Kế toán chi hoạt động tại trường THCS Lê Anh Xuân - Hòa Hiệp - Liên Chiểu - Đà Nẵng

Kế toán chi hoạt động tại trường THCS

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua cùng với sự phát triển không ngừng về mặt kinh tếcủa đất nước, hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán hành chính sựnghiệp (HCSN) nói riêng đã từng bước được sửa đổi và được bổ sung để dầnhoàn thiện hơn trong công tác quản lý

Các đơn vị HCSN hoạt động chủ yếu bằng nguồn kinh phí do Ngân sách Nhànước cấp, không những thế còn phải có trách nhiệm quản lý Ngân sách của Nhànước, bởi vì nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí không bồi hoàn trực tiếpđược cho nên cần phải quản lý một cách chặt chẽ các khoản thu đủ và chi đủ, đồngthời các đơn vị phải thực hiện chi đúng mục đích, kịp thời, tiết kiệm và có hiệu quảcao, tránh tình trạng phung phí, lãng phí nguồn Ngân sách

Từ những giả thiết trên, em đã chọn cho mình đề tài kế toán chi hoạtđộng, vì với đề tài này sẽ giúp ta nắm bắt được các khoản chi tại đơn vịmình thực tập, cụ thể như nắm bắt được các khoản chi cho bộ máy hoạtđộng, chi cho sự nghiệp văn hoá xã hội, chi để phục vụ cho hoạt động kinhtế Ở bất kỳ đơn vị HCSN nào, chi hoạt động là một khoản chi không thểthiếu được và nó rất cần thiết cho hoạt động của đơn vị cũng như cho côngtác quản lý hành chính, quản lý về mặt kinh tế, chính trị, y tế, giáo dục, vănhoá, xã hội,… từ cấp Trung Ương đến cấp Địa Phương

* Ngoài phần mở đầu , kết luận và mục lục , kết cấu của đề tài gồm 3phần :

- PHẦN A : Cơ sở lý luận về kế toán chi hoạt động tại đơn vị HCSN

- PHẦN B : Thực trạng kế toán chi hoạt động tại trường THSC Lê Anh Xuân

- Hoà Hiệp – Liên Chiểu – Đà Nẵng

- PHẦN C : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chihoạt động tại trường THCS Lê Anh Xuân – Hoà Hiệp – Liên Chiểu – Đà Nẵng

Do lần đầu tiên mới tiếp xúc với thực tế, thời gian có hạn chế, nội dung nghiêncứu đề tài lại rất rộng, nên những vấn đề được trình bày trong báo cáo thực tập nàycòn nhiều thiếu xót, sẽ không tránh khỏi những sai xót nhất định Qua báo cáo thựctập này, em mong quý thầy cô cùng các cô chú hướng dẫn thực tập giúp đỡ emhoàn thành báo cáo thực tập này tốt hơn

PHẦN A :

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI HOẠT

ĐỘNG TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

I KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG Ở CÁC ĐƠN VỊ HCSN :

1 Khái niệm kế toán chi hoạt động :

Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dựtoán chi Ngân sách đã được cơ quan Tài Chính hoặc cấp trên phê duyệthằng năm nhằm phục vụ cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máyhoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xãhội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng Chi hoạtđộng là một khoản chi mang tính chất tiêu dùng vì nó không trực tiếp thamgia vào quá trình sản xuất, tuy vậy nó không thể thiếu được và rất cần thiếtcho công tác quản lý hành chính,quản lý về các mặt chính trị, kinh tế, vănhoá xã hội từ Trung Ương đến Địa Phương

2 Nội dung chi hoạt động :

+ Mục 100 : Tiền lương

+ Mục 101 : Tiền công

+ Mục 102 : Phụ cấp lương

+ Mục 103 : Học bỗng học sinh , sinh viên

+ Mục 104 : Tiền thưởng

+ Mục 105 : Phúc lợi tập thể

+ Mục 106 : Các khoản đóng góp

+ Mục 108 : Các khoản thanh toán khác

+ Mục 109 : Thanh toán dịch vụ công cộng+ Mục 110 : Vật tư văn phòng

+ Mục 111 : Thông tin tuyên truyền, liên lạc+ Mục 112 : Hội nghị phí

+ Mục 113 : Công tác phí

+ Mục 114 : Chi phí thuê mướn

+ Mục 117 : Sửa chữa thường xuyên

+ Mục 118 : Sửa chữa lớn tài sản cố định

+ Mục 119 : Chi phí nghiệp vụ chuyên môn+ Mục 134 : Chi khác

+ Mục 144 : Mua sắm tài sản cố định vô hình+ Mục 145 : Mua sắm tài sản cố định hữu hình

3 Nhiệm vụ của kế toán chi hoạt động :

* Kế toán các khoản chi HCSN có các nhiệm vụ sau :

- Ghi chép phản ánh các khoản chi theo đúng những quy định Tài Chính

- Kiểm tra việc chấp hành dự toán, chi theo đúng chế độ tiêu chuẩn địnhlượng, giám đốc các khoản chi sao cho có hiệu quả, thực sự tiết kiệm, phảichi đúng mục lục Ngân sách hiện hành

- Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo quyết toán các khoản chi đầy đủvà chính xác

- Cung cấp số liệu, tài liệu về tình hình chi để làm cơ sở cho việc lập dựtoán chi sau này và phục vụ cho việc điều hành chi tiêu hợp lý có hiệu quả.

- Hướng dẫn nghiệp vụ, theo dõi, kiểm tra công tác kế toán của đơn vị trựcthuộc

- Lập và gởi báo cáo kế toán kịp thời cho các cơ quan chức năng

4 Nguyên tắc kế toán chi hoạt động :

- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theotừng niên độ kế toán, niên khoá Ngân sách và theo từng loại của mục lụcNgân sách Nhà nước Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, an ninh quốcphòng hạch toán theo mục lục của khối mình

- Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán, đảmbảo sự khớp đúng giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán vớisố chứng từ và báo cáo tài chính

- Hạch toán vào tài khoản này là những khoản chi thuộc kinh phí hằng năm củađơn vị bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi khôngthường xuyên

- Không phản ánh vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất kinh doanh dịchvụ, chi phí đầu tư xây dựng cơ bảng bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chươngtrình dự án đề tài

- Hết niên độ kế toán nếu quyết toán chưa được duyệt thì chuyển toàn bộ sốchi hoạt động trong năm chưa được duyệt từ tài khoản 6612 “Chi hoạt độngnăm nay” sang tài khoản 6611 “Chi hoạt động năm trước” để theo dõi chođến khi báo cáo quyết toán được duyệt Riêng đối với một số đơn vị có chitrước cho năm sau được theo dõi ở tài khoản 6631 “Chi hoạt động năm sau”thì sang đầu năm sau được chuyển sang tài khoản 6612 “Chi hoạt động nămnay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo

II KẾ TOÁN CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG :

1 Chứng từ sử dụng :

- Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán chi hoạt động gồm có :

+ Phiếu thu

+ Phiếu chi

+ Giấy phân phối hạn mức kinh phí

+ Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lĩnh tiền mặt

+ Giấy rút hạn mức kinh phí bằng chuyển khoản

+ Hoá đơn

+ Bảng thanh toán tiền lương

+ Bảng kê trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

+ Bảng kê thanh toán tiền công tác phí…

- Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ chi hoạt động tiến hành địnhkhoản, sau đó ghi vào “sổ chi tiết chi hoạt động”, sổ cái tài khoản 661 và sổkế toán có liên quan khác…

* Cách ghi chứng từ : Phải ghi đầy đủ các yếu tố trong chứng từ khi sửdụng như :

+ Tên gọi chứng từ

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ

+ Số hiệu của chứng từ

* Trình tự luân chuyển chứng từ :Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ

do kế toán đơn vị ấn định sau khi kiểm tra, ký chứng từ :

+ Lập chứng từ kế toán và phản ánhcác nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ

+ Kiểm tra chứng từ kế toán

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán

+ Huỷ chứng từ khi đã quá thời gian lưu trữ

* Kiểm tra chứng từ gồm :

+ kiểm tra chứng từ rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chéptrên chứng từ kế toán

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghitrên chứng từ

* Lưu trữ và bảo quản chứng từ :

- Chứng từ kế toán được sử dụng phải sắp xếp, phân loại bảo quảnvà lưu trữ theoquy định của chế độ lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán của Nhà nước Khi có trườnghợp mất chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởngđơn vị biết để có biện pháp sử lýkịp thời Nếu trường hợp mất hoá đơn, biên lai, séc thì phải báo cáo cho cơ quanthuế hoặc Công an Địa phương ssó lượng hoá đơn bị mất, hoàn cảnh mất, phải cóbiện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật, đồng thới có biện pháp thông báo vôhiệu hoá chứng từ bị mất

* Một số chứng từ cơ bản và phương pháp ghi chép :

- Phiếu thu ( Mẫu C21 H ) : mục đích của phiếu thu là xác định số tiền mặt,ngoại tệ, vàng bạc, đá quý … thực tế nhập quỹ và làm căn cứ ghi sổ có liên quan Phiếu thu được đống thành quyển và lưu trong một năm, phiếu thu được lập thành

3 liên ( đặt giấy than viết một lần ), thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liêngiao cho người nộp, một liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, kềmtheo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

- Phiếu chi ( Mẫu C22 H ) : mục đích xác định khoản tiền mặt hay ngoại tệ đãxuất quỹõ, thủ tục xuất quỹ và ghi sổ quỹ tương tự như phiếu thu Phiếu chi được lậpthành

hai liên ( đặt giấy than viết một lần ), liên một lưu nơi nơi lập phiếu, liên haithủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc đểghi sổ kế toán

2 Sổ sách kế toán : gồm có hai loại : sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:

- Sổ kế toán tổng hợp : là sổ phản ánh đầy đủ số liệu về số dư về số phátsinh tổng quát cho một đối tượng tài sản, nguồn vốn hay một hoạt động thuchi, kết quả phân phối vốn Sổ tổng hợp có đặc trưng cơ bản : mở cho tàikhoản tổng hợp, chỉ ghi chỉ tiêu tiền, ghi định kỳ Số liệu ở sổ tổng hợpthường được sử dung để lập bái cáo định kỳ của kế toán

+ Sổ sách kế toán tổng hợp :

Sổ nhật ký chung

Nhật ký – sổ cái

Sổ cái

Chứng từ ghi sổ

+ Sổ kế toán chi tiết :Sổ kế toán chi tiết mở theo tài khoản chi tiết cấp 2 ,cấp 3 , số liệu ghi trên sổ chi tết dựa vào hai mục đích : quản lý chi tiết đốitượng cần quản lý hoặc để đối chiếu làm cơ sở ghi sổ tổng hợp, bao gồm :+ Sổ sách kế toán chi tiết :

Sổ theo dõi nguồn kinh phí

Sổ tổng hợp nguồn kinh phí

Sổ chi tiết chi hoạt động

+ Báo cáo kế toán chi hoạt động :

Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu B01- H )

Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng ( MẫuB02- H )

Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định ( Mẫu B03- H )

Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu ( Mẫu B04- H )

Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B05- H )

Chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán ( Mẫu F02- 1H )

Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí ( Mẫu F02- 3H )

III KẾ TOÁN TỔNG HỢP :

1 Tài khoản sử dụng :

- Tài khoản 661 : “ Chi hoạt động ”

- Tài khoản 461 : “N guồn kinh phí hoạt động”

- Tài khoản 008 : “ Hạn mức kinh phí”

- Tài khoản 461 “ Nguồn kinh phí hoạt động” :

+ Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toánnguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN, theo dõi, quản lý và quyết toán tổnghợp kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị ( bao gồm kinh phí được cấp củabản thân đơn vị và số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới được nhận ) + Nội dung và kết cấu của tài khoản 461 :

Nợ Tài khoản 461 Có

- Số kinh phí nộp lại Ngân sách Nhà - Số kinh phí đã nhận của Ngân sáchNhà nước hoặc nộp lại cấp trên Nhà nước hoặc cấp trên

- Kết chuyển số chi hoạt động đã được - Số kinh phí nhận được do hội viên quyết toán với nguồn kinh phí góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung thêm

- Các khoản được phép ghi giảm

nguồn kinh phí hoạt động

- Tài khoản 461 có 3 tài khoản cấp 2 :

+ Tài khoản 4611 : “Nguồn kinh phí hoạt động năm trước” ; phản ánh nguồn kinhphí hoạt động được cấp thuộc năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa đượcduyệt y

+ Tài khoản 4612 : “ Nguồn kinh phí hoạt động năm nay” ; phản ánh nguồn kinhphí hoạt động thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang,các khoản kinh phí được cấp hoặc đã thu trong năm nay

+ Tài khoản 4613 : “ Nguồn kinh phí hoạt động năm sau” ; chỉ được sử dụng

ở các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau, bao gồm những khoản kinhphí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hếtđược cơ quan Tài Chính cho phép chuyển sang năm sau

Lưu ý : Đến cuối năm ( 31/12 ) phải chuyển số dư trên tài khoản 4612 sang tàikhoản 4611 để chờ quyết toán được duyệt, đồng thời chuyển số dư trên tài khoản

4613 về tài khoản 4612

* Tài khoản 661 : “Chi hoạt động”

- Tài khoản này phản ánh các khoản chi hoạt động phát sinh theo dự toán chi Ngânsách được duyệt như : chi cho công tác dịch vụ chuyên môn và bộ máy hoạt độngcủa cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội , cơ quan đoàn thể,lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do Ngân sách Nhà nước cấp hoặc do cácnguồn tài trợ, viện trợ…

- Nội dung và kết cấu của tài khoản 661 :

Nợ Tài khoản 661 Có

- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị - Các khoản chi được phép ghi giảm và những khoản chi không được

duyệt y

- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn - Kết chuyển số chi hoạt động với

vị trực thuộc nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán duyệt y

Số dư : Các khoản chi hoạt động chưa

được quyết toán hoặc quyết toán nhưng

được duyệt y

- Tài khoản 661 có 3 tài khoản cấp 2 :

+ Tài khoản 6611 : “ Chi hoạt động năm trước” ; phản ánh các khoản chi hoạtđộng thuộc kinh phí năm trước chưa được duyệt y

+ Tài khoản 6612 : “Chi hoạt động năm nay” ; dùng để phản ánh các khoảnchihoạt đông thuộc năm nay

+ Tài khoản 6613 : “Chi hoạt động năm sau” ; phản ánh các khoản chi chonăm sau (nếu có )

* Tài khoản 008 : “Hạn mức kinh phí” ; đây là tài khoản ngoài bảng dùng để phảnánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp được phân phối và được cấp phát sửdụng

- Nội dung và kết cấu của tài khoản 008 :

Nợ Tài khoản 008 Có

- Hạn mức kinh phí hoạt động được - Số hạn mức kinh phí được cấp phát sử phân phối dụng

- Số nộp khôi phục hạn mức kinh phí - Hạn mức kinh phí hoạt động phấn phối cho đơn vị cấp dưới

Số dư : Hạn mức kinh phí còn được

sử dụng

- Tài khoản 008 có 3 tài khoản cấp 2 :

+ Tài khoản 0081 : “Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách Trung ương”

+ Tài khoản 0082 : “ Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách Tỉnh”

+ Tài khoản 0083 : “ Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách Huyện”

Lưu ý : Cuối năm số hạn mức kinh phí đã được phân phối sử dụng không hết phảinộp cho Kho bạc Nhà nước

2 Phương pháp kế toán chi hoạt động :

- Xuất vật liệu , dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động :

CT Có TK 3341 : “Tiền lương, tiền công”

CT Có TK 3348 : “Sinh hoạt phí, học bỗng”

- Hằng tháng trích BHXH, BHYT tính vào chi phí ( 17% ).

Nợ TK 661 ( 6612 )

Có TK 332

CT Có TK 3321 : “Bảo hiểm xã hội”

CT Có TK 3322 : “Bảo hiểm y tế”

- Khi nhận được các hoá đơn dịch vụ điện nước, điện thoại, bưu tín … đơn vịđã sử dụng nhưng chưa thanh toán, căn cứ hoá đơn ghi :

Nợ TK 661 ( 6612 )

Có TK 331 ( 3311 )

- Khi nhận hoá đơn dịch vụ điện nước, điện thoại, … thanh toán ngay

Nợ TK 661 ( 6612 )

Có TK 111, 112, 461 ( 4612 )- Ghi đơn Có TK 008

- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi cho hoạt động của đơn vị ( tiếpkhách, mua vật liệu dùng ngay, … )

+ Khi tổng hợp số chi của các đơn vị cấp dưới :

- Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt

+ Kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt độngnăm trước

Nợ TK 155 ( nếu có sản phẩm )

Nợ TK 661 ( số chênh lệch )

cho chi hoạt động động của cấp trên được duyệt y

TK 334

Tiền lương, sinh hoạt phí phải trả Kết chuyển số đã chi vào nguồn

cho cán bộ công nhân viên kinh phí khi quyết toán được duyệt

TK 332 TK 311 Trích BHXH, BHYT tính vào Những khoản chi không đúng chế

chi hoạt động độ không được duyệt y phải thu hồi

động của đơn vị cấp dưới

TK 466 TK 661

Ghi tăng nguồn kinh phí hình

thành tài sản cố định

TK 331

Khi nhận được các hoá đơn

dịch vụ điện thoại, điện nước

nhưng chưa thanh toán

TK 6611 TK 4611 TK 6613 TK 6612 Khi báo cáo quyết toán Đầu năm sau, chuyển

được duyệt kết chuyển số chi trước cho năm số chi hoạt động vào sau sang chi cho

nguồn kinh phí năm nay

Cuối năm quyết toán chưa được duyệt , kế toán chuyển số chi hoạt động năm nay sang chi hoạt đông năm trước

PHẦN B :

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG QUÝ

I NĂM 2003 TẠI TRƯỜNG THCS LÊ ANH XUÂN –

HOÀ HIỆP – LIÊN CHIỂU – ĐÀ NẴNG

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG THCS LÊ ANH XUÂN :

1 Quá trình hình thành và phát triển của trường THCS Lê Anh Xuân :

- Căn cứ quyết định số 18/ QĐ – UB ngày 03/ 01/ 1997 của UBND thành phố ĐàNẵng về việc thành lập Sở Giáo dục – Đào tạo thành phố Đà Nẵng

- Căn cứ quyết định số 3667/ 1998/ QĐ – UB ngày 03/ 06/ 1998 của UBND thànhphố Đà Nẵng, về việc ban hành quyết định quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cánbộ – công chức HCSN và cán bộ quản lý doanh nghiệp Nhà nước thuộc UBNDthành phố Đà Nẵng

- Sau khi thống nhất ý kiến với thường trực Ban thường vụ quận Liên Chiểu vàtheo đề nghị của ông trưởng phòng tổ chức cán bộ Sở Giáo dục – Đào tạo :

Quyết Định : Thành lập trường THCS Lê Anh X uân, đặt tại khối phố Nam Ô 1,thuộc phường Hoà Hiệp, quận Liên Chiểu thành phố Đà Nẵng Trường THCS LêAnh Xuân là đơn vị sự nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được mở tàikhoản tại Kho bạc Nhà nước và chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Giáo dục – Đàotạo

- Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01/ 08/ 2002

- Từ đó trường THCS Lê Anh Xuân ra đời và sẽ cô gắng bắt kịp với xu thế pháttriển chung của đất nước

2 Tổ chức bộ máy quản lý :

HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG

CHI BỘ ĐẢNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

CÁC TỔ TRƯỞNG

CHUYÊN MÔN

CHI ĐOÀN THANH NIÊN CS HCM

CÔNG ĐOÀN

* Chức năng của các cán bộ công nhân viên :

+ Hiệu trưởng : phụ trách chung, quản lý Ngân sách Thành phố, tổ chứcbộ máy hoạt động của đơn vị mình

+ Phó hiệu trưởng : quản lý các mảng chuyên môn của đơn vị, hỗ trợ mộtphần cho Hiệu Trưởng

+ Các tổ trưởng chuyên môn : quản lý chuyên môn của giáo viên

+ Giáo viên : giảng dạy, bồi dưỡng kiến thức cho học sinh

+ Văn thư, giáo vụ : lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ

+ Nhân viên thư viện : quản lý sách, báo trong nhà trường

+ Nhân viên thiết bị dạy học : có trách nhiệm quản lý đồ dùng dạy học, đồdùng thí nghiệm, thực hành

+ Tổng phụ trách đội : quản lý các hoạt động Đoàn, Đội trong toàn trường + Chi bộ Đảng : quản lý về công tác hoạt động của Đảng bộ trong nhàtrường

+ Chi Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh :

+ Tổ chức công đoàn : quản lý về mặt đời sống của cán bộ công nhânviên

3 Tổ chức bộ máy kế toán :

a/ Tổ chức bộ máy kế toán :

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN

Công tác hạch toán ở đơn vị là hạch toán thuộc đơn vị HCSN , quan hệgiao dịch với kho bạc, rút kinh phí hoạt động, đồng thời hạch toán các khoản

GIÁO VIÊN

HỌC SINH

VĂN THƯ GIÁO VỤ

THƯ VIỆN

THIẾT BỊ DẠY HỌC TỔNG PHỤ

TRÁCH ĐỘI

CHỦ TÀI

chi cho công việc thường xuyên theo hạn mức kinh phí ngân sách đượcduyệt.

- Bộ máy kế toán gồm có 3 bộ phận :

+ Chủ tài khoản

+ Thủ quỹ : là người giữ tiền để phục vụ cho hoạt đông của trường

- Ghi hằng ngày :

- Ghi cuối tháng :

- Đối chiếu kiểm tra :

c/ Chứng từ và sổ sách sử dụng :

* Chứng từ :

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy thanh toán tạm ứng

- Biên lai thu tiền.

- Bảng thanh toán tiền lương

- Phiếu kê mua hàng

- Biên bản giao nhận Tài sản cố định

- Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt

- Giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản

* Sổ sách :

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ theo dõi nhập rút HMKP

- Sổ theo dõi nguồn kinh phí

- Sổ chi tiết chi hoạt động

- Bảng tổng hợp nguồn kinh phí

- Sổ tiền gởi kho bạc

* Các loại báo cáo tài chính :

- Bảng cân đối tài khoản

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Bảng đối chiếu HMKP

d/ Tài khoản sử dụng :

- Tài khoản 111 : “ Tiền mặt ”

- Tài khoản 112 : “ Tiền gởi ngân hàng, kho bạc ”

- Tài khoản 211 : “ Tài sản cố định ”

- Tài khoản 311 : “ Các khoản phải thu ”

- Tài khoản 312 : “ Tạm ứng ”

- Tài khoản 332 : “ Các khoản trích nộp theo lương ”

- Tài khoản 334 : “ Phải trả công nhân viên ”

- Tài khoản 461 : “ Nguồn kinh phí hoạt động ”

- Tài khoản 466 : “ Nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định ”

- Tài khoản 661 : “ Chi hoạt động ”

- Tài khoản 008 : “ Hạn mức kinh phí ”

II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG QUÝ I NĂM 2003 TẠI TRƯỜNG THCS LÊ ANH XUÂN :

1 Công tác lập dự toán chi hoạt động năm 2003 :

Căn cứ vào biên chế đã được duyệt và số lượng cán bộ công nhân viêncủa trường , định mức chi phí thường xuyên của ngành mà lập dự toán chođơn vị

- Mục 100 : Tiền lương

Đơn vị có : 45 cán bộ công nhân viên

Trong đó : 34 người trong biên chế

11 người hợp đồng.

+ Mức lương mỗi tháng : 290.000đ * 100,81 = 29.234.900đ

( Trong đó : 290.000đ là mức lương tối thiểu hiện hành; 100,81 là tổnghệ số lương bao gồm hệ số lương chính và hệ số lương hợp đồng của đơn

vị )

+ Tính ra mỗi quý : 29.234.900đ * 3 = 87.704.700đ

+ Tính ra mỗi năm : 87.704.700đ * 4 = 350.818.800đ

- Mục 102 : Phụ cấp lương

Đơn vị có phần phụ cấp chức vụ

+ Tổng số tiền phụ cấp trong tháng : 390.000đ

+ Tính ra mỗi quý : 390.000đ * 3 = 1.170.000đ

+ Tính ra mỗi năm : 1.170.000đ * 4 = 4.680.000đ

- Mục 106 : Các khoản trích nộp theo lương

+ Tiểu mục 01 : Bảo hiểm xã hội

BHXH được tính 15% ngân sách đóng và 5% người lao động đóngtheo quỹ lương

+ Tiểu mục 02 : Bảo hiểm y tế

BHYT được tính 2% ngân sách đóng và 1% người lao động đóngtheo quỹ lương

+ Tiểu mục 03 : Kinh phí công đoàn

KPCĐ được tính 2% quỹ lương ngân sách đóng

- Mục 101 : Lương hợp đồng

- Mục 110 : Vật tư văn phòng

Căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ các quỹ trong năm đượcchuyển để phân chia lập dự toán trong năm đảm bảo vật tư văn phòng sửdụng

Đơn vị tính : 1.000đ

Mục Tên mục Tổng số Quý I Quý II Chia ra theo quý Quý III Quý IV

100 Tiền lương chính 214.964 52.567 54.132 54.133 54.132

101 Lương hợp đồng 49.891 12.057 12.611 12.612 12.611

102 Phụ cấp lương 96.525 19.473 25.684 25.684 25.684

105 Phúc lợi tập thể 5.000 260 1.546 1.647 1.547

106 Các khoản đóng góp 41.418 9.095 10.774 10.775 10.774

110 Vật tư văn phòng 10.000 3.000 4.000 3.000

117 Sửa chữa thường xuyên 4.500 4.500

119 Chi phí hoạt động CM 41.200 13.800 19.400 8.000

KBNN Liên Chiểu Trang : 10/1

Mẫu số C-01-HM/KB

CHỨNG TỪ CẤP PHÁT HẠN MỨC KINH PHÍ

Lập ngày 17 tháng 01 năm 2003

( Bản chính )

Đơn vị cấp : Sở Giáo dục – Đào tạo

TK số : 091.11.20.00008 – Tại KBNN : Văn phòng Kho Bạc ĐN

Đơn vị nhận : Trường THCS Lê Anh Xuân

TK số : 091.13.09.00022 – Tại KBNN : KBNN Liên Chiểu

Nôi dung :

Tổng số tiền : 130.800.000đ Trong đó :

Đơn vị tính :

C- L- K- Mục Hạn mức kinh phí được cấp

Tổng số Tháng đầu Tháng giữa Tháng cuối 2-022-1403-100 72.658.000 35.162.000 0 37.496.000

2-022-1403-101 16.691.000 8.038.000 0 8.653.000

2-022-1403-102 26.891.000 12.982.000 0 13.909.000

2-022-1403-106 12.560.000 0 0 12.560.000

2-022-1403-134 2.000.000 2.000.000 0 0

Số tiền bằng số : 130.800.000đ

Số tiền bằng chữ : Một trăm ba mươi triệu tám trăm ngàn đồng chẵn

2 Công tác kế toán chi hoạt động quý I / 2003 tại trường THCS Lê Anh Xuân

a/ Dự toán quý I năm 2003 :

Căn cứ vào dự toán ngân sách năm 2003 kế toán tiến hành lập dự toán

quý I năm 2003

DỰ TOÁN CHI NGÂN SÁCH QUÝ I – 2003

Đơn vị tính : 1.000đ

Phụ cấp chức vụ 756 504 252

Phụ cấp tăng giờ

105 Phúc lợi tập thể 260 180 80

b/ Hạch toán kế toán chi hoạt động quý I năm 2003 :

* Mục 100 : Tiền lương

Căn cứ vào hệ số lương của cán bộ công nhân viên trong đơn vị để tínhtiền lương chính

* Mục 101 : Lương hợp đồng

Căn cứ vào hệ thống lương hợp đồng của công nhân viên để tính lươnghợp đồng

* Mục 102 : Phụ cấp lương

Căn cứ vào số cán bộ lãnh đạo của trường được hưởng phụ cấp theoquy định

- Kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp theo từngtháng,sau đó rút hạn mức kinh phí và cấp phát trên cơ sở hệ số lương, hệ sốphụ cấp, lương hợp đồng, đồng thời khấu trừ BHXH 5%, BHYT 1% phầnngười lao động phải đó

BẢNG TÍNH LƯƠNG VÀ PHỤ CẤP

Đơn vị trường THCS Lê Anh Xuân – Tháng 03 / 2003

HBXH, BHYT

Phụ cấp

ưu đãi

Tổng số tiền được lãnh

Ký nhận

1 Thái Tường Quang 4,12 101.500 1.296.300 77.778 453.705 1.672.227

2 Trần Phi Hùng 3,54 72.500 1.099.100 65.946 384.685 1.417.839

11 Nguyễn Minh Tuệ 2,14 620.600 37.236 217.210 800.574

12 Lê Thị Mỹ Dung 2,14 29.000 649.600 38.976 227.360 837.984

13 Lương T Hải Như 2,98 864.200 51.852 302.470 1.114.818

14 Hồ Thị Kim Liên 2,70 783.000 46.980 274.050 1.010.070

15 Lê T Phương Anh 1,86 29.000 568.400 34.104 198.940 733.236

16 Hồ Thị Hồng 2,14 620.600 37.236 217.210 800.574

17 Huỳnh Thị Hạnh 2,70 783.000 46.980 274.050 1.010.070

18 N Thanh Hải 2,42 701.800 42.108 245.630 905.322

19 Dương Văn Hân 3,26 945.400 56.724 330.890 1.219.566

20 Trần Minh Thanh 2,14 29.000 649.600 38.976 227.360 837.984

21 Nguyễn T T Thuý 1,86 539.400 32.364 188.790 695.826

22 Lê Thị Diểm 1,86 539.400 32.364 188.790 695.826

23 Lê T Thanh Thuỷ 1,86 539.400 32.364 188.790 695.826

24 Nguyễn Văn Thu 2,14 620.600 37.236 217.210 800.574

25 Phan T Minh 1,78 29.000 545.200 32 712 190.820 703.308

26 Vũ T Hoàng Linh 1,78 516.200 30.972 180.670 665.898

Thuyết minh bảng tính lương :

Cột V = ( Cột III * 290.000Đ ) + Cột IV

Cột VI = ( Cột V * 6% )

Cột VIII = ( Cột V – Cột VI + Cột VII )

DANH SÁCH NHẬN TIỀN LƯƠNG HỢP ĐỒNG

Mức lương

Lương bảo lưu

Lương chính

Phụ cấp trách nhiệm

17%

BHXH

Phụ cấp 35%

Thực nhận

Ký nhận

Hoà Hiệp, ngày 05 tháng 03 năm 2003

Kế Toán Hiệu Trưởng

( Đã ký ) ( Đã ký )

* Căn cứ vào tính chất chi hoạt động và hạn mức kinh phí được duyệt, kếtoán tiến hành rút hạn mức kinh phí :

( Khung nào không sử dụng thì gạch chéo X )

Đơn vị lĩnh tiền : Trường THCS Lê Anh Xuân

Số tài khoản : 311.01.00.00022 – MS :200102202064

Tại KBNN : Liên Chiểu

Họ tên người lĩnh tiền : Trần Lê Thu Sương

Giấy CMND số : 201387801

Cấp ngày : 07 – 08 – 1995

Nơi cấp : Công An Quảng Nam – Đà Nẵng

Rút lương và phụ

Đơn vị lĩnh tiền Đã nhận đủ tiền KBNN ghi sổ và trả tiền

Kế toán trưởng Chủ tài khoản Ký, ghi rõ họ tên ngày 11 / 03 / 2003 ( đã ký ) ( đã ký ) ( đã ký ) TQ KT KTT Giám đốc ( đã ký )

Không ghi vào

phần này

Tạm ứng Thực chi

Phần do KBNN ghi NợTK : …

Có TK : …