Nhân viên được tham gia vào hoạt động quản trị của công ty, đây là quá trình hợp tác giữa người lao động và nhà quản trị trong việc ra quyết định và các chính sách kinh doanh.. Về những
Trang 11 Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
Đưa ra quyết định đúng đắn là một kỹ năng quan trọng ở bất kì giai đoạn nào của sự nghiệp Nhưng để thực hiên điều đó thì không hề dễ dàng
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng đưa ra quyết định là một quá trình phức tạp liên quan đến việc đánh giá phản ứng cả về nhận thức và tình cảm để tìm ra con đường đúng để đi Các chuyên gia tin rằng việc ra quyết định tốt nhất xảy ra ở đâu đó giữa nghiên cứu với suy nghĩ cẩn thận và sự tin tưởng trong lòng Ta sẽ cũng phân tích
sự khác biệt khi sử dụng kỹ năng này ở hai nước Mỹ và Nhật Bản
1.1 Cách ra quyết định
a Nhật Bản
Trong khi một số ngành công nghiệp nhất định của Nhật Bản, như điện tử, đang tranh đấu để tồn tại trong một thế giới ngày càng toàn cầu hóa Việc tại sao Nhật Bản lại để lọt nhiều mối kinh doanh vào tay các đối thủ cạnh tranh nước ngoài vẫn đang được tìm hiểu Đa số đều nghĩ rằng lỗi chủ yếu nằm ở chỗ các doanh nghiệp Nhật Bản rất chậm đưa ra bất cứ quyết định nào Đối với các công ty nước ngoài, đó cũng là một trong những vấn đề dễ gây nản lòng khi kinh doanh ở Nhật Họ có rất nhiều bước cũng như suy nghĩ cân nhắc rất lâu trước khi đưa ra quyết định
Nhiều người cho rằng văn hóa Nhật bản có sự “kháng cự tâm lý mạnh mẽ” với bất kỳ điều gì mới mẻ Khi đưa ra quyết định trong công việc, nhiều nhân viên thường né tránh bất cứ điều gì bị xem là nguy cơ hay thách thức đối với công ty
họ Điều này có nghĩa là họ sẽ trì hoãn đứa ra quyết định cho đến khi chắc chắn 100% là cấp trên sẽ chấp thuận nó Ví dụ , thay vì đua vào lĩnh vực máy nghe nhạc MP3 tương đối lạ lẫm như iPod của Apple, thì Sony lại có vẻ khá an phận với mảng MiniDisc của mình Và điều thú vị là mặc dù MiniDisc đã nhanh chóng bị
Trang 2lãng quên ở phương Tây nhưng cách đây 3,4 năm nhiều hệ thống âm nhạc tại gia
do Nhật sản xuất vẫn tích hợp máy chơi MiniDisc, và các loại đĩa này hiện vẫn được bán ra trên khắp cả nước
Hầu hết trẻ em Nhật Bản đều được dạy làm bài kiểm tra theo hướng xử lý câu dễ trước, sau đó nếu có thời gian thì làm bài khó hơn Người lớn thì biến nó thành kỹ năng làm việc của họ Ngoài ra họ thường ra quyết định theo hướng quay
về với định dạng truyền thống và tương đối ít rủi ro hơn
b Mỹ
Ở đất nước này, lãnh đạo các doanh nghiệp thường nhìn vào cơ hội mang lại
để ra quyết định Nhiều lúc thời điểm nhanh chóng chính là mấu chốt của việc thành công
Gạt qua một bên những tranh cãi về mặt đạo đức, giới chủ ngân hàng Phố Wall sẵn sàng lao vào bất kỳ lĩnh vực nào cho dù họ chưa chuẩn bị sẵn sàng để gánh chịu rủi ro bất thường Việc đặt cược vào những công ty khởi nghiệp nhỏ hoặc đầu tư vào các mặt hàng dễ biến động là vô cùng nguy hiểm, nhưng đó lại là nơi sinh ra các khoản lời kếch xù…nếu bạn đi đúng hướng
1.2 Sự tham gia của nhân viên trong quá trình ra quyết định.
a Nhật Bản
Quyền định của sếp thường được đánh giá như mệnh lệnh Các nhân viên bậc thấp ở Nhật thường xuyên phải kiểm tra lại với cấp trên của mình từng chi tiết nhỏ, đến mức tưởng như phải mất cả đời mới đi đén kết luận Với hệ thống phân cấp nặng nề như ở Nhật, người lao động luôn phải thỉnh ý người giám sát hoặc ông chủ của họ về tất cả mọi thứ, làm cho tốc độ đứa ra quyết định trở nên cực kỳ trì trệ
Trang 3Rất nhiều công ty nước ngoài cảm thấy khó hiểu khi chứng kiến người Nhật
tổ chức các cuộc họp kinh doanh rất hoành tráng nhưng lại chẳng thảo luận được gì mới Nhìn theo cách khác nó chỉ là cái cớ để giới quản lý tuyên bố kế hoạch kinh doanh mới và chỉ có thế Số lượng nhân viên đông đảo tại cuộc họp dễ làm nản lòng bất kỳ ai có ý định đưa ra một ý tưởng mới lạ
Tuy nhiên ở một số công ty Nhật Bản cũng có khuyến khích sự hợp tác giữa người lao động và nhà quản trị bằng cách phân chia quyền lãnh đạo Nhân viên được tham gia vào hoạt động quản trị của công ty, đây là quá trình hợp tác giữa người lao động và nhà quản trị trong việc ra quyết định và các chính sách kinh doanh Ví dụ như ở Isuzu, công nhân viên bầu ra những người có quyền đại diện cho mình vào hội đồng lao động của công ty Về những vấn đề tài chính và kinh tế, Hội đồng lao động của Isuzu được cung cấp thông tin và được tham khảo ý kiến vào việc ra quyết định, nhưng Hội đồng không có quyền như các cổ đông vì mặc dù các cổ đông và nhân viên có số người đại diện như nhau nhưng vị chủ tịch đại diện cổ đông là người có lá phiếu quyết định
b Mỹ
Ở Mỹ, trong các cuộc họp là để động não và thảo luận về một kế hoạch kinh doanh mới và kêu gọi đến từng nhóm nhỏ nhân viên để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có cơ hội đưa ra ý tưởng của họ
2 Kỹ năng quản lý nhân sự và làm việc nhóm và quản lý nhân viên
2.1 Kỹ năng làm việc nhóm và quản lý nhân viên
a Nhật Bản
Quản lý nhân viên
Trang 4Với một nền tảng văn hóa nhấn mạnh sự hòa hợp xã hội, người Nhật thường
áp dụng cách lãnh đạo đặt trọng tâm vào con người chứ không phải vào công việc
Những người theo chủ nghĩa tập thể như người Nhật tin rằng nếu mọi người
ít chú ý đến lợi ích cá nhân và quan tâm tới mối quan hệ giữa người với người hơn thì chắc chắn sẽ đạt được lợi ích tập thể Vì vậy, ưu tiên hàng đầu của người Nhật
là là duy trì bầu không khí hòa thuận tại nơi làm việc Không dựa nhiều vào các quy định hay luật lệ, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường sử dụng chuẩn mực văn hóa để quản lý nhân viên và điều hành doanh nghiệp Trong đời sống xã hội, sự tử
tế, trách nhiệm và áp lực đạo đức là những giá trị cơ bản quan trọng nhất nhằm duy trì sự hòa hợp xã hội Những yếu tố này cũng được áp dụng đầy đủ trong môi trường kinh doanh Chúng còn được sử dụng làm thước đo để đánh giá mối quan
hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty
Trong các công ty Nhật Bản, lãnh đạo thường đóng vai trò là người bảo vệ nhân viên Họ rất quan tâm đến lợi ích của nhân viên (cả lợi ích vật chất và tinh thần), luôn thông cảm và tìm cách hỗ trợ nhân viên trong công việc Người Mỹ có thể thấy ngạc nhiên khi các nhà quản lý Nhật Bản thường thiếp lập mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp và nhân viên và thể hiện nhiều cảm thông hơn là giám sát Trong văn hóa Nhật Bản, một mối quan hệ tốt đẹp với mọi người là nền tảng cho
sự cam kết của các bên và lãnh đạo Nhật sử dụng cách đó để giành được lòng trung thành của nhân viên
Làm việc nhóm
Tại Nhật Bản và các hoạt động đầu tư của Nhật Bản, người ta thường sử dụng phương pháp làm việc theo nhóm để thúc đẩy sự liên kết chặt chẽ trong nhóm
Trang 5và các công nhân quan tâm nhiều nhiệm vụ hơn là chỉ quan tâm đến một số nhiệm
vụ nào đó mà thôi
Xét về mặt liên kết nhóm thì một phần của mức lương thường không dựa trên sản lượng, vì nếu vậy nhóm sẽ gây áp lực đòi hỏi không được vắng mặt thường xuyên và luôn cố gắng nhiều
Xét về mặt nhiều loại nhiệm vụ khác nhau, các công nhân viên có thể luân phiên làm các công việc trong nhóm để giảm sự nhàm chán và phát triển khả năng thay thế phòng khi người nào đó trong nhóm vắng mặt Ngoài ra, các nhóm công nhân viên còn kiểm soát chất lượng và tự sửa chữa máy móc của mình
b Mỹ
Quản lý nhân viên
Hoàn toàn đối lập với Nhật Bản, Mỹ áp dụng triệt để phong cách lãnh đạo tập trung vào công việc
Là một xã hội mang tính chủ nghĩa cá nhân hàng đầu trên thế giới, người Mỹ đặc biệt nhấn mạnh sự tự chủ và thành công cá nhân Lãnh đạo các công ty Mỹ quan tâm trên hết đến thành tích công việc của cá nhân và lấy kết quả công việc làm trung tâm của sự quản lý Người lao động được khuyến khích bày tỏ quan điểm, phát huy sáng kiến tại nơi làm việc nhằm tăng năng suất Khác với ở các công ty Nhật, nơi mà nhân viên được đánh giá dựa trên việc họ hợp tác ra sao với đồng nghiệp, lãnh đạo Mỹ chỉ đánh giá nhân viên trên kết quả công việc của cá nhân Họ đóng vai trò là người trợ giúp nhân viên: đưa ra hướng dẫn, lắng nghe ý kiến nhân viên để tìm ra vấn đề và giúp nhân viên giải quyết vấn đề Tất cả đều nhằm mục đích đạt được kết quả công việc như mong muốn Có thể nói rằng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong các công ty Mỹ hoàn toàn đơn thuần là quan hệ công việc
Trang 6Tất cả các lãnh đạo công ty hay những nhân sự chủ chốt đều rất sẵn sàng làm “cố vấn” cho những nhân viên trẻ và ít kinh nghiệm có điều kiện phát triển trong công việc và sự nghiệp Họ không dừng lại ở chỗ khai thác triệt để nguồn nhân lực sẵn có mà dành nhiều công sức và tiền bạc để đào tạo phát triển đội ngũ
Ví dụ: kinh phí đào tạo nhân viên của một tập đoàn lớn mà tôi đã gặp dự chi không
ít hơn 20 triệu USD cho năm 2007 Ở đây xin đi sâu vào ba khía cạnh của vấn đề liên quan nhiều đến văn hóa doanh nghiệp và quản lý con người Công việc hay quan hệ? Một trong các câu hỏi mà tôi đặt ra khi gặp gỡ những lãnh đạo hàng đầu của các công ty này là họ gặp khó khăn gì khi quản lý một đội ngũ đều là nhân tài,
có chăng “power game” (“trò chơi quyền lực”) giữa các tài năng này
Câu trả lời có nhiều dạng nhưng xin tổng hợp lại như sau Chuyên môn và các mối quan hệ cá nhân là hai yếu tố cốt yếu mà nhà quản trị quan tâm về nhân sự của mình Tuy nhiên, mỗi nhân viên vào công ty đều hành xử một cách chuyên nghiệp Dù họ không thích ai đó thì công việc vẫn phải hoàn thành một cách tốt nhất Sự căng thẳng nếu có xảy ra thì cũng vì mục tiêu công việc trước tiên Nếu có
va chạm thì người quản lý và phòng nhân sự đều giám sát chặt chẽ và can thiệp sớm Bản thân mỗi người đều rất cẩn trọng khi ứng xử vì họ rất quan tâm đến hình ảnh và uy tín cá nhân
Tuy nhiên, cũng không ít người nhận định rằng, nếu một nhân tài không có một tính cách đủ để tạo quan hệ tốt với đồng nghiệp và để tối ưu hóa kết quả công việc thì khả năng thăng tiến trong nghề nghiệp sẽ vô cùng hạn chế Mỗi nhân viên
từ cấp thấp đến cấp cao đều có khả năng giao tiếp và ứng xử tốt Đôi khi việc ngọt ngào với nhau chỉ “chót lưỡi đầu môi” nhưng lại giảm đáng kể sự căng thẳng trong công việc cũng như trong môi trường làm việc Xem ra họ nhất mực hiểu và tuân thủ việc xây dựng quan hệ chỉ là yếu tố hỗ trợ chứ không phải là yếu tố quyết định
Trang 7chất lượng lao động của mình Hiệu quả tối ưu là điều công ty mong muốn: hoạt động của nhân viên đạt hiệu quả tốt nhất
Tư tưởng chung là khi được giao việc, nhân viên quy hoạch công việc A và
cố gắng hoàn thành không chỉ là 100% chỉ tiêu đề ra mà còn có thể hơn nữa Đôi khi để đạt được kết quả tốt, họ suy nghĩ và xử lý những việc liên quan (chưa được giao) và giải quyết nó trước khi cấp trên phải ra lệnh Và dù đã có giải pháp rồi, họ vẫn nghĩ phải có cách khác hay hơn nữa Thái độ, hành vi, phong cách làm việc của bản thân người lao động rất chuyên nghiệp và môi trường làm việc (bao gồm ảnh hưởng của đồng nghiệp, sếp) đòi hỏi cao cuốn người ta theo một guồng máy rất nhanh, rất mạnh Không hề thấy cảnh nhân viên “tám” chuyện riêng ngoài công việc, cho dù là một vài phút Ngược lại, nếu việc chưa xong, chỉ thấy nhân viên họp xong, tỏa ra cặm cụi trên máy tính, lại họp và viết tài liệu hoặc báo cáo dù đã 9 giờ tối Họ tuyệt đối tôn trọng thời hạn công việc, do đó, việc chưa xong thì chưa
về
Làm việc nhóm
Người Mỹ tin rằng cá nhân là trung tâm của thế giới, lợi ích cá nhân quan trọng hơn lợi ích tập thể và nỗ lực của cá nhân là cần thiết để đạt được thành công Người Mỹ sẵn sàng đấu tranh cho sự thỏa mãn cá nhân cho dù có phải hy sinh bầu không khí hòa thuận của nhóm Nét văn hóa này được biểu hiện rất rõ rệt trong các công ty Mỹ
2.2 Kỹ năng quản lý nhân sự
a Nhật Bản
Trong tuyển dụng:
Các nhà quản lý Nhật Bản thường chú trọng vào việc đánh giá sự phù hợp của ứng cử viên với văn hóa của công ty chứ không đặt nặng vấn đề họ có thực sự
Trang 8phù hợp với yêu cầu công việc hay không Vì vậy, phân tích và mô tả công việc không đóng vai trò quá quan trọng trong tuyển dụng ở Nhật Bản Khi đã tìm được nhân viên mà họ cho là phù hợp với văn hóa của công ty, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường có xu hướng bảo đảm một chế độ lao động suốt đời cho nhân viên đó
Đào tạo
Và tại Nhật, hai chức năng huấn luyện, đào tạo nhân viên là xây dựng những kiến thức tổng quát cho các nhà quản trị và trang bị cho các nhà quản trị phương pháp để giải quyết những tình huống đặc biệt thường xảy ra
Chính sách đãi ngộ
Nếu tình hình kinh doanh của công ty diễn biến xấu dẫn đến doanh thu sụt giảm, lãnh đạo sẽ là những người bị cắt lương đầu tiên chứ không phải là nhân viên Sa thải nhân viên cũng là biện pháp cuối cùng mà lãnh đạo Nhật Bản lựa chọn và họ thường chỉ làm như vậy khi không còn con đường nào khác Chính vì được coi trọng và bảo vệ như vậy nên nhân viên ở Nhật thường cực kỳ trung thành với công ty
Ngoài ra còn có nhiều công nhân làm việc không trọn ngày Khi hoạt động kinh doanh sa sút, hay khi sử dụng các kỹ thuật tiết kiệm lao động, các công ty giữ lại số công nhân viên làm việc suốt đời này trên bảng lương của họ, sa thải số công nhân tạm thời, giảm tiền thưởng thất thường cho số công nhân làm việc suốt đời và thuyên chuyển công nhân viên sang các bộ phận sản xuất khác
Tại Nhật Bản, “công việc làm trọn đời” luôn là phương pháp nâng cao năng suất thường được các doanh nghiệp ứng dụng, giúp tạo ra hiệu quả trong công việc Các công nhân viên Nhật Bản, nhất là những nam công nhân viên có tay nghề, thường thích làm một công việc suốt đời.)
Trang 9Những công nhân viên này ít tình nguyện đổi công ty hơn so với các nhân viên ở các nước khác Những công nhân viên khác gọi là những công nhân viên tạm thời, thường chiếm khoảng 6% lực lượng lao động, ngay cả ở những công ty lớn như TOYOTA
Và cuối cùng, “Làn sóng văn minh thứ tư” đang hướng các công ty Nhật Bản đến phá vỡ chương trình quản lý cũ thông qua việc mở ra những phương pháp mới tăng đầu tư vào sáng tạo; đổi mới các qui trình công nghệ, sản xuất, marketing đáp ứng yêu cầu mới…
Trong chiến lược nhân sự, các công ty chú trọng đến những chính sách ưu đãi những người dẫn đầu các hoạt động sáng tạo, tạo cơ hội bình đẳng sáng tạo cho tất cả mọi người cùng với các hệ thống khen thưởng, khuyến khích sáng tạo
Có thể nói, nhấn mạnh tính sáng tạo đang từng bước giữ vai trò hàng đầu của cuộc cách mạng quản lý diễn ra ở Nhật Bản trong những năm cuối cùng của thế kỷ 20
b Mỹ
Trong tuyển dụng
Trước hết, họ có lợi thế rất nhiều từ nguồn nhân lực dồi dào và được đào tạo
để làm việc được ngay Bất chấp việc đã có một đội ngũ chuyên nghiệp và vững mạnh, họ vẫn thuê các đơn vị và chuyên gia tư vấn bên ngoài để tư vấn chiến lược phát triển kinh doanh, phát triển nhân lực và đương nhiên là cả các vấn đề liên quan đến pháp lý trong giao dịch
Đồng thời, chính sách thu hút nhân lực và giữ nhân tài của họ cũng rất “kinh dị”: họ có chiến lược tuyển dụng hàng trăm hàng ngàn người từ nhiều nguồn khác nhau, kể cả từ các trường đại học và cho thực tập từ sáu tháng đến một năm tại
Trang 10công ty, sau đó chọn lọc ra những ứng viên phù hợp nhất Họ mua ngay một công
ty “over weekends” (trong mấy ngày cuối tuần) để bổ sung thêm nguồn lực thực hiện các chiến lược kinh doanh của mình
Đào tạo
Đào tạo Doanh nghiệp Mỹ cũng tự đào tạo và nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên Các công ty tốn kém rất nhiều cho việc đào tạo nhân viên, đặc biệt là đội ngũ quản lý sơ cấp và trung cấp, nhưng không tập trung đào tạo kỹ năng chuyên môn mà qua các khóa học này, thông tin được chuyển tải đến nhân viên rất
cô đọng, hình thành kiến thức qua các trao đổi thảo luận tại lớp, rồi từng người nghiền ngẫm để trở thành khả năng làm việc của họ Đến đây, người viết nhớ câu chuyện về một cô bé thực tập sinh ở Úc Cô thực tập có lương đến một năm trước khi tốt nghiệp và được nhận vào làm chính thức cho một công ty lớn Khi được hỏi
đã học được những gì ở trường, cô trả lời: “Không học được gì cụ thể cả, người ta chỉ dạy làm sao để tự học hỏi được khi đã làm việc mà thôi Những kỹ năng chuyên môn sẽ học tại chính công ty, chứ không phải ở nhà trường”
Chính sách đãi ngộ
Công ty của họ khuyến khích những thành công vượt bậc của nhân viên bằng các nấc thang thăng tiến rõ ràng, cụ thể và thực dụng: tăng lương, thăng chức, giao việc có trách nhiệm hơn Họ đầu tư nguyên một bộ máy lớn chỉ để đánh giá
và nhận diện nhân tài, tuyển dụng bên ngoài và nội bộ, động viên và đào tạo tiếp tục để thúc đẩy, nâng cao năng lực làm việc của nhân viên
Lương bổng và chế độ đãi ngộ thỏa đáng đảm bảo nhân viên không phải lo