vấn đề vừathống nhất xử lý và có ý kiến đề xuất với Chánh Văn phòng Tham dự cácbuổi hội ý hàng tuần của lãnh đạo Bộ Tham gia giải quyết những công việcchung của văn phòng và những việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ củaphòng tổng hợp Và khi cần để giải quyết những công việc của lãnh đạo Bộ,

Trưởng phòng làm việc trực tiếp với các đồng chí lãnh đạo Bộ để giải quyếtnhững việc cần thiết Giúp Chánh Văn phòng làm báo cáo tháng, quí để gửiChính phủ và các cơ quan Nhà nước có liên quan Các chuyên viên tổng hợpđược phân công như một trợ lý, hay một thứ ký công vụ giúp việc trực tiếpvới lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng; dự các cuộc họp giao ban, hội thảochuyên đề, sơ kết, tổng kết của các đơn vị trực thuộc, dự các hội nghị cán bộchủ chốt của Bộ và phổ biến các Nghị quyết, chỉ thị của Đảng, Nhà nước do

Bộ triệu tập Và có nhiệm vụ lên lịch cong tác tuần cho lãnh đạo Bộ, cácchuyên viên tổng hợp kết hợp với vụ chức năng tiếp khách nước ngoài nếulãnh đạo Bộ đi vắng

- Phòng Lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, làm đầumối và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Bé

Phòng Lưu trữ thuộc văn phòng các Bộ có nhiệm vụ: chỉ đạo công táclưu trữ, hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thốngnhất các chế độ, quy định của Nhà nước và Bộ về công tác lưu trữ và tài liệulưu trữ; tổ chức thu nhận tài liệu ở các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kholưu trữ của Bộ; thực hiện nộp tài liệu theo định kỳ vào trung tâm lưu trữ quốcgia; bảo quản an toàn khối tài liệu trong kho lưu trữ Bộ; tổ chức khai thác sửdụng tài liệu, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sáchcủa Nhà nước về công tác lưu trữ

Về cơ cấu tổ chức phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp cócán bộ, trong đó có một Trưởng phòng và 4 chuyên viên lưu trữ

Trưởng phòng lưu trữ là người trực tiếp tổ chức, thực hiện, điều hànhmọi hoạt động nghiệp vụ của phòng lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ đượcgiao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ về mọi hoạt động nghiệp

vụ của phòng Ngoài ra, Trưởng phòng lưu trữ còn trực tiếp phụ trách côngtác chuyên môn của ngành Cụ thể là: tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo

công tác lưu trữ, xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của ngànhcông nghiệp trình lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng ban hành; thực hiệnchế độ báo cáo định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơquan ngành công nghiệp tổng hợp báo cáo hàng năm gửi Cục lưu trữ được sựphân công của Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng thuộc phạm vitrách nhiệm được phân công Cụ thể: hai chuyên viên quản lý, bảo quản tàiliệu lưu trữ thuộc các phòng của Bộ tiền nhiệm trước đây.

Một chuyên viên được phân công thu thập tài liệu, vào mạng máy tínhnhững tài liệu lưu trữ hiện hành của cơ quan Bộ và tổ chức khai thác sử dụngtài liệu

Một chuyên viên được phân công giúp Trưởng phòng lưu trữ giải quyếtcác công việc khi Trưởng phòng đi vắng, tổ chức xây dựng kế hoạch chỉnh lý

hồ sơ, tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ của phòng lưu trữ

Còn phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môitrường có 4 cán bộ làm việc Trong đó, có một phó phòng lưu trữ, không cóTrưởng phòng (chưa bổ nhiệm) và có nhiệm vụ trực tiếp điều hành hoạt độngnghiệp vụ của phòng lưu trữ và phụ trách công tác chuyên môn của ngành, Hai chuyên viên được phân công thu thập tài liệu của cơ quan Bộ tổ chứcchỉnh lý tài liệu trên máy tính Và một chuyên viên được phân công tổ chứcbảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phòng Kế toán tài sản thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và phòng tài

vụ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có chức nănggiúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ quản lý kinh phí hành chính của cơquan Bộ Có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hành chính sựnghiệp và thực hiện các chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ,nhân viên trong Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ không được phâncấp quản lý tài chính