SKKN ứng dụng công cụ conditional formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNHTRƯỜNG THCS YÊN LẠC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ TRỢ XẾP THỜI KHÓA B

Trang 1

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH

TRƯỜNG THCS YÊN LẠC

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CONDITIONAL FORMATTING KẾT HỢP VỚI MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN ĐỂ THIẾT LẬP FILE HỖ

TRỢ XẾP THỜI KHÓA BIỂU TRÊN EXCEL 2010

Người thực hiện: Nguyễn Minh Giang Chức vụ: Phó hiệu trưởng

Đơn vị công tác: Trường THCS Yên Lạc SKKN thuộc lĩnh vực: Tin học

YÊN ĐỊNH, NĂM 2017

Trang 2

MỤC LỤC

1.Mở đầu 1

1.1.Lí do chọn đề tài 1

1.2.Mục đích nghiên cứu 1

1.3.Đối tượng nghiên cứu 2

1.4.Phương pháp nghiên cứu 2

2.Nội dung 2

2.1.Cơ sở lí luận 2

2.2.Thực trạng vấn đề 2

2.2.1 Giới thiêụ khái quát về đơn vi 2

2.2.2 Giải pháá́p, biện pháá́p trướá́c khi nghiên cứu 2

2.2.3 Những thuận lợi và khó khăn 3

2.3.Các giải pháp thực hiện 3

2.4.Kết quả đạt được: 5

3.Kết luận, kiến nghiị 7

3.1.Kết luận 7

3.2.Kiến nghiị 7

Trang 3

1.Mở đầu

1.1.Lí do chọn đề tài

Cùng vớá́i sự pháá́t triển vềề̀ kinh tế xã hội, khoa học công nghệ ngày càng pháá́t triển và pháá́t triển nhanh chóng Công nghệ thông tin được ứng dụng đến mọi người, mọi nhà trên nhiềề̀u lĩnh vực

Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xếp thời khóa biểu ở cáá́c nhà trường hiện nay đã được thực hiện kháá́ phổ biến và ở nhiềề̀u cấp độ, cáá́ch thức kháá́c nhau Từ việc ứng dụng Microsoft excel thiết lập cáá́c file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công hoặc tự động đến việc dùng cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu như: Phầm mềề̀m xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáá́o Minh giớá́i thiệu; mềề̀m hỗ trợ xếp thời khóa biểu cáá́c nhà trường phổ thông TKB 10.0 của Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường; phần mềề̀m MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do Bộ GD&ĐT pháá́t hành, phần mềề̀m Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online

Cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu có rất nhiềề̀u ưu điêm như: hầu như tự động, con người ít phải phải can thiệp, ít phải tư duy để tìm ra cáá́c phương áá́n xếp thời khóa biểu

Tuy nhiên cáá́c phần mềề̀m xếp thời khóa biểu không phải là không có những nhược điểm như:

Mỗi người dùng có những yêu cầu kháá́c nhau, cáá́c phầm mềề̀m (hoặc file excel) trên dù rất tốt cũng khó có thể đáá́p ứng được hết cáá́c yêu cầu ngày càng cao ở cáá́c nhà trường

Việc nạp dữ liệu, nạp điềề̀u kiện theo yêu cầu của cáá́c phầm mềề̀m trên lại rất vất vả, đôi khi làm nản lòng người sử dụng

Người dùng phải tuân thủ cáá́c thiết kế có sẵn của phần mềề̀m, phần tùy biển để phù hợp vớá́i người dùng ngần như là không có

Đôi khi, để sử dụng hết cáá́c tính năng ưu việt của cáá́c phần mềề̀m đó, người dùng phải trả tiềề̀n mua bản quyềề̀n

Ngoài ra, cũng có thể

Vì những lý do trên, kèm vớá́i lý do do thói quen và trình độ công nghệ thông tin, mà hiện nay, hầu hết cáá́c trường trong huyện Yên Điịnh vẫn xếp thời khóa biểu thủ công (không sử dụng phầm mềề̀m xếp tự động)

Từ những lý do trên, bản thân tôi đã nghiên cứu “Ứng dụng công cụ

Conditional Formatting kết hợp với một số hàm cơ bản để thiết lập file hỗ trợ xếp thời khóa biểu trên excel 2010” nhằm đáá́p ứng yêu

cầu xếp thời khóa biểu thủ công của đơn viị một cáá́ch thuận lợi, điềề̀u chỉnh thời khóa biểu một cáá́ch nhanh chóng khi cần thiết

1.2.Mục đích nghiên cứu

- Tạo được file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công đáá́p ứng được cáá́c

1

Trang 4

yêu cầu cơ bản của trường THCS Yên Lạc (và một số trường kháá́c có cùng điềề̀u kiện)

- Tự học, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ công nghệ thông tin của người cáá́n bộ quả lý

1.3.Đối tượng nghiên cứu

Cáá́c tính năng Conditional Formatting kết hợp vớá́i một số hàm cơ bản của Microsoft excel 2010 ứng dụng vào bài toáá́n xếp thời khóa biểu thủ công

1.4.Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện thành công sáá́ng kiến này, tôi đã sử dụng kết hợp nhiềề̀u phương pháá́p kháá́c nhau như:

- Tham khảo ý kiến đồng nghiệp

- Tham khảo sản phẩm kháá́c cùng loại trên internet

- Phương pháá́p thực nghiệm khoa học

- Phương pháá́p phân tích, tổng kết kinh nghiệm

2.Nội dung

2.1.Cơ sở lí luận

Trong thời đại hiện nay, mọi mặt trong cuộc sống đềề̀u có sự góp mặt của công nghệ thông tin

Trong cáá́c văn bản của cáá́c cấp quản lý giáá́o dục cũng đã chú trọng chỉ đạo việc tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin trong công táá́c giảng dạy và quản lý

2.2.Thực trạng vấn đề

2.2.1 Giơi thiêụ khai quat vê đơn vi

Trường THCS Yên Lạc có 249 học sinh được chia thành 8 lớá́p Tổng số cáá́n bộ giáá́o viên trong trường là 18 người Có 14 giáá́o viên trực tiếp đứng lớá́p, trong đó có 10 giáá́o viên nữ; có 4 người nuôi con nhỏ; có 4 giáá́o viên đi dạy liên trường nơi kháá́c và có 4 giáá́o viên trường kháá́c đến dạy liên trường tại trường THCS Yên Lạc

Yên Lạc là một xã nghèo nên việc đầu tư cơ sở vật chất cho cáá́c nhà trường nói chung còn rất hạn chế Toàn trường hiện nay chỉ có 3 máá́y tính phục vụ cho công táá́c quản lý, 01máá́y tính phụ vụ việc ứng dung CNTT cho công táá́c giảng dạy Chưa có phòng máá́y để dạy môn Tin học cho học sinh

2.2.2 Giải pháp đã áp dụng trước khi nghiên cứu

Trướá́c khi nghiên cứu tạo file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu, việc xếp thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc đã được thực hiện xếp thủ công trên excel, nhưng như một bảng biểu thông thường

Khi đó, hiệu quả của việc xếp thời khóa biểu không cao do gặp phải những vấn đềề̀ sau:

+ Việc thay đổi viị trí môn học hết sức vất vả do cứ phải xóa đi, nhập lại

Trang 5

Việc làm đó rất dễ gây sai lệch do quáá́ trình thao táá́c nhiềề̀u gây mỏi mệt tinh thần, mất tập trung

+ Rất khó theo dõi tổng số tiết, số tiết 5 của mỗi người, cáá́c tiết trùng, số ngày nghỉ của giáá́o viên trong tuần

2.2.3 Những thuận lợi và khó khăn của đơn vị khi xếp thời khóa biểu

a) Thuận lợi

Việc có ít lớá́p, ít học sinh tuy có khó khăn trong nhiềề̀u hoạt động của nhà trường như cáá́c hoạt động tập thể, lao động nhưng lại tương đối thuận lợi cho việc xếp thời khóa biểu

b) Khó khăn

- Việc ít giáá́o viên dẫn đến một giáá́o viên phải dạy nhiềề̀u tiết Số tiết của một giáá́o viên dày đặc trong thời khóa biểu khiến cho việc điềề̀u chỉnh tiết trùng,

bố trí ngày nghỉ cho giáá́o viên bộ môn, giáá́o viên chủ nhiệm kháá́ vất vả

- Nhiềề̀u giáá́o viên dạy liên trường (4 liên trường đến và 4 liên trường đi) nên vướá́ng cáá́c liịch cố điịnh của trường kháá́c, không thể điềề̀u chỉnh linh hoạt theo tình huống cụ thể trong quáá́ trình xếp thời khóa biểu

- Việc xếp thời khóa biểu thủ công gặp nhiềề̀u khó khăn (như đã trình bày

ở trên)

2.3 Các giải pháp thực hiện

2.3.1 Các giải pháp chung

Ứng dụng công cụ Condittional Formatting kết hợp một số hàm cơ bản trong excel 2010 để tạo ra file excel hỗ trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công, khắc phục được cáá́c khó khăn nêu trên

Áp dụng thực tế vào việc xếp thời khóa biểu ở trường THCS Yên Lạc và một số trường kháá́c như THCS Yên Thiịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên, từ đó rút kinh nghiệm, điềề̀u chỉnh, hoàn thiện dần sản phẩm

2.3.2 Các giải pháp cụ thể

(xin xem và kiểm nghiệm cụ thể, trực quan trên file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm)

a) Tô mầu tự động tùy ý các ô có cùng tên giáo viên để tiện theo dõi

Cáá́c ô có cùng tên giáá́o viên được tô màu theo 3 cáá́ch sau:

Cách 1:

Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có cùng tên giáá́o viên vớá́i ô có tên giáá́o viên được đáá́nh dấu bằng chấm tròn trướá́c tên giáá́o viên (tên giáá́o viên được thể hiện tại điịa chỉ B4:B33 của sheet TKB) thì ô đó được tô màu (theo một mầu được điịnh sẵn)

Cáá́ch này chỉ cho tô mầu 1 giáá́o viên cùng lúc Khi chọn giáá́o viên kháá́c, giáá́o viên trướá́c đó được tự động bỏ tô mầu Nếu muốn bỏ tô mầu cho tất cả giáá́o

3

Trang 6

viên, theo cáá́ch này, thì chọn chấm tròn trên cùng, không tương ứng vớá́i tên giáá́o viên nào

Trong hình, ô có tên giáo viên Huỳnh đang được tô mầu do được đánh dấu vào chấm tròn sau tên giáo viên

Cách 2:

Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có cùng tên giáá́o viên vớá́i ô có tên giáá́o viên được đáá́nh dấu bằng dấu tích vào ô vuông trướá́c tên giáá́o viên, thì ô đó được

tô mầu

Cáá́ch này cho phép tô mầu nhiềề̀u giáá́o viên cùng lúc, vớá́i cáá́c mầu kháá́c nhau Nếu muốn bỏ tô mầu cho giáá́o viên nào, theo cáá́ch này, thì bỏ dấu tích trong ô vuông trướá́c tên giáá́o viên đó

Cách 3:

Dùng VBA để gáá́n giáá́ triị của ô hiện thời vớá́i một ô cố điịnh (ví dụ A1) Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c ô trong thời khóa biểu, nếu ô nào có tên giáá́o viên trùng vớá́i tên giáá́o viên ở ô A1, thì ô đó được tô mầu Cáá́ch này giúp xem xét nhanh cáá́c ô trong thời khóa biểu có cùng giáá́o viên vớá́i ô hiện thời

Cáá́ch này cũng chỉ tô mầu được 01 giáá́o viên cùng lúc

Tổng hợp cả 3 cáá́ch trên thì cùng một lúc có thể tô mầu kháá́c nhau cho 1 giáá́o viên, cho vài giáá́o viên cho đến tất cả giáá́o viên Tuy nhiên không nên tô mầu quáá́ nhiềề̀u giáá́o viên cùng lúc (như thế rất dễ hoa mắt)

Trang 7

b) Báo những tiết trùng tên giáo viên

Trong công cụ Condittional Formatting, lập công thức kiểm tra điềề̀u kiện cáá́c ô trong thời khóa biểu, nếu trên cùng một dòng mà có từ 2 ô trở lên có cùng tên giáá́o viên thì đáá́nh dấu bằng gạch ngang giữa chữ trong cáá́c ô đó

c) Theo dõi số ngày nghỉ của giáo viên

Kết hợp cáá́c hàm trong excel để đếm số ngày nghỉ của giáá́o viên trong thời khóa biểu, đồng thời so sáá́nh vớá́i số ngày nghỉ điịnh mức cho phép của mỗi giáá́o viên (thể hiện tại điịa chỉ F4:F33 của sheet TKB)

d) Đếm số tiến 5 của giáo viên

Trong khi xếp thời khóa biểu cần công bằng trong việc bố trí tiết 5 của cáá́c giáá́o viên, tráá́nh việc so sáá́nh, mất đoàn kết trong nhà trường

Trong sản phẩm này đã sử dụng kết hợp nhiềề̀u hàm trong excel để đếm số tiết 5 của mỗi giáá́o viên (kết quả hiển thiị tại G4: G33 của sheet TKB)

Ngoài ra, cáá́c ô chứa tiết 5 tương ứng của mỗi giáá́o viên còn được tô mầu

tự động để cảnh báá́o cho người dùng (tương tự cáá́ch tô mầu tên giáá́o viên nêu trên): có 0- 1 tiết 5 thì ô được để nguyên mầu trắng, 2 tiết 5 thì ô được tô mầu xanh, 3 tiết 5 thì ô được tô mầu cam, 4-5 tiết 5 thì ô được tô mầu đỏ

e) Sở đồ hóa phân bố tiết của mỗi giáo viên

Sơ đồ phân bổ tiết dạy của mỗi giáá́o viên được thể hiện ở phần trên cùng

của thời khóa biểu (như hình minh họa).

Muốn xem sơ đồ phân bổ số tiết của giáá́o viên nào thì chọn tên giáá́o viên

đó bằng cáá́ch đáá́nh dấu vào chấm tròn tương ứng sau tên giáá́o viên

f) Tạo công cụ đổi dữ liệu hai ô cho nhau

Trong quáá́ trình xếp thời khóa biểu thủ công, đổi chỗ hai hay nhiềề̀u ô cho nhau là việc thường xuyên phải làm Việc copy dáá́n rồi nhập lại dữ liệu rất lâu, gây nhàm cháá́n, rễ sai sót

Để thuận tiện hơn, trong file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu này đã tạo công cụ hoáá́n đổi dữ liệu hai ô cho nhau (sử dụng VBA)

Nếu muốn đổi chỗ dữ liệu 2 ô nào, chỉ cần lần lượt click chuột phải vào 2

ô tương ứng (tương tự chơi Pikachu bằng chuột phải)

Ngoài ra, trong file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu thủ công này còn có một số tính năng kháá́c nữa được thể hiện trực tiếp trong file excel gửi kèm

2.4.Hiệu quả

Sau quáá́ trình nghiên cứu, chỉnh sửa, thực nghiệm, đến nay file excel hỗ

trợ việc xếp thời khóa biểu thủ công đã cơ bản được hoàn thiện (có file excel hỗ trợ xếp thời khóa biểu đính kèm) Sản phẩm có những ưu điểm chính như sau:

- Sản phẩm đã cơ bản đáá́p ứng được yêu cầu riêng của trường THCS Yên

5

Trang 8

Lạc và cũng được một số trường kháá́c ứng dụng như: THCS Yên Thiịnh, THCS Yên Hùng, THCS Lê Đình Kiên

- Sản phẩm đã giúp cho việc xếp thời khóa biểu thủ công (theo thói quen khó bỏ của hầu hết cáá́c trường trên điịa bàn huyện Yên Điịnh) một cáá́ch nhanh chóng hơn, đỡ vất vả hơn Việc điềề̀u chỉnh tiết dạy cũng rất dễ dàng, trực quan, sinh động

- Thời gian xếp thời khóa biểu, điềề̀u chỉnh thời khóa biểu thủ công thông thường phải mất cả buổi Khi sử dụng sản phẩm này, thời gian xếp, điềề̀u chỉnh

có thể được rút ngắn lại đáá́ng kể, chỉ mất khoảng vài giây cho những điềề̀u chỉnh nhỏ; mất khoảng 40, 50 phút cho những thay đổi lớá́n, phức tạp

- Sản phẩm được thiết kế theo nhu cầu cáá́ nhân, phù hợp vớá́i yêu cầu của trường THCS Yên Lạc Khả năng tùy biến của sản phẩm cao, có thể áá́p dụng được cho cáá́c trường kháá́c có cùng điềề̀u kiện

- Giao diện trực quan, thao táá́c trực tiếp trên thời khóa biểu một cáá́ch nhanh chóng, hiệu quả nhất

- Theo dõi được cáá́c tiết trùng nhau của giáá́o viên

- Theo dõi được số ngày nghỉ của giáá́o viên

- Theo dõi được số tiết 5 của giáá́o viên

- Tùy chỉnh đổi giờ nhanh chóng trong trường hợp giáá́o viên nghỉ đột xuất hoặc cáá́c trường hợp cần thiết kháá́c

- Thống kê được số tiết dạy của từng giáá́o viên trong thời khóa biểu

- Tô mầu/bỏ tô mầu tự động cáá́c ô có cùng giáá́o viên khi cần, để người xếp dễ theo dõi

- Có thể theo dõi/bỏ theo dõi nhiềề̀u giáá́o viên cùng lúc (bằng cáá́ch tô mầu

tự động)

- Dễ dàng thay đổi viị trí cáá́c môn học bằng cáá́ch đảo viị trí hai ô bất kỳ (sử dụng VBA)

- Theo dõi so sáá́nh được số tiết của từng lớá́p, từng giáá́o viên, từng môn học, đối chiếu vớá́i số liệu chuẩn

- Xuất được bản in thời khóa biểu chung toàn trường, thời khóa biểu riêng cho từng lớá́p, thời khóa biểu riêng cho từng giáá́o viên

- Có thể chia sẻ, áá́p dụng cho một số trường trong khu vực có cùng điềề̀u kiện

Tuy nhiên, vềề̀ cơ bản, việc xếp thời khóa biểu khi sử dụng file excel này vẫn là xếp thủ công, vẫn phụ thuộc vào tư duy của con người trong việc giải quyết bài toáá́n xếp thời khóa biểu Việc sử dụng cũng cần tuân thủ theo một số hướá́ng dẫn, tráá́nh việc thao táá́c sai, làm hỏng file excel

Trang 9

3.Kết luận, kiến nghị

3.1.Kết luận

Việc nghiên cứu, ứng dụng excel 2010 vào xếp thời khóa biểu như trên đã cho ra những bài học sau:

Việc làm trên đã kích thích sự say mê học hỏi, tìm tòi sáá́ng tạo của người cáá́n bộ quản lý nhà trường; nâng cao trình độ tin học nói riêng và trình độ chuyên môn, năng lực quản lý nói chung

Giúp cho người cáá́n bộ quản lý hiểu cặn kẽ hơn nhiềề̀u vấn đềề̀ như: đội ngũ giáá́o viên, chuyên môn, quy điịnh của cấp trên vềề̀ cáá́c môn học, đối tượng học sinh trong trường Vì có như thế mớá́i có thể xếp thời khóa biểu một cáá́ch nhanh chóng, phù hợp nhất vớá́i đơn viị

Việc tạo file excel nói trên giúp người cáá́n bộ quản lý trong nhà trường pháá́t huy được năng lực cáá́ nhân, có cơ hội được giúp đỡ giáá́o viên trong việc xếp thời khóa biểu hợp lý; giúp cáá́n bộ quản lý ở trường kháá́c có cùng nhu cầu, điềề̀u kiện xếp thời khóa biểu, từ đó tạo sự thân thiện hơn vớá́i đồng nghiệp trong

và ngoài nhà trường

3.2.Kiến nghị

Đềề̀ nghiị cáá́c cấp quản lý giáá́o dục tạo ra cáá́c điềề̀u kiện, cáá́c sân chơi phù hợp để cáá́c giáá́o viên, cáá́n bộ quản lý có điềề̀u kiện trau dồi, pháá́t huy cáá́c năng lực cáá́ nhân

Trên đây là sáá́ng kiến ứng dụng tính năng Conditional Formatting kết hợp vớá́i một số hàm cơ bản để xếp thời khóa biểu bằng excel 2010 Sáá́ng kiến đã được khởi tạo và ứng dụng từ năm học 2014-2015 đến nay Tuy nhiên, sản phẩm vẫn không thể tráá́nh được những hạn chế Tôi rất mong nhận được sự đóng góp

ý kiến của đồng nghiệp và của Ban giáá́m khảo để cho sản phẩm của tôi ngày càng được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình

viết, không sao chép nội dung của người kháá́c

Người viết

Nguyễn Minh Giang

7

Trang 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Phầm mềề̀m xếp thời khóa biểu Thần An của thầy giáá́o Minh;

- Phần mềề̀m hỗ trợ xếp thời khóa biểu cáá́c nhà trường phổ thông TKB 10.0

của Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường;

- Phần mềề̀m MoEt TKB Trunghoc - Sắp xếp thời khóa biểu cấp 2 và 3 do

Bộ GD&ĐT pháá́t hành;

- Phần mềề̀m Vietschool tkb xếp thời khóa biểu online

(các tài liệu trên đều được sưu tầm qua Internet, tham khảo để biết chứ không lấy ý tưởng, không lấy cách làm, không trích, chép phần nào trong các tài liệu

đã nêu).

KẾT QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐƯỢC CẤP TRÊN XẾP LOẠI

loại

1 2003-2004 Sử dụng hiệu quả bộ thí nghiệm A cấp tỉnh

điện lớá́p 7

2 2013-2014 Một số kinh nghiệm xây dựng phong C cấp tỉnh

trào sử dụng dồ dùng dạy học đạt hiệu quả cao ở trường THCS Yên Lạc

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	331 KB