BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG combo full slide

MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương I: Đối tượng, nhiệm vụ và phương pháp nghiên cứu Chương II: Chức năng và tổ chức văn phòng doanh nghiệp Chương III: Tổ chức nhân sự trong Văn

MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương I: Đối tượng, nhiệm vụ và phương pháp nghiên cứu

Chương II: Chức năng và tổ chức văn phòng doanh nghiệp

Chương III: Tổ chức nhân sự trong Văn phòng doanh nghiệp

Chương IV: Tổ chức công việc của quản trị hành chính văn phòng

Chương V: Văn bản quản lý Nhà nước và một số văn bản thông thường trong quản lý

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Quản trị hành chính văn phòng, Nguyễn

Hữu Thân, NXB TPHCM, 2015

3 Lao động của người lãnh đạo, quản lý,

Nguyễn Xuân Cầu, NXB Nông nghiệp,2008

4 Nghiệp vụ Hành chính Văn phòng, NXB

TPHCM, 2016

5 Hiến pháp nước CHXHCNVN, 2013

CHƯƠNG I

ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU MÔN HỌC

1 Đối tượng nghiên cứu

• Nghiên cứu các quy luật của các hiện tượng

phát sinh trong bộ phận hành chính văn phòng;

• Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh, mô

hình quản lý trong văn phòng trải qua từng giai đoạn, từ đó rút ra bài học, đưa ra biện pháp quản lý ngày càng hiệu quả hơn;

• Nghiên cứu công việc của người quản lý, nhân

viên trong văn phòng để đưa ra những biện pháp, giải pháp để quản lý, sử dụng nhân lực hiệu quả hơn

• Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh,

mô hình quản lý trong văn phòng trải qua từng giai đoạn, từ đó rút ra bài học, đưa ra biện pháp quản lý ngày càng hiệu quả hơn;

• Nghiên cứu công việc của người quản lý, nhân viên trong văn phòng để đưa ra những biện pháp, giải pháp để quản lý, sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.

- Nghiên cứu các công việc cụ thể của Quản trị HC-VP

- Nghiên cứu hoạt động của cấp quản trị văn phòng

- Hoạt động của nhân viên văn phòng

- Sự tác động của cấp quản trị văn phòng đến nhân viên văn phòng

- Mối quan hệ biện chứng giữa cấp quản trị văn phòng và nhân viên văn phòng

- Xây dựng kế hoạch hoạt động của văn phòng

- Tổ chức thiết kế, phân tích công việc văn phòng

- Sắp xếp công việc văn phòng

- Phân công công việc trong văn phòng

- Kiểm tra, đánh giá

3 Phương pháp nghiên cứu

- Duy vật biện chứng,

- Duy vật lịch sử

- Thống kê

- PRA

CHƯƠNG II CHỨC NĂNG VÀ TỔ CHỨC CỦA VĂN

PHÒNG DOANH NGHIỆP

1 Văn phòng doanh nghiệp

1.1 Khái niệm:

• Theo nghĩa rộng : Văn phòng là bộ máy làm

việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc điều hành của Ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị;

• Theo nghĩa hẹp : Văn phòng là trụ sở làm việc

của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng DN

• Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

• Xử lý, quản lý sử dụng thông tin;

• Truyền đạt quyết định, mệnh lệnh của Ban Giám đốc doanh nghiệp;

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng DN (tiếp)

• Thực hiện công tác soạn thảo công văn, báo cáo, lưu trữ;

• Tư vấn về văn bản cho Ban Giám đốc doanh nghiệp;

• Lễ tân

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng DN (tiếp)

• Tổ chức các chuyến đi công tác của Lãnh đạo

• Bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công việc chỉ đạo, điều hành, tổ chức sản xuất, kinh doanh

• Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm

2 Chức năng của Văn phòng DN

2.1 Chức năng chung

• Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy

tờ, hành chính trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tính chất chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức; hành chính được hiểu bao gồm các công việc như văn thư, tổ chức, kế toán và các công việc

sự vụ khác

2 Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp (ti ếp)

• Văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát công việc của cơ quan, tổ chức, các hoạt động sản xuất, kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả

• Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản là :

tham mưu, tổng hợp và hậu cần.

2.2 Chức năng cụ thể

2.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

- Xử lý thông tin, thống kê (đầu vào, đầu ra)

- Tổng hợp các góp ý kiến cho thủ trưởng tại các cuộc họp, tham vấn

2.2.2 Chức năng hậu cần

- Điều kiện làm việc

- Nguyên nhiên vật liệu đầu vào

- Tài chính, nguồn lực của đơn vị…

3 Nhiệm vụ của văn phòng

3.1 Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

• Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị

3.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

• Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả

• Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin đến nay đến hay đi đều được thu nhận, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

3.3 Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, giám đốc DN và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;

3.4 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng;

3.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp, giữ vai trò chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dưới;

3.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng;

3.7 Đảm bảo hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của đơn vị

4 Nội dung và quá trình xử lý thông tin

• Thông tin đầu vào có luồng thông tin đầu vào (input information flow), trong phạm vu môn học này chúng ta chỉ xét đến các văn bản thư từ và các loại thông tin điện tử đầu vào, kể cả việc lưu chuyển thông tin, thư đến các bộ phận liên hệ, được gọi chung là văn thư đến (incoming mail)

• Thông tin đầu ra có luồng thông tin đầu ra (output information flow), trong phạm vi môn học này chúng ta chỉ bàn đến văn thư đầu ra, được gọi chung là văn thư đi (outgoing mail)

- Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng đều cần có thông tin; Thông tin được xem như như nguồn lực thứ tư.

• Khái niệm về thông tin quản trị

- Thông tin theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai

đó, có nhiều định nghĩa về thông tin:

+ Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực

hiện một biến số nào đó

+ Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một dấu hiệu nhất định

Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc

để giải quyết vấn đề

• Đặc điểm của thông tin quản trị:

+ Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được

+ Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị;

+ Thông tin càng cần thiết càng quý giá;

+ Thông tin càng chính xác càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt

• Bản chất: Thông tin là quá trình thu thập, bảo quản, xử lý và cung cấp những tin tức cần thiết và có ích cho quá trình quản trị kinh doanh.

• Nguyên tắc thông tin: Những nguyên tắc chính về thông tin thường được sử dụng trong thực tế là:

• Vai trò của thông tin quản trị

- Vai trò trong ra quyết định

Ra quyết định là một công việc khó khăn, phức tạp và rất quan trọng của các nhà quản trị Để ra quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin Thông tin sẽ giúp các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vần

- Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát

Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện sau:

- Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng

ngừa rủi ro:

+ Phân tích

+ Dự báo

+ Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro

• Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp:

- Thông tin đầu vào: tình hình nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh…

- Thông tin đầu ra: tình hình kết quả kinh doanh;

- Thông tin phản hồi: thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, phản ứng của đối thủ cạnh tranh…

- Thông tin về môi trường quản trị: tình hình môi trường kinh doanh (chính sách, pháp luật, địa hình, địa lý…)

- Thông tin về các đối tượng quản trị: nhân sự, sản phẩm, marketing, tài chính, chất lượng…

- Thông tin về kết quả quản trị: lợi nhuận, năng suất, hiệu quả, thị phần, cạnh tranh…

- Thông tin về hoạt động quản trị: quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức

• Nội dung thông tin trong quản trị thường được xác định bởi mục tiêu và nhu cầu về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó Thông tin trong quản trị phải tuân thủ những yêu cầu chung sau:

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp tổng hợp

- Phương pháp toán xác suất thống kê

- Phương pháp giám định…

5.1 Tổ chức bộ máy văn phòng

• Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng

• Trưởng các phòng: Hành chính – Quản trị, Tài chính, Tổng hợp…

• Các nhân viên Văn phòng

• Bộ máy Văn phòng phải được tổ chức thích hợp, ở các cơ quan, đơn vị

5.1.1 Tổ chức bộ máy VP ở cơ quan NN 5.1.2 Tổ chức văn phòng ở công ty lớn 5.1.3 Tổ chức văn phòng ở các công ty,

DN nhỏ và vừa

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG

VÀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

1 Thư ký văn phòng

1.1 Một số quan niệm về thư ký

- Thư ký làm việc ở khắp mọi nơi

- Công việc của thư ký đòi hỏi phải sử dụng nhiều loại tài năng khác nhau và làm việc với nhiều người khác nhau;

- Thư ký tổ chức nhiều luồng công việc để cấp điều hành công việc trong tầm kiểm soát

Định nghĩa:

• Thư ký lãnh đạo là giúp việc, trợ giúp cho một tập thể quản lý hoặc cá nhân một thủ trưởng để giúp cho các cấp quản lý đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn.

1.2 Chức năng của thư ký

• Hoạt động của thư ký bao gồm việc ghi chép, soạn thảo các văn bản trong hội nghị, cuộc họp…(thư ký hội nghị, hội thảo…);

• Hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn thư (soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ, tổ chức khai thác thông tin…), giao tiếp và thực hiện một số thủ tục hành chính VP khác (thư ký văn phòng);

• Hoạt động của thư ký là hoạt động trợ giúp, giúp việc trực tiếp cho một cấp quản lý (thư ký riêng, thư

ký lãnh đạo)

• Hoạt động của thư ký là hoạt động quản lý, điều hành công việc của một tổ chức xã hội như Tổng thư ký Liên đoàn Bóng đá, Tổng thư ký LH các hội VHNT, LH các Hội Khoa học Việt Nam.

1.3 Quyền hạn và nhiệm vụ của thư ký

1.3.1 Những nhiệm vụ quyền hạn thuộc về quan hệ cá nhân

• Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng, chuẩn bị

và khái quát công việc cho người tháp tùng Thủ trưởng đi công tác

• Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến công tác của Thủ trưởng

1.3.1 Những nhiệm vụ quyền hạn thuộc

1.3.1 Những nhiệm vụ quyền hạn thuộc về

quan hệ văn bản

1 Phân loại, xử lý, sao gửi các loại văn bản nhận được cho các bộ phận và thủ trưởng, vào sổ các bưu phẩm đến và đi;

2 Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận;

3 Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng, đánh máy công văn trao đổi của thủ trưởng;

4 Kiểm tra thể thức văn bản trình thủ trưởng ký

1.3.3 Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

1 Lập lịch công tác hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng

2 Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng

3 Chăm lo, sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng

cơ quan, doanh nghiệp

3 Quản lý thư viện, tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo chuyển sách, báo, tạp chí trong các bộ phận thuộc quyền của thủ trưởng.

4 Tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự

vụ có tính chất cá nhân (của những bộ phận của thủ trưởng) các vấn đề thuộc về phương tiện đi lại, các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trưởng)

5 Chăm lo một số công việc cần thiết khác do thủ trưởng giao thêm

1.4 Đặc điểm lao động của thư ký

• Bản chất của lao động thư ký là hỗ trợ, giúp việc;

• Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm

vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản lý và với các nhân viên khác trong cơ quan,

tổ chức;

• Thách thức đặt ra đối với thư ký là: phục vụ tốt nhất cho hoạt động của nhà quản lý và biết giới hạn trong vai trò của người trợ giúp.

• Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua

sự đóng góp của nó vào kết quả lao động của thủ trưởng.

1.4.1 Những yêu cầu đối với thư ký

- Phải được thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với

sự tin cậy đó;

- Phải là người thẳng thắn, chân thành, trung thực, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ Đồng thời, phải cởi mở trong công tác, chu đáo với công việc, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỷ luật cao, chính xác, nhanh chóng và giải quyết công việc kịp thời

1.4.2 Năng lực và tiêu chuẩn của thư ký chuyên nghiệp

1) Xử sự chính xác đối với mọi người:

- Chú ý đến mọi người

- Nghệ thuật tạo mối quan hệ

- Nhạy cảm trong suy nghĩ về tình hình người khác

- Tôn trọng và chân thành giúp đỡ mọi người

2) Biết tự kiềm chế mình

- Giữ bình tĩnh ngay cả khi khi có tình huống căng thẳng;

- Chín chắn khi phát ngôn

3) Được tin cậy trong việc hoàn thành nhiệm

4) Kín đáo

- Không tiết lộ bí mật cơ quan;

- Không nói với người không có trách nhiệm

về công việc của người khác và về thủ trưởng hoặc cơ quan mình;

- Kín đáo nhưng phải kịp thời thông báo cho thủ trưởng những nét quan trọng trong sinh hoạt của những người cộng sự của thủ trưởng

- Khi ra khỏi phòng làm việc phải gọn gang, ngăn nắp, sắp xếp hồ sơ tài liệu tránh để lộ

bí mật

7) Quyết định chính xác và kịp thời.

8) Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mỗi tình huống.

9) Phản ứng và tự định hướng một cách nhanh chóng.

10) Biết tập trung và biết thay đổi sự chú

ý trong quá trình, thường xuyên thay đổi hoạt động kể cả trong môi trường có tính chất câu lạc bộ.

12) Suy nghĩ một cách logic, dẻo dai, phân biệt bản chất và hiện tượng.

- Tự giải quyết những công việc sự vụ

- Chủ động về mặt thời gian các cuộc điện thoại

- Không được để ảnh hưởng đến hoạt động có tính trách nhiệm của người thư ký;

- Coi công việc được giao thêm là bình đẳng với mọi công việc của các bộ phận khác và hoàn thành với tinh thần trách nhiệm cao, với thái độ

ân cần, thoải mái thực sự

16) Tính tế nhị

- Lễ độ, thân mật và kiên trì

- Phải biết chiến thắng tâm trạng không hài long hoặc sự phân tán, thiếu kiên trì, mệt mỏi, quá cảm xúc kể cả thái độ kiểu bạn bè đối với những người cộng tác

- Giữ mức độ vừa đủ trong mọi mối quan hệ

1.5 Các kỹ năng cần thiết đối với

thư ký

- Vai trò của người thư ký không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan tổ chức nào và họ làm việc dưới quyền của nhiều cấp quản trị khác nhau

- Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, thư ký cần phải được trang bị một số kiến thức

cơ bản và một số kỹ năng HCVP Ngoài ra, họ phải có một số yêu cầu như có thể làm việc

trong bất kỳ tình huống nào, thái độ làm việc

nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm cao.