Luan van nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV trường đại học sư phạm hà nội

Luận văn nghiên cứu Công tác xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội. từ năm 2005 đến nay, khi bắt đầu sử dụng phần mềm Libol 5.5, và sử dụng Bảng phân loại DDC 14 rút gọn. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng XLNDTL tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội. Luận văn đã góp phần hoàn thiện lí luận về công tác XLNDTL, Làm rõ thực trạng chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm, phân tích các mặt mạnh, yếu và nguyên nhân của nó; Đóng góp các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm; Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm tới vấn đề XLNDTL, những người trực tiếp làm công tác XLNDTL cũng như các cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện nói chung và các cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội nói riêng.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ - THỂ THAO & DU LỊCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

NGUYỄN ÁNH HỒNG

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

Chuyên ngành:

Mã số:

Khoa học Thông tin -Thư viện

60320203

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo

HÀ NỘI, 2013

LỜI CẢM ƠN

Luận văn được hoàn thành tháng 04 năm 2013 tại Trung tâm Thông tin

- Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội với sự quan tâm giúp đỡ, đóng góp ý kiến và tạo điều kiện thuận lợi của Cô giáo hướng dẫn, các thày giáo,

cô giáo, cán bộ khoa Sau Đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Ban Giám đốc và đồng nghiệp tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội, cùng với sự động viên khuyến khích của người thân trong gia đình

Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô giáo hướng dẫn,

TS Nguyễn Thu Thảo đã trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn

Xin chân thành cảm ơn các thày giáo, cô giáo và cán bộ Phòng Đào tạo Sau Đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Ban giám đốc Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả bạn bè, đồng nghiệp, những người đã giúp tôi hoàn thành số liệu, chia sẻ kinh nghiệm cũng như sự nhiệt tình giúp đỡ để tôi thực hiện tốt đề tài

Cuối cùng, tôi rất cảm ơn những người thân trong gia đình đã luôn động viên, khuyến khích và bên cạnh tôi trong suốt hai năm học vừa qua

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2013

Nguyễn Ánh Hồng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 12

1.1 Những vấn đề chung về xử lí nội dung tài liệu 12

1.1.1 Các khái niệm 12

1.1.2 Các công đoạn của xử lí nội dung tài liệu 12

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lí nội dung tài liệu 15

1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lí nội dung tài liệu 19

1.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 22

1.2.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 22

1.2.2.Trung tâm Thông tin - Thư viện 24

1.2.3 Đặc điểm nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 27

1.3 Người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 31

1.3.1 Người dùng tin 31

1.3.2 Nhu cầu tin 33

1.2.3 Đặc điểm và vai trò của xử lí nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện 34

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 37 2.1 Phân loại tài liệu 37

2.1.1 Công cụ phân loại 37

2.1.2 Qui trình phân loại tài liệu 41

2.1.2 Chất lượng kết quả phân loại tài liệu 49

2.2 Định từ khóa 51

2.2.1 Qui trình định từ khoá 55

2.2.2 Chất lượng kết quả định từ khoá 60

3.3 Biên soạn bài tóm tắt 64

2.3.1 Qui trình làm tóm tắt tài liệu 66

2.3.2 Chất lượng kết quả tóm tắt tài liệu 70

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lí nội dung tài liệu 0

2.4.1 Nguồn nhân lực 0

2.4.2 Các qui định nội bộ 1

2.4.3 Các công cụ trợ giúp 3

2.4.4 Phương thức tổ chức và quản lí công việc 3

2.5 Nhận xét chung 4

2.5.1 Về kiến thức của cán bộ xử lí 4

2.5.2 Về phương thức tổ chức và quản lí công việc 6

2.5.3 Về các công cụ trợ giúp 7

2.5.3 Các yếu tố khác 8

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 10

3.1 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ xử lí 10

3.1.1 Trong phân loại 10

3.1.2 Trong định từ khoá 11

3.1.3 Trong làm tóm tắt 12

3.2 Đào tạo các kĩ năng khác 13

3.3 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 15

3.4 Xây dựng và hoàn thiện công cụ phục vụ công tác xử lí nội dung tài liệu 16

3.4.1 Xây dựng từ điển từ khoá 17

3.4.2 Thiết lập các qui định nội bộ trong XLNDTL 18

3.5 Các giải pháp khác 18

3.5.1 Hiệu đính kết quả xử lí nội dung tài liệu 19

3.5.2 Cải tiến phương thức quản lí và tổ chức công việc 19

3.5.3 Tiến hành biên mục sao chép 20

3 6 Khuyến nghị 21

KẾT LUẬN 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CDS/ISIS Computer Documentation System/Intrreted Set of Information System

LCC Library of Congress Classification

XLNDTL Xử lí nội dung tài liệu

XLTL Xử lí tài liệu

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ

Bảng 1.3 Tình hình sử dụng nội dung tài liệu nhóm học sinh, sinh viên 32

Bảng 2.4 Danh sách các tài liệu phân loại không đạt yêu cầu 50

Bảng 2.7 Danh sách các tài liệu định từ khoá không đạt yêu cầu 61

Bảng 2.10 Danh sách các tài liệu tóm tắt không đạt yêu cầu 71

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Công tác xử lí nội dung tài liệu ở mỗi một cơ quan thông tin là mắt xích quan trọng để tạo ra sản phẩm thông tin có chất lượng Sản phẩm của công tác

xử lí tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin (NDT) với các nguồn tin, xử lí tài liệu (XLTL) có chính xác thì NDT mới tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Bởi vậy công tác xử lí thông tin, trong đó việc xử lí nội dung tài liệu (XLNDTL) luôn được các cơ quan thông tin coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng

Là một trường đại học sư phạm đầu ngành, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSP Hà Nội) với nhiệm vụ và chức trách quan trọng trong đào tạo đội ngũ giáo việc cấp III đa ngành ở toàn miền Bắc cùng với việc đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ, các nhà nghiên cứu khoa học trong cả nước với khối lượng lớn, cung cấp thông tin cho các đối tượng người dùng tin tại Trung tâm vô cùng đa dạng đòi hỏi Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội phải luôn đổi mới, cập nhật những kiến thức nghiệp vụ thư viện trong công tác xử lí thông tin sao cho ngày càng đáp ứng tốt hơn cho công tác tìm kiếm thông tin phục vụ các đối tượng người dùng tin này Việc XLNDTL không chỉ đòi hỏi làm đúng mà phải chính xác, nếu không tài liệu coi như mất khả năng sử dụng, không đến được với NDT, hoặc gây khó khăn trong việc tìm tin

Để hướng tới chất lượng thông tin tốt là vấn đề đang đặt ra đòi hỏi Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội cần có những giải pháp thiết thực trong công tác XLNDTL Trong nhiều năm qua, cán bộ Trung tâm đã không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức nghiệp vụ phù hợp với tình hình phát triển mới, dần chuyển đổi thư viện từ hình thức bán hiện đại sang thư viện điện tử, xây dựng chiến lược thư viện là trung tâm quản lí hệ thống các thư viện nhánh gồm các phòng tư liệu khoa Mốc nổi bật là năm 2004, được sự quan tâm

của Nhà trường, từ việc thụ hưởng Dự án giáo dục đại học, Trung tâm đã được đầu tư và đưa vào sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động thư viện thay thế cho việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS trước đây

Với việc áp dụng phần mềm này, một số công đoạn, qui trình trong công tác XLNDTL đã có sự thay đổi Công cụ tra cứu truyền thống dần được chuyển đổi bằng công cụ tra cứu hiện đại, việc tạo lập thêm các điểm truy cập cho tài liệu phục vụ công tác tra cứu dễ dàng, nhanh chóng cũng đã được triển khai

Việc ứng dụng những thành tựu công nghệ hiện đại đặt ra cho công tác XLTL nói chung và công tác XLNDTL nói riêng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội những yêu cầu mới Tuy nhiên, kể từ khi áp dụng phần mềm mới và thống nhất sử dụng một BPL, tại Trung tâm chưa triển khai bất kì một đề tài nghiên cứu nào về công tác XLNDTL để đánh giá thực trạng, ưu điểm cũng như hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLNDTL Đây là vấn đề thiết thực phù hợp với nhiệm vụ

và chiến lược phát triển của Trung tâm Với ý nghĩa đó, tác giả đã quyết định

chọn đề tài "Nâng cao chất lượng xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm

Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội" làm đề tài luận văn

thạc sĩ của mình

2.TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Là đề tài được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, công tác XLNDTL chưa phải là mới Theo hướng nghiên cứu của đề tài, trong nước đã có một số công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng, điều tra thực tiễn tại một số thư viện, cụ thể như:

- Công tác xử lí tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia

Hà Nội (thực trạng và giải pháp), của tác giả Trần Thị Quý (2001);

- Nâng cao chất lượng xử lí nội dung tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, của tác giả Đinh Thúy Quỳnh (2009);

- Công tác xử lí nội dung thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương

Hà Nội: Thực trạng và giải pháp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Ngần (2011);

Và gần đây nhất là luận văn cao học của tác giả Vũ Xuân Bản nghiên cứu công tác xử lí nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2;

Ngoài ra, còn có một số bài viết liên quan đến đề tài của các tác giả Võ

Lý Hòa, Nguyễn Lan Hương,Vũ Dương Thúy Ngà, Nguyễn Hữu Viêm

…đăng trên các tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Thông tin tư liệu, tạp chí Thư viện Việt Nam,…

Các công trình nghiên cứu trên đã đưa ra một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng XLNDTL như việc kiểm soát tính nhất quán trong qui trình phân loại, qui trình định từ khóa bằng cách áp dụng chuẩn hóa các công

cụ trong XLTL đó là: BPL, phương tiện kiểm soát từ khóa, từ điển tham chiếu, mục lục công vụ cũng như việc đào tạo đội ngũ cán bộ, đội ngũ cộng tác viên Một số luận văn cũng đã đưa thêm các phương pháp trong tổ chức công việc, trao đổi kinh nghiệm, học hỏi đồng nghiệp như luận văn của tác giả Vũ Xuân Bản, một số cải tiến trong công việc như bổ sung các công cụ tra cứu, hoàn thiện bảng tham chiếu tự động, áp dụng các công nghệ trong tìm kiếm thông tin trong luận văn của tác giả Đinh Thúy Quỳnh

Tại Trung tâm Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội

đã có một số đề tài nghiên cứu cập đến một vài khía cạnh khác nhau như:

“Tăng cường nguồn lực thông tin trong hoạt động Thông tin Thư viện” của tác giả Nguyễn Thị Thuận; “Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin” của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc; “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Trang; “Tổ chức phục vụ bạn đọc” của tác giả

Lê Thu Hà; “Nghiên cứu nhu cầu tin và đảm bảo thông tin” của tác giả Đào Thị Thanh Xuân

Tuy nhiên, cho đến nay chưa có một công trình nghiên cứu nào đề cập đến công tác XLTL nói chung và XLNDTL nói riêng Với mong muốn nâng cao chất lượng XLNDTL đóng góp cho sự nghiệp phát triển thư viện nói chung và tạo nền tảng cho việc thiết lập hệ thống liên kết thư viện trung tâm với các thư viện nhánh tại trường ĐHSP Hà Nội nói riêng trong tương lai, tôi

đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm

Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội"

3.ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Công tác xử lí nội dung tài liệu tại Trung

tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu:

- Công tác XLNDTL tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội từ năm 2005 đến nay, khi bắt đầu sử dụng phần mềm Libol 5.5, và

sử dụng Bảng phân loại DDC 14 rút gọn

4.MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Mục đích: Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng

XLNDTL tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội

Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục đích nghiên cứu trên, luận văn

sẽ giải quyết các nhiệm vụ sau đây:

- Hệ thống hóa các vấn đề lí luận về XLNDTL

- Tìm hiểu đặc điểm, yêu cầu của công tác XLNDTL tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội ;

- Khảo sát hiện trạng chất lượng XLNDTL tại Trung tâm nói trên;

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng XLNDTL tại Trung tâm nói trên;

5 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên các văn kiện, chính sách của Đảng và

Nhà nước về giáo dục đào tạo; Phương pháp luận về khoa học thông tin thư viện

Phương pháp nghiên cứu: Các vấn đề của luận văn được giải quyết

trên cơ sở vận dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phân tích và tổng hợp

- Thống kê;

- Phỏng vấn;

- Điều tra bằng phiếu;

6 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN

- Góp phần hoàn thiện lí luận về công tác XLNDTL

- Làm rõ thực trạng chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm, phân tích các mặt mạnh, yếu và nguyên nhân của nó;

- Đóng góp các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm;

- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm tới vấn đề XLNDTL, những người trực tiếp làm công tác XLNDTL cũng như các cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện nói chung và các cán

bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin

- Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội nói riêng

7 KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu trúc của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Công tác xử lí nội dung tài liệu với Trung tâm Thông tin

- Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác xử lí nội dung tài liệu tại Trung

tâm Thông tin -Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lí nội

dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

CHƯƠNG 1 CÔNG TÁC XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

1.1 Những vấn đề chung về xử lí nội dung tài liệu

1.1.1 Các khái niệm

Xử lí tài liệu là công đoạn trong hoạt động dây chuyền thông tin tư liệu

bao gồm hai giai đoạn: giai đoạn xử lí hình thức (xử lí kỹ thuật) và giai đoạn

xử lí nội dung tài liệu

Xử lí nội dung tài liệu (XLNDTL) là một khâu cơ bản trong dây chuyền

hoạt động thông tin tư liệu Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn tư liệu (kí hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khoá) giúp người dùng tin (NDT) có thể tìm lại được các thông tin đã được lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và

cô đọng, giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện

Xử lí tài liệu nhằm đạt được hai mục tiêu chính:

Thứ nhất, trợ giúp quản trị các nguồn tin, cụ thể biến thông tin thành dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin với hiệu quả cao

Để đạt được mục tiêu này cần tiến hành các phương thức: biên mục mô tả, định chỉ mục (phân loại, định từ khoá, định chủ đề) và làm tóm tắt nội dung tài liệu

Thứ hai, trợ giúp sử dụng thông tin và ra quyết định, cụ thể biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng khắc phục vấn đề bùng nổ, trùng lặp và tản mạn thông tin, giảm độ nhiễu tin từ đó làm gia tăng giá trị của thông tin Để đạt được mục tiêu này, cần sử dụng các phương thức: làm tổng luận, tư vấn, dịch tài liệu, tóm tắt và tóm lược, biên tập [14, tr.2]

1.1.2 Các công đoạn của xử lí nội dung tài liệu

XLNDTL bao gồm các công đoạn phân loại, định từ khóa, tóm tắt và cao hơn nữa là làm tổng quan, tổng luận Trong khuôn khổ luận văn và thực

tế công tác XLNDTL tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội, nghiên cứu dựa trên các công đoạn phân loại, định từ khóa và tóm tắt tài liệu Từ những nghiên cứu đó, đề xuất những giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác XLNDTL đồng thời đáp ứng tối đa nhu cầu NDT bằng việc ra đời sản phẩm, dịch vụ thông tin mới đáp ứng nhiệm vụ phục vụ đào tạo theo phương thức tín chỉ

* Phân loại tài liệu là sự qui kết các tài liệu thành nhóm theo các dấu hiệu

nào đó như lĩnh vực tri thức, vấn đề, đối tượng hoặc theo dấu hiệu hình thức

Để phân loại tài liệu người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các hệ thống phân loại (bảng phân loại) Hệ thống phân loại là một loại ngôn ngữ tư liệu gồm các đơn vị từ vựng được mã hoá nhờ kí hiệu số và/hoặc chữ, và được trình bày trong mối quan hệ phân cấp có qui ước chặt chẽ [14, tr.12]

Trên thế giới có nhiều BPL khác nhau sử dụng tại các Thư viện và cơ quan thông tin Các BPL được sử dụng rộng rãi nhất là LCC (Library of Congress Classification), BPL 19 lớp, DDC (Dewey Decimal Classification) và BBK Ở Việt Nam hiện nay, DDC là xu hướng phổ biến trong sự lựa chọn công cụ kiểm soát trong công tác phân loại

* Định từ khoá tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể

hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khoá nhằm mục định phục vụ công tác lưu trữ và tìm tin theo phương thức tự động hoá [14, tr.14]

Từ khóa là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa

trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản và được trình bày độc lập với nhau

Trong hoạt động thông tin thư viện, công tác mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa (định từ khóa tài liệu) đóng một vai trò quan trọng Đó là một trong những công đoạn của chu trình xử lí tài liệu và là việc làm thường xuyên của các cơ quan thông tin thư viện khi tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) Đây cũng

là một trong những công đoạn phức tạp nhất bởi nó xuất phát từ tính phức tạp của ngôn ngữ và tính đa dạng của nội dung tài liệu Chất lượng của việc định từ khóa

có ảnh hưởng lớn đến việc phản ánh nội dung tài liệu có đầy đủ hay không cũng như ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ thông tin của cơ quan thông tin thư viện

Có hai loại từ khoá: từ khoá tự do và từ khoá kiểm soát Từ khoá tự do là từ khoá được người xử lí thông tin đặt ra theo đúng nguyên tắc chung, nhưng không được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát nào Từ khoá kiểm soát là từ khoá

tự do được kiểm soát bằng một phương tiện kiểm soát được chấp nhận

Hiện nay ở Việt Nam có một số phương tiện kiểm soát từ khoá được chấp nhận Đó là phương tiện kiểm soát từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và phương tiện kiểm soát từ khoá khoa học công nghệ do Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn

* Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung của tài liệu gốc một

cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung đó nhanh nhất, chính xác nhất [14, tr.31]

Công dụng của bài tóm tắt là trợ giúp chọn lọc thông tin trong quá trình tìm tin, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin, thay thế tài liệu gốc trong một số trường hợp đặc biệt, tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập, tài liệu tham khảo phụ trợ

Để tóm tắt được nội dung cơ bản của tài liệu, đòi hỏi người cán bộ phải tiến hành đọc các phần lời nói đầu, lời giới thiệu, lời tựa, phần mục lục, phụ lục đối với một số tài liệu phải đọc cả phần chính văn tài liệu

Khi lựa chọn thông tin nên định hướng mạnh vào nhiệm vụ cụ thể của

hệ thống (theo yêu cầu của hệ thống và dạng tài liệu cụ thể) Các mức độ chọn lọc thông tin bao gồm:

- Mức 1 - Chủ đề chính, bao gồm các đặc trưng nội dung và mối quan hệ của chúng với nhau;

- Mức 2 - Các chủ đề triển khai nội dung (chủ đề nhánh);

- Mức 3 - Các chủ đề triển khai nội dung với 2 mức nhỏ: Thông tin định tính (kết luận và kiến nghị chính của từng chủ đề nhánh và toàn bộ công trình)

; Thông tin định lượng (Các sự kiện và số liệu quan trọng)

Việc trình bày thông tin đã được chọn lọc đòi hỏi cán bộ xử lí phải có các

kĩ năng sử dụng ngôn từ một cách khoa học và hợp lí để các bài tóm tắt vừa đảm bảo ngắn gọn, cô đọng mà vẫn đầy đủ thông tin, phản ánh đúng nội dung tài liệu

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lí nội dung tài liệu

* Kiến thức của cán bộ xử lí về tiêu chuẩn của ngành

Cán bộ trực tiếp tham gia công tác XLNDTL là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng sản phẩm thông tin Kiến thức về các tiêu chuẩn của ngành và

kĩ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp của họ tạo nên chất lượng công tác XLTL Chính vì vậy, đây là vấn đề cốt lõi mà luận văn muốn đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và tìm hướng khắc phục, giải quyết

Kiến thức của cán bộ xử lí về các tiêu chuẩn của ngành không chỉ được

trau dồi trên ghế nhà trường mà trong suốt quá trình làm việc Trước hết, nền tảng kiến thức cơ bản phải vững vàng Ví dụ trong phân loại, định từ khóa hay làm tóm tắt phải nắm vững qui trình Khi nắm vững các bước không được làm tắt, làm ẩu

Kiến thức chuyên môn phải được cập nhật trong quá trình làm việc để phù hợp với tình hình phát triển và tiêu chí của ngành không chỉ trong nước

mà còn trên phạm vi khu vực và thế giới Cụ thể là sự thay đổi các chuẩn biên mục, chuẩn khác liên quan đến ngành như cách viết tắt, qui tắc chính tả, ; cập nhật các ấn bản mới của BPL mà cơ quan đang sử dụng; cách sử dụng ngôn ngữ; kiến thức về các ngành khoa học mới cũng như lựa chọn công cụ phụ trợ phù hợp: từ điển, bách khoa thư, vv

Cán bộ XLTL đạt tiêu chuẩn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đạo đức nghề nghiệp;

- Kĩ năng sử dụng các tài liệu tra cứu;

- Kinh nghiệm làm việc với tài liệu khoa học;

- Kiến thức về các ngành khoa học liên quan đến nội dung tài liệu cần xử lí;

- Kiến thức về hệ thống tìm tin;

- Khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, tư duy logic và sáng tạo;

- Kiến thức về ngôn ngữ: văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học, đặc biệt luôn cập nhật thuật ngữ chuyên dụng;

- Ngoại ngữ liên quan;

- Phương pháp luận xử lí thông tin [14, tr 3]

* Phương tiện kiểm soát từ vựng

Phương tiện kiểm soát từ vựng là công cụ quan trọng trong công tác XLNDTL Đó là BPL, các khung đề mục chủ đề và các phương tiện kiểm soát

từ khoá

Trong quá trình định chỉ mục tài liệu, sau khi phân tích được chủ đề của tài liệu, tìm ra đối tượng nghiên cứu, các phương diện nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu, người cán bộ định chỉ mục phải tiến hành công việc tiếp theo là dịch thành phần đó sang các dạng ngôn ngữ tư liệu Tuy nhiên, mỗi một cơ quan thông tin khác nhau có quyền lựa chọn các công cụ kiểm soát từ vựng khác nhau sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động và NDT của

cơ quan mình Việc lựa chọn phương tiện phù hợp có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác XLNDTL Ví như một cơ quan thông tin chuyên ngành khi sử dụng phương tiện kiểm soát từ khóa đa ngành sẽ chỉ thỏa mãn độ rộng mà không thỏa mãn độ sâu khi định từ khóa

Đối với việc lựa chọn BPL lại phải xét ở góc độ khác, theo Anie Bethery và Jean Piaget - nhà phân loại học đã nhận xét “Hầu như không thể tạo ra một Khung phân loại bách khoa thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các

nhà chuyên môn và người dùng, dù là DDC, UDC hay LCC” (theo http://leaf-vn.org) Chính vì vậy, khi lựa chọn BPL, cơ quan thông tin phải xét đến các tổ chức hoạt động của mình, trong việc tổ chức kho mở,

kí hiệu phân loại đồng nhất bằng số sẽ thuận lợi hơn kí hiệu phân loại kết hợp cả chữ và số Đồng thời, cơ quan đó cũng phải xét đến hệ thống thư viện cùng ngành cũng như chính sách thư viện trong nước để lựa chọn BPL phù hợp, tránh việc thay đổi quá nhiều gây tốn kém thời gian, công sức cũng như tài chính

Trong làm tóm tắt hay định từ khóa nên tham chiếu các tiêu chuẩn, các qui định trong nước Ví dụ TCVN 4524:2009 - Tư liệu Bài tóm tắt cho xuất bản phẩm và tư liệu hay TCVN 5453:2009 - Thông tin và tư liệu Từ vựng, ISO 5963:1985 – Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục vv [http://vietnamlib.net]; Đặc biệt trong bài tóm tắt ngoài tiêu chuẩn, qui định chung, phải đảm bảo tiêu chí chung của một văn bản khoa học, làm theo văn phong khoa học: ngắn gọn, súc tích, đủ ý, nhất quán trong trình bày Điều này đòi hỏi cán bộ xử lí phải có kiến thức nhất định về ngôn ngữ

* Phương tiện kĩ thuật

Bao gồm các máy móc, trang thiết bị hỗ trợ quá trình XLTL rút ngắn thời gian, công sức của cán bộ xử lí, đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc Phương tiện kĩ thuật ở đây được đề cập đến chủ yếu là hệ thống máy tính, mạng Internet

Với việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào trong công tác thư viện nói chung và trong công tác XLTL nói riêng, cần đáp ứng các yêu cầu về trình bày phần XLNDTL trong khổ mẫu MARC (khổ mẫu biên mục đọc máy) Trường 650 thể hiện thuật ngữ chủ đề, khi định từ khóa tài liệu, cán bộ

xử lí phải nắm được các trường con chính và các chỉ thị để thể hiện từ khóa

cho các cấp độ khác nhau Hay trong trình bày bản tóm tắt, trường 520 cũng bao gồm các trường con và các chỉ thị Ví dụ: Trường con

$aNội dung bài tóm tắt (KL): Thông tin được chọn ở mức 1

$bPhụ chú mở rộng (KL): Thông tin bổ sung được chọn ở mức 2 hoặc 3 Công nghệ mạng Internet cũng tạo điều kiện cho các cơ quan thông tin

có thể tham khảo kết quả XLNDTL lẫn nhau Nhờ việc áp dụng công nghệ tìm kiếm đa luồng, cán bộ xử lí (CBXL) có thể so sánh, đối chiếu và lựa chọn kết quả XLNDTL tối ưu Nhờ đó, việc XLTL tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như CBXL có cơ hội giao lưu, học hỏi, nâng cao trình độ Bên cạnh

đó, mạng Internet còn có tác dụng cung cấp cho CBXL tài liệu hệ thống các phương tiện tra cứu rất tiện lợi như các từ điển trực tuyến, các bách khoa thư trực tuyến,… tránh quá trình tra cứu mất thời gian bằng các công cụ tra cứu

thủ công

* Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin hay vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên quyết định đến

sự hình thành của một thư viện Nguồn lực thông tin cũng là yếu tố quyết định đến phương thức và chất lượng của công tác mô tả nội dung tài liệu

Căn cứ vào thành phần, nội dung của nguồn lực thông tin, mức độ tổng hợp hay chuyên sâu về nội dung, người cán bộ sẽ đưa ra các kĩ năng xử lí từ vựng, hoặc lựa chọn các công cụ kiểm soát cho phù hợp Ví dụ, trong quá trình sử dụng BPL DDC, đối với nguồn tài liệu mang tính chất tổng hợp chúng ta có thể sử dụng DDC 14, nhưng đối với nguồn tài liệu có nội dung chuyên sâu (ví dụ như về y học, về khai thác mỏ, về luật,…) thì BPL đó sẽ không còn phù hợp Trong công tác định từ khoá, đối với nguồn tài liệu tổng hợp có thể sử dụng phương tiện kiểm soát từ khoá của Thư viện Quốc gia, nhưng đối với các thư viện khoa học kĩ thuật thì phải dùng phương tiện kiểm soát từ khoá khoa học và công nghệ của Cục Thông tin Khoa học và

Công nghệ Quốc gia Thậm chí với những chuyên ngành đặc thù, Thư viện nhất thiết phải nghiên cứu một phương tiện kiểm soát từ khoá theo chuyên ngành đặc thù đó

* Người dùng tin

NDT là yếu tố qui định đến nhiệm vụ trực tiếp của cơ quan thư viện thông tin Căn cứ vào nhu cầu tin, căn cứ vào trình độ của họ mà cơ quan thông tin đặt ra các chính sách bổ sung thông tin, phát triển các dịch vụ thông tin phù hợp và như vậy cũng có nghĩa là NDT cũng có ảnh hưởng tới các phương thức và chất lượng của XLNDTL

Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội, đối tượng NDT cũng rất đa dạng Có những đối tượng cần thông tin chuyên sâu, chi tiết, tuy nhiên cũng có những đối tượng chỉ cần những thông tin khái quát Ví dụ những giảng viên, học viên, các nhà nghiên cứu giáo dục ở các viện (Viên Nghiên cứu sư phạm, Viện Khoa học xã hội,…), ở một số khoa cơ bản nghiên cứu về chuyên ngành sâu, XLNDTL cũng phải chi tiết thì đối tượng NDT này mới tìm thấy tài liệu mình cần, còn đối tượng NDT nghiên cứu mang tính khái quát như sinh viên thậm chí học viên, giảng viên ở một số chuyên ngành đại cương (Hoá học đại cương, Vật lí đại cương,…), XLNDTL cũng chỉ cần mang tính khái quát

Vì vậy, hiểu NDT và phân loại đối tượng NDT cũng thuận lợi hơn trong việc tổ chức các phương thức XLNDTL sao cho phù hợp

1.1.4 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lí nội dung tài liệu

* Đối với việc phân loại và định từ khóa

Việc phân loại và định từ khoá (sau đây gọi là định chỉ mục tài liệu), cho tới nay, được thực hiện chủ yếu bằng tư duy người xử lí Vì vậy kết quả, chất lượng phụ thuộc chủ yếu vào trình độ của cán bộ xử lí Có thể xây dựng các hệ thống tiêu chí đánh giá theo những cách khác nhau, tùy theo mục tiêu

đánh giá Dựa trên các tiêu chí về đặc điểm, chất lượng của việc định chỉ mục phải đảm bảo các tính chất sau:

- Tính khách quan: Nhằm mục tiêu trợ giúp tìm tin, các đặc trưng nội dung

thông tin trong tài liệu gốc phải được trình bày theo đúng với tư tưởng của nó, không được biến đổi theo ý kiến chủ quan của người phân tích, không có bất

kì sắc thái đánh giá nào đối với tài liệu gốc

- Tính đơn nghĩa: Mỗi chỉ mục tương ứng với một khái niệm, mỗi tài liệu

được gán bởi một tập hợp chỉ mục và tương ứng với một khái niệm Kết quả

xử lí cùng một tài liệu bởi những người khác nhau phải giống nhau Để đạt được kết quả, phải loại trừ tính chủ quan trong khi định chỉ mục Để loại trừ

tính chủ quan, cần có phương pháp và phương tiện thống nhất

- Tính chính xác: đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc

trưng nội dung tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả Trong trường hợp mức độ chính xác cao nhất không được đảm bảo, nên mở rộng khái niệm ở mức cao hơn gần nhất Mức độ chính xác của việc định chỉ mục được xác định bởi:

+ Nhiệm vụ của hệ thống cụ thể, phục vụ cho diện người dùng nào, đề tài gì được ưu tiên (Những vấn đề thuộc nhiệm vụ của hệ thống được ưu tiên

ở độ chính xác cao, những vấn đề ngoại vi liên quan sử dụng mức độ chính xác hạn chế)

+ Khả năng của các phương tiện được sử dụng trong hệ thống (Khả năng ngữ nghĩa của các phương tiện ngôn ngữ tư liệu, khả năng của phần mềm, các qui định và qui trình định chỉ mục

+ Trình độ của người định chỉ mục

- Tính đầy đủ: được hiểu là sự bao hàm đầy đủ các đặc trưng quan trọng

nhất của tài liệu, với độ sâu tương ứng với quy định chung của hệ thống Để đảm bảo tính đầy đủ cần lưu ý bước chọn lọc các đặc trưng nội dung tài liệu

Để đạt được tối đa mục tiêu chung, mọi hệ thống đều có qui định khống chế nào đó về độ sâu và độ rộng của việc mô tả Tất cả các đặc trưng nội dung tài liệu phù hợp với qui định của hệ thống phải được chọn đầy đủ

Hệ số chính xác và hệ số đầy đủ được đánh thông qua mô tả và thông qua tìm tin như sau:

Nđt - số lượng đặc trưng được chọn

Mđt - tổng số các đặc trưng nội dung

- Hệ số chính xác thông qua tìm tin

Kcxtt = Ncxtt/Nr 100%, trong đó

Kcxtt - hệ số chính xác thông qua tìm tin

Ncxtt - số lượng các biểu ghi tìm ra

Nr - tổng số các biểu ghi tìm ra

- Hệ số đầy đủ thông qua tìm tin

Kđđtt = Ncx/Ncx 100%, trong đó

Kđđtt - hệ số đầy đủ thông qua tìm tin

Ncx - số lượng biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin

Ncx - tổng số các biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL [14, tr.5]

* Đối với việc trình bày thông tin trong bản tóm tắt

- Cấu trúc logic chặt chẽ ;

- Sử dụng ngôn ngữ và văn phong khoa học: từ ngữ đúng đắn, thông dụng, câu văn ngắn gọn rõ ràng, cú pháp hạn chế và đồng nhất;

- Hình thức trình bày nhất quán, viết tắt đúng cách;

- Tiết kiệm;

- Khách quan (không có nhận xét của người làm tóm tắt nội dung tài liệu gốc); 1.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

1.2.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

Tiền thân của Trường ĐHSP Hà Nội là trường Sư phạm cao cấp được thành lập ngày 10 tháng 11 năm 1951 theo Nghị định 276 của Bộ quốc gia giáo dục Năm 1956, trên cơ sở hợp nhất của 2 trường Đại học Sư phạm Văn khoa và Đại học Sư phạm Khoa học, Trường ĐHSP Hà Nội chính thức được thành lập Năm 1967, do hoàn cảnh của cuộc chiến tranh, Hội đồng Chính phủ quyết định chia trường Đại học Sư phạm ra thành 03 trường: Trường ĐHSP Hà Nội 1,

Trường ĐHSP Hà Nội 2 và Trường ĐHSP Ngoại ngữ Hà Nội

Đến năm 1975 đã sáp nhập 2 trường là trường ĐHSP Hà Nội 1 và ĐHSP Hà Nội 2 thành trường ĐHSP Hà Nội 1

Ngày 10.2.1993, theo Nghị định 97/CP của Chính phủ, Trường ĐHSP

Hà Nội 1 là một trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

Theo Nghị định 201/QĐ - TTg ngày 12/10/1999 của Thủ tướng chính phủ, Trường ĐHSP Hà Nội tách khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội để xây dựng

và tiếp tục trở thành ĐHSP Hà Nội trọng điểm của cả nước

Trường ĐHSP Hà Nội có các chức năng sau:

- Làm nòng cốt trong việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ giáo viên ngành giáo dục, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn chương trình, tổ chức nghiên cứu khoa học cơ bản và khoa học giáo dục, đặc biệt nghiên cứu những dự án, những chương trình khoa học, giải quyết những vấn đề lớn của ngành

- Tư vấn cho các cấp quản lí về xây dựng chiến lược, chính sách giáo dục, đào tạo đội ngũ giáo viên, về các vấn đề quan trọng như công nghệ đào tạo, đổi mới nội dung, phương pháp, cải cách giáo dục

- Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt về giáo dục nói chung, đào tạo giáo viên và giáo dục phổ thông nói riêng

Hiện nay, Trường có 23 khoa đào tạo và 2 bộ môn trực thuộc đào tạo các ngành học cơ bản sau: Toán học, Vật lí, Hoá học, Sinh học, Địa lí, Lịch

sử, Ngữ văn, Giáo dục chính trị, Giáo dục đặc biệt, Giáo dục mầm non, Giáo dục quốc phòng, Giáo dục thể chất, Giáo dục tiểu học, Quản lí giáo dục, Tâm lí giáo dục, Sư phạm nghệ thuật, Sư phạm kĩ thuật, Sư phạm Tiếng Anh, Nga, Trung, Pháp,… Ở bậc đào tạo đại học, cao đẳng, Trường

có 42 chương trình đào tạo hệ chính qui, trong đó có 8 chương trình đào tạo chất lượng cao và liên kết nước ngoài; 22 chương trình đào tạo không chính qui Ở bậc sau đại học có 49 chương trình đào tạo thạc sĩ, 41 chương trình đào tạo tiến sĩ và một số chương trình đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ liên kết với nước ngoài Trường là cơ sở đào tạo sau đại học đầu tiên ở Việt Nam

Trường ĐHSP Hà Nội là một trong những trường đại học có tiềm năng

cơ sở vật chất và thiết bị lớn nhất trong hệ thống các trường đại học Với hệ thống giảng đường, phòng thí nghiệm, thực hành, phòng nghiệp vụ, thư viện, sân vận động, nhà thi đấu đa năng, trường chuyên, trường thực hành, các phương tiện kĩ thuật ngày càng hiện đại, cảnh quan và môi trường sư phạm ngày càng đổi mới góp phần quan trọng nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học (NCKH) của Trường sư phạm đầu ngành và trọng điểm

Trong giai đoạn hiện nay, mục tiêu của Trường đề ra là sẽ xây dựng Trường ĐHSP Hà Nội trở thành trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, có uy tín trong khu vực và thế giới Trường phát triển theo hướng đại học nghiên cứu quy mô lớn với trên 35.000 sinh viên, là một trong những trung tâm đào

tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu của quốc gia, là nơi tập trung các chuyên gia, giảng viên trình độ cao, các chương trình đào tạo liên kết quốc tế có uy tín trên thế giới, cơ sở vật chất, trang thiết bị với các dịch

1.2.2.Trung tâm Thông tin - Thư viện

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội nay là Trung tâm Thông tin - Thư viện được hình thành ngay từ khi Trường được thành lập Từ khi mới thành lập Trung tâm đã ứng dụng (CNTT) vào công tác quản lí nguồn tài liệu bằng việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS Đặc biệt từ đầu năm 2005 đến này, với nguồn vốn từ dự án giáo dục đại học, Trung tâm đã sử dụng phần mềm Libol 5.5 của Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân vào trong công tác quản lí tài liệu và quản lí NDT trực tuyến Cùng với đó là việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vào công tác biên mục Đến nay Trung tâm đã xây dựng được một CSDL thư mục với hơn 83.000 biểu ghi các loại, quản lí tích hợp các dạng tài liệu bao gồm: sách chuyên khảo, bài trích tạp chí, luận án, luận văn, luận án, kỉ yếu, đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong trường Toàn bộ các biểu ghi được áp dụng theo đúng các tiêu chuẩn quốc tế về công tác biên mục Dự kiến theo kế hoạch trong năm học 2012 - 2013, song song với việc sử dụng phần mềm Libol 5.5, Trung tâm sẽ tiến hành nghiên cứu ứng dụng phần mềm Dspace vào việc quản lí nguồn tài liệu số hiện có đồng thời nghiên cứu một số phần mềm mã nguồn

mở để tận dụng thay thế phần mềm hiện sử dụng trong trường hợp cần thiết

Từ đó tạo điều điều kiện cho việc quản lí và khai thác nguồn tài liệu đạt hiệu quả cao

*Đối tượng phục vụ

Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên,

sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh trong toàn trường, sinh viên các hệ đào tạo tại chức, từ xa, chuyên tu trong trường và một số lượng tương đối lớn NDT là bạn đọc ngoài trường

- Tra tìm và truy cập thông tin

Bộ phận XLTL được bố trí tại tầng 1 thuộc toà nhà 4 tầng để tiện lợi cho việc bổ sung và phân phối tài liệu tới các phòng phục vụ Phòng Nghiệp vụ có các nhiệm vụ cơ bản:

- Bổ sung và phân phối tài liệu

- Biên mục tài liệu

- Tổ chức hệ thống tra cứu

- Biên soạn ấn phẩm thông tin (Thư mục thông báo sách mới)

- Tổ chức giảng dạy “Hướng dẫn sử dụng thư viện”

* Hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin

Xuất phát từ thư viện truyền thống nghèo nàn về cơ sở vật chất cũng như vốn tài liệu (VTL), ngày nay Trung tâm đã được đầu tư một cơ ngơi khang trang với toà nhà bốn tầng khép kín có tổng diện tích sử dụng hơn 5000 m2

Hàng năm Trung tâm được nhà trường đầu tư khoảng 1 tỉ - 1,2 tỉ đồng để bổ sung tài liệu sách, báo, tạp chí, và nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị Trang thiết bị sử dụng tại Trung tâm như bàn ghế, tủ phích mục lục đều được trang bị mới chuyên dụng cho hoạt động của một thư viện Năm 2004, Trung tâm đã ứng dụng phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động thông tin thư viện và cơ sở hạ tầng ở Trung tâm được thể hiện ở những hạng mục như sau:

 Hệ thống mạng: Đường truyền Internet với hệ thống mạng LAN tốc độ

cao, bằng hệ thống mạng diện rộng sử dụng cho toàn trường Phần mềm Libol 5.5 được sử dụng để quản lí tự động hóa toàn bộ hoạt động của Trung tâm

 Hệ thống máy tính: Gồm 4 máy chủ và 175 máy trạm đều được nối

mạng nhằm phục vụ cho cán bộ làm việc và bạn đọc tra cứu tài liệu, được bố trí như sau: 95 máy ở phòng Internet, 20 máy ở phòng đa phương tiện, 25 máy dành cho bạn đọc tra cứu tại các phòng phục vụ, 35 máy dành cho cán bộ làm việc

Phòng nghiệp vụ đã được Ban giám đốc đầu tư các trang thiết bị hiện đại, bao gồm: Trang bị hệ thống phần mềm quản trị thư viện Về phần cứng, phòng nghiệp vụ đã được trang bị 9 máy tính hệ Pentum (R), trong đó tốc độ

xử lí là 2,93 MHZ, với 2 bộ vi xử lí, dung lượng ổ cứng là 250 Gigabyte

Cấu hình máy tính như vậy là tương đối mạnh, có khả năng xử lí tốt và tốc độ tính toán cao cũng như tạo khả năng lưu trữ biểu ghi đủ lớn Hệ thống máy tính này vừa là nơi ứng dụng các phần mềm xử lí thông tin, lưu trữ CSDL, vừa là mắt xích quan trọng của hệ thống mạng trong Trung tâm

* Nguồn nhân lực

Hiện nay đội ngũ cán bộ của Trung tâm là 33 người, đa phần là các cán

bộ có trình độ đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện và Tin học, trong số

đó 09 thạc sĩ thư viện, 02 thạc sĩ công nghệ thông tin 5 cử nhân ngoại ngữ, tin học, 17 cử nhân ngành thư viện Hiện Tổ Nghiệp vụ có 10 cán bộ: 04 cán bộ

là Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin - Thư viện, 04 cán bộ là cử nhân chuyên ngành, 01 cán bộ ngoại ngữ, 01 cán bộ công nghệ thông tin Hầu hết cán bộ

có trình độ chuyên môn, tuy nhiên việc cập nhật kiến thức mới để ứng dụng vào thực tế công việc còn nhiều hạn chế

Để khắc phục điều này, hàng năm Trung tâm thường xuyên ưu tiên cử cán bộ làm công tác XLTL tham gia các lớp học ngắn hạn về lĩnh vực thư viện do các đơn vị lớn tổ chức như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Vụ thư viện, Cục Khoa học và Công nghệ Quốc gia, vv…

Trường ĐHSP Hà Nội

Để đảm bảo chức chức năng thu thập, lưu trữ, bảo quản các nguồn tin nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của đông đảo NDT trong các lĩnh vực học tập, nghiên cứu khoa học, giảng dạy và quản lí trong ngành giáo dục Bởi vậy trọng tâm chính trong chính sách phát triển nguồn tin của Trung tâm là bổ sung các loại hình tài liệu trong nước và nước ngoài thuộc tất cả các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và lí luận sư phạm

Thông tin là sản phẩm của thời đại, của nền văn hóa tri thức Tuy nhiên, để thông tin trở thành nguồn lực phụ thuộc vào phương thức thu thập, tổ chức và phổ biến nguồn tin vì vậy cơ quan thông tin là đầu mối quan trọng trong việc hiểu và kết nối với người sử dụng thông tin từ đó biến thông tin trở thành nguồn lực

Sau nhiều nghiên cứu về đặc thù sử dụng thông tin và điều tra nhu cầu tin, Trung tâm ngày nay đã xây dựng được một nguồn lực thông tin khá

đa dạng phong phú và tương đối phù hợp với các nhóm đối tượng NDT trong trường Số lượng tài liệu theo nội dung cân đối với lượng NDT Các nguồn tài liệu này đã được xây dựng CSDL trên phần mềm Libol 5.5, trợ giúp NDT tra cứu thông tin từ xa Theo thống kê nguồn tài liệu tại thời điểm tháng 3 năm 2013, có thể nhận thấy một số chuyên ngành cơ bản của trường được ưu tiên bổ sung lượng tài liệu tương đối lớn Văn học và nghiên cứu lí luận văn học là chuyên ngành có số lượng tên tài liệu lớn nhất, chiếm 13% tổng CSDL hiện có tương đương với 11072 biểu ghi Hiện khoa Ngữ văn là khoa có số lượng giảng viên, học viên và sinh viên lớn nhất trong trường, đây cũng là đối tượng NDT sử dụng thư viện cao nhất do đặc thù chuyên ngành Lịch sử địa lí, giáo dục học và toán học cũng được đầu tư lượng tài liệu lớn chiếm 6% bởi đây là những chuyên ngành chiếm ưu thế trong trường Nghiên cứu ngôn ngữ và tài liệu về phương pháp giảng dạy chiếm tới 5-6% do đặc trưng những tài liệu này rất cần thiết cho NDT ở tất cả các khoa trong trường Một số khoa cơ bản như Hoá học, Vật lí, Triết học tài liệu chiếm 3-4% tổng số CSDL CNTT và quốc phòng là hai ngành mới tại trường bởi vậy lượng tài liệu hiện có còn hạn chế Kết quả khảo sát nội dung tài liệu được thống kê ở bảng 1.1 (Số liệu bảng được làm tròn, không sử dụng phần số sau dấu phẩy)

Bảng 1.1: Số liệu tài liệu theo chuyên ngành

tên tài liệu Tỷ lệ (%)

những chuyên ngành cơ bản cần xử lí nội dung ở mức độ sâu, các chuyên ngành liên quan hoặc mang tính phương pháp chỉ cần ưu tiên nội dung khái quát

* Sản phẩm thông tin

Sản phẩm thông tin thư viện là kết quả của quá trình xử lí thông tin (bao gồm biên mục, phân loại, định từ khoá, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan cũng như các quá trình phân tích tổng hợp thông tin khác) do tập thể (cá nhân) thực hiện nhắm thoả mãn nhu cầu NDT

Các sản phẩm thông tin được hình thành nhằm thoả mãn những nhu cầu thông tin, chúng phụ thuộc chặt chẽ vào nhu cầu và sự biến động của nhu cầu Xã hội càng phát triển, nhu cầu thông tin càng đa dạng, sự ra đời của nhiều loại hình sản phẩm thông tin là tất yếu khách quan Trên thế giới sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng gồm nhiều loại hình hệ thống tra cứu hiện đại, đến các sản phẩm tổng quan, tổng luận, thông tin đánh giá, dự báo,…Tại các thư viện Việt Nam, sản phẩm thông tin chiếm ưu thế chủ yếu là hệ thống mục lục truyền thống và hiện đại Một số sản phẩm khác như: thông tin dự báo, tổng luận chủ yếu do các cơ quan chuyên ngành, hoặc chuyên gia tổng hợp theo một đơn đặt hàng nhất định

Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHSP Hà Nội hiện có một số loại hình sản phẩm thông tin bao gồm: Hệ thống mục lục CSDL và hàng tháng ban hành Thư mục thông báo sách mới nhằm giúp NDT cập nhật thông tin về tài liệu mới, cũng là hình thức quảng cáo tài liệu mới bổ sung tại Trung tâm Bên cạnh những sản phẩm thông tin kể trên, Trung tâm có một số dịch vụ cung cấp thông tin như photo, mượn tại chỗ, mượn về nhà, cung cấp nguồn tin theo yêu cầu, hướng dẫn sử dụng thư viện

Sản phẩm thông tin ra đời từ kết quả XLTL (nội dung và hình thức), trong đó XLNDTL góp phần lớn vào chất lượng của sản phẩm thông tin Trung tâm muốn phát triển và sản phẩm và dịch vụ thông tin cần thiết

phải nâng cao chất lượng XLTT, đặc biệt là XLNDTL Xuất phát từ kí hiệu phân loại, Trung tâm có thể xây dựng các loại hình tra cứu tài liệu theo chuyên ngành, chuyên đề Từ kết quả việc định từ khoá, Trung tâm có thể nghiên cứu hệ thống tra cứu theo từ khoá Những bài tóm tắt nếu được thống

kê biên soạn theo chuyên đề đóng quyển hàng năm cũng là những sản phẩm thông tin có giá trị lớn đối với NDT đặc biệt trong một trường đại học nghiên cứu như Trường ĐHSP Hà Nội Như vậy, XLTL đóng góp vai trò quan trọng trong cung cấp thông tin nói riêng, và hoạt động thông tin thư viện nói chung 1.3 Người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

1.3.1 Người dùng tin

NDT là thành phần không thể thiếu trong bất kì hoạt động của một cơ quan Thông tin thư viện nào NDT và nhu cầu tin (NCT) của họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của một cơ quan thông tin thư viện Nắm vững NCT đáp ứng kịp thời đầy đủ và chính xác nhu cầu thông tin của NDT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và các trung tâm thông tin thư viện các trường đại học nói riêng

NDT ở Trung tâm là toàn thể cán bộ quản lí, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu sinh, học viên cao học, học sinh phổ thông chuyên, sinh viên các hệ đào tạo tại chức, từ xa, chuyên tu trong trường và NDT là bạn đọc ngoài trường

Mỗi nhóm NDT đều có sở thích, NCT khác nhau song đều có điểm chung là họ vừa là người khai thác sử dụng, vừa là người cung cấp thông tin

Để thỏa mãn NCT ngày càng cao của họ, Trung tâm cần phải phát triển nhiều dịch vụ nhằm đem lại hiệu quả cao cho NDT

Thành phần NDT của Trung tâm rất đa dạng và đông đảo, theo số liệu thống kê, hiện Trung tâm đang quản lí 12.140 NDT tính đến tháng 03/2013 Dựa theo đặc thù nghiên cứu và NCT có thể chia thành các nhóm NDT sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ trong trường (quản lí và giảng dạy)

- Nhóm người dùng tin là học viên

- Nhóm người dùng tin là học sinh, sinh viên (trong và ngoài trường)

Nhóm 1: NDT là cán bộ trong trường (quản lí, lãnh đạo, giảng dạy)

NDT thuộc nhóm này chiếm 3% trên tổng số NDT tương đương với 364 người Họ vừa làm công tác quản lí vừa tham gia nghiên cứu khoa học và đồng thời tham gia công tác giảng dạy ở nhiều nơi Nhóm NDT này có trình độ chuyên môn cao Họ vừa là người tiếp cận thông tin (nghiên cứu viết các đề tài khoa học, soạn giáo trình) và vừa là người chuyển giao thông tin thông qua công tác giảng dạy

NCT của nhóm này vừa rộng, vừa sâu, nhiều lĩnh vực, đa dạng về hình thức, nội dung và mức độ thông tin Tính chất thông tin phải kịp thời, chính xác, cô đọng, lôgic, thông tin có tính chất tổng hợp

Nhóm 2: NDT là học viên cao học, nghiên cứu sinh

Nhóm đối tượng chiếm 24% tương đương với 2.914 người sử dụng thư viện Nhóm NDT này bao gồm sinh viên vừa tốt nghiệp, hoặc giáo viên

ở các trường phổ thông, trường đại học, các cơ quan giáo dục đào tạo có nhu cầu nâng cao trình độ Họ cần sử dụng tài liệu trong mục đích nghiên cứu của họ (khoá luận, luận văn, bài tập, bài thi,…)

NDT này cần thông tin đa dạng, nhiều lĩnh vực phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của họ Với đặc trưng nghiên cứu, thông tin hồi cố hoặc thông tin cập nhật họ đều có nhu cầu sử dụng

Nhóm 3: NDT là học sinh, sinh viên

NDT thuộc nhóm này phần lớn là sinh viên, một số ít là học sinh phổ thông các khối chuyên của trường Ngoài ra còn có một số sinh viên ngoài trường có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Trung tâm phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học và làm khoá luận, bài tập,…

Đây là nhóm NDT đông nhất và có nhu cầu thông tin đa dạng, chiếm 73% trên tổng số NDT tương đương với 8.862 người Trên thực tế việc học trên giảng đường là chưa thể đáp ứng đủ nhu cầu học hỏi của sinh viên và học sinh, vì thế việc đến thư viện để trau dồi kiến thức là rất quan trọng và cần thiết Để phục vụ nhu cầu hiểu biết và yêu cầu học tập theo chương trình đào tạo của nhà trường, NCT của họ gắn với chương trình học tập hàng năm và trong bất kì thời điểm nào, nhóm NDT này luôn chiếm ưu thế tại Trung tâm

1.3.2 Nhu cầu tin

Mỗi loại đối tượng NDT khác nhau, do nhu cầu và đặc điểm khác nhau,

họ có mức độ sử dụng thông tin khác nhau Kết quả thống kê sử dụng tài liệu năm 2012 của ba nhóm đối tượng NDT được thể hiện ở bảng 1.2

Bảng 1.2: Tình hình sử dụng tài liệu của các nhóm NDT

Nhu cầu tin

Đối tượng NDT

Tổng số tài liệu sử dụng

Trong một nhóm NDT tuỳ thuộc theo từng chuyên ngành đào tạo cũng

có số lượng sử dụng thông tin khác nhau Một số chuyên ngành đào tạo đòi hỏi mức độ sử dụng thông tin nhiều hơn các chuyên ngành ngành khác như ngành văn học, lịch sử Số khác lại hiếm khi sử dụng thư viện bởi đặc thù chuyên ngành như ngành Âm nhạc, Mỹ thuật,…Kết quả nhóm NDT sinh viên

sử dụng các nội dung thông tin trong năm 2012 tại phòng đọc Trung tâm được thể hiện qua bảng 1.3

Bảng 1.3: Tình hình sử dụng nội dung tài liệu nhóm học sinh, sinh viên Nhu cầu tin

đó phải kể đến công tác XLNDTL Xử lí nội dung tài liệu đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của Trung tâm

Công tác XLNDTL tại Trung tâm được tiến hành với các phương thức

cơ bản bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khoá tài liệu và tóm tắt nội dung tài liệu Kết quả của quá trình XLNDTL sẽ được sử dụng vào việc tổ chức quản trị nguồn lực thông tin của Trung tâm với các công việc cụ thể sau:

- Tổ chức sắp xếp hệ thống các kho mở của tài liệu theo kí hiệu phân

loại (kết quả của quá trình phân loại) Hiện nay Trung tâm đang tiến hành mở rộng tổ chức phương thức phòng đọc tự chọn đối với các phòng phục vụ tại Trung tâm, trong đó các tài liệu trên giá được sắp xếp theo chỉ số DDC Với việc sắp xếp và phân chia kho tài liệu thành các lĩnh vực tri thức theo hệ thống BPL DDC, Trung tâm đã tạo điều kiện để NDT tiếp cận tới nguồn tài liệu tại các kho theo các lĩnh vực mà họ quan tâm

- Tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại, tạo điều kiện để

NDT tiếp cận tới nguồn lực thông tin của Trung tâm theo nhiều dấu hiệu tìm kiếm khác theo nội dung Với việc sử dụng ứng dụng phần mềm Libol trong việc quản trị nguồn lực thông tin của Trung tâm, NDT có thể tìm kiếm tài liệu theo hệ thống các từ khoá (kết quả của quá trình định từ khoá), theo kí hiệu phân loại song song với việc tìm kiếm theo các dấu hiệu hình thức (tác giả, tên tài liệu,…) Bên cạnh đó Trung tâm vẫn duy trì hệ thống mục lục phân loại truyền thống

- Giới thiệu nguồn tin tới NDT bằng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

đa dạng như: CSDL, các bản Thư mục thông báo sách mới, tổ chức các buổi nói chuyện theo chuyên đề, triển lãm giới thiệu sách mới để NDT hiểu rõ hơn nguồn tin tại Trung tâm cũng như kích thích NCT của họ Kí hiệu phân loại cũng như các bản tóm tắt hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ trong việc phân chia tài liệu theo chuyên đề và giúp NDT hiểu được nội dung cơ bản của tài liệu mà

họ quan tâm trên cả hệ thống tra cứu hiện đại và truyền thống

Với đặc thù là trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, đặc điểm của công tác XLNDTL cũng hết sức đa dạng Trường đào tạo đa lĩnh vực, tuy nhiên có những chuyên ngành chỉ đòi hỏi XLNDTL ở mức khái quát, nhưng có những chuyên ngành lại đòi hỏi XLNDTL ở mức độ sâu Một số khoa lớn trong trường có những bộ môn chuyên ngành hẹp như khoa Văn, khoa Toán, Lý, Hoá,…nếu không xử lí nội dung sâu thì NDT cần thông tin chi tiết sẽ không tìm thấy tài liệu Vì vậy, việc hiểu và phân loại NDT và thông qua XLNDTL

để thoả mãn NCT cũng là nhiệm vụ cốt lõi trong hoạt động của Trung tâm

Như vậy để hoạt động của mình được thực hiện một cách khoa học và đạt hiệu quả, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội phải tiến hành củng cố và nâng cao chất lượng công tác XLNDTL, trong đó việc nghiên cứu đặc điểm NDT và NCT; áp dụng các phương pháp xử lí khoa học

và tiên tiến nhất; chuẩn hoá các qui trình vào trong từng phương thức thực hiện trong đó công tác phân loại tài liệu, định từ khoá tài liệu và làm tóm tắt tài liệu là một trong những công việc cần thiết trong giai đoạn hiện nay

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

Phụ thuộc vào điều kiện và nhiệm vụ mà mỗi một cơ quan thông tin đưa ra các phương thức XLNDTL sao cho phù hợp đáp ứng nhu cầu NDT Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội hiện nay đang tiến hành XLNDTL dựa trên các các công đoạn: phân loại tài liệu; định từ khoá; tóm tắt tài liệu Công tác XLNDTL đòi hỏi cán bộ xử lí (CBXL) phải có khả năng chuyển tải nội dung tài liệu gốc dưới các hình thức KHPL, ngôn ngữ từ khoá, bài tóm tắt tương đương, trợ giúp NDT dễ dàng và tiết kiệm thời gian tra tìm tài liệu, mang lại hiệu quả và lợi ích tối ưu trong việc sử dụng nguồn tin của cơ quan thông tin Như vậy, việc chuyển tải nội dung tài liệu gốc có chính xác hay không phụ thuộc vào CBXL (yếu tố quyết định); tuy nhiên để thực hiện được nhiệm vụ này CBXL cần rất nhiều các yếu tố phụ trợ khác nhau, trong đó công cụ và qui trình chuẩn là yếu tố cơ bản Thực trạng về con người về qui trình về công cụ được trình bày dưới đây trong công tác XLNDTL tại Trung tâm với mục đích chỉ rõ những hạn chế nhằm khắc phục

và nâng cao chất lượng XLNDTL tại Trung tâm để thực hiện tốt hơn nhiệm

vụ phục vụ NDT tại trường ĐHSP Hà Nội trong giai đoạn mới là nhiệm vụ trọng tâm mà luận văn muốn giải quyết

2.1 Phân loại tài liệu

2.1.1 Công cụ phân loại

Từ khi thành lập đến đầu năm 2008, Trung tâm đã sử dụng qua 2 bảng phân loại là BPL 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn ứng dụng cho các Thư viện tổng hợp năm 1991 sử dụng phân loại cho các kho tài liệu dạng đóng và BPL Dewey cấp 1 sử dụng tổ chức kho mở (sách tra cứu)

Với mục tiêu phục vụ tối đa NCT, Trung tâm đã quyết định mở rộng phạm

vi tổ chức kho mở đối với tài liệu tham khảo, BPL Dewey cấp 1 không đủ đáp ứng việc tổ chức kho mở với khối lượng tài liệu lớn, cấu tạo BPL 19 lớp bao gồm cả chữ và số không thích hợp trong việc tổ chức kho mở Trung tâm bước đầu tìm hiểu, nghiên cứu ứng dụng một số bản dịch từ BPL DDC 21

Ngày 18/06/2006, Thư viện Quốc gia Việt Nam chính thức công bố BPL DDC 14 phiên bản tiếng Việt và ngày 01/06/2007 Bộ Văn hóa Thể thao

và Du lịch khuyến cáo tất cả các thư viện chuyển sang sử dụng BPL này Sau một thời gian chuẩn bị, năm 2009 Trung tâm đã chính thức chuyển sang sử dụng BPL DDC ấn bản 14 (bản dịch rút gọn)

BPL thập phân DDC (Dewey decimal classification) được nhà thư viện học người Mỹ Melvil Dewey nghiên cứu ra năm 1873 và xuất bản lần đầu tiên năm 1876, được bổ sung và cập nhật thường xuyên, đến năm 2003, ấn bản DDC 22 được phát hành Hiện nay DDC được sử dụng tại 200.000 thư viện trên hơn 135 nước trên thế giới

DDC 14 bản dịch rút gọn cho phép tổ chức nền tri thức của nhân loại ra thành 10 lớp trong bảng chính, trong mỗi lớp cho phép phân chia ra thành 10 phân lớp và trong 10 phân lớp đó lại chia thành 10 tiểu phân lớp, cứ phân chia như vậy theo nguyên tắc thập tiến Cụ thể các lớp trong BPL DDC 14 được trình bày ở bảng 2.1[17]

Bảng 2.1 : Các lớp chính của BPL DDC

100: Triết học và các khoa học liên quan 600: Các khoa học ứng dụng

400: Ngôn ngữ học 900: Địa lí, lịch sử và các khoa học phụ trợ

Ngoài ra còn có 4 bảng trợ kí hiệu, cụ thể như sau:

Bảng 1: Tiểu phân mục chung

Bảng 2: Các khu vực địa lí và con người

Bảng 3: Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học cụ thể Bảng 4: Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ

Chỉ số DDC đầy đủ được tạo lập nhờ các nguyên tắc kết hợp giữa bảng chính với các bảng phụ hoặc kết hợp các bảng chính với nhau Các nguyên tắc tạo lập KHPL này đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững Tuy nhiên sau mỗi mục cụ thể trong bảng chính thường có các hướng dẫn cụ thể về cách kết hợp các kí hiệu KHPL của DDC chỉ bao gồm các chữ số Ả rập, không có các kí

tự khác, điều này tránh đi sự rườm rà trong việc sử dụng các kí hiệu phức tạp, đặc biệt giúp việc nhận dạng kí tự của máy tính được chính xác, tránh những điểm không đồng nhất

Kết quả của quá trình phân loại tài liệu được sử dụng vào tổ chức sắp xếp kho tài liệu (thường là cho các hình thức kho mở) và tổ chức bộ máy tra cứu theo KHPL (mục lục phân loại, các công cụ tìm tin tự động hoá) Kết quả này tạo ra điểm truy cập mang lại nhiều lợi ích cho NDT bởi lẽ hệ thống phân loại có ưu điểm cho phép sắp xếp và tìm tài liệu theo cách hệ thống hóa tương ứng với cơ sở phân loại Hệ thống tra cứu theo KHPL hỗ trợ cho NDT tra cứu tài liệu theo chuyên ngành và nghiên cứu tài liệu theo một hệ thống chuyên ngành nhất định Điều này thuận tiện cho NDT trong việc nghiên cứu tài liệu một cách có hệ thống, thích hợp với đối tượng NDT trong lĩnh vực NCKH, giảng dạy chuyên đề, chuyên ngành

Phiên bản DDC 14 rút gọn hiện Trung tâm sử dụng là phiên bản dịch được chính thức công nhận bản quyền tại Việt Nam Cho đến nay, DDC đã ấn hành phiên bản lần thứ 22 Mỗi một phiên bản mới ra đời xuất phát từ yêu cầu tất yếu của các ngành khoa học mới hình thành và phát triển DDC 14 rút gọn

được dịch đã có nhiều bổ sung, chỉnh sửa cho phù hợp với công tác phân loại cũng như các ngành khoa học tại Việt Nam thời điểm hiện tại, tuy nhiên là phiên bản rút gọn vì vậy vẫn có những hạn chế nhất định

Qua khảo sát 06 CBXL, có 02/06 cán bộ cho rằng BPL DDC 14 rút gọn không phù hợp với công tác phân loại tại Trung tâm và họ khó khăn trong việc thiết lập chỉ số phân loại, vì vậy họ không thoả mãn với kết quả mà họ xử lí; 04/06 cán bộ nhận định đây là BPL phù hợp với công tác phân loại tại Trung tâm, họ dễ dàng thiết lập chỉ số phân loại do BPL đã có những chỉ dẫn

cụ thể và vì vậy kết quả phân loại cũng thoả mãn với nội dung tài liệu mà họ phân loại Qua kinh nghiệm sử dụng BPL DDC 14 cũng như việc tìm hiểu các bản dịch không chính thức tại Việt Nam thời điểm trước khi BPL DDC 14 ấn hành, tác giả có những nhận định như sau:

Về ưu điểm:

- DDC là BPL sử dụng cho các thư viện tổng hợp, Trường ĐHSP Hà Nội

là trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực bởi vậy nội dung tài liệu phục vụ cho các đối tượng NDT trong trường rất đa dạng BPL DDC là lựa chọn thích hợp cho công tác phân loại tài liệu tại Trung tâm

- BPL DDC được cấu tạo đơn thuần từ các chữ số Ả Rập, vì vậy thích hợp cho xu hướng tổ chức các kho mở trong tương lai

- BPL DDC từ khi ra đời cho tới nay liên tục bổ sung và sửa chữa, vì vậy thích hợp cho các thư viện trong việc chỉnh sửa cho phù hợp với các ngành khoa học mới phát triển

- BPL DDC 14 là phiên bản dịch được công nhận chính thức tại Việt Nam, vì vậy khi sử dụng không ảnh hưởng đến việc vi phạm bản quyền của tài liệu gốc

Về nhược điểm:

- Đến nay DDC đã ra đời phiên bản lần thứ 22, phiên bản rút gọn lần thứ

14 mặc dù đã chỉnh lí và sửa chữa, mở rộng một số ngành khoa học, tuy nhiên