TÀI LIỆU TẬP HUẤN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ “TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ NGÀNH GD&ĐT THỪA THIÊN HUẾ”

Ví dụ: module Tin tức, module Kế hoạch, module Thời khóa biểu,… o Danh mục động: là các danh mục do người dùng tạo ra tùy thuộc vào yêu cầu chung hoặc riêng biệt của đơn vị mình, vì th

UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

TÀI LIỆU TẬP HUẤN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

(Phần dành cho các Trường THPT, THCS, các Trung tâm GDTX, HNDN)

CÔNG TY TNHH HỒNG VIỆT

PHÒNG DỰ ÁN PHẦN MỀM

Huế, tháng 09 năm 2012

MỤC LỤC

PHẦN 1 – BẮT ĐẦU VỚI HỆ THỐNG

PHẦN 2 – CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DANH MỤC

PHẦN 3 – CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÁC MODULES THÔNG TIN

I MODULE ĐỘNG

II MODULE THÔNG TIN ĐƠN VỊ

III MODULE TIN TỨC

IV MODULE LỊCH CÔNG TÁC

V LỊCH BÁO GIẢNG

VI MODULE THỜI KHÓA BIỂU

VII MODULE KẾ HOẠCH

VIII MODULE GÓC TƯƠNG TÁC

IX MODULE TÀI NGUYÊN

X MODULE ẢNH & VIDEO

XI TIN BÀI CHỜ DUYỆT

PHẦN 4 – CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG & GIAO DIỆN

I QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

II QUẢN TRỊ GIAO DIỆN

PHẦN 5 – CHỨC NĂNG THÔNG BÁO & GIAO VIỆC

PHẦN 6 – CHỨC NĂNG KHÁC

- Các công cụ hỗ trợ quản lý ngành dành riêng cho sở, phòng giáo dục

- Công cụ hỗ trợ thông báo, giao việc từ sở, phòng giáo dục cho các đơn vị cấp cơ sở Trong phạm vi tài liệu này, chúng tôi sẽ giới thiệu và hướng dẫn chi tiết chức năng các công cụ để các đơn vị quản lý thông tin trên trang web của đơn vị mình

Nhập tên đăng nhập và mật khẩu đƣợc khởi tạo ban đầu

Tên đăng nhập: admin

Mật khẩu: tl50ndc

Đây là tài khoản có quyền cao nhất trong hệ thống, với đầy đủ chức năng để quản trị hệ thống thông tin của đơn vị

Lưu ý:

- Hệ thống này được thực thi tốt nhất trên trình duyệt web Mozzila FireFox

- Nếu đơn vị chưa biết địa chỉ trang web của đơn vị mình thì có thể liên hệ với giảng viên

để được cung cấp

III TRANG CHỦ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ

Sau khi đăng nhập thành công, trang chủ hệ thống sẽ xuất hiện nhƣ sau:

Khu vực : Nhóm chức năng thông báo, tài khoản của đơn vị, thoát khỏi hệ thống

Khu vực : Nhóm chức năng con ứng với từng mục đƣợc chọn trên menu chính

Khu vực : Hiển thị thông tin chi tiết

Đối với trang chủ hệ thống, các thông tin sau sẽ đƣợc hiển thị trên khu vực hiển thị thông tin chính của hệ thống (khu vực (5)):

- Thông tin đang chờ duyệt

- Các văn bản chỉ đạo điều hành từ Sở gửi đến (bao gồm cả VB chỉ đạo điều hành nội

bộ và VB chỉ đạo điều hành đƣợc đƣa lên trang văn bản điều hành của Sở);

- Thông báo từ Sở gửi đến;

- Các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành

IV THAY ĐỔI MẬT KHẨU & THÔNG TIN CÁ NHÂN

Sau khi đăng nhập thành công, các đơn vị phải tiến hành thay đổi ngay mật khẩu và các thông tin cá nhân khác để bảo đảm an ninh cho hệ thống của đơn vị mình

Kích chọn chức năng Tài khoản để thay đổi mật khẩu và thông tin cá nhân của đơn vị

4

5

Thay đổi thông tin cá nhân và nhập mật khẩu mới, sau đó kích Lưu để lưu lại thông tin

Lưu

Nhập mật khẩu mới

có thế tự tạo thêm một số danh mục phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình

Mỗi danh mục có thể có một cấp, hai cấp hoặc ba cấp, danh mục cấp trên cùng gọi

là danh mục cha, các danh mục trực thuộc tương ứng gọi là các danh mục con, trong mỗi danh mục sẽ có danh sách các bài viết hoặc nội dung thông tin tương ứng

2 Các loại danh mục

Trong hệ thống này có 2 loại danh mục cơ bản:

o Danh mục hệ thống: là các danh mục đã sẵn có trên hệ thống mà người dùng

không thể xóa hoặc sửa được, tuy nhiên người dùng vẫn có thể quản lý được các danh mục con của nó như thêm, xóa, sửa, sắp xếp

Một danh mục hệ thống với các danh mục con và các bài viết hoặc nội dung

thông tin nằm trong đó được gọi là một module hệ thống Ví dụ: module Tin

tức, module Kế hoạch, module Thời khóa biểu,…

o Danh mục động: là các danh mục do người dùng tạo ra tùy thuộc vào yêu

cầu chung hoặc riêng biệt của đơn vị mình, vì thế người dùng có quyền thêm, xóa, sửa, sắp xếp chúng

Một danh mục động với các danh mục con và các bài viết hoặc nội dung

thông tin nằm trong đó được gọi là một module động Ví dụ: module Đoàn

thể, module Thông báo, …

II QUẢN LÝ DANH MỤC

Để quản lý danh mục, kích chọn chức năng Danh mục trên thanh menu chính, danh sách

danh mục chính của hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Tại màn hình này, ngoài những danh mục hệ thống được tạo sẵn, ta sẽ có danh mục động

do người dùng tạo ra

- Thêm danh mục (danh mục động)

- Áp dụng, để lưu lại giá trị đã chọn ở phần duyệt/xuất bản hoặc lưu lại vị trí các mục sau khi đã sắp xếp

- Sửa danh mục

- Quản lý danh mục con

- Xóa danh mục (chức năng này chỉ xuất hiện đối với danh mục động)

1 Thêm danh mục mới

Kích vào chức năng Thêm danh mục để thêm mới một danh mục động, màn hình thêm mới danh mục sẽ hiển thị như sau:

Thêm danh mục cha

Quản lý danh mục con Sửa danh mục

Xóa danh mục

Chú giải

Tên đường dẫn: là tên sẽ hiển thị trên thanh địa chỉ của trình duyệt khi kích chọn mục nội

dung này trên trang web

Ví dụ: khi bạn chọn mục Tin tức ở bên ngoài trang web thì đường dẫn trên thanh địa chỉ sẽ là

http://thpt-nhue.thuathienhue.edu.vn/tin-tuc , giá trị tin-tuc chính là tên đường dẫn bạn đã nhập Tên đường dẫn có thể là dãy từ hoặc dãy số, nếu là dãy từ thì nhập từ không có dấu và giữa các từ được ngăn cách bằng dấu “-”

Trong trường hợp bạn không nhập thông tin này thì hệ thống sẽ tự động tạo ra theo định dạng tương tự như trên dựa vào Tiêu đề mà bạn nhập

Tiêu đề: là tên danh mục hoặc bài viết sẽ hiển thị trên trang web, mục này bắt buộc phải

nhập

Duyệt/Xuất bản: mỗi mục thông tin sau khi nhập vào hệ thống sẽ phải được duyệt trước khi

hiển thị chính thức trên trang web Có 3 giá trị cho phép lựa chọn để duyệt là Chờ duyệt,

Không được duyệt và Đã duyệt, chỉ những mục, bài viết có giá trị Đã duyệt mới được hiển thị

trên trang web Quyền được duyệt bài sẽ được đề cập ở phần phân quyền Nhóm tài khoản

Lưu ý: cách chú giải này được áp dụng chung cho tất cả các form trong hệ thống quản trị này nếu các form này có các mục tương tự như trên

Nhập đầy đủ các thông tin vào form, chọn Lưu & Thoát để lưu dữ liệu và quay trở lại trang trước hoặc Lưu để lưu dữ liệu và tiếp tục thêm mới danh mục khác, chọn Quay lại để quay trở về trang trước mà không thực hiện chức năng lưu

Trên mỗi form ngoài những trường thông tin bắt buộc phải nhập (được quy định bằng màu đỏ), một số thông tin khác tùy thuộc vào nội dung thực tế bạn có thể bỏ qua không nhập

Chọn OK để xóa, Cancel để hủy lệnh

Lưu ý:

o Bạn chỉ được phép xóa những danh mục động

o Để xóa được danh mục bất kỳ, bạn phải xóa hết những danh mục con và các bài viết của danh mục đó (nếu có)

5 Quản lý danh mục con

Kích chọn vào biểu tượng quản lý danh mục con trên dòng chứa danh mục mà bạn

muốn quản lý (ví dụ cho danh mục Kế hoạch)

Tại đây, bạn có thể quản lý các danh mục con của danh mục được chọn ở khu vực bên trái, bạn sẽ sử dụng các chức năng thêm danh mục, sửa, xóa, duyệt, sắp xếp thứ

tự hiển thị danh mục con tương tự như ở phần danh mục cha đã được đề cập ở trên

Kích vào đây để hiển thị các danh mục con của nó

Sắp xếp thứ tự danh mục

Di chuyển chuột vào khu vực trống trên dòng chứa danh mục mà bạn muốn di chuyển cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình mũi tên chữ thập, nhấn chuột phải để di chuyển danh mục bạn đang chọn lên/xuống địa điểm mà bạn muốn

Nhấn chức năng Áp dụng để lưu lại vị trí

mới

Khu vực hiển thị các danh mục con

PHẦN 3

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÁC MODULES THÔNG TIN

I MODULE ĐỘNG

Module động là các module được linh động tạo ra theo yêu cầu riêng của từng đơn vị, trên trang web của các đơn vị hiện tại đã được tạo sẳn một số module động như module Đoàn thể, module Thông báo, module Liên kết website tổng hợp Các đơn vị có thể tùy chỉnh các module này hoặc thêm mới các module khác sao cho phù hợp với đơn vị của mình

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn thao tác quản lý các bài viết trên

module Đoàn thể

Kích chọn vào mục Module động  Đoàn thể trên thanh menu chính, màn hình quản lý

module Đoàn thể xuất hiện như sau:

- Thêm bài viết

- Áp dụng, để lưu lại giá trị đã chọn ở phần duyệt/xuất bản hoặc lưu lại vị trí các mục sau khi đã sắp xếp

- Sửa bài viết

- Xóa bài viết

Khu vực danh mục con

Khu vực danh sách bài viết ứng với danh mục con được chọn

Các chức năng về bài viết

Sắp xếp thứ tự bài viết

Di chuyển chuột vào khu vực trống trên dòng chứa bài viết mà bạn muốn di chuyển cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình mũi tên chữ thập, nhấn chuột phải để di chuyển bài viết bạn đang chọn lên/xuống địa điểm mà bạn muốn Nhấn

chức năng Áp dụng để lưu lại vị trí mới

- Xóa đồng thời nhiều bài viết đƣợc chọn

- Xem bài viết

1 Thêm bài viết

Chọn chức năng Thêm bài viết để tiến hành thêm một bài viết mới

Nhập đầy đủ các thông tin vào form:

o Tên đường dẫn, tiêu đề, xuất bản: xem giải thích ở phần danh mục

o Thuộc danh mục: chọn danh mục con chứa bài viết

o Ảnh giới thiệu: chọn ảnh từ máy local để upload lên máy chủ web, hình ảnh

này là hình ảnh đại diện cho bài viết (thông tin này không bắt buộc phải nhập)

o Tóm tắt: tóm tắt sơ lượt nội dung bài viết, thông thường nội dung này nên

ngắn gọn (thông tin này không bắt buộc phải nhập)

o Chi tiết: nội dung chi tiết bài viết, bạn cỏ thể sử dụng editor tích hợp sẵn để

nhập text, hình ảnh, bảng biểu và định dạng theo yêu cầu của mình (thông tin này không bắt buộc phải nhập)

o File đính kèm: nhập đính kèm file trong trường hợp bài viết có kèm theo file

(thông tin này không bắt buộc phải nhập), mục này cho phép bạn nhập tối đa

3 file

Sau khi nhập thông tin xong, chọn chức năng Lưu & Thoát hoặc Lưu để lưu dữ

liệu

Khi kích chọn chức năng nhập ảnh hoặc đính kèm file, form sẽ hiển thị như sau:

- Nhập file có sẵn trên máy chủ web:

o Chọn Thư mục chức file bên trái để hiển thị danh sách file

o Chọn file ở bên danh sách file theo yêu cầu

o Đóng form để hoàn thành việc nhập

- Nhập file từ máy local lên máy chủ web:

Khu vực Thư mục chứa file Khu vực danh sách file khi

chọn Thư mục bên trái

o Chọn Thƣ mục chức file bên trái, nơi bạn muốn chứa file để tải lên

o Chọn chức năng Tải file lên

Kích chọn Browse để chọn file trên máy của bạn, sau đó chọn chức năng Tải lên, chờ trong giây lát (nhanh, chậm tùy thuộc vào dung lƣợng file bạn tải lên) Khi thấy file đã xuất hiện trong Danh sách file thì file của bạn đã tải lên

thành công, đóng form để kết thúc việc tải file lên máy chủ hoặc tiếp tục tải một file khác

o Chọn file ở bên danh sách file mà bạn đã tải lên

o Đóng form để hoàn thành việc nhập

Lưu ý: hướng dẫn này áp dụng cho chức năng nhập ảnh, đính kèm file ở các module

khác trong toàn bộ tài liệu này

2 Sửa bài viết

Kích chọn vào biểu tƣợng sửa bài viết trên dòng chứa bài viết mà bạn muốn sửa

Nhập các thông tin bạn muốn chỉnh sửa vào form, chọn chức năng Lưu để lưu dữ liệu

3 Xóa bài viết

Kích chọn vào biểu tượng xóa bài viết trên dòng chứa bài viết mà bạn muốn xóa Một thông báo xác nhận sẽ hiện ra

Chọn OK để xóa, Cancel để hủy lệnh

Để xóa nhiều bài viết đồng thời, từ danh sách bài viết bạn có thể kích chọn (check) ở

ô vuông trên cột thứ 2 từ trái qua:

Sau khi kích chọn các bài viết muốn xóa từ danh sách, bạn kích chọn chức năng xóa bài viết để tiến hành xóa các bài viết

4 Xuất bản bài viết

Để duyệt/xuất bản, bạn có thể duyệt ngay khi bạn thêm mới hoặc sửa bài viết, bạn cũng có thể duyệt nhiều hơn một bài viết từ danh sách bài viết

Kích chọn giá trị bạn muốn xuất bản tại mỗi bài viết, sau đó chọn chức năng Áp dụng để lưu lại

Lưu ý: những bài viết chưa được duyệt sẽ có tiêu đề được bôi đậm so với các bài

viết đã được duyệt

5 Xem bài viết

Chọn vào biểu tượng xem bài viết trên dòng chứa bài viết mà bạn muốn xem

Kích chọn để xóa bài viết

II THÔNG TIN ĐƠN VỊ

Thông tin về đơn vị sẽ được lưu trữ ở mục này, bao gồm bài giới thiệu về đơn vị, ban lãnh đạo (hoặc ban giám hiệu), các tổ (phòng, ban) chuyên môn

Kích chọn vào mục Thông tin đơn vị trên thanh menu chính, màn hình quản lý module

Đoàn thể xuất hiện như sau:

Các chức năng thêm bài viết, sửa bài viết, xóa bài viết, xem bài viết, sắp xếp thứ tự bài viết tương tự như phần module động được mô tả ở Mục I (Phần 2)

Lưu ý:

Trong module Thông tin đơn vị, có bài viết Giới thiệu trường, đây là bài viết nằm ở danh mục gốc Thông tin đơn vị, bài viết này ngoài việc đưa thông tin giới thiệu lên

trang web của đơn vị nó còn có chức năng gửi thông tin giới thiệu, ban giám hiệu, danh

bạ điện thoại lên trang web của sở, phòng

Kích chọn chức năng sửa của bài biết Giới thiệu trường để tiến hành cập nhật dữ

liệu

Yêu cầu nhập đầy đủ thông tin giới thiệu, các mục Ban giám hiệu và Danh bạ điện thoại theo cấu trúc quy định sẵn để chuyển những thông tin này lên hệ thống website

của sơ/phòng

III TIN TỨC

Kích chọn vào mục Tin tức trên thanh menu chính, màn hình quản lý module Tin tức

xuất hiện nhƣ sau:

- Thêm bài viết

- Xem tất cả bình luận của khách gửi từ trang web, số màu đỏ bên cạnh để thông báo có bao nhiêu bình luận mới

- Quản lý chuyên đề bài viết

- Sửa bài viết

- Xóa bài viết

- Xem bài viết

- Xem bình luận của khách gửi từ trang web đối với bài viết, số màu đỏ bên cạnh để thông báo có bao nhiêu bình luận mới

1 Thêm bài viết

Chọn chức năng Thêm bài viết để tiến hành thêm một bài viết mới

Nhập đầy đủ các thông tin vào form tương tự như các phần trên, sau đó lưu lại dữ liệu

Lưu ý: đối với phần tin tức, bạn có thể nhập thêm Chuyên đề cho bài viết của mình,

mục đích của việc này là giúp người xem có thể đọc được tất cả các bài viết trong cùng một chuyên đề liên quan Ví dụ: bạn đang viết một loạt các bài viết về chuyên

đề “Thi tốt nghiệp 2012”, khi đó các bài viết liên quan đến chuyên đề này sẽ xuất hiện link trong bài viết mà khách đang đọc để họ có thể xem lại

Để nhập Chuyên đề bạn có thể chọn những chuyên đề đã có hoặc thêm một chuyên

đề mới (thông tin này không bắt buộc phải nhập)

Hoặc kích chọn chức năng Chuyên đề để quản lý danh sách chuyên đề:

Tại đây, bạn có thể thêm, xóa, sửa, xuất bản/duyệt các chuyên đề

2 Các chức năng khác:

Các chức năng sửa bài viết, xóa bài viết, xem bài viết, sắp xếp thứ tự bài viết thao tác tương tự như phần module động được mô tả ở Mục I (Phần 3)

IV LỊCH CÔNG TÁC

Module này để quản lý lịch công tác tuần của đơn vị

Kích chọn vào mục Lịch công tác trên thanh menu chính, màn hình quản lý module lịch

công tác xuất hiện như sau:

Chọn tuần, nhập lịch theo ngày từ thứ 2 đến thứ 3, phân theo sáng/chiều, sau đó lưu lại dữ liệu

2 Các chức năng khác:

Các chức năng sửa lịch công tác, xóa lịch công tác, xem lịch công tác thao tác

tương tự

V LỊCH BÁO GIẢNG

Module này để quản lý lịch báo giảng tuần của đơn vị

Kích chọn vào mục Lịch công tác  Lịch báo giảng trên thanh menu chính, màn hình

quản lý module lịch báo giảng xuất hiện như sau:

- Thêm bài viết (lịch báo giảng)

- Áp dụng, để lưu lại giá trị đã chọn ở phần duyệt/xuất bản

- Sửa lịch báo giảng

- Xóa lịch báo giảng

- Xem lịch báo giảng

Lịch báo giảng được quản lý tổ, mỗi tổ sẽ có danh sách các giáo viên, để xem lịch báo giảng của một giáo viên trong tổ, kích chọn vào tên giáo viên, danh sách lịch báo giảng được sắp xếp theo ngày cập nhật mới nhất sẽ xuất hiện ở bên phải

1 Thêm lịch báo giảng

Chọn chức năng Thêm bài viết để tiến hành thêm một lịch báo giảng mới

Kích chọn tên giáo viên để xem danh sách lịch báo giảng của giáo viên theo tuần

Kích chọn đây để xem lịch theo năm