Bài giảng Lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả Nguyễn Tuấn Anh

Mục tiêu chính của bài giảng nhằm giúp các bạn Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch, lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình, xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả, sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;

UA TRAI TIM

na

TRÒ CHƠI

ĐI TÌM MỘT N

MỤC TIỂU

v Biết được lợi ích và tâm quan trọng của lập kế hoạch;

* Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;

v Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;

v Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu qua;

NOI DUNG

() Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc

(2) Phương pháp lập kế hoạch công việc

(3) Cách thức tổ chức công việc hiệu quả

(42 Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch

Chia nhom — Gidi thiéu — Cham điểm

° Đặt tên Nhóm ° Tên & Logo của Nhóm

- Thiết kế Logo của Nhóm ¢ Y nghĩa tên Nhóm

Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch

Và Tổ Chức Công Việc

Lap ké hoach la gi?

Vi sao lai can phai lap ké hoach?

Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?

Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu

đã được xác định” là gi?

®

®“ xu

Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần

° Lần thứ nhất: sáng tạo vê mặt tỉnh thần (thiết kế)

Dau la su khác nhau giữa

Lanh dao va Quan ly?

LANH DAO QUAN LY

“Lãnh đạo liên quan đến quá trình tư duy

bậc cao và ý thức về sự vận động ” việc, duy trì trật tự và kiểm soát tổ chức.” “Quản lý liên quan đến việc xử lý công

- KOUZES VA POSNER

“Nhà lãnh đạo quan tâm tới những gi có

ý nghĩa ciối với con người.” thực hiện được công việc.” “Nhà quản lý quan tâm lam thé nao dé

Ban chat Thay đối On định

Có Người đi theo Cấp dưới/Nhần viên

Tìm kiếm Tam nhin Muc tiéu

Năng lượng Đam mê Điều khiến

Thuyết phục "Bán” ý tưởng "Báo” người khác làm theo

xung đột Sử dụng xung đột Tránh xung đột

Đổ lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác

ay

Được Thấy

`

7 Viéc quan trong nhat can lam

¢Cai thién viéc giao tiép voi moi nguwoi

° Làm công việc chuẩn bị tốt hơn

° Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

° Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn

° Tìm kiếm các cơ hội mới

* Rèn luyện bản thân

° Trao quyên cho người khác

Vi tri cua viéc lap ké hoach

đối với nhà quản lý

f

LƯƠNG TÂM

(NÊU GƯƠNG)

Trò chơi đuổi hình bắt gà

A «

Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc

Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc

Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?

Danh gia thuc trang cac ngu6n lực

Dự đoán, dự báo

Xác định mục tiều

Phan loai muc tiéu

Phương pháp SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình

Relevant: Liên quan đến tâm nhìn chung

Time-bound: Co thoi han

Xây dựng các phương án

Đánh giá các phương án

Lựa chọn các phương án

Xây dựng các kế hoạch bổ trợ

Hoạt động: Sợi dây kết nối

O

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

h mục tiêu yêu câu công việc 1W (Why)

h nội dung công việc 1W (What)

h 3W còn lại (Where,When,Who)

nh cách thức thực hiện 1H (How)

h phương pháp kiểm soát 1C (Control)

h phương pháp kiểm tra 1C (Check)

-Xác định nguôn lực thực hiện 5MI (Man, Money, Material, Machine, Method).

Tam nhin

Các chiến lược

Ké hoach

Thực hành lập kế hoạch

cho một công việc cụ thể tại VIETTEL

Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Việc tổ chức và

phân công công việc ở VIETTEL?

Xác định chức nẵng nhiệm vụ

° Xác định chức nang ‘

¢X4y dung guy trinh €@

° Định biên công việc

° Xác định mô tả công việc

° Phần công công việc

Quan ly thong tin va Cong việc

Xem xét danh gia va diéu chinh

Chương trình hóa tổng thể

Kết nổi tâm nhìn với sứ mệnh của bạn

Nhan dién cac vai tro

Lựa chọn mục tiều

phân tư thứ hai cho từng vai trò

Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

DI TIM KHO BAU

Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch

Nhật ký thời gian

Thế hệ quản trị thứ nhất

- Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi

chép đơn giản và bản liệt kê công việc

° Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm

Thế hệ quản trị thứ hai

-Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gôm

xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động

° Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn

° Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam

kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.

Thế hệ quản trị thứ ba

° Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát

- Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn

- Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và

tổ chức công việc với các biểu mẫu chỉ tiết cho kế hoạch

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

° Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tâm

quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc

° Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố

này có xu hướng chỉ phối

-Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức

4 *

Can

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

° Hành động phải xuất phát từ mô thức tâm quan trọng

° Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch va

trao quyên, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I

Được ít Được nhiều

80/20

Ma tran thời gian

Khan cap Không khẩn cấp

Quan trong

Khong

quan trong

Ma tran quan ly thoi gian

ll s+ Làm việc trong chiến lược

Khan cap — Quan trong

Khan cap Không khẩn cấp

I Kết quả:

Khong khan cap — Quan trong

Khan cap — Kh6ng quan trong

s» Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài

s* Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát

s» Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ

quan trọng

Không khẩn cấp — Không quan trọng

s* Tách rời tông việc

s* Phụ thuộc vào người Rhác hoặc phụ thuộc về

tổ chức về nh

ng điều cơ bản

Phân công công việc

Giám sát công việc

HOAT DONG

Chúc các Anh/Chị thành công!