Xây dựng chương trình quản lý bán hàng đồ điện dân dụng cho công ty TNHH nhật minh

Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cửa hàng một số công việc sau: - Nhân viên thì lập hoá đơn bán hàng cho khách và các phiếu thanh toán cho khách hàng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-*** -

PHAN THỊ NGỌC LAN

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐỒ ĐIỆN DÂN DỤNG CHO CÔNG TY TNHH NHẬT MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Tin học

Người hướng dẫn khoa học:

Th.S NGUYỄN MINH HIỀN

HÀ NỘI - 2014

1

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn ThS Nguyễn Minh Hiền,

giảng viên khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo tận tình cho em hoàn thành khóa luận này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, những người đã giúp đỡ cho

em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Công ty TNHH Nhật Minh đã tạo điều kiện cho em khảo sát thực tế tình hình quản lý bán hàng của công ty, căn cứ vào đó để em có thể thực hiện tốt khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2014

Sinh viên

Phan Thị Ngọc Lan

2

LỜI CAM ĐOAN

Tên em là: PHAN THỊ NGỌC LAN

Sinh viên lớp: K36 – Tin học, khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Em xin cam đoan:

1 Đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng đồ điện dân

dụng cho Công ty TNHH Nhật Minh” là sự nghiên cứu của em dưới sự

hướng dẫn của ThS Nguyễn Minh Hiền

2 Khóa luận hoàn toàn không sao chép của tác giả nào khác

Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2014

Người cam đoan

Phan Thị Ngọc Lan

3

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 7

Chương 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 10

1.1 Tìm hiểu hệ thống quản lý bán hàng của Công ty TNHH Nhật Minh 10

1.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng của Công ty TNHH Nhật Minh 10

1.1.2 Khảo sát hiện trạng hệ thống cũ 10

1.1.3 Nhiệm vụ của hệ thống mới 14

1.2 Cách tiếp cận và hướng giải quyết 16

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 18

2.1 Phân tích hệ thống 18

2.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng 18

2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 21

2.1.3 Các thực thể và các thuộc tính cho thực thể 27

2.1.4 Mô hình thực thể liên kết 28

2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 30

2.2.1 Phiếu nhập 30

2.2.2 Phiếu xuất 30

2.2.3 Hàng nhập 31

2.2.4 Hàng xuất 31

2.2.5 Hàng 31

2.2.6 Hóa đơn 32

2.2.7 Hàng bán 32

2.2.8 Nhân viên 33

2.2.9 Kho 32

2.2.10 Khách hàng 33

4

2.2.11 Hình thức thanh toán 33

2.2.12 Phiếu chi 33

2.2.13 Phiếu thu 34

2.2.14 Bảng loại hàng 34

2.2.15 Login 34

Chương 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 35

3.1 Giới thiệu ngôn ngữ VB 35

3.2 Giới thiệu bài toán 36

3.3 Giao diện chương trình 37

3.3.1 Login 38

3.3.2 Menu chính 38

3.3.3 Quản lý người dùng 39

3.3.4 Cập nhật hàng 40

3.3.5 Cập nhật hóa đơn 41

3.3.6 Cập nhật khách hàng 42

3.3.7 Quản lý chi 43

3.3.8 Quản lý thu 43

3.3.9 Kho hàng 44

3.3.10 Quản lý xuất hàng 45

3.3.11 Hàng hóa 46

3.3.12 Quản lý nhập hàng 46

3.3.13 Thống kê, báo cáo 48

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

5

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Biểu đồ phân rã chức năng 18 Hình 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 22 Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23 Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý xuất nhập

24

Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý thu - chi 25 Hình 2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng bán hàng 26 Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh với chức năng quản lý nhân viên 27 Hình 2.8 Mô hình thực thể liên kết 29

Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định đem lại hiệu quả kinh doanh Chính vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa: thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật, việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận, … Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá

Qua việc khảo sát tình hình quản lí bán hàng ở công ty TNHH Nhật Minh em thấy: nhu cầu sử dụng trang thiết bị điện dân dụng điện của người dân ngày một tăng lên, số lượng hoá đơn vì thế cũng tăng lên, do đó việc quản

lí thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn Sau một thời gian tìm hiểu, nghiên cứu cùng với những kiến thức mà em đã được các thầy, cô giáo trong khoa CNTT Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 trang bị, đặc biệt là được sự đồng ý của

giảng viên hướng dẫn, ThS Nguyễn Minh Hiền em đã chọn đề tài: “Xây

dựng chương trình quản lý bán hàng đồ điện dân dụng cho Công ty TNHH Nhật Minh”

xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ, …

- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục

- Giảm chi phí lao động

 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu nghiệp vụ, thực trạng của công ty

- Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát triển lâu dài

- Nghiên cứu về ngôn ngữ chính để áp dụng vào việc thiết kế chương trình ứng dụng quản lý bán hàng

- Từ việc khảo sát thực tế làm việc của công ty, tiếp đó ta đi phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là quản lý việc kinh doanh, bán hàng đồ điện dân dụng của Công ty TNHH Nhật Minh

 Phạm vi nghiên cứu

Quản lý việc bán hàng các đồ điện dân dụng của Công ty TNHH Nhật Minh tại Thành phố Bắc Ninh

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận

Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo và các tài liệu liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý thuyết của đề tài và các biện pháp cần thiết để giải quyết các vấn đề của đề tài

- Phương pháp chuyên gia

5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cửa hàng một số công việc sau:

- Nhân viên thì lập hoá đơn bán hàng cho khách và các phiếu thanh toán cho khách hàng

- Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hoá và có thể thực hiện thêm, sửa, xoá thông tin của các loại hàng hoá

- Lãnh đạo có thể theo dõi công việc mua bán của cửa hàng thông qua báo cáo hàng tháng của nhân viên, …

6 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận thì cấu trúc khóa luận gồm có ba chương:

Chương 1: Khảo sát hệ thống

Chương này trình bày hiện trạng hệ thống cũ, nhiệm vụ của hệ thống mới trong việc quản lý bán hàng

Chương 2: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Chương này trình bày biểu đồ phân cấp chức năng, các biểu đồ luồng dữ liệu, mô hình thực thể liên kết

Chương 3: Xây dựng chương trình ứng dụng

Chương này giới thiệu về ngôn ngữ VB, bài toán quản lý bán hàng

và các form giao diện của chương trình

10

Chương 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1 Tìm hiểu hệ thống quản lý bán hàng Công ty TNHH Nhật Minh 1.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Nhật Minh

 Một số nét về công ty TNHH Nhật Minh

 Công ty TNHH Nhật Minh là một doanh nghiệp nhỏ chuyên bán

và giới thiệu các loại sản phẩm về thiết bị điện dân dụng gồm các loại sản phẩm như các loại công tơ, tủ lạnh, tivi, quạt, loa,

âm ly, nồi cơm điện, …

 Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các loại sản phẩm thiết bị dân dụng điện trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh và một

Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng của Công

ty TNHH Nhật Minh dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:

Trước đây, Công nghệ thông tin còn chưa được ứng dụng trong cửa hàng, công việc quản lý cửa hàng nói chung và quản lý bán hàng chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thủ công Cụ thể như sau:

 Nhân viên kế toán: nhận sổ sách của nhân viên bán hàng, sổ sách của nhân viên kho, kết hợp với phiếu nhập – xuất hàng để tính toán thu –

 Nhân viên nhập – xuất hàng: Kết hợp với nhân viên kho và nhân viên kế toán kiểm tra số lượng và các danh mục hàng trong hoá đơn hoặc hợp đồng mua bán để nhận các danh mục hàng từ nhà cung cấp cũng như cung cấp chúng cho khách hàng sao cho đầy đủ Nếu thiếu hàng thì yêu cầu nhà cung cấp bổ sung, nếu thừa thì trả lại

Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc

 Cơ cấu tổ chức:

 Giám đốc quản lý công ty là anh Công Hoàng

 Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một

 Ngoài ra công ty còn có các nhân viên bán hàng và một showroom

trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty

 Công việc cụ thể đối với từng phòng:

 Giám đốc: Anh Hoàng sẽ giám sát và điều hành hoạt động của cửa

hàng thông qua hệ thống sổ sách và báo cáo tình hình trực tiếp từ các nhân viên

12

Vì vậy tiêu tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, bên cạnh đó nhiều khi thông tin còn bị sai lệch, thiếu xót hoặc khó khăn trong việc sửa đổi thông tin Và vấn đề quan trọng nhất là gặp nhiều khó khăn trong việc truy cập, tìm kiếm thông tin khách hàng, thông tin về danh mục hàng hóa, sản phẩm, … phải mất nhiều thời gian Không những vậy còn gây thất thoát các danh mục hàng, thất thoát tiền thu được của cửa hàng gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh Nhận đơn đặt hàng dự trù

từ phòng kế toán

Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công ty B (Nhà cung cấp) đưa xuống Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, … để chuyển cho phòng kế toán và các nhân viên Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty Ngoài

ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý

Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán

Kế toán: Phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ

sổ sách của công ty

+ Kế toán kho:

Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng Sau đó tiến

13

hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ

 Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh

 Nhập hàng vào kho: Có hai kiểu nhập hàng vào kho

- Nhập hàng mới lấy về Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng

- Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, …, thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán

 Xuất hàng: Có hai kiểu xuất

- Xuất hàng cho bộ phận bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con

- Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn, … về công ty và hàng khuyến mại cho khách hàng (nếu có)

+ Kế toán tài chính:

 Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty Thống

kê về tài chính như: Các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, Người kế toán kiểm tra đối chiếu các chứng từ bằng sổ sách Thực hiện việc tính toán hầu hết bằng tay, máy tính casio, Việc tính toán, kiểm tra còn rất hạn chế

+ Nhân viên kỹ thuật:

Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực

14

hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai bên thống nhất

1.1.3 Nhiệm vụ của hệ thống mới

Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểu thành bài toán như sau:

 Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng của công ty Ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trong kho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành Một

số ứng dụng cần thực hiện: Bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như cước phí vận chuyển, …

 Việc nhập hàng bao gồm các thông tin: Số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số lượng

 Xuất hàng bao gồm các thông tin: Mã xuất kho, ngày đặt hàng, nhân viên nhận hàng, tên khách, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính

 Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại, gửi đơn đặt hàng hoặc fax Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng kèm hóa đơn bán hàng của công ty Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền Một hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần

 Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty B (Nhà cung cấp) thông qua hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax

 Đối với nhân viên cần quản lý các thông tin: Mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làm việc

15

 Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý các mục: Mã khách, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail

 Yêu cầu phần mềm:

Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầu sau:

(1) Yêu cầu chức năng:

Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau:

 Phân quyền truy nhập:

 Kế toán kho: Được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc: xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn, …

 Kế toán tài chính: Được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc liên quan đến tài chính của công ty như lập phiếu nhập tiền vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chi phát sinh, thống kê công nợ, …

 Lưu trữ hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về:

 Hàng hóa: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng

hóa như tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có các thao tác về hàng hóa như: Thêm, sửa, xóa, …

 Khách hàng: Thông tin về những khách hàng là đại lý bán và

giới thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về họ tên, địa chỉ, điện thoại, …

 Đơn đặt hàng: Quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng với

công ty, bao gồm các thông tin về tên hàng, số lượng, ngày đặt, … cùng các thao tác thêm mới, sửa, xóa hàng

 Phiếu nhập hàng: Quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng

vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập, giá thành Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía khách hàng khi hàng có lỗi,

 Phiếu xuất: Quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, số

lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác thêm mới, sửa, xóa

16

 Tra cứu:

Hàng hóa: Tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, … Đơn đặt hàng: Thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt hàng để làm văn bản đối chiếu, …

Khách hàng: Thông tin về khách hàng

Phiếu nhập: Thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, …

Phiếu xuất: Thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách

hàng, số dư nợ (nếu có), …

 Thống kê:

 Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm

 Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm

 Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành,

 Thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty, …

 Thống kê lượng tồn kho, …

 Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu, …

(2) Yêu cầu hệ thống:

Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ

sử dụng

1.2 Cách tiếp cận và hướng giải quyết

Một bài toán quản lý sẽ có nhiều cách tiếp cận Phổ biến là hai cách tiếp cận:

 Cách tiếp cận bằng các phương pháp có cấu trúc, hay còn được gọi là cách tiếp cận hướng chức năng Đây là cách tiếp cận thiết kế phần mềm do thiết kế được phân giải thành một bộ các đơn thể có một chức năng được xác định rõ ràng

 Cách tiếp cận bằng phương pháp hướng đối tượng Cách tiếp cận này dựa trên việc che dấu thông tin, nhìn hệ phần mềm như một bộ các đối tượng tương tác với nhau Các đối tượng có một trạng thái được che dấu và các phép toán trên trạng thái đó

17

Đối với bài toán quản lý này em lựa chọn phương pháp tiếp cận hướng chức năng, cài đặt cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access và sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật cao và dễ sử dụng, được sử dụng rộng rãi và phổ biến

18

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

2.1 Phân tích hệ thống

2.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2.1 Biểu đồ phân rã chức năng

(1) Chức năng quản lý xuất nhập hàng:

 Chức năng nhập hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc nhập hàng vào kho với số lượng thực hàng nhập về từ phía nhà cung cấp

Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau:

 Lập phiếu nhập hàng: Thiết lập một phiếu nhập hàng mới hoặc nhập lại hàng từ khách hàng

 Xem thông tin các phiếu nhập hàng trước

 Hủy việc nhập hàng

19

 Lưu thông tin phiếu nhập hàng

 Chức năng xuất hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc xuất hàng từ kho

Trong chức năng xuất hàng gồm các công việc sau:

 Lập phiếu xuất hàng: Thiết lập một phiếu xuất hàng cho khách theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại

 Xem thông tin các phiếu xuất hàng

 Hủy việc xuất hàng

 Lưu lại thông tin phiếu xuất

 In báo cáo thống kê

(2) Chức năng quản lý thu - chi:

 Chức năng quản lý thu:

Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền nợ từ khách hàng

Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau:

 Lập phiếu thu

 Lưu phiếu thu vào cơ sở dữ liệu

 Xem phiếu thu

 In phiếu thu

 Hủy phiếu thu

20

 Chức năng quản lý chi:

Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiêu các khoản

trong công ty (tiền điện, nước, điện thoại, tiếp khách,…), trả tiền

hàng, …

Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau:

 Lập phiếu chi

 Lưu phiếu chi vào cơ sở dữ liệu

 Xem phiếu chi

 Thống kê công nợ của khách hàng

 In báo cáo thống kê

(3) Chức năng bán hàng

 Chức năng quản lý hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng:

 Thêm hàng khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêm hàng

 Sửa thông tin về hàng khi có sự thay đổi thông tin về sản phẩm

 Xóa hàng

 Xem danh sách các mặt hàng

 In danh sách các mặt hàng

 Quản lý hóa đơn:

Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận đơn

21

đặt hàng, phúc đáp lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng

Trong chức năng này gồm những công việc sau:

 Thêm hóa đơn mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng

 Sửa thông tin về hóa đơn khi có sự thay đổi về số lượng hay mặt hàng từ phía khách hàng

 Xóa hóa đơn

 Xem danh sách các hóa đơn

(4) Chức năng tra cứu:

Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: Mã hàng, tên hàng, loại hàng, số hóa đơn bán hàng, số phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, khách hàng

2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Mức 0 (Mức khung cảnh):

Biểu đồ mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống Trong đó chỉ có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán hàng Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống

Tác nhân ngoài của hệ thống là khách hàng, nhà cung cấp, Với các luồng dữ liệu trao đối giữa hệ thống và các tác nhân ngoài

Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh hay còn gọi là mức 0:

22

Hình 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mức 1 (Mức đỉnh): Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của

những chức năng chính với nhau và đối tác

Hóa đơn bán hàng

Đơn đặt hàng

Quản lý bán hàng

Nhà cung cấp Thông tin trả lời

23

Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:

Phòng kinh doanh gửi yêu cầu nhập hàng với nhà cung cấp Nhà cung cấp gửi bảng báo giá sản phẩm đến cho phòng kinh doanh và xuất hàng cho công ty hoặc chi nhánh Kế toán kho kiểm kê hàng hóa và nhập vào kho hàng

Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng thì có thể gọi điện trực tiếp đến công ty cho nhân viên phụ trách kinh doanh hoặc fax cho công ty hoặc gửi đơn đặt hàng Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, lập hóa đơn và

Quản lí xuất nhập hàng

Bán hàng

Quản

lí thu chi

Lãnh đạo

Quản lí nhân viên

Tra cứu

PhiÕu xuÊt,nhËp

Thống

kê

24

kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng

Khách hàng có thể thanh toán với công ty theo một trong hai hình thức sau: chuyển khoản vào tài khoản của công ty, hoặc trả tiền trực tiếp cho nhân viên bán hàng Kế toán tài chính có nhiệm vụ, theo dõi việc thanh toán của khách hàng và các khoản chi cho công ty

Mức 2 (Mức dưới đỉnh):

BLD chức năng 1: Chức năng quản lý xuất nhập

Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý

xuất nhập

Quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng xuất nhập hàng: Công ty chuyển hàng (bán hàng) đến cho chi nhánh, cho khách hàng, hoặc cho các đại lí nhỏ trên địa bàn tỉnh, kế toán kho kiểm kê số lượng hàng trong phiếu xuất của công ty rồi nhập vào kho Khi sản phẩm bị lỗi, khách hàng sẽ yêu cầu chi nhánh nhập lại hàng và xuất trả sản phẩm khác cho khách hàng (nhập - xuất bảo hành)

Phòng kinh doanh sẽ chuyển số lượng hàng cần xuất đến cho tổ kế

Nhà cung cấp

1 Nhập hàng

3 Thống

kê

2 Xuất hàng

25

toán, kế toán kho kiểm kê và xuất hàng

Cuối tháng, lập báo cáo thống kê lượng hàng xuất, hàng nhập và thống kê tồn kho

BLD chức năng 2: Chức năng quản lý thu chi

Nhà cung cấp

1 Quản lý chi

2 Quản lý thu

Thống kê Phiếu chi

Phiếu thu Nộp tiền

Khách hàng ( Trả nợ ti Nộp tiền ền hàng

)

Yêu cầu thanh to án nợ

Lãnh đạo

Gửi b áo cá o thốn g kê

Lệ nh , y êu cầ u

Chi phí của công ty

Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý

thu - chi

Quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng quản lý thu chi: Khách hàng khi nhận được hàng sẽ thanh toán với công ty bằng một trong hai cách: Thanh toán trực tiếp cho nhân viên giao hàng hoặc thanh toán qua tài khoản Kế toán tài chính có trách nhiệm cập nhật việc thanh toán của khách hàng

Kế toán tài chính cũng phụ trách việc chi tiền cho các công việc, hoạt động của công ty

Cuối tháng, tổng hợp, làm báo cáo thống kê về việc thu chi của công

ty, công nợ của khách hàng

BLD chức năng 3: Chức năng bán hàng