Giáo trình kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng

Như vậy, các chủ thể khi sử dụng văn bản hành chính thông dụng để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế thực chất là nhằm triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, vă

GIÁO TRÌNH

KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

Giáo trình này đã được Hội đồng nghiệm thu giáo trình Trường Đại học Luật Hà Nội (thành lập theo Quyết định số 3157/QĐ-ĐHLHN ngày 18 tháng 10 năm 2016 của Hiệu trưởng Trường Đại học Luật

Hà Nội) đồng ý thông qua ngày 16 tháng 11 năm 2016 và được Hiệu trưởng Trường Đại học Luật Hà Nội cho phép xuất bản theo Quyết định số 1791/QĐ-ĐHLHN ngày 02 tháng 6 năm 2017

Mã số: TPG/K - 19 - 11

3104-2019/CXBIPH/01-291/TP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

2 ThS GVC TRẦN THỊ VƯỢNG Chương 2 Phần I; Chương 3,

Chương 5, Chương 6 Phần II

3 ThS CAO KIM OANH Chương 1 (mục 1.3) Phần I;

Chương 1 Phần II

LỜI GIỚI THIỆU

Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính thông dụng có vị trí quan trọng, diễn ra phổ biến và hàng ngày trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản hành chính thông dụng nhằm thực hiện hoạt động quản lí một cách có hiệu quả nhất Văn bản hành chính thông dụng là phương tiện chủ yếu để ghi lại và truyền đạt các thông tin nên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức Do vậy, ban hành văn bản hành chính thông dụng có chất lượng luôn là mục tiêu hàng đầu của các cơ quan, tổ chức ban hành ra chúng

Trong chương trình đào tạo cử nhân luật, “Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng” là môn học tự chọn nhằm trang bị cho người học kiến thức về văn bản hành chính thông dụng và kĩ năng xây dựng một số văn bản hành chính như khái niệm, vai trò, yêu cầu; quy trình ban hành; cách thức soạn thảo hình thức, nội dung biên bản, công văn, công điện, báo cáo, thông báo, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, đề án, dự

án, kế hoạch, chương trình công tác và tờ trình Vì thế, việc biên soạn Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính

thông dụng phù hợp với yêu cầu đào tạo của Nhà trường và nhu cầu của người học là thực sự cần thiết

Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng được các tác giả biên soạn dựa trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành, cơ sở khoa học, thực tiễn về soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, đồng thời có sự tham khảo một số sách hướng dẫn soạn thảo của các tác giả, giáo trình của một số cơ sở đào tạo khác với mong muốn Giáo trình này thực sự hữu ích cho mục tiêu nâng cao chất lượng giảng dạy tại Trường Đại học Luật Hà Nội

Trường Đại học Luật Hà Nội trân trọng giới thiệu và mong nhận được ý kiến đóng góp của độc giả để Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng ngày càng hoàn thiện hơn

Hà Nội, tháng 8 năm 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

Công tác soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản hành

chính thông dụng có vị trí quan trọng, diễn ra hàng ngày trong

hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội,

đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp từ trung ương đến địa

phương Bởi văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ để ghi

lại và truyền đạt kịp thời chủ trương, đường lối và chính sách

của Đảng, pháp luật của Nhà nước, vừa là công cụ hỗ trợ cho

hoạt động quản lí của mọi cơ quan, tổ chức Các văn bản này

được các cơ quan, tổ chức cụ thể hoá bằng quyết định quản lí

nhằm chỉ đạo, điều hành đưa chủ trương, quyết định đó vào

cuộc sống Vì thế, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của mình các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp luôn ban hành văn bản hành chính thông dụng nhằm thực hiện hoạt động quản lí một cách có hiệu quả nhất Như vậy, các chủ thể khi sử dụng văn bản hành chính thông dụng để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế thực chất là nhằm triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật của cấp trên hoặc giải quyết các công việc cụ thể để điều hành, quản lí trong nội bộ cơ quan,

tổ chức; giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân nhằm phục vụ nhu cầu quản lí

Dưới góc độ khoa học, theo nghĩa rộng: “văn bản là vật

mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” hay “văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin dưới một dạng ngôn ngữ viết hay kí tự nhất định”.1

Theo nghĩa hẹp: “Văn bản được hiểu là công văn, giấy tờ,

được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức nhất định, được sử dụng để quản lí, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức thường được gọi chung là văn bản quản lí…”.2

Như vậy, theo nghĩa hẹp, sản phẩm của hoạt động quản lí là văn bản quản lí Trong khái niệm văn bản quản lí, có thể chia theo tính chất quyền lực nhà nước bao gồm hai nhóm: văn bản pháp luật và văn bản hành chính thông dụng Trong

đó, văn bản pháp luật là hình thức thể hiện ý chí của Nhà nước,

1

Tạ Thị Thanh Tâm, Giáo trình môn Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản

quản lí hành chính nhà nước, Nxb Hành chính, 2006, tr 9

2 Lê Văn In, Giáo trình Văn bản quản lí nhà nước và kĩ thuật soạn thảo văn

bản, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2013, tr 14

được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định, luôn mang tính bắt buộc và được bảo đảm thực hiện bởi Nhà nước Nhóm văn bản pháp luật có những đặc trưng là: luôn do chủ thể nhân danh Nhà nước ban hành, nội dung là ý chí của Nhà nước luôn có tính chất áp đặt, bắt buộc thực hiện với cá nhân, tổ chức trong xã hội và thể thức trình bày, thủ tục ban hành luôn tuân theo quy định của pháp luật Trong nhóm văn bản pháp luật, dựa vào tính chất pháp lí chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt) Nhóm văn bản hành chính thông dụng được ban hành có mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lí, điều hành đối với mọi

cơ quan, tổ chức và cụ thể hoá văn bản pháp luật để thực hiện trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó

Dưới góc độ pháp lí, hiện nay chỉ có văn bản quy phạm pháp luật được định nghĩa chính thức trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 Còn khái niệm văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt) và văn bản hành chính thông dụng chưa được định nghĩa chính thức trong quy định pháp luật hiện hành

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư số

01/2011/TT-BNV) quy định: “Thông tư này hướng dẫn thể

thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân ” Khái niệm văn bản hành chính

được Thông tư đề cập bao gồm hai nhóm: quyết định, nghị

quyết, chỉ thị cá biệt và văn bản hành chính thông dụng

Như vậy, dưới góc độ khoa học và góc độ pháp lí đã có sự không thống nhất trong việc sử dụng khái niệm Góc độ khoa học, quyết định, nghị quyết, chỉ thị do Nhà nước ban hành nằm trong khái niệm văn bản áp dụng pháp luật, tức là thuộc khái niệm văn bản pháp luật và luôn mang tính áp đặt, bắt buộc thực hiện Những văn bản này luôn tạo ra, làm thay đổi và chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức (có thể trong nội bộ cơ quan, có thể cá nhân, tổ chức bên ngoài) Còn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV những quyết định, nghị quyết, chỉ thị cá biệt lại được gọi là văn bản hành chính Cách hiểu này có lẽ chỉ phù hợp với các tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và đơn vị kinh tế, còn không phù hợp với Nhà nước

Vì vậy, trong phạm vi Giáo trình này chỉ đề cập khái niệm văn bản hành chính thông dụng mà không đề cập khái niệm văn bản hành chính như quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV Những quyết định, nghị quyết, chỉ thị mà Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định đã được đề cập và hướng dẫn người học trong môn “Xây dựng văn bản pháp luật” nên phạm vi Giáo trình này chỉ hướng dẫn về văn bản hành chính thông dụng để thấy được sự khác biệt về bản chất so với văn bản pháp luật

Từ phân tích trên đây, trong Giáo trình này, văn bản hành

chính thông dụng được hiểu là văn bản do mọi chủ thể quản lí

ban hành, có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí hoặc thông tin được truyền tải trong quản lí, điều hành nhằm thực thi quy định pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi nhận sự kiện thực tế,… đáp ứng yêu cầu quản lí hiệu quả nhất

1.1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng

Thứ nhất, văn bản hành chính thông dụng do mọi chủ thể quản lí ban hành

Đây là nhóm văn bản được ban hành bởi số lượng chủ thể nhiều nhất Ở bất kì cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nào cũng đều ban hành văn bản hành chính thông dụng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ

và góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lí có hiệu quả của cơ quan, tổ chức đó Ví dụ: đối với các cơ quan nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các cơ quan đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính để

hỗ trợ như tờ trình dự thảo văn bản, báo cáo đánh giá tác động pháp luật, báo cáo tiếp thu ý kiến đóng góp, công văn thẩm định, báo cáo thẩm tra… Hoặc đối với tổ chức chính trị - xã hội, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng thường xuyên ban hành công văn đề nghị, tờ trình dự thảo quy chế làm việc, báo cáo tổng kết công tác năm…

Còn với các đơn vị sự nghiệp công lập cũng như tư thục và doanh nghiệp (mọi loại hình doanh nghiệp) tần suất ban hành văn bản hành chính thông dụng khá lớn để thực hiện hoạt động quản lí như biên bản làm việc, biên bản bàn giao, công văn chỉ đạo, tờ trình, điều lệ, quy định, nội quy trong nội bộ, các giấy

tờ hành chính…

Như vậy, văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởi mọi chủ thể quản lí, vì nhóm văn bản này có vai trò hỗ trợ cho hoạt động quản lí nói chung Khác với văn bản hành chính thông dụng, văn bản pháp luật chỉ được ban hành bởi cơ quan

nhà nước và các cá nhân do Nhà nước ủy quyền, có nghĩa luôn nhân danh Nhà nước để ban hành Thậm chí trong đó văn bản quy phạm pháp luật chỉ được ban hành bởi số lượng chủ thể hạn chế hơn so với văn bản áp dụng pháp luật dù cả hai loại văn bản này đều là văn bản pháp luật3

Còn các tổ chức xã hội

và doanh nghiệp không có thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật mà chỉ thực thi văn bản pháp luật và ban hành văn bản hành chính thông dụng để hỗ trợ hoạt động quản lí

Thứ hai, văn bản hành chính thông dụng có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí và thông tin cần truyền đạt trong hoạt động quản lí

Trong hoạt động quản lí, các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp ban hành văn bản hành chính thông dụng với sự đa dạng về tên loại và sự phong phú

về nội dung để hỗ trợ cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đạt hiệu quả cao nhất Nếu xem xét nội dung được thể hiện trong mỗi loại văn bản hành chính thông dụng cụ thể thì có thể thấy mỗi loại văn bản này có nội dung khác nhau thậm chí có văn bản hành chính thông dụng cùng tên loại nhưng lại được ban hành để giải quyết rất nhiều công việc cụ thể khác nhau Ví dụ: công văn là văn bản được các chủ thể quản lí sử dụng để chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới, trao đổi thông tin, đề nghị cấp trên một công việc, cảm ơn, thăm hỏi, trình cấp trên văn bản khác, trả lời đề nghị…

Tuy nhiên, xem xét trên bình diện chung nhất, nội dung của văn bản hành chính thông dụng bao gồm:

3 Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

sự đặc thù nên rất cần có văn bản hành chính thông dụng với nhiệm vụ cụ thể hoá quy định pháp luật để thực hiện trong nội

bộ của mình cho phù hợp Từ nhu cầu này mà hiện nay nhóm văn bản hành chính thông dụng đặc trưng nhất về nội dung là ý chí của chủ thể ban hành, đó là điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, là công văn chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới trực thuộc, là công điện của thủ trưởng cấp trên… Nhóm văn bản có nội dung ý chí này chung cho cả Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp

Ví dụ: Trên cơ sở Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quy

chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân kèm theo Quyết định số 316/QĐ-UBND

Hay trên cơ sở Điều lệ tổ chức và hoạt động, các doanh nghiệp cũng ban hành Quy chế làm việc hoặc Quy chế tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp mình

Vậy, nhóm văn bản hành chính thông dụng có nội dung là

ý chí của chủ thể quản lí có sự khác biệt nào so với văn bản pháp luật khi nội dung là ý chí của Nhà nước Đối với văn bản pháp luật do Nhà nước ban hành cũng có nội dung là ý chí của Nhà nước Ý chí của Nhà nước trong văn bản pháp luật được hiểu là Nhà nước quyết tâm đạt được mục đích đem lại lợi ích cho Nhà nước và xã hội Thông thường, ý chí của Nhà nước được biểu hiện thông qua: Những chủ trương, đường lối, chính sách của Nhà nước mang tính định hướng; những quy tắc xử sự chung điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trong xã hội theo hướng xác lập, làm thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của đối tượng thi hành văn bản đó; những mệnh lệnh áp dụng pháp luật mang tính bắt buộc đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể

Điểm giống nhau cơ bản nhất về nội dung này giữa văn bản hành chính thông dụng với văn bản pháp luật là có tính áp đặt đối tượng quản lí phải tuân thủ và chỉ có một chiều duy nhất truyền mệnh lệnh đó là chủ thể quản lí truyền mệnh lệnh xuống đối tượng quản lí

Nhưng khác nhau đó là, ý chí của Nhà nước có tính chất bắt buộc chung cho mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội mà không bị giới hạn trong phạm vi nội bộ cơ quan, tổ chức, đồng

thời nội dung trong văn bản pháp luật là căn cứ để văn bản hành chính thông dụng được ban hành Còn nội dung là ý chí của chủ thể quản lí trong văn bản hành chính thông dụng (kể cả văn bản hành chính thông dụng của Nhà nước ban hành) chỉ có giá trị bắt buộc trong nội bộ của cơ quan, tổ chức đó Có thể thấy, văn bản hành chính thông dụng được ban hành để hỗ trợ

và tiếp nối cụ thể hơn nội dung của văn bản pháp luật nhằm thực thi pháp luật có hiệu quả Nếu văn bản pháp luật đặt ra quy tắc xử sự chung thì một số văn bản hành chính thông dụng đặt ra quy tắc xử sự nội bộ

- Thông tin cần truyền đạt trong hoạt động quản lí, điều hành của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp

và doanh nghiệp

Ngoài một số văn bản hành chính thông dụng có nội dung

là ý chí của chủ thể quản lí, văn bản hành chính thông dụng còn có nội dung là thông tin cần truyền đạt trong quản lí, điều hành của cơ quan, tổ chức Suy đến cùng thì bất kì văn bản nào cũng đều có thông tin Tuy nhiên, với nhóm văn bản này rất cần được chia tách về nội dung ý chí của chủ thể và thông tin trong quản lí để thấy được bản chất và sự khác biệt giữa chúng Nếu văn bản hành chính thông dụng có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí thì thông tin thường là mệnh lệnh của lãnh đạo truyền xuống đơn vị, nhân viên trực thuộc (cấp trên xuống cấp dưới), còn những văn bản hành chính thông thường khác thông tin được truyền tải đa chiều hơn Theo chiều dọc, thông tin được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới (công văn chỉ đạo, đôn đốc, giải thích, hướng dẫn…), từ cấp dưới lên cấp trên (công văn, tờ trình, báo cáo, giấy tờ hành chính…); trao

đổi thông tin từ cơ quan, tổ chức này đến cơ quan, tổ chức, cá nhân khác (công văn trao đổi, thông báo, thư mời, giấy mời…) Các thông tin trong nội dung của văn bản hành chính thông dụng được truyền tải từ chủ thể này đến chủ thể khác nhằm hỗ trợ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác quản lí mà không phải nội dung chứa đựng tính ý chí mang tính áp đặt và cưỡng chế như văn bản pháp luật

Thứ ba, hình thức của văn bản hành chính thông dụng tuân theo quy định pháp luật hoặc hướng dẫn của tổ chức

Hình thức của văn bản hành chính thông dụng bao gồm tên loại và thể thức, kĩ thuật trình bày được quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

Đối với văn bản hành chính thông dụng của tổ chức chính trị (Đảng cộng sản Việt Nam), hình thức văn bản tuân theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng Đối với văn bản hành chính thông dụng của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, hình thức văn bản được thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban bí thư Trung ương Đoàn

Nhóm văn bản này đa dạng, phong phú về tên gọi như công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản, điều lệ, nội quy, quy chế, quy định, chiến lược, đề án, kế hoạch, phiếu gửi, phiếu trình,

giấy mời, giấy đi đường… So sánh với văn bản pháp luật, tên loại văn bản do mỗi cơ quan, cá nhân người có thẩm quyền ban hành được quy định chặt chẽ trong Hiến pháp năm 2013, các luật tổ chức bộ máy, các luật, pháp lệnh điều chỉnh những lĩnh vực Nhưng với văn bản hành chính thông dụng, pháp luật không quy định cơ quan, tổ chức nào được ban hành văn bản hành chính thông dụng với tên gọi cụ thể nào mà pháp luật cũng như hướng dẫn của một số tổ chức chỉ quy định về thể thức, kĩ thuật trình bày Điều này được hiểu, mọi chủ thể quản lí tùy theo nhiệm vụ, chức năng và nhu cầu thực tiễn công việc quản lí đều có quyền ban hành mọi văn bản hành chính thông dụng

Bên cạnh đó, thể thức và kĩ thuật trình bày của văn bản từ kết cấu chung, vị trí và cách thức thể hiện các đề mục trong hình thức của văn bản hành chính thông dụng (quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức, số kí hiệu, địa danh, thời gian ban hành… chữ kí và nơi nhận) do pháp luật và hướng dẫn của một

số tổ chức quy định

1.1.2 Phân loại văn bản hành chính thông dụng

Văn bản hành chính thông dụng là nhóm văn bản được ban hành bởi nhiều chủ thể khác nhau và rất phong phú, đa dạng về tên gọi Do vậy cũng có nhiều cách phân loại văn bản hành chính thông dụng theo các tiêu chí khác nhau

- Nếu dựa vào tiêu chí chủ thể ban hành thì có văn bản hành chính thông dụng của Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị

sự nghiệp, đơn vị kinh tế (doanh nghiệp)

- Theo tiêu chí tên loại thì văn bản hành chính thông dụng

bao gồm: văn bản hành chính thông dụng có tên loại (quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy tờ, các loại phiếu) và văn bản hành chính thông dụng không có tên loại (công văn)

- Dựa vào tiêu chí mục đích sử dụng và ban hành văn bản thì văn bản hành chính thông dụng được chia thành các loại sau:

+ Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để giao dịch công tác

Văn bản hành chính thông dụng có mục đích thông tin giao dịch là nhóm văn bản do cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành để

“truyền tải các thông tin quản lí” từ chủ thể này sang chủ thể khác Các chủ thể sử dụng nhóm văn bản này để hỗ trợ thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:

Công văn (hay còn gọi thư công) là văn bản hành chính thông dụng dùng để trao đổi, giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước, tổ chức với công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất

Công điện là văn bản hành chính thông dụng dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp

Tờ trình là văn bản hành chính thông dụng dùng để đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện chức năng quản lí, điều hành một cách có hiệu quả nhất

Thông báo là văn bản hành chính thông dụng dùng để thông tin sự việc cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết, để giải quyết hoặc để thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất Báo cáo là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở đánh giá thực tiễn quản lí, đề xuất những biện pháp, phương án mới Phiếu gửi là văn bản hành chính thông dụng dùng để kèm theo văn bản gửi đi (văn bản, tài liệu) nhằm làm bằng chứng xác nhận cho việc gửi và nhận văn bản đó

Giấy giới thiệu (thư giới thiệu) là văn bản hành chính thông dụng dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết

Giấy mời là văn bản hành chính thông dụng dùng để mời

cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một công việc nào đó của đơn vị mình

+ Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi nhận sự kiện

Văn bản hành chính thông dụng có mục đích ghi nhận sự kiện là nhóm văn bản do cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành dùng

để mô tả lại toàn bộ các diễn biến xảy ra trong thực tế để hỗ trợ

các chủ thể quản lí thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:

Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng

để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở giúp chủ thể quản

lí giải quyết công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục

Giấy ủy nhiệm là văn bản hành chính thông dụng của một

cơ quan trao cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được ủy nhiệm đại diện cho mình trước cơ quan hoặc người thứ ba về nội dung và phạm vi thẩm quyền được ủy nhiệm để giải quyết một công việc nhất định

Giấy chứng nhận là văn bản hành chính thông dụng dùng

để cấp cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một sự việc nào đó là có thực

Giấy đi đường là văn bản hành chính thông dụng dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nhằm xác nhận trong thời gian nhất định, tại đơn vị nhất định của người khi được cử đi công tác Hợp đồng là văn bản hành chính thông dụng dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân về một việc nào đó

+ Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ

Văn bản hành chính thông dụng có mục đích đặt ra quy tắc

xử sự nội bộ là nhóm văn bản ban hành để đưa ra các quy định

mang tính định hướng điều chỉnh các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm hỗ trợ các chủ thể quản lí thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:

Nội quy là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đặt ra các quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của các đối tượng nhằm bảo đảm trật tự, kỉ cương trong cơ quan, tổ chức

và đơn vị đó

Quy chế là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng

để đặt ra các quy định về quyền, nghĩa vụ của các đối tượng trong một lĩnh vực nhất định; về cơ cấu tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ hoạt động quản lí của

cơ quan, tổ chức đó

Điều lệ là văn bản hành chính thông dụng ghi những điều khoản về nhiệm vụ, về tổ chức, hoạt động, tôn chỉ của một tổ chức đã được tổ chức thông qua và làm theo

Quy định là văn bản hành chính thông dụng được ban hành

để “định ra, đề đạt ra” để những đối tượng nhất định phải thực hiện, phải tuân theo

Tuy nhiên, hiện nay điều lệ, quy chế và quy định ngoài việc được các cơ quan, tổ chức ban hành để đặt ra quy tắc xử sự trong nội bộ còn được Nhà nước ban hành để đặt ra quy tắc xử

sự chung (quy phạm pháp luật) Trong phạm vi Giáo trình này, chỉ đề cập và hướng dẫn soạn thảo đối với điều lệ, quy chế, quy định đặt ra quy tắc xử sự nội bộ, tức là với tính chất văn bản hành chính thông dụng

+ Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để trình bày dự kiến công việc trong thời gian nhất định

Văn bản hành chính thông dụng có mục đích trình bày dự

kiến công việc cần thực hiện trong thời gian nhất định bao gồm:

Chương trình là văn bản hành chính thông dụng dùng để trình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu đề ra

Đề án là văn bản hành chính thông dụng dùng để trình bày một cách hệ thống dự kiến công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định cùng với những biện pháp để tổ chức thực hiện công việc đó nhằm đạt được mục đích đặt ra với hiệu quả cao nhất

Kế hoạch là văn bản hành chính thông dụng dùng để trình bày dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc của một cơ quan, đơn vị trong thời gian nhất định Phương án là văn bản hành chính thông dụng dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể nhất định

1.2 VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

Văn bản hành chính thông dụng là phương tiện không thể thiếu trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị kinh tế Đây là nhóm văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản cấp trên hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc…

Do vậy, trong quá trình thực hiện hoạt động quản lí thì nhóm văn bản hành chính thông dụng có vai trò hữu hiệu đó là:

- Là phương tiện truyền đạt các nội dung điều hành, quản

lí của các cơ quan, tổ chức

Trong quá trình điều hành hoạt động quản lí của mọi cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính thông dụng có vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền đạt các nội dung quản lí Những mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức cấp trên được truyền

đến cơ quan, tổ chức cấp dưới trực thuộc thông qua những công văn, công điện, thông báo Để tạo quy củ, trật tự và lề lối làm việc trong nội bộ, các cơ quan, tổ chức ban hành những điều lệ, quy chế, quy định, nội quy Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới thường xuyên

có nhu cầu đề xuất, kiến nghị và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên đối với những vấn đề vướng mắc, khó khăn bằng việc sử dụng những công văn đề nghị, tờ trình, báo cáo… Những văn bản hành chính thông dụng này được ban hành đã giúp cơ quan, tổ chức hoạt động thông suốt, hiệu quả và thực sự trở thành phương tiện phổ biến để truyền đạt nội dung quản lí

- Là phương tiện truyền đạt thông tin góp phần thúc đẩy

hoạt động quản lí có hiệu quả

Người lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức luôn phải tổ chức công việc một cách khoa học nhất, quản lí được quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Để thực hiện nhiệm vụ này, người lãnh đạo phải biết thu thập và xử lí thông tin Văn bản hành chính thông dụng với tư cách là phương tiện ghi thông tin trong trường hợp này trở thành đối tượng lao động của người lãnh đạo Xử lí thông tin tốt, người lãnh đạo trong

cơ quan, tổ chức sẽ ra những quyết định đúng và phù hợp, ngược lại xử lí thông tin không tốt, các quyết định quản lí sẽ không đảm bảo chất lượng và không đem lại hiệu quả cao Những thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ, cấp dưới phản ánh thông qua báo cáo; thông tin về sự kiện thực tế mang tính khách quan, là cơ sở để lãnh đạo xem xét giải quyết công việc đúng thủ tục, quy định, cơ quan, tổ chức thường sử dụng biên bản Những thông tin mới, thay đổi cần được truyền đến cá

nhân, tổ chức có liên quan, các cơ quan, tổ chức sử dụng thông báo Cơ quan, tổ chức này cần truyền thông tin cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để trao đổi, cảm ơn, thăm hỏi… thường sử dụng công văn, thông báo…

Có thể nói, với nội dung là thông tin rất đa dạng, thường xuyên diễn ra trong hoạt động quản lí của mọi cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính thông dụng đã trở thành phương tiện, công cụ hỗ trợ rất đắc lực để các cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình

- Là cơ sở và phương tiện cho công tác kiểm tra, thanh tra,

giám sát

Kiểm tra, thanh tra, giám sát là hoạt động tất yếu trong quá trình quản lí nhằm đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lí hoạt động có hiệu quả Hiện nay, khi nhiệm vụ quản lí ngày càng được mở rộng và phức tạp, việc kiểm tra, giám sát càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa to lớn Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ làm cho công tác của người lãnh đạo trở nên tháo vát, linh hoạt, đồng thời có thể ngăn ngừa được những sai lầm trong chỉ đạo công việc, kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục hạn chế một cách phù hợp nhất

Việc kiểm tra được thực hiện dựa trên cơ sở văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, đơn vị; dựa trên quy định pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ; dựa trên

cơ sở của những quy định nội bộ trong quy chế, quy định, nội quy Như vậy, những văn bản hành chính thông dụng cụ thể hoá quy định pháp luật để thực hiện trong nội bộ sẽ là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị

Kết quả của hoạt động kiểm tra được ghi nhận trong một số văn bản hành chính điển hình như kết luận, biên bản, báo cáo

Ở góc độ này, văn bản hành chính thông dụng đã trở thành phương tiện để ghi lại kết quả kiểm tra, góp phần làm cho hoạt động quản lí nề nếp và hiệu quả hơn

1.3 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

Khi nghiên cứu, soạn thảo và sử dụng bất kì một loại văn bản nào từ văn bản mang tính quyền lực nhà nước như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật đến văn bản không mang tính quyền lực nhà nước là văn bản hành chính thông dụng trước hết cần xác định rõ các chức năng của văn bản này Đặc biệt, cần gắn liền với mục đích sử dụng của văn bản đó sẽ giúp cho việc định hướng đúng đắn quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân để lựa chọn, sử dụng văn bản có hiệu quả Không nằm ngoài các chức năng của các nhóm văn bản nói chung, văn bản hành chính thông dụng cũng

có những chức năng cơ bản sau:

1.3.1 Chức năng thông tin

Văn bản là phương tiện truyền tải thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho mọi đối tượng Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản, trong đó có văn bản hành chính thông dụng Chức năng thông tin của văn bản hành chính thông dụng thể hiện ở việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thông tin đó qua lại trong hệ thống quản lí như từ cơ quan nhà nước đến cơ quan nhà nước, từ cơ quan nhà nước đến tổ chức khác, giữa cơ

quan, tổ chức với cá nhân, giúp các chủ thể này thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí và đánh giá các thông tin thu nhận được qua các hệ thống thông tin truyền đạt khác

Cụ thể, cơ quan nhà nước sử dụng văn bản hành chính thông dụng chứa đựng các thông tin như các kế hoạch phát triển, các chính sách cần tuyên truyền, các quyết định quản lí cần triển khai thực hiện tác động đến đối tượng quản lí là các cơ quan quản lí cấp dưới hay các đối tượng có liên quan Do vậy, giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong chính văn bản đó Thông qua hệ thống văn bản của các

cơ quan, tổ chức, đơn vị các chủ thể liên quan có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lí như: Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách của Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị; Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị; Thông tin về các đối tượng quản lí, về sự biến động… của cơ quan, tổ chức, đơn vị; Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình thực

hiện hoạt động quản lí… của cơ quan, tổ chức, đơn vị

Sự phát triển của mọi mặt trong đời sống xã hội, cũng như của nền kinh tế dẫn theo khối lượng thông tin cần giao dịch, truyền đạt trong nội bộ cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc giữa các

cơ quan, tổ chức, đơn vị với nhau, giữa các cơ quan với các tổ chức, đơn vị, cá nhân ngày càng lớn Văn bản là hình thức thể hiện thông tin quan trọng được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của hoạt động quản lí giao dịch giữa các chủ thể, các đối tượng có hiệu quả Văn bản hành chính thông dụng thường chứa đựng ba loại thông tin sau:

Thông tin quá khứ: là những thông tin chứa đựng trong nội

dung văn bản hành chính thông dụng liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị Đây là loại thông tin thường được thể hiện trong báo cáo để phản ánh tình hình, trong công văn để cung cấp thông tin cần truyền đạt…

Thông tin hiện hành: là những thông tin chứa đựng trong

nội dung văn bản hành chính thông dụng liên quan đến những

sự việc đang diễn ra trong quá trình hoạt động của bộ máy; thông tin về phương thức hoạt động, về mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị… Đây là loại thông tin thường thể hiện trong biên bản để ghi nhận lại sự kiện thực tế, trong thông báo về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện…

Thông tin dự báo: là những thông tin chứa đựng trong

nội dung văn bản hành chính thông dụng mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo về diễn biến của đối tượng quản lí và những biến động trong hoạt động quản lí của các cơ quan,

tổ chức, đơn vị Đây là loại thông tin thường thể hiện trong

kế hoạch, đề án, dự án phát triển, các loại chương trình công tác dài hạn…

Thông qua chức năng thông tin của văn bản hành chính thông dụng để ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thông tin quản lí giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị có cơ sở để đánh giá các thông tin thu được trong hoạt động quản lí Việc ghi nhận thông tin trong văn bản là một quá trình, hình thức qua lại giữa các chủ thể diễn ra liên tục nhằm trao đổi cân bằng

nhận thức của các chủ thể với thực tế khách quan và sự vận động của xã hội, cũng như tạo lập mối quan hệ tương đồng giữa đối tượng quản lí và đối tượng bị quản lí thông qua sự tương tác giữa văn bản và thực tiễn Tính liên tục của quá trình quản lí phụ thuộc vào tính liên tục của sự vận động thông tin, trong đó sự phản hồi thông tin từ chủ thể tiếp nhận cùng với sự

xử lí, đánh giá, tiếp thu những phản hồi từ phía chủ thể tạo lập thông tin tạo nên yếu tố quyết định của hiệu quả quản lí Như vậy, không thể thực hiện hoạt động quản lí nếu không có các thông tin cần thu thập, xử lí và cần truyền đạt của văn bản Thực tiễn đã chứng minh, việc truyền đạt thông tin qua hình thức văn bản là đáng tin cậy nhất, hữu hiệu nhất và không thể thiếu trong quá trình quản lí, đặc biệt là để đảm bảo tính minh bạch, tính công khai, thông suốt khi thực hiện các hoạt động quản lí của các chủ thể

1.3.2 Chức năng quản lí

Thực tế cho thấy, văn bản hành chính thông dụng có vai trò quan trọng đối với các nhà quản lí bởi đây là nhóm văn bản phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức, đơn vị Văn bản hành chính thông dụng là phương tiện quan trọng và chủ yếu để các cơ quan quản lí có thể có những căn cứ tin cậy để nghiên cứu đưa

ra các phán quyết trên cơ sở việc ghi nhận các thông tin quản lí chính xác, đồng thời truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời, cần thiết đến mọi đối tượng quản lí Qua đó giúp cho các chủ thể quản lí phân tích các diễn biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị ảnh hưởng của các nhân tố khác nhau

vào quá trình quản lí, kiểm tra kết quả công việc qua khối lượng đã hoàn thành để đánh giá mức độ tăng trưởng của cơ quan, tổ chức, đơn vị Bên cạnh đó, thông qua nhóm văn bản này các cơ quan, tổ chức, đơn vị có thể theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới, từ đó có phương án tổ chức hoạt động quản lí Chức năng này được hình thành gắn liền với việc thu thập thông tin, khả năng cung cấp thông tin cũng như tham gia vào quá trình quản lí với vai trò là một công cụ

hỗ trợ giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các nhà lãnh đạo điều hành hoạt động của bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ hiệu quả nhất

1.3.3 Chức năng pháp lí

Cũng như các loại văn bản quản lí nhà nước khác, văn bản hành chính thông dụng cũng mang những giá trị pháp lí nhất định Nhóm văn bản này hỗ trợ cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức, đơn vị bằng cách xác lập và bảo vệ trật tự pháp

lí như hỗ trợ cho việc áp dụng các quy định của pháp luật cũng như thực hiện các quyết định cá biệt Thông qua các văn bản hành chính thông dụng mà các chủ thể tham gia quá trình quản

lí ngày càng phối hợp chặt chẽ với nhau, xác định rõ trách nhiệm và sự phối hợp trong việc thực hiện có hiệu quả nhiệm

vụ của mình Đây là chức năng rất quan trọng chứa đựng trong mỗi văn bản hành chính thông dụng và được thể hiện ở hai phương diện chủ yếu sau:

Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi lại các mệnh lệnh quản lí, các quan hệ pháp luật hình thành trong quá trình quản lí và các hoạt động khác của các cơ quan, tổ

chức, đơn vị Chẳng hạn như công văn của cấp trên ban hành nhằm hướng dẫn cấp dưới thi hành các văn bản quy phạm pháp luật, trong đó có nội dung chứa đựng các quy định là mệnh lệnh của người quản lí, theo đó đối tượng quản lí phải nghiêm chỉnh chấp hành

Trong nhiều trường hợp, văn bản hành chính thông dụng còn là những chứng cứ pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị Cụ thể, trong những trường hợp nhất định thì biên bản vi phạm hành chính được coi là chứng cứ pháp lí để trên cơ sở đó chủ thể có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với đối tượng vi phạm

Ngoài ra, chức năng pháp lí của văn bản hành chính thông dụng còn tạo nên mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức, đơn

vị trong bộ máy quản lí, giữa chủ thể quản lí và đối tượng quản

lí, tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập

và đối tượng tiếp nhận văn bản

Nhận thức rõ tầm quan trọng của chức năng pháp lí chứa đựng trong mỗi văn bản hành chính thông dụng, đòi hỏi việc xây dựng và ban hành các văn bản phải đạt chuẩn mực nhất định như: phải phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; phải được ban hành đúng thẩm quyền về nội dung, hình thức, thể thức theo quy định của pháp luật, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lí có nội dung phù hợp với thực tiễn…

1.3.4 Chức năng văn hoá - xã hội

Bên cạnh những chức năng cơ bản kể trên, văn bản hành

chính thông dụng còn có chức năng văn hoá - xã hội Thông tin trong các văn bản hành chính thông dụng là nguồn tư liệu quý giá đối với các nhà nghiên cứu, giúp cho các thế hệ kế tiếp hình dung được toàn cảnh bức tranh sự phát triển của xã hội

và trình độ văn minh quản lí nhà nước của mỗi thời kì lịch sử

cụ thể ở mỗi quốc gia Thông qua chức năng này góp phần duy trì, bảo lưu văn hoá dân tộc, cùng với các yếu tố khác tạo nên đặc trưng bản sắc văn hoá dân tộc Ngoài ra, thông qua văn bản của xã hội nào đều phản ánh thực trạng của xã hội đó bởi văn bản là thể hiện của trình độ phát triển của xã hội, có tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối mạnh mẽ của các yếu tố xã hội

1.3.5 Chức năng giao tiếp

Việc sử dụng văn bản hành chính thông dụng hầu hết với mục đích thông tin truyền đạt trong hoạt động quản lí, ngoài ra cũng có những văn bản sử dụng với mục đích chủ yếu là để duy trì các quan hệ xã hội bởi thông qua văn bản có vai trò thiết lập và duy trì các quan hệ xã hội như thăm hỏi, cảm ơn,

chúc mừng… mời tham gia các sự kiện giữa các chủ thể

Như vậy, việc xác định và nắm vững các chức năng cơ bản của văn bản hành chính thông dụng từ chức năng thông tin, chức năng quản lí, chức năng pháp lí, đến chức năng văn hoá - xã hội

là hết sức quan trọng, cần thiết trong quá trình nghiên cứu, soạn thảo cũng như thực hiện các văn bản này Các chức năng của nhóm văn bản này được sử dụng vào các mục đích khác nhau trong hoạt động quản lí, phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm đạt hiệu quả cao cũng như nâng cao hoạt động quản lí hiệu quả nhất

CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, ĐỊNH HƯỚNG THẢO LUẬN

1 Trình bày định nghĩa, đặc điểm của văn bản hành chính

thông dụng? Cho ví dụ minh họa?

2 Trình bày vai trò sử dụng của văn bản hành chính thông

dụng? Cho ví dụ minh họa?

3 Trình bày chức năng của văn bản hành chính thông

dụng? Cho ví dụ minh họa?

4 Phân tích sự khác nhau giữa văn bản hành chính thông

dụng với văn bản pháp luật? Cho ví dụ minh họa?

đó là nội dung các văn bản này phải đảm bảo tính hợp pháp

Sự hợp pháp về nội dung được biểu hiện ở những yếu tố sau:

- Nội dung của văn bản phù hợp với chính sách, pháp luật của Nhà nước

Văn bản hành chính thông dụng là một loại công cụ hỗ trợ hoạt động quản lí, do đó, việc ban hành loại văn bản này trong các cơ quan, tổ chức chính là việc thực hiện hoạt động quản lí, một hoạt động mang tính chính trị Mặt khác, việc thừa nhận vai trò lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đối với Nhà nước và

xã hội buộc các cơ quan, tổ chức khi ban hành văn bản để điều hành, quản lí cơ quan, tổ chức mình cần phải quán triệt sâu sắc đường lối, chủ trương của Đảng về những vấn đề có liên quan

mà nội dung các văn bản đề cập hoặc giải quyết Hoạt động này không được phép trái pháp luật, vì vậy, nội dung văn bản hành

chính thông dụng phải phù hợp với văn bản pháp luật của Nhà nước Cho dù văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởi bất cứ chủ thể nào thì một trong những yêu cầu về nội dung

là cần ghi nhận hoặc truyền đạt những thông tin hợp pháp, không trái với các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên ên cạnh đó, nội dung của các văn bản này c ng không được trái với tôn chỉ, mục đích của các cơ quan, tổ chức trong từng thời kì quản lí Ch ng hạn: Tờ trình của chính quyền địa phương đề xuất việc khôi phục làng nghề sản xuất pháo nổ bị coi là bất hợp pháp vì đây là một trong những hành vi pháp luật cấm thực hiện

- Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền

Sự hợp pháp về nội dung của các văn bản hành chính thông dụng còn được thể hiện ở việc chủ thể ban hành các văn bản này chỉ để giải quyết những công việc phát sinh nằm trong phạm

vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đã được pháp luật quy định hoặc thừa nhận Ví dụ: Trung tâm tư vấn pháp luật thuộc Trường Đại học Luật Hà Nội thông báo mở lớp đào tạo kĩ năng đàm phán, kí kết hợp đồng thương mại là hoàn toàn hợp pháp vì đây là một trong những chức năng của Trung tâm được Nhà trường quy định và ộ Tư pháp thừa nhận

2.1.2 Đảm bảo tính hợp lí

Để phát huy hiệu quả trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức, các văn bản hành chính thông dụng khi được soạn thảo và ban hành cần phải đảm bảo tính hợp lí Cụ thể:

- Văn bản phải được ban hành kịp thời: Là công cụ để phục

vụ cho hoạt động quản lí, các văn bản hành chính thông dụng cần phải được ban hành đúng lúc để truyền tải thông tin cần

thiết hay triển khai kịp thời các văn bản của cấp trên hoặc giải quyết nhanh chóng những công việc phát sinh trong các cơ quan, tổ chức Tính kịp thời của việc ban hành văn bản trong nhiều trường hợp giúp các chủ thể có liên quan nắm bắt đúng tình hình và đưa ra các quyết định quản lí đúng đắn, phù hợp (báo cáo, biên bản…) Việc ban hành văn bản đúng thời điểm góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo tính khả thi cho văn bản, đồng thời giúp cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức được thông suốt và đạt hiệu quả như mong muốn

- Nội dung văn bản phù hợp với thực tiễn

Văn bản hành chính thông dụng được ban hành dựa trên nhu cầu thực tiễn quản lí của mỗi cơ quan, tổ chức Do vậy, nội dung của văn bản phải thiết thực, những thông tin truyền tải phù hợp với thực tế, các đề xuất, kiến nghị cần phù hợp với đặc thù công việc và khả năng của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản Đồng thời, cần phù hợp với nhận thức pháp luật, trình độ văn hoá của đối tượng tiếp nhận

và tạo sự kịp thời, đồng bộ giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong hoạt động ban hành và tổ chức thực hiện văn bản

- Lựa chọn được hình thức văn bản phù hợp với công việc đang giải quyết và mục đích của chủ thể ban hành

Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng rất thường xuyên, phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhưng chỉ rất ít trường hợp Nhà nước quy định cụ thể về hình thức văn bản cần

sử dụng Ch ng hạn: để trình dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan soạn thảo phải sử dụng tờ trình1; hoặc để ghi lại các hành vi vi phạm hành chính, chủ thể có thẩm quyền phải

1 Luật an hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

dùng biên bản1… Còn lại, trên thực tế, việc ban hành văn bản hành chính trong trường hợp nào, sử dụng hình thức văn bản gì

là phù hợp phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu công việc và mục đích ban hành của cơ quan, đơn vị Trên cơ sở vai trò của từng loại văn bản, người soạn thảo cần lựa chọn một hình thức văn bản phù hợp để thể hiện hợp lí nhất nội dung của văn bản và đạt được mục đích của chủ thể ban hành

Ví dụ: Nếu muốn thông tin tới những đối tượng có liên quan biết về tình hình tuyển sinh đại học khoá 40 (niên khoá

2015 - 2019) với tổng số thí sinh trúng tuyển, điểm chuẩn và số lượng thí sinh trúng tuyển vào từng mã ngành theo từng khối

A, C, D… thì Trường Đại học Luật Hà Nội chỉ cần ban hành một thông báo Nhưng nếu ngoài những nội dung trên, Nhà trường còn nêu những thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng tới công tác tuyển sinh của Nhà trường, phân tích nguyên nhân và kiến nghị các biện pháp khắc phục… thì văn bản báo cáo mới là hình thức văn bản phù hợp cần phải lựa chọn để giải quyết công việc này

- ố cục văn bản chặt chẽ, lôgic; cách trình bày nội dung rõ ràng, chính xác nhưng dễ hiểu, dễ nhớ

Tính hợp lí của văn bản còn thể hiện ở việc nội dung văn bản được trình bày theo bố cục lôgic, chặt chẽ, dễ hiểu, dễ theo dõi Việc chia nhỏ đề mục và đặt tên cho các đề mục nhằm cung cấp những thông tin nhất định cho người đọc, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản Đồng thời, trật tự sắp xếp các câu văn trong đoạn và các đoạn trong văn bản c ng cần phải đảm bảo tính khoa học và hợp lí Thông thường, để trình bày một vấn đề nào đó, người soạn thảo văn bản thường

1 Luật Xử lí vi phạm hành chính năm 2012

đi từ khái quát đến cụ thể, từ vấn đề quan trọng đến vấn đề ít quan trọng hơn, trường hợp phổ biến trình bày trước trường hợp cá biệt, đặc thù, từ những quy định chung đến các quy định ngoại lệ… Các nội dung được trình bày trong văn bản hành chính thông dụng có thể sắp xếp theo trình tự thực tế khách quan, theo tư duy lôgic hoặc theo tầm quan trọng của vấn đề Đây chính là hướng tư duy, cách diễn đạt theo thói quen phổ biến của người Việt Điều này giúp văn bản hành chính thông dụng dễ được tiếp thu và thực hiện

Mặt khác, các vấn đề trong nội dung cần phải được trình bày cụ thể, rõ ràng, mạch lạc, nhất quán về chủ đề Mỗi văn bản hành chính thông dụng chỉ nên triển khai một chủ đề để nội dung văn bản được tập trung Trong một văn bản cần triển khai toàn bộ những việc có liên quan mật thiết với nhau Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các nội dung văn bản vừa giúp cho chủ thể ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định Tuy nhiên, c ng cần phải đảm bảo tính hệ thống của văn bản Mỗi văn bản hành chính thông dụng phải được xem xét xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong

hệ thống văn bản quản lí nhà nước nói chung

Việc sử dụng kết cấu phù hợp với hệ thống các đề mục rõ ràng, dễ nhớ cùng cách diễn đạt đúng ngữ pháp và văn phong tiếng Việt là những yếu tố quan trọng giúp người đọc dễ tiếp cận văn bản, từ đó có thể hiểu và thực hiện văn bản dễ dàng Ngoài một số văn bản hành chính thông dụng đã được mẫu hoá cả về hình thức lẫn nội dung chỉ yêu cầu người viết điền chính xác các thông tin cần thiết, còn lại đa phần các văn bản hành chính đều được soạn thảo theo kết cấu nghị luận ết cấu

này được coi là kiểu kết cấu hợp lí cho việc trình bày nội dung của các văn bản hành chính thông dụng Về cơ bản, kiểu kết cấu này đòi hỏi nội dung văn bản phải trình bày thành ba phần:

Mở đầu, nội dung chính và kết luận Tùy vào từng loại văn bản cần soạn thảo mà cách viết các phần này c ng có sự khác biệt nhằm đảm bảo tính hợp lí của văn bản hành chính thông dụng 2.2 YÊU CẦU VỀ H NH TH C

Hình thức văn bản hành chính thông dụng được xem xét ở hai yếu tố: tên loại văn bản và thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản

Về tên loại: Văn bản hành chính thông dụng có rất nhiều tên loại khác nhau, tên của các loại văn bản thuộc nhóm này được ghi nhận tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 0 /4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ên cạnh

đó, các đơn vị, tổ chức khác c ng có những quy định về các hình thức văn bản hành chính thông dụng thường sử dụng

Về thể thức, kĩ thuật trình bày: Do văn bản hành chính

thông dụng được ban hành bởi rất nhiều chủ thể quản lí (cơ

quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân) nên thể thức trình bày nhóm

văn bản này rất phong phú, đa dạng: vừa theo hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức, vừa theo quy định của pháp luật

Thể thức trình bày nhóm văn bản hành chính thông dụng

do cơ quan nhà nước ban hành về cơ bản giống như nhóm văn bản pháp luật và được quy định cụ thể tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 0 /4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP) và Thông tư số 01/2011/TT- NV ngày 19/01/2011 của ộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội hay các đơn vị kinh tế đều có thể ban hành các quy định hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của đơn vị, tổ chức mình Ch ng hạn: tổ chức Đảng ban hành Quyết định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của ộ Chính trị về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Đảng; tổ chức Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số 367-QĐ/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của an í thư Trung ương Đoàn về ban hành văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh và Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của an í thư Trung ương Đoàn hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng

sản Hồ Chí Minh Theo đó, thể thức trình bày các văn bản hành

chính thông dụng của nhóm này c ng có nhiều điểm khác biệt Ngoài các quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang và đánh số trang văn bản, phông chữ trình bày văn bản…, các quy định về thể thức và k thuật trình bày văn bản của các cơ quan, tổ chức đều thống nhất một số thành phần thể thức cần phải có trong văn bản hành chính thông dụng, bao gồm:

- Quốc hiệu (hoặc tiêu đề);

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, kí hiệu của văn bản;

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Phần kí và đóng dấu trong văn bản;

- Nơi nhận

Cách thức trình bày các thành phần thể thức như sau:

2.2.1 Qu hi u Ti u

Quốc hiệu bao gồm tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu

lí tưởng của Nhà nước Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng, bên phải của vùng trình bày trang đầu tiên của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất gồm tên nước, chế độ chính trị của Nhà nước “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; dòng thứ hai gồm các từ chỉ mục tiêu lí tưởng của Nhà

nước “Độ lập - Tự do - Hạnh phú ” (Tiêu ngữ), được trình

bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), viết hoa chữ cái đầu tiên của các từ và giữa các từ có gạch nối Phía dưới Quốc hiệu có đường kẻ ngang, nét liền (sử dụng lệnh Draw),

có độ dài bằng độ dài của dòng chữ thứ hai

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độ lập - Tự do - Hạnh phú

Văn bản của tổ chức Đảng và của tổ chức Đoàn Thanh niên

Cộng sản Hồ Chí Minh gọi phần này là Vị trí và

cách trình bày phần này của hai tổ chức c ng có sự khác biệt:

- Văn bản của Đảng: Tiêu đề ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

được trình bày tại trang đầu, dòng đầu, góc phải; kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 15; phía dưới có đường kẻ ngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đề

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM