tiểu luận hệ thống thông tin quản lý phân tích và thiết kế hệ thống thi cuối kì tiếng anh chuyên ngành

Với sứ mệnh của Trường Đại học Ngoại thương là đào tạo và cung cấp nguồn nhânlực chất lượng cao trong các lĩnh vực kinh tế, kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh, tàichính - ngân hàng,

PHẦN 1:

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

I Giới thiệu về Trường Đại học Ngoại Thương

Trường Đại học Ngoại Thương (tên tiếng Anh: Foreign Trade University, tên viết tắt: FTU) là một trường đại học công lập chuyên ngành về thương mại quốc tế của Việt

Nam trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

Với sứ mệnh của Trường Đại học Ngoại thương là đào tạo và cung cấp nguồn nhânlực chất lượng cao trong các lĩnh vực kinh tế, kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh, tàichính - ngân hàng, công nghệ và ngoại ngữ; sáng tạo và chuyển giao tri thức khoa học đápứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; phát triển năng lực họctập, nghiên cứu khoa học, rèn luyện kỹ năng làm việc và lối sống ·trong môi trường quốc

tế hiện đại, trường luôn đề ra rõ ràng kế hoạch đổi mới nâng cao chất lượng đào tạo cũngnhư hệ thống quản lý

Trải qua hơn 50 năm, trường đại học Ngoại Thương đã có những thành tựu đáng kể.Một trong những nguyên nhân tạo nên những thành tựu này là nhờ trường luôn quan tâmchú trọng đến việc tăng cường đầu tư vào công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại phụ

vụ đào tạo như:

 Đầu tư mua sắm và sử dụng hiệu quả trang thiết bị nghe nhìn hiện đại: hệ thống âmthanh, máy chiếu đa năng trang bị cho các phòng học Đảm bảo cơ sở vật chất hiệnđại, chuyên nghiệp,

 Tăng cường công tác quản trị mạng và hỗ trợ kỹ thuật máy tính: nâng cấp đườngtruyền internet, máy chủ phục vụ hệ thống website, tăng cường cán bộ hỗ trợ côngnghệ thông tin và máy tính cho các đơn vị

 Tăng cường hỗ trợ sinh viên trong việc khai thác mạng, ứng dụng công nghệ thôngtin trong học tập và nghiên cứu khoa học.

Đặc biệt là trong cơ cấu tổ chức, trường đại học Ngoại Thương có riêng một Trungtâm Thông tin và Khảo thí với nhiệm vụ:

 Tham mưu, tư vấn giúp Ban giám hiệu Nhà trường về các công việc liên quan tớicông nghệ thông tin trong toàn trường;

 Tổ chức thi trắc nghiệm trên máy tính cho các môn học trong toàn trường;

 Quản trị hệ thống mạng cho toàn trường và quản lý 06 phòng thi trắc nghiệm trênmáy tính;

 Quản lý hệ thống website tiếng Việt, tiếng Anh của Trường và khoảng 30 websitecủa các đơn vị;

 Xây dựng và phát triển hệ thống học trực tuyến, cổng thông tin nhằm cung cấp tàiliệu học tập và đào tạo trực tuyến;

 Cung cấp và quản lý hệ thống chia sẻ dữ liệu cán bộ, giảng viên và sinh viên quamạng LAN

II Giới thiệu về Khoa Tiếng Anh Thương mại

1 Giới thiệu chung

Khoa Tiếng Anh Thương Mại được phát triển từ Bộ môn Tiếng Anh Thương Mại(1998) và chính thức là một Khoa chuyên môn độc lập từ năm 2007 Khoa Tiếng AnhThương Mại (TATM) hoạt động dưới sự chỉ đạo của Hiệu Trưởng, khoa đã thực tốt việcgiảng dạy, đào tạo cử nhân ngành TATM và các chuyên ngành khác của trường ĐH NgoạiThương và việc Quản lý sinh viên thuộc chuyên ngành TATM

Khoa TATM trường ĐHNT luôn phấn đấu để trở thành một Khoa chuyên môn cónăng lực tốt, có sự phát triển bền vững; mở rộng các chương trình hợp tác đào tạo liên kếtvới các đối tác trong và ngoài nước; được sinh viên quí mến và tin tưởng; đẩy mạnh côngtác nghiên cứu khoa học mở rộng kiến thức và nâng cao chất lượng giảng dạy của đội ngũ

giáo viên và thật sự chuyên ngành TATM của trường ĐHNTđã được định vị trên bản đồcác trường ĐH có đào tạo cùng chuyên ngành và được xã hội đánh giá cao

Chương trình đào tạo của khoa bao gồm:

Khối kiến thức cơ sở

Khối kiến thức văn hoá-văn học

Khối kiến thức chuyên ngành

2 Hình thức thi của bộ môn Tiếng Anh chuyên ngành

Bộ môn Tiếng Anh chuyên ngành chia làm 3 môn tương ứng với 3 trình độ là TiếngAnh chuyên ngành 1, Tiếng Anh chuyên ngành 2 và Tiếng Anh chuyên ngành 3 Mỗi môntương ứng 3 tín chi Bài thi hết môn của TACN tại trường đại học Ngoại Thương có 3 dạngbài tập chính, bao gồm:

 Trắc nghiệm 4 đáp án

 Dịch câu ngắn: từ Tiếng anh sang Tiếng Việt và ngược lại

 Viết bài luận

Mỗi hình dạng bài tập đều thể hiện một ưu thế riêng của nó, giúp giáo viên có thểkiểm tra một các toàn diện nhất kiến thức của sinh viên Trong đó cả ba môn là Tiếng Anhchuyên ngành 1, Tiếng Anh chuyên ngành 2 và Tiếng Anh chuyên ngành 3 đều được tiếnhành thi trên máy

III Sơ đồ quản lý của trường đại học Ngoại Thương về việc thi cuối kì

TACN dưới góc độ điều khiển học

IV Sơ đồ các cấp quản lý trong hệ thống tổ chức kì thi cuối kì TACN

Sinh viên thi TACN 1,2,3

Ra quyết định: hìnhthức thi

Ban giám hiệu

Giảng viên

Tác nghiệp:Coi thi ,

chấm thi, lên điểm

Điểm thi của sinh viên

Kiến nghịhình thức thi

Xét duyệt ý kiến

Tổng hợp các kiếnnghị của GV và chốtlại hình thức thi

Phản hồi sau quá trình học tập trên lớp

Ban Giám Hiệu

Ban Giám Hiệu

Trưởng, phó Khoa Tiếng anh

Trưởng, phó Khoa Tiếng anh

Trưởng phó bộ môn Tiếng Anh chuyên ngành

Trưởng phó bộ môn Tiếng Anh chuyên ngành

Giáo viên bộ môn TACN

V Sơ đồ các đầu mối thông tin trong và ngoài tổ chức

Đại học Ngoại Thương

Ban giám hiệu và

Khoa tiếng anh

Tổ chức liên kết với khoa

Học sinh

PHẦN 2:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THI CUỐI KÌ TIẾNG

ANH CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

I Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống thi cuối kì Tiếng Anh chuyên

ngành tại Đại học Ngoại Thương

Hệ thống thi Tiếng anh chuyên ngành tại ĐHNT

Tạo bộ câu hỏi

Chấm thi

Nhập điểm vào danh sách

Lưu VPK bảng điểm môn học (bản

in)

Nộp PĐT bảng điểm môn thi (file mềm)

Tính điểm bình quân và lên bảng điểm học kỳ

Cập nhật bảng điểm học kỳ cho SV

Mô tả chi tiết chức năng

1 Qu n ản lý hệ th ng ống

1.1 Nhập danh sách GV, SV: Phần này chỉ có người quản trị, giáo viên, giám thị và

cán bộ khảo thí là có quyền thay đổi trong trường hợp có nhầm lẫn, sai sót trongdanh sách từ phòng Quản lý đào tạo gửi đến

1.2 Tạo tài khoản đăng nhập: Tạo tài khoản cho từng giáo viên và sinh viên trong hệ thống Phần này chỉ có người quản trị là có quyền thêm vào cơ sở dữ liệu của hệ

thống

1.3 Cung cấp tài khoản cho GV: Để giáo viên thực hiện công việc soạn thảo đề thi

và chấm thi Phần này chỉ có người quản trị, giáo viên và cán bộ khảo thí là cóquyền thay đổi

1.4 Cung cấp tài khoản cho SV: Sinh viên sử dụng tài khoản này để thực hiện bài thi

của mình Phần này do quản trị viên, cán bộ khảo thí thực hiện và có quyền thayđổi

2 Quản lý ngân hàng câu hỏi

2.1 Giáo viên đăng nhập tài khoản: Giáo viên đăng nhập vào tài khoản của mình và

lựa chọn môn thi

2.2 Tạo câu hỏi thi: Tạo ra câu hỏi trắc nghiệm, tự luận và đáp án mới của các môn

học, bao gồm các thông tin sau:

+ Dạng câu hỏi: 50 % trắc nghiệm, 50% tự luận

+ Số phương án trả lời cho phần trắc nghiệm, cách viết mẫu với phần luận

+ Phương án trả lời đúng

Lưu ý: Phần này chỉ có giáo viên trong hệ thống là có quyền cập nhật.

2.3 Tạo bộ đề: Cập nhật, sửa chữa các câu hỏi cho từng môn học rồi tập hợp thành

các bộ đề và ngân hàng đề thi cho từng môn học…

Lưu ý: Phần này chỉ có giáo viên trong hệ thống là có quyền thực hiện.

2.4 Gửi đề thi cho phòng khảo thí: phòng khảo thí sẽ kiểm tra lại các bộ đề đã được

soạn và chỉnh lý nếu cần (có thống nhất với giáo viên thực hiện)

3 Tổ chức thi

3.1 SV đăng nhập vào tài khoản: Sinh viên thực hiện đăng nhập vào tài khoản theo

hướng dẫn của cán bộ khảo thí

3.2 Thi: Thí sinh nhận đề thi của mình sau khi đăng nhập vào hệ thống thi và có xác

nhận của giám thị thì tiến hành làm bài thi theo hướng dẫn của giám thị trướckhi thi và theo hướng dẫn của đề thi Sau khi hoàn thành bài thi trong thời giancho phép, thí sinh ký danh sách dự thi và nhấn vào nút kết thúc bài thi, đồng thờithoát khỏi tài khoản đăng nhập và rời khỏi phòng thi, hoặc là khi hết thời gianthi, hệ thống tự khóa bài thi và nộp bài thi của thí sinh Thí sinh sẽ nhận được kếtquả của phần thi trắc nghiệm do hệ thống trả về

(Lưu ý: Trong quá trình thi, giám thị phải giám sát quá trình làm bài của thí sinh dự thi để phát hiện và xử lý các vấn đề, lỗi phát sinh có thể sảy ra như là: thí sinh dự thi không điền đủ thông tin vào bài thi, hỏng hóc hệ thống thi, các lỗi vật lý (Mất điện, máy tự turn off, restart, mất bài thi, tự động sign out), click nhầm vào ô kết thúc bài thi, gian lận trong quá trình làm bài thi của thí sinh,… Đồng thời phải báo cho cán bộ khảo thí biết để khắc phục)

3.3 Chuyển bài thi cho phòng khảo thi: Hết giờ thi hệ thống khóa bài thi của các

thí sinh Giám thị thống kê lại kết quả của quá trình thi (Tổng số thí sinh tham

dự thi, các sự cố xảy ra trong quá trình thi, đã xử lý hay chưa được xử lý…) và

hệ thống chuyển bài thi lên phòng khảo thí

3.4 Chuyển bài cho ban quản trị: Quản trị viên kiểm tra lại tính hợp lệ của các bài thi

chuyển từ hệ thống phòng khảo thí trước khi chuyển cho giáo viên chấm thi

4 Chấm thi, lên điểm, nhập điểm

4.1 Chấm thi: Ban quản trị chuyển bài thi cho GV đề thực hiện chấm phần tự luận

4.2 Nhập điểm vào danh sách: Sau khi chấm bài xong, giáo viên cộng điểm tự luận

và trắc nghiệm rồi vào điểm danh sách ký nộp bài

4.3 Lưu văn phòng khoa bảng điểm môn học: Sau khi hoàn thành vào điểm, giáo viên

nộp bảng điểm bản photo lưu tại văn phòng khoa Tiếng anh Thương mại

4.4 Nộp PĐT bảng điểm môn học: Giáo viên in và nộp bản gốc bảng điểm cho phòng

Quản lý đào tạo để lưu giữ và lên điểm cho sinh viên

4.5 Tính điểm bình quân và lên bảng điểm học kỳ: Phòng Quản lý đào tạo nhập điểm

thi cuối kỳ cho sinh viên và thực hiện tính điểm bình quân môn học và cập nhậtđiểm bình quân môn lên trang tín chỉ của sinh viên

4.6 Cập nhật điểm trung bình tích lũy cho sinh viên: Phòng đào tạo cập nhật điểm

trung bình tích lũy cho sinh viên trên trang tín chỉ

Thời điểmBan quản trịGiảng viênSinh viênPhòng QLĐTChuẩn bị thi

Thi

Chấm

Soạn đề thiĐiểmm

II Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống thi TACN tại trường ĐHNT

III Sơ đồ luồng dữ liệu trong hệ thống thi Tiếng Anh chuyên ngành tại

trường Đại học Ngoại Thương

Ban quản trị

Bảng điểm Tài khoản đăng nhập

tạo

Bảng điểm Bài thi

Bài thi Đề thi

Tài khoản đăng

nhập SV

3 Sơ đồ mức dưới đỉnh

3.1 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 1

3.2 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 2

Danh sách

tài khoảnđăng nhập

Thông tin

danh sách

GV, SVBan quản trị

Tài khoản đăng nhập SV Tài khoản đăng nhập GV

Sinh viên

Giảng viên

Phòng khảo thí

2.1Đăng nhập

2.1Tạo câu hỏiMôn thi

Tài khoản đăng nhậpGiảng viên

Bộ câu hỏi

Bộ đề thiBan quản trị

2.3Tạo

đề thiPhòng khảo thí

3.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 3

3.4 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 4

Tài khoản

Thi

3.1Đăng nhậpSinh viên

Điểm thi

Chấm thiBan quản trị

Sinh viên

4 Sơ đồ luồng dữ liệu trong hệ thống thi cuối kì tiếng Anh chuyên ngành trường

ĐH Ngoại Thương

2.3 Tạo

đề thi

2.2 Tạo câu hỏi

2.1 Đăng nhập

đăng nhập

1.1 Nhập danh sách

GV, SV

Danh sách GV, SV

Thông tin

GV, SV

1.2 Tạo tài khoản đăng nhập

Phòng khảo thí

Đề thi

Đề thi

Tài khoản đăng nhập 3.2

Thi

3.1 Đăng nhập

Tài khoản đăng nhập SV Sinh viên Phòng khảo thí Bài thi

4.2 Nhập điểm vào danh sách

Bảng điểm HK

Phòng đào tạo Bảng đểm

4.3 Tính điểm BQ

và lên bảng

IV Các mẫu hình minh họa tài liệu vào - ra

1 Mẫu hình tài liệu vào

2 Mẫu hình tài liệu ra

V Phương pháp mã hóa thông tin

Trong thiết kế hệ thống thông tin quản lý, việc mã hóa các thực thể hoặc tập hợp cácthực thể là một phần nhỏ những vẫn mang ý nghĩa quan trọng Sử dụng kỹ thuật mã hóathông tin sẽ thể hiện một cách nhanh chóng tính duy nhất của từng thực thể, để nhận diệncác thực thể một cách dễ dàng hơn và tránh được những nhầm lẫn, sai sót đối với nhữngthực thể có thuộc tính giống nhau

Việc quản lý và triển khai hệ thống thi Tiếng anh chuyên ngành tại Đại học Ngoạithương đòi hỏi nhiều loại thông tin từ các đối tượng tham gia hệ thống như danh sách sinhviên, danh sách môn học,… nên việc mã hóa các thông tin là vô cùng cần thiết Cácphương pháp mã hóa cơ bản thường được Nhà trường sử dụng là phương pháp mã hóa liêntiếp, phương pháp mã hóa phân cấp và phương pháp ghép nối

Sau đây là là vài nét chính về việc mã hóa thông tin của 1 số đối tượng trong hệ thốngthi Tiếng anh chuyên ngành tại Đại học Ngoại thương

1 Mã hóa mã số sinh viên

Mỗi mã số sinh viên được ký hiệu bằng 10 chữ số

Ví dụ: Mã sinh viên 1213320056

• 2 số đầu tiên kí hiệu cho năm sinh viên nhập học, ở ví dụ trên là năm 2012

• 3 số tiếp theo chỉ thị cho chuyên ngành mà sinh viên đang theo học Một số mãngành chính như 111: chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, 144: chuyên ngành Kinh tếquốc tế, 133: chuyên ngành Tài chính ngân hàng …

• 2 số sau là kí hiệu cho khối hành chính mà sinh viên đó thuộc diện quản lý

• 3 số cuối là số thứ tự của sinh viên trong khối hành chính

Ví dụ: Sinh viên Phạm Thị Ngọc Anh nhập học năm 2012 vào lớp Ngân hàng, thuộc khốihành chính số 2 khoa Tài chính Ngân hàng, số thứ tự trong khối 2 là 01, có mã số sinh viên

là 1213320001

2 Mã hóa danh sách sinh viên tham dự thi

Các sinh viên được sắp xếp lần lượt theo thứ tự tên A – B – C, sau đó danh sách này sẽđược đánh số thứ tự từ 1 đến hết Số thứ tự này cũng được coi là số báo danh cho sinhviên, đồng thời giúp giáo viên thuận tiện hơn trong việc lên điểm sau khi chấm

Ví dụ: Danh sách sinh viên trong 1 lớp học phần Tiếng anh chuyên ngành 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Học phần: Tiếng anh chuyên ngành 2 - Số tín chỉ: 3

12 1213320053 Lê Thanh Hương 08/10/1993

13 1213320070 Đỗ Lê Thị Minh Khuê 23/10/1994

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

3 Mã hóa tên môn học

Các học phần được mã hóa bao gồm 3 nhóm ký tự như sau:

Nhóm 1 | Nhóm 2 | Nhóm 3

Trong đó:

Nhóm I: Gồm từ 3 đến 4 chữ cái IN HOA, là các chữ viết tắt của phân môn

Nhóm II: Gồm 3 chữ số, thể hiện mã số của học phần (course number), được xây dựng

theo quy ước:

- Chữ số đầu tiên chỉ ra khối kiến thức của học phần trong cấu trúc chương trình đào tạo.

Cụ thể như sau:

Chữ số đầu tiên trong Nhóm II Học phần thuộc khối kiến thức

1 Giáo dục đại cương

2 Cơ sở của khối ngành

02: số thứ tự môn học theo định hướng của nhà trường

VI Thiết kế mô hình dữ liệu lôgic

1 Chuẩn hóa quan hệ

• SINHVIEN (masv, hoten, lop, manganh, ngaysinh, diachi, gioitinh, manganh)

• NGUOIQUANTRI (maqt, hoten, matkhau, ngaysinh, diachi, gioitinh)

• GIAOVIEN (magv, hoten, matkhau, ngaysinh, diachi, gioitinh)

• DIEM (masv, mamon, lanthithu, ngaythi, tgbatdau, tgketthuc, ghichu)

• BAITHI (masv, mamon, lanthi, somay, magt, mapt, mach, traloi)

• MONTHI (mamon, tenmon)

• CAUHOI (mach, noidung, giatridung, sopa, mamon, madch, magv).

• DANGCAUHOI (madch, tendch)

• TRALOI (mach, noidungtraloi, mahoa)

• PHONGTHI (mapt, tenpt)

• NGANH (manganh, tennganh)

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

NGANH

4 Mô hình dữ liệu quan hệ

hoten matkhau

Madch

P K

Tendch

Mamon

P K

Tenmon

Manganh

P K

Tennganh

Mach

P K

Noidung Giatridung

Lanthi

P K Masv Mamon

Mach

P K

Noidungtraloi Mahoa

Mapt

P K

Tenpt

Masv

P K

Hoten Lop

Masv

P K

Lanthithu Mamon

ngaysinh diachi

Sopa Mamon Madch Magv

Ngaythi Giothi Phongthi

Manganh Makhoa Ngaysinh

Somay Magt Mapt Mach Traloi

KẾT LUẬN

Hệ thống thi trắc nghiệm môn Tiếng Anh chuyên ngành trên máy tính của trường đạihọc Ngoại Thương là phương pháp để đánh giá kết quả trong quá trình học tập của sinhviên cũng như sự giảng dạy của giảng viên Bản chất của phương pháp này là nhằm nângcao hiểu biết một cách toàn diện cũng như khả năng viết luận, tăng thêm hiệu suất làmviệc, giảm thời gian thực hiện các công đoạn thi và quản lí câu hỏi mang tính bảo mật hơn

Qua bài nghiên cứu chúng em thấy rằng sự thay đổi hệ thống làm bài thi tiếng Anhchuyên ngành trên máy tính so với làm bài trên giấy đã mang lại những hiệu quả tích cựctrong công tác quản lí sinh viên cũng như tin học hóa theo tiêu chuẩn quốc tế đảm bảo sựcông bắng ưu việt Trên cơ sở những kiến thức được cung cấp trong bộ môn hệ thốngthông tin quản lí, bài tiểu luận đã xây dựng được sơ đồ các cấp quản lý của tổ chức dướigóc độ điều khiển học, thiết lập các sơ đồ đầu mối thông tin trong và ngoài tổ chức Sơ đồchức năng phân rã và mô tả chi tiết từng chức năng cũng được đưa ra để đánh giá, phântích, nhận định, từ đó thiết lập các sơ đồ luồng dữ liệu Từ các tiền đề trên bài tiểu luận đãtiếp tục triển khai phần trọng tâm khi xây dựng một hệ thống là tạo các tập cơ sở dữ liệuvào, ra, trung gian, các chuẩn hóa và mối quan hệ giữa chúng

Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và trình độ cũng như thiếu nhiều kinh nghiệmthực tế nên nhiều sơ đồ thiết kế tính năng của chương trình chưa được hoàn thiện Trongthời gian tới, chúng em sẽ cố gắng hoàn thiện theo hướng bổ sung các chức năng cho phùhợp yêu cầu đặc thù của việc thi trắc nghiệm, đảm bảo khả năng được áp dụng trên diệnrộng với nhiều môn học hơn