Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp việt nam

Đề tài: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hoạt động bộ máy quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp Việt Nam Giảng viên hướng dẫn: Vũ Thị Minh Xuân Nhóm: 5 Các thành viên:... Trong khi đó

Đề tài: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hoạt động bộ máy quản trị nhân lực tại các

doanh nghiệp Việt Nam

Giảng viên hướng dẫn: Vũ Thị Minh Xuân

Nhóm: 5

Các thành viên:

Mở Đầu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, khốc liệt, mỗi doanh nghiệp đều phải tìm ra lợi thế cạnh tranh tối ưu của mình để tạo ra sự khác biệt vượt trội Trước đây, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp chỉ là sự cạnh tranh về vốn, nguyên vật liệu, công nghệ… Ngày nay, các yếu tố nói trên đã trở nên bão hòa, thay vào đó, một yếu tố cạnh tranh mới mang tính quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp đó chính là con người - nguồn nhân lực Các yếu tố vật chất như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, tài chính sẽ trở nên vô dụng nếu không có bàn tay và trí tuệ của con người tác động vào Điều này, không chỉ đúng trên bình diện toàn xã hội mà đối với mỗi doanh nghiệp thì cũng không thể tách rời khỏi yếu tố con người, bởi lẽ nền tảng của một doanh nghiệp luôn là nguồn nhân lực vững mạnh,

có năng lực và phù hợp với các công việc của doanh nghiệp đó Từ đó, con người vừa là mục tiêu vừa là động lực cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Vì vậy quản lý có hiệu quả, khai thác tốt nhất nguồn nhân lực là chiếc chìa khóa dẫn tới sự thành công của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Trong khi đó, có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quả của việc quản trị nguồn nhân lực, nhưng cơ bản hiện nay là việc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực bao gồm các nhiệm vụ: tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá và đãi ngộ nhằm khai thác chuyên môn của mỗi người nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp

Từ những lập luận trên, cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị nhân lực, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao nhanh chóng và hiệu quả hơn Ngược lại, nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo sẽ dẫn đến sư trì trệ, mâu thuẫn và hoạt động kém hiệu quả

Vì những lý do trên, nhóm 5 xin lựa chọn đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp Việt Nam” làm đề tài thảo luận trong môn học Quản trị nhân lực căn bản

Phần 1: Cơ Sở Lý Luận

1 Khái niệm

-Nhân lực: Nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ những người làm việc trong tổ chức/doanh nghiệp được trả công, khai thác và sử dụng

có hiệu quả nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp

-Quản trị nhân lực:là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động

và kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu và chiến lược đã xác định

- Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:

+ Tổ chức cơ cấu: Tổ chức cơ cấu quản lý (chủ thế quản lý) và tổ chức cơ cấu sản xuất – kinh doanh (đối tượng bị quản lý);

+ Tổ chức quá trình: Tổ chức quá trình quản trị và tổ chức quá trình sản xuất kinh doang

Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một doanh nghiệp như xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (Có bao nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng, phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phồng ban cũng như của mỗi cá nhân…), xây dựng hệ thống sản xuất và kinh doanh (có những bộ phận sản xuất và kinh doanh nào, phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…)

2 Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy quản trị nhân lực

2.1 Chức năng.

- Bộ phận quản trị nhân lực có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, quản trị nhân lực của tổ chức

2.2 Nhiệm vụ.

- Nghiên cứu, đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong tổ chức phù hợp với tình hình phát triển của tổ chức theo từng giai đoạn

- Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển và

kế hoạch sản xuất, kinh doanh của tổ chức

- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy định, hướng dẫn) giúp ban giám đốc quản lí công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm, đào tạo, thi đua – khen thưởng, đánh giá nhân lực, trả công

- Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu của các bộ phận trong tổ chức

- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ, thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm cán bộ

- Xây dựng kế hoạch đào tạo theo quy hoạch và tiến hành bòi dưỡng nâng cao trình độ nhân lực

- Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương và phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương, kiểm tra việc chi trả tiền lương và phân phối thu nhập cho người lao động theo quy chế, thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho người lao động

- Tổng hợp và lập kế hoạch về bảo hộ lao động và triển khai thực hiện

- Tổ chức công tác bảo quản, cập nhật hồ sơ người lao động của doanh nghiệp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban giám đốc giao theo đúng chức năng của bộ quản trị nhân lực

3 Các hình thức tổ chức bộ máy quản trị nhân lực

 Theo cấu trúc giản đơn

-Đặc điểm cơ bản của cấu trúc giản đơn là bộ máy quản trị nhân lực được tổ chức theo dạng đẳng cấp trực tuyến, kênh liên hệ theo kênh đường thẳng, tính phức tạp thấp Giám đốc (người đứng đầu tổ chức/ doanh nghiệp) trực tiếp phục trách các vấn đề về quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp đó

-Ví dụ: Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực theo cấu trúc giản đơn được thể hiện ở hình dưới đây:

 Theo cấu trúc chức năng

-Đặc điểm cơ bản của cấu trúc này là bộ máy tổ chức quản trị nhân lực được chia thành các mảng chức năng chuyên sâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách có thể thực hiện một hoặc một số mảng chuyên sâu trong chức năng quản trị nhân lực

- Ví dụ: Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực theo cấu trúc chức năng được thể hiệ ở hình dưới đây:

Trách nhiệm quản trị nhân lực được giao cho người đứng đầu bộ phận quản trị nhân lực Tính tập trung của cấu trúc này cao, người đứng đầu bộ phận có toàn quyền quyết mọi vấn đề liên quan đến mảng quản trị nhân lực, do vậy sự đầu tư toàn tâm toàn ý trong công việc sẽ tốt hơn Thực tế đây cũng là mô hình được khá nhiều tổ chức/doanh nghiệp sử dụng

- Ưu điểm:

+ Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo

+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình

+ Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trưởng

- Nhược điểm:

+ Tốn nhiều chi phí để quản lý

+ Có hiện tượng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng

 Theo cấu trúc hỗn hợp

-Đặc điểm: Bộ máy quản trị nhân lực có sự phân tán theo các đơn vị trực tiếp kinh doanh, tính tập trung cao, tính phức tạp cao

- Ưu điểm:

+Giảm được áp lực quản lý cho tổng giám đốc

+Thể hiện tính chuyên môn hóa trong quản trị nhân lực, tọa tính hiệu quả trong hoạt động của công ty

+Hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện các công việc liên quan đến quản trị nhân lực

-Nhược điểm:

+Tính tập trung thấp, quyền quản trị không tập trung vào nhà quản trị mà phải

có 1 bộ phận quản trị nhân lực riêng

+Có nhiều bộ phận khác nhau cần quản lý nên tính phức tạp cao

+ Phù hợp với công ty lớn, số lượng nhân lực nhiều

 Theo mô hình HRBP

- Nhà quản trị giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh chiến lược

+ Kết nối và xây dựng chính sách nhân sự đồng hành với chiến lược kinh

+ Soát xét và tái cơ cấu cấu trúc tổ chức, cơ cấu nhân sự để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp

+ Cầu nối giữa doanh nghiệp và người lao động, hỗ trợ sự phát triển song hành và gắn kết giữa doanh nghiệp và người lao động

-HRBP (Human Resource Business Partner) có thể hiểu theo nghĩa: bộ phận nhân sự cần phải đứng cao hẳn lên vượt tầm và đứng bên cạnh bộ phận hoạch định chiến lược để có thể nhìn rõ từng chức năng trong công ty và mối liên hệ giữa các chức năng với nhau trong tổng thể - Sự thành công bền

Mô hình HRBP bộ phận phụ trách quản lý nhân lực được cấu trúc theo chiều ngang

Các công việc của HRBP chia làm 4 nhóm cơ bản là:

Đối tác chiến lược ( Strategic Parner):

+ Điều chỉnh chiến lược nhân sự đáp ứng nhu cầu thay đổi + Phát triển hệ thống lãnh đạo kế thừa + Nhận diện những thước đo nhân sự quan trọng + Nhận diện chiến lược kinh doanh mới + Nhận diện những vấn đề về con người trước khi ảnh hưởng đến doanh nghiệp

+ Ưu tiên những nhu cầu liên quan đến nhân sự + Tái cấu trúc theo các mục tiêu các chiến lược + Thấu hiểu nhu cầu của nhân tài đối với doanh nghiệp

Quản lý hoạt động (Operation Manegement):

+ Truyền đạt văn hóa tổ chức đến nhân viên + Truyền đạt chính sách và quy trình đến nhân viên + Đảm bảo các chương trình nhân sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp + Giữ cho nhân viên cập nhật các sáng kiến của HR + Theo dõi xu hướng hành xử của nhân viên

Giải đáp các trường hợp khẩn cấp (Emergency Responder):

+ Phản ứng nhanh chóng với các khiếu nại/các câu hỏi của các cấp quản lý + Đáp ứng nhu cầu của cấp quản lý và nhân viên

Giải quyết các tranh chấp lao động (Employee Mediator):

+ Quản lý vấ đề cạnh tranh cá nhân trong tổ chức

+ Ứng phó với những nhu cầu thay đổi của tổ chức + Giải quyết những vấn đề chính trị nội bộ trong việc triển khai các kế hoạch

1 Căn cứ lựa chọn bộ máy tổ chức bộ máy quản trị nhân lực

 Theo quy mô doanh nghiệp:

-Đối với mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau sẽ có ảnh hưởng đến việc lựa chọn bộ máy tổ chức khác nhau Quy mô của doanh nghiệp được thể hiện thông qua vốn điều lệ, số lượng lao động thường xuyên của doanh

nghiệp, doanh số, Ở đây, bộ máy nhân lực trong doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô thể hiện chủ yếu ở số lượng lao động thường xuyên của doanh nghiệp

 Theo cấu trúc tổ chức doanh nghiệp:

-Với mỗi cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp khác nhau sẽ có ảnh hưởng đến việc lựa chọn bộ máy tổ chức quản trị nhân lực.Nếu doanh nghiệp có cấu trúc giản đơn mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc giản đơn Nếu doanh nghiệp có cấu trúc chức năng thì mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc chức năng Nếu doanh nghiệp có cấu trúc phân nhánh theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh hoặc phân nhánh theo khu vực địa lý thì thì mô hình tổ chức nhân lực được lựa chọn có thể cũng là cấu trúc giản đơn hoặc chức năng hoặc cấu trúc hỗn hợp

 Các cấp độ quản trị nhân lực:

-Các cấp độ quản trị nhân lực được sử dụng trong doanh nghiệp Có 3 cấp quản trị nhân lực trong doanh nghiệp mà các nhà quản trị có thể lựa chọn Điều

này phụ thuộc vào tư tưởng, tư duy của người quản lý

+ Cấp độ 1: Bộ máy quản trị nhân lực thực hiện các công việc hành chính

về nhân lực Công việc chủ yếu của bộ phận này là chấm công, tính lương, thực

hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật + Cấp độ 2: Bộ máy quản trị nhân lực đóng vai trò như một chức năng

+ Cấp độ 3: Bộ máy quản trị nhân lực, đặc biệt là người đúng đầu bộ phận này (giám đốc nhân lực, giám đốc nguồn nhân lực) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược nguồn nhân lực, là đối tác của các nhà quản trị cấp cao trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Với cấp độ quản trị nhân lực mà doanh nghiệp đã lựa chọn, doanh nghiệp

sẽ lựa chọn mô hình cấu trúc tổ chức quản trị nhân lực cho phù hợp

Đây cũng là yếu tố có ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình tổ chức quản trị nhân lực cho phù hợp Tầm hạn quản trị được thể hiện ở số lượng nhân viên

mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp Tùy thuộc vào tầm hạn quản trị của

các nhà quản trị để doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn mô hình tổ chức quản trị bộ

- Trình độ nhân lực: Tùy thuộc trình độ của nhân lực doanh nghiệp để lựa chọn quy mô và cơ cấu bộ phận

Phần 2: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hoạt động quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp Việt Nam

1 Cấu trúc giản đơn của bộ máy quản trị nhân lực tại ngân hàng đầu

tư và phát triển BIDV Việt Nam chi nhánh Thăng Long

1.1 Hình thức:

- Tên ngân hàng :ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh

-Tên giao dịch quốc tế: Bank for Inventment and Development of Việt Nam

-Địa chỉ : số 08 đường Phạm Hùng, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu

-Ngành nghề kinh doanh: tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và các hoạt

điều lệ Ngân hàng Nhà nước

*Mô hình tổ chức bộ máy quản trị nhân lực ở BIDV chi nhánh Thăng Long theo cấu trúc giản đơn như sau:

+Phòng tổ chức hành chính nhân lực +Phòng tài chính và kế toán +Phòng kế hoạch tổng hợp Giám đốc chi nhánh BIDV Thăng Long bên cạnh các nhiệm vụ quản lí khác sẽ là người đứng đầu chịu trách nhiệm trực tiếp mọi vấn đề quản trị nhân lực, là người hoạch định nguồn nhân lực như xác định cần bao nhiêu người với trình độ lành nghề trong lĩnh vực ngân hàng tài chính thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ hay mục tiêu của BIDV Thăng long

đề ra.Xác định lực lượng lao động sẽ làm việc cho chi nhánh công ty.Lựa chọn các giảipháp để cân đối cung và cầu nhân lực của chi nhánh tại thời điểm thích hợp trong tương lai Đồng thời giám đốc chi nhánh cũng là người giám sát các hoạt động quản trị nhân lực

Tiếp theo , ở BIDV chi nhánh Thăng Long thì phòng nhân lực sẽ được ghép với hành chính ,đócác nhân viên hành chính nhân lực sẽ làm việc trực tiếp dưới quyền quản lí của giám đốc chi nhanh, ngoài xử lí các

nghiệp vụ hành chính , họ sẽ tiếp nhận các kế hoạchvề quản trị nhân lực của Giám đốc đề ra và triển khai trực tiếp bao gồm các hoạt động : +Thực hiện theo những quy định của nhà nước và ngân hàng về chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế +Thực hiện quản lí lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ của nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh

+Thực biện bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh +Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ mọi mặt cho

+Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ cán bộ theo đúng quy định của

+Thực hiện công tác y tế, chăm sóc sức khỏe của nhân viên +Lập báo cáo đánh giá các tiến trình quản trị nhân lực/ Ngoài ra các phòng chức năng khác như phòng tài chính kế toán, phòng

kế hoạch- tổng hợp,phòng quản lí rủi ro, phòng quản trị tín dụng, phòng tiền tệ kho quỹ, phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp, phòng dịch vụ khách hàng cá nhân, phòng giao dịch đều có kiêm nhiệm thêm chức năng quan trị nhân lực là tham mưu cho giám đốc về vấn đề quản trị nhân lực như xây dựng các kếhoạch nhân lưc tuyển dụng , đào tạo, đãi ngộ

BIDV Thăng long lựa chọ tổ chức bộ máy quản trị nhân lực theo cấu trúc giản đơn do các nguyên nhân sau:

-Thứ nhất do mô hình tổ chức bộ máy của BIDV Thăng Long theo cấu trúc giản đơn Tuyến đầu là giám đốc công

ty Tuyến thứ hai bao gồm các phòng : phòng tài chính kế toán, phòng kế toán tổng hợp, phòng quản lí rủi ro, phòng quản trị tín dụng, phòng tiền tệ kho quỹ, phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp, phòng dịch vụ khách hàng cá nhân Tuyến thứ 3 là các nhân viên trực thuộc -Thứ hai do quy mô của doanh nghiệp: BIDV Thăng Long thuộc doanh nghiêp vừa và nhỏ Tính đến ngày

30-12-2009, Chi nhánh có 13 phòng ban, 7 điểm giao dịch, với

160 cán bộ nhân viên, trong đó có 24 cán bộ chủ chốt -Thứ ba do cấp độ quản trị nhân lực mà BIDV Thăng Long lựa chọn Ở đây BIDV Thăng Long lựa chọn quản trị nhân