Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS - CĐ Kỹ Thuật Công Nghệ Bà Rịa-Vũng Tàu

(NB) Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS với mục tiêu chính là Trình bày các khái niệm cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; Tạo lập được bảng dữ liệu, xây dựng được quan hệ giữa các bảng; Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng; Thực hiện được truy vấn dữ liệu; Thiết kế đựợc các đối tượng Table, Query, Form

t B nừ ha h chn ón g đưa r a được c c á quB t n ún ế đị h đ g đắn B pị

thời cho s p át trự h iển của d a h o n nghiệpB TuB nhiênB

n m t ôn l p trìn t í p t o m t nchọ ộ c g cụ ậ h h ch hợ để ạ ộ ứ g

n l là m t v n B ôn n nB T t v BB ún

dụ g ại ộ ấ đề h g đơ giả hậ ậ ch g

t ó vô s á a c ố c c chọn lựa cB ó thể d g ùn n ôn ng gữ BBB J v Ba a

Tron á pg c c hần m m pề hổ biến trên thị trườ g hiệ n n

n BB Ba icroso t Bf ffice với ic B roso t Bf ccess là hệ qu nả

tr ị cơ s ở dữ liệu t ôn h g dụ g dễ học dễ d g cn B B ùn B ó thể

B u m t ta ộ hời gian tìm hiểuB làm việc và được tha m

n B môn B roso t B ssB Tô quB t n ên

so n u n ạ c ố giáo trìn nàB nh hằm phục v ôn tá ụ c g c giả g n

B n n t p s n v ên uBên n àn ôn

dạ cũ g hư học ậ của i h i ch g h c g

nghệ t ôn t nB Nh g i ội d un g giáo trìn t p trun vàoh ậ g

nhữ g iến B n thức căn bản nhất của ic B roso t Bf ccessB B t sộ ố

v n ấ đề nân g cao tron Bg icroso t Bf ccess như ac B roB l pậ trìn VBB… h cũ g được đề cận p tron g giáo trìn nàBB Nh ội

un áo trìn m á n un B T n qu n v

Bicroso t Bf ccessB làm việc với bả g biển u (Tab e l BB

thực hiện truB v n (Qu rBBB tấ e hiết B Bế iểu m u ( ormBBẫ F

t o l p áo áo (R portBạ ậ b c e

Bặc d bả ù n t ân ã th đ ham Bhảo á tà lc c i iệu và ý Biế n

tham gia của c c đồ g á n nghiệpB son u n g c ố giáo trình

v n B ôn trán Bẫ h g h hỏi nhữ gn thiếu sótB Bon á g c c bạ n

TBB BB H Ả B B L BỤ Ụ

BGƯƠ GN TRBN BÔ UN G Đ GỆ QU N TR BB L BB BBBBBBẢ Ị D

Bã s ố của mô unB B BBđ H

Thời gia củan mô unB BB đ giờB ( Lý t uB tB BBh ế

Trìn àB á B á nh b c c h i iệm cơ bản của hệ qu n tr ả ị cơ

s ở dữ liệu Bicroso t Bf ccessB

T o l p ạ ậ được bả g dữn liệuB xâB dự g đượcn qu n a hệ

á n B

giữa c c bả g

B ử dụ gn B qu n lýB ả bảo trì và Bhai t á s lh c ố iệ utrên á c c bả gn B

Thực hiện được truB v n ấ dữ liệuB

Thiết B ế đựợc c c đối á tượ gn Tab el B Qu rBB orme F

c c à

b i trong

mô unđ

Thời gian

T nổ g số

Lý

t uBhtế

Thực àn

BB Nội d un g chi tiếtB

BBB BB

T N QUBN V BBBRBBB T BBBBBBỔ G Ề F

t u

Hiới hiệ

Bhươ gn nàB giới thiệu t nổ g qu n v Ba ề icroso tf

Bccess t áừ c ch hởi độ g B n và t oát Bh hỏi cce B ss đến á c c đối

tượ g cơ bản n ó tron Bc g ccess và ùn á tc g c c hao tác trên cơ ở dữ s liệuB

BB Giới thiệu v Bề icroso t Bf ccess

Bicroso t Bf ccess là m t tronộ g nhữ gn phần m mề

Bá c đặc điểm của ic B roso t Bf ccessB

Là hệ qu n tr BB L ả ị D chạB tron mô trg i ườ g n

B n owsB ó á t àn pi d c c c h h hần cần thiết nhưB thiết Bế

u m u ( ormBB áo áo (r portBB ôn tr

BB Khởi độ gn và t oát Bh hỏi cce B ss

BBB Khởi độ gn

Bách B Kí B ch đ i ô ( ou l lD b e c icBB lên biểu tượ g n

n trìn B roso t B ss trên sBtop

H h B Hiao diện s u Ba hi hởi độ g cce B n B ss

K á vh c ới c c chươ g á n trìn n h ứ g dụ g của icn B roso tf

Bffice h c B á như Bor d haB BxcelB Bccess Bêu cầu người

B Bá c đối tượ gn tron Bg icroso t Bf ccess

B t BB L Bộ D ccess gồm á c c đối tượ g cơ bản n s u âBBa đ

BBB B n (tả g ab e B t l BB ộ cơ ở dữ s liệu gồm m t oộ h ặc

nhiều bả gn B việc t o r á ạ a c c bả gn nhằm mục đ ch í tổ

B l u tr l uB vì nó là t àn p n n

nhấtB B n ả g chứa cấu trú c cơ ở dữ s liệu theo mô ình h

qu n a hệ ĐB âB là m t ộ đối tượ gn phải t o r trạ a ước

t ênBi

BBB TruB v n (Qu rBBBấ e Là ôn c g cụ truB xu t ấ dữ

liệu tron m t og ộ h ặc nhiều bả gn theo m t Bêu ộ cầ unào óB TruB v n đ ấ được ử dụ g để s n tr lả ời c c c á âu hỏi

v t ôn t n trên m t ề h g i ộ bả g h ặc dữn o liệu t mừ ối

l ên B t á i ế c c bả gn (B le ect Qu rBBB N oà r B truBe g i a

v n ấ còn là công cụ cho p ép sh ửa đổi s lố iệ u(Upda et Qu rBBB ne ối t êm m u t n vào h ẫ i bả g n(Bpp ne d Qu rBBB xóe a c cá m u t n tronẫ i g bả g n(De e el t Qu rBBB oe h ặc t o r ạ a bả gn mới (B B T la ea b e

Qu rBBB TruB v n òn e ấ c được ử dụ g để s n t n ổ g hợp dữ liệ u(Brosstab Qu rBBB và ne hiều ôn c g dụ g h cn B á nữa Đa B

phần á c c hệ qu n tr BB L B á tả ị D h c hườ g d gn ùn n ôn ng gữ truB v n ấ có cấu trúc BQL (Btru turc ed Qu rBe

L n ua g ageBB Với cce B ssB n oà vg i iệc hỗ tr truB v nợ ấ

trực qu n na hất của người ử dụ g s n với cơ ở dữ s liệuB

Thiết B t t m t ế ố ộ biểu m u s ẫ ẽ giúp người ử dụ g c s n ó

Biến thực t n i học hạn chế v n ó tẫ c hể dễ d àn tg ha o

tá c chươ gn trìn Bh

BBB Báo áo (R portBBc e Là B t xu t s u ùn ế ấ a c g của quá trìn x lý h ử dữ liệuB Báo áo c được t o r ạ a để e x mtrên màn ìn oh h h ặc i n r máB nB ó na i c ội d un l Bg ấ

t ừ bả g h ặcn o là dữ liệu B t qu ế ả của Qu rBB Báo áoe c

t ự độ g h a c c cn ó á ôn vg iệc thườ gn làmB Khi chạB m tộ

macroB Bccess t ự độ gn thực hiện àn lo t á th g ạ c c ha o

tá ã c đ được ghi lại tron mg acroB

BB Bá tc hao tá c cơ bản trên cửa ổ s BB LD

BBB Thực hiện m t ộ đối tượ gn tron BB Lg D

Bhọn tên đối tượ g cần n thực hiện

Bhọn nút Bp n (e đối với B n B TruB v nB Bả g ấ iểu m uBẫ

Tr n B oa g h ặc Br ve iew (đối với Báo biểuB oh ặc Run(đối với ac B ro và Bo ul Bd e

BBB Bửa m t ộ đối tượ g cn ó s n tron BB Lẵ g D

Bhọn tên đối tượ g cần n sửa đổi họB B n nút De igs n

BBB Đổi tên m t ộ đối tượ gn tron BB Lg D

Bhọn đối tượ g cần n đổi tên

Nhấn nút phải ch ộu t tại đối tượ g cần n đổi tênB

xu t ấ hiện Bop up B nuB e chọn mục R n m ( oe a e h ặc chọ n

BditB R n m BB Be a e ửa lại tên đối tượ gn

BBB B BLBB VB B V B B N BB U (TBBLBBỆ Ớ Ả G Ể

t u

Hiới hiệ

Với m t à toán qu n lý ộ b i ả đặt r B s u Ba a hi đ ã qua

o n p ân tí và t t B t n l u t ìgiai đ ạ h ch hiế ế hệ hố g dữ iệ h

n o n à t t n B u t ên n l p

đế giai đ ạ c i đặ hệ hố g đầ i gười ậ trìn ph hải t o r á ạ a c c bả g dữn liệuB B n là nả g ơi chứa

Thiết l p ậ được c c á trườ gn B t uh ộc tín Bh

Thao tá c được với dữ liệu tron g Da a heet s t viewB

Thực hiện á tc c hao tá n toàn vc a ới máB tín Bh

Nội d ung

B T o ạ bả gn mới

Bhọn đối tượ gn “Tab el ”B nhấn nút “N w” e để t o m t ạ ộ bả g n

mớiB Bccess s xu t ẽ ấ hiện cửa ổ s “N w Te ab e chl ” o ch gún ta

lựa chọn m t tron á ìn tộ g c c h h hức thiết B s uBế a

B uôn Bh hổ giáo trìn B s h ẽ giới thiệu t o ạ bả gn theo chế

s n V wB

độ De ig ie

ìnH h BBB Bàn ìn th h hiết B ế bả gn

Tab e iza dl B r B T o ạ bả gn với ự hỗ s tr t n ợ ừ g bước của

BccessB chọn á c c cấu trú c bả g cn ó s n tẵ heo s ự gợi ý của

Bccess như gn thườ g hn B ôn ó g c cấu trú p ù c h hợp với cấ utrú c bả gn mà người d g ùn mon mu n t oBg ố ạ

Tab el như g chỉn l ên B t i ế bả g chứ hn B ôn s o g a chép bả g nvào BB LBD

Tron g hộp t oh ại “N w Te ab el ”B chọn “De igs n View” rồi

­ Fie dl N m (tên tra e ườ gn BB o nD gười d g ùn tùB ý đặ t

như gn phải tuân theo nhữ gn qu n i đị h của cce B ss (x me

mục tiếp theoB

­ Da at TBp (Be iểu dữ liệuBB Lựa chọn m t Bộ iểu dữ

liệu p ù h hợp nhất cho trườ g da hn B n sách c c iể á B u dữ

BB Nhữ gn qu n v tri đị h ề ườ gn và Biểu dữ liệu

Qu n v tên tri đị h ề ườ gn (Fie d a el N m BB

­ Bhiều à td i ối đa là BB Bý t B B ự ể cả h ả g B o n tr n Bắ g

­ Bhải bắt đầu bằ gn Bí t ự chữ h ặc ố o s B B ôn h g được bắ t

­ Tên trườ gn là uB nd hất tron m t BB LBg ộ D

L u ýB Bư ặc d ù tên trườ g cn ó thể chứa h ả g B o n tr n ắ g ở

và ó t õ n t n v t ó uB n n úngiữa c hể g bằ g iế g iệ c dấ hư g ch g

t B ôn nên làm ta h g hế vì s ẽ gặp B ó Bh hăn tron ág c c

âu l n BQL và tron o n mã B l p trìn

Bo ul s u nàBB T t nd e a ố hất nên đặt tên trườ gn ngắn gọ nB

B ôn h g dấuB B ôn B o n tr n B vh g h ả g ắ g iết o h a chữ c i đầ á u từ

Khi thiết B m t trế ộ ườ g ch gn B ún t pa hải chọn cho nó

m t Bộ iểu dữ liệu thật p ù h hợp để cce B ss l u tr ư ữ ch g ún

tối ư uB tiết Biệm bộ nhớ và đạt được tốc độ truB xu t ấ dữ

tr na gNumber Bố BBBBB oh ặc B Btb e

B bit

BLB

B BB B tb ec

t n B t n únĐối ượ g ế h g ( ình h ả h n BBqu t on…Ba i

B n BBBB Kả g iểu dữ liệu cơ bản của cce B ss

B Bá t uc h ộc tín h của trườ gn (Fie dl Brop rte iesB

B u Ba hi hậ n p tên trườ gn và xá n Bc đị h iểu dữ liệu ch onóB ch gún t òn pa c hải thiết l p á t uậ c c h ộc tín h của

trườ gn nhằm làm t n tín ă g h chặt chẽ của dữ liệu nhậpB

Fie d izeB QuB n Bíđị h ch thước của trườ gn và tùB

t uh ộc vào t n Bừ g iểu dữ liệu

­ Kiểu T xtB Kíe ch thước của trườ gn là độ d i à tối đa

u B t là s l n Bý t t mà tr n ócủa ch ỗi ức ố ượ g ự ối đa ườ g c

BB(BBBB”Null” B ố dươ g hiển n t ìn thị b h hườ gn

B âm ố được bao giữa hai dấ u

n og ặc

B ố zero bị bỏ tr nố gNull hiển thị Null+BBBBBBBBBBBB Hiển thị dấu + p í trh a ước n uế

s ố dươ gn

n t u – p í tr n uHiể hị dấ h a ước ế

Trườ gn hợ pTrue

Trườ gn hợ pls

Fa eB”N m”B”N ”a ữ N ma Nữ

> Bá Bý t ên pc ự b hải được đổi t àn h h chữ h a o

! Dữ liệu được ghi t pừ hải a g s n trái

QuB n đị h giá tr mị ặc hi n ên cho trườ g hi hận B n p mới dữ

liệuB tr ừ dữ liệu Biểu Buto number và BLB B BB B tBb ec

QuB n quB tđị h ắc hợp l ệ dữ liệu (V la ida it on Rul Be

n á tr n p vào o m t tr n B K

để giới hạ gi ị hậ ch ộ ườ g hi giới

n nàB v p m s ó âu t ôn áo V l t on

T xtBe

Bá p ép toán ó tc h c hể d g ùn tron V lg a ida it on Rule

Bác toán tử

BrB Bn B Notd H ặco B vàB phủ

n

đị hToán tử

v ề ch ỗiu

L BBi e Hiố g hưn n

B n BBBB Bá p ép toán ùn tron V lả g c h d g g a ida it on Rule

F B ú ýB N u h ế hằ gn tron g biểu thức là Biểu n àB t ìg h nên đặt giữa B dấu B

trườ gn B N u ế ch gún t l p a ậ chỉ mục t ì vh iệc tìm Biếm dữ

liệu nha h hơn n và tiện hơn

t ì t uh h ộc tín Bnh de củax trườ gn nàB phải chọn là

Y s (No upple D ica et sBB

T t ấ cả c c á trườ gn là B ó n oh a g ại tron g bả gn t uh ộc tín Bnh dex phải chọn Y s ( upple D ica et s BKB

Khi m t ộ bả g cn ó nhiều trườ gn làm B óh a chín Bh

t uh ộc tính Bndex của c cá trườ gn phải chọn Y se ( upplD ica et s BKB

­ N w V lue a e

T uh ộc tín nàB h chỉ đối với dữ liệu Biểu Butonumbe rBquB n áđị h c ch thức mà trườ gn t ự độ g điền n s Bố hi t êmh

a T hẻ LooBupB

Là ác ch thức để l B ấ dữ liệu t m t trừ ộ ườ gn trong

n B á o n l u t m t n sá n s n

bả g h c h ặc chọ dữ iệ ừ ộ da h ch đị h ẵ

trướcB Bách nàB n oà g i giúp giảm thời gian tron vg iệc

nhập dữ liệu òn làm vc iệc nhập liệu được chín xáh c nB

Tại Row Bource TBp B Be họn “V lu L st”a e i

Tại Row BourceB Nhập da hn sách giá tr lị ựa chọ n

Tại Row Bource TBp B Be họn “Tab el BQu rB”e

Tại Row Bource họB B n bả g h ặcn o truB v n n u nấ g ồ

Tại Bolumn ountB B trc ố ườ gn tron g bả gn n u n sg ồ ẽ

n t

hiể hị

Tại L st RowsB B li ố ượ g bản n ghi tối đa hiển thị trong

sai sótB LooBup là m t ôn ộ c g cụ d g để giải ùn quB t v nế ấ nàBB nó o p ép ún t n p l u o tr n

B K o a h a bả g i h ien B n V n đơn giản bằ g c chn á l B ấ dữ liệu từ

trườ g a h ở bả g D h an B K n BK o t ôn qu m t Bom o oxh g a ộ b b

K ôn ph g hải mọi trườ g đền u ó tc hể làm B ó h a chín Bh

mà chỉ c ó á trc c ườ g cn ó á Bc c iểu dữ liệu B ôn ph g hải

Bccess s ẽ đưa r a cả h bn áoB đồ gn thời gợi ý ó mu n c ố để

Bccess t ự độ gn t o B ó ạ h a haB B ôn B N u h g ế bấm Y sB Be ccess sẽ

t o m t trạ ộ ườ gn mới tên là B (KD iểu Buto NumberB rồi

(trườ gn BB Dữ liệu s t ẽ ự độ g đượcn l u lư ại Ở đB âB ó ác c c

Bý hiệu ch gún t a cần biết ôn c g dụ g của ch gn ún B

­ B n ả ghi hiện thời

­ B n ả ghi đa g hận n p dữ liệu

Theo ch ẩu nB Bhi nhập dữ liệu t ì Bh ccess s l B ontẽ ấ F

mặc đị h n là BrialB Để h B ôn pg hụ t uh ộc vào điều nàBB ta nên chọn ont trF ước hi B tiến àn nh h hập dữ liệu bằ g n

t n trên i đĩa t ì h chọn “Brea e ft rom Fi e àNl ” hấn nút

“Brows ” e để tìm v trí ị của t p t n ậ i cần chèn trên đĩa à

m BK n ún t n vào BB L mìn B

 N u ế chỉ mu n l ên B t vố i ế ới t p t n ậ i đối tượ g n(K ôn n ún B t ì án h g h g h đ h dấu vào tùB chọn “L nB” B i chọ n

Thực hiện l n Rệ h ecor sB Bort Bsd ce di gn n (N u s pế ắ

x p t n ế ă g dầnB

B Bort De ce di g s n n(N u s p x p ế ắ ế giảm dầnB

B

b B p x p trên nắ ế hiều trườ gn

Bhọn á trc c ườ gn mu n s p x p pố ắ ế hải liền B nề hau

Thực hiện l n Rệ h ecor sB Bort Bsd ce di gn n (N u s pế ắ

x p t n ế ă g dầnB

B Bort De ce di g s n n(N u s p x p ế ắ ế giảm dầnB

L u ýB ư

­ Bá trc ườ gn nàB phải ắ s p x p ùn m t Bế c g ộ iểu oh ặc là

t n ă g dần oh ặc là giảm dần (B ôn th g hể m t trộ ườ gn là

s p x p t n ắ ế ă g dầnB m t trộ ườ gn t ì h giảm dần đượcB

ìn BBB B n u B n l “Bà òn” t t “Br”

­ K t qu Bế ả hi nhắp vào biểu tượ gn BpplB Filt re

N u ế điều Biện ghi trên ùn m t c g ộ cột để thể hiệ n

p ép toán loh gic BrB và trên ùn m t òn t ì tc g ộ d g h hể

đơ ec d à Filt re à B v nd a ced Filt rBBorte

­ Đưa vào á c c điều Biện lọc hư a n s uB

ìn BBB B n u B n l l u

H h ả g điề iệ ọc dữ iệ

­ K t qu Bế ả hi nhắp vào biểu tượ gn BpplB Filt re

B Thiết l p mậ ối qu n a hệ giữa c c bả g á n

BBB Tại a s o phải t o mạ ối qu n a hệ giữa c c bả g á n

Bá c bả gn tron m t g ộ cơ ở dữ s liệu theo mô ìn qu nh h a

t n n B s u B t t B xon B á n p

hệ hườ g ga a hi hiế ế g c c bả g hải được

t o mạ ối qu n a hệ (r l t onse a i hipBB Khi thiết l p xonậ g

mối qu n a hệB tín nh hất quán của dữ liệu được đảm bả o

t t ố hơnB và cũ gn qu ma ối qu n a hệ c ó thể tr o a đổi qua

lại dữ liệu giữa c c bả g á n B

c ươ g ứ g ới ộ bả ghi g bả g gược ại

mỗi bản ghi tron g bả gn B ó tc ươ g ứ g dn n uB nhất m t ộ bả n tron n BB

ghi g bả g

Ví dụ hB B o B bả g dữn liệu

B n B n Vả g i h ien(B BVa B T nB Ne ga iBB n B oh H i i i hT n B và bả g n

K tQu (B BVB e a a DiemB

B n B n Vả g i h ien và K tQu ó me a c ối qu n a hệ BBB dựa trên

trườ g an B BVB

B

b Qu n a hệ m t B nộ hiều (B B ∞B

Là mối qu n a hệ phổ biến nhất tron BB LB trong D g

qu n a hệ m t nộ hiềuB B t ộ bản ghi tron g bả gn B s ó tẽ c hể

ó n u n t n n tron n BB n n n

c hiề bả ghi ươ g ứ g g bả g hư g gược

lại m t ộ bản ghi tron g bả gn B ó uB nc d hất m t ộ bản ghi

Khi gặp mối qu n a hệ nhiều B nhiều để h B ôn âB nêng g

s trùn l p và ự g ặ dư thừa dữ liệu t ì nh gười t táa ch

qu n a hệ nhiềuB nhiều t àn B qu n h h a hệ m t B nộ hiều bằ g n

á t o r m t n p B oá ín B n

c ch ạ a ộ bả g hụ chứa h ch h của bả g óB

đ