Khảo sát, đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng ở trường đại học khoa học xã hội và nhân văn, đại học quốc gia hà nội

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ ― Khảo sát, đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀNHÂN VĂN

-

VƯƠNG HOÀNG OANH

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG Ở

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội-2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

VƯƠNG HOÀNG OANH

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG Ở

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ ― Khảo sát, đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân văn phòng ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên

cứu của cá nhân tôi, trong luận văn này tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo đúng quy định, luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Chủ tịch hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng bộ môn Quản trị Văn phòng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường ĐHKHXH& NV, ĐHQGHN Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn trung thực

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng Khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà nội, ngày 02 tháng 10 năm 2019

Học viên

Vương Hoàng Oanh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu đề tài, ―Khảo sát, đánh giá và

đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân của Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội”, tôi đã nhận được sự

giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy, cô giáo Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội để hoàn thành luận văn này

Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu, Phòng Hành chính - Tổng hợp, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội, các thầy giáo, cô giáo đã tham gia quản lý, giảng dạy và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Tôi xin bày tỏ sự biết ơn đặc biệt đến PGS.TS Vũ Thị Phụng, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ về kiến thức, tài liệu và phương pháp để tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này Tôi cũng xin chân thành cảm ơn:

- Lãnh đạo, chuyên viên Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Chính trị và Công tác sinh viên cùng nhiều phòng chức năng và các đơn vị

- Gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, cổ vũ, khích lệ và giúp

đỡ tôi trong suốt thời gian qua

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong suốt quá trình thực hiện đề tài, song do còn hạn chế nhất định về chuyên môn cũng như thời gian thực hiện nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp và sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp

để đề tài tiếp tục được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Vương Hoàng Oanh

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Nguồn tài liệu tham khảo 8

7 Bố cục của luận văn 8

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ LỄ TÂN VÀ CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG 10

1.1 Một số khái niệm liên quan 10

1.1.1 Khái niệm Lễ tân 10

1.1.2 Lễ tân văn phòng 10

1.1.3 Công tác lễ tân 11

1.1.4 Bộ phận Lễ tân 12

1.1.5 Nhân viên Lễ tân 13

1.1.6 Nghiệp vụ lễ tân 13

1.2 Nội dung tổ chức công tác lễ tân văn phòng 13

1.2.1.Tổ chức, phân công nhiệm vụ cho bộ phận quản lý công tác lễ tân 13 1.2.2 Bố trí và phân công cán bộ, nhân viên làm công tác lễ tân 14

1.2.3 Phổ biến và ban hành các văn bản quy định về công tác lễ tân 14

1.2.4 Tạo dựng hình ảnh cơ quan, tổ chức 15

1.2.5 Quy định và thực hiện các nghi thức đón, tiếp khách 15

1.2.6 Quy định và thực hiện các nghi thức hội họp, sự kiện 16

1.2.7 Quy định và thực hiện các nghi thức lễ tân nội bộ 16

1.2.8 Quy định và hướng dẫn thực hiện phong cách giao tiếp, ứng xử của cán bộ, nhân viên 17

1.2.9 Kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm trong công tác lễ tân 17

1.3 Vai trò của công tác lễ tân 18

Tiểu kết chương 1 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 22

2.1 Giới thiệu về Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 22

2.1.1 Lịch sử hình thành, mục tiêu, sứ mệnh 22

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 24

2.2 Các bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức, thực hiện công tác lễ tân 25

2.3 Các quy định hiện hành của Trường về công tác lễ tân 27

2.4 Đội ngũ nhân viên lễ tân 33

2.5.1 Nhận thức về công tác lễ tân 35

2.5.2 Về vấn đề tạo dựng hình ảnh của trường để giới thiệu với khách 39 2.5.3 Kết quả đánh giá nghi thức lễ tân khi đón tiếp khách của Trường 46 2.5.4 Đánh giá về nghi thức lễ tân trong hội họp, tổ chức sự kiện 50

2.6 Nhận xét, đánh giá về công tác lễ tân ở Trường ĐHKHXH&NV 57

Tiểu kết chương 2 60

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 61

3.1 Nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác lễ tân 61

3.2 Xây dựng và hoàn thiện những văn bản quy định về công tác lễ tân 62

3.3 Bố trí khu vực lễ tân 63

3.4 Hoàn thiện vấn đề tổ chức và nhân sự thực hiện công tác lễ tân 64

3.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và tổng kết, đánh giá 67

3.6 Cải tiến, điều chỉnh một số vấn đề liên quan đến công tác lễ tân 67

3.7 Một số quy định về quản lý và phục vụ phòng họp 76

3.8 Quy định nghi thức lễ tân trong các ngày Lễ 79

KẾT LUẬN 81

DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Kết quả khảo sát đánh giá về cảnh quan Trường Đại học

KHXHNV 39

Bảng 2.2 Kết quả khảo sát đánh giá về hình ảnh cổng trường 40

Bảng 2.3 Kết quả khảo sát đánh giá về hệ thống cây xanh của trường 42

Bảng 2.4 Kết qủa khảo sát đánh giá về điều kiện làm việc 42

Bảng 2.5 Kết quả khảo sát đánh giá về hệ thống căn tin 43

Bảng 2.6 Kết quả khảo sát đánh giá về khu vực vệ sinh 44

Bảng 2.7 Kết quả khảo sát đánh giá về mục tiêu, sứ mệnh 44

Bảng 2.8 Kết quả khảo sát đánh giá về logo của trường 45

Bảng 2.9 Kết quả khảo sát đánh giá về Sogan của trường 46

―Trân trọng quá khứ, nắm giữ tương lai‖ 46

Bảng 2.10 Kết quả khảo sát đánh giá về sơ đồ khu làm việc Trường 47

Bảng 2.11 Kết quả khảo sát đánh giá đón tiếp khách trong nước 48

Bảng 2.12 Kết quả khảo sát đánh giá đón tiếp khách nước ngoài 49

Bảng 2.13 Kết quả khảo sát đánh giá về phòng cách giao tiếp của cán bộ, nhân viên khối các phòng chức năng 49

Bảng 2.14 Phòng họp, hội nghị tại nhà E của Trường 51

Bảng 2.15 Kết quả khảo sát đánh giá về cách bố trí phòng họp, phòng hội nghị/hội thảo 52

Bảng 2.16 Kết quả khảo sát đánh giá về cách trang trí các phòng họp, phòng hội nghị/hội thảo 53

Bảng 2.17 Kết quả khảo sát đánh giá về hệ thống bàn, ghế, âm thanh, ánh sáng 53 Bảng 2.18 Kết quả khảo sát về nghi thức tổ chức các các sự kiện quan trọng của Trường (khai giảng, chào mừng ngày 20/11, trao bằng tốt nghiệp, đón tiếp khách quốc tế ) 56

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam trao tặng Huân chương Lao

động hạng Nhất cho Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN (ảnh Trần Thành Trung) 24

Hình 2.2 Hệ thống cây xanh Trường ĐHKHXHNV hiện nay 41 Hình 2.3 Bảng chỉ dẫn vị trí các đơn vị trong Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN được đặt tại cổng chính lối đi vào sân nhà E 47

Hình 2.4 Sảnh tầng 1 nhà E được bố trí trí hai màn hình tivi thể hiện lịch

làm việc và công tác của Ban Giám hiệu hàng ngày 48

Hình 3.1 Mô tả đề xuất bố trí khu vực lễ tân tại tầng I nhà E 63

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Lễ tân là một thuật ngữ không xa lạ đối với các cơ quan, tổ chức, dù

ở khu vực công hay khu vực tư Đặc biệt, ở khu vực công, các nghi thức, nghi lễ nhà nước hay việc đón tiếp khách, tổ chức các cuộc mít tinh, hội họp, hội nghị, hội thảo, các sự kiện đã được nhà nước ta quan tâm và có quy định cụ thể Văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên liên quan đến công tác lễ tân nhà nước là Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng số 186/HĐBT

ngày 02/6/1992 ban hành ―Quy định một số nghi lễ nhà nước và tiếp khách

nước ngoài” Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành gần đây nhất và

vẫn còn hiệu lực tính tới thời điểm hiện tại là Nghị định số

145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ quy định về tổ chức lễ kỷ niệm; nghi

thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài

Như vậy, từ năm 1992 đến nay, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản pháp luật liên quan đến một số nội dung của công tác lễ tân Thực hiện theo quy định của nhà nước, nhiều cơ quan, tổ chức, đã tiến hành xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác lễ tân và triển khai trên thực tế Điều này chứng tỏ công tác lễ tân đang ngày càng được quan tâm

Ngày nay, khi nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, hội nhập sâu rộng, công tác lễ tân ngày càng đóng vai trò quan trọng và thiết yếu trong quá trình phát triển của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức Đây là một trong những yếu tố góp phần tạo dựng hình ảnh của cơ quan, tổ chức trong lòng đối tác, khách hàng Công tác lễ tân nếu được thực hiện tốt sẽ tạo cho cơ quan, tổ chức một môi trường làm việc thân thiện, gắn bó, đoàn kết và hòa đồng giữa các thành viên, từ đó xây dựng và phát triển các mối quan hệ bên trong và bên ngoài, tạo nền tảng để các cơ quan có thể duy trì phát triển bền vững, lâu dài

sự chuyên nghiệp, thiếu sự quan tâm đầu tư đúng với giá trị mà công tác lễ tân có thể đem lại

Là một trường đại học có sứ mệnh đi đầu trong đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ cao; nghiên cứu sáng tạo và truyền bá tri thức

về khoa học xã hội và nhân văn, phục vụ sự nghiệp, xây dựng bảo vệ Tổ quốc và hội nhập quốc tế, trong những năm qua Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn (ĐH KHXH&NV) đã có một số biện pháp tổ chức các hoạt động lễ tân như: phân công trách nhiệm trong công tác lễ tân; tổ chức đón, tiếp khách trong và ngoài nước trang trọng, chu đáo; thành lập đội nghi thức của sinh viên; thiết kế hệ thống quà tặng…Tuy nhiên trên thực tế việc tổ chức công tác lễ tân của Trường ĐHKHXH&NV chưa được quan tâm đúng mức Chẳng hạn: Là một trường đại học lớn, có mối quan hệ rộng với các đối tác trong và ngoài nước, nhưng từ khi thành lập (năm 1995) đến nay, Trường vẫn chưa có bộ phận lễ tân chuyên trách; chưa có quy định riêng về công tác lễ tân; hoạt động lễ tân chưa tập trung mà còn phân tán cho nhiều đơn vị trong Trường Điều này đã ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động chung của Trường

Là một cán bộ thuộc Phòng Hành chính -Tổng hợp của Trường ĐHKHXH&NV, hiện nay tôi đang được giao một số nhiệm vụ thuộc nội dung của công tác lễ tân như chuẩn bị phòng họp, phòng đón tiếp khách và phòng làm việc của Ban Giám hiệu Sau khi học xong chương trình cao học chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác lễ tân và mong muốn tìm hiểu, đóng góp những hiểu biết của mình

đối với công tác lễ tân của Nhà trường Vì vậy, tôi lựa chọn vấn đề ―Khảo

3

sát, đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác lễ tân của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội” làm

đề tài luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện luận văn này, chúng tôi hướng tới những mục tiêu sau:

- Một là, trên cơ sở hệ thống những vấn đề lý luận về công tác lễ tân, luận văn tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lễ tân

ở Trường ĐHKHXH&NV,ĐHQGHN

- Hai là, chỉ ra những hạn chế và đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác lễ tân của Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các biện pháp tổ chức công tác

lễ tân tại Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN

3.2 Phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu những nội dung cơ bản của công tác lễ tân như: Tổ chức, quản lý công tác lễ tân; Tạo dựng hình ảnh cơ quan; Quy định và thực hiện nghi thức đón tiếp khách; Quy định và thực hiện nghi thức hội họp; Quy định và thực hiện nghi thức lễ tân nội bộ

- Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu, khảo sát công tác lễ tân do Trường tổ chức, thực hiện tại khu vực làm việc số 336 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân - Hà Nội Công tác lễ tân của các đơn vị trực thuộc Trường không thuộc phạm vi nghiên cứu của luận văn này

- Về thời gian: Luận văn nghiên cứu việc tổ chức công tác lễ tân tại Trường ĐHKHXH&NV từ năm 2016 đến 2018 Đây là thời gian thuộc nhiệm kỳ của Hiệu trưởng và Ban Giám hiệu hiện nay, đồng thời chúng tôi cũng khảo sát và so sánh với các nhiệm kỳ trước đó

4

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Ngày nay, khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu con người ngày càng tăng cao, lễ tân văn phòng càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tạo dựng môi trường làm việc thân thiện, gắn bó với các thành viên trong cơ quan, tổ chức Đồng thời, xét về mối quan hệ bên ngoài tổ chức, lễ tân được quan tâm đầu tư đúng mức sẽ góp phần không nhỏ giúp cơ quan,

tổ chức duy trì và phát triển các mối quan hệ Chính vì lẽ đó, thời gian qua

đã có một số công trình nghiên cứu về lễ tân, lễ tân văn phòng, công tác lễ tân hoặc các nghiệp vụ có liên quan tới một số nội dung của công tác lễ tân

a/ Thứ nhất nhóm các sách và giáo trình

Lễ tân, khánh tiết luôn là một trong những nội dung cơ bản mà nhiều

cuốn sách viết về Quản trị văn phòng đã đề cập tới Trong cuốn ―Giáo trình

quản trị văn phòng” (2015), tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đã chỉ ra ba nhóm

nhiệm vụ chính của văn phòng và lễ tân là nhiệm vụ được xếp vào nhóm quản trị hậu cần Tuy nhiên, cuốn sách này mới chỉ dừng lại ở việc khẳng định lễ tân là nhiệm vụ của văn phòng nhưng lại chưa nghiên cứu sâu và

làm rõ vấn đề Tương tự, trong cuốn ―Quản trị văn phòng” (2012), của

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, các tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp và Trần Phương Hiền cho rằng tổ chức công tác lễ tân gồm: đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan là nhiệm vụ của văn phòng Các tác giả đã phân tích cụ thể việc tổ chức công tác lễ tân bao gồm các nội dung: khái niệm, vai trò của công tác lễ tân, những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở cơ quan cùng với các hoạt động khác như tổ chức tiếp khách, đãi khách, lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi; phục vụ khách trong tiệc chiêu đãi

Đặc biệt, mặc dù không trực tiếp nhắc tới lễ tân văn phòng nhưng một số cuốn sách về Quản trị hành chính văn phòng cũng tìm hiểu về hoạt

động đón tiếp khách, giao tiếp qua điện thoại như cuốn ―Quản trị hành

nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lễ tân Cuốn ―Hành chính văn phòng trong

cơ quan nhà nước” của nhóm tác giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên, năm

2009) đã nhắc tới lễ tân văn phòng như là một trong những yếu tố của giao tiếp văn phòng Theo đó, tác giả đã mô tả cụ thể các nghiệp vụ, nghi thức cần có, các nguyên tắc để đón tiếp khách cùng với một số yếu tố khác liên quan đến công tác lễ tân như khánh tiết, bài trí công sở, tặng quà hay chiêu đãi khách…

Bên cạnh đó, lễ tân hay lễ tân văn phòng cũng thường xuyên được nhắc tới trong các cuốn sách về thư ký, cụ thể là nội dung giao tiếp công sở

của người thư ký Liên quan tới lễ tân văn phòng, cuốn ―Nghiệp vụ thư ký

văn phòng” của tác giả Vũ Thị Phụng (năm 2005) có đề cập tới nghiệp vụ

giao tiếp của người thư ký Trong đó, tiếp khách đến làm việc với thủ trưởng cơ quan, trao đổi và xử lý thông tin qua điện thoại hay thực hiện một số giao tiếp không chính thức trong quan hệ cá nhân với đồng nghiệp, nhân viên phục vụ, lãnh đạo đều giúp người thư ký thực hiện tốt nhiệm

vụ được giao, có ảnh hưởng tới hiệu quả công tác của người thư ký Mặc

dù không trực tiếp đề cập tới thuật ngữ ―lễ tân‖ nhưng thực chất những hoạt động mà tác giả nhắc tới trong cuốn sách cũng là một trong những nội dung của công tác lễ tân Ngoài ra, một số cuốn sách khác cũng đề cập tới hoạt động giao tiếp bao gồm tiếp khách, đón khách hay giao dịch qua điện

thoại của thư ký như ―Cẩm nang thư ký hiện đại” của tác giả Trường Giang, Trần Hằng; ―Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại‖ của tác giả

Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu

6

Duy, cuốn ―Nghiệp vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, doanh

nghiệp‖ của tác giả Lê Văn In và các đồng sự

Riêng về công tác lễ tân đã có một số sách tham khảo như ―Lý thuyết

nghiệp vụ lễ tân của tác giả Phạm Thu Cúc (2002); cuốn ―Giao tiếp và lễ tân văn phòng‖ của đồng tác giả Phan Thanh Lâm và Nguyễn Thị Hoà

Bình (2000);“Lễ tân ngoại giao thực hành” của tác giả Võ Tuấn Anh

(2000)…Trong các cuốn sách trên, một số vấn đề lý luận cơ bản về lễ tân văn phòng và công tác lễ tân đã được khái quát và phân tích như: khái niệm, mục đích, yêu cầu và cách thức thực hiện các hoạt động liên quan

b/ Thứ hai, nhóm các Khóa luận tốt nghiệp

Về khóa luận tốt nghiệp, sinh viên một số trường đại học có đào tạo

về Quản trị văn phòng đã có một số công trình nghiên cứu về công tác lễ

tân tại cơ quan, tổ chức khác nhau như ―Công tác lễ tân tại ngân hàng

TMCP Quân đội- Khảo sát đánh giá và kiến nghị‖ của Nguyễn Thị Lan

Hương; ―Công tác lễ tân tại viện Khoa học xã hội Việt Nam - Khảo sát

đánh giá, kiến nghị‖ của Nguyễn Hồng Anh (Khoa Lưu trữ học và Quản trị

văn phòng, Trường ĐHKHXH&NV); ―Công tác lễ tân tại Công ty cổ phần

Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông‖ của Đồng Thị Hương, sinh viên

Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ…

Các khóa luận nói trên đã khảo sát và đánh giá, bước đầu đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lễ tân ở từng cơ quan cụ thể Đây là những tài liệu tham khảo sát với đề tài của tác giả

c/ Thứ ba, nhóm các bài nghiên cứu đăng tạp chí

Bên cạnh các cuốn sách, các công trình nghiên cứu, một số tạp chí

khoa học như Quản lý nhà nước, Tổ chức nhà nước cũng có các bài viết

liên quan đến hoạt động giao tiếp, kỹ năng ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức (một trong những biểu hiện của hoạt động lễ tân) trong khu vực

nhà nước đối với dân Tiêu biểu là các bài viết ―Một số quy định về giao

7

tiếp ứng xử của cán bộ công chức trong thực thi công vụ‖ của tác giả Vũ

Thị Phụng trong Tạp chí Tổ chức nhà nước số 12/2015; ―Một số ý kiến

nhằm góp phần cải thiện hiệu quả giao tiếp công vụ‖ của tác giả Trần Thị

Thanh Thủy được đăng trong Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 10/2007 Như vậy, lễ tân cùng với một số nội dung liên quan đến công tác lễ tân

đã được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả nhận thấy chưa có công trình nào nghiên cứu về tổ chức công tác lễ tân của Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, luận văn đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau đây:

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: tìm kiếm, tập hợp và xử

lý các thông tin nhằm phục vụ cho phần lý luận chung, lịch sử nghiên cứu

và đánh giá kết quả khảo sát thực tế

- Phương pháp quan sát tham dự: phương pháp này được thực hiện

bằng việc quan sát các công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viên khi thực hiện hoạt động liên quan đến công tác lễ tân Đồng thời, chính tác giả cũng

là người tham dự và trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác lễ tân, nên có trải nghiệm thực tế

- Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi: tác giả xây dựng bảng hỏi và phát 533 phiếu để khảo sát ý kiến về chất lượng và hiệu quả công tác lễ tân của Trường ĐHKHXH&NV ( Phiếu khảo sát được phát cho các đối tượng sau: nhân viên thực hiện công tác lễ tân, các cán bộ khối phòng/trung

tâm/đơn vị trực thuộc, khách đến làm việc, giảng viên (Phụ lục số XII) là

117 phiếu, sinh viên các khoá (Phụ lục số XIII) 416 phiếu, theo nguyên tắc

chọn mẫu, sẽ được trình bày chi tiết ở Chương 2 Kết quả khảo sát được phân tích và xử lý một phần bằng phương pháp SPSS để làm căn cứ đánh giá tổ chức công tác lễ tân

8

- Phương pháp phỏng vấn: được tác giả thực hiện trong quá trình thu thập và xử lý thông tin, gồm ý kiến của đại diện lãnh đạo Trường, lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổng hợp và các nhân viên lễ tân để làm rõ các vấn đề liên quan đến công tác lễ tân của Trường

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Tác giả đã tham khảo các nguồn tư liệu sau:

⦁ Sách, tài liệu tham khảo;

⦁ Các bài viết trên tạp chí chuyên ngành;

⦁ Tư liệu khảo sát từ thực tế

⦁ Thông tin trên trang Web của Trường ĐHKHXH&NV

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo nội dung của luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1 Lý thuyết chung về lễ tân và tổ chức công tác lễ tân văn phòng

Trong chương này, luận văn làm rõ các khái niệm cơ bản liên quan đến lễ tân, lễ tân văn phòng và tổ chức công tác lễ tân; đồng thời phân tích nội dung, nhiệm vụ và ý nghĩa, vai trò của công tác lễ tân; chức trách của

bộ phận lễ tân trong các cơ quan, tổ chức

Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác lễ tân tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Nội dung chính của chương này tập trung khảo sát, đánh giá việc tổ chức, thực hiện công tác lễ tân tại Trường ĐHKHXH&NV, gồm các vấn đề

cơ bản như: tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo về công tác lễ tân; tuyển dụng và bố trí, phân công công việc cho nhân viên lễ tân chuyên trách; quy định và thực hiện các nghi thức về đón, tiếp khách; các nghi thức lễ tân trong hội họp, sự kiện; các nghi thức lễ tân nội

bộ như tạo dựng hình ảnh cơ quan; phục vụ tại phòng làm việc của lãnh

9

đạo; thực hiện, tổ chức và phực vụ hội họp, hội nghị hội thảo và công tác đón tiếp, đãi khách Kết quả khảo sát được thực hiện thông qua việc quan sát, trải nghiệm thực tế và khảo sát bằng bảng hỏi xin ý kiến của một số đối tượng liên quan như sinh viên, giảng viên, cán bộ văn phòng, và các lãnh đạo phòng

Chương 3 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Trên cơ sở khảo sát, đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lễ tân tại Trường ĐHKHXH&NV bao gồm: xác định rõ trách nhiệm của Phòng Hành chính - Tổng hợp trong việc tham mưu, tổ chức thực hiện công tác lễ tân của Trường; bố trí và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên lễ tân chuyên trách; ban hành các quy định về công tác lễ tân; chỉnh sửa, bổ sung một số quy định về lễ tân không còn phù hợp

10

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ LỄ TÂN VÀ CÔNG TÁC

LỄ TÂN VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm liên quan

1.1.1 Khái niệm Lễ tân

Theo khảo sát của tác giả, hiện nay, khái niệm lễ tân có nhiều cách định nghĩa khác nhau Trên mạng Internet có nhiều tài liệu viết về lễ tân nhưng chủ yếu chỉ đề cập đến lễ tân khách sạn Những bài viết về lễ tân công sở, lễ tân văn phòng không nhiều

Trong giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức của Học

viện Hành chính quốc gia, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội

(năm 2008), lễ tân văn phòng được giải thích:“Là toàn bộ các quy định về

nghi thức, thủ tục trong việc đón, tiễn, giao tiếp với khách nhằm phục vụ,

hỗ trợ cho hoạt động quản lý và giao tiếp của lãnh đạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Trong Tập bài giảng ―Lễ tân văn phòng‖ (lưu hành nội bộ), tác giả

Vũ Thị Phụng (Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN) đưa ra một số định nghĩa về lễ tân:

- Lễ tân là những nghi thức thể hiện sự đối xử của người này với người khác, cơ quan này với cơ quan khác, nước này với nước khác

- Lễ tân là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm thực thi các biện pháp để thể hiệnthái độ ứng xử, sự tôn trọng, lịch sự, chu đáo trong nội bộ cơ quan với nhau và với khách đến giao dịch công việc

- Lễ tân là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo và cơ quan về công tác tễ tân hoặc là từ chỉ nhân viên được giao nhiệm vụ đón tiếp, hướng dẫn khách khi đến giao dịch với cơ quan, doanh nghiệp

1.1.2 Lễ tân văn phòng

Trong cuốn ―Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng‖, tác giả Hồ

Ngọc Cẩn (2003) đã đưa ra định nghĩa tổng quát về văn phòng như sau:

11

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là khu vực trung tâm, trụ sở chính của cơ quan, tổ chức; là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo

về công tác hành chính, tổng hợp, hậu cần Với cách hiểu như trên, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của tất cả các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Do văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động chính của cơ quan, tổ chức, nên đây là nơi thường xuyên có khách đến giao dịch, làm việc Vì thế, vấn đề đối xử, ứng xử với khách như thế nào luôn là mối quan tâm của các cơ quan, tổ chức Ngoài ra, văn phòng cũng là nơi làm việc của lãnh đạo và các bộ phận tham mưu, giúp việc, nên tập trung nhiều cán bộ, nhân viên Việc giao tiếp, ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau cũng là vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng và hiệu quả công việc Chính vì vậy, các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp đều phải quan tâm đến hoạt động lễ tân

Từ những phân tích trên, trong luận văn này, thuật ngữ lễ tân văn

phòng được hiểu là: những nghi thức thể hiện sự đối xử với nhau trong nội

bộ và với khách đến làm việc được thể hiện trong hoạt động hàng ngày tại văn phòng/ công sở của các cơ quan, tổ chức 1

1.1.3 Công tác lễ tân

Như đã trình bày ở phần trên, để thể hiện sự đối xử với nhau trong nội bộ và với khách đến giao dịch, các cơ quan cần phải có bộ phận và con người để tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và thực hiện các quy chế, quy

định về lễ tân và kiểm tra, xử lý các vi phạm khi cần thiết Vì thế, công tác

lễ tân là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, nhằm xây dựng và thực hiện

1 Tham khảo từ Bài giảng môn Lễ tân văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường ĐHKHXH&NV,

ĐHQGHN (lưu hành nội bộ)

12

các quy chế, quy định về nghi thức lễ tân cơ bản trong hoạt động nội bộ và trong việc đón, tiếp khách đến làm việc tại cơ quan 2

 Nội dung của công tác lễ tân tập trung vào các vấn đề sau:

- Tạo dựng vị thế và hình ảnh của cơ quan

- Quy định và thực hiện các nghi thức giao tiếp của cán bộ, công chức

- Quy định và thực hiện các nghi thức đón, tiếp khách

- Quy định và thực hiện các nghi thức trong hội, họp, sự kiện

- Quy định và thực hiện các nghi thức nội bộ

 Nhiệm vụ của công tác Lễ tân:

1 Phổ biến, ban hành các văn bản quy định về lễ tân (Quy chuẩn về

lễ tân)

2 Tổ chức và phân công bộ phận tham mưu, giúp việc về lễ tân

3 Tuyển dụng và bố trí các nhân viên lễ tân chuyên trách hoặc kiêm nhiệm

4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lễ tân cho cán bộ, nhân viên

5 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nghiệp vụ lễ tân

6 Đổi mới và cải tiến công tác lễ tân

1.1.4 Bộ phận Lễ tân

Là bộ phận có nhiệm vụ tham mưu và giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm vụ của công tác lễ tân theo quy định hiện hành Thông thường, các cơ quan có quy mô tương đối lớn và phạm vi hoạt động rộng sẽ tổ chức bộ phận lễ tân Các cơ quan nhỏ và phạm vi hoạt động hẹp thì không có bộ phận này, chỉ có nhân viên kiêm nhiệm các công việc lễ tân

2Tham khảo từ Bài giảng môn Lễ tân văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng, tài liệu đã dẫn

13

1.1.5 Nhân viên Lễ tân

Là người được giao nhiệm vụ đón, tiếp khách ban đầu cho cơ quan hoặc thực hiện một số nghi thức lễ tân trong các cuộc họp, hội nghị, sự kiện Nhân viên lễ tân có thể là chuyên trách (ở những cơ quan lớn) hoặc chỉ kiêm nhiệm (ở những cơ quan, doanh nghiệp nhỏ)

1.1.6 Nghiệp vụ lễ tân

Là phương pháp, cách thức thực hiện những nghi thức lễ tân cụ thể

Ví dụ: nghiệp vụ đón, tiếp khách; nghiệp vụ trang trí trong tổ chức sự kiện; nghiệp vụ tổ chức tiệc chiêu đãi…

1.2 Nội dung tổ chức công tác lễ tân văn phòng

Để công tác lễ tân được tổ chức tốt, các cơ quan, tổ chức cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

1.2.1.Tổ chức, phân công nhiệm vụ cho bộ phận quản lý công tác lễ tân

Công tác lễ tân bao gồm nhiều nội dung và nhiệm vụ Trách nhiệm tổ chức công tác lễ tân thuộc về người đứng đầu, tuy nhiên, cần phải có bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo về vấn đề này

Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động, các cơ quan có thể thiết lập hoặc không thiết lập bộ phận lễ tân Tuy nhiên, nhiệm vụ tham mưu, quản lý

và tổ chức thực hiện công tác lễ tân vẫn phải có đơn vị hoặc bộ phận đảm nhận

Ở các cơ quan, doanh nghiệp lớn, bộ phận lễ tân có thể được tổ chức thành Phòng hoặc Tổ Lễ tân, trực thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính Bộ phận này có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu các vấn đề về lễ tân và tổ chức công tác lễ tân

- Giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định về lễ tân trong cơ quan

- Trực tiếp thực hiện một số công việc lễ tân cụ thể

14

1.2.2 Bố trí và phân công cán bộ, nhân viên làm công tác lễ tân

Công tác lễ tân là nhiệm vụ của cơ quan, được thực hiện bới toàn thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan Tuy nhiên, có một số công việc, nghi thức cần được thực hiện thường xuyên, nên cần có những nhân viên chuyên trách Đối với những cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn, có phạm vi hoạt động rộng, có lượng khách giao dịch phong phú thì cần có các nhân viên chuyên việc đón, tiếp khách ban đầu hoặc chuẩn bị các phòng họp, phòng làm việc cho lãnh đạo Đối với các cơ quan có quy mô vừa và nhỏ, công việc đón, tiếp khách có thể giao cho cán bộ ở phòng Hành chính kiêm nhiệm Số lượng nhân viên lễ tân nhiều hay ít là tùy thuộc vào yêu cầu và điều kiện của từng cơ quan

Ví dụ: Các Bộ hoặc Văn phòng UBND tỉnh đều có Bộ phận Lễ tân

và có từ 5-7 nhân viên lễ tân chuyên trách

1.2.3 Phổ biến và ban hành các văn bản quy định về công tác lễ tân

Do công tác lễ tân là một trong những nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan nhà nước, nên các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản để quy định và hướng dẫn về vấn đề này

Ví dụ:

1 Nghị định 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ ban hành quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài (thay thế Nghị định 82/2001/NĐ-CP ngày 06/11/2001 và Nghị định 154/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 của Chính phủ);

2 Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Để thực hiện thống nhất công tác lễ tân, các cơ quan cần kịp thời phổ biến những văn bản, quy định nói trên, đồng thời ban hành thêm các quy

Việc phổ biến và ban hành các văn bản quy định về lễ tân sẽ giúp các

cơ quan có cơ sở thực hiện các nghi thức lễ tân một cách thống nhất, đồng thời cũng có căn cứ để kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm khi cần thiết

1.2.4 Tạo dựng hình ảnh cơ quan, tổ chức

Lễ tân là các nghi thức thể hiện vị thế, thái độ, tình cảm, sự tôn trọng của cơ quan, tổ chức với khách đến giao dịch và làm việc Khi đến một cơ quan, tổ chức, ấn tƣợng đầu tiên với khách chính là hình ảnh của cơ quan

đó Hình ảnh cơ quan, tổ chức đƣợc thể hiện qua: tên gọi, logo, biểu tƣợng

và khẩu hiệu; vị trí trụ sở, quy mô, cảnh quan, cách bố trí nơi làm việc của cán bộ và các công trình phụ khác Đây là các yếu tố đầu tiên, dễ nhìn thấy

và dễ nhớ nhất đối với bất cứ một ai khi tới cơ quan, tổ chức; nếu hình ảnh

cơ quan, tổ chức đƣợc quan tâm, thiết kế phù hợp sẽ để lại ấn tƣợng tốt đẹp với khách và ngƣợc lại

Ví dụ: cơ quan có vị trí thuận lợi về giao thông, có cảnh quan đẹp, nhiều cây xanh, có hệ thống biển chỉ dẫn rõ ràng sẽ giúp khách cảm thấy đƣợc tôn trọng và cảm thấy hài lòng, dễ chịu, thoải mái khi tới cơ quan làm việc Ngƣợc lại, nếu cơ quan không có chỉ dẫn cụ thể, khách đến bị lúng túng đi tìm địa chỉ, cảnh quan lộn xộn sẽ gây khó khăn và sự mất cảm tình từ phía khách

1.2.5 Quy định và thực hiện các nghi thức đón, tiếp khách

Cách thức đón, tiếp khách, đãi khách hay các nghi lễ, nghi thức đón, tiếp khách đóng vai trò quan trọng trong việc để lại ấn tƣợng tốt đẹp cho khách khi tới cơ quan, tổ chức làm việc Vì vậy các cơ quan, tổ chức cần

16

quy định và thực hiện các nghi lễ, nghi thức đón, tiếp hay đãi khách như: phân công đón khách, các nghi thức mời nước khách, các nghi thức khi tiếp

và đãi khách; các nghi thức tặng quà, chiêu đãi khách

1.2.6 Quy định và thực hiện các nghi thức hội họp, sự kiện

Hội họp, sự kiện là hoạt động diễn ra thường xuyên ở mọi cơ quan tổ chức Các sự kiện, hội họp luôn là nơi hội tụ nhiều thành phần tham gia, bao gồm các cán bộ, nhân viên của cơ quan và khách mời tới dự với những vai trò khác nhau Các cuộc họp hay sự kiện không chỉ là nơi để trao đổi thông tin, ra các quyết định quản lý hay chúc mừng, kỷ niệm một ngày lễ Đây còn là cơ hội để gặp mặt tiếp xúc, giao lưu giữa cán bộ, nhân viên với nhau và với khách, là cơ hội để cơ quan thể hiện tình cảm, quảng bá hình ảnh, tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách Chính vì vậy, các cơ quan cần

có quy định và thực hiện các nghi thức lễ tân khi tổ chức hội họp, sự kiện như: nghi thức đón khách, nghi thức giới thiệu đại biểu, nghi thức chào cờ, hát quốc ca, nghi thức điều hành hội nghị

1.2.7 Quy định và thực hiện các nghi thức lễ tân nội bộ

Nghi thức lễ tân nội bộ là cách thức thể hiện thái độ, tình cảm, sự đối

xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau trong nội bộ các cơ quan, tổ chức Trong thực tế, một số cơ quan, tổ chức chỉ quan tâm đến các nghi thức lễ tân với khách bên ngoài mà không chú ý đến nghi thức

lễ tân nội bộ Điều này dẫn đến tình trạng trong nội cơ quan không đoàn kết, không thống nhất, môi trường làm việc không thân thiện Nghi lễ nội

bộ thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố văn hóa, truyền thống dân tộc, cộng đồng xã hội Mỗi cơ quan, tổ chức đều có nghi lễ nội bộ khác nhau, tùy thuộc vào văn hóa tổ chức Ví dụ: các nghi thức xã giao như bắt tay, chào hỏi, chúc mừng sinh nhật, giao lưu văn nghệ, thể thao Nghi thức nội

bộ nếu được thực hiện tốt sẽ tạo không khí và môi trường làm việc thân

1.2.9 Kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm trong công tác lễ tân

Để công tác lễ tân đi vào nền nếp và có hiệu ứng tốt, các cơ quan cần thường xuyên tiến hành kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm Nhiệm vụ này thường được người đứng đầu giao cho Văn phòng hoặc Phòng Hành chính Căn cứ để kiểm tra là các quy chế, quy định về công tác lễ tân của nhà nước và quy định do cơ quan ban hành Sau khi có kết quả kiểm tra, cơ quan cần có sự đánh giá để chỉ ra những đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và chưa tốt Trên cơ sở đó, Văn phòng hoặc Phòng Hành chính cần tham mưu

để lãnh đạo cơ quan có biện pháp khen thưởng, xử lý kịp thời

Ví dụ: Một số cơ quan lắp camera để kiểm tra thái độ giao tiếp, ứng

xử của nhân viên lễ tân với khách, kết hợp với việc tiếp thu ý kiến phản ánh của khách hàng Nếu nhân viên lễ tân có thái độ, cử chỉ không phù hợp, sẽ

bị góp ý, phê bình; nếu làm khách không hài lòng có thể bị xử phạt tùy theo mức độ

18

1.3 Vai trò của công tác lễ tân

Bất kỳ một cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp hay tổ chức kinh tế

xã hội nào cũng đều diễn ra hoạt động giao tiếp, làm việc với khách Do đó,

tổ chức công tác lễ tân tốt sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách Đây chính là cơ sở quan trọng để tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ và nâng cao hiệu quả công tác Những lời nói, cử chỉ, hành động, tốt đẹp trong công tác đón, tiếp khách ban đầu sẽ làm vui lòng khách

Lễ tân tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng

là nhiệm vụ rất quan trọng, cần thiết không thể thiếu được trong hoạt động đối ngoại của cơ quan, tổ chức nào Công tác lễ tân tốt hay chưa tốt ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại của một cơ quan, tổ chức thậm chí là ảnh hưởng tới quan hệ giữa các quốc gia

Nếu thực hiện tốt các nhiệm vụ nói trên, công tác lễ tân sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cơ quan, tổ chức Theo các nhà khoa học nghiên cứu về quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại

học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh):“Giao tiếp thông qua tiếp khách,

giao dịch điện thoại và công việc lễ tân là những hoạt động rất quan trọng

và cần thiết đối với đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng”, các hoạt động

này ―góp phần quan trọng tạo dựng nên hình ảnh tốt đẹp, xây dựng uy tín

của cơ quan, doanh nghiệp đối với các đối tượng giao tiếp mà mỗi cán bộ công chức văn phòng thường được tiếp xúc trong công việc hàng ngày‖3

Tác giả Lưu Kiến Thanh (Năm 2009) cho rằng ―Sẽ không ai từ chối một nụ

cười rạng rỡ, sẽ không ai từ chối được sự ân cần niềm nở, và cũng không

ai từ chối được sự tận tâm, nồng ấm, một phong cách lễ tân chuyên nghiệp

mà công tác văn phòng đem lại cho khách hàng‖4

Nhóm tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương

Hiền (Đại học Kinh tế Quốc dân), cũng nhận định ―Đối với giám đốc của

3

Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, giáo trình ―Quản trị văn phòng‖, (tr169 xuất bản 2015)

4 ― Nghiệp vụ hành chính văn phòng, công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp lễ tân‖ tác giả Lưu Kiến Thanh (2009, nhà xuất bản thống kê Hà Nội )

19

một công ty kinh doanh, thời gian tiếp khách và bàn bạc công việc với khách chiếm 20% tổng thời gian làm việc, nên công tác lễ tân được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các công việc quan trọng khác‖5 Điều này chứng tỏ công tác lễ tân đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào Công tác lễ tân là yếu tố thúc đẩy sự phát triển trong việc xây dựng hình ảnh cho

cơ quan, tổ chức, để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách khi tới thăm và làm việc từ đó góp phần nâng cao uy tín, giúp cơ quan tạo dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với đối tác, khách hàng Lễ tân là các nghi thức giao tiếp, ứng xử với người khác, do đó lễ tân được thực hiện tốt sẽ phần nào xây dựng phong cách giao tiếp chuyên nghiệp của cá nhân cán bộ, công nhân viên nói riêng và văn hóa cơ quan nói chung Trong giao tiếp nội

bộ, lễ tân giúp cơ quan phát triển môi trường làm việc thân thiện, gắn bó, hạn chế những xích mích, mâu thuẫn khi mỗi cá nhân đều nhiệt tình, hòa đồng và cư xử đúng mực Mặc dù là vô hình nhưng những lợi ích mà lễ tân đem lại cho cơ quan tổ chức có giá trị rất lớn, góp phần quan trọng trong việc tạo dựng duy trì sự phát triển và tồn tại bền vững của cơ quan, tổ chức

Là trường đại học hàng đầu trong nghiên cứu và đào tạo về khoa học xã hội

và nhân văn, Trường ĐHKHXH&NV rất coi trọng công tác hành chính, quản trị văn phòng nói chung và công tác lễ tân nói riêng Quy mô đào tạo

mở rộng cũng đồng nghĩa với việc quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước ngày càng gia tăng Hàng năm, Nhà trường đón hàng ngàn lượt các nhà khoa học, học giả, nhà nghiên cứu, sinh viên quốc tế và trong nước đến học tập, nghiên cứu và trao đổi hợp tác Bên cạnh đó, là Trường có truyền thống lịch sử nên trong hoạt động, Nhà trường có rất nhiều sự kiện, lễ, hội… Do đó, lễ tân là một hoạt động quan trọng và cần thiết Xác định đúng vai trò của công tác lễ tân, Nhà trường sẽ có phương án cụ thể phù

5 Theo nhóm tác giả Nguyễn thành Độ; Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, (2012), giáo trình ―Quản trị văn phòng‖ (tr106) Nhà xuất bản Đại học kinh tế Quốc dân, Hà Nộ)

cá nhân quan tâm đều có thể xem xét và đánh giá hình ảnh của Nhà trường thông qua các hình ảnh, tin bài được đăng tải Công tác lễ tân nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần nâng cao hình ảnh, uy tín của Nhà trường Ngược lại, nếu công tác lễ tân được thực hiện không chỉn chu, không trang trọng

sẽ làm giảm hình ảnh của Trường trong mắt của xã hội

- Công tác lễ tân có tác động mạnh, ảnh hưởng lớn đến hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Đào tạo và nghiên cứu khoa học là 2 hoạt động chính và quan trọng nhất của các trường đại học nói chung và Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn nói riêng Trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, lễ tân là công tác được thực hiện thường xuyên, liên tục chẳng hạn như lễ tân trong việc ký kết văn bản hợp tác với đối tác nước ngoài, lễ tân trong tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học, lễ tân trong khai giảng, bế giảng, trao bằng, lễ tân trong công tác tư vấn tuyển sinh, hướng nghiệp… Do đó hoàn toàn có thể khẳng địnhh, nếu được thực hiện tốt, công tác lễ tân sẽ góp phần quan trọng vào sự thành công của hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

21

Tiểu kết chương 1

Trong chương này, luận văn làm rõ các khái niệm cơ bản liên quan đến lễ tân, lễ tân văn phòng và công tác lễ tân; đồng thời phân tích nội dung, nhiệm vụ và ý nghĩa, vai trò của công tác lễ tân; chức trách của bộ phận lễ tân trong các cơ quan, tổ chức

Về nội dung, công tác lễ tân bao gồm các nội dung cơ bản là tạo dựng

vị thế và hình ảnh của cơ quan; quy định và thực hiện các nghi thức giao tiếp của cán bộ, công chức; quy định và thực hiện các nghi thức đón, tiếp khách; quy định và thực hiện các nghi thức trong hội, họp, sự kiện; quy định và thực hiện các nghi thức nội bộ

Nhiệm vụ của công tác Lễ tân là phổ biến, ban hành các văn bản quy định về lễ tân (Quy chuẩn về lễ tân); tổ chức và phân công bộ phận tham mưu, giúp việc về lễ tân; tuyển dụng và bố trí các nhân viên lễ tân chuyên trách hoặc kiêm nhiệm; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lễ tân cho cán bộ, nhân viên; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nghiệp vụ lễ tân; đổi mới và cải tiến công tác lễ tân

Công tác lễ tân đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong bất

kỳ cơ quan nào Công tác lễ tân là hình ảnh cho cơ quan, tổ chức, thực hiện tốt công tác lễ tân sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách khi tới thăm

và làm việc, từ đó góp phần nâng cao uy tín, giúp cơ quan tạo dựng, duy trì

và phát triển các mối quan hệ với đối tác, khách hàng Trong giao tiếp nội

bộ, lễ tân giúp cơ quan phát triển môi trường làm việc thân thiện, gắn bó, hạn chế những xích mích, mâu thuẫn Công tác lễ tân đem lại giá trị rất lớn cho cơ quan tổ chức, góp phần quan trọng trong việc tạo dựng duy trì sự phát triển và tồn tại bền vững của cơ quan, tổ chức

Kết quả nghiên cứu trên đây là cơ sở lý luận để tác giả tiến hành khảo sát, đánh giá về tổ chức công tác lễ tân tại Trường ĐHKHXH&NV

22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 2.1 Giới thiệu về Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

2.1.1 Lịch sử hình thành, mục tiêu, sứ mệnh

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn có trụ sở chính đặt tại

số 336 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Là một trường đại học thành viên của Đại học Quốc gia Hà Nội, hiện nay, cụ thể năm

2018 Nhà trường đang đào khoảng 7.104.000 sinh viên chính quy các khoá; 1.256.000 học viên cao học; nghiên cứu sinh 548.000, (số liệu thực tế năm học 2108 của phòng đào tạo) Tổng số cán bộ của Nhà trường năm 2018 là

527 cán bộ trong đó Giáo sư 14; Phó giáo sư 95; tiến sĩ 145; thạc sĩ 195; cử

nhân 55; các cán bộ khác 25 (tham khảo Phòng Tổ chức cán bộ năm 2018))

Ngày 10 tháng 10 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 45/SL thành lập Ban Đại học Văn khoa - tiền thân của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tuy vậy, Nghị định của Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ký ngày 03 tháng 11 năm 1945 tiếp nối Sắc lệnh số 45/SL đã thay đổi tên là Trường Đại học Văn khoa

Ngày 5 tháng 6 năm 1956, Chính phủ Việt Nam ra Quyết định số 2183/TC thành lập Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trên cơ sở các trường tiền thân (Đại học Khoa học, Đại học Văn khoa, Đại học Khoa học cơ bản, Dự bị Đại học Liên khu IV), Ngày 10 tháng 12 năm 1993, Thủ tướng Võ Văn Kiệt ký Nghị định 97/CP về việc thành lập Đại học Quốc gia Hà Nội, trong đó Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là trường thành viên, được xây dựng trên cơ sở các đơn vị đào tạo/nghiên cứu về khoa học xã hội và nhân văn của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trước đây.Tháng 9 năm 1995, Trường Đại học Khoa

và bảo vệ Tổ quốc

Thành tích về đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường được thể hiện thông qua các danh hiệu: Huân chương Lao động hạng Nhất năm (1981), Huân chương Độc lập hạng Nhất (2001), danh hiệu Anh hùng Lao động thời kì đổi mới (2005), Huân chương Hồ Chí Minh (2010); 10 nhà giáo được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh và 16 nhà giáo được tặng Giải thưởng Nhà nước về khoa học, công nghệ; 25 nhà giáo được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân và 56 nhà giáo được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Ưu tú

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội có sứ mệnh đi đầu trong đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ cao; nghiên cứu sáng tạo và truyền bá tri thức về khoa học xã hội và nhân văn, phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc và hội nhập quốc tế

6 Căn cứ Quyết định số 2173/QĐ-XHNV ngày 14/9/2015 do Hiệu trưởng trường Đại học khoa học Xã hội

và Nhân văn ban hành Quy định phân cấp quản lý và quy trình hoạt động ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN

nghiệp xây dựng và phát triển đất nước

Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Giáo dục, Luật Giáo dục Đại học, Luật Khoa học và Công nghệ, Điều lệ Trường Đại học, Quy chế về Tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính, Quy định về tổ chức và hoạt động của các đơn vị thành viên và đơn vị trực thuộc ĐHQGHN ban hành kèm theo quyết định số 3568/QĐ-ĐHQGHN ngày 08/10/2014 của Giám đốc

25

ĐHQGHN và quy định này Trong trường hợp có nội dung không thống nhất giữa các văn bản thì thực hiện theo quy định tại quy chế số 26/2014/QĐ-TTG ngày 26/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ và Quy định này Quy định về Tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Quyết định số 510/QĐ-XHNV-TC ban hành ngày 05/3/2015 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn chịu sự quản lý trực tiếp của ĐHQGHN, là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, được quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật và của ĐHQGHN về quy hoạch, kế hoạch phát triển, tổ chức các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức và nhân sự, có trách nhệm phối hợp hoạt động theo kế hoạch chung

của ĐHQGHN (Trích dẫn Quy định tổ chức và hoạt động trong Trường

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, ban hành kèm theo quyết định số 510/QĐ-XHNV, ngày 05/03/2015 của Hiệu trưởng trường ĐHKHXHNV năm 2015)

2.2 Các bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức, thực hiện công tác lễ tân

Công tác Lễ tân hiện nay được Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn giao cho Phòng Hành chính - Tổng hợp trực tiếp quản lý và thực hiện Trong chức năng, nhiệm vụ của Phòng được quy định tại Quyết định số 738/QĐ - XHNV - TC ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Phòng Hành

chính - Tổng hợp được xác định là“Đầu mối tổ chức công tác lễ tân,

khánh tiết (trong nước); phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo”, như tổ chức Hội nghị cán bộ chủ chốt Trường; giao ban Khối hiệu

bộ; giao ban toàn Trường

- Lễ kỉ niệm thành lập trường

- Lễ kỉ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam

- Hội nghị công chức viên chức Trường (phối hợp với Ban chấp hành Công đoàn)

- Họp mặt Nhà giáo, các nhà khoa học Trường

Tuy nhiên, khi tổ chức các ngày lễ, hội nghị, sự kiện lớn, Phòng Hành chính - Tổng hợp vẫn là đơn vị chịu trách nhiệm chính về công tác lễ tân, phối hợp với phòng/ban chủ trì tổ chức, phân công phối hợp để tổ chức hoàn thành

* Về đón tiếp khách nước ngoài (lễ tân đối ngoại)

Tại Điều 109, Quyết định 2173/QĐ-XHNV ngày 14 tháng 9 năm

2015 Quy định phân cấp quản lý và quy trình hoạt động ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (viết tắt là Quyết định 2173), công tác lễ tân

về đối ngoại phân công cho Phòng đối ngoại và Hợp tác đào tạo quốc tế,cụ thể như sau:

- Là đầu mối tiếp nhận các đề xuất tiếp khách quốc tế tại trường, trình Hiệu trưởng quyết định Chủ trì phối hợp các đơn vị tổ chức tiếp khách quốc tế sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt

27

- Lập kế hoạch đón tiếp, đưa đón khách quốc tế vào làm việc, làm dự trù kinh phí tiếp khách, chuẩn bị quà tặng, đặt tiệc chiêu đãi khách quốc tế theo phê duyệt của Hiệu trưởng

- Chịu trách nhiệm soạn thảo tài liệu (sách, tờ rơi, video - clip,… giới thiệu Trường), thiết kế logo, quà tặng để quảng bá uy tín và hình ảnh của Nhà trường ở trong và ngoài nước

*Về tạo dựng hình ảnh và thiết kế bộ nhận diện thương hiệu

Một trong các nhiệm vụ quan trọng của công tác lễ tân, đó là xây dựng thương hiệu, hình ảnh cơ quan Trung tâm Nghiệp vụ báo chí và Truyền thông có nhiệm vụ là đầu mối tham mưu và giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác quản trị thương hiệu, là đầu mối thực hiện các kế hoạch, chiến lược quản trị thương hiệu thường xuyên và đột xuất

Như vậy, trên thực tế, trách nhiệm chính trong tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường đã được giao cho Phòng Hành chính - Tổng hợp Một số công việc cụ thể về lễ tân được giao cho các Phòng/trung tâm/đơn vị khác Tuy nhiên, Quyết định 2173 mới chỉ phân công nhiệm vụ cho Phòng Hành chính - Tổng hợp, nhưng chưa quy định cụ thể việc thực hiện nhiệm vụ về công tác lễ tân Ngoài một dòng ghi trong Quyết định trên, cho đến nay, chưa có văn bản nào quy định cụ thể hơn về vấn đề này

2.3 Các quy định hiện hành của Trường về công tác lễ tân

Hiện nay ở hầu hết các trường đại học trực thuộc Đại học Quốc gia

Hà Nội mà tác giả đã khảo sát mới chỉ có hai trường đại học là Trường Đại học Công nghệ và Trường Đại học Kinh tế có những quy định về công tác

lễ tân, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội mới có quy trình dự thảo về các quy định cụ thể về công tác lễ tân và tổ chức thực hiện tại ĐHQGHN năm

2014 chưa ban hành Còn lại các trường trực thuộc như Trường

và chức năng của công tác văn phòng

Trong văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của Phòng hành chính

- Tổng hợp (Quyết định số 738/QĐ - XHNV - TC ngày 12 tháng 4 năm

2012 của Hiệu trưởng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) có

quy định: “Tổ chức công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối

hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.”(Phụ lục II)

Trong Quy định về phân cấp quản lý và Quy trình hoạt động ở Trường ĐHKHXH&NV (Ban hành kèm theo Quyết định 2173/QĐ - XHNV ngày 14/9/2015 của Hiệu trưởng trường ĐHKHXH&NV), có các Điều khoản sau đây liên quan công tác lễ tân,

a Chương III Công tác Hành chính - Tổng hợp

Điều 16 Tổ chức sự kiện - hội nghị

1 Hội nghị/sự kiện cấp trường liên quan đến lĩnh vực quản lý của phòng nào thì phòng đó chịu trách nhiệm chính và là đầu mối cho công tác chuẩn bị (nội dung; nhân lực; đề xuất kinh phí; soạn thảo và gửi giấy mời; tiếp tân; tài liệu phục vụ hội nghị; văn phòng phẩm; đăng lý sử dụng hội trường; sử dụng xe; xây dựng kịch bản; chuẩn bị diễn văn; soạn thảo kết luận của lãnh đạo Nhà trường tại Hội nghị ) Lãnh đạo Phòng xây dựng kế hoạch trình Ban Giám hiệu duyệt và chủ động phối hợp với các đơn vị, bộ phận có liên quan được phân công để triển khai thực hiện

29

Đối với các hội nghị/sự kiện cần nhiều đơn vị phối hợp tổ chức, Nhà trường phân công đầu mối phụ trách như sau:

- Phòng Chính trị và Công tác sinh viên chủ trì tổ chức: Lễ khai giảng,

Lễ bế giảng và trao bằng tốt nghiệp

- Phòng Tổ chức Cán bộ chủ trì tổ chức: Lễ kỉ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam, Lễ kỉ niệm thành lập Trường, Hội nghị công chức viên chức, Họp mặt các Nhà giáo, các nhà khoa học của Trường

- Phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì tổ chức: Hội nghị giao ban Trường, Hội nghị giao ban Khối hiệu bộ, Hội nghị cán bộ chủ chốt Khối hiệu bộ,Hội nghị cán bộ chủ chốt của Trường

2 Phòng Hành chính - Tổng hợp phối hợp với các phòng chức năng liên quan chuẩn bị hội trường và chịu trách nhiệm bảo vệ, đảm bảo điện, nước cho các buổi lễ, hội nghị tổ chức tại trường

b Chương XII Công tác đối ngoại và hợp tác quốc tế

Điều 109: Công tác lễ tân và đối ngoại

Trách nhiệm của Phòng Đối ngoại và Hợp tác Đào tạo Quốc tế:

- Là đầu mối tiếp nhận và đề xuất tiếp khách quốc tế tại trường trình Hiệu trưởng quyết định Chủ trì phối hợp với các đơn vị tổ chức tiếp khách quốc tế sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt

- Lập kế hoạch đón tiếp, đưa đón khách quốc tế vào làm việc, làm dự trù kinh phí tiếp khách, chuẩn bị quà tặng, đặt tiệc chiêu đãi khách quốc tế theo phê duyệt của Hiệu trưởng

- Phối hợp với Phòng Quản lý nghiên cứu Khoa học và các đơn vị liên quan lập hồ sơ báo cáo hoặc đề nghị Đại học Quốc gia Hà Nội xin phép Chính phủ tổ chức Hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế (nếu cần)

30

- Chịu trách nhệm soạn thảo tài liêu, thiết kế logo, quà tặng để quảng bá uy tín và hình ảnh Nhà trường ở trong và ngoài nước

c Chương XVII Công tác truyền thông và quản trị thương hiệu

Điều 131: Công tác truyền thông

1 Công tác truyền thông là hoạt động giới thiệu, truyền bá thông tin

về tất cả các mặt hoạt động của trường đến với toàn thể cán bộ, giảng viên, viên chức và sinh viên (truyền thông nội bộ), đồng thời giới thiệu, truyền bá thông tin của Trường đến với đối tác bên ngoài và công chúng rộng rãi (truyền thông đối ngoại) thông qua webside của trường (tiếng Việt và tiếng Anh), fanpage và các trang thông tin chuyên đề khác Các sản phẩm truyền thông chính bao gồm: tin tức, hình ảnh, video, phim giới thiệu về trường/khoa, ngành/chuyên ngành đào tạo

2 Công tác truyền thông về trường chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám hiệu Nhà trường

3 Trung tâm Nghiệp vụ báo chí và Truyền thông là đầu mối tổ chức thực hiện công tác truyền thông về Trường Trung tâm Nghiệp vụ báo chí và Truyền thông có nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác truyền thông của trường

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu về các chương trình, chiến dịch truyền thông thường xuyên và đột xuất

- Tổ chức thực hiện sản xuất tin, bài bằng các phương tiện truyền thông

mà Trường đang sở hữu

- Tổ chức thu thập và lưu trữ các tư liệu ảnh, video, ghi âm, về Trường

31

 Các văn bản khác liên quan đến công tác lễ tân

Số

TT

1 Truyền thông, tạo

vị thế của trường trong giai đoạn mới Công văn mục đích để thông báo, đề nghị toàn thể các cán

bộ, công chức, viên chức biết và đề xuất phương án sáng tác, thiết kế cho Nhà trường lựa chọn

2 Thẻ cán bộ Quyết định 838/QĐ - XHNV - TC ngày

03/5/2012 của Hiệu trưởng về việc quản lý, sử dụng thẻ cán bộ, ban hành kèm theo Quy định

về việc quản lý sử dụng thẻ cán bộ đối với cán

bộ, viên chức trong trường (Phụ lục V) Quy

định thể hiện rõ đối tượng được cấp và sử dụng, các quy định chung, chế độ đeo thẻ, trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý thẻ, trách nhiệm của các cán bộ, viên chức trong việc quảm lý và sử dụng thẻ, xử lý các vi phạm Quy định này được thực hiện thể hiện tác phong làm việc nghiêm túc, thể hiện sự quản lý khoa