Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường

Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường

Đ tài 2: quy trình l p và luân chuy n ch ng t v bán hàng ề ậ ể ứ ừ ề

I – khái ni m, nôi dung và ý nghĩa c a m t ch ng t k toán ệ ủ ộ ứ ừ ế

1 - Khái ni m & các y u t c b n c a m t ch ng t ệ ế ố ơ ả ủ ộ ứ ừ

a) khái ni m: ệ

Theo đi u 4 lu t k toán Vi t Nam quy đ nh: “ Ch ng t k toán là nh ng gi y tề ậ ế ệ ị ứ ừ ế ữ ấ ờ

và v t mang tin ( băng t , đĩa t …) ph n ánh nghi p v kinh t tài chính phát sinh vàậ ừ ừ ả ệ ụ ế

đã hoàn thành, làm căn c ghi s k toán ”.ứ ổ ế

B n ch ng t là ch ng minh v tính h p pháp đ ng th i là phả ứ ừ ứ ề ợ ồ ờ ương ti n thông tin vệ ề

k t qu c a nghi p v kinh t ế ả ủ ệ ụ ế

b) N i dung c b n c a m t b n ch ng t : ộ ơ ả ủ ộ ả ứ ừ

*) N i dung c b n c a m t b n ch ng t bao g m các y u t c b n và các y u tộ ơ ả ủ ộ ả ứ ừ ồ ế ố ơ ả ế ố

b sungổ

- Các y u t c b n: Là các y u t b t bu c ph i có trong t t c các lo i ch ng t , làế ố ơ ả ế ố ắ ộ ả ấ ả ạ ứ ừ căn c ch y u đ m b o s ch ng minh v tính h p pháp, h p l c a ch ng t , là cứ ủ ế ả ả ự ứ ề ợ ợ ệ ủ ứ ừ ơ

s đ ch ng t th c hi n ch c năng thông tin v k t qu c a nghi p v Các y u tở ể ứ ừ ự ệ ứ ề ế ả ủ ệ ụ ế ố

c b n bao g m:ơ ả ồ

+ Tên ch ng t : Khái quát lo i nghi p v đứ ừ ạ ệ ụ ược ch ng t ph n ánh.ứ ừ ả

+ Tên, đ a ch c a đ n v , cá nhân l p ch ng t : là y u t giúp cho vi c ki m traị ỉ ủ ơ ị ậ ứ ừ ế ố ệ ể

v m t đ a đi m c a các NVKT PS và c s đ xác đ nh trách nhi m đ i v i nghi pề ặ ị ể ủ ơ ở ể ị ệ ố ớ ệ

v kinh t ụ ế

+ s ch ng t & ngày tháng năm l p ch ng t : Ngày tháng ghi trên ch ng t làố ứ ừ ậ ứ ừ ứ ừ

y u t quan tr ng ch ng minh tính h p lý v m t th i gian, là căn c đ xác đ nh th iế ố ọ ứ ợ ề ặ ờ ứ ể ị ờ gian ghi s k toán, th i gian l u tr và hu ch ng t S ch ng t bao g m ký hi uổ ế ờ ư ữ ỷ ứ ừ ố ứ ừ ồ ệ

và s th t c a ch ng t ố ứ ự ủ ứ ừ

+ N i dung kinh t c th c a nghi p v : c n ghi đ y đ , ng n g n nh ngộ ế ụ ể ủ ệ ụ ầ ầ ủ ắ ọ ư

ph i đ m b o tính thông d ng và d hi u.ả ả ả ụ ễ ể

+ Quy mô c a nghi p v v s lủ ệ ụ ề ố ượng, giá tr (ch tiêu giá tr đị ỉ ị ược vi t đ ngế ồ

th i b ng s và b ng ch ).ờ ằ ố ằ ữ

+ Tên, ch ký c a ngữ ủ ườ ậi l p & ch u trách nhi m thi hành và phê duy t nghi pị ệ ệ ệ

v : trên ch ng t t i thi u ph i có hai ch ký, nh ng đ i tụ ứ ừ ố ể ả ữ ữ ố ượng th c hi n nghi p vự ệ ệ ụ

ph i ký tr c ti p, không đả ự ế ược ký qua gi y than Trong trấ ường h p liên quan đ n tợ ế ư cách pháp nhân c a đ n v k toán thì ph i có tên, ch ký c a ngủ ơ ị ế ả ữ ủ ườ ại đ i di n theoệ pháp lu t c a đ n v và đóng d u đ n v ậ ủ ơ ị ấ ơ ị

- Các y u t b sung: Là các y u t không b t bu c đ i v i b n ch ng t , là các y uế ố ổ ế ố ắ ộ ố ớ ả ứ ừ ế

t có vai trò thông tin thêm nh m làm rõ các đ c đi m cá bi t c a t ng lo i nghi p vố ằ ặ ể ệ ủ ừ ạ ệ ụ hay góp ph n gi m nh ho c đ n gi n hoá công tác k toán, ví d :ầ ả ẹ ặ ơ ả ế ụ

+ Quan h c a ch ng t đ n các s sách k toán, tài kho n k toánệ ủ ứ ừ ế ổ ế ả ế

+ Quy mô k ho ch hay đ nh m c c a nghi p v ế ạ ị ứ ủ ệ ụ

+ Phương th c th c hi n (phứ ự ệ ương th c thanh toán).ứ

+ Th i gian b o hành vvờ ả

II ) Quá trình l p và luân chuy n ch ng t v bán hàng ậ ể ứ ừ ề

Ch ng t k toán đứ ừ ế ượ ậc l p ho c thu nh n t bên ngoài, sau đó nóặ ậ ừ

được chuy n đ n bể ế ộ ph n k toán c a đ n v có liên quan, nó s đậ ế ủ ơ ị ẽ ượ c

ki m tra và s d ng làm căn c ghi s , cu iể ử ụ ứ ổ ố cùng thì s đẽ ượ ưc l u tr , b oữ ả

qu n và sau khi h t th i h n l u tr theo qui đ nh đ i v i t ngả ế ờ ạ ư ữ ị ố ớ ừ lo i ch ngạ ứ

t , nó s đừ ẽ ược hu Đây chính là b n bỷ ố ước trong qui trình luân chuy nể

ch ng tứ ừ được th hi n trên Hình 1ể ệ

S d ng ghi s k toánử ụ ổ ế

Ki m tra ch ng tể ứ ừ

L p ho c thu nh n ch ng tậ ặ ậ ứ ừ

Hình 1 Quy trình luân chuy n ch ng t k toánể ứ ừ ế

- Trong b ướ l p, ti p nh n ch ng t c ậ ế ậ ứ ừ k toán c n l u ý nh ng ế ầ ư ữ

đi m sau: ể

Th nh t ứ ấ , m i nghi p v kinh t , tài chính phát sinh liên quan đ nọ ệ ụ ế ế

ho t đ ng c aạ ộ ủ doanh nghi p đ u ph i l p ch ng t k toán Ch ng t kệ ề ả ậ ứ ừ ế ứ ừ ế toán ch l p 1 l n cho m t nghi pỉ ậ ầ ộ ệ v kinh t , tài chính phát sinh N i dungụ ế ộ

ch ng t k toán ph i đ y đ các ch tiêu, ph i rõứ ừ ế ả ầ ủ ỉ ả ràng, trung th c v i n iự ớ ộ dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh Ch vi t trên ch ng tệ ụ ế ữ ế ứ ừ ph i rõả ràng, không t y xoá, không vi t t t S ti n vi t b ng ch ph i kh p,ẩ ế ắ ố ề ế ằ ữ ả ớ đúng v i s ti n vi t b ng s ớ ố ề ế ằ ố

Th hai ứ , ch ng t k toán ph i đứ ừ ế ả ượ ậc l p đ s liên theo quy đ nhủ ố ị cho m i ch ng t ỗ ứ ừ Đ i v i ch ng t l p nhi u liên ph i đố ớ ứ ừ ậ ề ả ượ ậc l p m t l nộ ầ cho t t c các liên theo cùng m t n iấ ả ộ ộ dung b ng máy tính, máy ch ho cằ ữ ặ

vi t l ng b ng gi y than Trế ồ ằ ấ ường h p đ c bi t ph i l pợ ặ ệ ả ậ nhi u liên nh ngề ư không th vi t m t l n t t c các liên ch ng t thì có th vi t hai l nể ế ộ ầ ấ ả ứ ừ ể ế ầ

nh ngư ph i đ m b o th ng nh t n i dung và tính pháp lý c a t t c cácả ả ả ố ấ ộ ủ ấ ả liên ch ng t ứ ừ

Th ba ứ , các ch ng t k toán đứ ừ ế ượ ậc l p b ng máy vi tính ph i đ mằ ả ả

b o n i dung quyả ộ đ nh cho ch ng t k toán ị ứ ừ ế

Th t ứ ư, m i ch ng t k toán ph i có đ ch ký theo ch c danhọ ứ ừ ế ả ủ ữ ứ quy đ nh trên ch ng tị ứ ừ m i có giá tr th c hi n Riêng ch ng t đi n tớ ị ự ệ ứ ừ ệ ử

ph i có ch ký đi n t theo quy đ nh c aả ữ ệ ử ị ủ pháp lu t T t c các ch ký trênậ ấ ả ữ

ch ng t k toán đ u ph i ký b ng bút bi ho c bút m c,ứ ừ ế ề ả ằ ặ ự không được ký

b ng m c đ , b ng bút chì, ch ký trên ch ng t k toán dùng đ chi ti nằ ự ỏ ằ ữ ứ ừ ế ể ề

ph iả ký theo t ng liên Ch ký trên ch ng t k toán c a m t ngừ ữ ứ ừ ế ủ ộ ười ph iả

th ng nh t và ph i gi ngố ấ ả ố v i ch ký đã đăng ký theo quy đ nh, trớ ữ ị ường h pợ

không đăng ký ch ký thì ch ký l n sauữ ữ ầ ph i kh p v i ch ký các l nả ớ ớ ữ ầ

trước đó

Các doanh nghi p ch a có ch c danh k toán trệ ư ứ ế ưởng thì ph i cả ử

người ph trách kụ ế toán đ giao d ch v i khách hàng, ngân hàng, ch kýể ị ớ ữ

k toán trế ưởng được thay b ng ch kýằ ữ c a ngủ ười ph trách k toán c aụ ế ủ

đ n v đó Ngơ ị ười ph trách k toán ph i th c hi n đúngụ ế ả ự ệ nhi m v , tráchệ ụ nhi m và quy n quy đ nh cho k toán trệ ề ị ế ưởng

Ch ký c a ngữ ủ ườ ứi đ ng đ u doanh nghi p (T ng Giám đ c, Giámầ ệ ổ ố

đ c ho c ngố ặ ườ đi ược u quy n), c a k toán trỷ ề ủ ế ưởng (ho c ngặ ườ ượ i đ c

u quy n) và d u đóng trên ch ng tỷ ề ấ ứ ừ ph i phù h p v i m u d u và chả ợ ớ ẫ ấ ữ

ký còn giá tr đã đăng ký t i ngân hàng Ch ký c a k toánị ạ ữ ủ ế viên trên

ch ng t ph i gi ng ch ký đã đăng ký v i k toán trứ ừ ả ố ữ ớ ế ưởng K toánế

trưởng (ho c ngặ ườ ượi đ c u quy n) không đỷ ề ược ký “th a u quy n” c aừ ỷ ề ủ

người đ ng đ u doanh nghi p Ngứ ầ ệ ười được u quy n không đỷ ề ược uỷ quy n l i cho ngề ạ ườ khác i

Các doanh nghi p ph i m s đăng ký m u ch ký c a th qu ,ệ ả ở ổ ẫ ữ ủ ủ ỹ

th kho, các nhân viênủ k toán, k toán trế ế ưởng (và ngườ ượi đ c u quy n),ỷ ề

T ng Giám đ c (và ngổ ố ườ ượi đ c u quy n).ỷ ề S đăng ký m u ch ký ph iổ ẫ ữ ả đánh s trang, đóng d u giáp lai do Th trố ấ ủ ưởng đ n v (ho cơ ị ặ ngườ ượ i đ c

u quy n) qu n lý đ ti n ki m tra khi c n M i ngỷ ề ả ể ệ ể ầ ỗ ười ph i ký ba ch kýả ữ

m uẫ trong s đăng ký.ổ

Nh ng cá nhân có quy n ho c đữ ề ặ ược u quy n ký ch ng t , khôngỷ ề ứ ừ

được ký ch ng t k toán khi ch a ghi ho c ch a ghi đ n i dung ch ngứ ừ ế ư ặ ư ủ ộ ứ

t theo trách nhi m c a ngừ ệ ủ ười ký

Vi c phân c p ký trên ch ng t k toán do T ng Giám đ c (Giámệ ấ ứ ừ ế ổ ố

đ c) doanh nghi p quy đ nh phù h p v i lu t pháp, yêu c u qu n lý, đ mố ệ ị ợ ớ ậ ầ ả ả

b o ki m soát ch t ch , an toàn tài s n ả ể ặ ẽ ả

- Trong b ướ ki m tra ch ng t k toán c ể ứ ừ ế , c n l u ý nh ng đi m ầ ư ữ ể sau:

Th nh t ứ ấ , t t c các ch ng t k toán do doanh nghi p l p ho c tấ ả ứ ừ ế ệ ậ ặ ừ bên ngoài chuy nể đ n đ u ph i t p trung vào b ph n k toán doanhế ề ả ậ ộ ậ ế nghi p B ph n k toán ki m tra nh ngệ ộ ậ ế ể ữ ch ng t k toán đó và ch sauứ ừ ế ỉ khi ki m tra và xác minh tính pháp lý c a ch ng t thì m iể ủ ứ ừ ớ dùng nh ngữ

ch ng t đó đ ghi s k toán.ứ ừ ể ổ ế

Th hai ứ , nh ng n i dung c n ki m tra trong ch ng t bao g m:ữ ộ ầ ể ứ ừ ồ

(1) ki m tra tính rõ ràng, trung th c, đ y đ c a các ch tiêu, cácể ự ầ ủ ủ ỉ

y u tế ố ghi chép trên ch ng t k toánứ ừ ế

(2) ki m tra tính h p pháp c a nghi p v kinh t , tài chính phát sinh đãể ợ ủ ệ ụ ế

ghi trên ch ng t k toán, đ i chi u ch ng t k toán v i các tài li u khácứ ừ ế ố ế ứ ừ ế ớ ệ

có liên quan

(3) ki m tra tính chính xác c a s li u, thông tin trên ch ng t k toán.ể ủ ố ệ ứ ừ ế

Th ba ứ , khi ki m tra ch ng t k toán n u phát hi n có ể ứ ừ ế ế ệ hành vi vi ph m chính sách, ạ ch đ , các quy đ nh v qu n lý ế ộ ị ề ả kinh t , tài chính c a Nhà n ế ủ ướ c, ph i t ch i th c hi n, đ ng ả ừ ố ự ệ ồ

th i báo ngay cho Giám đ c doanh nghi p bi t đ x lý k p th i ờ ố ệ ế ể ử ị ờ theo pháp lu t hi n hành ậ ệ Ch ng h n khi ki m tra m t Phi u ẳ ạ ể ộ ế chi phát hi n có vi ph m ch đ , k toán không xu t qu ệ ạ ế ộ ế ấ ỹ

- Trong b ướ s d ng ch ng t đ ghi s k toán c ử ụ ứ ừ ể ổ ế c n ầ

l u ý m y đi m sau: ư ấ ể

Th nh t ứ ấ , đ i v i nh ng ch ng t k toán l p không ố ớ ữ ứ ừ ế ậ đúng th t c, n i dung và ch s ủ ụ ộ ữ ố không rõ ràng thì ng ườ i ch u ị trách nhi m ki m tra ho c ghi s ph i tr l i, yêu c u làm thêm ệ ể ặ ổ ả ả ạ ầ

th t c và đi u ch nh sau đó m i làm căn c ghi s ủ ụ ề ỉ ớ ứ ổ

Th hai ứ , sau khi ki m tra, nhân viên k toán th c hi n ể ế ự ệ

vi c tính giá trên ch ng t và ệ ứ ừ ghi chép đ nh kho n đ hoàn ị ả ể thi n ch ng t ệ ứ ừ

Th ba ứ , ch khi nào ch ng t k toán đã đỉ ứ ừ ế ược ki m tra và hoànể

ch nh m i đỉ ớ ượ ử d ng đ làm căn c ghi s c s ụ ể ứ ổ

- Đ i v i b ố ớ ướ b o qu n, l u tr và hu ch ng t k toán c ả ả ư ữ ỷ ứ ừ ế c n ầ

l u ư ý: Th nh t ứ ấ , ch ng t k toán ph i đứ ừ ế ả ược đ n v k toán b o qu nơ ị ế ả ả

đ y đ , an toàn trong quáầ ủ trình s d ng và l u tr ử ụ ư ữ

Th hai ứ , ch ng t k toán l u tr ph i là b n chính Trứ ừ ế ư ữ ả ả ường h p tàiợ

li u k toán b t mệ ế ị ạ gi , b t ch thu thì ph i có biên b n kèm theo b n saoữ ị ị ả ả ả

ch p có xác nh n; n u b m t ho c b hu ho i thì ph i có biên b n kèmụ ậ ế ị ấ ặ ị ỷ ạ ả ả theo b n sao ch p ho c xác nh n ả ụ ặ ậ

Th ba ứ , ch ng t k toán ph i đ a vào l u tr trong th i h n mứ ừ ế ả ư ư ữ ờ ạ ườ i hai tháng, k t ngàyể ừ k t thúc kỳ k toán năm ho c k t thúc công vi c kế ế ặ ế ệ ế toán

Th t ứ ư, ngườ ại đ i di n theo pháp lu t c a đ n v k toán ch u tráchệ ậ ủ ơ ị ế ị nhi m t ch c b oệ ổ ứ ả qu n, l u tr tài li u k toán theo th i h n sau đây: ả ư ữ ệ ế ờ ạ

a) T i thi u năm năm đ i v i tài li u k toán dùng cho qu n lý,ố ể ố ớ ệ ế ả

đi u hành c a đ n v kề ủ ơ ị ế toán, g m c ch ng t k toán không s d ngồ ả ứ ừ ế ử ụ

tr c ti p đ ghi s k toán và l p báo cáo tàiự ế ể ổ ế ậ chính

b) T i thi u mố ể ười năm đ i v i ch ng t k toán s d ng tr c ti pố ớ ứ ừ ế ử ụ ự ế

đ ghi s k toán vàể ổ ế l p báo cáo tài chính, s k toán và báo cáo tài chínhậ ổ ế năm, tr trừ ường h p pháp lu t có quy đ nh khácợ ậ ị

c) L u tr vĩnh vi n đ i v i ch ng t k toán có tính s li u, có ýư ữ ễ ố ớ ứ ừ ế ử ệ nghĩa quan tr ng v kinh t , an ninh, qu c phòng ọ ề ế ố

Th năm ứ , ch c quan nhà nỉ ơ ước có th m quy n m i có quy n t mẩ ề ớ ề ạ

gi , t ch thu ho cữ ị ặ niêm phong ch ng t k toán Trứ ừ ế ường h p t m giợ ạ ữ

ho c t ch thu thì c quan nhà nặ ị ơ ước có th m quy n ph i sao ch p ch ng tẩ ề ả ụ ứ ừ

b t m gi , b t ch thu và ký xác nh n trên ch ng t saoị ạ ữ ị ị ậ ứ ừ ch p; đ ng th iụ ồ ờ

l p biên b n ghi rõ lý do, s lậ ả ố ượng t ng lo i ch ng t k toán b t m giừ ạ ứ ừ ế ị ạ ữ

ho cặ b t ch thu và ký tên, đóng d u.ị ị ấ

Th sáu ứ , c quan có th m quy n niêm phong ch ng t k toán ph iơ ẩ ề ứ ừ ế ả

l p biên b n, ghiậ ả rõ lý do, s lố ượng từng lo i chạ ứng t k toán b niêm phongừ ế ị

và ký tên, đóng d u ấ

Ngoài ra, trong khi s d ng, qu n lý, in và phát hành bi u m uử ụ ả ể ẫ

ch ng t k toánứ ừ ế c n l u ý: ầ ư

- M t là, t t c các đ n v ph i s d ng m u ch ng t k toánộ ấ ả ơ ị ả ử ụ ẩ ứ ừ ế thu c lo i b t bu c theo quy đinh trong ch đ k toán dành cho đ n v ộ ạ ắ ộ ế ộ ế ơ ị Trong quá trình th c hi n, các đ n v không đự ệ ơ ị ượ ửc s a đ i bi u m u ch ngổ ể ẩ ứ

t thu c lo i b t bu c V i m t s lo i ch ng t , đ n v k toán có thừ ộ ạ ắ ộ ớ ộ ố ạ ứ ừ ơ ị ế ể

b sung thêm ch tiêu ho c thay đ i hình th c m u bi u cho phù h p v iổ ỉ ặ ổ ứ ẩ ể ợ ớ

vi c ghi chép và yêu c u qu n lý c a đ n v ệ ầ ả ủ ơ ị

- Hai là, m u ch ng t in s n ph i đẫ ứ ừ ẵ ả ược b o qu n c n th n, khôngả ả ẩ ậ

được đ h h ng,ể ư ỏ m c nát Séc và gi y t có giá ph i đụ ấ ờ ả ược qu n lý nhả ư

ti nề

1)Quy trình t ch c hóa đ n GTGTổ ứ ơ

T ch c, cá nhân khi bán hàng hóa ho c cung c p d ch v ph i l p hóa đ n giá tr giaổ ứ ặ ấ ị ụ ả ậ ơ ị tăng Hóa đ n là căn c đ ngơ ứ ể ười bán xu t kho s n ph m tính kh i lấ ả ẩ ố ượng hàng hóa,

d ch v cung c p cho ngị ụ ấ ười mua

Đ i v i ngố ớ ười mua hàng: hóa đ n này là căn c đ thanh toán, ti n hành các thơ ứ ể ế ủ

t c nh p kho, là căn c pháp lý đ v n chuy n hàng hóa trên đụ ậ ứ ể ậ ể ường N u không cóế hóa đ n này thì hàng hóa v n chuy n trên đơ ậ ể ường có th coi là b t h p pháp.ể ấ ợ

B Tài Chính quy đ nh m u hóa đ n, t ch c in, phát hành v s d ng hóa đ nộ ị ẫ ơ ổ ứ ề ử ụ ơ bán hàng < hóa đ n GTGT > Trơ ường h p t ch c ho c cá nhân t in hóa đ n thì ph iợ ổ ứ ặ ự ơ ả

đượ ơc c quan tài chính có th m quy n ch p thu n b ng văn b n trẩ ề ấ ậ ằ ả ước khi th c hi n.ự ệ Trong khi s d ng, qu n lý, in và phát hành bi u m u hóa đ nử ụ ả ể ẫ ơ c n l u ý: ầ ư

˖ M t làộ , t t c các doanh nghi p đ u ph i s d ng th ng nh t m u hóa đ n quyấ ả ệ ề ả ử ụ ố ấ ẫ ơ

đ nh trong ch đ k toán này ị ế ộ ế

˖Hai là, m u hóa đ n in s n ph i đẫ ơ ẵ ả ược b o qu n c n th n, không đả ả ẩ ậ ược đ hể ư

h ng,ỏ nát Séc và gi y t có giá ph i đấ ờ ả ược qu n lý nh ti n ả ư ề ph i in chính u quy n inả ỷ ề

và phát hành Ba là, đ i v i các bi u m u hóa đ n hố ớ ể ẫ ơ ướng d n, cácẫ doanh nghi p có thệ ể mua s n ho c t thi t k m u, t in, nh ng ph i đ m b o cácẵ ặ ự ế ế ẫ ự ư ả ả ả

n i dung ch y u c a hóa đ n ộ ủ ế ủ ơ

* Quy trình x lý và luân chuy n hóa đ n giá tr gia tăng.ử ể ơ ị

- Hóa đ n do b ph n k toán ho c b ph n kinh doanh l p thành 3 liên ( đ tơ ộ ậ ế ặ ộ ậ ậ ặ

gi y than vi t m t l n )_ ngấ ế ộ ầ ườ ậi l p phi u ký.ế

+ liên th nh t đứ ấ ượ ư ạc l u t i quy nể

+ liên th hai giao cho khách hàng mua bán hàng hóa, d ch v ứ ị ụ

+ liên th ba do th kho d l i ghi th kho, cu i ngày ho c cu i kỳ giao cho kứ ủ ữ ạ ẻ ố ặ ố ế toán đ ghi s ể ổ

- Chy n hóa đ n cho k toán trể ơ ế ưởng và th trủ ưởng đ n v ký duy t N u hóaơ ị ệ ế

đ n thanh toán ti n ngay, ph i đ n b ph n k toán làm th t c n p ti nơ ề ả ế ộ ậ ế ủ ụ ộ ề ( ti n m t, séc ),ề ặ

- Người mua nh n hàng hóa, s n ph m_ ký vào hóa đ n, còn n u v n chuy n,ậ ả ẩ ơ ế ậ ể

d ch v thì khi công vi c v n chuy n d ch v hoàn thành, khách hàng mua d chị ụ ệ ậ ể ị ụ ị

v ký vào hóa đ n.ụ ơ

- B o qu n l u tr & h y hóa đ n:ả ả ư ữ ủ ơ

Th nh tứ ấ , hóa đ n ph i đơ ả ược đ n v k toán b o qu n đ y đ , an toàn trongơ ị ế ả ả ầ ủ quá trình s d ng và l u tr ử ụ ư ữ

Th hai,ứ hóa đ n l u tr ph i là b n chính Trơ ư ữ ả ả ường h p tài li u k toán bợ ệ ế ị

t mạ

gi , b t ch thu thì ph i có biên b n kèm theo b n sao ch p có xác nh n; n u bữ ị ị ả ả ả ụ ậ ế ị

m t ho c b ấ ặ ị

hu ho i thì ph i có biên b n kèm theo b n sao ch p ho c xác nh n ỷ ạ ả ả ả ụ ặ ậ

Th ba,ứ hóa đ n ph i đ a vào l u tr trong th i h n mơ ả ư ư ữ ờ ạ ười hai tháng, k tể ừ ngày

k t thúc kỳ k toán năm ho c k t thúc công vi c k toán ế ế ặ ế ệ ế

Th tứ ư, ngườ ại đ i di n theo pháp lu t c a đ n v k toán ch u trách nhi mệ ậ ủ ơ ị ế ị ệ

t ch c b oổ ứ ả

qu n, l u tr tài li u k toán theo th i h n sau ả ư ữ ệ ế ờ ạ

Th nămứ , ch c quan nhà nỉ ơ ước có th m quy n m i có quy n t m gi , t chẩ ề ớ ề ạ ữ ị thu ho cặ niêm phong hóa đ n Trơ ường h p t m gi ho c t ch thu thì c quanợ ạ ữ ặ ị ơ nhà nước có th m quy n ph i sao ch p hóa đ n b t m gi , b t ch thu và kýẩ ề ả ụ ơ ị ạ ữ ị ị xác nh n trên ch ng t saoậ ứ ừ ch p; đ ng th i l p biên b n ghi rõ lý do, s lụ ồ ờ ậ ả ố ượ ng

t ng lo i hóa đ n b t m gi ho cừ ạ ơ ị ạ ữ ặ b t ch thu và ký tên, đóng d u.ị ị ấ

M u hóa đ n GTGT (liên 2 ):ẫ ơ

2) Quy trình t ch c phi u xu t kho ổ ứ ế ấ

Phi u xu t kho đế ấ ược g i là ch ng t th c hi n, vì nó ch ng minhọ ứ ừ ự ệ ứ cho nghi p v v xu t kho m t lo i hàng t n kho nào đó.ệ ụ ề ấ ộ ạ ồ

Phi u xu t kho là do k toán ho c ngế ấ ế ặ ười ph trách vi t khi mu nụ ế ố

xu t v t t , s n ph m, hàng hóa ấ ậ ư ả ẩ

Khi xu t kho, ph i căn c vào các nguyên nhân xu t thông qua cácấ ả ứ ấ

ch ng t ngu n bao g m: L nh xu t kho, phi u xin lĩnh v t t , hóa đ nứ ừ ồ ồ ệ ấ ế ậ ư ơ bán hàng, h p đ ng cung c p s n ph m, hàng hóa, d ch v ợ ồ ấ ả ẩ ị ụ

Quy trình luân chuy n Phi u xu t kho: ể ế ấ

Bước 1: Người có nhu c u v v t t , s n ph m, hàng hóa l p gi yầ ề ậ ư ả ẩ ậ ấ xin xu t ho c ra l nh xu t đ i v i v t t , s n ph m, hàng hóa.ấ ặ ệ ấ ố ớ ậ ư ả ẩ

Bước 2: Chuy n cho ch doanh nghi p (Giám đ c) ho c ph tráchể ủ ệ ố ặ ụ

đ n v duy t l nh xu t.ơ ị ệ ệ ấ

Bước 3: Ph trách b ph n ho c k toán v t t căn c vào đ nghụ ộ ậ ặ ế ậ ư ứ ề ị

xu t ho c l nh xu t ti n hành l p Phi u xu t kho.ấ ặ ệ ấ ế ậ ế ấ

Bước 4: Chuy n Phi u xu t kho cho th kho ti n hành xu t v t t ,ể ế ấ ủ ế ấ ậ ư

s n ph m, hàng hóa; sau đó, ký vào Phi u xu t kho r i giao ch ng t l iả ẩ ế ấ ồ ứ ừ ạ cho k toán v t t ế ậ ư

Bước 5: Khi nh n Phi u xu t kho, chuy n cho K toán trậ ế ấ ể ế ưởng ký duy t ch ng t r i ghi s k toán.ệ ứ ừ ồ ổ ế

Bước 6: Trình Phi u xu t kho cho th trế ấ ủ ưởng (Giám đ c) ký duy tố ệ

ch ng t , thứ ừ ường là trình ký theo đ nh kỳ, vì ch ng t đã đị ứ ừ ược duy t xu tệ ấ ngay t đ u, nên th trừ ầ ủ ưởng ch ki m tra l i và ký duy t.ỉ ể ạ ệ

Bước 7: K toán v t t s ti n hành b o qu n và l u gi ch ng t ế ậ ư ẽ ế ả ả ư ữ ứ ừ ví d v m u phi u xu t khoụ ề ẫ ế ấ