Tiểu luận Hoàn thiện công tác phân tích công việc của một công ty QTNL

Tiểu luận môn Quản trị nguồn nhân lựcVề phân tích công việc gồm có các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc cụ thể cho từng chức vụ trong cơ cấu tổ chức của công ty . Có mẫu phỏng vấn thu thập thông tin công việc để cung cấp thông tin cho bản mô tả công việc cho các vị trí tương ứng.

TIỂU LUẬN NHÓM 7

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ TRONG

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ ABC

VÀ ĐỀ XUẤT CÁC MẪU PHỎNG VẤN THU THẬP

THÔNG TIN

LỚP: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Tháng 8 - Năm 2019

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ CÁC VỊ TRÍ 3

1.1 Tổng quan về công ty 3

1.2 Các vị trí được lựa chọn để phân tích công việc 3

Chương 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ 4

2.1 Nhân viên nhân sự 4

2.2 Nhân viên kế toán 6

2.3 Nhân viên kinh doanh 8

2.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ 10

2.5 Nhân viên hành chính 12

Chương 3 CÁC MẪU PHỎNG VẤN THU THẬP THÔNG TIN 15

3.1 Nhân viên nhân sự 15

3.2 Nhân viên kế toán 18

3.3 Nhân viên kinh doanh 19

3.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21

3.5 Nhân viên hành chính 24

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Phân tích công việc là chìa khóa, là nội dung có ý nghĩa sống còn của bất cứ một

hệ thống quản trị nguồn nhân lực hiện đại nào

Phân tích công việc là cơ sở cho hầu hết hoạt động quản trị nguồn nhân lực

Phân tích công việc, nhà quản trị sẽ tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó,

có thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:

Thu thập các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:

- Đối tượng nghiên cứu: 5 vị trí làm việc

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ ABC

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

Phương pháp phân tích và tổng hợp

5 KẾT CẤU ĐỀ TÀI:

Đề tài gồm 3 chương và 12 mục

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ CÁC VỊ TRÍ

1.1 Tổng quan về công ty

- Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ ABC bao gồm: Chỉnh lý tài liệu (sắp xếp các văn bản giấy tờ của các cơ quan trong và ngoài nước); Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Cung cấp vật tư, thiết bị lưu trữ, (Bìa, hộp, giá sắt, văn phòng phẩm); Cung cấp phần mềm Văn thư, phần mềm Lưu trữ; Dịch vụ chỉnh

lý khoa học, bảo quản khử trùng và phục chế tài liệu lưu trữ

- Cơ cấu tổ chức của Công ty:

1.2 Các vị trí được lựa chọn để phân tích công việc

- Nhân viên nhân sự (phòng Hành chính – Tổng hợp)

- Nhân viên kế toán (phòng Hành chính – Tổng hợp)

- Nhân viên kinh doanh (phòng Kinh doanh)

- Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ (phòng Công nghệ lưu trữ)

- Nhân viên hành chính (phòng Hành chính – Tổng hợp):

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG CÔNG

NGHỆ LƯU

TRỮ

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT THIẾT BỊ

Chương 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ

2.1 Nhân viên nhân sự

Bản mô tả công việc

1 Tên công việc: Nhân viên nhân sự

- Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của nhân viên trong công ty

- Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng

- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc

- Quản lý công tác đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo

- Thực hiện chấm công cho nhân viên

7 Quyền lợi:

- Định kỳ xét điều chỉnh lương theo hiệu quả công việc; các trường hợp có thành tích xuất sắc nổi bật được điều chỉnh lương trước thời hạn

- Được hưởng các đãi ngộ khác theo chính sách chung của Công ty

- Được tham gia các chế độ BHXH, BHYT, BHTN

- Môi trường làm việc năng động, đoàn kết, sáng tạo, chuyên nghiệp

- Có cơ hội thăng tiến trong công việc

Bản yêu cầu công việc

1 Cá nhân :

- Tuổi: 20 – 30 tuổi

- Giới tính: Nam/Nữ

- Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc

- Nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, nhanh nhẹn, thật thà

2 Kiến thức:

- Trình độ tốt nghiệp đại học chính quy trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Kinh tế lao động, Kinh tế và các ngành có liên quan

- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng anh trình độ B trở lên, giao tiếp tốt

- Trình độ tin học: Thành thạo phần mềm office, phần mềm nhân sự

3 Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực nhân sự hành chính

4 Kỹ năng :

- Kỹ năng phân tích công việc

- Kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề

- Kỹ năng làm việc nhóm, đàm phán thuyết phục

- Kỹ năng giao tiếp tốt

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TÊN CÔNG VIỆC THƯỚC ĐO CHỈ TIÊU

với số lượng tuyển

Trên 500%

4 Tỷ lệ các cuộc phỏng vấn được

thực hiện trên lượng CV

II ĐÀO TẠO

1 Chi phí đào tạo so với tổng tiền

lương

2 Tỷ lệ nhân viên được đào tạo trên

tổng số nhân sự

4 Chỉ số hài lòng của nhân viên sau

khi đào tạo

2.2 Nhân viên kế toán

Bản mô tả công việc

1 Tên công việc: Nhân viên Kế toán

- Nắm vững nghiệp vụ kế toán, quy định về thuế, có khả năng tổng hợp và hướng dẫn

- Tiến hành thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp với các đơn vị

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng tháng, quý, năm

- Tính lương cho công nhân viên và thực hiện các khoản trích theo lương

- Phân bổ các chi phí ngắn hạn, dài hạn, công cụ dụng cụ

- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

- Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định

7 Quyền lợi

- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện

- Được hưởng BHXH, BHYT và hưởng các phúc lợi theo quy định của Công ty và theo Luật Lao động

- Được đào tạo và hỗ trợ nghề nghiệp chuyên môn, có cơ hội thăng tiến

- Nếu đi dự án các tỉnh sẽ được hỗ trợ nhà ở, chi phí đi lại

- Làm việc theo giờ hành chính

Bản yêu cầu công việc

Tên công việc: Nhân viên kế toán

1 Cá nhân

- Tuổi: Từ 23 đến 35 tuổi

- Giới tính: Nam/Nữ

- Cẩn thận, trung thực, nhiệt tình, chịu dược áp lực công việc, có tinh thần trách nhiệm,

có đầu óc tổ chức, hợp tác tốt với đồng nghiệp, …

- Có định hướng làm việc lâu dài, nhanh nhẹn, chủ động

2 Kiến thức:

- Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên

- Chuyên ngành: Tài chính, kế toán, kiểm toán

- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng anh bằng B trở lên

- Trình độ tin học: Thành thạo tin học văn phòng, phần mềm Misa

3 Kinh nghiệm:

- Có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương

4 Kỹ năng:

- Có kỹ năng phân tích, quan sát tổng hợp

- Cần năng động và sáng tạo trong công việc

- Có kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp khéo léo

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TÊN CÔNG VIỆC THƯỚC

ĐO

CHỈ TIÊU CẦN ĐẠT

1 Lập báo cáo (thuế, tài chính, quản trị, số

liệu )

tháng

4 Lập sổ sách kế toán, kết chuyển, quyết toán,

2.3 Nhân viên kinh doanh

Bản mô tả công việc

1 Tên công việc: Nhân viên kinh doanh

- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mạng lưới khách hàng và đối tác tiềm năng (trực tiếp hoặc gián tiếp)

- Giải quyết các vấn đề và phàn nàn của khách hàng để đảm bảo độ hài lòng, tin cậy của khách

- Báo cáo lên các cấp quản lý về nhu cầu, vấn đề, mối quan tâm của khách hàng; hoạt động của đối thủ cạnh tranh và tiềm năng trong việc phát triển kinh doanh sản phẩm, dịch vụ

8 Các điều kiện làm việc:

- Được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp

- Sau 2 tháng thử việc được hưởng BHXH, BHYT, các phúc lợi theo quy định của công

ty và theo luật lao động

- Được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm về chăm sóc khách hàng, giải quyết những tình huống trong kinh doanh

Bản yêu cầu công việc

Tên công việc: Nhân viên kinh doanh

1 Cá nhân

2 Kiến thức

3 Kinh nghiệm

4 Kỹ năng

tượng và phát triển kinh doanh

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TÊN CÔNG VIỆC THƯỚC ĐO CHỈ TIÊU

5 Đăng tin giới thiệu sản phẩm trên các

2.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bản mô tả công việc

1 Tên công việc: Nhân viên Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, giấy tờ cho các dự án của công ty thực hiện tại các

cơ quan nhà nước

- Thực hiện các quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Bàn giao tài liệu, biên mục hồ sơ, vào bìa, hộp

- Công việc cụ thể được hướng dẫn trong quá trình thực hiện dự án

- Chịu trách nhiệm về tài liệu chỉnh lý

7 Quyền lợi

- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện

- Được hưởng BHXH, BHYT và hưởng các phúc lợi theo quy định của Công ty và theo Luật Lao động

- Được đào tạo và hỗ trợ nghê nghiệp chuyên môn, có cơ hội thăng tiến

- Nếu đi dự án các tỉnh sẽ được hỗ trợ nhà ở, chi phí đi lại

- Làm việc theo giờ hành chính

Bản yêu cầu công việc

Tên công việc: Chuyên viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Trình độ: Tốt nghiệp từ Cao đẳng chính quy trở lên

- Chuyên ngành: Văn thư và Lưu trữ, Hành chính học, Thư viện, Quản trị văn phòng

- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng anh bằng B trở lên

- Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel

3 Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, hành chính – văn thư

4 Kỹ năng:

- Có kỹ năng phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa tài liệu

- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm

- Có tinh thần làm việc trách nhiệm cao

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc TÊN CÔNG VIỆC THƯỚC ĐO CHỈ TIÊU

CẦN ĐẠT

liệu

Trên 70%

2 Chất lượng tài liệu sau chỉnh lý

so với yêu cầu

% Số lượng dữ liệu so với yêu cầu

%

Thời gian, Thời hạn

% chi phí so với chi phí dự tính

Trên 90%

Dưới 5%

2.5 Nhân viên hành chính

Bản mô tả công việc

1 Tên công việc: Nhân viên hành chính

- Thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên hành chính – văn phòng

- Chuẩn bị giấy tờ thủ tục khi nhân viên có công tác đi chỉnh lý ở tỉnh

- Lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu, văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu

- Tiếp nhận, sàng lọc các loại tài liệu cần chỉnh lý theo thông tư của Chính phủ

- Giao dịch với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cơ quan chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến phần đảm nhiệm

- Soạn thảo và lưu trữ công văn, hợp đồng và các giấy tờ liên quan khác

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, thực hiện cấp phát theo quy định

- Kiểm soát các chi phí về văn phòng phẩm, sửa chữa thay thế tài sản và các chi phí hành chính khác

- Tham gia tổ chức các chương trình liên quan đến đời sống của CBCNV Công ty

7 Quyền lợi:

- Được hưởng các đãi ngộ khác theo chính sách chung của Công ty

- Được tham gia các chế độ BHXH, BHYT, BHTN

- Môi trường làm việc năng động, đoàn kết, sáng tạo, chuyên nghiệp

- Có cơ hội thăng tiến trong công việc

Bản yêu cầu công việc

Tên công việc: Nhân viên hành chính văn phòng

- Trình độ : Tốt nghiệp từ Cao đẳng chinh quy trở lên

- Chuyên ngành : Quản trị văn phòng , hanh chính học

- Trình độ ngoại ngữ : Tiếng anh bằng B trở lên

- Trình độ tin học : Sử dụng thành thạo tin học văn phòng ( Word, Excel )

3 Kinh nghiệm :

- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính – văn phòng

4 Kỹ năng :

- Có khả năng quản lí, phân loại, xử lí tốt các tài liệu, hồ sơ

- Có tinh thần trách nhiệm với công việc

- Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhôm

- Có ý chí cầu tiến, siêng năng học hỏi, tiếp thu cái mới trong quá trinh làm việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Tên công việc :Nhân viên hành chính văn phòng

TÊN CÔNG VIỆC

1 Làm thủ tục giấy tờ trao đổi

với cơ quan nhà nước để thực

hiện hoạt động hành chính văn

phòng

2.Lập biên bản kiểm tra các tòa

nhà văn phòng theo biểu mẫu,

trình phương án sữa chữa, thay

thế

3 Hỗ trợ tiếp tân chuyển công

văn, tài liệu cho các bộ phận liên

quan

4 Kiểm tra hồ sơ , sổ sách, các

văn bản tài liệu được gửi đến

5 Thực hiện các công tác hành

chính khác do BGĐ, Trưởng

phòng phân công

6 Tiếp nhận và xử lý văn bản

đến và đi hàng ngày của công ty

7 Kiểm tra và thống kê các công

Chương 3 CÁC MẪU PHỎNG VẤN THU THẬP THÔNG TIN

3.1 Nhân viên nhân sự

Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên nhân sự

1 Theo anh/chị yếu tố nào quan trọng nhất đối với một nhân viên nhân sự?

 Ý kiến khác:

2 Theo anh/chị kỹ năng mềm nào quan trọng nhất đối với nhân viên HR?

8 Theo Anh (chị) để tuyển dụng nhân sự chất lượng ta nên tuyển dụng qua các kênh nào?

10 Theo anh (chị) phần nào quan trọng nhất trong công việc là gì?

13 Theo anh chị tính cách nào là cần thiết trong giải quyết công việc nhân sự?

3.2 Nhân viên kế toán

Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên kế toán

1 Theo anh (chị) công việc của một kế toán viên là gì?

4 Các đức tính quan trọng khi làm kế toán là gì?

5 Những trách nhiệm chính trong công việc kế toán là gì?

………

………

6 Nếu số liệu kế toán do anh (chị) làm sai có ảnh hưởng đến kết quả lời, lỗ của công ty thì anh (chị) chịu trách nhiệm như thế nào? ………

………

7 Anh (chị) thích làm kế toán bằng phần mềm kế toán hay bằng excel?  Phần mềm kế toán  Excel 8 Những tình huống khó khăn mà anh chị làm phải khi thực hiện công việc này? ………

………

9 Anh (chị) hãy cho biết khi làm kế toán thường sử dụng các hàm nào trong excel để tính toán? ………

………

10 Theo anh chị công việc này cần có những yêu cầu trách nhiệm nào? ………

………

3.3 Nhân viên kinh doanh Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên kinh doanh 1 Tóm tắt ngắn gọn nhiệm vụ và vai trò của nhân viên kinh doanh? ………

………

………

………

2 Kỹ năng nào quan trọng nhất đối với nhân viên kinh doanh?

3 Thẩm quyền mà anh (chị) có, nêu rõ quyết định nào được yêu cầu phải đưa ra

và những quyết định nào được yêu cầu phải đề xuất ý kiến?

a) Quyết định đưa ra

………

………

……… b) Quyết định đề xuất

6 Anh (chị) có chịu áp lực nhiều khi thực hiện công việc không? Vì sao?

………

………

7 Anh (chị) hãy cho biết những kiến thức cần thiết để trở thành một nhân viên kinh doanh?

3.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1 Tóm tắt ngắn gọn vai trò và mục đích công việc chỉnh lý tài liệu (Không nên dài quá hai câu)

3 Theo anh (chị) phần quan trọng nhất trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì?

 Phân chia tài liệu

 Xác định giá trị tài liệu

4 Theo anh (chị) phần khó khăn nhất trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì?

 Phân chia tài liệu

 Xác định giá trị tài liệu

5 Theo anh (chị) phần dễ nhất trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì?

 Phân chia tài liệu

 Xác định giá trị tài liệu

9 Mức độ cần thiết về thành thạo Excel đối với công việc này?

10 Nêu rõ một số công cụ, dụng cụ cần thiết để thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu?

12 Trình độ tối thiểu để đảm nhiệm vị trí công việc này?

13 Số lượng tài liệu anh (chị) có thể tổ chức chỉnh lý trong vòng 1 tháng?

Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên hành chính

1 Những trách nhiệm chính trong công tác hành chính là gì? Thứ tự ưu tiên của chúng?

2 Một nhân viên hành chính cần những tố chất gì?

3 Bạn có thể nêu vài công việc có thể gây trở ngại cho Nhân viên hành chính?

4 Ngoài thành thạo các phần mềm office, theo bạn người nhân viên hành chính cần thông thạo tiếng anh ở mức nào?