Luận văn nghiên cứu Công tác xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. từ năm 2005 đến nay, khi bắt đầu sử dụng phần mềm Libol 5.5, và sử dụng Bảng phân loại DDC 14 rút gọn. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng XLNDTL tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Luận văn đã góp phần hoàn thiện lí luận về công tác XLNDTL, Làm rõ thực trạng chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm, phân tích các mặt mạnh, yếu và nguyên nhân của nó; Đóng góp các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm; Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm tới vấn đề XLNDTL, những người trực tiếp làm công tác XLNDTL cũng như các cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện nói chung và các cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội nói riêng.
Trang 1- -
NGUYỄN THỊ THANH NGẦN
CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN THU THẢO
HÀ NỘI – 2011
Trang 2MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT……… 3
DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ……… 4
MỞ ĐẦU……… …… 6
CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI VỚI NHIỆM VỤ XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU……… … 11
1.1 Vài nét về Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà nội 11
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 11
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 12
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 14
1.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật……… 16
1.1.5.Nguồn lực thông tin……… 17
1 2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin……….19
1.2.1 Người dùng tin……… 19
1.2.2 Nhu cầu tin……… 20
1.3 Xử lý nội dung tài liệu……… ….22
1.3.1 Định nghĩa……… ……… …22
1.3.2 Các công đoạn……… ……… … 23
1.3.3 Vai trò của xử lý nội dung tài liệu……… ……25
1.4 Yêu cầu đối với xử lý nội dung tài liệu ……… ………… … 30
1.4.1 Phân loại tài liệu và định từ khóa…… ………30
1.4.2 Bài tóm tắt……… ……… ………31
1.4.3 Trình bày kết quả xử lý nội dung tài liệu trong MARC………… 32
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI………… ……… 33
2.1 Quy trình chung……… ………33
2.2 Phân loại tài liệu ……… 34
Trang 32.2.1 Quy trình phân loại 34
2.2.2 Chất lượng kết quả phân loại 41
2.3 Làm tóm tắt 49
2.3.1 Quy trình làm tóm tắt 50
2.3.2 Chất lượng kết quả làm tóm tắt 55
2.4 Định từ khóa 57
2.4.1 Quy trình định từ khóa 58
2.4.2 Chất lượng kết quả định từ khóa 69
2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lý nội dung tài liệu 92
2.5.1 Tổ chức công việc 92
2.5.2 Trình độ nhân lực 92
2.5.3 Các phương tiện ngôn ngữ 93
2.5.4 Máy móc, trang thiết bị 94
2.6 Nhận xét chung về công tác xử lý nội dung tài liệu 94
2.6.1 Ưu điểm 94
2.6.2 Hạn chế 95
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI…………97
3.1 Tăng cường kiểm soát chất lượng ……… ……… 97
3.2 Hiệu đính kết quả xử lý nội dung tài liệu… ……… 98
3.3 Xây dựng các phương tiện ngôn ngữ tư liệu………99
3.4 Xây dựng mục lục công vụ……… 100
3.5 Nâng cao trình độ cán bộ 101
3.6 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên ….103
KẾT LUẬN……… 106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…… ……… 108
PHỤ LỤC 110
Trang 4Ký hiệu phân loại Nghiên cứu khoa học Nhu cầu tin
Người dùng tin Sản phẩm và dịch vụ thông tin Thư viện Đại học Ngoại thương
Dewey Decimal Classification Library of Congress
MAchine Readable Cataloguing
Trang 5DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ Bảng 1 Loại hình tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương
Hà Nội………17
Bảng 2: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu được Thư viện trường ĐHNT HN xây dựng……… 18
Bảng 3: Danh sách các tài liệu được dùng để khảo sát chất lượng phân loại tài liệu……… 38
Bảng 4: Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu của cán bộ phân loại tài liệu 40
Bảng 5: Đánh giá cách thức xác định vị trí môn loại của cán bộ phân loại tài liệu 42
Bảng 6: Đánh giá cách định ký hiệu phân loại tài liệu của cán bộ phân loại tài liệu 46
Bảng 7: Danh sách các tài liệu được phân loại chưa chính xác 47
Bảng 8: Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt hình thức 56
Bảng 9: Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt nội dung 56
Bảng 10: Danh sách tài liệu được dùng để khảo sát chất lượng định từ khóa………59
Bảng 11 Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu của cán bộ định từ khóa 63
Bảng 12 Đánh giá cách thức diễn đạt từ khóa, hoàn chỉnh quá trình định từ khóa của cán bộ định từ khóa 67
Trang 6Bảng 13: Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng xử lý nội dung tài liệu bằng từ khóa 72 Bảng 14: Kết quả khảo sát chất lượng xử lý nội dung tài liệu bằng
từ khóa 82 Hình 1: Giao diện tra cứu của phần mềm ILIB 29 Hình 2: Minh họa trường tóm tắt trong biểu ghi của TV ĐHNTHN……… 54
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương
Hà Nội………15
Sơ đồ 2: Hoạt động xử lý tài liệu tại TV ĐHNT……… 33
Trang 7MỞ ĐẦU
1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu nói chung và công tác xử lý nội dung tài liệu nói riêng đóng một vai trò rất quan trọng Chất lượng của khâu công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, khi tình hình kinh
tế - xã hội phát triển đã làm cho nhu cầu thông tin của con người ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn Nhu cầu cần được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, nhanh chóng và kịp thời của người dùng tin đã đặt ra cho công tác xử lý nội dung tài liệu những yêu cầu mới về chất lượng
Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà nội (TV ĐHNTHN) là thư viện nằm trong hệ thống Liên hiệp thư viện các trường đại học khu vực phía Bắc Trong sự nghiệp đổi mới giáo dục đại học, với phương châm đào tạo lấy người học làm trung tâm, giúp sinh viên có cơ hội khám phá, thực hành và phát triển những kiến thức đã nhận được, Thư viện được coi như “giảng đường thứ hai ” của sinh viên, học viên và đội ngũ cán bộ, giáo viên của nhà trường Với vốn tài liệu phong phú về các chuyên ngành kinh tế đối ngoại, tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh, tiếng Anh thương mại,… Thư viện đã đáp ứng một lượng lớn nhu cầu tin cho cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong toàn trường, góp phần thúc đẩy sự nghiệp phát triển giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường, từng bước thực hiện mục tiêu chiến lược của Nhà trường đã đề ra trong “Tầm nhìn phát triển của
trường Đại học Ngoại thương Hà nội đến năm 2030”:
- Xây dựng Đại học Ngoại thương trở thành một trong những trường đại
học trọng điểm quốc gia, được công nhận là trường nằm trong nhóm 5 trường
Trang 8đại học hàng đầu của Việt Nam và nhóm 200 trường đại học hàng đầu của khu vực có cơ sở vật chất khang trang và hiện đại
- Các chương trình được chuẩn hóa, hiện đại, phù hợp với điều kiện Việt Nam, tương thích với chương trình của các trường trong khu vực và trên thế giới, được kiểm định bởi các tổ chức kiểm định chất lượng khu vực và thế giới Trường sẽ có các trường trực thuộc, các viện nghiên cứu, doanh nghiệp, trường phổ thông chất lượng cao
Trong nhiều năm qua, Thư viện luôn nỗ lực đổi mới phương thức phục vụ
và không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động thông tin - thư viện Đặc biệt, từ năm 2002, Thư viện đã đưa vào sử dụng phần mềm “Hệ quản trị thư viện tích hợp” (Ilib) trong hoạt động thư viện
Với việc áp dụng phần mềm này, một số công đoạn, quy trình trong công tác xử lý nội dung tài liệu đã có sự thay đổi, khác hơn so với quy trình xử lý tài liệu trước đây Bên cạnh đó, việc tiến hành một số khâu công tác mới nhằm tạo thêm các điểm truy cập cho tài liệu, phục vụ công tác tra cứu dễ dàng, nhanh chóng cũng đã được triển khai
Việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ hiện đại cùng với việc triển khai các chuẩn nghiệp vụ mới đã đặt ra cho công tác xử lý nội dung tài liệu của TV ĐHNTHN những yêu cầu mới Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu của Thư viện là một vấn đề cấp thiết
Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “ Công tác xử lý nội dung tài liệu
tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà nội: thực trạng và giải pháp” làm đề tài cho Luận văn tốt nghiệp của mình
Trang 92 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
“Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: thực trạng và giải pháp ” là đề tài chưa phải mới ở cấp độ
nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có một số công trình điều tra, nghiên cứu thực tiễn tại một số các cơ quan thông tin - thư viện, cụ thể như:
- Luận văn cao học Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại
Trung tâm Thông tin Tư liệu - Thư viện trường Đại học Vinh (2007) của tác
giả Nguyễn Lê Quang
- Luận văn cao học Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung
tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải (2007) của tác giả
Nguyễn Thị Minh Tú
- Luận văn cao học Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại TVĐHNT
trường Đại học Bách khoa Hà Nội (2009) của tác giả Đinh Thúy Quỳnh
Ngoài ra, còn một số các bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, như: tạp chí Thư viện Việt Nam, tạp chí Thông tin tư liệu, ….Tuy nhiên, đây là những công trình đề cập đến công tác xử lý tài liệu cụ thể tại các
cơ quan thông tin - thư viện khác, không đề cập đến công tác xử lý nội dung tài liệu tại TV ĐHNTHN
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích nghiên cứu
Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu khái quát về Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà nội như: quá trình hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ, cơ cấu tổ
Trang 10chức, đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn lực thông tin; đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
- Tìm hiểu vai trò của việc xử lý và yêu cầu đối với xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường
- Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường gồm phân loại, tóm tắt tài liệu và định từ khóa tài liệu
- Phân tích đánh giá ưu, nhược điểm trong công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường
- Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện Trường
4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Luận văn có đối tượng nghiên cứu là hoạt động xử lý nội dung tài liệu
Trang 115.2 Phương pháp cụ thể
+ Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với cán bộ xử lý nghiệp vụ
+ Nghiên cứu đánh giá thực tế chất lượng kết quả xử lý nội dung tài liệu + Thống kê, xử lý phân tích tổng hợp và so sánh số liệu
6 Đóng góp của luận văn
6.1 Về mặt lý luận
- Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện
6.2 Về mặt thực tiễn
- Đóng góp những kiến giải về hiện trạng xử lý nội dung tài liệu và đưa
ra giải pháp nâng cao chất lượng công tác này tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội
7 Bố cục của luận văn
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với nhiệm vụ xử
lý nội dung tài liệu
Chương 2 Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội
Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội
Trang 12CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI
VỚI NHIỆM VỤ XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
1.1 VÀI NÉT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được thành lập từ năm 1960, tiền thân là một kho sách được tách ra từ Thư viện Trường Cán bộ Ngoại Giao - Ngoại thương với số lượng sách hạn chế khoảng chừng 4000 cuốn, cơ sở vật chất rất khiêm tốn Do chưa được Nhà trường quan tâm đúng mức về việc đầu tư xây dựng, tu sửa, nâng cấp cho Thư viện nên bộ phận phục vụ còn đơn giản với hai hình thức phục vụ là mượn về nhà và đọc tại chỗ Trong số đội ngũ cán bộ thư viện chỉ duy nhất có trưởng Thư viện được đào tạo chính quy, số còn lại đều tốt nghiệp đại học ở các chuyên ngành khác
Tuy nhiên, nhận thức được Thư viện là yếu tố cấu thành vô cùng quan trọng của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (ĐHNTHN), là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của Nhà trường Cùng với sự phát triển đi lên của Nhà trường, Thư viện đã không ngừng được đổi mới Đến nay Thư viện đã có một cơ ngơi khang trang 3 tầng với tổng diện tích là gần 2000m2, từ việc bố trí các bộ phận phục vụ bạn đọc, bộ phận xử lý nghiệp vụ hợp lý đến việc đầu tư trang thiết bị đầy
đủ tiện nghi, sách báo được bổ sung đều đặn đã dần dần thu hút đông đảo bạn đọc đến Thư viện Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, TV ĐHNTHN cũng dần được đổi mới, hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường
Trang 13Từ năm 2002 đến nay, TV ĐHNTHN đã được đầu tư khá mạnh mẽ về
cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin Đặc biệt là sau khi triển khai dự án “Đầu tư thiết bị chiều sâu cho Trung tâm Thông tin - Thư viện”, các tiểu dự án mức A, B, C thuộc Quỹ nâng cao chất lượng (QIG) – Dự
án Giáo dục Đại học I, chương trình FTU-TRIP – Dự án Giáo dục Đại học II, Thư viện đã được đổi mới một cách toàn diện sâu sắc theo hướng hiện đại hóa: được đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin tương đối phong phú (bao gồm giáo trình, sách tham khảo và các cơ sở dữ liệu online) phục vụ cho việc giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường Hoạt động của Thư viện đã dần được hiện đại hóa theo mô hình thư viện điện tử và hướng tới thư viện số
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện
Là một đơn vị phục vụ cho nhu cầu giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học, TV ĐHNTHN có chức năng và nhiệm vụ:
Chức năng: Thực hiện 4 chức năng cơ bản của mọi thư viện nói chung: chức năng văn hóa, giáo dục, thông tin, giải trí Trong đó 2 chức năng chính là: chức năng giáo dục và chức năng thông tin hỗ trợ cho việc giảng dạy, học tập của thầy trò, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường Bên cạnh đó Thư viện còn là trung tâm văn hóa, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết của người dùng tin
Nhiệm vụ: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
Xây dựng và trình Ban giám hiệu phê duyệt kế hoạch, chiến lược phát triển Thư viện theo hướng hiện đại
Trang 14 Lập kế hoạch thu thập, bổ sung, trao đổi các loại tài liệu (cả tài liệu truyền thống và hiện đại) phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường và phục vụ nhu cầu tin tìm hiểu nâng cao kiến thức toàn diện của bạn đọc Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượng phục
vụ của Thư viện Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng, cũ nát lạc hậu trừ những tài liệu quý hiếm
Tổ chức phục vụ cho các đối tượng người dùng tin sử dụng vốn tài liệu của Thư viện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc và học tập của giảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động phục
vụ ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; không đặt
ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng Thư viện của bạn đọc
Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học, tiến hành lưu giữ và bảo quản tài liệu khi được bổ sung về Thư viện
Tổ chức các hệ thống tuyên truyền, giới thiệu dịch vụ phổ biến thông tin nhằm sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu mà Thư viện quản lý
Xây dựng hệ thống tra cứu một cách khoa học và tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác thông tin có hiệu quả
Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với các trung tâm thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, Thư viện Quốc gia, trung tâm thông tin thư viện các trường đại học khu vực miền Bắc,…
Lập kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thư viện
Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đặc biệt là công nghệ thông tin hiện đại hóa hoạt động Thư viện
Trang 151.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
- Cơ cấu tổ chức:
Thư viện được chia thành 2 bộ phận chính: các phòng ban làm công tác nghiệp vụ thư viện và các phòng ban chịu trách nhiệm về phục vụ người dùng tin của Thư viện Các phòng ban này đều chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Thư viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Thư viện
TV ĐHNTHN có 5 phòng ban chính trực thuộc ban giám đốc
+ Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc Giám đốc chịu
trách nhiệm trước Hiệu trưởng về thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Thư viện và điều hành chung mọi hoạt động của Thư viện
+ Phòng nghiệp vụ (Professional section): có 3 cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạn đọc như xử lý tài liệu, cấp thẻ thư viện cho sinh viên, in mã vạch
và số đăng ký cá biệt
+ Bộ phận phục vụ bạn đọc: gồm 4 phòng, có 8 cán bộ có nhiệm vụ là
giới thiệu nguồn tài liệu của Thư viện tới bạn đọc, phục vụ bạn đọc Thư viện:
Phòng mượn (Check – out section): gồm giáo trình và tài liệu tham khảo
trong và ngoài nước phục vụ cho bạn đọc mượn về nhà
Phòng đọc tự chọn (Self – service readingroom): gồm các tài liệu là báo,
tạp chí trong và ngoài nước, các báo cáo thực tập của từng khóa, các kỷ yếu hội nghị hội thảo về kinh tế
Trang 16Phòng đọc tổng hợp (Reading section): gồm sách tham khảo trong và
ngoài nước, các đề tài nghiên cứu khoa học, khoa luận, luận văn được phục
vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên
Phòng đọc đa chức năng (Multimedia section): là phòng khai thác cơ sở
dữ liệu online và khai thác thông tin trên internet
Phòng đọc tự chọn
Phòng đọc đa chức năng
Phòng đọc tổng hợp
Trang 17- Đội ngũ cán bộ:
Hiện nay Thư viện có 13 cán bộ (3 nam và 10 nữ) trong đó có 11 cán
bộ được đào tạo nghiệp vụ chính về thư viện còn lại là tốt nghiệp chuyên ngành khác nhưng cũng được đào tạo về nghiệp vụ thư viện Độ tuổi cán bộ thư viện còn khá trẻ ( trên 90% cán bộ thư viện độ tuổi 25-35) - đây là độ tuổi trẻ có năng lực, luôn sẵn sàng tiếp thu cái mới, và đây cũng là động lực lớn góp phần cho Thư viện chuyển mình trong xu thế hội nhập
1.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tổng diện tích mặt bằng Thư viện được sử dụng là gần 2000m2 bao gồm các phòng ban như trên Trong mỗi phòng ban lại được đầu tư đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động của từng phòng ban
Từ năm 2002 đến nay, Thư viện đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại để ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động tác nghiệp của Thư viện và phục vụ tra cứu thông tin của bạn đọc Các trang thiết bị bao gồm:
1 máy chủ HT – LH 6000 – U3 – 523 gram
71 máy tính và các thiết bị ngoại vi
1 máy tin Barcode Blaster
4 máy đọc mã vạch
2 máy in mạng HP laser jet 4200
1 máy in màu HP Derkjet 1180C
1 máy scan Bookeye
1 máy scanner màu HP Scanjet 7450C2
1 máy photo Gertener DSM 616
Thư viện kết nối lắp đặt hệ thống mạng cục bộ LAN kết nối Thư viện với các phòng ban trong Trường Đồng thời Thư viện cũng kết nối mạng Internet để có thể tìm tin, trao đổi chia sẻ thông tin với các thư viện khác trong và ngoài nước
Trang 181.1.5 Nguồn lực thông tin
1.1.5.1 Đặc điểm về hình thức
Tài liệu ngày nay rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức Người ta có thể phân chia tài liệu theo nhiều cách khác nhau như: Phân chia tài liệu theo vật mang tin, theo thời gian xuất bản, theo ký hiệu thông tin (văn bản, đồ họa), theo các kênh phục hồi thông tin (tài liệu nghe nhìn, chữ nổi,…) hoặc phân chia theo mức độ sử dụng (tài liệu cấp 1, cấp 2, cấp 3),… Nếu phân chia tài liệu theo vật mang tin, nguồn lực thông tin của TV ĐHNTHN gồm: trên 20.000 tên tài liệu, với gần 56.000 bản ở các loại hình khác nhau được thể hiện trong bảng 1:
Bảng 1 Loại hình tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà nội
1.1.5.2 Đặc điểm về nội dung
Nội dung kho sách chủ yếu là các loại tài liệu chuyên ngành kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh, tiếng Anh thương mại, luật kinh doanh quốc tế,…
Trang 19Ngoài ra, Thư viện còn có nhiều sách tham khảo về các lĩnh vực: chính trị, xã hội, triết học, tin học, sách ngoại văn: Ạnh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc Tài liệu điện tử
Hiện nay Thư viện có 2 CSDL điện tử do công ty: Igroup Asia Pacific Limited (Hồmg Kông) và ABSCO Publishing (Úc) cung cấp
Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến các lĩnh vực: Kinh tế ngoại thương, quản trị kinh doanh, thương mại điện tử, luật kinh doanh quốc tế, marketinh, tài chính, kế toán, tiếng anh thương mại… Kèm theo gần 363 đĩa CD-Rom và DVD backup dữ liệu
1.1.5.3 Phương thức tổ chức
Thư viện ĐHNT HN bắt đầu xây dựng CSDL hồi cố từ năm 2002 Tính tới nay, Thư viện đã xây dựng được hơn 20 nghìn biểu ghi, được tổ chức trong 5 CSDL: CSDL sách tiếng Việt; CSDL sách ngoại văn; CSDL báo, tạp chí; CSDL luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học; CSDL từ điển Các CSDL có mô tả nội dung tài liệu do Thư viện trường DDHNT HN xây dựng được thể hiện trong bảng 2:
Bảng 2: Danh mục các Cơ sở dữ liệu có mô tả nội dung tài liệu được Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà nội xây dựng
4 CSDL luận văn, luận án, công
trình nghiên cứu khoa học
5606
Trang 201.2 ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN
1.2.1 Người dùng tin
Thành phần người dùng tin chủ yếu của TV ĐHNTHN rất đa dạng và trình độ ở nhiều cấp khác nhau do đó nhu cầu tin của họ cũng đa dạng Đối tượng người dùng tin của Thư viện chủ yếu là sinh viên trong trường với gần
3000 sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là sinh viên theo học các chương trình đào tạo khác của Nhà trường như hệ Cao đẳng, lớp liên thông, văn bằng hai, hệ cao học, Đối tượng người dùng tin của Thư viện còn là các nhà khoa học, các lãnh đạo, quản lý có trình độ học hàm học vị: Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến Sỹ, Thạc sỹ, giảng viên, cán bộ nghiên cứu,…
Có thể khái quát người dùng tin của Thư viện thành những nhóm cơ bản sau:
- Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý: nhóm này bao gồm Ban giám hiệu Trường, các Trưởng, Phó khoa bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức, trung tâm trực thuộc Trường,…Đối tượng này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, họ vừa là người dùng tin, vừa là chủ thể thông tin
Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển Trường
- Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: Trường ĐHNTHN có khoảng 700 cán bộ công nhân viên, trong đó có hơn 600 người là cán bộ giảng dạy Đây là nhóm người dùng tin có trình độ cao, có học hàm học vị Họ tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu, hướng dẫn sinh viên nghiên cứu khoa học theo từng chuyên ngành
- Nhóm sinh viên và học viên sau đại học: Đây là nhóm người dùng tin đông đảo nhất của Thư viện, là người dang theo học các chương trình đào tạo của Trường, bao gồm sinh viên hệ chính quy, tại chức, lớp cao đẳng, lớp liên
Trang 21thông, học viên sau đại học,… họ thường tham gia nghiên cứu khoa học hàng năm về các vấn đề chuyên ngành kinh tế đang theo học
1.2.2 Nhu cầu tin
Đối tượng người dùng tin của Thư viện đa dạng do đó nhu cầu tin của
họ cũng rất đa dạng yêu cầu về nội dung thông tin và các hình thức chuyển tải thông tin Trường ĐHNTHN là trường hàng đầu cả nước về đào tạo chuyên ngành kinh tế đối ngoại và tiếng Anh thương mại nên nhu cầu tin chủ yếu về kinh tế đối ngoại, lịch sử kinh tế quốc dân, tài chính tiền tệ, ngân hàng, giáo trình tiếng nước ngoài, Tuy nhiên, mỗi nhóm người dùng tin của TV ĐHNTHN khác nhau cũng có nhu cầu tin khác nhau
Nhóm 1 Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý
Đối với những nhà quản lý thì thông tin là công cụ quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao Do vậy, thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên các lĩnh vực về khoa học cơ bản, tài liệu chính trị, kinh tế xã hội, các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà Nước
Đặc điểm nhu cầu thông tin của họ là phải nghiên cứu các loại tài liệu về khoa học quản lý, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, kinh tế, văn hóa xã hội Trong đó đặc biệt là các tài liệu về các ngành khoa học mũi nhọn nhằm mục đích tìm hiểu một cách cụ thể, xác thực tình hình thực tiễn và những yêu cầu hiện nay trong nền kinh tế xã hội của đất nước, của Nhà trường,… từ đó đưa ra các quyết định khả thi cao cho việc phát triển sự nghiệp giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường Đồng thời còn tư vấn cho Đảng và Nhà nước trong việc đề ra các chỉ thị, nghị quyết về công tác giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng
Trang 22Thư viện cần phải tổ chức tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đặc biệt là các sản phẩm và dịch vụ trên mạng nhằm đáp ứng nhu cầu của người cán bộ quản lý Do cường độ hoạt động của cán bộ lãnh đạo quản lý nên việc cung cấp thông tin phải cô đọng súc tích Hình thức thường là các bản tin nhanh, các tin vắn, tóm tắt, tổng luận,…Phương thức phục vụ chủ yếu
là phục vụ từ xa, cho mượn tài liệu về nhà, cung cấp đến từng người theo yêu cầu cụ thể Bên cạnh đó phần lớn cán bộ lãnh đạo quản lý của Trường còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học Vì vậy, ngoài những thông tin về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước thì nhóm này cũng rất cần các thông tin, tài liệu có tính chất chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn như cán bộ giảng dạy khác
Nhóm 2 Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học
Với người dùng tin là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học loại hình phục vụ chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, Bộ, Nhà Nước Đó là những tư liệu khoa học giúp cho các nhà khoa học tiếp cận một cách nhanh chóng những thành tựu khoa học trong và ngoài nước, nắm bắt nhanh chóng xu hướng phát triển của các ngành khoa học đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế
Nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên vừa mang tính chất tổng hợp, vừa chuyên sâu, vì khoa học ngày nay càng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc kết hợp với nhau nên họ phải thu thập thông tin vừa thích hợp, vừa chi tiết Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời, có tính chính xác cao
Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện luôn đặc biệt quan tâm và tạo điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin của đối tượng này
Trang 23Nhóm 3 Người dùng tin là sinh viên và học viên sau đại học
Người dùng tin thuộc nhóm này có số lượng đông đảo nhất chiếm 95% tổng số người dùng tin của Thư viện Bên cạnh các tài liệu giáo trình thuộc các môn học đại cương như: Triết học Mác - Lênin, Lịch sử Đảng, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế học vi mô, Kinh tế học vĩ mô,…thì nhu cầu lớn nhất của họ là tài liệu chuyên ngành kinh tế ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Tài chính tiền tệ, Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu,…Đối với sinh viên các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật, thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm Đối với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, khóa luận rất cao luôn được thư viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác sử dụng bằng cách đọc tại chỗ hoặc photo tài liệu
85-1.3 XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
Xử lý nội dung tài liệu: là quá trình phân loại nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề hoặc một sản
Trang 24phẩm thông tin khác ngắn gọn và cô đọng hơn như bản tóm tắt, chú giải, tổng luận, giúp NDT nhanh chóng tìm kiếm toàn bộ tài liệu theo nội dung - khía cạnh nghiên cứu của bộ môn/chuyên ngành/lĩnh vực tri thức cụ thể
Kết quả của quy trình XLTL cho phép NDT nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu: nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn chúng hợp với yêu cầu của mình
1.3.2 Các công đoạn
Do hạn chế về thời gian và tình hình áp dụng thực tế tại TV ĐHNTHN, luận văn chỉ tiến hành nghiên cứu ở các công đoạn phân loại tài liệu, làm tóm tắt và định từ khóa
Phân loại tài liệu: là sự quy kết các tài liệu thành nhóm theo các dấu
hiệu nào đó như lĩnh vực tri thức, vấn đề, đối tượng hoặc theo dấu hiệu hình thức
Để phân loại tài liệu người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng phân loại Đó là một hệ thống các sự vật, hiện tượng, vấn đề được sắp xếp theo một logic để phân loại tài liệu
Trên thế giới có nhiều bảng phân loại khác khau được sử dụng tại các Thư viện và cơ quan thông tin Các bảng phân loại được sử dụng rộng rãi nhất
là LCC (Library of Congress Classification), DDC (Dewey Decimal Classification) và BBK
Kết quả đạt được sau quá trình phân loại tài liệu đó là các ký hiệu phân loại Các ký hiệu phân loại này được sử dụng vào tổ chức sắp xếp kho sách (thường là cho phòng đọc mở) và tổ chức bộ máy tra cứu theo ký hiệu phân loại (mục lục phân loại, các công cụ tìm tin tự động hoá)
Trang 25Ngôn ngữ phân loại cho phép người dùng tin có thể tìm đến tài liệu theo môn ngành khoa học, nhưng nhược điểm của nó là không cho phép tiếp cận đến tài liệu theo đối tượng nghiên cứu
Tóm tắt nội dung tài liệu: là trình bày lại nội dung của tài liệu gốc một
cách ngắn gọn dưới dạng bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung nhanh nhất, chính xác nhất
Bài tóm tắt nội dung của tài liệu có tác dụng định hướng người dùng tin trong việc lựa chọn thông tin trong quá trình tìm tin, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin Trong một số trường hợp đặc biệt ( tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập, tài liệu tham khảo phụ trợ) bản tóm tắt có thể thay thế cho tài liệu gốc
Định từ khoá tài liệu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể
hiện nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khoá nhằm mục đích phục vụ công tác lưu trữ và tìm tin theo phương thức tự động hoá Quy trình định tự khoá có thể được tiến hành theo phương thức định từ khoá tự do hoặc định từ khoá kiểm soát Đối với phương thức định từ khoá tự do, người định từ khoá sử dụng phương pháp xử lý từ vựng để dịch các đặc trưng nội dung sang từ khoá Đối với phương thức định từ khoá kiểm soát người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khoá
Các từ khoá đó là các từ, cụm từ thể hiện các đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu và các phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập đến trong nội dung tài liệu
Bảng từ khoá là danh mục các từ khoá được sắp xếp theo vần chữ cái theo từng nhóm các loại từ khoá là các thuật ngữ khoa học, tên nhân vật và tên địa lý
Trang 26Hiện nay ở Việt Nam có một số các bộ từ khoá được sử dụng rộng rãi là
bộ từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và bộ từ khoá khoa học công nghệ của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Bên cạnh đó
là các bộ từ khoá do một số cơ quan thông tin thư viện tự biên soạn
Ngôn ngữ từ khoá là một hệ thống từ vựng dựa trên ngôn ngữ tự nhiên không có sự kết hợp trước Ngôn ngữ từ khoá cho phép sử dụng từng từ khoá độc lập hoặc kết hợp chúng với nhau để tạo ra các biểu thức để tìm kiếm tài liệu Tuy nhiên sử dụng từ khoá để tìm kiếm tài liệu thường dẫn đến hiện tượng là độ nhiễu tin lơn
1.3.3 Vai trò của xử lý nội dung tài liệu
1.3.3.1 Vai trò của xử lý nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện nói chung
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới khâu phục vụ,
xử lý nội dung tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ Bởi kết quả của quá trình
xử lý tài liệu sẽ tạo ra các SP & DVTT Thông qua hệ thống các sản phẩm và dịch vụ này, Thư viện có thể đáp ứng nhu cầu của NDT Tỷ lệ nhu cầu được đáp ứng sẽ phụ thuộc vào chất lượng của công tác xử lý tài liệu Do vậy, nếu công tác xử lý nội dung tài liệu được chú trọng tổ chức tốt tất yếu sẽ đưa lại giá trị cũng như hiệu quả thông tin cao Nó đảm bảo cho độ tin cậy, chính xác
và đầy đủ của nguồn lực thông tin được bổ sung và phát triển, tạo ra nguồn tin phù hợp với nhu cầu của NDT
Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý nội dung tài liệu đóng vai trò:
Trang 27- Hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua các ngôn ngữ tìm tin: ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa
- Hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin, thông tin lạc hậu, khó kiểm chứng
- Giúp cho các cơ quan thông tin và thư viện đáp ứng tối đa NCT của NDT cả về số lượng và chất lượng; tiết kiệm được thời gian, công sức của cán
bộ tra cứu tin
- Khai thác tối đa giá trị của thông tin
- Đa dạng hoá và gia tăng giá trị các sản phẩm và dịch vụ thông tin Không chỉ dừng lại trong phạm vi một thư viện, vai trò của công tác xử
lý nội dung tài liệu còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và nguồn lực thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế Nhất là sau khi công văn số 1597/BVHTT của Bộ Văn hóa thông tin (nay là
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) ”Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” được ban hành vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác XLTL, tăng cường khả năng khai thác và phát triển nguồn lực thông tin
Thêm vào đó, việc tin học hóa công tác chuyên môn cũng đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác XLTL, tăng độ chính xác, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cho cán bộ trong việc tổ chức bộ máy tra cứu tin cũng như cho NDT trong việc tra cứu tài liệu Bởi:
- Thông tin truyền tải tới NDT được cập nhật liên tục nhờ tốc độ xử lý tài liệu nhanh chóng của máy tính, đảm bảo được tính thời sự của thông tin
- Người dùng tin có thể tra cứu tin bằng máy tính thông qua các CSDL thay cho tra cứu thủ công trên hệ thống mục lục như trước đây, tiết kiệm được thời gian tra cứu, độ đầy đủ và chính xác cao
Trang 28- Với các chức năng lưu trữ của máy tính cho phép tiết kiệm được nhiều diện tích phục vụ tại chỗ cũng như diện tích kho
- Tăng cường khả năng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện thông qua hệ thống máy tính nối mạng Internet
- Với việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ trong hoạt động XLTL đã tạo điều kiện thuận lợi và linh hoạt cho việc ra đời các loại hình sản phẩm và triển khai các dịch vụ thông tin phong phú về nội dung, đa dạng và đẹp về hình thức
1.3.3.2.Vai trò của xử lý nội dung tài liệu tại TV ĐHNTHN
Với nguồn lực thông tin đa dạng, phong phú cả về số lượng và chất lượng, hàng ngày, Thư viện đã thu hút và phục vụ một số lượng đông đảo NDT (khoảng gần 400 lượt bạn đọc mỗi ngày) Thư viện là nơi cung cấp tài liệu, thông tin cho toàn bộ cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường Chính vì vậy, vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu
có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng giảng dạy, học tập và NCKH của Nhà trường Hiệu quả của công tác xử lý nội dung tài liệu góp phần nâng cao chất lượng thông tin, tạo ra các SP & DVTT có giá trị, phục vụ tốt cho công tác đào tạo, NCKH, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ
và quản lý của nhà trường
Trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện, Phòng Nghiệp vụ chịu trách nhiệm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu cho tất cả các loại hình tài liệu bổ sung vào Thư viện
Công tác xử lý nội dung tài liệu của Thư viện hiện tại bao gồm các công việc sau:
- Phân loại tài liệu
- Tóm tắt tài liệu
- Định từ khóa tài liệu
Trang 29So với các khâu công tác khác trong hoạt động thông tin – thư viện, công tác xử lý nội dung tài liệu là công việc rất khó khăn, mất nhiều thời gian, công sức Bên cạnh đó, để làm tốt khâu công tác này đòi hỏi người cán bộ xử lý phải có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sâu sắc mới có thể nắm chắc, xử lý
và phản ánh chính xác được nội dung tài liệu
Nhận thấy vai trò to lớn của công tác xử lý nội dung tài liệu, ngay từ những ngày đầu mới thành lập, Thư viện đã rất chú trọng tới việc hoàn thiện chất lượng khâu công tác này Kể từ khi ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp (ILIB), cho tới nay, Thư viện đã xây dựng được các CSDL với số lượng hơn 20.000 biểu ghi
Hệ quản trị thư viện tích hợp (ILIB) áp dụng vào TV ĐHNTHN bao gồm các phân hệ:
- Phân hệ bổ sung
- Phân hệ biên mục
- Phân hệ lưu thông
- Phân hệ ấn phẩm định kỳ
- Phân hệ tra cứu OPAC (Online Public Access Catalog)
Phần mềm ILIB được thiết kế đáp ứng các nguyên tắc chung về chuẩn hóa và hiện đại hóa mạng lưới thư viện như:
- Tính thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện
- Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về thư viện và CNTT
- Tính kế thừa dữ liệu từ phần mềm cũ (phần mềm CDS/ISIS)
- Tính dễ khai thác và sử dụng
- Tính ổn định
Trang 30Việc tin học hóa trong hoạt động thư viện cũng đã góp phần phát huy vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu tại TV ĐHNTHN trong việc:
- Kiểm soát và quản lý nguồn lực thông tin
- Tạo thêm các điểm truy cập phục vụ công tác tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác Ngoài các điểm truy cập là tên tác giả, tên tài liệu, ký hiệu phân loại còn có điểm truy cập mới như từ khóa hay sự kết hợp giữa ký hiệu phân loại với từ khóa liên kết bằng các toán tử,…
- Giúp NDT nắm được các thông tin về tài liệu như: nội dung tóm tắt của tài liệu, lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu, đối tượng nghiên cứu của tài liệu
- Phục vụ công tác tổ chức và sắp xếp tài liệu theo chuyên ngành tại hệ thống các kho mở của thư viện
- Cho phép triển khai những SP & DVTT tiến tiến, hiện đại
- Mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa TV ĐHNTHN các cơ quan thông tin - thư viện khác
Hình 1: Giao diện tra cứu của phần mềm ILIB
Trang 31Việc áp dụng phần mềm ILIB vào hoạt động thông tin của Thư viện
đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện cũng như bạn đọc trong việc
xử lý, lưu trữ và khai thác các nguồn tin có hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ NDT
Bên cạnh đó, vấn đề áp dụng các chuẩn trong công tác XLTL cũng đã được Thư viện triển khai nghiên cứu từ năm 2006 Thư viện đã quyết định chính thức triển khai áp dụng các quy tắc và Khung phân loại tài liệu như: MARC21, AACR2 và DDC trong công tác biên mục tài liệu Cho đến nay, việc áp dụng các chuẩn này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xử lý tài liệu nói chung và xử lý nội dung tài liệu nói riêng được dễ dàng hơn, chính xác hơn nhờ việc chia sẻ và khai thác nguồn dữ liệu thư mục tải về từ các thư viện lớn trong nước và trên thế giới
1.4 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGHIỆM VỤ XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
1.4.1 Phân loại tài liệu và định từ khóa
Để phân loại tài liệu và định từ khóa đạt chất lượng tốt, đảm bảo tính khoa học thì cần phải đảm bảo các tính chất sau:
- Tính chính xác : đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng nội dung tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọ để mô tả
- Tính khách quan : Nhằm mục tiểu quản trị nguồn tin, các đặc trưng nội dung thông tin trong tài liệu gốc phải được trình bày theo đúng với tư tưởng của nó, không được biến đổi theo ý kiến chủ quan của người phân tích, không
có bất kỳ sắc thái đánh giá nào đối với tài liệu gốc
- Tính đơn nghĩa : Mỗi chỉ mục phải đảm bảo tính đơn nghĩa, mỗi nội dung khoa học ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi Kết quả xử
lý cùng một tài liệu bởi những người khác nhau phải giống nhau
- Tính đầy đủ : được hiểu là sự bao hàm đầy đủ các đặc trưng quan trọng nhất của tài liệu, với độ sâu tương ứng với quy định chung của hệ thống
Trang 32Để đánh giá chất lượng của công tác phân loại tài liệu và định từ khóa người ta sử dụng hai hệ số đánh giá cơ bản sau:
- Hệ số chính xác:
Kcx = Ncx/Ncm 100%, trong đó Kcx – hệ số chính xác
Ncx – số lượng chỉ mục chính xác Ncm – Tổng số chỉ mục trong kết quả
- Hệ số đầy đủ :
Kđđ = Nđt/Mđt 100% , trong đó
Kđđ - Hệ số đầy đủ
Nđt – Số lượng đặc trưng được chọn
Mđt – Tổng số các đặc trưng nội dung
Ngoài ra ta còn có thể đánh giá hiệu quả của công tác này thông qua tìm tin
Trang 331.4.3 Trình bày kết quả xử lý nội dung tài liệu trong MARC
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác biên mục đòi hỏi các kết quả của quá trình xử lý nội dung tài liệu phải được trình bày chặt chẽ theo tiểu chuẩn của khổ mẫu MARC nhằm đảm bảo các tiểu chuẩn về trình bày dữ liệu đầu ra và các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu
Đối với việc định từ khoá, các chỉ mục phải được trình bày trong các trường dữ liệu chủ đề theo một quy tắc thống nhất nhằm các mục đích:
- Thống nhất việc sử dụng thuật ngữ để giúp cho việc tìm tin có hiệu quả
- Cho phép mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi tìm tin theo yêu cầu
- Tạo điều kiện cho việc xây dưng các bảng tra phụ trợ trong các ấn phẩm thông tin thư mục
Đối với phương thức làm tóm tắt nội dung tài liệu, các dữ liệu tóm tắt cũng phải được trình bày theo các mức khác nhau khi trình bày trong trường
520 Tạo điều kiện cho việc trích dữ liệu ở các mức khác nhau đưa vào trình bày trong các sản phẩm thông tin thư mục cũng như hiển thị kết quả tìm kiếm
Trang 34CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI
Xử lý tài liệu là quá trình tiếp nhận các tài liệu đầu vào, chế biến/xử lý bao gói và tạo ra các SP & DVTT đầu ra để phục vụ NDT trong quá trình tìm kiếm tài liệu theo nhu cầu của họ
2.1 Quy trình chung
Thư viện Đại học Ngoại thương Hà nội tổ chức quy trình xử lý tài liệu như sau:
Sơ đồ 2: Hoạt động xử lý tài liệu tại TV ĐHNT
Phân loại sơ bộ theo chuyên ngành
Chia số bản theo cơ cấu từng kho
Xử lý tài liệu
Xử lý hình thức
Xử lý nội dung Tài liệu bổ sung vào thư viện
Trang 35Tài liệu sau khi được bổ sung vào Thư viện sẽ được phân loại sơ bộ theo từng chuyên ngành lớn ứng với từng môn loại tri thức của Khung phân loại Trên cơ sở số lượng cụ thể của từng tên tài liệu và cơ cấu tổ chức các kho, cán bộ phòng Xử lý nghiệp vụ sẽ phân chia tài liệu về các kho với số bản phù hợp
Tiếp đó, tài liệu sẽ được chuyển sang khâu xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức như: đăng ký, đóng dấu, dán chỉ từ, mã vạch, xử lý thư mục… và
xử lý nội dung như: phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa tài liệu
Quy trình xử lý tài liệu được hoàn tất khi chủ đề phản ánh nội dung tài liệu được định ký hiệu phân loại-ký hiệu xếp giá, định từ khóa và làm tóm tắt 2.2 Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các
hệ thống mục lục, xây dựng CSDL trong các cơ quan thông tin - thư viện nhằm mục đích phục vụ NDT tìm kiếm thông tin đạt hiệu quả nhất [10, tr.3]
Từ năm 2006 đến nay, trước xu hướng chung của các thư viện trong nước
và trên thế giới, đồng thời để thuận tiện cho việc tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc, TV ĐHNTHN triển khai áp dụng Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification Viết tắt là DDC) vào công tác phân loại tài liệu thay cho Khung phân loại 19 lớp trước đây do Thư viện Quốc gia biên soạn, để phân loại tài liệu
Luận văn đi vào nghiên cứu thực trạng công tác phân loại tài liệu nên chỉ tập trung khảo sát công tác phân loại tài liệu ở thời điểm hiện tại là phân loại tài liệu bằng Khung DDC với 2 khía cạnh :
- Quy trình phân loại
- Chất lượng công tác phân loại
Trang 36Trước hết luận văn sẽ trình bày một vài nét sơ lược về khung phân loại mà
TV ĐHNTHN đang sử dụng
Tác giả của Khung phân loại DDC là một nhà thư viện học người Mỹ nổi tiếng là Melvil Dewey (1851 - 1931) Khung phân loại được biên soạn vào năm 1873 và xuất bản lần đầu tiên năm 1876 Dewey đã quyết định sử dụng số thập phân để biểu thị cho chủ đề của cuốn sách thay vì sử dụng các
số nguyên bình thường
Ý nghĩa của chữ ”thập phân” ở đây là: tri thức nhân loại được phân thành 10 môn loại chính; mỗi môn loại chia thành 10 phân mục (có 100 phân mục); mỗi phân mục chia thành 10 phân đoạn (có 1.000 phân đoạn)
Số thập phân là số theo sau dấu chấm (.) sau 3 chữ số đầu tiên của số phân loại Dewey
Khung phân loại cung cấp một hệ thống tổ chức tri thức, có thể dùng để
tổ chức tri thức được thể hiện dưới bất kỳ dạng thức nào, vd.: sách, tư liệu, nguồn tin điện tử
Ký hiệu là hệ thống dấu hiệu dùng để thể hiện các môn loại (lớp) trong một hệ thống phân loại Trong khung phân loại thập phân Dewey, ký hiệu được diễn đạt bằng số Arập Ký hiệu vừa cho ý nghĩa duy nhất của môn loại vừa cho biết mối quan hệ của môn loại đó với các môn loại khác
Ký hiệu cung cấp một ngôn ngữ chung để nhận dạng môn loại và các môn loại liên quan, bất kể môn loại đó có thể được mô tả bằng các từ hoặc ngôn ngữ khác nhau
Kể từ lần đầu tiên DDC được ấn hành vào năm 1876 với toàn bộ có 42 trang đến nay đã có hơn 20 lần tái bản Ấn bản lần thứ 22 với số trang đã gấp hơn 100 lần, ngoài ra còn phát hành các ẩn bản điện tử để đáp ứng yêu cầu mới Điều này đã nói lên sức sống của một khung phân loại Mặc dù có nhược
Trang 37điểm là khuynh hướng Anh - Mỹ và Châu Âu nhấn mạnh về ngôn ngữ, văn học và lịch sử trong các con số 400, 800, và 900, khung DDC có nhiều ưu điểm khác khiến hiện nay đã được sử dụng rộng rãi khắp nơi trên thế giới Khung phân loại hiện nay đang sử dụng tại TV ĐHNTHN do Thư viện Quốc gia công bố bản dịch ấn bản rút gọn DDC 14
Bảng 1: Tiểu phân mục chung
Bảng 2: Khu vực địa lý, và con người
Bảng 3: Tiểu phân mục cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học
cụ thể
Bảng 4: Tiểu phân mục của từng ngôn ngữ
Trang 38Trong Khung phân loại DDC, không có dấu ghép nối giữa ký hiệu chính với trợ ký hiệu Nói cách khác, DDC cho phép các trợ ký hiệu được ghép trực tiếp với các ký hiệu phân loại chính mà không cần bất cứ một dấu hiệu nào để phân biệt Riêng trợ ký hiệu địa lý thông thường phải ghép thông qua trợ ký hiệu 09 Khi ghép các trợ ký hiệu với bảng chính hay ghép ký hiệu của bảng chính với nhau phải căn cứ vào quy định cụ thể về chỉ số ghép của từng đề mục cụ thể được quy định sẵn trong bảng Việc ghép nối các ký hiệu của bảng tương đối phức tạp đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững quy tắc ghép nối,
và hạn chế việc ghép các ký hiệu bởi nếu lạm dụng quá chúng ta sẽ khó có thể nhận biết được tất cả những ký hiệu đó
2.2.1 Quy trình phân loại tài liệu
Quy trình phân loại tài liệu là quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể hiện nội dung tài liệu bằng các ký hiệu phân loại
Để tìm hiểu thực trạng cách thức tiến hành phân loại của cán bộ xử lý nghiệp vụ tại TV ĐHNTHN, luận văn xem xét hoạt động này của cán bộ dựa theo các bước của quy trình phân loại:
- Phân tích nội dung tài liệu
- Xác định nội dung tài liệu
- Định ký hiệu phân loại
Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn (Phụ lục 2) và phát tài liệu
để cán bộ phân loại xử lý Số cán bộ tham gia phỏng vấn là 03, số tài liệu được phát ra là 15
Danh sách các tài liệu phát ra để cán bộ phân loại tài liệu xử lý được trình bày ở bảng 3:
Trang 39Bảng 3: Danh sách các tài liệu được dùng để khảo sát chất lượng
phân loại tài liệu
2 Bài tập môn quản trị sản xuất và tác nghiệp 658.5
3 Biến động tỷ giá ngoại tệ (đồng, USD, EUR) và
hoạt động xuất khẩu (sách chuyên khảo)
382.076
6 Hỏi - đáp về luật chứng khoán năm 2006 (có
hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2007)
346.076.597
9 Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc
Trang 402.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu
Phân tích tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu Thông qua việc phân tích tài liệu, chúng ta sẽ xác định được những yếu tố nội dung và hình thức đặc trưng của tài liệu, các góc độ và thời gian, địa điểm của vấn đề được nghiên cứu, tác dụng với bạn đọc và
hệ với nhau Những khía cạnh phụ, đó là quan điểm của tác giả, hình thức trình bày nội dung tài liệu, …Những khía cạnh phụ này đòi hỏi người phân loại phải lưu ý để thể hiện trong chỉ số phân loại nhằm chi tiết hóa nội dung tài liệu xếp trên giá
Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ phân loại dựa vào các yếu tố: tên sách, thông tin bổ sung cho tên sách, tóm tắt, lời giới thiệu, mục lục, tùng thư, từ hoặc cụm từ được gạch chân hoặc in đậm nhà xuất bản, thư mục tài liệu tham khảo, và trong trường hợp cần thiết phải đọc chính văn [15, tr.20]
Luận văn đã tiến hành phỏng vấn 03 cán bộ về thực tế cách thức phân tích nội dung tài liệu của họ Kết quả như sau:
- 3/3 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải đọc các yếu tố như: thư mục, mục lục, lời giới thiệu Trong đó 1/3 cán bộ cho rằng cần phải đặc biệt quan tâm tới tác giả, và lĩnh vực nghiên cứu chuyên môn của họ
- 3/3 cán bộ cho rằng do đặc điểm của tài liệu chuyên ngành kinh tế nên